Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Information on Board's minutes & cross border cases'.


 
IT Users Subgroup meeting 
11th October, 2018, EDPB premises, 30 Rue Montoyer, 1000 Brussels 
1.  General information and adoption of the agenda 
The agenda was adopted. 
The coordinators shared with the subgroup information on: 
- EDPB IMI Helpdesk and number of helpdesk requests; 
- Monitoring of the system done by the EDPB IMI Helpdesk as result of the Plenary decision giving 
access to the cooperation procedures of the IMI; 
- Preliminary findings on common problems concerning different procedures and the possible work of 
the Cooperation subgroup on some procedural issues, including check lists and translations; 
- Secretariat’s intention to prepare analysis of identified problems for next the subgroup meeting; 
- Statistics which will be regularly shared with users; 
- Tips and practical solutions concerning use of different workflows will be provided by the Secretariat 
and added in a separate part/chapter of the User Guide. 
2.  IMI - Changes proposed by SAs 
The procedure on the change management in IMI was presented by the Secretariat and DG GROW, 
 
 
  
3.  IMI - Proposals of the new workflows 
  GDPR Consultation - a demonstration of the GDPR Consultation proposal in IMI was given and 
members provided their comments on the workflow, including necessity and usability of such 
workflow. The possibility of a trial period in the training environment was discussed as well.  
 
The  data structure for GDPR consultation workflow will be  updated after  receiving  written 
feedback from SAs. 
 
31/10/2018 

 
  Written Procedure - demonstration of the GDPR Consultation proposal in IMI was given and 
its implications discussed and members provided their comments on the workflow, including 
necessity and usability of such workflow. The question of visibility of voting records of each 
SA was discussed as well. 
 
Additionally 
 asked to have a separate field on EEA positions.  
4.  IMI - Data structure of the meeting register 
A brief explanation of the data structure of the meeting register which should replace CIRCABC was 
provided. Due to lack of time the data structure was not discussed in details and members were asked 
to provide written contributions. Demonstration of new workflow will be done during next subgroup 
meeting.   
5.  Law Enforcement Directive 
 
 
 
 
  
6.  Other IT tools to be used by the EDPB 
  Collaboration tool - An overview about a potential solution for an EDPB collaboration tool 
(Confluence,  provided  by  the  Commission)  was  presented  including  the  features.  Further 
information to be presented at the next subgroup. 
  Videoconferencing  system  -  An  overview  about  a  potential  solution  for  EDPB  video 
conferencing (CISCO Jabber, provided by the European Parliament) was presented including 
the features and problems encountered during testing phase. The Secretariat will do further 
investigation and present further information at the next subgroup. 
7.  Any Other Business 
During the next subgroup meeting, SAs may share their internal organisation, distribution of roles and 
best  practices  on  their  IMI  use.  Before  the  next  subgroup  meeting,  the  Secretariat  will  ask  SAs  to 
volunteer for such presentation. 
The next Subgroups will take place on the 17th January and 23rd May 2019. 
8.  To-do/Next steps 
  Secretariat  to  provide  written  information  about:  Allocation in  the  context  of  request 
workflows and procedure to be used to send documents to LSA 
  GDPR Consultation data structure - all remaining comments and feedback to be provided to 
the Secretariat by the 19th October 
  Written  Procedure  data  structure  form -  all  remaining  comments  and  feedback  to  be 
provided to the Secretariat by the 19th October including feedback on the visibility of voting 
records of each SA 
  Meeting Register data structure form- all remaining comments and feedback to be provided 
to the Secretariat by the 19th October 

31/10/2018 

 
 
  
  Any  other  enhancements  and  feedback to  be  sent  to  the  EDPB  IMI  Helpdesk 
  using  the  new  Change  Request  form  distributed  before  the 
meeting. 
Annex: Attendance List  
SAs: 
AT, BE, BG, CZ, DE, DK, GR, ES, FI, FR, HU, IE, IT, LU, NL, PL, PT, RO, SI, SK, UK, EDPS  
EEA
NO
Further attendees:  
- European Commission 
- EDPB Secretariat 

31/10/2018