Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'EBE BioPharma and Vaccines Europe'.

Ref. Ares(2018)6121195 - 29/11/2018
Directorate R - Resources  
  R.4 - New Management Modes 

12 NOVEMBER 2018, 15H00 – 16H30 - ORBN 05/A066 
  (DG  RTD.R.4)  opened  the  meeting  by  welcoming  the  participants 
and  congratulating  the  JUs'  Executive  Directors  (EDs)  for  the  clean  opinions  issued  by 
the Court of Auditors on 2017 revenue and payment transactions for Horizon 2020.  
1.  Partnership in Horizon Europe 
, Head of Sector of RTD.A.3, presented the state of play of the negotiations of 
the institutionalised European Partnerships Art.187 TFEU in Horizon Europe (HE) (See 
presentation attached). 
He  informed  that  the  Commission  has  drafted,  in  cooperation  with  the  Member  States, 
the  Criteria  Framework  for  European  Partnerships  which  will  be  presented  to  the 
European Research Area and Innovation Committee (ERAC) on 6 December 2018.  
He  informed  the  participants  about  the  status  and  critical  issues  of  the  ongoing 
negotiations with the Member States.  
In addition, he provided the indicative timeline for the preparation of the institutionalised 
partnerships under Horizon Europe.  
Next steps:  
  European  Commission  will  present  the  draft  Criteria  Framework  6  December 
2018 to ERAC. 
  Early 2019  European Commission will start the impact assessment exercise for 
the  potential  future  institutionalised  partnerships  under  Articles  185  and  187. 
Executive Directors were invited to consider collecting possible input (evidence) 
for the impact assessments. 
2.  Art. 187 JUs - Lessons Learnt in H2020 
  reported  on  the  results  of  a  reflection  exercise  carried  out  by  the 
Commission services on the ‘lessons learnt’ working with Art.187 JUs in Horizon 2020, 
which could be taking into consideration in the preparation of JUs to be established under 
Horizon Europe. The note prepared by the Executive Directors for the meeting held on 9 
November was also taken into consideration. (See presentation attached). 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: ORBN 06/081 - Tel. direct line +32 229-66762 

The main findings were: 
  Ex-ante  definition  of  RACER1  Key  Performance  Indicators  and  Key  Impact 
Indicators  should  be  developed  to  measure,  monitor  and  evaluate  the  JU’s 
achievements and impacts in relation to their SMART2 objectives. 
  Composition  and  responsibilities  of  the  Governing  Board  could  be  streamlined. 
Delegation  of  strictly  administrative  decisions  from  the  Governing  Board  to  the 
Executive Directors should be explored. 
  Increasing  the  Member  States  involvement,  supporting  the  alignment  with  the 
national, regional research agendas and programmes should be promoted. 
  There is a common need for an ex-ante definition of leverage, to be included in 
the  basic  acts  of  institutionalised  partnerships  under  HE,  and  for  developing  a 
methodology for quantifying it for European Partnerships. 
  Financial and in-kind contributions from Members other than the Union should 
be ex-ante agreed. Comprehensive, clear and transparent methodologies for their 
reporting and certification should be ex-ante defined. 
  Direct  access  to  project  information  and  results  for  the  Commission  services 
should be ensured. 
  Rationalisation  of  Programme  Offices  by  sharing  services  of  horizontal  nature 
could be considered. 
  Taking into consideration the lessons learnt  in Horizon 2020, the JUs will send 
their  suggestions  for  modifications  /  improvements  of  the  provisions  in  the 
Council  Regulations,  taking  as  starting  point  their  current  ones.  Contributions 
should  be  sent  to 
,  with 
  and  the  Head  of  Unit  of 
the relevant Thematic Unit, in copy, by 15 January 2019
3.  AOB 
  As  laid  down  in  the  JUs  Council  Regulations,  the  final  evaluation  should  be 
carried  six  months  after  the  winding  up  of  the  JU,  however  their  input  into  the 
final evaluation of Horizon 2020, due by the end of 2023, will be needed. 
  Some JUs requested to be updated on effects and outcomes of the Brexit process.  
  It  was  proposed  to  discuss  the  implementation  of  the  recommendations  of  the 
Interim Evaluation of the Art.187 JUs at the next coordination meeting. 
1.  Presentation on European Partnerships in Horizon Europe. 
2.  Presentation  on  Working  with  Art.  187  Joint  Undertakings  'Lessons  learnt  in  Horizon 

3.  Presence list. 
1 Relevant, Accepted, Credible, Easy and Robust 
2 Specific, Measurable, Relevant and Time-bound