Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Meetings held with the Apostolic Nuncio, Alain Paul Lebeaupin'.



 
Ref. Ares(2019)4197017 - 02/07/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR EDUCATION, YOUTH, SPORT AND CULTURE 
 
 
        
Brussels,  
EAC 
Gisella A. Rojas 
Calle Bayona II  
28028 Madrid  
España 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 
 
Advance copy by email: 
ask+request-6752-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 
2019/2066 

Dear Madam, 
We  refer  to  your  email  dated  02/04/2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 03/04/2019 under the above-mentioned reference number. 
You request access to: 
 
All documents - including but not limited to minutes, notes, audio recordings, verbatim reports, 
operational conclusions, e-mails, and presentations – produced, exchanged and related to the 
following meetings between Alain Paul Lebeaupin, Apostolic Nuncio, Head of the Mission of the 
Holy See to the European Union and at the time: 
 
- Marianne Thyssen, Employment, Social Affairs, Skills and Labour Mobility, 29 March 2019. 
-Valdis Dombrovskis, Euro and Social Dialogue, also in charge of Financial Stability, Financial 
Services and Capital Markets Unio, 4 March 2019.  
-Valdis Dombrovskis,Euro and Social Dialogue, also in charge of Financial Stability, Financial 
Services and Capital Markets Unio, 18 February 2019. 
-Pierre Moscovici, Economic and Financial Affairs, Taxation and Customs, 4 February 2019.  
-Dimitris Avramopoulos, Migration, Home Affairs and Citizenship, 29 January 2019.  
-Tibor Navracsics, Education, Culture, Youth and Sport, 23 January 2019.  
-Carlos Moedas, Research, Science and Innovation, 14 January 2019. 
-Marianne Thyssen, Employment, Social Affairs, Skills and Labour Mobility, 20 March 2018. 
-Federica Mogherini, Vice-President of the Commission, 09 January 2018. 
-Christos Stylianides, Humanitarian Aid & Crisis Management, 13 March 2017.  

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
-Karmenu Vella, Environment, Maritime Affairs and Fisheries, 17 March 2017. 
-Miguel Arias Cañete, Climate Action & Energy, 17 March 2016. 
-Karmenu Vella, Environment, Maritime Affairs and Fisheries, 7 December 2015.  
-Elżbieta Bieńkowska, Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs, 30 Septembre 
2015. 
-Neven Mimica,International Cooperation & Development, 3 November 2015. 
-Federica Mogherini, Vice-President of the Commission, 22 July 2015.  
-Johannes Hahn, 
-Tibor Navracsics, Education, Culture, Youth and Sport, 2 June 2015.  
-Kristalina Georgieva, Budget & Human Resources, 4 June 2015.  
-Algirdas ŠEMETA, Taxation, Customs, Statistics, Audit and Anti-Fraud, 4 November 2013.  
-Androulla VASSILIOU, Education, Culture, Multilingualism & Youth, 8 July 2013. 
-Connie HEDEGAARD, Commissioner for Climate Action, 3 July 2013. 
-Cecilia MALMSTRÖM, International Trade and Trade Agreements (External Trade), 3 June 2013. 
-Janez POTOČNIK, Commissioner for Environment, 6 May 2013. 
- Michel BARNIER, CHIEF NEGOTIATOR, 28 February 2013.  
 
Please note that due to the wide scope of your request, covering also areas falling under the 
responsibility  of  other  Directorates-General,  parts  of  your  request  have  been  attributed  to 
other Directorates-General. This reply relates only to the documents held by the Directorate-
General  Education,  Youth,  Sport  and  Culture.  You  might  have  already  received  or  will 
receive the replies from the other respective Directorates-General in due course.  
Your application concerns the following: 
-Androulla VASSILIOU, Education, Culture, Multilingualism & Youth, 8 July 2013. 
-Tibor Navracsics, Education, Culture, Youth and Sport, 2 June 2015.  
-Tibor Navracsics, Education, Culture, Youth and Sport, 23 January 2019.  
 
Document 
Subject 
Reference 
2013_incoming meeting request.pdf 
Email: 
Incoming 
meeting  Ares(2013)1752261 
request 
2015_Mtg request.pdf 
Email: 
Incoming 
meeting  Ares(2019)2490753 
request 
2015_RE_ Demande de rencontre S.E. Mgr Alain  Email: Agreement on meeting  Ares(2019)2490753 
Paul Lebeaupin.pdf 
date 
2015_203_background.pdf 
Briefing: Background 
Ares(2019)2490753 
2015_203_speaking.pdf 
Briefing: Speaking 
Ares(2019)2490753 
2015_203_steering.pdf 
Briefing: Steering 
Ares(2019)2490753 
2019_1476_background.pdf 
Briefing: Background 
Ares(2019)3301599 
2019_1476_steering.pdf 
Briefing: Steering 
Ares(2019)3301599 
2019_1476_defensives.pdf 
Briefing: Defensives 
Ares(2019)3301599 
2019_Fwd  Demande  de  visite  S.E.  Mgr  Email : Meeting request 
Ares(2018)6305563 
Lebeaupin, Nonce Apostolique auprès de l'UE.pdf 


 
2019_Réponse  du  Cabinet  du  Commissaire  Email :reply 
to 
meeting  Ares(2018)6445866 
Navraciscs  -  Demande  de  visite  S.E.  Mgr  request 
Lebeaupin, Nonce Apostolique auprès de l'UE.pdf 
 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’). 
The  documents  to  which  you  request  access  contain  personal  data,  in  particular  names, 
emails and addresses. 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is linked to a particular person is to be considered as personal data.2 
Please note in this respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or 
initials pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data.3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable5 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.   
3  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
4  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
disclosure of the personal data concerned. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  to  submit  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to 
review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Furthermore, having examined the documents requested under the provisions of Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  have  also  come  to  the 
conclusion that some of them may be partially disclosed. Some parts of the documents have 
been blanked out as their disclosure is prevented by exceptions to the right of access laid 
down in Article 4 of this Regulation. 
Those documents are: 


 
Document 
Subject 
Reference 
2019_1476_background.pdf 
Briefing: Background 
Ares(2019)3301599 
2019_1476_steering.pdf 
Briefing: Steering 
Ares(2019)3301599 
2019_1476_defensives.pdf 
Briefing: Defensives 
Ares(2019)3301599 
 
The  redacted  parts  of  the  documents  were  linked  to  the  Erasmus  +  programme  and 
contained opinions for internal use. 
Disclosure  of  these  parts  fall  under  the  Regulation  Article  4  (3),  paragraph  2  which 
indicates  that:  "Access  to  a  document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of 
deliberations  and  preliminary  consultations  within  the  institution  concerned  shall  be 
refused  even  after  the  decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would 
seriously  undermine  the  institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an 
overriding public interest in disclosure".
  
The exceptions laid down in Article 4(2) and 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 apply 
unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  documents.  In  this  case, 
there is no immediate overriding public interest. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
EAC Access to Documents Team