Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'EBE BioPharma and Vaccines Europe'.



3.  Discharge Annual Accounts 2016 and 2017  
 (
 DG RTD.R.3) reported that the 2016 discharge exercise has been 
successfully  concluded  and  that  there  were  no  significant  issues.  He  congratulated  the 
staff of the JUs for the work undertaken to achieve this.  
The  2017  discharge  exercise  is  currently  ongoing  and,  again,  no  significant  issues  are 
expected. 

  S2R  JU,  raised  concerns  regarding  ECA's  in-depth 
enquiries  on  supporting  documents  for  at  least  50%  of  S2R  2017  interim  payments 
(provided that, following standard ex-ante H2020 'trust approach', the JU office does not 
systematically check against supporting documents). 
 (DG RTD.R.3) took note 
of this peculiarity and promised to check it with the ECA in due course.  
 (
 DG RTD.R.4) announced that the ECA will not carry 
out a performance audit on JUs, as initially foreseen. Instead, the ECA intends to monitor 
the  implementation  of  the  Actions  Plans  drafted  in  response  to  the  recommendations 
made by the Independent Experts during the JUs interim evaluations and endorsed by the 
respective Governing Boards. 
 
  ACTION: Units RTD.R.4 and R.3 to keep JUs and thematic units informed of any 
  update. 
    
 
4.  Audit matters  
Regarding  the  Internal  Audit  Service  (IAS)  and  given  that  different  directorates  are 
currently  in  charge  of  R&I  family  matters  (DG  RTD,  Executive  Agencies,  JUs),  DG 
RTD  met  IAS  and  insisted  on  a  harmonised  approach.  JUs  should  contact  RTD  R.3  if 
they have concerns about IAS recommendations that may hinder harmonisation efforts. 
 
  ACTION:  Unit  RTD.R.3  to  try  and  ensure  that  a  harmonised  IAS  approach  is 
  established throughout the R&I family. 
 
5.  Joint Undertakings Benchmarking 2018  
  (DG  RTD.R.4)  referred  to  the  annual  JU  benchmarking  exercise  that  is 
intended to provide an overview of the JUs’ performance. 
 
DG RTD R.4 has received most of the JUs’ benchmarking tables duly completed. Once 
all  tables  are  received,  they  will  be  compiled  in  a  single  overview  table,  which  will  be 
published  on  the  NMMs  wiki  (under  'comparative tables'). S2R and SESAR  will verify 
with DG MOVE the status of their benchmarking exercise. 
 
  ACTION:  Unit  RTD.R.4  to  compile  the  necessary  data  and  publish  the  2018 
benchmarking table on the NMMs wiki. 

 

 
6.  Partnerships in FP9 
  reported  on  the  work  of  the  ERAC  ad-hoc  working  group  on 
Partnerships.  Information  about  the  work  of  this  working  group  can  be  found  at:  
https://www.era-learn.eu/news/erac-ad-hoc-working-group-on-partnerships.  The  JUs´ 
representatives made themselves available to support the ERAC work, as needed. 
According to the official roadmap, the proposal on the Multiannual Financial Framework 
2021 – 2027 will be adopted on 2 May 2018 and the Commission's intention is to adopt 
the proposal for FP9 on 7 June 2018. At the same time, the FP9 impact assessment will 
be  published.  The  JUs representatives  made  reference  to  the  Interim  Evaluations  where 
the experts recommended the participation of the JUs in the design of the FP9/JUs related 
aspects. 
If  the  calendar  is  respected,  the  strategic  planning  &  programming  process  will  start  in 
summer  2018.  At  this  stage,  the  intention  is  to  invite  stakeholders  to  share  their  views. 
The Commission aims for an open and inclusive strategic programming process. 
 
  ACTION: Unit RTD.R.4 to keep all JUs and relevant Commission services informed 
  on developments regarding Partnerships in FP9. 
 
 

7.  Financing Decisions 2019  
  informed  the  RTD  JUs  (FCH2  JU,  CS2  JU,  BBI  JU  and  IMI2  JU)  that  6 
September  is  the  final  deadline  for  submitting  all  documents  required  by  RTD.R.4  in 
order  to  launch  the  procedure  for  the  adoption  of  the  Commission  Decisions  on  the 
Union financial contributions to the JUs for 2019.  
A revised template will be shared by unit R.4, once the Legal Service has provided their 
final comments. 
  (CS2  JU)  doubted  that  CS2  JU  will  meet  the  deadline  as  the  JU  is  in  the 
process of defining the duration - annual or bi-annual - of the next annual work plan and 
the related grant agreements.  
 
  ACTION:  Unit  RTD.R.4  to  share  the  revised  Financing  Decision  template  and  the 
  timetable for its adoption. 
 
 
 
 

 

 
8.  AOB 
 
 informed that all actions agreed in past meetings were carried 
out except one: JUs communication departments to draft a joint document on the 
lessons  learnt  and  follow  up  actions  following  the  event  “JUs4Innovation"
organised by all JUs in Strasbourg on 24-25 October 2017.  
 
 
 briefly presented the new DG RTD organisational chart with 
Jean-Eric  Paquet  as  the  new  Director  General.  She  underlined  that  the  Deputy-
Directors General representing DG RTD at the JUs Governing Boards will be the 
following:  
o  Wolfgang Burtscher for BBI JU and IMI2 JU,  
o  Patrick Child for FCH2 JU,  
o  Signe Ratso for S2R JU and CS2 JU. 
 
9.  Closing Remarks 
  closed  the  meeting  by  announcing  that  the  next  Coordination 
meeting will take place mid-October 2018. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Annex: presence list