Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Meetings between Miguel Ceballos Baron and Heineken'.



Ref. Ares(2019)4296704 - 05/07/2019
 
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
 
The Director General 
 
                                                                    
Brussels,                                                                
By  registered  letter  with  acknowledgment 
of receipt 

Mr Marnix Kleinjan  
Clingendael 7 
2597 VH Den Haag 
The Netherlands 
 
Advance copy by email: 

 
 
 
 
 
 
      xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem 2019/2434 
 
Dear Mr Kleinjan, 
I refer to your request of 13 April 2019 for access to documents under Regulation (EC) No 
1049/20011 ("Regulation 1049/2001") and hereinafter registered as GestDem 2019/2434.  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application, you request access to the following documents: 
“all  communication,  including  emails,  and  documents  (agenda,  minutes,  list  of  participants,  etc.) 
related to the following meetings between Miguel Ceballos Baron and Heineken: 

30/01/2019 - EU Trade Policy 
27/03/2018 - EU-Mexico Association Agreement negotiations 
25/01/2018 - Trade Agreement with Mexico 
19/06/2017 - beer market in Mexico and Mercosur 
20/02/2017 - Trade relations EU-Mexico” 

We have identified 16 documents corresponding to the scope of your request. A list of these 
documents  providing a description and indicating the level  of disclosure is  attached to  this 
letter jointly with copies of the accessible documents. 
 
 
                                                 
1  
Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 91111 

 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In  accordance  with  settled  case  law2,  when  an  institution  is  asked  to  disclose  a  document,  it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to the 
right  of  public  access  to  documents  set  out  in  Article  4  of  Regulation  1049/2001.  Such 
assessment is carried out in a multi-step approach. First, the institution must satisfy itself that 
the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by 
that  exception.  Second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question poses a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of undermining the 
protection of the interest covered by the exception. Third, if the institution takes the view that 
disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under Articles 4(2) 
and 4(3) of Regulation 1049/2001, the institution is required "to ascertain whether there is any 
overriding public interest justifying disclosure
"3.  
In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public  the 
widest  possible  right  of  access  to  documents4,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly"
5. 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased to grant you partial access to all 16 identified documents. 
In documents 1-35, 7, 8 and 11-15, only names and other personal data have been redacted 
pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 and in accordance with Regulation (EC) 
No 2018/1725. Hence, the main content of these documents is accessible. 
In  documents  4,  6,  9,  10  and  16,  in  addition  to  personal  data,  additional  information  was 
redacted  as  it  is  covered  either  by  the  exception  set  out  in  Article  4(1)(a)  third  indent  of 
Regulation  1049/2001  (protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations) 
and/or by the exception set out in Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 (protection 
of the commercial interest of a natural or legal person) and/or Article 4.(3) (protection of the 
institution’s decision-making process). 
The reasons justifying the application of the exceptions are set out below in Sections 2.1, 2.2, 
2.3  and  2.4.  Section  3  contains  an  assessment  of  whether  there  exists  an  overriding  public 
interest in the disclosure.   
                                                 
2  
Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4  
Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5  
Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 


 
2.1 
Protection of the public interest as regards international relations  
Article 4(1)(a) third indent, of Regulation 1049/2001 provides that  “[t]he institutions shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: the public 
interest as regards: […] international relations
”. 
According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests  protected  by  Article  4(1)(a)  of  Regulation  No  1049/2001,  combined  with  the  fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document to the public would undermine those interests, confers on the decision which must 
thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the exercise 
of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of  appreciation".
6  In  this 
context, the Court of Justice has acknowledged that the institutions enjoy "a wide discretion 
for  the  purpose  of  determining  whether  the  disclosure  of  documents  relating  to  the  fields 
covered by [the] exceptions [under Article 4(1)(a)] could undermine the public interest"
7.  
The General Court found that "it is possible that the disclosure of European Union positions 
in  international negotiations  could  damage the protection of  the public interest  as regards 
international  relations"
  and  "have  a  negative  effect  on  the  negotiating  position  of  the 
European Union"
 as well as "reveal, indirectly, those of other parties to the negotiations".
Moreover, "the positions taken by the Union are, by definition, subject to change depending 
on  the  course  of  those  negotiations  and  on  concessions  and  compromises  made  in  that 
context by the various stakeholders. The formulation of negotiating positions may involve a 
number of tactical considerations on the part of the negotiators, including the Union itself. 
In that context, it cannot be precluded that disclosure by the Union, to the public, of its own 
negotiating  positions,  when  the  negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret, 
could, in practice, have a negative effect on the negotiating capacity of the Union".

Access  to  parts  of  the  document  4,  6  and  9  is  not  granted  as  their  disclosure  would  reveal 
strategic interests, priorities and business concerns of the EU. As such, this information could 
indirectly  reveal  negotiating  priorities,  strategic  objectives  and  tactics,  which  the  EU  could 
consider pursuing in its trade negotiations.  
More  generally,  it  remains  important  for  the  EU  when  negotiating  with  its  counterpart  to 
retain a certain margin of manoeuvre to shape and adjust its tactics, options and positions in 
order  to  safeguard  the  EU's  interests.  Exposing  internal  views  and  considerations  would 
weaken  the  negotiating  capacity  of  the  EU  and  consequently,  the  protection  of  the  public 
interest as regards international relations. 
There is a reasonably foreseeable risk that the public disclosure of the protected information 
would undermine and weaken the position of the EU  as the European Commission has not 
                                                 
6  
Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36. 
7  
Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
8  
Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125. 
9  
Id., paragraph 125. 


 
yet  proposed  to  the  Council  the  decisions  to  sign  and  to  conclude  the  relevant  agreement 
with  Mexico.  It  may  also  undermine  the  EU  in  any  future  trade  negotiations.  Indeed,  the 
information  contained  in  these  documents  would  allow  the  EU’s  trading  partner  to  draw 
conclusions with respect to certain detailed positions, concerns, views and strategies of the 
Commission  and  of  its  Member  States.  This  in  turn  may  allow  the  counterpart  to  extract 
specific  concessions  from  the  EU  in  the  context  the  ongoing  negotiations,  thus  to  the 
disadvantage of the EU’s international relations, and the interests of its citizens, consumers 
and economic operators. 
The above mentioned passages must, therefore, remain protected. 
 2.2  
Protection of privacy and integrity of the individual 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the protection 
of personal data.  
 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018  on the protection of natural persons with 
regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and 
Decision No 1247/2002/EC10 (‘Regulation 2018/1725’). 
 
All  the  documents  partially  released  contain  personal  information,  such  as  names,  e-mail 
addresses,  telephone  numbers  that  allow  the  identification  of  natural  persons,  as  well  as 
other personal information like signatures.  
 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  "means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]
". The Court of Justice 
has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked 
to a particular person is to be considered as personal data.11 Please note in this respect that the 
names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to staff members of 
an institution are to be considered personal data.12 
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)13, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable14 
                                                 
10  
Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
11  
Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  the  European  Union  of  20  December  2017  in  Case  C-434/16, 
Peter  Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560.    
12  
Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case  T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
13  
Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  


 
 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted to 
recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  "[t]he recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public 
interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s 
legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to  transmit  the 
personal  data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably  weighed  the  various 
competing interests"
. Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful 
processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the 
transmission of personal data occur. 
 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the European 
Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s 
legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish the proportionality of 
the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably 
weighed the various competing interests. 
 
 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  we  do  not  have  to 
examine whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be 
prejudiced.  
 
2.3 
Protection of commercial interests 
Article 4(2) first indent, of Regulation 1049/2001 provides that “[t]he institutions shall refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] commercial 
interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property  […]  unless  there  is  an 
overriding public interest in disclosure"

While not all information concerning a company and its business relations can be regarded as 
falling under the exception of Article 4(2) first indent15, it appears that the type of information 
covered by the notion of commercial interests would generally be of the kind protected under 
the  obligation  of  professional  secrecy16.  Accordingly,  it  must  be  information  that  is  "known 
only to a limited number of persons"
"whose disclosure is liable to cause serious harm to the 
                                                                                                                                                      
14  
Whereas  this  judgment  specifically  related  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European 
Parliament and of the  Council of 18 December 2000 on the protection of  individuals  with regard to 
the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement 
of  such  data,  the  principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime 
established by Regulation 2018/1725.  
15  
Judgment in Terezakis v Commission, T-380/04, EU:T:2008:19, paragraph 93. 
16  
See Article 339 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 


 
person who has provided it or to third parties" and for which "the interests liable to be harmed 
by disclosure must, objectively, be worthy of protection
 "17. 
Some passages in documents 410 and 16 as well as some parts of the annex to document 9 
have been withheld because they contain business sensitive including details about commercial 
priorities,  objectives,  strategies,  concerns  and  interests  that  they  pursue  in  their  respective 
domains.  
All  this  information  was  shared  with  the  Commission  in  order  to  provide  useful  input  and 
support  for  the  EU’s  objectives  in  its  trade  negotiations.  Operators  typically  share 
information with the Commission so that the latter can determine how to best position itself 
in the negotiations in order to protect its strategic interests and those of its industry, workers 
and citizens.  Ensuring that  the Commission  continues to  receive access  to this information 
and that the industry engages  in  open and frank discussions with  the Commission,  are key 
elements for the success of the internal and external policies of the EU and its international 
negotiations.  Sharing  publicly  specific  business  related  information  that  companies  share 
with  the  Commission  may  prevent  the  Commission  from  receiving  access  to  such 
information in the future. 
2.4 Protection of the institution's decision-making process  
Article  4(3)  first  subparagraph,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[a]ccess  to  a 
document,  drawn  up  by  an  institution  for  internal  use  or  received  by  an  institution,  which 
relates to a matter where the decision has not been taken by the institution, shall be refused 
if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution’s  decision-making 
process, unless there is an overriding public interest in disclosure.” 

The jurisprudence of the EU Courts has recognized that "the protection of the decision-making 
process  from  targeted  external  pressure  may  constitute  a  legitimate  ground  for  restricting 
access to documents relating to the decision-making process"
18 and that the capacity of its staff 
to express their opinions freely must be preserved19 so as to avoid the risk that the disclosure 
would  lead  to  future  self-censorship.  As  the  General  Court  noted,  the  result  of  such  self-
censorship "would be that the Commission could no longer benefit from the frankly-expressed 
and complete views required of its agents and officials and would be deprived of a constructive 
form of internal criticism, given free of all external constraints and pressures and designed to 
facilitate the taking of decisions […]"
.20 
Certain parts of the annex to document 9 have been withheld as its disclosure would seriously 
undermine the ongoing decision-making process related to trade negotiations with Mexico. 
These negotiations have not been entirely finished, as the European Commission has not yet 
submitted to the Council a proposal to sign and conclude them.  
                                                 
17  
Judgment in Bank Austria v Commission, T-198/03, EU:T:2006:136, paragraph 29. 
18  
Judgment in MasterCard and Others v Commission, T-516/11, EU:T:2014:759, paragraph 71. 
19  
Judgment in Muñiz v Commission, T-144/05, EU:T:2008:596, paragraph 89. 
20  
Judgment in MyTravel v Commission, T-403/05, EU:T:2008:316, paragraph 52. 


 
This  decision  making  process  needs  to  be  preserved  from  external  pressure  in  order  to 
preserve  the  “thinking  space”  of  the  Commission,  its  room  for  manoeuvre  and 
independence,  and  the  atmosphere  of  trust  in  which  internal  discussions  within  the 
Commission and between institutions take place. 
In  particular,  exposing  internal  views  and  considerations  would  be  premature  at  this  stage 
and  would  subject  the  Commission  to  external  pressure,  potential  manipulation  and 
unfounded conclusions both from external stakeholders and negotiating partners. It would have 
a  negative  impact  on  decisions  still  to  be  taken  by  the  EU  by  giving  out  elements  of  the 
Commission's  assessment  and  its  possible  future  approaches  and  proposals.  This  would 
consequently  undermine  the  decision-making  process  of  the  EU  institutions  by  revealing 
specific elements taken into account for the ongoing discussions. 
 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The exception laid down in Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 applies unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. Such an interest must, 
first,  be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by  disclosure.  Accordingly,  we 
have  also  considered  whether  the  risks  attached  to  the  release  of  the  withheld  parts  of 
documents 410 and 16 and parts of the annex to document 9 are outweighed by the public 
interest  in  accessing  the  requested  documents.  We  have  not  been  able  to  identify  any  such 
public interest capable of overriding the commercial interests of the companies concerned. The 
public  interest  in  this  specific  case  rather  lies  on  the  protection  of  the  legitimate 
confidentiality  interests  of  the  stakeholders  concerned  to  ensure  that  the  Commission 
continues  to  receive  useful  contributions  for  its  ongoing  negotiations  with  third  countries 
without undermining the commercial position of the entities involved. 
In  case  you  disagree  with  the  assessment  contained  in  this  reply  you  are  entitled,  in 
accordance with  Article 7(2) of Regulation  1049/2001,  to  make a confirmatory application 
requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C1) 
BERL 7/706 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Sabine WEYAND 



 
 
 
 
Encl.: 
  Annex 1: List of documents  
  Released documents 

Electronically signed on 05/07/2019 11:29 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563