Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Quaestors’ Quarterly'.

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 1 link to page 1 link to page 4




QUAESTORS' QUARTERLY 
Issue 3  
 
 
 
 
QUAESTORS' 
Quarterly 
 
 
 
Issue 3 
 March 2016 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Since January 2016 I have the honour of 
Bonne lecture ... 
chairing the College of Quaestors, taking 
over from my colleague Catherine 

... and a Happy Spring! 
Bearder. I will be continuing the tradition 
 
of a Quaestors Newsletter in the hope of 
raising awareness of various decisions and 
developments that may affect you or 
benefit you in the course of your 
parliamentary work. 

 
 
In addition to dealing with matters raised 
 
by Members in the course of their 
IN THIS ISSUE  
parliamentary activities, I have set a few 
priorities of my own on which I hope to 

 
 
make some progress. In particular, the car 
Special arrangements for Members in 
 
service is being reviewed possibly with a 
Strasbourg airport 
view to internalise it. This should 
Andrey KOVATCHEV 
 
strengthen the security of the service, in 
line with the increased security at the 

Chair-in-Office, Quaestors 
Enrolment  of  children  in  after-school 
entrances to our buildings.  
childcare centres 2016-2017 
 
I will also be requesting a review of the 
 
provision of IT services to Members and 
Excuses for absence at plenary sittings 
overseeing plans to modernise the 
provision of television services in 

 
Members' offices from the current 
Reopening of the Sports Centre in 
satellite-based service (with limited 
Brussels 
access to TV channels) to an internet-
based system, to be operational by 

 
 
January next year.  
Update on new catering services 
 
 
 









QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 3 

 
 
 
Special arrangements for 
Departures 
 
Members in Strasbourg airport 
 
A maximum number of checkpoints and 
security staff will be employed for 
passport controls for international 
 
flights in order to ensure a steady flow of 
A letter will be sent during week 24 
passengers. Signposts will clearly 
(June) to Members who have enrolled 
 
distinguish between Schengen and non-
their child which will specify whether the 
Schengen flights and airport staff will 
 
application has been accepted or 
ensure the shortest waiting time for 
whether their child has been placed on 
Following certain delays experienced by 
Members. 
the waiting list. This applies also to 
Members during the last few plenary 
newly registered children in the 
sessions at Strasbourg airport as a result 
European Schools (even if confirmation 
of the passport controls introduced by 
of a place in the European school is not 
France in the aftermath of the terrorist 
sent until 27 April 2016). 
attacks in Paris, the Bureau mandated 
Ms MORIN-CHARTIER, Quaestor 
 
responsible for the relations with the 
The special measures will be subject to a 
WHERE TO REGISTER? 
local and national authorities in the 
continuous assessment in order to 
three places of work, to look for 
ensure the least possible impact on 
Kiddyweb web page. 
appropriate solutions. 
passengers due to the state of 
https://webgate.ec.europa.eu/kiddyw
eb  

 
emergency in France. 
 
Note that an ECAS account will need 
 
to be created first. 
Enrolment of children in after-
Deadline: 15 April 2016 
school childcare centres 2016-
 
2017 
 
 
 
 
The following has been agreed and 
applies as of the March plenary session 
KIDDYWEB APPLICATION 
and for the whole duration of the state 
You can already check/create your 
of emergency in France: 
Kiddyweb profile and manage your 
registration files (encoding, 
authorisations etc.).  
Arrivals 
 
 
Members whose children are already 
A special fast lane indicated 'Passengers 
enrolled in child care and therefore 
 
with assistance' will be put in place for 
already have a profile should not 
passport controls of passengers related 
create a new one.  
For those Members with children (aged 
with the European institutions and in 
4 to 12) attending the European schools, 
New registrants need to send the 
particular for Members of Parliament. 
you can now register them (until 15 April 
completed documents (attached) to 
On presentation of their badge upon 
2016) for afterschool child care for the 
the following address: 
arrival, Members will be accompanied by 
next school year using the online 
specially assigned airport staff to this 
Kiddyweb web page.  
OIB-
fast lane, where Members will be given 
GARDERIESPOSTSCOLAIRES@ec.e
priority.  
 
uropa.eu. 
 
 
 
 










QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 3 

 
 
 
The IMMS rules state that the 
Members should submit such requests 
subsistence allowance shall be reduced 
and supporting documents to the 
Excuses for absence at plenary 
by 50 % for each day on which a Member 
Quaestors as soon as possible and at the 
sittings  
has been absent for more than half of 
latest within a maximum of two months 
 
the roll-call votes taken during a part-
from the date on which the period of 
session. Furthermore, if a Member is 
absence began. 
absent for more than 50% of the days 
fixed for plenary sessions over the 
WANT TO BE EXCUSED FROM 
course of a parliamentary year, he/she 
PLENARY? 
shall also be required to reimburse half 
 
of their annual general expenditure 
 
allowance for that period. 
 
 
An absence excused by the President on 
Is a scan of a medical certificate sent 
the above mentioned grounds does not 
 
by email sufficient for being excused 
entitle the absent Member to the full 
in plenary? 
In 2014 the Rules of Procedure were 
subsistence allowance for the day of 
 
amended granting Members who did 
his/her absence but is not counted as an 
 
not attend a plenary sitting the option to 
absence when considering whether a 
 
be excused by the President, under 
reimbursement of the general 
 
certain circumstances, and to be 
expenditure allowance is required at the 
NO! In order for a Member to be 
indicated as 'excused' in the Minutes of 
end of the year. 
officially excused, the original 
the plenary sittings. In particular, the 
medical certificate confirming the 
Minutes include two lists:  
 
dates of absence must be submitted 
to the Quaestors Secretariat (Paul 
– a list of the Members 'present', for 
Henri-Spaak (PHS) 06B030). 
those who have signed the attendance 
register;  
 
– a list of the Members 'excused', for 
 
those who have been excused from 
attending by the President.  
What is the deadline for submitting 
the supporting documents when 
requesting to be excused? 
The deadline for submitting 
 
documents is two months from the 
moment of absence. 
 
 
 
Members wishing to be excused from 
attending must submit a request to the 
 
In accordance with Article 31(3) and (4) 
Quaestors' secretariat by ordinary or 
of the Implementing Measures for the 
What happens once I send the 
electronic mail and must be 
Statute for Members ('IMMS') and under 
original medical 
accompanied by appropriate supporting 
the conditions laid down in these rules 
certificate/respective supporting 
documents (original medical certificate, 
the President may excuse Members 
documents? 
letter authorising the mission, etc.). A 
from attending a plenary sitting on the 
request based on an expectation of 
following grounds:  
childbirth must be accompanied by an 
– ill-health,  
original medical certificate indicating 
Once the Quaestors Secretariat 
– serious family circumstances,  
the probable date of confinement. A 
receives the certificate, an official 
– presence elsewhere on mission on 
request based on maternity leave must 
letter will be sent to the Member 
behalf of Parliament,  
be accompanied by a copy of the child's 
confirming he/she has been excused 
– expectation of childbirth,  
birth certificate. 
and that the relevant Services will be 
– maternity leave.  
notified accordingly. No further 
 
action is needed from the Member. 




QUAESTORS' QUARTERLY | Issue 3 

 
 
 
 
 
Reopening of the Sports 
Update on new catering 
❷ The space vacated by the sandwich 
Centre in Brussels 
services 
bar will be converted into a 
 
 
Mediterranean style restaurant serving 
hot dishes and a seating area for about 
In September 2015 we brought you news 
50 persons. Expected opening by 
that Parliament's 30 year long 
September 2016. 
relationship with Sodexho was coming 
to an end as a new catering company 
❸ Between the two, in the space once 
was taking over the management of 
occupied by the Post Office, there will 
Parliament's canteens, restaurants and 
be a new organic/fair trade food corner 
 
bars. It is useful to recall the three main 
offering locally-sourced, seasonal, 
organic products and a seating area for 
The Sports Centre in Brussels reopened 
pillars of the new catering strategy - 
about 25 people. Expected opening by 
on Monday 15th February following the 
namely: 
end of May 2016. 
withdrawal of the management 
 
company that had bid to take over the 
 
running of the facility from the previous 

No more subsidies to the service 
operator. 
provider; 
Provisionally the sports centre is now 

Introduction of some elements of 
being run in-house with the assistance of 
competition and choice in terms of 
an accredited sports monitor who also 
the offer; 
runs the Strasbourg sports centre. 
However this means that only a reduced 

Emphasis on good quality, locally-
service is available for the moment 
sourced, seasonal products and 
(fitness area, spinning and squash 
waste reduction. 
courts).  
 
 
During this initial phase, access will be 
 
temporarily free of charge and limited to 
Members, EP staff and accredited 
As regards Strasbourg catering, as of 7th 
parliamentary assistants.  
March, the General Bar on the ground 
floor of the LOW building in Strasbourg 
 
is offering a selection of fresh salads and 
SPORTS CENTRE IN BRUSSELS  
sandwiches for take-away.  Work will 
OPENING HOURS  
also take place over the summer months 
 
on the main canteen in Strasbourg to 
 
redesign the placement of the cash tills 
Monday 
12.00 
20.00 
in order to avoid over-crowding at peak 
 
mealtimes on Tuesday and Wednesday 
Tuesday  
07.30 
20.00 
Over the coming months new additional 
lunchtimes after the votes. 
to 
food outlets, run by local independent 
Thursday 
providers, will be added to the current 
menus on offer in the cafeteria: 
Friday 
07.30 
15.00 
❶ The sandwich bar, currently located 
FOR FURTHER INFORMATION 
Closed during Strasbourg sessions 
on the 1st floor at the end of the Spinelli 
This Newsletter is produced by the 
 
building (section E-F), will move to a 
 
central location next to the newspaper 
Secretariat of the Bureau and 
kiosque on the ground floor, opposite 
Quaestors. For further information 
Arrangements will be made for users 
the main entrance and offer take-away 
on any of the articles in this edition, 
who have already paid their 
sales only.  Expected opening by end of 
please contact one of the Quaestors 
subscriptions for January and February 
May 2016. 
responsible or the secretariat at the 
to be reimbursed. 
following address: 
 
xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx