Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Quaestors’ Quarterly'.

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 3



QUAESTORS' QUARTERLY 
Issue 5  
 
 
 
 
QUAESTORS' 
Quarterly 
 
 
 
Issue 5 
 Autumn 2016 
 
 
 
 
 
           KAROL KARSKI                                            ANDREY KOVATCHEV                    BOGUSLAW LIBERADZKI 
 
   
                                            CATHERINE BEARDER                              ELISABETH MORIN-CHARTIER 
 
I have the honour to preside over the 
possibilities about which I will keep you 
College of Quaestors this semester, from 
informed in due course. 
July to December 2016, during which time 
I also intend to begin a review of office 
I shall endeavour to continue the hard 
equipment and furniture to ensure that it 
work and good traditions of my colleagues 
corresponds to the changing needs of 
in liaising between Members of Parliament 
Members. Finally, it is important for 
and the Administration to resolve any 
Members to have access to professional 
matters arising in the practical conduct of 
training and advice, where desired, not 
their mandate.  
only in languages and computers, but also 
This Newsletter aims to highlight some of 
in other areas essential to the smooth 
 
the most relevant issues of practical 
running of a busy parliamentary office 
 
benefit to Members that are currently 
such as staff management, budgetary 
being dealt with by the Quaestors. I trust 
management, working with social media, 
you continue to find it useful. 
child care etc. 
IN THIS ISSUE  
Over the course of the coming three 
 
months I also intend to focus on 
Full re-opening of EP sports centre 
improvements (notably from a security 
 
perspective) to the internal mail system, 
Smoking ban - reminder to all 
which is the backbone of our internal 
smokers 
communications. Secondly, Parliament’s 
 
Print shop has changed significantly over 
Display of posters in / outside offices 
the years and today offers a wide range of 
 
products and services both in printed and 
Christmas and New Year greeting 
electronic form that many of the Members 
cards 
do not know about. I intend to visit the 
 
 
print shop in Luxembourg (as well as other 
MEP and staff art exhibition 
Karol  KARSKI 
Luxembourg-based services) with my 
 
colleagues to obtain a first-hand overview 
Chair-in-Office of the Quaestors 
of the new potential and future  
 



QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 5 

 
 
Full re-opening of EP sports 
concerning the Ban on Smoking 
Display of posters in offices 
centre 
throughout the European Parliament 
 
 
Premises - Bureau Decision of 23 March 
2011. The Rules provide for a formal 
Pursuant to Article 5(1) of the Rules 
Following the end of the previous 
warning (yellow card) to be issued in 
governing the posting of notices 
contract, at the end of 2015, with the 
cases of anyone found smoking and, in 
(adopted by the Bureau on 24 February 
former management company that had 
case of a repeated breach of the smoking 
2014) individual Members “may display 
been running Parliament’s sports centre, 
ban, the possibility to impose pecuniary 
notices of political, cultural or regional 
and the problems to find a new company 
fines on Members or disciplinary action 
content on the door of their office and/or 
to take over, the centre has been 
in the case of staff. 
that of their assistants as well as on the 
operated on a temporary basis with 
corridor walls outside their office and/or 
All Members are urged to ensure that no-
limited opening times and reduced 
that of their assistants”. 
one smokes whilst in the office but 
services. Parliament’s Bureau agreed, on 
rather to avail themselves of one of 
6 June, to place the overall management 
However, it should be stressed that 
several smoking booths set up for the 
of the sports centre under the 
posters, signs or notices (regardless of 
purpose around the buildings or outside.  
responsibility of the ‘risk protection and 
content) may not be placed in windows 
well-being at work’ unit in DG PERS 
(whether internal or external) or other 
which, with the assistance of external 
wall areas other than those explicitly 
mentioned in Article 5(1).  
professional fitness trainers, will 
supervise the use of the facilities and 
All notices and posters displayed by 
classes. 
Members in Parliament in accordance 
Following the discovery of Legionella 
with Article 5(1) of the applicable rules 
bacteria in a couple of the communal 
are subject to the general principles of 
showers in the Sports centre in Brussels 
mutual respect and dignity. Notices and 
at the end of September, all the showers 
posters must not undermine the dignity 
of the Sports centre were closed and the 
of Parliament and under no 
required corrective treatments 
circumstances shall they be offensive or 
undertaken. New water quality controls 
of an inflammatory nature or 
are now being conducted, following 
contradictory to the values on which the 
Union is founded. They shall, under no 
which the showers will be re-opened 
again in a few days, provided the tests 
circumstances, have a commercial 
are satisfactory. 
 
nature or purpose and shall not aim at 
advertising or promoting commercial 
The sports centre is due to open fully by 
activities (except for small ads placed on 
DESIGNATED SMOKING AREAS 
the end of this year, at the latest, with 
the intranet or designated wall space by 
daily exercise classes and revised 
in Brussels: 
the lifts in the underground car park). 
opening hours of 07.00 - 21.00. 
 
  Members’ bar  
Any notice, poster or advertisement 
  the ground floor coffee bar in 
regardless of the support used, which is 
the Spinelli (ASP) building 
likely to violate any of the conditions set 
   the balcony area by the Info-
out in these rules is liable to be removed. 
Centre on the 1st floor zone E of 
Complaints on the infringement of the 
ASP 
applicable rules can be sent in writing to 
  the Hemicycle bar on the 3rd 
the Quaestors who may take any 
floor of Paul-Henri Spaak 
necessary measures to have posters 
building (PHS) 
removed.  
  an additional smoking area is 
also due to be made available by 
 
 
the end of this year on the 
Christmas and New Year 
 
terraces of the 7th floor ASP. 
greeting cards 
Smoking ban - reminder to all 
 
 
smokers 
in Strasbourg: 
 

 
DG ITEC has designed a set of greeting 
  Members’ Hemicycle bar in 
cards for Christmas 2016/ New Year 
Louise Weiss (LOW) 
It should be remembered that smoking 
2017.  The cards fall into three thematic 

outside the designated areas represents 
 
Press bar (LOW)  
categories presented in the following 

a breach of Parliament's Rules 
 
Swan bar on the ground floor of 
order: 
the Winston Churchill building 
(WIC). 








QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 5 

 
 
•  Religious – Christmas (5 in total) 
MEP and staff art exhibition 
 
•  Institutional (4 in total) 
In the past, the College of Quaestors 
•  New Year/non-denominational (3 in 
organised an exhibition of works of art 
total) 
by staff of the Institution. It is now 
proposed to repeat the idea, but this 
All twelve cards will be made available as 
time to open it up to Members of 
eCards for free use by Members and staff 
Parliament who may wish to contribute 
together with sets of respective wishes in 
with paintings, drawings or other artistic 
24 languages. DG ITEC is currently 
creations of their own. 
 
modernising the so called “eCard 
The exhibition will follow a common 
application” to allow eCards to be 
theme, “Working and Living in Diversity” 
viewed by mobile devices (smart phones 
representing the diverse, multicultural 
and tablets).  
environment of the Parliament. Given 
The Quaestors selected six out of the 
the space available, only paintings, 
twelve listed cards to be made available 
drawings and photographs can be 
also in a printed format for the exclusive 
accepted and must be your own original 
use of Members. According to current 
creations. In the event of a large number 
rules, each Member can order 200 cards 
of contributions, a pre-selection may be 
free of charge. Those six cards will be 
needed and will be judged by a selection 
printed with offset, with high-quality 
 
committee to be established by DG 
finishing. The eCards will be available on 
COMM’s Events and Exhibitions Unit.  
EP Intranet from 5 December 2016 to 31 
January 2017.  
 
 
HOW TO APPLY 
If you are interested in participating 
in this project, please send a picture 
 
and details about your artwork to 
xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
before noon on 28 October 2016
The selection will be completed by 
January 2017 and the exhibition will 
take place in March 2017. 
 
 
 
 
FOR FURTHER INFORMATION 
ORDERING YOUR CARDS 
 
This Newsletter is produced by the 
 
Members can already order their printed 
Secretariat of the Bureau and 
Christmas cards directly via the Services 
Quaestors. For further information 
for Members section of the Parliament's 
on any of the articles in this edition, 
intranet site before 28 November 2016
please contact one of the Quaestors 
 
responsible or the secretariat at the 
following address: 
 
xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx