Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Quaestors’ Quarterly'.

link to page 1 link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 4


QUAESTORS' QUARTERLY 
Issue 1  
 
 
 
 
QUAESTORS' 
Quarterly 
Issue 1 
 September 2015 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
"Welcome to this first newsletter from the 
Meet the Quaestors 
In addition, the office of the Quaestors is 
Quaestors, whose meetings I currently have 
 
responsible for communications to Members 
the honour to chair until the end of this year. 
on matters of common interest / concern 
This newsletter, which we aim to publish four 
There are five Quaestors elected by 
which are usually sent via a formal 
times per year (every three months), has the 
Parliament at its Constituent meeting and 
notification. A full list of all Quaestors' 
modest ambition of shedding some light into 
half way through each legislature. Like the 
communications is available online on the 
the work that goes on behind the scenes to 
Vice-Presidents, the Quaestors serve a two-
Quaestors' section of the Parliament's 
deal with all manner of practical and logistical 
and-a-half year term of office. They are 
intranet site. 
issues raised by Members in the course of their 
chaired on a rotating basis every six months 
mandates. Some matters will remain 
according to the order in which they were 
The Quaestors are assisted by a secretariat, 
necessarily confidential, whilst others may be 
elected and meet every part session in 
under the authority of the Secretary General, 
of only minor interest. Other matters, on the 
Strasbourg. They serve in an advisory 
in addition to each having a dedicated 
other hand, will affect you all, whether you are 
capacity to the Bureau which they attend in 
assistant to help with their duties. 
organising an exhibition, receiving a group of 
an ex-officio capacity. 
visitors or using one of the canteens / 
 
restaurants. For important decisions or 
According to Rule 28 of Parliament's Rules of 
 
changes to rules, all the preparatory work 
Procedure, the Quaestors "shall be 
undertaken by the Quaestors must be 
responsible for administrative and financial 
confirmed by Parliament's Bureau.  
matters directly concerning Members". 
I hope you will find time to read this newsletter 
Apart from dealing with Members' financial 
Meet the Quaestors 
and discover more about what we do. 
matters, the Quaestors oversee a wide 
Needless to say, if you have any questions, 
variety of issues including visitors' groups, 
Roles and responsibilities 
don't hesitate to contact myself or one of my 
exhibitions and events, transport facilities for 
Quaestor colleagues." 
Members, artistic donations, Parliaments' 
New rules on events and exhibitions 
bars and restaurants, Christmas cards, rules 
Catherine Bearder MEP, Chair-in-Office 
on smoking, mail and document distribution, 
The meaning of plenary bells 
medical certificates for absence, 
management of office space and equipment, 
Christmas card selection 
Parliament's sports Centre, relations with the 
Charity sales 
Ombudsman, conciliation on harassment 
cases, relations with the former Members 
New caterers take over 
Association, the travel office, language and 
computer training, liaison with the European 
 
schools and crèches etc. 
 
 







QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 1  

 
 
Roles and responsibilities 
 
 
 
 
 
Elisabeth MORIN-CHARTIER 
Bogusław LIBERADZKI  
Catherine BEARDER 
EPP, FR 
S&D, PL 
ALDE, UK 
 
 
 
 
 
 
 
 
Individual requests to payments of 
 
Security issues in Parliament's premises 
 
Cultural and artistic events sponsored 
parliamentary allowances and 
relating to individual Members - 
by Members  
reimbursement of expenses 
implementation measures (including 
 
Artistic Committee 
 
Members’ restaurants and bars 
the implementation of the Bureau rules 
 
Chair of Artistic Committee 
 
Members' facilities in EP information 
governing smoking ban) 
 
Contacts with Former Members' 
offices (with Mr. Liberadzki) 
 
Sports centres situated on Parliament’s 
Association 
 
Relations with national and local 
premises in Brussels and Strasbourg  
 
Use by Members of Parliament's library 
authorities in Parliament's three places 
 
Members' facilities in EP information 
and document management  
of work 
offices (with Ms Morin-Chartier) 
 
Member of High-level Group on Gender 
 
Member of the Bureau Working Group 
 
Relations with Political Groups and 
Equality and Diversity  
on Buildings, Transport and Green 
Non-Attached Members - rules 
 
Member of the Bureau Working Group 
Parliament
concerning Intergroups and use of 
on ICT Innovation Strategy 
 
 
Member of the Advisory Committee 
Parliament's premises 
 
Member of the Advisory Committee 
dealing with Harassment Complaints 
 
Relations with the Ombudsman and the 
dealing with Harassment Complaints 
between Accredited Parliamentary 
ECJ in cases relating to Quaestors 
between Accredited Parliamentary 
Assistants and Members of the European 
responsibilities 
Assistants and Members of the European 
Parliament (appointed by the President) 
 
Mobility 
Parliament (appointed by the President). 

 
 
Conciliator pursuant to Article 23 of the 
 
External services in Parliament’s 
Implementing Measures for the Statute 
premises (shops, banks and postal 
 
of Accredited Parliamentary Assistants
services) 
Karol KARSKI 
 
 
Member of the Bureau Contact Group 
 
for the House of European History (with 
ECR, PL 
 
Mr. Karski) 
 
Andrey KOVATCHEV 
 
Member of the Advisory Committee 
EPP , BG 
dealing with Harassment Complaints 
 
between Accredited Parliamentary 
Assistants and Members of the European 
Parliament (appointed by the President) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
Services for Members (Medical Service, 
 
crèche facilities for the Members' 
 
 
children, European Schools)  
 
 
Office Equipment for Members 
 
Members’ transport facilities, including 
 
 
Use by Members of Parliament's audio 
car service, the Travel Agency, and 
 
visual facilities 
facilities at Strasbourg and Brussels 
 
 
Central register and lists of attendance 
airports  
in the Chamber and in the committee 
 
Reception facilities for visitors´ groups  
 
and groups rooms  
 
Telecommunication and information 
 
 
Technical aspects of register of 
technology (including television 
lobbyists, long-term visitors' access to 
facilities)  
 
restricted areas 
 
Members’ language and computer 
 Mail department and print shop 
QUAESTORS' COMPOSITION 
courses 
 Member of the Bureau Contact Group 
 
Contacts with  the Former Members' 
for the House of European History (with 
Association 
For a full description of the Quaestors' 
Mr. Liberadzki) 
 
Member of the Bureau Working Group 
duties and responsibilities, please refer to 
 
on Information and Communication 
the official webpage. 
 
Policy 
 
 
 
 
 
 






QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 1  

 
 
New rules on events & 
 
 
exhibitions 
CAN YOU HEAR THE BELLS? 
 
On several occasions, the President and 
If you have difficulty hearing the bells 
Members of the Bureau have expressed 
from your office or indeed from a public 
concerns about the proliferation of social 
area, you should contact the relevant 
events and cocktails held on Parliament's 
 
services at the following address: 
premises. The Quaestors were invited to 
xxxx.xxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
consider measures to reduce the number of 
such events and to relocate catered events to 
CHECK YOUR BOOKING 
more suitable locations in order to preserve the 
dignity and public image of the Institution and 
These new provisions entered into force 
to respond to increased security and safety 
on 1st September 2015. Any Members 
concerns. 
who have booked an event, prior to the 
entry into force of the new rules, should 
 
Consequently, the Quaestors asked the various 
check with the relevant services and may 
 
services involved to carry out a review of 
have to re-book if the chosen location is 
 
existing practices and rules. The result of the 
no longer in use for exhibitions or events. 
review was submitted to the Quaestors, and 
Christmas card selection 2015 
finally to the Bureau, for approval.  
For full details of the new rules in force 
With the help of DG ITEC, a list of twelve 
and a list of the approved areas for 
The main changes concern: 
greetings cards was presented to the 
exhibitions, see the Annex to the Rules 
Quaestors at their July meeting. The cards fall 

governing use of Parliament's premises. 
  Maintaining the principle of two 
into four thematic categories, namely: 
events/exhibitions per mandate for each 
xxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
Member, with a possible derogation for a 
 
Religious (Christmas); 
third event to be decided by the College of 
 
 
New Year 2016; 
Quaestors; the organisation of more than 
three events per legislative term is no 
The Bells: what do they mean? 
 
Institutional (EP); 
longer permitted;  
 
EU Year of Development 
Have you ever wondered what the different bell 
  Revising and reducing the number of areas 
sounds mean during a plenary session? 
All twelve cards will be made available as e-
available for holding exhibitions and 
The plenary bell is situated on the desk of the 
cards for the use of Members and staff at the 
cultural events, in particular the ground 
President in the Chamber and is rung to signal 
end of the year whilst six out of the twelve 
floor area opposite the shop and banks in 
the commencement of a plenary sitting or a 
listed cards were also selected for printing for 
the Spinelli (ASP) building will no longer be 
vote. Following some recent confusion when the 
the use of Members only. Each Member can 
available for use for safety and security 
bells sounded for a vote in the middle of the 
order 200 cards free of charge. The e-cards will 
reasons; 
afternoon, Parliament's Services have proposed 
be available on the EP Intranet from 7 
to simplify the ring tones to better distinguish 

December 2015 to 31 January 2016. 
  Reducing considerably the areas available 
between the beginning and end of a sitting and 
for receptions/catering to certain 
 
the commencement of votes: 
designated areas, essentially limiting full 
catering options to the restaurants, the 
  one minute continuous ringing indicates the 
Yehudi Menuhin Area and the JAN Q3 Area 
beginning of a session; the bell is rung 10 
in Brussels. Catering services in Strasbourg 
minutes and again 2 minutes before a 
will also essentially be restricted to the 
plenary sitting starts; 
restaurant and bar areas or private salons; 
  two shorter rings of  about 3 seconds each 
  Enhancing Members' responsibility vis-à-
 
indicate the start of a voting session; this is 
vis the Parliament for all aspects regarding 
done 10 minutes before votes begin and 
 
the sponsoring of the exhibition/event and 
repeated several times. It usually rings at 
for the reception/catering, rather than 
lunchtime on Tuesdays, Wednesdays and 
ORDERING YOUR CARDS 
handing over responsibility to external 
Thursdays but can ring at any time of the day 
organisations; this includes the sending of 
if a vote is called; 
invitations and the registration and 
Members can already order their printed 
distribution of access cards. 
  one ring of 15 seconds indicates the end of a 
Christmas cards directly via the Services 
sitting. 
for Members section of the Parliament's 
These new rules will be reviewed after six 
 
intranet site before 20 November 2015. 
months to evaluate their implementation 
So basically, a single, continuous ring tone 
 
and impact. Your feedback is welcome. 
denotes the start or end of a sitting whilst a 
discontinuous tone of several rings denotes 
 
 
that a vote is about to take place. 
 
 
 




QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 1  

 
 
Charity Sales 
New caterers take over 
 
 
restaurant services 
The end-of year charity sales have a long-
 
standing tradition in Parliament and 
After more than 30 years (since 1979) of 
constitute an exception to the Rules 
catering services provided by Sodexo, 
governing cultural events and exhibitions on 
Parliament is to change service provider, 
Parliament’s premises by allowing charitable 
following a recent call for tender. The new 
organisations to set up stands and sell their 
caterers will take over the running of 
merchandise on the premises of Parliament.  
Parliament's canteens, bars and restaurants 
 
Parliament provides them, free of charge, 
on Monday 28 September. Sodexo's contract 
with the space and furniture necessary to set 
 
expires on Friday 25 September, so expect a 
up the stands (tables, chairs and exhibition 
somewhat limited service for a short while 
panels) during two days, but other costs 
during the transition period. The change in 
must be borne by the organisations 
service provider is accompanied by a 
themselves.  
significant change in contract type too 
whereby the service provider accepts full 
In July 2014 the Quaestors had requested 
financial responsibility for the catering 
Parliament's services to open up the 
operation. Apart from the physical 
procedure to allow for a greater variety of 
infrastructure, Parliament will no longer be 
charitable organisations to participate. A 
subsidising meals, so we can expect to see a 
revised set of rules was approved by the 
slight increase in prices - and hopefully in 
Quaestors on 8th September 2015. 
quality too.  
Every MEP now has the right to propose, if 
Local service providers will also soon manage 
they wish, the name of one charitable 
the sandwich bar in the Spinelli building and 
organisation of his/her choice to take part in 
two additional food outlets focusing on fair 
Parliament's charitable sales in one of the 
trade, organic food products and a 
three places of work.  The Quaestor 
Mediterranean style pasta bar. Vending 
responsible for cultural and artistic events, 
machines will be run by a new company too - 
with the assistance of Parliament's services, 
so expect to see existing ones replaced with 
will then assess the nominations to ensure 
new machines (including the Nespresso coffee 
compliance with the criteria and recommend 
towers) and the whole catering policy will be 
a draft list of charitable organisations for the 
 
monitored by an external quality audit to 
final approval of the College of Quaestors. 
ensure a high standard. 
 
The list will reflect a balanced representation 
of charitable organisations proposed by 
Under Belgian Law, a change of major service 
Members from the various political groups.  
provider must not imperil the locally employed 
Organisations admitted to take part in the 
staff. So although the management will 
charitable sales must be non-profit 
change, the same familiar faces will continue 
organisations based in a Member State and 
to serve us coffee and food as before. 
active in the field of social and humanitarian 
actions. 
The new catering contract, which will last until 
the end of the legislature, also places a greater 
Parliament will continue to host a maximum 
emphasis on nutritional foods, sustainable 
of 56 organisations over a two week period in 
sourcing of products and reducing food waste, 
the three working places - in Brussels and 
measures which have already started to be 
Luxembourg the week before the December 
 
introduced in recent months. 
plenary session and in Strasbourg during that 
plenary session. 
Bon appétit !  
 
 
FOR FURTHER INFORMATION 
This Newsletter is produced by the Secretariat 
IN CASE OF ANY PROBLEMS ... 
of the Bureau and Quaestors. For further 
information on any of the articles in this 
In case of any problems you encounter with the 
TIMETABLE FOR NOMINATIONS 
edition, please contact one of the Quaestors 
new service, or if you simply wish for further 
responsible or the secretariat at the following 
information, please contact the Catering Unit 
address: 
Nominations by Members should be sent to: 
directly: 
xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx 
xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx 
xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx 
by 5 October 2015