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QUAESTORS' QUARTERLY 
Issue 7 
 
 
 
 
QUAESTORS' 
Quarterly 
 
 
 
Issue 7 
 Spring 2017 
 
 
 
 
 
ELISABETH MORIN-CHARTIER                         CATHERINE BEARDER  
  
   
VLADIMIR MANKA                                             ANDREY KOVATCHEV                                           KAROL KARSKI             
 
Dear Colleagues, 
In our daily parliamentary work as Members, 
we also have to manage an increasingly busy 
First of all I would like to extend a big ‘Thank 
office environment, often under stressful 
you!’ to all Members for supporting the work 
conditions. This can sometimes lead to 
of the Quaestors over the past 2 ½ years and 
tension between Members and assistants. As 
for electing us in January to serve until the 
Chair of the advisory committee on 
end of this parliamentary term. Following the 
harassment complaints between Members 
election of our former fellow Quaestor, 
and assistants, we sent all Members a leaflet 
 
Bogusław Liberadzki, as Vice-President, we 
at the beginning of the year outlining some 
are delighted to welcome our new colleague, 
steps that can help to manage the office 
Elisabeth MORIN-CHARTIER 
Vladimír Maňka, to the College of Quaestors. 
environment in an optimal manner to avoid 
Chair-in-Office of the Quaestors 
potential conflict and to deal with it if it 
 
For the most part, the distribution of 
arises. Together with the College of 
 
portfolios will remain the same as before. 
Quaestors, I would urge you to read it and 
 
However, a full list is laid out in this 
keep it as a reference.  
 
newsletter for your information. Feel free to 
address any matters or problems you have 
 
I wish you good luck with your work in the 
concerning these areas of responsibility to 
 
second half of this mandate and pledge our 
the relevant Quaestor or the secretariat. 
commitment to helping to resolve any issues 
 
you may have with your working 
During our 2 ½ year term in office we will also 
IN THIS ISSUE  
environment. 
be looking at increasing available office 
Division of competences  
space, adapting the restaurant facilities to 
 
 
the needs of Members, creating more salons 
Internalisation of the drivers’ service 
for private functions / events, refurbishing 
 
the Members’ restaurant in the Churchill 
New working lunch options (Meet & Eat) 
building, re-opening the canteen in the 
 
Salvador de Madariaga building, improving 
Learn.MEP 
acoustics, comfort and layout in the canteens 
 
in both Brussels and Strasbourg, further 
MEPs’ Portal on Financial and Social 
strengthening security and implementing the 
Entitlements 
new, internalised drivers’ service. 
 
 






QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 7 

 
 
Division of competences
 
 
Elisabeth MORIN-CHARTIER 
  Individual requests to payments of parliamentary allowances and reimbursement of 
EPP, FR 
expenses (Articles 5, 6, 17, 31, 67 & 72 of Implementing Measures Members’ Statute)  
  Assistance to disabled Members (Article 30 IMMS) 
  Derogations concerning number and age of trainees 
  Members’ restaurants, lounges and bars and use of other catering services 
  Relations with national and local authorities in Parliament's three places of work 
  Member of the Bureau Working Group on Buildings, Transport and Green Parliament 
  Chair of the Advisory Committee dealing with harassment complaints between APAs 
 
and MEPs 
 
  Conciliator pursuant to Article 23 of the Implementing measures for the Statute of 
Accredited Parliamentary Assistants 
 
 
Andrey KOVATCHEV 
  Members’ transport facilities, including car service, the Travel Agency, and facilities 
EPP , BG 
at Strasbourg and Brussels airports  
  Sports centres situated on Parliament’s premises in Brussels and Strasbourg 
  Reception facilities for visitors´ groups  
  Telecommunication and information technology (including television facilities)  
  Members’ language and computer courses 
  Contacts with Former Members' Association  
  Member of the Bureau Working Group on Information and Communication Policy 
 
 
 

  Security  issues on Parliament's premises relating to  individual Members (including 
Vladimír MAŇKA  
the implementation of the Bureau rules governing the smoking ban) 
S&D, SK 
  Members' facilities in EP information offices  
  Relations  with  Political  Groups  and  Non-Attached  Members  -  rules  concerning 
Intergroups and use of Parliament's premises 
  Relations with the Ombudsman and the ECJ  
  Mobility 
  External services in Parliament’s premises (shops, banks etc.) 
  Member of the Bureau Contact Group for the House of European History  
 
  Member of the Bureau ad-hoc WG on security-related measures and policies 
  Member of the Advisory Committee dealing with harassment complaints between 
APAs and MEPs 
 
 
Catherine BEARDER 
  Cultural and artistic events sponsored by Members  
ALDE, UK 
  Artistic Committee (Chair) 
  Contacts with Former Members' Association  
  Use by Members of Parliament's library and document management  
  Member of High-level Group on Gender Equality and Diversity  
  Member of the Bureau Working Group on ICT Innovation Strategy 
  Member of the Advisory Committee dealing with harassment complaints between 
 
APAs and MEPs 
 
 
 
Karol Adam KARSKI 
  Services for Members (Medical Service,  European schools & crèche)  
ECR, PL 
  Office Equipment for Members 
  Use by Members of Parliament's audio visual facilities 
  Rules governing media and non-media representatives on Parliament's premises 
  Central register and attendance lists in the Chamber, committee and group rooms  
  Technical aspects of the lobbyists’ register, long-term visitors' access 
  Mail department and print shop 
  Member of the Bureau Contact Group for the House of European History  
 
 






QUAESTORS' QUARTERLY 
Issue 7 
 
 
 
 
Internalisation of the drivers’ 
New working lunch options 
It should be recalled that the catalyst for 
service 
internalisation of the service was the 
(Meet & Eat) 
 
security risk as well as concerns about 
 
the working conditions.  Other 
Since the beginning of this year, a new 
advantages include more flexibility in 
Following a decision of the Bureau in 
catering service is available inside 
adjusting to periods of high and low 
April 2016 to internalise Parliament’s 
meeting rooms and Members’ offices in 
demand, a broader linguistic skill base, 
drivers’ service, Parliament (DG INLO) 
Brussels and Strasbourg. The “Meet & 
better social protection, access to 
has been busy recruiting 110 drivers 
Eat” formula consists of several 
Parliament’s services and the possibility 
(more than before) through a thorough 
attractive ready-to-eat menus provided 
to lease a more modern and 
and objective series of tests. 
in individual, lightweight and recyclable 
environmentally friendly vehicle fleet. 
Approximately 20% of the new recruits 
packages.  
had been previously employed by the 
external service provider and 
 
successfully passed the requirements for 
the new service. 14 nationalities are now 
represented in the new service, which 
fully took over the operation this month. 
 
 
In addition, it has already been 
announced (see Quaestors’ Notice 
7/2017) 
that Members may use the new 
car service (sharing the vehicles) to 
 
travel from Brussels to Strasbourg and 
 
back during plenary weeks.  
In case “Meet & Eat” is ordered for a 
meeting, Members are informed that 
catering staff must be allowed access 
into the room for discreet clearing and 
cleaning fifteen minutes before the 
official end of the meeting. 
 
 
 
 
 
HOW TO APPLY? 
 
The new drivers are recruited on a one-
The application form must be sent 
year contract, renewable once before 
to the main catering service provider 
CONTACT THE CAR RESERVATION 
being offered a more permanent 
CENTRE 
at: 
contract as long as they have performed 
well in their job. As Parliament officials, 
restauration-reservation-
 Phone: 41000 
a high quality, polite and professional 
xxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxx.xxxxxx.xx 
 Email
service is henceforth central in the job 
in Brussels 
carreservation@europarl.europa.
description.  In addition to their basic 
eu 
salary, they will receive an additional 
Or 
 at the counter of the Car 
allowance in compensation for irregular 
Reservation Centre (SPINELLI, 
hours and thus Members should no 
restauration-reservation-
main entrance, ground floor) 
longer tip the drivers.  
xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxx.xxxxxx.xx 
in Strasbourg 
 
 
 



QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 7 

 
 
internal rules and the Members’ Code of 
- Salary, medical expenses, insurance 
Conduct. 
cover, transitional allowances and 
pension rights; 
The Quaestors also recently clarified 
interpretation of the rules concerning 
- Allowances for accredited and local 
computer courses pursuant to Article 8 
assistants, service providers and 
of the Rules on Language and Computer 
trainees; 
Courses for Members in order that 
Members can attend computer courses 
- General expenditure allowance; 
covering various kinds of software 
 
- Travel and subsistence expenses; 
applications that they use in the 
performance of their duties (Quaestors’ 
- Expenses linked to external language 
FOR MORE INFORMATION 
Notice 02/2017)
and computer courses expenses; 
To download the application form 
- Bank accounts. 
and for more information on “Meet 
In order to guarantee the highest 
& Eat” and other catering services, 
standards of confidentiality and the 
please consult: 
respect of the relevant rules on data 
http://www.inloweb.ep.parl.union.e
protection, information on any financial 
u/inloweb/cms/Accueil/Service/Resta
matter of Members will be provided to 
urants/Services 
 
Members only, unless otherwise 
indicated by Members via a power of 
 
ACCESS THE ONLINE CATALOGUE 
attorney. 
Learn.MEP 
For access to the online catalogue of 
CONTACT THE MEPS’ PORTAL 
 
courses and registration forms, click 
Front Desk: 
Parliament’s services have recently 
here: learn.MEP 
launched an e-catalogue for learning and 
Brussels - ASP 03H352 (former cash 
development opportunities for Members 
 
office) 
of the European Parliament.  There are 
MEPs’ Portal on Financial and 
Strasbourg - LOW 02T050 (former 
currently 36 learning activities on offer 
Social Entitlements 
cash office) 
that are tailor-made for Members and 
provided on request. For many of the 
 
E-mail: xxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
courses Members may be accompanied 
Are you already using the Members’ 
Phone: 44422 (inside Parliament) 
by their assistants. 
portal on financial and social 
+32 2 28 44422 (outside Parliament - 
A brochure outlining all learning 
entitlements ? 
Brussels) 
opportunities developed especially for 
At the end of last year a new single point 
the needs of the Members has been 
+33 388 164422 (outside Parliament 
of service, integrating all matters related 
distributed to all Members’ offices. 
- Strasbourg) 
to MEPs’ financial and social formalities, 
Copies are also available at the One-
became fully operational, as a 
 
Stop Shop for Members and the 
complement to the online version (e-
Members’ Portal. 
portal) that has been available since the 
FOR FURTHER INFORMATION 
All coaching sessions are offered by in-
beginning of 2014. This new service was 
house experts or specialists recruited by 
set up with the goal of simplifying and 
This Newsletter is produced by the 
Parliament for this task. In addition to 
reducing the administrative burden for 
Secretariat of the Bureau and 
the traditional language and IT based 
Members following the decision of the 
Quaestors. For further information 
courses, Members are able to follow 
Bureau of 26 October 2015. 
on any of the articles in this edition, 
personalised audio-visual and social 
please contact one of the Quaestors 
It provides a single contact point for 
media training, legislative drafting, 
responsible or the Secretariat at the 
dealing with all financial formalities in 
negotiation and legislative conciliation, 
following address: 
relation with the Members’ Statute and 
library and database research as well as 
its implementing measures. The Service 
xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx 
election monitoring. Furthermore 
is staffed with experienced desk officers 
practical courses are offered to assist 
Link to the website of the Quaestors 
from DG Finance familiar with the 
new Members in understanding the 
following administrative matters: 
labyrinth of financial and social rights,