ANNEXE III
ORGANISATION ET METHODOLOGIE
T05-EUTF-SAH-ML-08-01
Programme d'appui au fonctionnement de l'état
civil au Mali: appui à la mise en place d’un système
d’information sécurisé
Proposition technique
1
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Table des matières
ABREVIATIONS ET ACRONYMES ...................................... 4
1. MOTIF ................................................................................ 6
1.1 CONTEXTE GENERAL DE L’INTERVENTION .............................................................. 6
Présentation de la situation dans le secteur d’état civil au Mali .............................................. 6
Les principaux enjeux liés à la réforme de l’’état civil au Mali ............................................... 13
Programmes liés et autres activités des bailleurs de fonds ................................................... 15
Rappel des objectifs et résultats du programme ................................................................... 17
1.2 ENJEUX DE LA MISE EN OEUVRE .............................................................. 19
L’importance de la période de démarrage du projet ............................................................. 19
Le positionnement de l’Assistance Technique ....................................................................... 19
L’accès à une source d’expertise diverse ............................................................................... 20
L’utilisation optimale des ressources allouées au projet ....................................................... 21
La mise sur pied d’un système de suivi et d’évaluation ......................................................... 22
La coordination avec les autres partenaires du programme ................................................. 22
1.3 STRATEGIE .................................................................................................. 23
Aperçu de l’approche adoptée ............................................................................................... 23
Complémentarité avec les actions conduites par la CTB ........................................................ 25
Dispositifs de pilotage, de coordination et de mise en œuvre ............................................... 26
Mettre en place un dispositif de Suivi Evaluation .................................................................. 27
1.4 ACTIVITES PROPOSEES .................................................................................... 28
TABLEAU 4 : REPARTITION DES RESULTATS, ACTIVITES ET ACTIONS ENTRE LES OPERATEURS DE
MISE EN ŒUVRE ................................................................................................... 30
II. Régime de croisière du projet............................................................................................................ 40
1.5 RESSOURCES ET RESULTATS CORRESPONDANTS .................................................... 59
Ressources allouées au projet ................................................................................................ 59
Livrables du projet .................................................................................................................. 62
2. STRUCTURE D'APPUI ................................................... 64
2.1 PRESENTATION GLOBALE DE NOTRE STRUCTURE D’APPUI ........................................ 64
2.2 PRESENTATION DE L’EQUIPE D’APPUI ................................................................. 65
2.3 L’APPUI A LA GESTION DE PROJET...................................................................... 66
Rôle du directeur de projet .................................................................................................... 66
Rôle du responsable de projet ............................................................................................... 66
Rôle du responsable financier ................................................................................................ 67
2.4 L’APPUI TECHNIQUE ...................................................................................... 67
2.5 L’APPUI LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF ............................................................. 67
2.6 MESURES DE SECURITE .................................................................................. 68
2
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2.7 IDENTIFICATION, SELECTION, MOBILISATION ET EVALUATION DE L’EXPERTISE NON
PRINCIPALE .......................................................................................................... 69
2.8 ASSURANCE QUALITE ET CAPITALISATION DU SAVOIR ............................................. 70
3. IMPLICATION DE CIVIPOL ............................................ 72
3.1 PRESENTATION DE CIVIPOL ............................................................................. 72
3.2 REFERENCES DE CIVIPOL ................................................................................. 74
3.3 RESPONSABILITES DE CIVIPOL .......................................................................... 76
4. CALENDRIER DES ACTIVITESERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
5. CADRE LOGIQUE .......................................................... 76
3
ABREVIATIONS ET ACRONYMES
AFD
Agence Française de Développement
AIMF
Association Internationale des Maires Francophones
ATI
Assistant technique International
ATN
Assistant Technique National
ANTS
Agence Nationale des Titres Sécurisés
Programme pour l’amélioration accélérée de l’enregistrement
APAI – CRVS
des faits d’état civil et l’établissement des statistiques de l’état
civil en Afrique
CEDEAO
Communauté économique des Etats d’Afrique de l’Ouest
CPF
Code des personnes et de la Famille
CPS
Cellule de Planification et de Statistique
Cadre Stratégique pour la croissance et la réduction de la
CSCRP
pauvreté
CT
Collectivités Territoriales
CTB
Coopération Technique Belge
CFCT
Centre de Formation des Collectivités Territoriales
CTDEC
Centre de traitement des Données de l’Etat Civil
DGAT
Direction Générale de l’Administration du Territoire
DGCT
Direction Générale des Collectivités Territoriale
DNEC
Direction Nationale de l’Etat Civil
Direction Nationale de la Fonction Publique des Collectivités
DNFPCT
Territoriales
GED
Gestion Electronique des Documents
IN
Imprimerie Nationale
INSTAT
Institut National de la Statistique
MAT
Ministère de l’Administration territoriale
MDFL
Ministère de la Décentralisation et de la Fiscalité Locale
NINA
Numéro d’identification nationale
NTIC
Nouvelles technologies de l’Information et de la Communication
ODD
Objectifs de Développement Durables
PAEC
Projet d’Appui à l’Etat Civil
4
PAPEM
Projet d’Appui au Processus Electoral du Mali
PTF
Partenaires Techniques et Financiers
RAVEC
Recensement à Vocation d’Etat Civil
SDI
Schéma Directeur Informatique
UA
Union Africaine
UE
Union Européenne
UNICEF
Fonds des Nations Unies pour l’Enfance
5
1. MOTIF
1.1 CONTEXTE GENERAL DE L’INTERVENTION
Présentation de la situation dans le secteur d’état civil au Mali
L'état civil sous sa forme moderne, à travers l’enregistrement des faits civils, a été introduit
au Mali par l'administration coloniale au XIXème siècle et au début du XXème siècle. Par la
suite, la tenue des registres d'état civil a toujours posé des difficultés en termes de
complétude et d'exhaustivité des faits d’état civil. La véritable réorganisation du système de
l’état civil est intervenue avec la loi n°68-14/AN-RM du 17 février 1968 qui a rendu obligatoire
la déclaration des faits d’état civil pour tous les citoyens. Toutefois la production d'actes et le
classement des archives sont restés surtout concentrés dans les grandes villes et impactés
par une insuffisance de moyens, un manque de formation et l'absence de contrôle des
officiers d'état civil.
Dans le sillage des Etats généraux de la Décentralisation (2013) et dans le cadre plus global
de l’accord pour la paix et la réconciliation au Mali (2015), le processus de décentralisation
connaît un nouveau souffle au Mali. Il est avancé comme un élément essentiel de la
refondation de l’Etat et en particulier des liens entre citoyens et pouvoirs publics.
Le renforcement des services d’état civil participe ainsi à plusieurs objectifs du
Document
cadre de politique nationale de décentralisation (DCPND 2015 – 2024). Ce dernier
entend améliorer la qualité des services rendus par les collectivités territoriales (objectif 2),
renforcer l’accompagnement de l’Etat (objectif 3) mais aussi renforcer la gouvernance
inclusive du territoire (objectif 4). Ce dernier objectif vise notamment à promouvoir une
gouvernance territoriale qui valorise les légitimités traditionnelles et améliore la participation
et le contrôle des citoyennes et citoyens.
Par ail eurs, dans le cadre du processus de réforme de l’Etat en cours au Mali, incluant des
réformes de l’organisation territoriale, le MAT, à travers le sous-secteur de l’administration du
territoire, s’est doté d’un instrument de planification stratégique à moyen terme, le Document
Cadre de Politique Nationale de l’Administration du Territoire 2016-2023. Le renforcement de
l’état civil est le 4ème axe stratégique clé du
Plan d’Action de l’Administration du Territoire adopté en février 2017.
Le Document cadre de Politique Nationale de l’Administration du territoire, renferme un
Objectif spécifique 4 « Adapter et renforcer le système d’Etat Civil ». Les résultats suivants
sont attendus :
-
adapter le système d’Etat civil
-
consolider la base de données
-
améliorer l’accès à l’état civil
-
améliorer la qualité du service de l’état civil
-
renforcer le plaidoyer (auprès des décideurs et PTF) et la communication (auprès des
populations)
Par ail eurs, sous l’égide du Programme pour l’amélioration accélérée de l’enregistrement
des faits d’état civil et l’établissement des statistiques de l’état civil en Afrique (APAI-CRVS),
la Direction Nationale de l’état civil (DNEC) avec l’appui financier du Canada et l’assistance
6
technique de l’UNICEF, a procédé à l’évaluation nationale du système de l’état civil en 2015
et 2016. Malgré les actions en cours avec l’appui des différents partenaires techniques et
financiers, l’évaluation classe le système malien comme « faible » dans la typologie des
systèmes nationaux d’enregistrement des faits d’état civil et de statistiques vitales en
Afrique. Il est jugé incomplet, incapable de satisfaire la demande et de fournir des
statistiques requises pour la conception, la mise en œuvre et le suivi des politiques et
programmes de développement. Dans le sillage de cette évaluation, la DNEC a donc piloté
la formulation de la Stratégie nationale de l’état civil et d’un Plan d’Action national chiffré qui
vise à réformer le système existant tout en consolidant ses acquis.
Cette stratégie nationale s’inscrit en droite ligne des objectifs du Cadre Stratégique pour la
croissance et la réduction de la pauvreté (CSCRP) 2012-2017, des Objectifs du millénaire
pour le développement (OMD/ODD) et du Programme d’actions du gouvernement (PAG)
2013 – 2018. El e s’intègre dans les axes stratégiques des recommandations des Etats
Généraux de la décentralisation (2013), et entend capitaliser sur les différents projets et
programmes d’appui à la modernisation de l’état civil en cours d’exécution au Mali, tels le
Recensement Administratif à Vocation d’état civil (RAVEC), explicité ci-dessous.
a) Les acteurs de l’état civil
Au niveau central
Le Ministère de la l’Administration Territoriale (MAT) prépare et met en œuvre la
politique nationale dans le domaine de l’administration du territoire. A ce titre, il est
chargé à travers ses structures techniques de l’organisation de la représentation de l’Etat, la
coordination et le contrôle de l’action de l’Etat dans les circonscriptions administratives, la
gestion de l’état civil, du recyclage du personnel de l’état civil et du contrôle technique et
administratif du système.
Les structures suivantes ont une mission définie en matière d’état civil, au sein du MAT :
La Direction Nationale de l’Etat Civil (DNEC), créée par Ordonnance N°2011-013 / P-
RM du 20 septembre 2011 est l’organisme en charge du pilotage et de la gestion de l’état
civil. En particulier elle est chargée de coordonner et de contrôler l’action des services et
organismes publics dans la mise en œuvre de la politique nationale en matière d’état
civil. A cette fin elle comprend un bureau d’accueil et d’orientation, un Centre de
Documentation et d’Informatique et trois divisions : la Division Législation et Formation, la
Division Suivi des Centres d’état civil et la Division Logistique. La DNEC a également
pour mission de définir les modalités d’interconnexion avec les autres systèmes
d’exploitation de données relative à l’identité des maliens.
Rattaché à la Direction Nationale de l’état civil, l
e Centre de Traitement des Données
de l’Etat civil (CTDEC), a été créé par la loi N° 2013-008 du 6 mai 2013, avec pour
mission l’établissement d’une base de données des personnes physiques recensées. A
ce titre, le CTDEC est notamment chargé (i) de centraliser et traiter les données
collectées afin de constituer la base de données état civil et participer à sa mise à jour ;
(i ) d’affecter, en rapport avec le service national chargé de la statistique, un numéro
d’identification nationale à chaque personne physique recensée dans la base de
données de l’état civil ; (i i) d’assurer la conservation des données gérées par le Ministère
relatif aux personnes physiques.
7
Le Centre spécial d’état civil est logé au sein de la DNEC, chargé de recevoir les
enregistrements opérés à l’étranger dans les ambassades et consulats via le Ministère
en charge des Affaires étrangères.
La Direction Générale de l’Administration Territoriale (DGAT) a pour mission
l’élaboration des éléments de la politique nationale dans le domaine de l’administration
du territoire et d’assurer la coordination et le contrôle de l’action des autorités
administratives, des services et des organismes publics qui concourent à la mise en
œuvre de cette politique. A ce titre elle est notamment chargée de concevoir et suivre la
mise en œuvre de programmes en matière d’appui conseil, d’information et de
renforcement des capacités des représentants de l’Etat.
Les représentants de l’Etat, à travers les préfets et les sous-préfets jouent un rôle important
en matière de contrôle et/ou d’appui-conseil des maires en matière d’état civil, en tant que
compétence déléguée (et non transférée) de l’Etat.
Le Ministère en charge de la Justice intervient en (i) participant à l’élaboration des textes
sur l’état civil ; (i ) donnant l’authenticité à certains documents d’état civil (le paraphe et la
cotation des registres d’état civil) ; (i i) garantissant la véracité de certaines déclarations par
des jugements supplétifs ; et (iv) en effectuant les vérifications régulières sur les registres de
déclaration et les registres d’actes d’état civil. (Cf. articles 112 et 113 la Loi N°2011-087/AN-
RM du 30 décembre 2011 portant Code des Personnes et de la Famille).
Le Ministère en charge de la Santé joue un rôle clé en matière d’état civil à travers son
personnel de santé. Celui-ci intervient en amont de l’établissement des actes à travers les
déclarations de naissance et de décès au sein des formations sanitaires. Une liaison efficace
entre les centres de déclaration (formations sanitaires) et les centres d’état civil permet
d’améliorer significativement les taux de couverture des faits d’état civil.
Le Ministère en charge des Affaires Étrangères intervient pour l’état civil des non-
résidents. Les centres d’état civil créés auprès des missions diplomatiques et consulaires
du Mali sont chargés de recueillir les faits d’état civil des Maliens de l’étranger. Très souvent
la gestion de l’état civil est approximative dans les postes consulaires (peu de place pour
l’archivage, personnel non formé, éloignement rendant difficile le contrôle administratif et
judiciaire). A travers les Ambassades et Consulats, ce Ministère gère aussi la question du
retour et des expulsions des migrants.
Le Ministère de la Décentralisation et de la Fiscalité Locale (MDFL) prépare et met en
œuvre la politique nationale dans le domaine de la décentralisation. Il assure la tutelle
technique des collectivités territoriales.
Sous sa tutelle, certains organes seront
amenés à jouer un rôle important dans le renforcement du système de l’état civil, à
différents titres :
La Direction Générale des Collectivités Territoriales (DGCT) est chargée
d’assurer l’élaboration des éléments de la politique nationale de décentralisation du
territoire et la participation à sa mise en œuvre. El e est notamment à ce titre chargée
de l’appui technique et du suivi des collectivités territoriales, mais aussi de suivre
l’exercice de la tutelle des Collectivités Territoriales (CT) et la régularité juridique des
actes de tutelle des représentants de l’Etat.
8
Le Centre de Formation de Collectivités territoriales (CFCT), établissement public
à caractère scientifique et technologique établi en 2007 est chargé d’assurer une
offre de formation pérenne aux élus et agents des collectivités. Ses missions
comprennent la formation et perfectionnement des fonctionnaires et agents
contractuels des collectivités territoriales, le perfectionnement des élus des
collectivités territoriales, et les études et recherches en matière de décentralisation et
de développement local. Le CFCT qui a commencé à travailler sur un référentiel de
métiers (appui UE 2015) qui inclut les agents en charge de l’état civil n’a toutefois pas
encore développé de contenus et techniques de formations spécifiques en ce
domaine.
La Direction Nationale de la Fonction Publique des Collectivités Territoriales
pourrait être amenée à jouer un rôle clé dans la définition du statut des agents de
l’état civil (le problème de motivation et de mobilité des agents de l’état civil est en
partie lié au manque de de statut).
En matière d’investissements des collectivités un acteur clé est
l’Agence Nationale
d’Investissements des Collectivités territoriales (ANICT). Etablissement Public à
caractère administratif établi en 2000, l’ANICT a pour mission de gérer les
subventions affectées à la réalisation des investissements locaux entrepris sous
maîtrise d’ouvrage des CT. Elle prend les mesures (contrôle, renforcement des
capacités) pour assurer la bonne gestion des ressources. Les Antennes régionales et
locales représentent des partenaires importants des collectivités d’avoir les capacités
pour leurs investissements nécessaires dans le cadre du développement
économique.
L’Institut National de la Statistique (INSTAT), a de concert avec la Direction Nationale de
l’état civil, la responsabilité de réaliser une production statistique qui respecte les normes de
qualité et la comparabilité internationale. La production statistique doit se faire de manière
itérative et conformément à l’évolution des besoins socioéconomiques. El e doit être
disponible et accessible à tout utilisateur.
Le Ministère chargé des affaires religieuses et du culte intervient dans le cas des
mariages. Les officiers du culte transmettent les fiches aux officiers d’état civil compétents
pour leur transcription sur les registres d’état civil.
Les acteurs impliqués au niveau régional
Le Gouvernorat suit les activités des préfets, des sous-préfets, des maires, des agents de
saisie, des agents des centres de déclaration, des agents communaux et des officiers de
l’état civil dans la mise en œuvre de la politique relative à l’état civil. Il est également chargé
de transmettre les volets de déclaration sur l’état civil sur une base trimestrielle au MAT.
Le Procureur de la République ou le Juge de Paix à Compétence Etendue vérifie
trimestriellement les registres de déclaration et les registres des actes de l’état civil de son
ressort. Ceci permet au Procureur de prodiguer des conseils aux officiers d’états civil (OEC),
indiquer les redressements éventuels voire les poursuites à effectuer. Dans les faits, ces
vérifications ne sont pas toujours effectuées faute de moyens logistiques, financiers et
humain, ce qui favorise le non-respect des dispositions légales par les agents, la persistance
d’erreurs dans les registres.
9
Les acteurs impliqués au niveau des cercles
La réforme de décentralisation a eu des conséquences importantes sur le rôle des acteurs
au niveau local. Avant la réforme, les sous-préfets assuraient les services de première ligne
pour l’état civil, sous le contrôle des préfets. Depuis, l
es sous-préfets ont pour rôle
d’appuyer et de conseil er les communes dans leurs attributions, notamment concernant
l’état civil.
Les préfets, pour leur part, exercent la tutelle sur les Communes et veillent à la régularité
de la tenue des registres et de la transmission des documents d’état civil. Ce
bouleversement profond de leur rôle implique un changement de mentalité et d’attitude au
niveau des agents concernés qui n’est pas encore une réalité.
Les acteurs au niveau des communes
Les communes constituent le cœur de tout le système d’état civil. El es sont chargées de
dresser, signer et transmettre les actes d’état civil, de la tenue et de l’archivage des
registres, de la transmission des registres aux services de l’état.
Le personnel de santé intervient en amont de l’établissement des actes à travers les
déclarations de naissance et de décès au sein des formations sanitaires. Une liaison efficace
entre les centres de déclaration (formations sanitaires) et les centres d’état civil permet
d’améliorer significativement les taux de couverture des faits d’état civil.
b) Organisation du système de l’état civil
Il revient aux communes de s’organiser pour produire et délivrer des actes d’état civil de
qualité à leurs citoyennes et citoyens et d’en assurer la continuité. L’Etat conserve toutefois
un rôle dans la gestion et le pilotage du système de l’état civil. L'état civil malien relève ainsi
du Ministère de l’administration territoriale (MAT) et est géré par un personnel évoluant au
niveau de différents centres sous la supervision et le contrôle des autorités politiques,
administratives et judiciaires.
L’état civil est actuel ement régi par la Loi N°2011-087 du 30 décembre 2011 portant Code
des Personnes et de la Famille, Livre I Titre IV consacré à l’état civil (remplaçant la loi N° 06-
024 du 28 juin 2006 régissant l’état civil).
Les centres d’état civil – principaux (au nombre de 703) et secondaires (au nombre de 292) -
sont chargés de l’établissement et de l’enregistrement des actes de l’état civil sur la base
des déclarations produites par les centres de déclaration. Ces derniers, au nombre de 7709,
regroupent les formations sanitaires ainsi que les villages, fractions et quartiers (VFQ)
disposant d’un personnel qualifié.
Les centres d’état civil sont contrôlés par les tribunaux de première instance qui ont pour
attribution de coter et parapher les registres et leur vérification trimestrielle. Dans la pratique
ce contrôle juridictionnel est peu effectif en raison notamment d’insuffisances de moyens
humains, financiers et matériels. Les représentants de l’Etat (préfets) exercent, quant à eux,
un contrôle administratif, notamment à travers les inspections annuelles des communes,
prévues par la loi.
10
Quatre types de centres d’état civil peuvent être distingués :
-
Les centres principaux1 d'état civil qui sont créés au niveau de toutes les mairies (chefs-
lieux de communes), les ambassades et les consulats généraux.
-
Les centres secondaires d'état civil qui sont créés pour les villages, fractions et quartiers
ou groupe de villages, de fraction et de quartiers relèvent des centres principaux d'état
civi2l.
-
Les centres de déclaration qui sont créés par Décision du Préfet du cercle sur proposition
du Maire sont généralement situés au niveau des formations sanitaires, les villages, les
quartiers, les fractions
-
Les tribunaux pour les déclarations de naissances et de décès hors délais.
-
par ailleurs, il existe un centre spécial au niveau du MAT chargé de recevoir les
enregistrements opérés à l’étranger dans les ambassades et consulats généraux et de
transcrire les actes délivrés aux Maliens par les autorités étrangères.
Tableau 1 : Etat des lieux des centres d’état civil se présente comme suit :
Centres
Total
Fonctionnels
Non
Effectif
fonctionnels
(personnel)
Centres Principaux
703
703
79
624
Centres Secondaires
292
292
7
285
Centres de Déclaration
7 964
7 964
227
7 737
Centre special
01
1
0
06
Total
8 960
8 647
313
8 652
Source : Division logistique DNEC(2015)
Les principaux personnels de l’état civil se répartissent comme suit :
-
Les agents de déclaration de l’état civil sont chargés de recevoir les déclarations de
naissance et des décès ; en vue de leur transmission aux officiers d'état civil. Ils
comprennent le personnel des centres hospitaliers ou dans toute autre formation
sanitaire établissent des déclarations de naissance ou des constats de décès.
-
Les officiers d'état civil sont les personnes désignées dans les centres d’état civil pour
établir, signer les actes d’état civil, célébrer les mariages, conserver et transmettre les
1 Les chefs-lieux de commune, les Ambassades, les différents Consulats et le Centre spécial d’état
civil constituent les centres principaux d’état civil tandis que le centre secondaire d’état civil est créé
pour un quartier ou un groupe de quartiers, un village ou un groupe de villages par décision du
Représentant de l’Etat dans le Cercle ou le District de Bamako qui en fixe le ressort sur proposition
du Maire après avis du Représentant de l’Etat dans la Commune. Avec un tel dispositif juridique, le
législateur offre la possibilité à l’exécutif de mettre en place un mail age très serré qui permette aux
officiers publics de constater tous les principaux évènements dont dépend l’état des personnes dans
leur ressort territorial.
2 Le législateur malien a donné un rôle prépondérant aux centres de déclaration. Aux termes des
dispositions de l’article 114 du CPF, les déclarations de naissance et de décès, même ceux
survenus à domicile, sont reçues sans frais dans les centres de déclaration de l’état civil. Les centres
de déclaration sont situés dans les centres de santé et dans les localités désignées à cet effet et
créés par le représentant de l’Etat dans le Cercle ou du District de Bamako sur proposition du maire
de la commune. En milieu nomade, est créé pour le compte d’une ou de plusieurs fractions un centre
de déclaration de l’état civil par décision du Représentant de l’Etat sur proposition du Maire de la
commune.
11
documents de l’état civil. Les officiers de l’état civil sont les Maires et les adjoints aux
maires ou conseillers communaux auxquels les maires ont donné une délégation. Les
ambassadeurs et les consuls généraux sont également officiers d’état civil.
-
Les agents communaux qui assistent les officiers d’état civil dans l’exercice effectif de
leurs tâches d’enregistrement et d’établissement des actes.
c) Evaluation du système de l’enregistrement des faits d’état civil
Selon l’évaluation nationale réalisée en fin 2015, le taux d’enregistrement des faits d’état civil
pour la période de 2010 à 2014 a été évalué à 59,31 % pour les naissances et 15,47% pour
les décès. Malgré des initiatives de renforcement du système de l’état civil enclenchées
depuis 1986, et avec l’appui de multiples partenaires externes, le système malien souffre
encore de faiblesses et dysfonctionnements importants
Tableau 2 : Forces et enjeux du système actuel peuvent être résumées comme suit
Forces
Faiblesses
Dispositif législatif et règlementaire
-
Une série de textes régissant l’état civil sont -
Faiblesse
des
textes
régissant
le
disponibles
fonctionnement de l’état civil
-
Existence des lois régissant le domaine des -
Absence de nombreux textes d’application
statistiques
du Code des Personnes et de la Famil e,
doublons et imprécisions sur les rôles
-
Méconnaissance des textes existant par de
nombreux acteurs
-
Les textes n’intègrent pas tous les principes
universels de l’état civil et les standards
ONU;
Politiques et stratégies
-
Existence d’un document cadre de politique Documents de politiques, récents, non encore
d’administration du territoire 2016-2024
connus/ appropriés de l’ensemble des acteurs
-
Existence d’une évaluation et stratégie Plans d’actions qui nécessitent une priorisation
nationale de l’état civil 2016-2020
-
Volonté politique d’inscrire l’état civil dans le
cadre des efforts nationaux et continentaux
en matière d’EC (CVRS)
Organisation et fonctionnement
-
Existence d’un système d’état civil organisé -
Faible financement du système d’état civil
aux différents niveaux;
-
DNEC insuffisamment dotée en ressources
-
Existence d’une Direction nationale chargée
humaines, financières et matérielles
du pilotage (DNEC)
-
CTDEC physiquement isolé ;
-
Existence d’un centre de traitement des -
Absence d’interopérabilité entre les acteurs ;
données de l’état civil (CTDEC)
Inexistence d’évaluation sur les statistiques
-
Existence d’une base de données de l’état
des faits d’état civil,
civil au niveau du CTDEC ; RAVEC
-
Insuffisance de la formation et un manque de
-
Existence d’un identifiant unique du citoyen
motivation des acteurs de l’état civil
(NINA)
-
Absence de personnel dédié uniquement à
-
Existence d’un personnel spécialement
l’état civil au niveau des collectivités ;
chargé de l’état civil (7700 centres)
-
Faible niveau d’accessibilité des services de
-
Début d’informatisation dans certains centres
l’état civil aux citoyens ; faible couverture
d’état civil ;
-
Infrastructures
vétustes
et
problème
-
Scanning en cours d’un nombre important
d’électricité dans de nombreux centres
d’archives
-
Mauvaise conservation des archives ;
-
Existence de stratégies et outils de -
Absence de recoupement entre offre et
communication qui peuvent être généralisés
demande de services de l’état civil » ;
-
Existence de mécanismes de contrôle -
Non appropriation de l’état civil par les
juridiques et administratif des faits d’état civil
populations ; insuffisance de politiques
12
d’information, et de communication avec les
populations ;
-
Non observation de la gratuité des originaux
-
Existence
de
corruption
et
fraude
documentaire importante au niveau des
services et actes
-
Insuffisance de suivi évaluation et de
contrôle des activités de l’état civil
(magistrats et représentants de l’Etat); non
application des sanctions prévues par la loi
-
Inexistence d’un cadre institutionnel de suivi,
Sources : Rapport de l’Evaluation Nationale des enregistrements d’état civil et des statistiques de vie,
janvier 2016, Document cadre de Politique Nationale de l’Administration du Territoire, février 2017
Sous l’égide du Programme pour l’amélioration accélérée de l’enregistrement des faits d’état
civil et l’établissement des statistiques de l’état civil en Afrique (APAI-CRVS), la Direction
Nationale de l’état civil (DNEC) avec l’appui financier du Canada et l’assistance technique de
l’UNICEF, a procédé à l’évaluation nationale du système de l’état civil en 2015 et 2016.
Malgré les actions en cours avec l’appui des différents partenaires techniques et financiers,
l’évaluation classe le système malien comme « faible » dans la typologie des systèmes
nationaux d’enregistrement des faits d’état civil et de statistiques vitales en Afrique. Il est
jugé incomplet, incapable de satisfaire la demande et de fournir des statistiques requises
pour la conception, la mise en œuvre et le suivi des politiques et programmes de
développement. Dans le sillage de cette évaluation, la DNEC a donc piloté la formulation de
la
Stratégie nationale de l’état civil et d’un Plan d’Action national chiffré qui vise à
réformer le système existant tout en consolidant ses acquis.
Les principaux enjeux liés à la réforme de l’’état civil au Mali
a) Une réforme qui s’inscrit dans une dynamique continentale de modernisation des
systèmes d’état civil africains
La déclaration politique et le plan d’action adoptés lors du sommet de la Valette sur
les migrations (11-12 novembre 2015) engagent les dirigeants européens et africains à
renforcer la coopération pour relever les défis que représente la migration d’une part et
exploiter les possibilités qu'elle offre, d’autre part. Il s’agit de : (i) s’attaquer aux causes
profondes de la migration irrégulière et des déplacements forcés de population, (i ) intensifier
la coopération concernant les migrations et la mobilité légales, (i i) renforcer la protection des
migrants et des demandeurs d’asile, (iv) prévenir la migration irrégulière, le trafic de migrants
et la traite des êtres humains et lutter contre ces phénomènes, et (v) coopérer plus
étroitement pour améliorer la coopération en matière de retour, de réadmission et de
réintégration.
L'Union européenne s'est aussi engagée à renforcer la capacité des autorités des pays
d'origine à répondre en temps utile aux demandes de réadmission, y compris par une aide à
la modernisation des systèmes d'état civil et à la numérisation des empreintes digitales.
L'état civil est le fondement d'un Etat moderne et un droit essentiel du citoyen. Un
système d'état civil fiable et bien organisé est le socle de l'exercice par les citoyens de leurs
13
droits fondamentaux et, partant, de la réalisation des objectifs de développement durable.
L’état civil est le fondement de la citoyenneté et ouvre les droits y afférents: le droit à la
protection, à l'éducation, aux prestations sociales, à la nationalité, au vote, à l'éligibilité, etc.
Un système d’état civil fiable contribue aussi efficacement à la stabilité des Etats et donc à la
sécurité des citoyens. Enfin, un système d’état civil fiable (garant de l’authenticité des
documents d’identité) favorise une meil eure gestion de la mobilité et des flux migratoires. De
ce fait il permet aussi de contribuer à l'application des politiques en matière de retour et de
réadmission.
Le continent africain, dans sa majorité, reconnaît aujourd’hui l’importance de l’’état
civil en tant qu’activité régalienne de l’Etat avec des implications directes sur la sécurité, les
politiques publiques, la gouvernance, la planification et le développement des systèmes de
suivi évaluation au niveau national3. La troisième Conférence des Ministres en charge de
l’état civil et de la santé publique, tenue à Yamoussoukro du 12 au 13 février 2015, enjoint
les Etats africains à établir l’enregistrement des faits d’état civil comme priorité dans l’agenda
politique régional, et à adopter des mesures pour reformer et améliorer les systèmes
d’enregistrement des faits d’état civil et d’établissement des statistiques de l’état civil
(CRVS
). Sur cette base plusieurs pays africains, parmi lesquels le Mali, ont lancé un
processus d’évaluation et d’élaboration d’une stratégie nationale en matière d’état civil.
Au Mali, cette initiative s’intègre aussi dans un contexte plus large de refondation de
l’Etat. Au sortir d’une crise politique et sécuritaire mais aussi institutionnel e et sociale sans
précédent dans son histoire, le Mali s’est engagé sur la voie de la reconstruction. En dépit de
la signature de l’accord pour la paix et la réconciliation au Mali issu du processus d’Alger
(mai-juin 2015), la situation sécuritaire reste fragile à travers le pays, notamment dans les
régions de Mopti, Tombouctou, Gao, Kidal, Ménaka et Taoudenit, mais avec une pression
vers l’Est (Ségou) et vers Bamako. Reconstruire la paix et la stabilité politique demandera du
temps. Le lent effort de reconstruction inclura notamment une reprise de la confiance des
citoyens dans les pouvoirs publics. Parmi ces efforts de refondation mais aussi de
modernisation de l’Etat, la priorité est mise sur le renforcement de la paix et la sécurité, la
consolidation de la gouvernance et un rapprochement des services publics des citoyennes et
citoyens maliens.
b) Une approche basée sur la promotion des droits humains
L’action s’inscrit également dans une approche fondée sur les droits humains avec une
attention particulière pour les aspects de genre.
La mise en place d’un état civil fiable est une des conditions de l’atteinte des Objectifs de
développement durable. L’enregistrement de la naissance, qui est la première
reconnaissance juridique de l'existence d'un enfant, est indispensable à la concrétisation
d'un certain nombre de droits et à la satisfaction de besoins concrets, en particulier l’accès à
l’éducation (ODD 4) et à des soins de santé (ODD n° 3). La Convention relative aux droits de
l’enfant précise à cet égard que les États doivent « prendre toutes les mesures législatives,
administratives et autres qui sont nécessaires pour mettre en œuvre les droits de l’enfant ».
Il importe de lui donner un état civil le plus complet possible.
3 Déclaration Finale, Conférence des Ministres en charge de l’Etat civil, Durban, 2012
14
L’enregistrement à l’état civil est également une condition essentielle à la promotion de
l’égalité de genre et à l’autonomisation des femmes (ODD 5), qui suppose un accès plus
large à l’éducation, particulièrement dans les zones rurales, à des emplois formels, à la
citoyenneté active (société civile, exercice du droit de vote, accès à des fonctions électives,
etc.). La protection des femmes et des enfants contre les abus et l’exploitation,
l’administration de la justice civile et pénale, la lutte contre le terrorisme et de la criminalité
intra et transfrontalière etc. sont hautement tributaires du bon fonctionnement du système
d’enregistrement des faits d’état civil.
En suivant cette approche fondée sur les droits humains, l’action permettra aussi de
rapprocher les services publics et les citoyens autour de leurs droits et devoirs respectifs. Le
processus doit donc accorder autant de place à la question de l'accessibilité et la
fonctionnalité de l’offre de services qu’à son appropriation par l'ensemble de la population
(utilisation/ demande de services).
L'enregistrement de la naissance, première reconnaissance juridique de l'existence d'un
enfant, est indispensable à la concrétisation d'un certain nombre de droits et à la satisfaction
de besoins concrets, en particulier l’accès à l’éducation (ODD n° 16.9).
L’état civil est également une condition essentielle à la promotion de l’égalité de genre et à
l’autonomisation des femmes (ODD n° 5.1), qui suppose un accès plus large à l’éducation,
particulièrement dans les zones rurales, à des emplois formels, à la citoyenneté active
(société civile, exercice du droit de vote, accès à des fonctions électives, etc.)
Ce projet entend renforcer les autorités maliennes dans leur entreprise de modernisation de
l’état civil par la mise en place un système d’information et de gestion de l’état civil
fonctionnel, informatisé, relié à une base de données biométriques, à même de sécuriser
l’identité de la population et d’être exploité par d’autres administrations.
Dans le cadre des thématiques du fonds fiduciaire ce programme contribue à la gestion de la
migration (thématique 3) et à la gouvernance et prévention des conflits (thématique 4). Il
contribue à la prévention de la migration irrégulière et la lutte contre la traite des êtres
humains, à la consolidation du droit d’asile, de la migration légale et la mobilité, et favorise la
gestion des frontières. Enfin, il renforce l’état de droit et les capacités en soutien à la
sécurité.
Programmes liés et autres activités des bailleurs de fonds
L'Union Européenne a financé le Recensement à Vocation d'Etat Civil par le projet PAPEM
mis en œuvre par le PNUD à la hauteur de 16.8 Millions d'Euros. Les autres bailleurs de
fonds qui ont contribué au financement du PAPEM sont la Belgique, le Canada, le
Danemark, USAID, la Norvège, le Japon, les Pays Bas, la Suède, la Suisse, l'Afrique du
Sud. Le PAPEM était programmé pour la période 2013 – 2015 mais a été prolongé jusqu’à
octobre 2016. Entre 2013 et 2015, PAPEM a couvert le financement du processus électoral
et la refonte du RAVEC. En 2016, PAPEM a financé la première année de l'opération de
pérennisation de l'état civil.
15
La mise en œuvre du Recensement Administratif à Vocation d’Etat Civil (RAVEC) avait pour
objet d’établir un fichier électoral et des documents administratifs fiables et sécurisés. Cette
opération a successivement connu une phase active de 2009 à 2013, une phase
complémentaire en octobre-décembre 2014, toutes deux soutenues par le PNUD à travers le
Projet d’Appui au processus Electoral au Mali. El es ont permis la création d’une base de
données de 15 160 664 personnes recensées dont 14 679 679 détentrices de la carte NINA
et le premier fichier central de l’état civil (ayant généré 7 649 586 électeurs).
Devant les difficultés d’opérationnalisation (et de mise à jour) du fichier, un dispositif de
pérennisation des acquis du RAVEC a été lancé en novembre 2015 avec les différentes
structures concernées du Ministère en charge de l’administration du territoire (DNEC,
CTDEC, DGAT, DRH...) et le Projet d’Appui au processus Electoral du Mali (PAPEM) mis en
œuvre par le PNUD. Ce dispositif a pour objet la mise à jour permanente du fichier central de
l’état civil. Il s’agit (i) à court terme, de la poursuite de la collecte des données par les centres
créés à cet effet ; (i ) à moyen terme, de la mise à jour du fichier électoral et de l’édition des
actes d’état civil par les centres d’état civil ; (i i) à long terme, de la familiarisation des
populations et des acteurs au système d’état civil afin que tout citoyen puisse être enregistré
à l’état civil.
Le Mali dispose donc à ce jour d’une base de données biométriques à vocation d’état civil
sécurisée mais qui n’a pas permis la mise en place d’un système d’enregistrement de l’état
civil pérenne.
Outre la base de données informatisées de l’état civil, le Centre de traitement des données
de l’état civil (CTDEC) dispose aujourd’hui d’un logiciel de gestion des faits d’état civil
appelé « City web ». Cet outil vise à assurer la gestion complète de l’état civil dans le
respect des textes en vigueur : de la création de chaque type d’acte (naissance, mariage,
décès) à la génération et l’édition de documents associés à la création de l’acte. City Web
permet également de gérer les mentions associées à un acte modifiant ainsi le contenu de
l’acte initial ou le statut de la personne concernée par cet acte. Le logiciel n’a toutefois pas
encore été déployé et à ce jour la base de données qui est une solution en mode "client
léger" (navigateur web) est alimentée par des données collectées manuellement aux
niveaux des centres principaux et secondaires d’état civil. Malgré ses faiblesses, le centre
de traitement des données de l’état civil demeure un acquis considérable à prendre en
compte dans le processus d’informatisation des services de l’état civil au Mali.
En 2015, la DNEC en collaboration avec l’UNICEF a formé à l’état civil des officiers d’état
civil, des secrétaires généraux, des agents communaux et des agents de déclaration des
communes relevant des cercles de Sikasso - Bougouni (Région de Sikasso) et Mopti –
Bandiagara (Région de Mopti). Aussi, à partir du 31 Août 2015, il a été entrepris l’évaluation
exhaustive du système d’état civil malien financée par le Canada à travers l’UNICEF.
Entre 2006 et 2010, la France a apporté un appui de 3 mil ions d’euros dans le cadre du
« Programme d’Appui à la consolidation et la modernisation de l’état civil ». Ce projet
comportait un volet d’informatisation en milieu urbain dont l’AIMF assurait la mise en œuvre.
La DNEC utilise un logiciel fourni par l'AIMF pour enregistrer les actes de naissance de ceux
nés à l'étranger.
Enfin, de nombreuses micro initiatives en faveur de l’enregistrement des enfants ont été
réalisées, tel le projet « Inscrire les enfants à l’état civil pour qu’ils puissent accéder à leurs
16
droits fondamentaux » dans la région de Koulikoro conduit par l’association « Un enfant par
la main » a permis à 2000 enfants de Diola de disposer d’un acte de naissance.
Le projet apportera un appui plus général au système de gestion d'état civil, mais s'appuiera
sur les acquis des initiatives décrites plus haut. Par exemple, il est prévu d'utiliser des
matériaux de communication déjà approuvés par la DNEC pour le volet sensibilisation.
Rappel des objectifs et résultats du programme
L’
objectif général du programme est de contribuer à l’universalité des faits d’état civil par la
mise en place d’un système d’information et de gestion sécurisé à même d’être exploité par
les administrations utilisatrices.
Les objectifs spécifiques sont les suivants
-
Objectif spécifique 1 : Contribuer à la consolidation du système de l’état civil.
Pour consolider le système d’état civil, il est attendu d’améliorer le pilotage stratégique de
l’état civil, de renforcer les capacités des administrations chargées de la gestion de l’état civil
et de sensibiliser les acteurs.
-
Objectif spécifique 2 : Disposer d’un fichier central de l’état civil consolidé et
interconnecté avec des centres d’état civil
Pour disposer d’un fichier central de l’état civil, consolidé et interconnecté avec des centres
d’état civil, il est attendu de constituer le fichier national de l’état civil (à partir des initiatives
de centralisation des données existantes), de le relier à une base de données biométriques
et de l’interconnecter avec les communes et les postes consulaires informatisés. Des études
de faisabilité seront nécessaires afin d’identifier les solutions les plus pertinentes.
Les résultats liés à ces objectifs spécifiques sont les suivants :
R.1.1. Le pilotage stratégique de l’état civil est amélioré. Ce résultat répond à la
nécessité de disposer d’un système d’état civil stable et cohérent. Le pilotage stratégique
repose sur des textes révisés, un dispositif de coordination adéquat et un mécanisme de
suivi et évaluation de l’efficacité du système de l’état civil efficient. Suivant les résultats de
l’évaluation nationale du système de l’état civil (2015), la loi doit intégrer trois fonctions
principales qui incombent au système d’enregistrement des faits d’état civil.
Il s’agit des fonctions : (i) juridique (enregistrer les évènements qui sont à l’origine de l’état
civil) ; (i ) statistique (collecte des données sur ces évènements pour compiler les statistiques
démographiques) ; et (i i) collaborative (coopération avec d’autres entités publiques pour
offrir des services à la population). Or la législation en vigueur au Mali n’intègre pas ces deux
dernières fonctions. Cette situation se traduit par une inefficacité dans l’offre des services de
l’état civil, une absence de statistiques fiables et actuel es de l’état civil, une faible
accessibilité des populations à ces services et une faible sécurisation des registres de l’état
civil.
Des réformes organisationnel e, institutionnel e et juridique du système d’état civil sont
nécessaires. Ces réformes qui se feront à travers la relecture du Code des Personnes et de
la Famil e permettront aussi de se conformer aux principes des Nations Unies et des normes
internationales en matière d’enregistrement des faits d’état civil et de statistiques d’état civil
17
(Nations Unies, 1994; 2001).
Au nombre des mesures prioritaires (Stratégie Nationale 2016-2020) il s‘agira notamment de
doter la Direction Nationale de l’état civil des ressources humaines, financières et matériel es
qui lui permettent d’exercer son rôle de pilotage et de coordination du système de l’état civil ;
d’assurer la création (ou le renforcement) d’une cellule technique de suivi évaluation qui
gèrera toutes les actions de collecte traitement analyse et diffusion des données, rattachée à
la Direction de l’état civil ; d’une restructuration du Centre de traitement des données de
l’état civil, etc..
Ces réformes seront informées par la conduite, durant les 6 premiers mois du projet,
d’une cartographie de l’état civil qui approfondira et complètera les évaluations réalisées
dans le cadre du programme d’amélioration des systèmes d’enregistrement des faits
d’état civil et d’établissement des statistiques de l’état civil (CRVS)
.
R.1.2. Les capacités des administrations chargées de la gestion de l’état civil et la
sensibilisation des acteurs sont améliorées. Ce résultat repose sur deux dimensions
intrinsèquement liées : (i) le renforcement de l’accessibilité, de la fonctionnalité et de la
qualité de l’offre de services et (i ) la communication et le dialogue avec les populations pour
une sensibilisation à l’enregistrement systématique des faits d’état civil.
En vue d’améliorer la qualité de l’offre des services de l’état civil, le renforcement des
capacités des structures et des acteurs est un élément clé. Pour rendre le système
d’enregistrement performant, il est nécessaire, d’une part, de mettre en place une stratégie
pour couvrir en qualité et en quantité les besoins en personnel des structures qui
interviennent en amont et en aval dans sa gestion, et d’autre part, de mobiliser des
ressources financières et logistiques afin que le système soit opérationnel.
L’objectif global visé à moyen terme est d’améliorer l’enregistrement des faits d’état civil
pour augmenter le nombre de déclarations d’une part, et d’autre part, servir de base aux
fichiers électoral et identitaire. A court terme, la mise en œuvre effective de cet axe doit
aboutir à la mise en place d’un état civil efficient qui pérennise et sécurise l’ensemble des
actes produits sur le territoire national. Le choix de l’informatisation est incontournable pour
la consolidation de l’état civil et c’est pourquoi ce mode de gestion et d’enregistrement a fait
l’objet de toutes les attentions lors de la conférence de Durban sur le CRVS en septembre
2012. Pour le cas du Mali, elle sera progressive.
Au titre des activités on retrouve (i) des activités de type ‘transversal’ de développement des
capacités des personnels en charge de la production des documents d’état civil , ainsi que
des acteurs chargés de leur contrôle et (i ) une ‘approche de proximité’, ciblée sur un nombre
limité de communes, qui mobilisera les principaux acteurs au niveau des communes autour
de plans d’amélioration des services d’état civil. Cette approche de proximité se basera sur
les acquis et leçons du programme PAEC mis en œuvre de 2011 à 2016 par la CTB.
R.2.1. Un fichier national de l’état civil relié à une base de données biométrique est
constitué et interconnecté avec les communes et postes consulaires informatisés. Ce
résultat est centré sur la sécurisation des informations de l’état civil par la mise en place de
processus informatisés de collecte, traitement et diffusion (partage) des données d’état civil.
(recueil les informations par l’enregistrement des faits d’état civil ; production d’information
statistiques régulières, consolidation de la base de données biométrique du RAVEC ;
contribution à l’interconnexion entre les centres d’état civil et les postes consulaires et une
18
base de données nationale.
1.2 ENJEUX DE LA MISE EN OEUVRE
L’importance de la période de démarrage du projet
Plus que pour tout autre projet, la période de démarrage du projet est essentielle ici pour
définir précisément le cadre d’intervention. El e devra permettre en effet d’asseoir le dialogue
politique et technique dans le domaine de l’état civil en vue d’une bonne appropriation par
les bénéficiaires, de disposer des outils de pilotage (cartographie de l’état civil) et
naturellement d’installer le projet (logistique, administration, communication). Ces points
seront développés dans la section 2.1.1.
Le positionnement de l’Assistance Technique
Comme précisé dans les termes de référence, l’ équipe projet sera composée de huit experts
internationaux et de quatre experts nationaux. Les experts non principaux (expertise court-
terme) seront mobilisés pour appuyer le travail de des experts principaux notamment pour le
suivi et évaluation, les expertises spécifiques dans le domaine de l’état civil.
Il est important de précisé que la composition de l’équipe présentée ci-dessous a été pensée
en parfaite complémentarité avec celle mobilisé par la Coopération Technique Belge. Ainsi,
les besoins en ressources humaines mobilisés dans le cadre l’action conduite sous la
responsabilité de la CIVIPOL ont été évalués à 5 experts principaux. Les autres experts
seront portés par la CTB et sont régis par la convention de délégation entre la DUE Bamako
et la CTB (plus de détails sur le profil de chaque experts, dans l'Annexe II – Termes de
référence).
Le rôle des experts principaux dans l'exécution du marché est crucial. C’est pourquoi, il était
important de les positionner au sein même des administrations chargées de la gestion de
l’état civil.
-
Expert institutionnel en Appui à la Direction Nationale de l’Etat Civil : Il apportera un
appui technique à la direction nationale dans l’ensemble des dimensions de l’état civil
(juridique, administration territoriale, gouvernance, pratique de l’état civil). Cet appui
prendra la forme de conseil (organisation, notes techniques, coordination de l’assistance
technique des différents ministères, etc.), de pilotage des activités (cartographie, études,
audits, etc.). Il travaillera en étroite collaboration avec le chef de projet mobilisé par la
CTB. Par ailleurs, il sera chargé du pilotage du projet et de la gestion technique de
l’ensemble des experts (principaux et de courte durée) et aura la responsabilité de la
gestion du projet, appuyé en cela par l’expert administrateur.
-
Expert informatique spécialisé dans les Système de Gestion de Bases de Données
(SGBD) : L’expert informaticien sera placé auprès du responsable du Centre de
Traitement des Données de l’Etat civil. Placé sous l’autorité directe du chef de
composante (EP1), il aura la charge de superviser l’ensemble des activités du projet en
relation avec l’informatisation de l’état civil (cartographie de l’état civil, audit RAVEC,
études préalables à l’informatisation, schéma directeur informatique, cahier des charges
des équipements informatiques, solutions informatiques de partage des données,
identification des experts court termes, etc.). Par ailleurs, il apportera un appui – conseil
19
au responsable du CTDEC pour la mise à jour régulière de la base de données du
RAVEC.
-
Expert juriste : L’expert juriste sera placé sous l’autorité du chef de composante « état
civil » et travaillera en étroite collaboration avec le chef de projet mobilisé par la CTB. Il
sera placé au sein de la direction des Direction Nationale des Affaires Judiciaires et du
Sceau du Ministère de la Justice et apportera un appui aux juridictions dans le domaine
de l’état civil.
-
Expert administration territoriale : Il sera placé sous l’autorité du chef d’équipe et sera
mis à disposition du Directeur Général de l’Administration Territoriale. Trois missions
principales lui seront confiées :
o Appui à la conception et la mise en place d’un dispositif pérenne du financement
du fonctionnement de l’état civil
o Formation des cadres territoriaux et des agents des collectivités territoriales à la
dimension état civil de leurs fonctions
o Conseil er au sein de la DGAT pour les questions d’état civil.
-
Expert Administrateur de projet (junior) : L’administrateur sera placé sous l’autorité du
chef d’équipe et travaillera en étroite collaboration avec le chef de projet mobilisé par la
CTB. En sa qualité d’administrateur de projet, l’expert sera appelé à assurer : i) La
gestion administrative du projet (Préparation et organisation logistique, budgétaire et
administrative des réunions/séminaires/workshops du projet avec l’appui de l’équipe du
bureau local placée sous sa supervision ; participation à la coordination et gestion
logistique, budgétaire et administrative des activités des experts court-terme ; ii) La
gestion financière du projet (Suivi des dépenses et archivage de données systématique,
en vue de la vérification des dépenses ; Gestion comptable et reporting ; rapport de
synthèse des éléments financiers et de contrôle des dépenses).
Une dotation totale de 790 personnes/jours d’expertise non principale est prévue pour
appuyer les experts principaux. Selon les besoins qui se présenteront et afin de réaliser
les résultats attendus par le prestataire, des expertises court-terme seront mobilisées au
cours du projet. Ces expertises pourront inclure :
-
Un expert en archivage;
-
Un expert statisticien démographe pour la phase de cartographie mais aussi pour
l’analyse des statistiques de mortalité ;
-
Un expert biométrie pour la réalisation de l’audit de la base de données du RAVEC ;
-
Un expert en ingénierie de formation pour apporter à appui à l’élaboration des
documents pédagogiques à l’attention des acteurs de l’état civil ;
-
Un expert collecte de données ;
-
Un expert sociologue/anthropologue ;
-
Un directeur technique également en charge du suivi et évaluation ;
L’accès à une source d’expertise diverse
Le projet couvrira un nombre important de domaines, à la fois techniques et transversaux
(via l’appui au Coordonnateur National du Programme). Afin d’être en mesure d’identifier
20
rapidement l’expertise publique et privée provenant dans l’ensemble de ces domaines, le
contractant devra :
Présenter un
profil institutionnel dans les domaines d’état civil lui permettant
de disposer de la connaissance pratique de l’état civil, et d’avoir la capacité de
garder une vision globale des différentes facettes du programme à mettre en
œuvre pour en établir une vision stratégique tout au long de la mise en œuvre
de l’appui. Ce point est crucial, et permettra d’assurer que le contractant et
l’équipe d’experts construise une relation de confiance avec les entités
bénéficiaires des prestations de l’AT, confiance sans laquel e ne projet ne
pourra fonctionner.
Avoir accès à de
l’expertise publique active au niveau international. En
raison de la nature régalienne des domaines techniques couverts, il sera
fondamental que le contractant dispose des méthodes de travail, des
techniques et des technologies les plus récentes, qui ne sont, dans l’immense
majorité des domaines concernés par ce projet, disponibles que dans des
structures étatiques. A ce titre, les voyages d’études ou les stages organisés
dans les structures étatiques permettront aux bénéficiaires de mieux
appréhender l’évolution des pratiques professionnel es et l’utilisation de
nouveaux moyens grâce à la formation in situ.
Disposer d’une expertise reconnue dans la
gestion de fonds européens et
dans l’appui à des structures de type UGP, permettant d’anticiper les difficultés
et de bénéficier des meilleures pratiques en la matière. L’AT devra disposer
d’une réel e expérience dans le travail au sein d’une Unité de Gestion de
Programme et d’une capacité de conseil et d’interface avec l’institution
européenne et les PTF. A ce titre, les qualités relationnelles de l’AT joueront un
rôle éminemment majeur dans la mise en œuvre des actions et la réussite du
projet.
Connaitre précisément le
contexte spécifique malien et les enjeux de la
réforme actuelle.
Disposer des qualités nécessaires à la
communication, indispensable à la
planification des actions et des étapes de progression ainsi que la mise en
œuvre des évaluations indispensables qui permettront d’identifier aussi bien les
causes de réussite que les dysfonctionnements, permettant ainsi d’y remédier.
L’utilisation optimale des ressources allouées au projet
Un volume important de ressources a été alloué au projet :
Cinq
experts principaux pour une durée de 48 mois ;
Une enveloppe de 790 jours destinée à mobiliser de
l’expertise non
principale, qui contribuera à l’atteinte des résultats du projet à travers des
actions de formation principalement mais qui fournira également aux autorités
nationales un appui à la définition et à la mise en œuvre de nouvelles
stratégies, procédures et techniques ;
Un budget conséquent consacré à la réalisation d’une cartographie de l’état
civil ;
Un budget pour la réalisation d’activités et de voyages d’études.
21
Le contractant devra mettre en place un suivi efficace et rigoureux de l’ensemble de
ces ressources, permettant à l’autorité contractante de disposer à tout moment d’une
image claire de leur utilisation, de leur planification de leur disponibilité pour les
activités du projet.
L’expertise non principale en particulier sur la phase de mise en œuvre du projet4
requerra une attention particulière. Le contractant devra démontrer qu’il dispose des
outils et des procédures internes lui conférant une capacité importante à identifier,
mobiliser, suivre et évaluer les prestations réalisées par ces experts.
La mise sur pied d’un système de suivi et d’évaluation
Le choix et la mise en place de l’architecture de gestion et de suivi du programme seront
déterminants dans sa réussite. Il est ainsi nécessaire d’établir un système de gestion du
cycle de projet qui permette une bonne
coordination des missions tout en assurant la
possibilité d’ajuster les activités en fonction des documents stratégiques produits et validés
en cours de projet.
Afin de pouvoir capitaliser et accompagner au mieux le Programme, il est important qu’il
dispose, dès sa phase de démarrage, d’un
système de monitoring et d’évaluation interne accompagné d’un
organe de suivi fournissant à la sphère décisionnelle des éléments
nécessaires qui faciliteront le fonctionnement des comités de pilotage notamment dans la
réactivité de décision et de validation des actions et résultats obtenus. Cela permettra de
renforcer le leadership de la DNCR. Le suivi-évaluation se fera non seulement au niveau du
Projet conduit par Civipol mais également au niveau des actions complémentaires conduites
par la CTB.
En effet le défi principal dans la gestion de ce Programme est de coordonner l’intervention
de plusieurs partenaires opérationnels mais également de types d’activités différents
(fourniture d’équipement, formation, travaux de réhabilitation, études, etc.), et d’analyser leur
contribution aux objectifs du programme dans leur ensemble. Dès la phase de démarrage,
des mécanismes de concertation et de coordination devront être identifiés afin de garantir un
système de M&E efficace.
La coordination avec les autres partenaires du programme
Nous présentons un certain nombre d’initiatives que nous avons identifiées à ce stade dans
des domaines couverts par le projet. Une matrice avait été également préparée lors de la
rédaction de la fiche action. Ces documents devront être mis à jour dès le démarrage de l’AT
pour que l’équipe puisse disposer d’une matrice actualisée des appuis en cours et ainsi
éviter toute duplication. Cette démarche permettra à l’équipe d’identifier les domaines où des
synergies et des complémentarités peuvent être créées.
De plus, tout au long de la mise en œuvre du projet, il sera essentiel pour l’équipe d’experts
de rester informée des activités prévues par ces autres initiatives à travers des contacts
réguliers avec les personnes en ayant la charge, et également de maintenir une
connaissance de tout nouvel appui prévu dans le périmètre d’intervention du projet.
Si la réalisation de plusieurs projets au sein d’un même programme peut représenter un défi
en termes de gestion, la mise en place préalable de mécanismes de coordination et de
4 Hors phase de démarrage.
22
concertation régulière entre les équipes permettra de
favoriser les complémentarités, de
prévenir tout éventuel doublon d’activité et enfin de rechercher autant que possible la
mutualisation des moyens, notamment financiers, ainsi que la création de synergies entre
projets respectifs.
1.3 STRATEGIE
Aperçu de l’approche adoptée
Le programme d’appui au fonction de l’état civil au Mali : appui à la mise en place d’un
système d’information sécurisé s’inscrit dans une dynamique continentale d’amélioration des
systèmes d’enregistrement des faits d’état civil en vue de permettre à tout citoyen de faire
valoir ses droits.
Avec la mise en place du Recensement à Vocation d’Etat Civil, le Mali a tenté d’améliorer
son système mais sans véritable succès. L’évaluation menée en 2015 montre en effet que
les taux d’enregistrement des faits d’état civil demeurent faible et que l’organisation du
système reste largement perfectible.
Cette expérience montre qu’il est vain de penser qu’il est possible d’améliorer
significativement un système de l’état civil en concentrant l’essentiel des efforts sur la
dimension
identification des personnes. Si les opérations de recensement sont utiles pour
fournir une photographie à la population, elles doivent impérativement être accompagnées
d’une approche structurel e pour une amélioration du système de l’état civil.
Le programme d’appui au fonctionnement de l’état civil au Mali épouse cette logique en
adoptant une approche à deux niveaux : amélioration de l’offre et de la demande du système
de l’état civil et mise en place d’un fichier central sécurisé :
« Le projet contribuera à la
modernisation de l’état civil par la mise en place d’un appui au pilotage stratégique, par une
amélioration de l’offre (accessibilité des centres, formation des acteurs, archivage, etc.) et de
la demande (campagnes de sensibilitation, éducation civique, etc.). Enfin, le projet devrait
permettre de disposer d’un système d’information de l’état civil informatisé relié à une base
de données biométriques à même de sécuriser l’identité de la population et d’être exploitable
par d’autres adminsitrations utilisatrices. » (cf. fiche action, p.1).
Le parti pris est de placer l’informatisation dans le cadre global de la réforme. En effet,
l’informatisation ne se résume pas à de l’équipement informatique et n’est qu’un outil
devant servir à améliorer l’efficacité d’un système global d’état civil. Autrement dit, la
causalité ne doit pas être inversée : ce n’est que si le système d’état civil est efficace que
l’informatisation jouera pleinement son rôle, notamment en matière de sécurisation des
données, d’archivage, de célérité dans le traitement de l’information et d’amélioration du
service fourni à la population (transmission de copies ou d’extraits).
Ensuite, il est rappelé que le fichier d’état civil est un
fichier source. Les informations qu’il
contient peuvent alimenter d’autres fichiers utilisateurs (fichier électoral, fichier de la carte
d’identité, impôts, etc.).
Néanmoins, ce transfert d’information se doit d’être conforme
aux textes régissant la protection des données personnelles. C’est pourquoi les TDR
mettent l’accent tant sur l’interopérabilité des acteurs dans le cadre du pilotage stratégique
23
de la réforme que sur la réalisation d’études afin de s’assurer de la conformité de la
démarche avec les textes en vigueur régissant la protection des données personnelles.
Enfin, la réforme ne doit pas simplement se référer aux éléments techniques ou
institutionnels qui sont certes des conditions nécessaires mais non suffisantes. Elle doit
aussi prendre en compte les aspects socio-économiques et culturels du pays. En effet, un
bon système d’état civil informatisé doit être un facteur incitatif pour les déclarations et non
répulsif. La population doit donc ressentir une amélioration du service. Là-encore, plusieurs
actions sont prévues pour s’assurer d’une bonne adéquation du système avec les réalités
nationales et locales (étude sur les minorités étude sur le genre ; accent mis sur le service
de proximité de l’état civil, campagnes de sensibilisation, etc.).
Pour aller plus loin, nous distinguons deux types de fonctions pour les administrations ou
collectivités territoriales concernées par la gestion de l’état civil. Les
services producteurs
de documents d’état civil et les
services utilisateurs. Les premiers seront essentiels pour
conduire la réforme et c’est pourquoi il est proposé de concentré les appuis sur ceux-ci.
Par services producteurs d’état civil, nous comprenons les administrations et collectivités
territoriales contribuant à transformer un fait d’état civil (mariage, décès, naissance) en un
document administratif d’état civil. Ainsi, les services suivants sont concernés :
-
Le Ministère de l’Administration Territoriale du fait de l’exercice de sa tutelle sur la
Direction Nationale de l’Etat Civil ;
-
Le Ministère de la Justice, d’une part, du fait du contrôle judiciaire exercé sur les
documents d’état civil et, d’autre part, par la délivrance des jugements supplétifs ;
-
Le Ministère de la Santé du fait de l’exercice de sa tutelle sur les structures sanitaires
chargées de délivrées les déclarations de naissance ou de décès (centres de
déclaration) ;
-
Le Ministère des Affaires Etrangères du fait de la délivrance de documents d’état civil
au malien résidant à l’étranger via les consulats ;
-
Les communes en leur qualité de centre d’état civil.
Par services utilisateurs, nous comprenons les administrations utilisatrices celles qui
exploitent les documents d’état civil existants :
-
Le Ministère de l’éducation nationale car l’inscription dans les établissements
scolaires et universitaire nécessitent un extrait d’acte de naissance ;
-
L’Institut National de la Statistique qui exploite les documents d’état civil pour
produire des statistiques sur la nuptialité, la mortalité ou la morbidité ;
-
La Ministère de la Sécurité et de la Protection Civile (MSPC) pour la constitution de
dossiers en vue de l’obtention de pièces d’identité.
L’approche adoptée pour la mise en œuvre du projet sera donc de concentrer l’effort sur les
services producteurs en y affectant de l’assistance technique principale et/ou non principale.
Ainsi, un expert juriste sera affecté à la Direction Nationale des Affaires Judiciaires et du
Sceau du Ministère de la Justice, un expert « administration territoriale » sera affecté à la
DGAT, un expert informaticien au Centre de traitement de l’état civil (CTDEC) et un expert
« état civil » (chef d’équipe) sera mobilisé auprès de la DNEC. Ainsi, à l’exception du
Ministère de la Santé qui sera appuyé ponctuel ement par de l’expertise de courte durée,
24
tous les services producteurs disposeront d’une assistance technique permanente pour
accompagner la réforme.
L’idée est de disposer sur l’ensemble de la chaîne de l’état civil d’une expertise
permanente dans l’esprit de l’approche systémique présentée dans les termes de
référence.
Complémentarité avec les actions conduites par la CTB
La complémentarité entre les deux projets de la même fiche d’action doit être totale. C’est
dans cet esprit qu’a été élaborée la présente proposition technique. En amont, la formulation
de l’action a été réalisée conjointement entre la CTB et Civipol (mission conjointe à Bamako,
conception d’un dispositif de pilotage technique conjoint, répartition cohérente des activités
entre les deux opérateurs, etc.).
A cet égard, le dispositif de pilotage du projet a été présenté par la CTB dans son document
de description de l’action et a été validé au préalable par Civipol.
Concernant la phase de formulation de l’action, une mission conjointe a été réalisée en
octobre 2016 à Bamako. El e fut l’occasion de procéder à une première présentation de
l’action au Directeur National de l’Etat Civil et à son équipe. Une autre mission conjointe a
été réalisée à Bamako en mai 2017. Par ailleurs, plusieurs réunions de cadrage ont été
organisées au siège des structures afin de caler les interventions.
Concernant la répartition des activités entre opérateurs, les éléments déjà présents dans la
fiche action ont été affinés d’accords parties ainsi que le chiffrage des activités (cf. tableau
3). L’idée était d’éviter toute confusion sur les responsabilités mais aussi de s’assurer d’une
parfaite interaction du fait de l’interdépendance des actions entre opérateurs des deux
projets.
Tableau 3 : Activités et répartition des appuis partenaires
Volets
CIVIPOL
CTB
R1.1 Le pilotage de l’état civil est amélioré
Activité 1.1.1 : Révision des textes régissant l'état civil
Activité 1.1.2 : Mise à jour des informations sur l’état civil.
Activité 1.1.3. : Pilotage de l’état civil et renforcement des
interactions entre les acteurs
R.1.2 Les capacités des administrations chargées de la gestion de l’état civil et la
sensibilisation des acteurs sont améliorées
Activité 1.2.1. Renforcement des compétences des acteurs liés
directement à la production de l’état civil ;
Activité 1.2.2 Populations sensibilisées à l'importance des
déclarations des faits d'état civil:
Activité 1.2.3. : Amélioration de l’offre de service de l’état civil
Activité 1.2.4. : Renforcement de l’archivage
R. 2.1 Un fichier national de l’état civil, reliée à une base de données biométrique
constitué et interconnecté avec les communes et postes consulaires informatisés
25
Activité 2.1.1. : Etudes préalables à la création du fichier central
et mise à jour de la solution informatique
Activité 2.1.2. : Déploiement de la solution informatique
Activité 2.1.3. : Mise à niveau de la base de données
identification (avec données biométriques) issues du RAVEC
Concernant la mise en œuvre du programme, il a été arrêté par l’ensemble des parties que
les experts seraient accueillis au sein des administrations et services bénéficiaires, à savoir
la DNEC (siège du projet), le CTDEC (dans l’hypothèse où ce centre ne soit pas intégré
physiquement à la DNEC), au Ministère de la Justice et au MAT. Au sein de la DNEC, les
experts des deux projets mutualiseront leurs moyens (plan de communication commun, rôles
respectifs de chaque expert bien défini lors de la phase de démarrage, etc.). Néanmoins,
dans la mesure où les modalités contractuelles sont très différentes (contrat de services pour
Civipol et PAGODA pour la CTB), il sera nécessaire que chaque opérateur dispose de son
propre administrateur de projet garant du respect des procédures. Enfin, le pilotage
technique du projet sera commun
Dispositifs de pilotage, de coordination et de mise en œuvre
La structure de pilotage validée par CIVIPOL et la CTB est détaillée dans la proposition de la
CTB.
Source : Document de description de l’action CTB (version provisoire)
26
Mettre en place un dispositif de Suivi Evaluation
Un élément clé de notre approche consistera à mettre en place un dispositif rigoureux de
suivi-évaluation de l’AT et du Programme, dans l’objectif de renforcer le leadership du CNP
dans le pilotage et la gestion de l’ensemble des actions. Une situation où le suivi serait
déficient peut engendrer des retards dans l’identification des difficultés et donc des retards
dans la mise en place de mesures correctives. Notre système renforcera le suivi-évaluation
non seulement au niveau de l’AT, mais également au niveau du Programme, par une
stimulation et un appui continus. Des outils normalisés et harmonisés seront conçus,
développés et partagés avec les différents projets du Programme.
L’obtention d’informations régulières et systématiques sur les activités en cours du
Programme (partie ‘suivi’) et l’extraction de leçons, de propositions et de conclusions pour le
futur (partie ‘évaluation’) permettront à la DNEC de jouer un rôle actif en termes d’orientation
ou de réorientation des activités.
Une étape préliminaire importante consistera à démystifier le suivi-évaluation, souvent perçu
comme un sujet complexe dès qu’il se structure sur le suivi d’indicateurs difficiles à suivre et
qu’il implique l’utilisation de logiciels spécifiques souvent pointus.
Synthèse de notre système de suivi-évaluation
Conception puis mise en œuvre des
outils de suivi et mécanismes de concertation et de
coordination entre l’AT et les responsables des partenaires opérationnels, notamment la CTB
comme défini dans les manuels de procédures produits lors de la phase de démarrage.
Mise en place d’un
tableau de bord synthétique et dynamique de suivi qui présente les
résultats attendus et les niveaux à atteindre des indicateurs. La gestion axée sur les résultats
soutient ainsi le principe du suivi-évaluation.
Harmonisation du reporting pour en faciliter l’analyse. Les rapports mettront l’accent sur
les résultats atteints, les activités réalisées, l’évolution des indicateurs, les difficultés
rencontrées et les recommandations. Il conviendra de sensibiliser les parties prenantes sur
l’utilisation des rapports comme de véritables instruments d’aide à la décision.
Organisation de missions de terrain auprès des bénéficiaires. Ces missions pourront dans
un premier temps être organisées conjointement entre l’AT, la CTB, le comité de suivi
technique et la DUE, pour assurer une meilleure visibilité. Elles pourront par la suite être
conduites de manière plus autonome par l’AT, selon un chronogramme précis.
Elaboration de
règles et documents-type pour l’ensemble des modalités (
qui, comment,
quand…) des opérations de collecte des données et informations, d’insertion de ces
données dans le système, de vérification et de traitement, et de leur exploitation.
Mise en place d’un outil informatique simple (Excel) permettant de gérer l’information
produite par les activités de suivi/évaluation. L’informatisation du processus est un outil
important pour gérer les informations générées par le reporting, mais c’est surtout son
analyse et les missions de terrain qui constituent le cœur du système. Des procédures et des
formats précis seront également développés et installés pour la saisie, l’encodage, le
contrôle et le traitement des données.
27
Les données emmagasinées permettront d’obtenir les outputs suivants sous forme de listings,
de graphiques ou de rapports :
-
Planification des activités,
-
Activités achevées/exécutées avec leur budget respectif, délais possibles,
pourcentage réalisé…
-
Evolution des indicateurs des activités et des résultats (efficience et efficacité du
Programme), et de l’accomplissement des objectifs globaux (indicateurs d’impact),
-
Suivi des risques et hypothèses.
L’évaluation de l’impact du Programme sera l’un des objectifs visés par le dispositif mis en
place. Cette évaluation est complexe pour de multiples raisons (difficultés de disposer de
données pertinentes, d’évaluer l’impact propre par rapport aux effets d’autres facteurs
externes, d’identifier à très court terme des effets induits qui souvent n’apparaissent de façon
significative qu’à plus long terme, etc.).
Pour aborder ces difficultés nous proposons d’utiliser la méthode originale ‘
Outcome
mapping’ du Centre de Recherches pour le Développement International5, conçue pour aider
les intervenants dans les processus de développement à décrire, documenter et évaluer de
manière précise la contribution qu’ils apportent aux changements de comportement et de
situation des populations qui bénéficient de leurs actions.
Ces changements sont définis comme étant les modifications du comportement, des
relations, des activités ou des actes de personnes, de groupes et d'organisations avec
lesquels les responsables d'un programme ont des contacts directs. La méthode met l’accent
sur la contribution des programmes à ces changements plutôt que de viser directement des
impacts, qui en sont les conséquences et pour lesquels un seul acteur peut difficilement
s’attribuer la responsabilité eu égard à la complexité des processus de développement, et à
la diversité des facteurs et acteurs qui y entrent en jeu.
1.4 ACTIVITES PROPOSEES
Dans les sections qui suivent, exposées sous le format d'une fiche, on présente les
propositions initiales concernant la mise en œuvre des activités du projet. Ces fiches
rappellent brièvement le contexte, tel que connu à la date de finalisation de ce document,
ainsi que la méthodologie, la durée, et les ressources que nous estimons nécessaires à sa
mise en œuvre.
Les propositions sont effectuées en l’état actuel de connaissance des enjeux de la réforme
de l’état civil au Mali, et compte tenu l'expérience d’actions similaires. Dans le souci de
préserver l’efficacité de ce service, le démarche consistera, dès le démarrage du projet, et
tout au long de sa mise en œuvre, à adapter la méthodologie et le plan de travail aux
contraintes des institutions partenaires du projet, à la fois en termes de capacités et de
nécessités opérationnelles. Les activités sont donc présentées à titre indicatif et seront à
affiner lors de la phase de démarrage.
Nous serons également force de proposition en cas de changement de la situation donnant
lieu à l’émergence de nouveaux domaines d’appui.
5 http://www.idrc.ca/EN/Resources/Publications/Pages/IDRCBookDetails.aspx?PublicationID=121
28
Comme le programme sera mis en œuvre conjointement par Civipol et la Coopération
Technique Belge (CTB), un pilotage technique a été conçu afin de s’assurer d’une parfaite
complémentarité entre la mise en œuvre des deux contrats, dont chaque organisation sera
responsable des activités signalées dans le tableau suivant (le détail des conduites par la
CTB se trouve dans leur document "Description de l'Action").
29
Tableau 4 : Répartition des résultats, activités et actions entre les opérateurs de mise
en œuvre
Volets
CIVIPOL
CTB
R1.1 Le pilotage de l’état civil est amélioré
Activité 1.1.1 : Révision des textes régissant l'état civil
Evaluation du dispositif législatif et règlementaire de l’état civil ;
D1
Appui à la mise en place d’un dispositif de révision des textes règlementant la
gestion de l’état civil
(ateliers régionaux, assistance juridique, appui logistique,
secrétariat);
D + C
Appui à l’élaboration et la d
iffusion d’une instruction générale de l'état civil pour les
officiers et agents (assistance technique) ;
C
Activité 1.1.2 : Mise à jour des informations sur l’état civil
Appui à la mise à jour régulière de la cartographie de l’état civil permettant de
disposer des indicateurs de suivi et de performance ;
D
Réalisation d’études spécifiques pour une meilleure compréhension et intégration
des groupes vulnérables, des minorités, des enfants dans le système de l’état civil
C
Mise en place d’un dispositif pour une diffusion régulière des résultats obtenus
D
Activité 1.1.3. : Pilotage de l’état civil et renforcement des interactions entre les
acteurs
Mobilisation des acteurs autour de la mise en œuvre de la stratégie nationale de
l’état civil et notamment la priorisation de son plan d’action
Appui à la DNEC pour l’élaboration de ses textes organiques et la mise en place
d’un dispositif de suivi et de contrôle efficient;
Renforcement des capacités de la DNEC (appui-conseil, équipements et
fournitures) ;
Appui à l’organisation de réunions régulières du comité de pilotage ;
Facilitation et renforcement de l’interopérabilité entre les secteurs « producteurs »
et/ou utilisateurs des données de l’état civil
R.1.2 Les capacités des administrations chargées de la gestion de l’état civil et la sensibilisation des
acteurs sont améliorées Activité 1.2.1. Renforcement des compétences des acteurs liés directement à
la production de l’état civil ;
Elaboration d’une stratégie de formation
Elaboration/actualisation/diffusion des supports de formation
Formation des agents et officiers d’état civil;
Organisation de sessions de formation des autres acteurs impliqués dans l’état civil
Mise à niveau des représentants de l’Etat et du personnel de la justice pour assurer
un appui technique, un suivi et contrôle efficace de l’état civil au niveau des
communes
Activité 1.2.2 Populations sensibilisées à l'importance de l’état civil:
30
Stratégie de communication interne (administrations) et externe (population)
Actions de sensibilisation dans tout le pays
Intégration de l’état civil dans les programmes scolaires ;
Formation des relais de communication : personnel de santé, sages-femmes, chefs
de village, groupements de femmes, etc.
Activité 1.2.3. : Amélioration de l’offre de service de l’état civil
Appui conseil/assistance technique au niveau des cercles des acteurs de l’état civil
Renforcement des capacités des communes (élaboration, gestion et suivi des plans
d’amélioration du service de l’état civil
Appui à la réhabilitation et au fonctionnement des centres principaux, secondaires et
de déclaration
Appui logistique aux agents de l’état civil et de déclaration (moyens de locomotion)
Appui en équipement aux centres d’état civil. Réhabilitation et équipement des salles
d'archivage des centres d'état civil, des cercles et des tribunaux ;
Activité 1.2.4. : Renforcement de l’archivage
C
Renforcement de l’archivage
C
Sécurisation de l’approvisionnement en registres
C
R. 2. 1 Un fichier national de l’état civil, reliée à une base de données biométrique constitué et
interconnecté avec les communes et postes consulaires informatisés
Activité 2.1.1. : Etudes préalables à la création du fichier central et mise à jour
de la solution informatique
C
Identification des nouvelles technologies pour l’amélioration de l’enregistrement des
faits d’état civil ;
C
Schéma directeur pour l’informatisation de l’état civil et conditions d’exploitation du
fichier central de l’état civil par d’autres administrations ;
C
Elaboration du cahier des charges pour la mise à jour de l’application informatique
de gestion des données de l’état civil ;
C
Audit de la base de données biométrique RAVEC (y inclus son utilisation pour des
fins d'identification des ressortissants maliens en situation irrégulière);
C
Etudes "base de données, sécurité, réseaux" ;
C
Activité 2.1.2. : Déploiement de la solution informatique et équipement
Equipement informatique des centres d’état civil, y compris consulaires;
Informatisation de la direction nationale de l’état civil ;
Déploiement progressif de la solution informatique dans l’ensemble du territoire ;
Maintenance et mise à jour des bases de données
Activité 2.1.3. : Mise à niveau de la base de données identification (avec
données biométriques) issues du RAVEC
C
31
Appui à l’organisation d’audiences foraines et opération d’enrôlement ;
C
Appui spécifique à la mise en place et l’utilisation de la base de donné
es de l’état
civil dans les postes consulaires ;
C
1D = phase de démarrage ; C = phase de croisière ; D + C : activités commencé en phase de démarrage et
poursuivie en régime de croisière du projet
Seules les activités pilotées par Civipol seront développées ci-dessous. Il est proposé de
décomposer la présentation des activités en deux phases : une phase de démarrage et une
phase de « croisière ».
I. PHASE DE DEMARRAGE
Comme précisé plus haut, la phase de démarrage est essentielle pour la bonne exécution du
projet, et servira pour:
-
Mettre en place la logistique, la communication et l’administration du projet
La période de démarrage va permettre
o l’installation des équipes projets au sein des administrations concernées. Il serait
souhaitable que les experts juriste, informaticien, et décentralisation soient
respectivement hébergés au sein du Ministère de la Justice, à la CTDEC et à la
Direction Générale de l’Administration Territoriale.
o Assurer le recrutement du personnel d’appui (assistant(e)s, chauffeurs,
comptables) ; achats des fournitures et matériels de bureau, ouvertures de
comptes bancaires dédiés, etc.
o L'achat d’équipements et fournitures, élaboration des procédures interne de
gestion, mise en place des modes de communication internes et externes
o Des petites réhabilitations éventuelles des bureaux mis à disposition.
o Elaborer le plan de communication du projet.
-
Assurer l’appropriation nationale du projet La sélection et l’attribution des projets dans le cadre du Fonds Fiduciaire est assez
spécifique, compte tenu de caractère d'urgence de l'instrument. Il convient d’approfondir
dans un premier temps le dialogue avec les autorités nationales et les partenaires
techniques et financiers afin de disposer à l’issue de la phase de démarrage d’une feuil e
de route très précise alimentée par des outils quantitatifs d’aide à la décision. Il sera
d’ail eurs nécessaire d’organiser un Comité de pilotage stratégique avec l'intervention
des autorités nationales pour la validation du rapport de démarrage, avant de passer à
l’étape suivante.
-
Construire les outils d’aide à la décision (tableau de bord) de la réforme Le dispositif de suivi et évaluation du projet sera largement tributaire des résultats de la
carte nationale de l’état civil du Mali. L’élaboration d’une carte nationale de l’état civil
constitue un outil indispensable d’évaluation de la qualité du service de l’état civil rendu à
la population. En Afrique sub-saharienne, le manque d’informations disponibles pour
répondre rapidement et efficacement aux besoins constitue l’une des faiblesses
majeures des systèmes de l’état civil. Cette faiblesse tient principalement à l’inexistence
de procédures de collecte et de mise à jour de l’information au sein des centres d’état
civil. Afin de disposer d’outils efficients de pilotage de la réforme, il est prévu de mobiliser
32
des moyens conséquents tant pour la collecte d’information que pour son traitement ou
sa diffusion. Ainsi, la totalité des centres d’état civil seront visités et des informations
exhaustives seront collectées tant sur l’offre (personnels, état des locaux, couverture
géographique, modalités d’archivage, etc.) que sur la demande (nombre d’actes dans les
centres, nombres de registres, localisation des villages et localités de proximité, etc.).
Les données recueil ies seront ensuite traitées à l’aide d’un logiciel de gestion des
données permettant d’élaborer ensuite les indicateurs nécessaires au suivi et évaluation
de la réforme.
A.1.1.1
Révision des textes régissant l’état civil
Description
Cette activité comprendra :
de l’action
o L’
évaluation du dispositif législatif et règlementaire de l’état civil demandera de
réaliser une analyse du dispositif législatif actuel, d’en dresser les forces et les
faiblesses pour parvenir à la formulation d’un cadre législatif rénové ou/et
renforcé.
o L’
appui à la mise en place d’un dispositif de révision des textes portera sur la
rédaction de nouveaux textes législatifs, et sur l’accompagnement jusqu’à
l’adoption des nouveaux textes par l’autorité compétente 1- Parlement ; 2-
Administration territoriale ; 3- Santé ; 4- Justice ; 5- Education ; Il s’agira alors
dès l’adoption de nouveaux textes d’assurer leur diffusion auprès des
personnes ou autorités cibles, selon le format le plus adapté (outil de
communication et canal de diffusion ajusté au public cible), à travers des
ateliers régionaux, assistance juridique, appui logistique et du secrétariat.
L’appui consistera à vérifier que la stratégie nationale et les appuis extérieurs
dont le présent projet sont en parfaite cohérence et synergie. Le cas échéant,
des clarifications seront demandées au gouvernement si des interrogations
sont soulevées.
o L'
élaboration et diffusion de l’Instruction Générale de l’état civil (IGEC), pour
les officiers et agents (assistance technique): il s’agira de veiller à
l’appropriation de ces textes par les personnes en charge de la gestion de
l’état civil. L’IGEC permet de clarifier les textes en vigueur en fonction des cas
auxquels les acteurs de l’état civil sont confrontés. Aussi après son élaboration
(par des juristes et des acteurs de terrain), l’IGEC devra être validée par
l’autorité compétente, et une stratégie de diffusion sera à mettre en place ainsi
que les supports de communication.
La formation des acteurs de l’état civil sera à prévoir pour s’adapter au contexte
législatif et à l’état d’avancement de l’informatisation et de l’archivage des actes
d’état civil. Afin de garder une approche utile et de veiller à la réussite de ces
formations, chaque cycle de formation sera suivi d’une analyse des résultats, par
site et des recommandations seront dressées pour que chaque échelon du
système participe à l’atteinte du résultat escompté.
Objectifs de
Apporter un appui aux autorités maliennes afin qu’el es disposent de textes
l’activité
juridiques en conformité avec un système d’état civil moderne
Description
Expertise juridique comportant les tâches suivantes :
-
prise de connaissance des textes régissant l’état civil ;
-
appui à une Commission de révision des textes;
-
concertation avec les ministères, institutions et services intéressés, ainsi
qu’avec des représentants des collectivités locales et de la société civile ;
-
rédaction d’une Instruction Générale de l’Etat Civil (IGEC). El e constituera un
outil juridique de référence pour les autorités et pour les centres.
-
rédaction de documents pédagogiques pour informer et former les officiers et
agents de l’état civil à l’application quotidienne de la loi.
-
appui matériel léger pour l’organisation de réunions de la Commission de
révision des textes relatifs à l’état civil, notamment pour la mobilisation des
33
experts des différents ministères intéressés. Cet appui comportera l'achat de
fournitures de bureau, la prise en charge des pauses-cafés, la location de
salles, l’organisation d'ateliers de travail spécifiques, la prise en charge
d’indemnités de déplacement si nécessaire.
-
Concernant les modalités de travail de la Commission de révision des
textes, il est essentiel que certaines séances d’audition soient
déconcentrées. En effet, l’application de la loi ne pourra être efficace que si
les Tribunaux de Grande Instance sont totalement impliqués.
-
Il est proposé d’organiser dix ateliers régionaux (3 jours) au cours desquels
les premières propositions de textes seront discutées et amendées par les
magistrats des TGI. Les commentaires devront être pris en compte au
niveau central. En fin de processus, un atelier national de restitution sera
organisé.
Résultats
-
Un atelier de travail est organisé dans chaque région et un atelier national de
attendus
restitution est organisé ;
-
Les textes régissant l'état civil sont révisés et les procédures harmonisées :
-
Tous les acteurs chargés de la gestion de l’état civil disposent de normes
communes, contenues dans l’IGEC.
-
Les documents d’état civil sont compatibles avec l’informatisation.
Partie(s)
Ministère de la Justice (Présidence de la commission des textes)
prenante(s)
Groupes
Magistrats des TGI ; Officiers d’état civil ; Préfets ; Responsables MAT,
cibles
Ministère des Affaires Etrangères, de la MINSANTE.
Indicateurs
-
Nombre d’ateliers régionaux organisés
de résultats
-
Date de validation des textes révisés
-
Nombre de réunions de la Commission de révision des textes
-
Nombre de magistrats impliqués dans le processus de révision
Durée
12 mois
Période
Mois 1 à 12
Expertise
-
Expert juriste
principale
-
Chef d’équipe
-
Expert administrateur
Expertise CT
N/A
Hypothèses
La Commission nationale des textes est créée et opérationnelle ;
et risques
-
Les modifications des textes donnent lieu à décrets d’application ou, si
révision de la loi, celle-ci est effectivement votée au Parlement dans des
délais compatibles avec la bonne exécution du projet
-
Risque de non implication effective des magistrats des TGI
34
Activité 1.1.2.: Mise à jour des informations sur l’état civil (CIVIPOL)
L’élaboration d’une carte nationale de l’état civil constitue un outil indispensable d’évaluation
de la qualité du service rendu à la population. Dans le cas du Mali, le manque d’informations
disponibles pour répondre rapidement et efficacement aux besoins et surtout les
insuffisances dans leur traitement constituent l’une des faiblesses relevées dans le
document de stratégie nationale de l’état civil. Ces manques d’information et de traitement
tiennent principalement à l’absence de procédures de collecte et de mise à jour de
l’information au sein des centres d’état civil et de la DNC.
Cet exercice se basera initialement sur les résultats (et leçons) de l’évaluation nationale qui
a porté sur 64 communes des 703 existantes, et sur les éléments collectés par l’étude
conduite en juin 2017 par l’UNICEF dans l’ensemble des 24 cercles des 4 régions de
Sikasso, Mopti, Gao et Tombouctou.
Une fois la cartographie réalisée, il s’agira de s’assurer d’une mise à jour régulière des
données et de leur bonne qualité. En effet, le tableau de bord issu de la cartographie et des
remontées régulières d’informations sera la source d’information principale du dispositif de
suivi et évaluation de la réforme. Il sera donc essentiel de proposer la mise en place d’un
mécanisme simple et pérenne, s’appuyant au maximum sur les structures existantes, pour
mettre à jour dans la durée les informations relatives aux centres.
Une attention particulière sera portée pour une
diffusion régulière des résultats obtenus,
grâce à différents outils de suivi-évaluation (cartes, graphiques, tableaux de bord,…). Cette
diffusion aura pour objectif de consolider l’intérêt des différents acteurs à l’importance
nouvelle accordée à l’état civil dans la gestion de l’Etat, et notamment en vue d’accroître le
service rendu au citoyen.
Activité 112.a
Appui à la mise à jour régulière de la cartographie de l’état civil
permettant de disposer des indicateurs de suivi et de performance ;
Objectifs
Dans le cadre de l’activité de cartographie de l’état civil du Mali, l’objectif
principal consiste à permettre aux autorités compétentes de disposer d’une
base de données de l’état civil exhaustive, à même de répondre aux besoins
de planification des dépenses pour la réforme de l’état civil. En effet, la
cartographie constitue un outil indispensable d’aide à la décision dans le cadre
de réhabilitation de l’état civil. Il s’agira alors de :
-
disposer d’un outil de localisation de l’ensemble des centres d’état civil
(cartographie) ;
-
disposer d’un outil informatique permettant d’obtenir des informations
exhaustives sur les infrastructures, ressources matérielles et
équipement des centres d’état civil principaux afin de planifier les
investissements futurs ;
-
disposer d’un outil informatique permettant l’identification des
ressources humaines et de leurs caractéristiques afin de s’assurer
d’une meil eure adéquation entre personnels affectés et besoins de
service ;
-
disposer des informations générales sur la population, les
infrastructures existantes (électrification, écoles, centres sanitaires,
etc.), les équipements routiers, les localités rurales, etc. afin de
pouvoir mesurer l’accessibilité des centres d’état civil.
35
Description
Le principe d’élaboration de la carte de l’état civil repose sur l’exhaustivité de
l’information recueil ie. Ainsi, tous les centres d’état civil seront visités. Une
équipe de 60 enquêteurs et de 10 contrôleurs sera déployée afin de récolter les
données pertinentes dans les différents centres d’état civil. La collecte
d’informations sur le terrain sera réalisée à l’aide de tablettes permettant ainsi
un transfert et traitement très rapides de l’information. L’application
informatique utilisée permettra une gestion rapide et rigoureuse des
informations collectées sur le terrain. Entre autres, elle devra être en mesure
de produire les indicateurs de qualité du service rendu attendus, tels
l’accessibilité géographique des centres (nombre de kilomètres et/ou durée
pour atteindre le centre d’état civil le plus proche), le niveau d’activité potentiel
des centres (nombre d’habitants couvert par un centre donné), etc.
a) Activités préparatoires : Elles incluent les tâches suivantes :
Elaboration des outils de collecte
Les informations à collecter en vue de constituer la cartographie de l’état
civil sont regroupées en différents modules dont notamment les suivants :
Module 1 : Identification du centre de l’état civil. Il s’agit de la
localisation géographique du centre d’état civil. Les coordonnées GPS
seront relevées.
Module 2 : Structure. Ce module comprend les informations sur : (a) le
bâtiment abritant le centre d’état civil (la nature du mur extérieur, la
toiture, le revêtement du sol) ; (b) le nombre de pièces consacrées à
l’état civil ; (c) l’alimentation en eau et en électricité ; (d) la présence et
le type de toilettes ;
Module 3 : Capacités d’archivage du centre d’état civil à savoir : (a) le
nombre de pièces consacrées à l’archivage de registres ; (b) le mode
d’archivage ; (c) l’état de conservation des registres ;
Module 4 : Equipements de base dans le centre d’état civil.
Module 5 : Personnel du centre d’état civil.
Formation des contrôleurs et des agents enquêteurs
La formation sera essentiellement axée sur la manipulation des tablettes
qui seront utilisées par le personnel de terrain (contrôleurs et agents
enquêteurs). Une première formation sera organisée à Bamako à
l’attention des contrôleurs régionaux de l’opération de collecte (10) qui
seront placés sous la coordination d’un statisticiens-démographes mobilisé
par Civipol ; (expertise court terme). Leur formation englobera aussi bien
les aspects techniques portant sur l’administration du questionnaire que
ceux relatifs à l’organisation et au contrôle du travail sur le terrain. A leur
tour, les contrôleurs régionaux dispenseront des formations aux agents
enquêteurs qui seront recrutés dans les chefs-lieux de région et dans les
pools de collecte.
b) Collecte des données
Le recensement des 995 centres d’état civil disséminés sur l’ensemble du
territoire national sera réalisé afin de disposer d’informations fiables et
actualisées. L’étude consistera à collecter les données dans les tous ces
centres situés dans les 10 provinces. Pendant la collecte, les agents
enquêteurs accompliront les tâches principales ci-après :
-
Administrer le questionnaire au préposé du service d’état civil
(entretien et saisie des réponses dans la tablette) ;
-
S’assurer de l’enregistrement complet des données dans la tablette ;
-
Enregistrer les coordonnées géographiques du centre d’état civil à
l’aide du GPS ;
-
Photographier le bâtiment du centre d’état civil (aspects intérieur et
extérieur) ;
-
Signaler auprès du contrôleur régional toute éventuelle anomalie
36
constatée lors de la manipulation de la tablette ;
-
Transmettre au serveur du niveau central (par internet) les données
enregistrées sur la tablette.
Les contrôleurs assumeront les tâches suivantes :
-
Présenter les agents enquêteurs auprès des autorités et de préposés
aux services de l’état civil ;
-
Initier les agents enquêteurs aux interviews avec les préposés des
services de l’état civil ;
-
S’assurer de la bonne utilisation des tablettes par les agents
enquêteurs ;
-
Résoudre des problèmes techniques ou pratiques éventuellement
rencontrés par les agents enquêteurs.
c) La gestion informatisée des données
Présentation générale de l’application informatique de gestion des données
Il sera développé une application permettant à un utilisateur de
visualiser facilement et de localiser de façon compréhensible les
différents centres d’état civil du Mali et d’en visualiser les
caractéristiques. La localisation de ces centres sera déterminée à partir
de coordonnées GPS qui seront recoupées avec des informations
cartographiques permettant de retrouver la commune dans laquelle se
situe le centre.
Une fois ces informations enregistrées, on pourra ensuite augmenter la
base de connaissances avec des informations de dimensionnement
des volumes de données de chaque centre quand elles sont
disponibles.
L’application devra ensuite, en fonction des demandes de l’utilisateur,
planifier des tournées et estimer le temps de leur réalisation. Elle
produira des informations précises sur chacune des tournées planifiées
et des personnels nécessaires afin de proposer à l’utilisateur un
scenario réaliste de traitement des différents centres.
mations les concernant comme décrit en préambule.
Saisie des informations
permettant la cartographie des centres d’état civil
Conformément aux modules présentées précédemment, l’application
de saisie sur terminal mobile permettra d’enregistrer les informations
complètes et précises concernant :
-
L’identification du centre d’état civil, officier d’état-civil ;
-
Type de voie d’accès, distance des centres d’état civil les plus proches
en temps et km, distance de la principale ville de la région ;
-
Identification des centres d’état civil secondaires et des officiers d’état-
civil (biométrie) ;
-
Identification des structures sanitaires et distances du CP ou des CS ;
-
Structure du CP, type de construction, état de la construction, niveau
d’équipement ;
-
Alimentation électrique, type, capacité, niveau d’autonomie, etc. ;
-
Eau, toilettes, etc. ;
-
Nombre de pièces consacrées à l’état civil, état des pièces ;
-
Niveau de sécurisation des registres, état de conservation ;
-
Nombre de registre par type, nombre d’actes pour chaque registre par
année ;
-
Dimension des registres par année ;
-
Etat de conservation des registres, niveau de lisibilité ;
-
Nombre d’extraits d’actes non retirés (5 dernières années) ;
-
Equipement du centre, (bureaux, chaises et bancs, ordinateurs,
climatisation, imprimantes, véhicules, etc.) ;
-
Personnel d’état civil, identification, niveau d’études, statut,
connaissance informatique, formation reçue ;
37
-
Rémunération du personnel ;
-
Ressources financières reçues par le centre, dépenses réalisées (2
dernières années) ;
-
Sources de financement (2 dernières années) ;
-
Utilisation des ressources (2 dernières années).
Ces informations seront enregistrées dans le terminal mobile avant
d’être transmises au serveur central dès que la connexion le permettra.
Utilisation des données enregistrées dans la base centrale.
L’application centrale proposera plusieurs états (20, déterminés en
fonction des besoins) afin de mettre les informations à disposition des
administrateurs et des décideurs.
Une interface conviviale permettra de choisir l’état correspondant aux
attentes des gestionnaires. L’application proposera également une
possibilité d’export des informations au format CSV.
Il sera possible d’accéder aux informations concernant chaque centre
en cliquant sur sa position sur la carte Google maps.
d) Traitement et analyse des données
L’analyse a pour objectif de faire un état des lieux de l’offre du système
d’enregistrement des faits d’état civil. Dans la mesure où la collecte
des données se fera à l’aide des tablettes, le traitement et l’analyse
des données pourront commencer immédiatement à la fin de la
collecte de terrain. Ceci dit, les opérations de contrôle d’exhaustif et de
cohérence des informations recueil ies sur les centres d’état civil se
feront progressivement pendant la collecte des données. Ainsi, si un ou
plusieurs fichiers-questionnaire apparaît incohérent, il sera possible
d’avertir le contrôleur de la zone concernée pour qu’il organise
rapidement une nouvelle visite du ou des centres concernés.
Les analyses des données envisagées seront essentiellement
descriptives recourant à des proportions lorsqu’il s’agira notamment de
décrire les caractéristiques des centres d’état civil (infrastructures,
ressources matérielles et humaines, équipements informatiques etc.). Il
sera donc possible de classer les centres d’état civil en fonction des
facilités, du niveau d’équipement, des conditions d’archivage, du profil
du personnel travaillant dans les centres d’état civil.
Certaines analyses permettront de mettre en évidence les différences
entre les régions sur plusieurs aspects qui caractérisent les centres
d’état civil du point de vue de l’infrastructure, des équipements, des
ressources matérielles et humaines, de la disponibilité des données sur
les faits d’état civil.
Enfin, il sera construit puis analysé directement à partir de l’application
informatique les indicateurs clé de pilotage de la réforme de l’état civil.
e) Mise à jour de la cartographie
Pour l’actualisation des données, l’assistance technique devra
proposer un dispositif économe en ressources humaines et
matérielles. Des scénarii seront étudiés : le déploiement périodique
d’équipes sur le terrain, et/ou l’utilisation de technologies Open Data
Kit (ODK) qui s’appuient sur l’utilisation des Smartphones ou
téléphones appropriés. La seconde option, si elle est faisable et
souhaitable, nécessitera probablement des phases de transition afin
d’être pleinement opérationnelle.
Résultats
-
L’enquête de cartographie est réalisée, une application de gestion est
attendus
élaborée pour utiliser la base de données.
-
Un mécanisme de mise à jour des données est mis en place.
-
Les informations utiles de la totalité des centres d’état civil principaux et
secondaires ont été collectées
-
Un Atlas de l’état civil du Mali est produit et diffusé
38
Partie(s)
DNEC
prenante(s)
Groupes cibles
Tous les centres d’état civil
Ressources et
-
20 véhicules tout terrain avec chauffeur loués (2 véhicules par région) ;
coûts
-
80 tablettes seront mises à disposition des agents de collecte ;
-
Une application informatique de gestion des données sera développée par
un prestataire.
-
Contrôleurs de terrain : 10 superviseurs de terrain seront recrutés et
formés à Bamako par le prestataire sélectionné.
-
Agents de collecte : 60 agents de collecte seront identifiés par le
prestataire et formés par les contrôleurs de terrain dans chaque des
provinces.
-
Agents contrôleur des données : 2 agents contrôleur des données seront
mobilisés à Bamako par le prestataire et s’assureront que les informations
transmises via les fichiers sont cohérentes.
Expertise
-
Chef d’équipe
principale
-
Administrateur
-
Expert informaticien
Expertise non
Expert statisticien – démographie mobilisé pour la formation des superviseurs
principale
de terrain, de la coordination du déploiement des enquêteurs, du traitement et
de l’analyse des données.
Indicateurs de
-
Taux de couverture des centres d’état civil
résultats
-
Résultat de l’évaluation par les utilisateurs de l’application informatique de
gestion de l’état civil proposée ;
-
Délai moyen de mise à jour des données de la cartographie
-
Nombre d’Atlas de la cartographie de l’état civil diffusés
-
Atlas de l’état civil au format papier
Livrables
-
Application informatique de gestion des données de l’état civil
-
Manuel utilisateur
-
Rapport spécifique de cartographie
Durée
5 mois
-
Préparation : 1 mois
-
Collecte : 2 mois
-
Traitement et analyse : 1 mois
-
Diffusion et restitution : 1 mois (préparation de l’atelier national)
Période
M1 – M5
Hypothèses
et La situation sécuritaire du pays permet au travail de cartographie de couvrir
risques
l’ensemble du territoire.
39
II. Régime de croisière du projet
Activité 1.1.2 : Mise à jour des informations sur l’état civil.
Il est proposé de réaliser trois études afin de s’assurer d’une bonne prise en compte des
spécificités administratives, sociales et culturelles dans la réforme de l’état civil. Les résultats
de ces études devront fournir des résultats opérationnels pour être intégrés dans les
différentes phases de la réforme. La première étude à caractère sociologique portera sur
l’analyse des spécificités des minorités culturelles pour une meilleure prise en compte dans
la réforme de l’état civil. La deuxième étude « Genre et état civil » aura pour objet principal
de bien percevoir le rôle des femmes dans l’état civil non seulement dans l’enregistrement
des naissances mais aussi pour l’enregistrement des décès et des mariages. La troisième
étude aura pour objet principal d’identifier les spécificités des postes consulaires dans le
système de l’état civil. Une enquête sera réalisée dans les postes consulaires principaux.
Réalisation d’études spécifiques sur l’état civil pour une meilleure
Activité 11.2b
compréhension et intégration des groupes vulnérables, des minorités, des
enfants dans le système de l’état civil.
Objectifs de
-
Fournir les informations nécessaires pour améliorer l’intégration des
l’activité
minorités dans le système de l’état civil ;
-
Fournir les informations nécessaires pour améliorer l’intégration des femmes
et des jeunes filles dans le système de l’état civil ;
-
Fournir les informations nécessaires pour identifier les besoins des postes
consulaires afin qu’ils soient en mesure de s’intégrer dans un système de
l’état civil sécurisé.
Description
Il est proposé de réaliser trois études afin de s’assurer d’une bonne prise en
activité
compte des spécificités administratives, sociales et culturelles dans la réforme
de l’état civil. Les résultats de ces études devront fournir des résultats
opérationnels pour être intégrés dans les différentes phases de la réforme. La
première étude à caractère sociologique portera sur l’analyse des spécificités
des minorités culturelles pour une meilleure prise en compte dans la réforme de
l’état civil. La deuxième étude « Genre et état civil » aura pour objet principal de
bien percevoir le rôle des femmes dans l’état civil, non seulement dans
l’enregistrement des naissances mais aussi pour l’enregistrement des décès et
des mariages. La troisième étude aura pour objet principal d’identifier les
spécificités des postes consulaires dans le système de l’état civil. Une enquête
sera réalisée dans tous les postes consulaires.
La première étude à caractère sociologique portera sur l’analyse des spécificités
des minorités culturelles pour une meilleure prise en compte dans la réforme de
l’état civil. De façon générale, on observe que les taux d’enregistrement de ces
populations est très faible pour des raisons qu’il est nécessaire de déterminer
(problème de reconnaissance administrative, enclavement, perception de
l’identité, rapports historiques avec l’administration, organisation sociale, etc.).
L’étude aura pour objet d’identifier objectivement ces spécificités par
l’organisation d’enquêtes qualitatives et documentaires auprès des populations
et des autorités traditionnelles. Les résultats obtenus seront très utiles pour
alimenter le travail de la Commission de réforme des textes règlementaires de
l’état civil. Des enquêtes de terrain seront réalisées par un bureau d’études
indépendant sous la coordination du Ministère des Affaires Sociales.
La deuxième étude « Genre et état civil » aura pour objet principal de mieux
percevoir le rôle des femmes dans l’état civil non seulement dans
l’enregistrement des naissances mais aussi pour l’enregistrement des décès et
40
des mariages. Comme souvent, ce rôle central est méconnu et mérite d’être
explicité. Cela permettra de s’appuyer sur les femmes comme véhicule central
de sensibilisation des populations. Un deuxième volet de l’étude s’intéressera
aux causes de la forte sous-représentation des femmes dans l’administration en
charge de l’état civil et proposera des solutions pour améliorer ce taux de
participation. Un troisième volet spécifique sera d’étudier la place des jeunes
fil es dans le système national de l’état civil. Des enquêtes de terrain seront
réalisées par un bureau d’études indépendant sous la coordination du Ministère
des Affaires Sociales.
La troisième étude aura pour objet principal d’identifier les spécificités des postes
consulaires dans le système de l’état civil. L’identification a permis de déceler
des insuffisances fortes liées à de nombreux facteurs (éloignement, manque de
communication des postes avec l’administration centrale, ressources
insuffisantes, difficultés de coopérations avec les autorités du pays hôte, etc.).
Une enquête sera réalisée dans les 10 principaux postes consulaires du Mali par
un bureau d’étude indépendant sous la coordination technique du Ministère des
Affaires Etrangère, de l’intégration et de la Coopération Internationale. L’objet de
cette étude sera d’identifier, les besoins des postes consulaires pour être en
mesure de satisfaire aux exigences d’un système d’information de l’état civil
sécurisé.
Résultats
-
Un atelier national de restitution des résultats des études est réalisé ;
attendus
-
Les rapports des études sont diffusés ;
-
Les recommandations des rapports sont prises en compte dans le processus
de réforme de l’état civil, notamment pour la révision des textes.
Partie(s)
-
Ministère des Affaires Sociales,
prenante(s)
-
Ministères des Affaires étrangères
Groupes cibles
-
Femmes et jeunes filles
-
Postes consulaires
-
Les minorités
Ressources et
Bureau d’études ou consultant indépendant recruté par appel d’offre local
coûts
et/ou international
Expertise
-
Chef d’équipe
principale
-
Expert administration pour le marché de l’étude « postes consulaires et état
civil »
Expertise non
-
Expert(s) sociologue(s) ou anthropologue(s) ou géographe(s) :réalisation des
principale
études « genre et état civil » et « minorité et état civil »
Livrables
-
Rapports d’études
Indicateurs de
-
Nombre de recommandations des études prises en compte dans le
résultats
processus de réforme institutionnel e de l’état civil ;
-
Nombre de postes consulaires contactés et/ou visités
-
Nombre de focus groups organisés et/ou de questionnaires administrés
Durée
16 mois
Période
M4 -19
Hypothèses et
N/A
risques
41
Activité 1.2.4. : Renforcement de l’archivage
Cette activité a pour objet de sécuriser les faits d’état civil déjà réalisés. Il convient de
procéder en trois étapes.
La première se concentrera sur l’archivage et les modalités de classement ; la seconde
consistera à renforcer les centres principaux pour qu’ils soient en mesure de remplir leur
mission d’archivage. Enfin, la troisième étape consistera en la numérisation des registres et
leur intégration dans le fichier central de l’état civil.
L’action consiste à procéder à un recensement quantitatif et qualitatif, le plus exhaustif
possible, des données sur les registres d’état civil tenus dans les centres d’état civil du pays
mais aussi ceux des postes consulaires. Ce recensement permettra de classer les registres
au moins en trois catégories en fonction de leur état (bon, détériorés reconstructibles,
définitivement détériorés). Il servira de base à l’élaboration rigoureuse d’une solution
d’archivage numérique.
Renforcement des centres en matière d’archivage physique des registres
Sur la base de la cartographie de l’état civil, des données précises seront disponibles
quant aux volumes d’actes établis dans les centres, les stocks d’archives conservés
et l’état de la conservation.
Par une approche ciblée, des matériels modernes leur seront remis. L’aménagement
de salle d’archivage répondant aux normes sera fait dans ce cadre.
Pour les centres principaux retenus, il importe cependant de les doter de matériels
d’archivage sommaire (du type : armoires métalliques ou rayonnages en bois) de
façon à ce que les registres soient classés physiquement selon un plan d’archivage
de portée nationale. A cette fin, une circulaire adressée aux maires et aux
responsables d’unités administratives notifiera le plan d’archivage à appliquer aux
documents d’état civil.
Sur cette base, une assistance technique sera déployée auprès des communes afin
de mettre en pratique cette directive, et distribuer le cas échéant du matériel
d’archivage (rayonnages, boites à archives…). Cette assistance permettra aux
agents municipaux en charge de l’archivage de s’approprier la circulaire, et de
démarrer le travail d’archivage proprement dit.
Mise en place de l’archivage électronique des registres
Sur la base d’un archivage physique rigoureux, et d’un état des lieux disponible grâce
à la cartographie, il sera possible de classer les registres au moins en trois catégories
en fonction de leur état (bon, détériorés reconstructibles, définitivement détériorés).
Ceci servira de base à l’élaboration rigoureuse d’une solution d’archivage numérique.
Sensibilisée au problème de la conservation des documents d’état civil et à sa
rentabilité économique, la DNEC devra recourir à des méthodes telles que
l’archivage électronique des documents d’état civil afin de les sécuriser.
42
Le remplacement des supports physiques traditionnels (papier) ou la prise en compte
de documents d’origine électronique dans une solution de gestion électronique des
documents (GED) implique dorénavant, notamment lorsque les projets ont pour
vocation un archivage "légal", le respect de certaines normes. Celles-ci, pour le
domaine de la GED et particulièrement pour celui de l’archivage électronique, exigent
de s’assurer que les systèmes sont bien conçus et que leur exploitation respecte des
procédures répertoriées et sécurisées.
Activité 1.2.4.a
Renforcement de l’archivage
Objectifs de
Sécuriser la durée de vie illimitée des archives publiques que sont les
l’activité
archives d’état civil en renforçant leurs conditions de conservation et en
tenant compte de leur intégration d’une manière aisée et automatique
dans une base de données nationale.
Description
Pour l’archivage physique préalable :
activité
Rédaction d’une circulaire instaurant un plan d’archivage national des
documents d’état civil.
La circulaire indiquera le principe de classement des documents (année,
série, sous-série), et les conditions de mise en œuvre du plan dans la
durée. Un groupe de travail sera constitué à ce sujet.
Assistance à la mise en œuvre du plan d’archivage et dotation en
matériels.
Une équipe d’archivistes sera recrutée et déployée auprès de toutes les
communes pour :
- expliquer et commencer la mise en œuvre du plan avec le personnel
communal concerné
- reconstituer le cas échéant les registres détériorés (reliure…)
- distribuer le matériel d’archivage en proportion du stock d’archives à
classer.
Pour l’archivage électronique :
Réaliser une étude d'indexation et de numérisation des registres.
L’étude consiste à procéder à un recensement quantitatif et qualitatif, le
plus exhaustif possible, des données sur les registres d’état civil tenus
dans les centres d’état civil du pays mais aussi ceux des postes
consulaires. Ce recensement permettra de classer les registres au moins
en trois catégories en fonction de leur état (bon, détériorés
reconstructibles, définitivement détériorés). Elle servira de base à
l’élaboration rigoureuse d’une solution d’archivage numérique, en vue de
la reprise de l’antériorité (préparation du marché).
Reprise de l’antériorité
Compte tenu des premiers éléments de diagnostic relatif à l’archivage,
une des solutions de reprise d’antériorité possible serait la suivante :
-
Dans les communes disposant de suffisamment de place et de personnel,
mise en place d’un centre de numérisation régional disposant d’un
numériseur A3 adapté aux registres (pouvant numériser des documents
reliés et potentiellement de mauvaise qualité) et d’un numériseur rapide à
chargement automatique pour toutes les pièces pouvant passer dans un tel
chargeur. Ces centres de numérisation seraient reliés aux sites régionaux,
qui se chargeraient de l’indexation fine des documents à leur réception. Il
suffirait ainsi de former un opérateur dans chaque centre de numérisation
pour la manipulation des scanners, la préparation des documents, leur
rangement ensuite et de former des opérateurs d’indexation dans les centres
régionaux ;
-
Pour les autres communes, la région s’équiperait d’un centre de
numérisation mobile, monté en shelter sur un camion, équipé de panneaux
43
solaires avec secours par les batteries et le moteur du camion. Dans ce
shelter, nécessairement climatisé, serait installé un équipement similaire à
celui décrit ci-dessus. Une équipe d’intervention serait formée et se
déplacerait ainsi de commune en commune pour numériser les registres et
les pièces annexes, puis rentrerait au site régional pour le chargement dans
les bases de la GED-ARCHIVAGE et l'indexation fine par les opérateurs
régionaux. Si un réseau mobile radio est disponible, le camion pourrait
également gagner du temps dans le transfert en transmettant ses images
numérisées par liaison radio (en mode 3G+ par exemple).
Organisation
La reprise nécessitera le montage d’un atelier (selon le descriptif du processus ci-
après) :
La reprise des actes sur les registres existant se découpant en deux phases
principales :
Phase en amont in situ de capture des registres en collaboration
avec le référent état civil de la mairie et un opérateur (deux si gros
volumes) :
Numérisation en une prise de vue du registre ouvert avec scanner à
prise de vue par le haut
Phases aval (découpe des actes, prise en compte des mentions,
indexation par vidéocodage)
en atelier avec la chaîne telle qu’il ustrée en
début de cette section
Chaîne de traitements en flux avec à chaque étape un contrôle
qualité des images et index :
o Eventuelle binarisation de l’image (permet d’améliorer la
lisibilité, donc la qualité d’impression, des actes images par la
suite)
o Découpe des actes (deux pages avec potentiellement
plusieurs actes par page qui doivent être chacun isolé)
o Indexation/lien avec l’acte (type, année, n°, noms...)
Avant l’exportation dans un format (tant pour les données que les images)
intégrable dans une base centrale état civil, un dernier contrôle qualité
peut être opéré pour assurer un « taux de non qualité admise » (par
exemple de 1% selon la norme X06-022-AFNOR).
Evaluation
Il ne sera certainement pas possible de numériser la totalité des registres sauf
augmentation de l’enveloppe budgétaire. La solution proposée sera donc de
commencer les opérations de numérisation par l’année en cours puis de remonter
dans le temps jusqu’à épuisement des ressources disponibles. Une autre solution
serait de procéder par la numérisation de la totalité des registres pour des régions
sélectionnées (phasage). En première analyse, la dotation budgétaire du
programme affectée à la numérisation permettra de numériser environ 2 millions
d’actes, soit environ 20 % de la totalité des registres.
Une fois l’opération pilote achevée, son coût sera évalué (coût moyen par acte
numérisé) en vue d’une généralisation.
Une estimation détaillée des coûts directs et indirects sera réalisée ainsi qu’une
44
analyse d’opportunité. Un rapport d’évaluation sera remis à l’issue de cette
analyse.
Résultats
Un plan d’archivage physique des documents d’état civil est disponible et mis en
attendus
œuvre dans les communes.
Une étude d’indexation et de numérisation des registres est disponible.
La reprise de l’antériorité est réalisée.
Partie(s)
DNEC
prenante(s)
Ressources et
-
Matériels d’archivage
coûts
-
10 archivistes de terrain et 10 adjoints en mission circulaire dans le pays.
-
Etude d’indexation et de numérisation
-
Reprise de l’antériorité
Expertise
-
Chef d’équipe
principale
-
Expert informaticien
-
Expert administration pour la passation des marchés
Expertise non
-
Expert archiviste
principale
Livrables
-
Base de données des registres numérisés créée
-
330 centres d’état civil équipés pour assurer un achivage correct
-
Plan d’archivage national
-
Rapport de l’étude d’indexation et de numérisation
Groupes cibles
-
Archivistes des centres d’état civil
-
Officiers et auxiliaires des centres d’état civil
-
Agents de la DNEC en charge de l’archivage physique et électronique
Indicateurs de
-
Plan national d’archivage physique des documents d’état civil
résultats
-
Nombre des registres classés
-
Nombre des registres reconstitués
-
Nombre de registres indexés et numérisés
-
Date de fin de la reprise de l’antériorité
Durée
18 mois
Période
M12 – M30
Hypothèses et
-
Considérer que le personnel disponible dans les communes n’a pas le
risques
temps ni les capacités pour réaliser l’opération rapidement et avec un
niveau de qualité correct. Il est impensable de former autant d’opérateurs
de numérisation que de centres d’état civil.
-
L’insécurité dans certaines régions du Mali rend impossible la réalisation
des travaux de numérisation dans ces zones.
Activité 1.2.4.b
Sécurisation de l’approvisionnement en registres
45
Contexte
Au Mali, l’Imprimerie Nationale (IN) a un monopole légal sur la
production de registres d’état civil et sur d’autres imprimés
administratifs. Or les capacités de production de l’IN sont limitées et
l’état du parc de machines est vétuste. Aussi, les registres sont
produits en quantités inférieures aux besoins, et selon une périodicité
qui peut être en décalage avec le rythme de vie annuel des registres :
avant le 1er janvier, la disponibilité des registres n’est pas
systématiquement assurée au niveau des points de vente.
En outre, l’approvisionnement des centres d’état civil en registres est
également problématique. Les mairies sont autorisées à acheter
directement des registres à l’I.N, mais elles ne prennent pas toujours
suffisamment en compte les besoins des centres secondaires situés
sur leur territoire. Les postes diplomatiques et consulaires, qui doivent
être approvisionnés en fin d’année civile par le Ministère des affaires
étrangères, éprouvent les mêmes difficultés.
Le coût d’achat des registres, et la nécessité de se rendre à Bamako
pour acheter des registres, sont également des facteurs qui empêchent
que des registres d’état civil soient ouverts toute l’année en tout point
du territoire national pour y recueil ir les faits d’état civil.
Les ruptures d’approvisionnement en registres sont une grande
insécurité qui pèse sur le système d’état civil. En effet, sans registre,
soit des événements d’état civil échappent à l’enregistrement, soit le
personnel d’état civil utilise des expédients qui sont source d’insécurité
juridique – telle que l’inscription des événements d’état civil sur des
supports non autorisés.
Afin d’assurer un approvisionnement régulier des centres en registres,
il convient d’apporter un appui pour la production et la diffusion des
registres dans les centres d’état civil principaux et secondaires.
A cette fin, une stratégie d’approvisionnement sera élaborée. Elle sera
fondée sur une étude qui définira un schéma de la chaine
d’approvisionnement en registres.
L’étude fera des recommandations, notamment sur la matérialité des
registres et sur les dispositions législatives ou règlementaires
éventuellement à adopter ou à modifier, et établira une programmation
opérationnel e et financière afin de sécuriser l’approvisionnement en
registres.
Cette activité comprendra les sous-activités suivantes :
Etude d’élaboration d’un schéma d’approvisionnement en
registres d’état civil
Financement de l’acquisition des 50 000 registres
Distribution de lots de registres auprès des niveaux territoriaux
pertinents.
Objectifs de l’activité
Garantir une sécurité de l’approvisionnement en registres d’état civil
entre l’unité de production et les points de distribution afin d’assurer
une continuité du service public de l’état civil.
Description activité
Etude d’élaboration d’un schéma d’approvisionnement en
registres d’état civil
Une étude sera menée afin :
-
De réaliser un diagnostic précis des capacités de l’I.N en matière
de production de registres (état des machines, carnet de
commandes…) et de stockage.
-
D’établir un schéma d’approvisionnement en registres, en
indiquant les contraintes de calendrier, budgétaires, et logistiques
à respecter.
-
De faire des recommandations sur la matérialité des registres
46
(format, millésimage, présence de duplicata ou de triplicata…) et
sur les dispositions législatives ou règlementaires éventuellement
à adopter ou à modifier
Distribution de lots de registres auprès des niveaux territoriaux
pertinents
Sur la base de la cartographie, qui indiquera notamment le
nombre d’actes dressés par centre – et ceci en rapport à la
démographie de la population – une commande sera prise
pour approvisionner les centres pendant deux années civiles.
Les lots de registres seront ensuite ventilés dans un premier
temps auprès des cercles, puis des communes, pour rejoindre
ultimement les centres secondaires. Le MAT assurera la
communication
adéquate
auprès
des
circonscriptions
administratives.
L’opération sera renouvelée deux ans après.
Résultats attendus
-
Un schéma d’approvisionnement en registres est élaboré ;
-
Le parc des machines dédiées à la confection des registres est
modernisé ;
-
Deux commandes, couvrant chacune les besoins biannuels en
registres, sont prises, et les registres sont distribués auprès des
centres.
Partie(s) prenante(s)
DNEC
Groupes cibles
-
I.N.
-
Centres d’état civil
Expertise principale
-
Chef d’équipe
- Expert administration pour le marché
Expertise non principale
-
Expert
logisticien
pour
l’élaboration
du
pshéma
d’approvisionnement
-
Prestataire de service pour la mise en œuvre du shéma
d’approvisionnement
Livrables
-
Rapports d’études
-
50 000 registres
-
Schéma d’approvisionnement
Indicateurs de résultats
Nombre de registres commandés
Nombre de registres acheminés aux centres d’état civil
Durée
Schéma d’approvisionnement : 3 mois
1e commande et 1e distribution : 5 mois
2e commande et 2e distribution : 5 mois
Période
Schéma d’approvisionnement : M3 – M6
1e commande et 1e distribution : M13 – M18
2e commande et 2e distribution : M42 – M47
Hypothèses et risques
Les risques liés à la sécurité ne permettent pas d’assurer les
distributions dans la totalité des régions ;
Les ressources humaines affectées par l’I.N. ne restent pas à leur
poste de travail une fois formées.
Activité 2.1.1.: Etudes préalables à la mise en place d’un fichier central de l’état civil
opérationnel
47
Les études envisagées seront les suivantes :
o Le Schéma Directeur pour l’informatisation de l’état civil ;
o L’Elaboration du cahier des charges de l’application informatique, dont la maintenance ;
o L’Identification de nouvelles technologies pour la modernisation de l’état civil ;
o L’Audit de la base de données biométrique RAVEC et sur les perspectives pour sa mise
à jour ;
o L’Etude "Base de données, sécurité et réseaux",
Activité 2.1.1.a
Identification
des
nouvelles
technologies
pour
l’amélioration de
l’enregistrement des faits d’état civil
Contexte
-
Les nouvelles technologies de l’information et de la communication constituent
aujourd’hui des pistes à explorer pour l’amélioration du système de l’état civil. Par
exemple, lors de la phase de rattrapage (audiences foraines), l’utilisation de
tablettes reliées à un serveur central par les agents recenseurs constitue une
avancée indéniable. Auparavant, ces opérations de collecte utilisaient des
supports papiers (questionnaires), beaucoup plus coûteux, dont la qualité était
difficilement contrôlable et pour lesquels le coût de traitement de l’information était
très élevé (en temps et en ressources).
-
Les exemples pourraient se multiplier mais il faut faire très attention à la
problématique de la maîtrise de ces nouvelles technologies par les administrations
bénéficiaires. L’utilisation de telles tablettes a pris beaucoup de temps avant d’être
assimilée, voire rentabilisée.
-
Par ailleurs, les nouvelles technologies, comme l’informatisation, ne sont qu’un
outil ; ils ne constituent en aucun cas à la nécessité de procéder à des réformes
structurelles. C’est pourquoi, l’utilisation de nouvelles technologies doit être pensée
très finement à court, moyen et long termes.
-
Les technologies ont fortement évolué dans le domaine de l’identification des
personnes en général et en matière d’état civil en particulier. L’amélioration des
technologies de transferts de flux de données a considérablement facilité les
communications dans les zones même les plus reculées. Ainsi, la biométrie
(empreintes, iris), les sms (pour les déclarations), la baisse des coûts de
communication, l’extension des réseaux (fibre optique), etc. sont autant de
nouvelles technologie sur lesquels il serait éventuellement intéressant de
s’appuyer pour améliorer le système d’état civil.
Objectifs de
-
Identifier les technologies les plus efficientes et adaptables à la situation du Mali
l’activité
pour l’amélioration du système de l’état civil
Description de -
Il sera fait appel à une expertise de courte durée pour réaliser l’étude « Analyse
l’action
des nouvelles technologies de l’information et des communications appliquées à
l’état civil ». Pour ce faire, il sera mobilisé un expert de l’Agence Nationale des
Titres Sécurisés (ANTS). Cet organisme public est de répondre aux besoins des
administrations de l’État en matière de titres sécurisés. Ces titres sont des
documents délivrés par l’État, faisant l’objet d’une procédure d’édition et de
contrôle sécurisée.
-
Dans le domaine de l’état civil, l’ANTS a développé pour le compte du ministère de
la Justice le projet
Comedec (dispositif de COMmunication Électronique des
Données de l’État Civil). Il vise à
simplifier les démarches administratives des
usagers, et à
limiter la fraude documentaire. COMEDEC est un dispositif
dématérialisé de délivrance de données de l’état civil qui a vocation à centraliser
l’ensemble des demandes d’acte adressées aux communes. Ainsi, les usagers
n’ont plus à demander des actes d’état civil en mairie, mais ce sont les collectivités
qui gèrent pour l’usager cette demande via le nouvel outil. Cette rapide
48
présentation d’un projet ANTS nous a semblé intéressante car ce type d’agence
constitue un acteur important de développement de nouvelles technologies. Les
qualifications de ses experts apporteront sans doute beaucoup à la mise en œuvre
du projet dans sa dimension innovante.
-
-
L’expert sera mobilisé pour 4 semaines et sera chargé de réaliser une étude selon
le canevas suivant :
o dans un premier temps, il sera nécessaire de procéder à une identification
des nouvelles technologies à même d’apporter une réelle plus-value au
système de l’état civil malien. Les bonnes pratiques dans les pays voisins
ou occidentaux seront naturellement étudiées.
o dans deuxième temps, l’expert analysera les capacités nationales
(personnel qualifiés, réseau de télécommunication, organes de pilotage
national, etc.) pour intégrer ces nouvelles technologies. Une analyse
coûts-avantages sera alors réalisée afin de retenir des solutions
potentiellement accessibles et réalisables dans le cadre de la réforme de
l’état civil.
o dans un troisième temps, l’expert proposera un plan d’action pour la mise
en œuvre des solutions retenues ainsi qu’à un chiffrage du coût de
l’opération.
o Enfin, l’expert proposera des recommandations opérationnel es à valider
par les autorités nationales.
-
Cette étude sera réalisée en étroite col aboration avec l’expert informaticien et
placée sous la coordination du Centre de Traitement des Données de l’Etat Civil.
-
Les résultats de cette étude qui se déroulera en début de projet seront exploités,
notamment pour la réalisation du Schéma Directeur Informatique ainsi que pour
l’élaboration du cahier des charges de mise à jour de l’application informatique de
gestion de l’état civil.
Résultats
-
Réalisation d’un état des lieux exhaustif des nouvelles technologies de
attendus
l’information et de la communication adaptables au Mali
-
Evaluation des coûts de la mise en œuvre de ces nouvel es technologies
-
Plan d’action
Partie(s)
CTDEC
prenante(s)
Indicateur de
-
Nombre de nouvelles technologies identifiées et pertinentes
résultat
-
Nombre de recommandations validées et mises en œuvre
Livrable
Rapport
Expertise
Expert Informaticien SGBD
Principale
Expertise CT
-
Expert spécialisé dans les nouvel es technologies de l’information appliquées à
l’état civil. Cet expert sera mobilisé dans le cadre d’un accord de mise à
disposition entre Civipol et l’ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés)
Budget
N/A
estimatif
Durée
2 mois
Période
M3-M4
Hypothèses et
-
Les infrastructures de télécommunication sont en mesure de supporter les
risques
innovations proposées ;
49
-
Le Mali dispose de ressources humaines qualifiées pour maîtriser les
techniques nouvelles proposées
Schéma Directeur pour l’informatisation de l’état civil et conditions
Activité 2.1.1.b
d’exploitation du fichier central de l’état civil par d’autres administrations
Objectifs de
l’activité
-
Disposer d’un diagnostic précis des capacités du pays pour informatiser le
système d’état civil
-
Disposer de scénarios détaillés pour l’informatisation du système d’état civil
-
Disposer d’une évaluation précise du coût d’informatisation de l’état civil
Description de
l’action
La réalisation du schéma directeur informatique sera réalisée en 4 phases :
Phase 1 : LE BILAN DE L'EXISTANT ET ORIENTATIONS
C’est la phase la plus importante à l’élaboration de tout projet d’informatisation, el e
posera les fondements de l’ensemble de l’étude.
Identifier et prendre connaissance des processus de gestion en place, apprécier
l'efficacité de l'informatique actuelle, déterminer les besoins à satisfaire, définir les
orientations de base pour le nouveau système d'information sont autant de résultats
attendus de cette première phase.
Partant du diagnostic constaté, les experts s'attacheront à déterminer une stratégie
de développement informatique répondant aux attentes des utilisateurs, tenant
compte de la stratégie générale de la réforme de l’état civil malien et de ses
objectifs de consolidation en exploitant au mieux la technologie du marché.
Les
actions à réaliser sont :
-
Prendre contact avec les différents acteurs
-
Création d’un comité de pilotage représentant tous les acteurs impliqués, de
loin ou de prêt, dans le projet (Ministère de l’Intérieur, Ministère de la Justice,
les centres d’état civil …) et identifier le (s) rôle(s) de chaque membre.
-
Prendre connaissance des aspects organisationnels, fonctionnels et techniques
du système état civil actuel
-
Analyser la problématique ayant poussé les autorités à la modernisation du
système état civil actuel
-
Définir et arrêter les besoins en les classant par acteur et par ordre de priorité
limitation du champ d’action du futur système
-
Elaborer un planning de visites sur sites (les sites sont à identifier par le comité
de pilotage) afin d’établir un état des lieux. Cette phase sera clôturée par un
rapport d’analyse (étude de faisabilité) pour la mise en place d’un système
informatisé d’état civil au Mali.
Des orientations seront formulées pour faciliter la mise en œuvre de la stratégie
proposée. Elles pourront concerner l'organisation, la gestion ou les techniques
impliquées dans le traitement et la communication des informations.
Un rapport diagnostic récapitulant tous ces aspects mettra en évidence les lacunes
à combler et les actions à renforcer.
La disponibilité des sources d'informations est capitale pour la qualité de l’étude.
Tous les dossiers, documents, rapports d'étude, notes, manuels et publications
devront être mentionnés à l'équipe d’experts qui devra pouvoir en disposer sans
difficulté.
Phase 2 : CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION ET PRESENTATION DES
SCENARIOS
Après validation du rapport final de la phase I (
ETUDE PREALABLE – Analyse des
besoins et étude de l’existant), cette phase débouchera par l’élaboration d’un plan
d’actions précisant les différentes phases du schéma directeur informatique état
50
civil, à savoir, l’étude détaillée, réalisation et mise en œuvre. Il s’agira de procéder
dans un premier temps à la
Conception générale du système d'information. Une maquette générale du système cible précisera la vision que les experts et
consultants se feront du système d'information à moyen terme. Il s’agira ensuite
d’élaborer une
ébauche des scénarios de développement.
Les experts s'attacheront à la construction de solutions organisationnelles et
techniques, en analysant les risques qui leur sont associés. Les solutions
organisationnelles traiteront de l'organisation, et de la répartition sur les sites des
grands ensembles de données à constituer et des traitements dont ils feront l'objet.
Les solutions techniques concerneront les architectures d'équipement et les réseaux
de communication, les modes et les outils de développement des logiciels
d'application, les logiciels de base (système d'exploitation, système de gestion des
bases de données SGBD, administration de réseau, etc.).
Les solutions envisagées seront regroupées au sein de "Scénarios de
développement" formés à partir de choix organisationnels, techniques ou
technologiques.
Phase 3 : ETUDE DETAILLEE DU SCENARIO RETENU
L'objet de cette phase est l'approfondissement des évaluations, et des actions
induites par le choix du scénario de développement du système informatique.
Les aspects organisationnels et techniques du scénario seront détaillés de manière
à mettre en évidence les actions principales à entreprendre, à les ordonnancer et en
évaluer les moyens de réalisation en fonction des options prises.
Ces moyens concerneront les ressources humaines, les ressources matérielles et
les budgets.
Des plans d'action seront élaborés et formalisés pour servir de tableaux de bord
pour le suivi des réalisations.
A l'issue de cette phase, un rapport intitulé "Etude du Scénario Retenu" rédigé.
Phase 4 : ORGANISATION ET PLANIFICATION DE LA MISE EN ŒUVRE
-
Au cours de cette phase, les experts présenteront un calendrier de mise en œuvre
du Schéma Directeur; il tiendra compte des recommandations et remarques du
Comité Technique de Suivi au sujet du rapport de la phase précédente. Les
structures et modalités de suivi de la mise en œuvre du Schéma Directeur y seront
définies et consignées.
Résultats
-
Le schéma directeur informatique est élaboré et validé
attendus
-
Le plan d’action de mise en œuvre de l’informatisation de l’état civil est
élaboré
-
Les scénarios d’informatisation de l’état civil sont proposés
-
Un chiffrage de l’informatisation de l’état civil pour chacun des scénarios est
réalisé
-
Le cahier des charges pour l’informatisation de l’état civil est élaboré
Partie(s)
DNEC
prenante(s)
Indicateur de
-
Date de validation du SDI
résultat
-
Nombre de personnes rencontrées lors de la réalisation du SDI
Livrable
o
Note méthodologique : cette note explicitera la démarche de l’étude et un plan
de travail détaillé.
o Rapport 1 :
Rapport d’analyse (Etude de faisabilité) pour la mise en place d’un
système informatisé d’état civil au Mali.
o Rapport 2 :
Proposition du document du projet (cahier de charges
51
fonctionnels) ;
o Rapport 3 :
Version finale du document projet prenant en compte les trois
premiers documents ci-dessus et une proposition de recommandations.
Expertise
-
Expert informaticien
Principale
-
Chef d’équipe (expert institutionnel)
Expertise CT
-
Expert « sécurité et réseaux » :
-
Expert Archiviste – GED
Durée
2 mois
Période
M7 – M9
Hypothèses et
-
Les infrastructures de télécommunications ne permettent pas une couverture
risques
nationale de l’état civil
-
La situation sécuritaire ne permet pas d’accéder à l’ensemble des communes
à informatiser
Elaboration du cahier des charges pour la mise à jour de l’application
Activité 2.1.1.c
informatique de gestion des données de l’état civil
Contexte
Outre la base de données informatisées de l’état civil, le Centre de traitement des
données de l’état civil (CTDEC) dispose aujourd’hui d’un logiciel de gestion des
faits d’état civil appelé « City web » .
Cet outil vise à assurer la gestion complète de l’état civil dans le respect des textes
en vigueur : de la création de chaque type d’acte (naissance, mariage, décès) à la
génération et l’édition de documents associés à la création de l’acte. City Web
permet également de gérer les mentions associées à un acte modifiant ainsi le
contenu de l’acte initial ou le statut de la personne concernée par cet acte.
-
Le logiciel n’a toutefois pas encore été déployé et à ce jour la base de données qui
est une solution en mode "client léger" (navigateur web) est alimentée par des
données collectées manuellement aux niveaux des centres principaux et
secondaires d’état civil.
-
Le fait que ce logiciel de gestion de l’état civil soit déjà installé constitue un atout
considérable pour le projet. Cela signifie en effet que les personnels de la CTDEC
maîtrisent déjà l’outil et qu’il est aujourd’hui bien intégré dans la plateforme
informatisée du système.
-
Néanmoins, lors d’une mission réalisée en fin 2016, les responsables du CTDEC
ont alerté les experts sur l’absence de mise à jour de l’application depuis 2011 et
souhaiterait disposer de l’ensemble des mises à jours disponibles.
Objectifs de
-
Disposer des spécifications technique d’une solution informatique de gestion
l’activité
des données mise à jour et déployée sur l’ensemble des communes du Mali
Description de
Dans un premier temps, il s’agira de procéder à un audit de la solution informatique
l’action
City Web afin de lister l’ensemble des éléments à mettre à jour. Des extensions
seront sans doute aussi souhaitées compte tenu des évolutions technologiques de
ces 6 dernières années. Pour partir des éléments fournis par cet audit, l’expert
informaticien élaborera le cahier des charges de l’application informatique
Le cahier des charges comportera deux volets : un volet fonctionnel décrivant toutes
les fonctionnalités attendues et un volet technique décrivant les caractéristiques
techniques de la solution. C’est cette étude qui déterminera les formes, contenus et
modalités de sécurisation, de contrôle et de stockage des documents « état civil »
52
produits par la solution informatique.
Dans un premier temps, il sera pris contact avec le prestataire de la solution
informatique adoptée en 2011 par le CTDEC afin de proposer la mise à jour de
l’application existante. Une proposition technique et financière sera alors demandée.
Une attention particulière sera portée à la maintenance et les mises à jour régulières
de l’application informatique par le prestataire.
Il sera demandé d’élargir les propositions techniques et financière à une couverture
de l’ensemble du territoire
Résultats
-
Cahier des charges de l’application informatique de gestion des données de
attendus
l’état civil
-
Une proposition technique et financière pour la mise à jour de l’application
informatique et son déploiement sur l’ensemble du territoire.
Partie(s)
CTDEC
prenante(s)
Indicateur de
-
Date de signature du rapport de négociation
résultat
Livrable
-
Rapport d’expertise
-
Proposition technique et financière
Expertise
-
Expert informaticien j
Principale
-
Administrateur de projet
Expertise CT
-
Expert « sécurité et réseaux »
Durée
-
2 mois
Période
-
M9 – M10
Hypothèses et
-
Le prestataire ayant déployée City Web est toujours disponible et intéressé
risques
-
Un accord entre le prestataire et le CTDEC est arrêté
Activité 2.1.1.d
Audit de la base de données biométrique RAVEC
Contexte
Le système actuel a permis d’enrôler plus de 95% de la population. Au 30 octobre
2016, plus de 15 100 000 maliens ont été recensés.
La Mali dispose donc à ce jour d’une base de données biométriques à vocation
d’état civil sécurisée mais n’a pas mis en place un système d’enregistrement de
l’état civil pérenne. Le système de l’état civil doit donc être consolidé.
Le taux d’enregistrement des naissances au Mali, s’il était estimé à hauteur de
80% au début des années 2010 (enquête MICS 2010), est évalué par la DNEC à
95% en 2015. De forts écarts existent cependant entre la capitale et le milieu
rural. En matière de recensement, la CTDEC estime que 97% des maliens ont un
NINA en 2015.
Il est nécessaire de mettre en place un système continu d’enregistrement des faits
d’état civil. Dans ce cadre, il est donc jugé opportun de procéder à un audit de la
base de données RAVEC afin d’évaluer les besoins de mises et niveau des
ressources.
Objectifs de
- Identifier les besoins de mise à niveau de la base de données biométrique
l’activité
du RAVEC ;
- Evaluer les coûts de mise à niveau de la base de données RAVEC
53
Description de
Une expertise spécifique sera mobilisée pour réaliser l’audit de la base de données
l’action
RAVEC. La démarche des auditeurs pourra prendre la forme suivante :
-
Procéder au diagnostic des outils de gestion de la base de données (modèle
conceptuel, architecture de la base de données, version des logiciels de
gestion de la base de données ; etc.)
-
Procéder à une évaluation de la qualité des données de la base de données
biométriques : la qualité des données sera évaluées à deux niveaux : 1/ au
niveau de la fiabilité de la col ecte des données et 2/ le niveau d’adéquation
entre les données présentes dans la base de données et les
-
Analyse de la structure de la base de données (variables présentes,
données manquantes, etc.)
-
Analyse des procédures de mise à jour
-
Evaluation de la sécurité de la base de données
-
Evaluation des coûts de mise à jour des logiciels de gestion de la base de
données (Cityweb)
-
Evaluation des coûts d’importation de données issues d’autres applications
informatiques (par exemple, projets pilote de l’AIMF)
-
Evaluation de coût en équipements informatique au niveau du Centre de
Traitement des Données de l’Etat Civil
-
Evaluation du coût de déploiement de la solution informatique dans
l’ensemble des communes et postes consulaires à informatiser.
-
Evaluation des connaissances des agents chargés de la gestion de la base
de données RAVEC
Le travail des experts sera réalisé en étroite collaboration avec l’expert principal
informaticien. Une attention particulière devra être portée aux besoins de formation
des agents chargés de la gestion de la base de données.
Résultats
-
Un audit complet de la base de données biométrique RAVEC est réalisé
attendus
-
Un chiffrage du coût de mise à niveau de la base de données est réalisé
-
Un programme de formation des agents chargés de la gestion de la base de
données RAVEC est réalisé
Partie(s)
CTDEC
prenante(s)
Groupes cibles
Agents de la CTDEC
Expertise
Informaticien SGDB
principale
Expertise non
-
Un expert « sécurité et réseaux informatiques »
principale
-
Un expert certifié ORACLE
-
Un expert biométrie
Livrables
Rapport d’audit de la base de données biométrique RAVEC
Indicateurs de -
- Nombre d’anomalies décelées
résultats
-
- Nombre de personnes rencontrées
Budget estimatif
N/A
Durée
2 mois
Période
M8 – M9
Hypothèses et
-
Les experts ont accès à la totalité des informations nécessaires sur la base de
risques
données RAVEC
54
Activité 2.1.3. : Mise à niveau de la base de données identification (avec données biométriques)
issues du RAVEC
Activité 2.1.3.a
Appui à l’organisation d’audiences foraines et opération d’enrôlement
Contexte
Une première analyse de la base de données RAVEC a révélé que seuls 1/3 des
personnes enrôlées avaient fourni un acte de naissance pour constituer leur
dossier. Cela signifie que près de 2/3 de la population malienne n’est pas en
capacité de fournir un extrait d’acte de naissance (cela ne signifie pas pour
autant que leur naissance n’a pas été déclarée).
Lorsque les déclarations de naissance ont été effectuées hors délais, alors il est
nécessaire de recourir à un jugement supplétif.
La création d’un fichier central sécurisé devrait limiter le recours aux jugements
supplétifs étant entendu que l’accessibilité des centres sera améliorée.
Dans l’idéal, il sera nécessaire de généraliser les audiences foraines pour être en
mesure de délivrer des jugements supplétifs à l’ensemble de la population. Cela
permettrait de disposer d’une base de données de l’état civil exhaustive à un
instant t. Cependant, une telle opération serait très couteuse et nécessiterait un
financement complémentaire qu’il reste à définir.
C’est pourquoi, il est proposé de procéder à une expérimentation pilote pour la
réalisation d’audience foraine. Les résultats obtenus pourraient alors être
généralisés.
Objectifs de
-
Améliorer les taux de détention d’acte de naissance et de décès
l’activité
-
Expérimenter un dispositif et une méthode de rattrapage pouvant être
généralisé
Description
Le programme prévoit la réalisation de campagne de sensibilisation pilotée par la
activité
CTB.
Une fois la population sensibilisée et les autorités locales impliquées, il sera alors
possible d’organiser les audiences foraines. El es seront organisées au sein
même des écoles. L’équipe de terrain sera chargée d’organiser la logistique
d’accueil des famil es et des autorités locales (directeur d’école, magistrat et
greffier, officiers et/ou préposés à l’état civil). Les audiences foraines seront de
durée variable (1 à 3 jours) en fonction du nombre de déclaration à rattraper.
Une indemnité de déplacement sera prévue pour la prise en charge des autorités
mobilisées et mises à contribution pour le succès des audiences foraines.
Ces audiences pourraient se dérouler comme suit :
o La liste des enfants à rattraper aura été dressée préalablement par
l’enquêteur avec l’aide de l’enseignant ;
o Les parents et la fratrie des enfants identifiés seront appelés afin de
procéder à la rédaction de la déclaration de naissance de leurs enfants ainsi
que d’eux-mêmes. L’enquêteur recueil era les déclarations à l’aide de la
tablette prévue à cet effet. Une fois les déclarations saisies, l’enquêteur
apposera sa signature électronique (première validation) ;
o Si cette tâche est validée par les autorités et en conformité avec la législation
sur la protection des données personnelles, l’enquêteur recueillera les
données biométriques (photo et empreintes) des déclarants.
o Une fois la première étape de validation effectuée, les données seront
transmises à un fichier central dont la localisation sera arrêtée par le
bénéficiaire.
o Les déclarations étant saisies dans la tablette, chaque famille sera ensuite
appelée ainsi que ses témoins pour procéder au jugement supplétif auprès
du Magistrat.
o La déclaration de naissance ainsi que les témoignages constitueront les
dossiers pour procéder au jugement. Il est à noter que le dossier pourra
aussi être composé des pièces d’identités scannées ;
55
o Le greffier sera alors en mesure de dresser le document de jugement
supplétif qui sera validé par le magistrat par apposition de son empreinte sur
la tablette (deuxième validation). Une base de données spécifique sera
dédiée aux jugements supplétifs.
o Le jugement supplétif étant alors rendu, la famille pourra se rendre
immédiatement auprès des préposés à l’état civil, mobilisés pour dresser
l’acte sur les registres fournis précédemment par le projet.
o Il sera enfin signé par l’officier d’état civil et transmis aux adultes
bénéficiaires. Cette étape n’est pas obligatoire et assez lourde mais elle
garantirait la transmission en quasi temps réel de l’extrait d’acte de
naissance.
Le dressage des actes de naissance sera donc manuel et les supports seront
papiers (registres) et cela conformément à la réglementation actuelle. Il serait
éminemment souhaitable, et cela implique de modestes ajustements
règlementaires de tester une dématérialisation des registres et la transmission
directe de l’acte (et non la déclaration) dans un fichier central sécurisé.
Concrètement, la procédure serait identique et la seule différence serait que
l’officier d’état civil appose sa signature électronique après le jugement supplétif
au lieu de recopier les informations sur un registre. Le bénéficiaire pourrait obtenir
en temps réel sa copie suite une impression de la déclaration à partir de la
tablette. Les gains seraient très importants (économie du coût des registres, gain
de temps conséquent pour les préposés à l’état civil qui ne devront plus recopier
les informations, etc.).
Ce point ne fait pas partie des prestations demandées mais pourra être discuté
avec le client s’il suscite un intérêt et qu’une analyse coûts – avantages est
effectuée.
De façon générale, la démarche proposée est innovante car elle permettra de
maîtriser l’ensemble du processus allant de la déclaration à la transmission d’une
copie d’acte de naissance. En effet, on déplore souvent que les opérations de
rattrapage n’aient d’effets réels qu’à court terme, d’une part, et ne garantissent
pas l’inscription de l’enfant à l’état civil, d’autre part. Une déclaration n’a pas de
valeur juridique. Très souvent, la hausse du flux des déclarations (jugement
supplétifs) ne peut être absorbée par les bureaux d’état civil. Réciproquement, il
est fréquent, surtout en milieu rural, que les parents ne viennent pas récupérer
leur extrait ou ceux de leurs enfants.
La démarche proposée permettra d’éviter ces écueils car le passage de la
déclaration, au jugement supplétif et à la délivrance de l’extrait d’acte de
naissance sera réalisé dans la continuité.
Mais l’innovation de la méthodologie tient aussi et sans doute surtout à la
possibilité offerte de créer un fichier central sécurisé de l’état civil. Il sera même
possible, sous réserve de modification des textes juridiques, de dématérialiser
l’ensemble du processus (y compris les registres).
Résultats
-
1,5 millions de jugement supplétifs sont délivrés (environ 10 % de la
attendus
population)
-
Les jugements supplétifs sont retranscrits dans les registres d’état civil
-
Les informations obtenues sont intégrées au RAVEC
Partie(s)
DNEC
prenante(s)
Groupes cibles
-
Population des sites pilotes
Expertise
-
Expert administration territoriale
principale
-
Chef d’équipe
-
Expert juriste
-
Expert informaticien
-
Expert administrateur
56
Expertise non
-
Un expert chargé de la supervision des opérations de terrain
principale
-
50 enquêteurs
-
10 superviseurs
-
10 magistrats
-
20 greffiers
-
20 préposés à l’état civil
Livrables
-
Jugements supplétifs
-
Base de données de l’opération de rattapage
Indicateurs de
-
Nombre de jugements supplétifs délivrés
résultats
-
Nombre d’extraits d’actes de naissance délivrés à partir des jugements
supplétifs
-
Part des jugements supplétifs retranscrits dans les registres d’état civil
Durée
18 mois
Période
M12 – M30
Hypothèses et
-
La situation sécuritaire ne permet pas de réaliser les audiences foraines dans
risques
toutes les zones pilotes identifiées
-
Les campagnes de sensibilisation ont été réalisées au préalable
Activité 2.1.3 b
Appui spécifique à la mise en place et l’utilisation de la base de données de
l’état civil dans les postes consulaires
Contexte
A travers ses 34 ambassades à l'étranger et ses 58 consulats
, le Ministère en
charge des Affaires Étrangères joue un rôle de relais important. Les centres
d’état civil créés auprès des missions diplomatiques et consulaires du Mali sont
chargés de recueil ir les faits d’état civil des Maliens à l’étranger. Les volets établis
par ces centres sont transmis au Ministère chargé de l’état civil par l’intermédiaire
du Ministère en charge des Affaires Etrangères. Très souvent la gestion de l’état
civil est approximative dans les postes consulaires (peu de place pour l’archivage,
personnel non formé, éloignement rendant difficile le contrôle administratif et
judiciaire). A travers les Ambassades et Consulats, ce Ministère gère aussi la
question du retour et des expulsions des migrants.
Le Centre spécial d’état civil est logé au sein de la DNEC, chargé de recevoir
les enregistrements opérés à l’étranger dans les ambassades et consulats via le
Ministère en charge des Affaires étrangères
L’informatisation de l’état civil des postes consulaires devrait fortement améliorer
la situation. Cela suppose que le Ministère des Affaires Etrangères et en
particulier le service central de l’état civil ainsi que la direction juridique des
affaires consulaires soient pleinement impliqués dans la réforme.
L’état civil des résidents maliens à l’étranger doit donc pleinement être pris en
compte dans le cadre de la création du fichier central de l’état civil dont la finalité
est de viser l’exhaustivité.
Objectifs de
La présente action réalisée par Civipol aura pour objet de réaliser une étude
l’activité
spécifique afin d’identifier les modalités d’interconnexions entre les services de
l’état civil des postes consulaires et le fichier central de l’état civil. Compte tenu
des spécificités liées à l’éloignement un protocole spécifique devra être élaboré.
Cette action devra être réalisée en parfaite complémentarité avec les activités de
la CTB qui sera chargé de déploiement informatique dans les postes consulaires.
Description de
Considérés comme centres d’état civil, les postes consulaires ont deux
l’action
particularités, à savoir : un volume d’activité en matière d’état civil faible et le seul
moyen d’interconnecter les ambassades et les consulats est le réseau mondial
57
Internet. Par conséquent, ces sites seront tout simplement connectés au fichier
central moyennant une connexion Internet sécurisée (VPN). L’application web
devra leur permettre de gérer leurs données état civil.
Etant sources de données état civil, ils seront connectés au serveur central via
une connexion Internet sécurisée. Les données état civil traitées à leur niveau
seront acheminées via Internet et stockées en temps réel sur le serveur national.
Ils ne disposeront ni de serveur ni de bases de données.
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Une fois arrêtés ces principes, il s’agira d’élaborer de concevoir l’architecture
nécessaire à cette interconnexion. L’expert informaticien sera chargé de réaliser
ce travail.
-
Dans un premier temps, il exploitera les informations de la cartographie élaborée
précédemment afin de répertoriés l’ensemble des postes consulaires à traités.
Afin de dimensionné les interventions, les volumes d’activités seront évalués
pour chaque poste consulaire.
-
Dans un second temps, l’expert évaluera les besoins en équipements
informatiques et procèdera au chiffrage.
-
Afin d’obtenir ces informations, un questionnaire détaillé sera adressé à chaque
poste consulaire afin d’obtenir les informations utiles pour procéder à l’étude.
-
L’expert rédigera ensuite un plan de déploiement pour l’informatisation des
centres d’état civil des postes consulaires. Ce document sera transmis à la CTB
pour procéder enfin au déploiement.
Résultats
-
L’architecture d’interconnexion des postes consulaires au service central
attendus
est réalisée
-
Un plan de déploiement des équipements informatiques dans les postes
consulaires est élaboré
-
Le chiffrage du déploiement est réalisé
Partie(s)
DNEC
prenante(s)
Indicateur de
-
Taux de réponse des postes consulaires au questionnaire envoyé
résultat
-
Part des postes consulaires connecté au serveur centre de la DNEC
connectés
Livrable
Rapport et budget détaillé
Expertise
-
Expert informaticien
Principale
Expertise CT
-
Expert « sécurité et réseaux »
58
Durée
2 mois
Période
M12 – M13
Hypothèses et
-
Les postes consulaires transmettent les informations demandées dans des
risques
délais raisonnables
-
Les postes consulaires disposent d’une sal e dédiée à l’état civil
1.5 RESSOURCES ET RESULTATS CORRESPONDANTS
Ressources allouées au projet
L’utilisation et le suivi optimaux des ressources constituent selon nous l’un des points clés de
succès du projet. La ressource principale qui sera mobilisée est de l’expertise :
Cinq
experts principaux pour 4290 jours de travail chacun sur une durée de
48 mois ;
Une enveloppe de 790 jours destinée à mobiliser de
l’expertise non
principale, qui contribuera à l’atteinte des résultats du projet à travers des
actions de formation, d’études, d’audit, d’archivistique, de communication, de
statistique, principalement mais qui fournira également aux autorités nationales
un appui à la définition et à la mise en œuvre de nouvelles stratégies,
procédures et techniques ;
Un
budget a été également alloué à :
la réalisation d’activités spécifiques, l’organisation de séminaires et de
formations, etc.
L’organisation de 5 voyages de formation à l’étranger pour les autorités
maliennes d’une durée moyenne d’une semaine.
En ce qui concerne l’expertise principale, l’équipe que nous avons constituée pour ce projet
présente des compétences et des qualifications complémentaires. Nous présentons ci-après
les experts que nous présentons pour les postes d’experts principaux.
Expert 1- Expert institutionnel en Appui à la Direction Nationale de l’Etat Civil : Jean Baptiste
LANSOMDE
Praticien d’Etat Civil diplômé en
Management de projets et programmes de
développement, M. LANSOMDE est désormais retraité suite à près de 36 ans de carrière
dans la
Fonction Publique burkinabé durant laquelle il a exercé à la fois sur des
problématiques administration territoriale, finances locales et juridique. D’abord Haut-
Commissaire, Maire, M. LANSOMDE a également travaillé alternativement pour différents
ministères burkinabé (Administration Territoriale, Economie et Finances, Jeunesse et
Emploi), développant des compétences
d’expert et de praticien.
Passant près de 10 ans au Ministère de
l’Administration Territoriale et de la
Décentralisation, il en planifie alors ses activités, tout en supervisant les actions entreprises
59
dans le domaine de l’état civil, qu’il s’agisse de
conception de projets, suivi de
programmes ou de répartition d’équipement d’état civil dans les communes. Son
passage dans ce ministère est par ailleurs ponctué de
missions indépendantes auprès de
bailleurs internationaux et bilatéraux, en tant que consultant national pour les thématiques
de décentralisations et de renforcement des capacités d’acteurs locaux.
Son travail au Ministère de
l’Economie et des Finances Publiques, s’étalant en outre sur
près d’une dizaine d’année aussi, lui a permis de développer des acquis financier en
profondeur. Suite à un passage éclair (2 ans) comme
Directeur Général du « Fond d’appui
à la promotion de l’emploi » dont il supervise la gestion et le suivi financier au ministère de
la Jeunesse et de l’Emploi, il sera nommé
Secrétaire Général de son Ministère d’origine en
2013.
Son expérience dans la fonction publique et ses
compétences pluridisciplinaire (état civil,
finance, gestion et coordination de projet), lui octroie plus tard des positions clés dans la
mise en œuvre de projets. Conseil er Technique, Expert, puis
Directeur General de l’Etat
Civil et
Responsable de Programme Etat Civil pour le MINATD, M. LANSOMDE
accompagne désormais, et depuis plusieurs années, les avancés en Etat Civil au Burkina
Faso.
Expert 2- Informatisation SGBD : Michel CHAJES
Jusqu’à récemment,
Expert en enregistrement biométrique des électeurs pour le
PNUD,
Michel CHAJES est fort de nombreuses expériences sur des projets de modernisation d’Etat
Civil en Afrique.
Il débute en tant que chef de projet informatique dans l’entreprise SAGEM DEFENSE
SECURITE où il passe près de 20 ans. Participant au
développement de nombreux
systèmes d’archivage numérique et de
bases de données diverses, il aide également à
la création de
programme d’identification de personnes avant de devenir
Consultant auprès du Ministère de l’Intérieur Français, intervenant auprès de celui-ci dans le cadre de la
modernisation de l’Etat Civil (enregistrement biométrique des citoyens).
En 2010, il travail e pour la première fois pour le PNUD en tant qu’expert en enregistrement
biométrique des électeurs sur le projet LEPI «
Liste Electorale Permanente Informatisée »
au Bénin. Entre 2011 et 2017, M. CHAJES est intervenu sur des
projets d’Etat Civil en
Afrique à 8 reprises pour des durées allant de 2 à 7 mois (Sierra Leone, Guinée Conakry,
Burkina Faso, Mali, Tanzanie, RDC, Maroc). Habitué à travailler avec de grandes
organisations, la Banque Mondiale et le PNUD notamment, M. CHAJES a également
d’excellentes connaissances en gestion de projet dans les domaines touchants aux
télécommunications, à
l’évaluation technique de logiciels informatiques et dans le
développement de système informatiques.
Expert 3 : Collectivités territoriales : François-Xavier CHERDO
Ayant poursuivi des études englobant les thématiques de Développement Economique et en
Aménagement des territoires, François-Xavier CHERDO a passée l’essentiel de sa carrière
en Afrique. Participant d’abords au suivi de mise en de programmes appuyant la «
réforme
60
globale des finances publiques » et «
l’aménagement des pôles de développement »
en Centrafrique, il devient
chargé de mission auprès de l’Ambassade de France en
Mauritanie. Gestionnaire du programme
Fonds Social de Développement (1M€), M.
CHERDO supervise les projets mis en œuvre par les organisations de la société civile locale.
Leur apportant un véritable soutien dans la structuration et la formulation de nouveaux
projets, il en maitrise la coordination et la gestion sur les thématiques se rapportant à
l’accès
aux services sociaux de base, à l’état civil et au développement local. Désormais
C
onseiller Technique au Secrétaire Général de la Mairie de N’Djaména, son expérience
en gestion de projet, doublée de ses connaissances en Etat Civil, font de lui un atout
compétent dans le renforcement des capacités des services technique dans la mise en
œuvre de deux projets «
Eau et assainissement » et «
Santé urbaine », aux enveloppes
respectives de douze et huit mil ions d’euros.
Expert 4 : Juriste : Sylvie BECKY
Diplôme en
Droit International,
Droit privé et
Science Juridiques, Sylvie BECKY est
consultante internationale en appui aux Ministères de la Justice. Formée par 19 ans de
travail au sein de
l’Organisation des Nations Unies et 5 autres années dans d’autres
organisations internationales (USAID, UNDP, OHCHR, ICTJ), Mme BECKY est spécialisée
dans l’
évaluation des cadres normatifs et institutionnels et des politiques pratiques.
Egalement force de proposition s’agissant de
stratégies et de réformes institutionnelles,
Sylvie BECKY cumule près de 10 ans d’expérience dans le domaine juridique
en Afrique
dans 6 pays différents (Rwanda, Tanzanie, Burundi, Côte d’Ivoire, Ouganda et
Centrafrique).
Ayant évolué 15 ans au sein du
Tribunal Pénal International puis en tant que consultante
auprès de différents
Ministères de la Justice en Afrique, Mme BECKY accumule des
connaissances de pointes sur
les réformes législatives et judiciaires dans un contexte
complexe, tout en étant avisée des enjeux pouvant en découler.
Expert 5 : Administration de projets : Abdoulaye KONATE
Expert en gouvernance et en dialogue technique et politique, M. KONATE cumule une
expérience d’environ
15 ans en tant qu’Administrateur de projet en Afrique, étant à la fois
ordonnateur et responsable technique de projet. Intervenant par ailleurs pour différentes
organisations internationales telles que la Banque Mondiale, ou l’Agence de Coopération
Japonaise Internationale, une
compréhension globale des enjeux du développement lui
est acquise par expérience. Ayant également passé plus de 7 années à la tête du Centre
d’Information et de Gestion des Migrations (CIGEM), M.KONATE a une
excellente
connaissance des procédures FED dont celles de
procurement et rassemble les
compétences requises pour participer aux
processus de dialogues auprès de différentes
autorités et institutions.
Bien qu’ayant passé près de 23 ans au Mali, M. KONATE a, en outre, exercé ses fonctions
d’experts au sein de 15 pays de la Communauté Economique des Etats d’Afrique de l’Ouest.
61
Livrables du projet
Les rapports à soumettre par l’AT de façon semestrielle présenteront les principales
réalisations, les ressources utilisées sur la période ainsi que les résultats obtenus. Chacun
des rapports inclura un plan de travail pour la période à venir.
Ces rapports comprendront une description des progrès accomplis lors du dernier semestre,
des ressources utilisées, des produits fournis, du suivi qui aura été donné aux
recommandations du précédent Comité de Pilotage ; ainsi qu’un Plan de travail des activités
devant être exécutées durant le semestre à venir.
Les rapports semestriels incluront un rapport financier, un rapport de vérification des
dépenses tel que défini par l’Article 28 des conditions générales, et la facture
correspondante.
Le Chef d’équipe veil era également à ce que l’architecture des rapports soit conforme aux
exigences du PRAG et respecte les principes énoncés dans la brochure « Gestion du Cycle
de Projet ». Pour ce faire, il s’assurera que le personnel de l’UGP soit formé à ces diverses
exigences. Pour terminer, il suscitera les commentaires et analyses sur ces rapports de la
part de la DNEC et de la DUE. En fin de compte, un rapport n’est pas qu’un document
administratif, c’est aussi et surtout une occasion de communiquer et susciter la réflexion
avec les parties prenantes.
En plus des livrables des missions d’expertise non principale, qui donneront lieu à un rapport
de mission et le cas échéant des livrables techniques (manuels, documentation etc.), nous
résumons ci-dessous les livrables qui seront soumis dans le cadre du marché
Des rapports d'activités intermédiaires devront être établis tous les six mois pendant la
période de mise en œuvre du marché. Ils doivent être accompagnés de la facture
correspondante, du rapport financier et du rapport de vérification des dépenses tel que défini
à l’article 28 des conditions générales. Un rapport d'activités final accompagné d'une facture
finale, du rapport financier et du rapport de vérification des dépenses devra être établi à la fin
du contrat. Le projet de rapport d'activités final devra être présenté au moins un mois avant
la fin de la période mise en œuvre du contrat.
Chaque rapport doit consister en une section narrative et une section financière. La section
financière doit contenir des données détaillées relatives au temps que les experts ont
consacré au contrat, aux dépenses accessoires et à la provision pour vérification des
dépenses.
En sus des documents, rapports et résultats qui pourraient être précisés au titre missions et
responsabilités de chaque expert principal, le contractant doit fournir les rapports d'activités
suivants:
Intitulé du rapport
Contenu
Délai de soumission
Rapport préliminaire
Analyse de la situation existante et Au plus tard 1 mois après le
plan de travail du projet
début de la phase de démarrage
Rapport diagnostic
Rapport de cartographie de l’état civil Au plus tard 6 mois après le
début de la phase de démarrage
Rapport diagnostic
Rapport atelier de restitution
62
Rapport d'activités
Brève description des avancements Au plus tard un mois suivant
intermédiaire à 6 mois
(techniques et financiers) en ce l'expiration de chaque période
compris les problèmes rencontrés, de mise en œuvre de six mois
les activités planifiées à 6 mois,
accompagné d'une facture et du
rapport de vérification de dépenses
Projet de rapport d'activités Brève description des réalisations y Au plus tard un mois avant la fin
final
compris les problèmes rencontrés et de la période de mise en œuvre
les recommandations
Rapport d'activités final
Brève description des réalisations et Dans
le
mois
suivant
la
des
problèmes
rencontrés,
les réception des commentaires du
recommandations, une facture finale gestionnaire du projet, sur le
et le rapport final accompagné du projet de rapport d'activités final.
rapport de vérification des dépenses.
:
63
2. STRUCTURE D'APPUI
2.1 PRESENTATION GLOBALE DE NOTRE STRUCTURE D’APPUI
L’appui qui sera fourni par Civipol est crucial pour la bonne mise en œuvre du projet. Notre
approche en termes de backstopping est basée sur un schéma organisationnel clair avec des
responsabilités précises pour chaque membre de l’équipe, permettant ainsi une gestion simple,
cohérente et efficace du projet.
Le tableau ci-dessous dresse un panorama des services qui seront fournis par Civipol dans le
cadre du backstopping :
Exigences du projet
Ce que Civipol propose
Aptitudes en gestion de projet
Un responsable de projet dédié basé au siège de
et assurance qualité
CIVIPOL avec plus de 9 ans d’expérience dans la
gestion de projets UE.
Un plan de contrôle de la qualité sera mis en place
comme pour chaque projet géré par CIVIPOL.
Réactivité dans l’identification
Le réseau de partenaires dont dispose Civipol,
et la mobilisation d’expertise
notamment via le Directeur technique, permettra de
non principale
garantir la réactivité nécessaire à l’identification et à la
mobilisation de l’expertise.
Une évaluation de l’efficacité de l’organisation retenue
pour l’identification de l’expertise sera faite
régulièrement.
Discussions entre pairs sur les
En plus du comité de gestion, Civipol et ses
aspects
technique
et
partenaires mettront en place une équipe de
opérationnel
conseillers techniques séniors de haut niveau chargés
d’apporter un appui à la fois technique et opérationnel
à l’assistance technique.
Réactivité
en
termes
de
Un/e assistant/e sera recruté/ à plein temps sur le
logistique
projet. Il/elle apportera un appui sur le plan logistique
et administratif à l’AT.
Aptitudes en gestion financière
Un responsable financier sera dédié au projet, avec
expérience de 17 années dans la gestion financière
de
projets
Le contrôle financier est organisé via un système
interne d’ERP intégré.
64
2.2 PRESENTATION DE L’EQUIPE D’APPUI
Poste
Disponibilité
Nom
Expérience
Tâches
Directeur de
Omar
Au moins 15 ans d’expérience dans
S’assure que toutes les ressources
projet
Mérabet
la direction de projets UE sur les
nécessaires au sein de Civipol sont
thématiques de gouvernance
disponibles et effectivement mobilisées
CIVIPOL
Jusqu’à
100% du
S’assure du contrôle qualité des travaux
temps, en
Responsable
fonction des
Laure
6 années d’expérience dans la
Coordination
globale
et
appui
à
de projet
besoins du
Steiner
gestion de projets UE
l’identification des experts non principaux et
projet
organisation de leurs missions
CIVIPOL
Maîtrise des procédures UE dans
les contrats de services
Appui à l’organisation d’événements relatifs
au projet
Responsable
Mi-temps
Véronique
17 années d’expérience dans la
Gestion comptable et financière du projet
financier
Franquet
comptabilité et la gestion financière
CIVIPOL
Appui logistique et administratif
Assistant(e)
Temps
Recruté/e
Au moins 3 années d’expérience
Appui logistique et administratif à l’AT
de projet
complet,
lors de la
dans ces postes similaires
Secrétariat
basé
à
phase
de
Bamako
démarrage
Mise en place des procédures et gestion de
du projet
l’ archivage et du classement
65
2.3 L’APPUI A LA GESTION DE PROJET
Rôle du directeur de projet
Le Directeur de Projet sera en charge de la supervision de la gestion du contrat de services.
Il supervisera et appuiera l'équipe de backstopping, fournira une assistance à la fois dans la
mise en œuvre du projet et le contrôle de la qualité des livrables
Le directeur de projet s'assurera que le projet respecte les différentes étapes de sa mise en
œuvre ainsi que ses objectifs. Il travaillera en étroite collaboration avec les Assistants
Techniques et effectuera régulièrement des missions in situ, assistera aux réunions du
comité de pilotage, assistera aux événements organisés dans le cadre du projet, organisera
des réunions périodiques avec l’équipe de l’assistance technique et rencontrera le pouvoir
adjudicateur chaque fois que cela s’avèrera nécessaire.
Rôle du responsable de projet
Le directeur de projet sera assisté d’un responsable de projet, point focal chez Civipol, qui
sera chargé de la gestion quotidienne du projet et du suivi contractuel. S’appuyant sur les
outils de gestion de projet opérationnels tels que le diagramme Gantt, le cadre logique, les
fiches et chronogrammes d’activités et les applications de planification partagée. Le
responsable de projet aura en charge les tâches suivantes, sans caractère limitatif:
Relation, suivi avec l’autorité contractante ;
Suivi technique : vérification des documents et rapports, soutien technique
régulier ;
Contrôle des prestations réalisées et de la conformité avec le programme de
travail et le chronogramme d’activités ;
Suivi administratif et financier : suivi des facturations et des paiements en
collaboration avec les services concernés de CIVIPOL ;
Rédiger le manuel du projet et la préparer tous les modèles nécessaires;
Assister le chef de mission et le responsable administratif et financier dans la
préparation des rapports ;
Assurer le suivi de l'utilisation et de l'affectation des ressources du projet (jours
ouvrables pour les experts non-clés, budget alloué aux dépenses accessoires);
S’assurer du strict respect des procédures PRAG de l’union européenne, en
particulier concernant la gestion des dépenses accessoires, la mise en œuvre
des exigences de visibilité de l’union européenne et le respect des délais de
soumission des rapports contractuels ;
Identifier et mobiliser l’expertise non principale.
Le responsable de projet se rendra régulièrement à Bamako pour des missions de suivi avec
les experts et l’autorité contractante. Sa présence sera également assurée lors du
démarrage du projet pour appuyer l’équipe dans les aspects logistiques et administratifs.
66
Notre responsable de projet proposée : Laure STEINER
Laure STEINER possède six années d'expérience dans la gestion de projets de
coopération au développement. Son expertise couvre notamment le renforcement des
capacités, les études, l’appui à la conception et à l'évaluation de projets.
Elle gère deux projets de grande envergure d’appui à la réforme de l’état civil financés par
la Banque Mondiale en RDC
Rôle du responsable financier
La gestion financière sera assurée par un responsable financier qui sera chargé de veiller à
ce que tous les paiements (honoraires, per diem) des experts soient effectués dans les
délais, de tenir les documents comptables à jour, d’appuyer l'équipe de l’assistance
technique dans la gestion financière des dépenses accessoires et d’être l’interlocuteur des
auditeurs pour la vérification des dépenses. Ce rôle de responsable financier sera dévolu à
Madame Véronique FRANQUET.
Titulaire d'un diplôme en comptabilité et en finances, Madame Véronique FRANQUET
possède plus de 23 ans d’expérience professionnel e, dont 17 passées au sein du cabinet
d’expertise comptable MAZARS. Depuis qu’elle a rejoint CIVI.POL, il y a 7, ans elle a été
spécialement chargée de la gestion et du contrôle financier de plusieurs projets d’envergure
financés par l'UE. El e maîtrise donc parfaitement les procédures et les règles de l’UE.
2.4 L’APPUI TECHNIQUE
En plus du backstopping classique, Civipol fournira un appui technique à l'équipe de
l’assistance technique grâce à la mobilisation d’un conseil er technique qui agira comme
référent auprès des experts clés et non clés. Il jouera le rôle de conseil, fournira de la
documentation technique dans leurs différents domaines d'expertise et aidera, au besoin, les
experts à résoudre des problèmes spécifiques.
2.5 L’APPUI LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF
L’équipe du projet sera basée dans les bureaux des administrations bénéficiaires, mis à
disposition par le pouvoir adjudicateur.
Civipol prendra toutes les dispositions pour que l’équipe soit opérationnel e immédiatement
en mettant à sa disposition tout le matériel nécessaire (ordinateurs, photocopieuse et fax,
internet et téléphone, mobilier, véhicule, chauffeur etc…)
Un(e) assistant(e) sera mobilisé(e) sur place à temps plein sur le projet. Il/Elle apportera un
appui permanent sur le plan logistique et administratif à l’assistance technique pendant toute
la durée de son intervention, permettant ainsi aux experts de se concentrer uniquement sur
leurs tâches techniques. Cet(te) assistant(e), qui sera recruté(e) lors de la phase de
démarrage du projet, parlera couramment le français.
Sous la responsabilité du chef d’équipe, et en étroite liaison avec le responsable de projet au
siège de Civipol, ses responsabilités incluront :
La gestion de l’agenda de l’équipe, le secrétariat, l’édition et la reprographie, le
67
standard téléphonique ;
La mise en forme et l’archivage des livrables et des documents (termes de
référence, rapport intermédiaires, procès-verbaux de réunions etc…) ;
L’appui à l’organisation des réunions et événements du projet ;
L’appui à l’organisation des missions des experts non principaux (visas, vols,
hôtels) ;
L’appui logistique à l’équipe et pour l’organisation des voyages dans le cadre de
toutes les activités du projet.
Notre équipe de backstopping sera mobilisée afin de faciliter tous les aspects logistiques
durant la mise en œuvre du projet à travers une communication fluide entre la direction du
projet au siège de Civipol à Paris et l’équipe de l’assistance technique à Bamako.
2.6 MESURES DE SECURITE
Pour assurer la sécurité des experts qu’il déploie, CIVIPOL a mis en place un plan de
sécurité, prenant en compte des directives de gestion de crise. Le Plan est défini comme ci-
contre :
Schéma du Plan de Sureté et de Sécurité de CIVIPOL
Procédure de sauvegarde
Précédant leur départ, chaque expert recevra des recommandations écrites relatives à la
santé et à la sécurité.
Pour ce projet, Civipol a prévu la réalisation d’un
audit de sécurité au moment du
démarrage permettant de définir les mesures à mettre en place en vue de garantir la
sécurité des équipes déployées sur place.
Plus spécifiquement, nous nous assurons que nos professionnels bénéficient d’une
assurance prenant en charge les frais médicaux et de rapatriement.
Il est demandé aux experts d’enregistrer leurs données personnel es sur le site internet du
Ministère des Affaires Etrangères, afin qu’ils puissent être contactés et secourus en cas
d’urgence d’ordre publique. Il leur est aussi conseillé de contacter, dès leur arrivée,
l’attaché de sécurité de l’Ambassade de France, dans la mesure du possible.
Analyse de risque du gestionnaire de sécurité
CIVIPOL a recours à un prestataire pour assurer la sécurité de ses experts sur le terrain
(information, plateforme d’appels d’urgence etc.).
Ce prestataire fournit en temps réel et autant que de besoin à la direction de CIVIPOL une
plateforme permettant de localiser leurs experts déployés à l’étranger. De cette manière, en
cas de danger ou de difficultés, chaque expert pourra être contacté et conseillé
immédiatement quant aux précautions à prendre.
De plus, la direction de CIVIPOL est en contact permanent avec les dispositifs de veille et
de secours de Ministère des Affaires Etrangères et du Ministère de l’Intérieur, et a accès à
des nombreuses sources d’information : publication journalière de la Division de la
Coopération Internationale du Ministère de l’Intérieur, rapports continus du Ministère des
68
Affaires Etrangères, nouvelles envoyées par une société d’évaluation des risques.
Equipement de Sureté
CIVIPOL s’assure que les experts déployés dans les zones sensibles soient pourvus
d’équipement adéquats: trousses de secours, localisation satellite, etc.
Appui Psychologique
Face à la détérioration d’une situation dans un pays (émergence de conflits armés,
attentats, coups d’états, accidents sérieux, troubles personnels soufferts par un expert, etc.)
CIVIPOL pourra décider de recourir aux services d’une unité de soutien psychologique.
Gestion de Crise
Dans un cas de crise, le personnel de CIVIPOL suivra les Directives de Gestion de Crise qui
définissent les réponses appropriées pour chaque degré de danger, vis-à-vis des experts en
personne, mais aussi de leurs familles et des autorités étrangères.
Par son expérience dans les zones de conflits, CIVIPOL a développé un cadre de sécurité,
facilitant l’identifiant des menaces, écartant les risques inutiles et convenant des réactions
appropriées face aux dangers imminents.
2.7 IDENTIFICATION, SELECTION, MOBILISATION ET EVALUATION DE
L’EXPERTISE NON PRINCIPALE
La mise en œuvre des différents volets d’activités décrits ci-avant pourra s’appuyer sur la
mobilisation d’une expertise ponctuel e qualifiée pour une prestation estimée à environ 850
hommes/jour, provisionnée sur le contrat de services objet du présent appel d’offres.
L’une des tâches confiées à l’équipe de backstopping sera d’identifier, de sélectionner et de
mobiliser cette expertise ad hoc. En plus d’avoir accès à un vaste réseau de consultants de
haut niveau ayant une expertise approfondie en matière d’état civil, Civipol bénéficie d’un
accès facilité à l’expertise publique des administrations françaises, dont le ministère de
l’intérieur, le ministère de la défense, et plusieurs institutions ou organismes spécialisés.
Nous proposons que l’identification des besoins en expertise non principale se fasse de
façon globale et aussi anticipée que possible, afin d’assurer la cohérence des missions et la
meilleure utilisation possible des ressources disponibles, et l’identification anticipée des
experts les plus adéquats. Cette planification globale peut être préparée au démarrage de
l’AT, puis précisée sur une base semestrielle. La flexibilité sera toutefois maintenue,
permettant d’introduire des demandes pour des expertises ad-hoc lorsque des besoins
imprévus se font jour, ou si la planification initiale nécessite d’être améliorée avec des inputs
supplémentaires.
Une fois le plan de travail semestriel validé, l’Assistance technique sera responsable, en
concertation très étroite avec la DNEC, de l’élaboration des termes de référence détail és de
chaque proposition d’intervention. Chaque TdR suivra le format-type établi par la
Commission européenne (disponible dans les annexes du PRAG)6 et décrira les objectifs,
tâches, activités, résultats attendus de chaque mission, durée, période/dates, de même que
6 http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B, document B8e
69
les produits attendus et les modalités de validation.
Les Termes de Référence seront soumis à l’approbation des autorités de tutelle du
programme avant d’engager le prestataire à identifier l’expertise correspondante.
L’équipe de backstopping fournira un appui à l’identification, la sélection et la mobilisation
des experts non principaux selon le processus détaillé ci-après :
Première étape : la sélection des experts :
Afin d’identifier les bonnes ressources pour chaque mission, Civipol a mis au point un
processus de sélection rigoureux visant à évaluer et à sélectionner les candidats sur la base
de critères objectifs et transparents. Une grille d’évaluation est préparée dès la finalisation et
la validation des TdR spécifiques. Deux CVs sont ensuite soumis pour validation à la DUE,
pour chacun des postes requis par les TdR.
Deuxième étape : préparation et suivi des missions :
Pour chaque mission d’ENP, le chef d’équipe organisera, avec l’appui de l’équipe de
backstopping, une réunion d'information physiquement ou par téléphone.
L'objectif de cette réunion d'information est de présenter à l’expert les principes généraux du
projet et les objectifs de l'activité ou des activités qui lui sont confiées. Les obligations de
l’expert et le processus d'évaluation de la mission lui seront également présentés à cette
occasion.
L’équipe de backstopping s’occupera des bil ets d’avion, des indemnités journalières, des
honoraires de l’expert et, de façon générale, de tout l’appui logistique nécessaire au bon
déroulement de sa mission.
Troisième étape: Évaluation des missions des experts :
La supervision des prestations sera directement assurée par le Chef d’équipe qui sera
responsable du contrôle de la qualité des rapports des missions ponctuelles (respect des
livrables attendus, respect des délais tels que définis dans les termes de référence).
Le Directeur technique sera par ail eurs en contact étroit avec l’expert non principal tout au
long de la mise en œuvre de sa mission pour également s'assurer que les prestations sont
fournies conformément aux termes de référence spécifiques.
Chaque mission fera l’objet d’un rapport de mission. Un rapport provisoire de mission sera
soumis à l’appréciation du Chef d’équipe et des autorités de tutelle du Programme pour
approbation. En cas de commentaires de l’une ou l’autre partie, une version amendée du
rapport devra être produite.
2.8 ASSURANCE QUALITE ET CAPITALISATION DU SAVOIR
70
CIVI. POL Conseil a obtenu la certification ISO 9001 en janvier 2014. CIVIPOL développe
des Systèmes Qualité afin de garantir leur bonne mise en œuvre de ses projets, tant sur le
plan opérationnel que technique, à travers une disponibilité et un appui permanents de
l’équipe de backstopping, une liaison étroite et constante permanent entre le responsable de
projets et l’équipe d’experts en vue de faciliter les aspects logistiques mais aussi d’assurer le
contrôle de la qualité des livrables (rapports préliminaires, hebdomadaires, finaux).
Dans le cadre de son système d’Assurance Qualité, CIVIPOL a développé les règles et
procédures pour chacune des étapes de la préparation et de l’exécution du projet,
comprenant :
L’utilisation d’une procédure de recrutement standardisée afin de garantir une
sélection d’experts de haut niveau pour des missions de courte, moyenne et
longue durée.
La tenue d’une réunion d’information préalable au départ en mission des
experts principaux comme non principaux
La désignation d’un responsable de projet qui est en contact étroit et permanent
avec l’expert, l’autorité contractante.
Une attention particulière à la qualité des rapports, en termes de contenu, de
mise en page et de qualité de rédaction mais aussi en termes de conformité
avec les exigences spécifiques du client.
Un plan d’Assurance Qualité, y compris en ce qui concerne les missions
d’appui backstopping ainsi qu’un cadre de Suivi Evaluation sont mis en place
pour s’assurer que le projet respecte bien les différentes étapes et le
chronogramme de sa mise en œuvre, le respect des délais de soumission des
rapports etc…
Un « manuel de gestion de projet » est préparé lors de la phase de démarrage
du projet (voir ci-dessous) qui contient des documents clés tels que les lignes
directrices, la checklist, des exemples concrets et les leçons tirées de projets
antérieurs.
Le Manuel de Gestion de Projet
CIVIPOL développera, durant les premiers mois du projet, un Manuel de Gestion de Projet
qui inclura les outils de gestion de projets adéquats tels que les lignes directrices, manuels,
listes de vérification ainsi que les exemples concrets et les leçons retenues de précédents
projets ;
Le Manuel de Gestion de Projet comportera donc :
Les rapports pertinents, les études et le contexte des projets similaires en cours ou
finalisés ;
Les informations pertinentes et la documentation relative au projet lui-même (offre
technique, contrat, contrat d’autres experts et projets) ;
Le guide des directives d’Europeaid, entre autres : visibilité, rapport, approvisionnement,
cycle de gestion de projet, etc.
Modèle de contrats pour les personnes et services, description de poste, Termes de
71
Référence (comportant interprètes, assistants, secrétaires), rémunérés sur la base de
résultats ou base horaire ;
Les modèles de reçus, de factures, d’instruments de suivi financier, de rapports internes
mensuels, de système cohérent d’archivage de projet ;
Un échantil on des outils pertinents et matériels de formation, plan d’action stratégique,
questionnaires (pour les Evaluation Rapides, évaluation des formations etc.) ;
Le format des coûts estimés relatifs aux frais accessoires, (ex : budgets pour sessions
de formation, conférences, séminaires, etc.) ;
La clarification de la division des tâches entre le siège social de Paris et le Bureau de
Projet.
3. IMPLICATION DE CIVIPOL
3.1 PRESENTATION DE CIVIPOL
Fondée en 2001 à l’initiative du Ministère français de l’Intérieur,
CIVI.POL Conseil est une
société de conseil et de service spécialisée dans la réalisation et la conduite de projets
d’assistance technique et de coopération dans les domaines des affaires intérieures et du
renforcement institutionnel.
CIVI.POL Conseil propose ses compétences dans le cadre des missions d’assistance technique
financées par la Commission Européenne, la Banque Mondiale ou les Nations Unies au bénéfice
de pays tiers. Dans ce domaine, CIVI.POL Conseil dispose d’une expérience conséquente dans
la mobilisation et le management d’experts et a démontré son expertise technique en matière de
développement et de modernisation des services, dans l’appui institutionnel à différents
ministères ou institutions dans les pays du Sud, dans le renforcement des capacités des
administrations déconcentrées, d’observation des flux de transport, de développement local et
régional, de formations spécifiques, etc.
CIVI.POL Conseil accompagne les administrations bénéficiaires de l’aide extérieure dans leur
processus de réforme et de renforcement capacitaire. A cette fin, les experts proposés par
CIVI.POL Conseil fournissent les services suivants :
Identification des besoins en matière de formations ;
Formations de formateurs / formations ;
Elaboration et consolidation de programmes de formations ;
Audit organisationnel et institutionnel ;
Enquête de terrain pour dresser un inventaire exhaustif ;
Evaluation des besoins ;
Elaboration de plans d’action, soumis à l’approbation des comités de pilotage ;
Elaboration de recommandations.
CIVI.POL Conseil aide également à la création de centres de formation nouveaux : elle apporte
un conseil dans la définition de projets pédagogiques ou des besoins d’infrastructures, dans le
choix des équipements et des plateaux techniques. Une aide au démarrage du centre par la mise
en place de formations de formateurs permet d’optimiser l’ensemble du processus.
CIVI.POL Conseil assure des missions d’assistance technique dans le cadre d’appels d’offres
internationaux, les Etats ou les bailleurs de fonds (Commission Européenne, Banque Mondiale
72
etc.), financent des études visant à moderniser et à faire évoluer les dispositifs de sécurité
intérieure.
Ces missions d’assistance technique peuvent être suivies d’importants appels d’offres
d’équipement (systèmes informatiques, de communication et de transmission, véhicules,
armement, habillement, etc.) auxquels répondent les plus grands groupes industriels.
La notoriété de CIVI.POL Conseil, ses références techniques, son appartenance à un réseau,
une organisation, un groupe reconnus, sont des facteurs clé de succès.
73
3.2 REFERENCES DE CIVIPOL
Valeur
approximativ
Nom du
e du Contrat
Titre de la mission / & brève
Client &
(en
Rôle de la
Durée
description des principaux produits
Pays de la
équivalent €)
mission
et résultats obtenus
mission
/ Montant
payé à votre
cabinet
Projet VISABIO : généralisation des
visas biométriques
2006
- Description : Le projet a pour but de
Consultant
France
23 638 329
2010
faciliter et d’optimiser le contrôle aux
unique
frontières, et l'identification des
étrangers sur le territoire français
Assistance technique à la mise en
œuvre du Programme de
Réhabilitation de l’Etat Civil du
Cameroun (PRE2C)
Description : La maîtrise d’ouvrage
2010
- déléguée consiste à appuyer
Consultant
Cameroun
3 137 987
2016
techniquement le Ministère de
unique
l’Administration Territoriale et de la
Décentralisation (MINATD) afin de
s’assurer d’une mise en œuvre
satisfaisante du Programme de
Réhabilitation de l’Etat Civil
Assistance technique à la mise en
œuvre
du
Programme
de
Réhabilitation de l’Etat Civil du
2012
- Cameroun (PRE2C)
Consultant
Cameroun
2 110 899
2016
Description : Gestion administrative et
unique
financière de la participation française
au Programme de Réhabilitation de
l'état civil du Cameroun
Cartographie
de
l’état
civil
camerounais
Description : L’objectif était de
permettre au MINATD de disposer
d’un outil d’aide à la décision et à la
2009
-
Consultant
planification des investissements pour Cameroun
264 675
2010
l’Etat civil, via la conduite d'enquêtes
unique
de
terrain,
d'analyses
du
fonctionnement interne, et la mise en
place d'une application informatique
de gestion des données
Etude diagnostic sur l’Etat civil du
Cameroun
et
faisabilité
d’un
Chef de file
programme
d’actions
prioritaires
d'in
Agence
Française
2006
- Description
:
Etablissement
d'in
groupement
de Développement
239 091
2008
diagnostic du système camerounais
Civipol
Cameroun
d'état civil par des enquêtes de terrain,
IFORD
la proposition de pistes de réformes, la
Cameroun
conception d'un plan d'action
74
Elaboration
du
schéma
directeur
informatique de l’état civil de Côte
d’Ivoire
Description : Elaboration d’un schéma
Chef de file
directeur
informatique
pour
la
Modernisation de l’état civil en Côte
d'un
2010
d’Ivoire, développé en co
Banque Mondiale
132 760
groupement
hérence avec
l’accord
interministériel
sur
le
Civipol,
programme de Modernisation de l’état
SIDES
civil et qui sert comme document de
discussions quant à la stratégie en
matière d’informatisation de l’état civil
Réalisation d’une étude sur la
cartographie de l’état civil, la mise en
place d’une base de données et le
renforcement
des
capacités
du
personnel
Description : L’objectif était de
Consultant
2016
produire une cartographie du système UNICEF Niger
123 867
d’état civil nigér
unique
ien, d'élaborer une
application informatique de gestion
d’une base de données sur l’état civil,
de mettre en place la base de
données et de former le personnel à
son utilisation
Formulation d’un appui à l’état civil
Description : Le projet comprenait une
analyse de la situation actuelle dans le
Chef de file
secteur, l'analyse des problèmes Commission
d'un
2011
présentée
dans
la
Fiche européenne
118 371
groupement
d’Identification de projet, et la Sénégal
Civipol
production des documents de bases à
Transtec
utiliser pour la formulation d'une
intervention sur financement CE
Etude
de
faisabilité
et
projet
d’informatisation du système d’état
civil du Niger
Description : Analyser l’existant et
Consultant
2014
UNICEF Niger
95 283
élaborer une situation de référence en
unique
matière de gestion de l’état civil, la
carte d’identité nationale et le fichier
électoral au Niger
Formulation du projet d’appui à la
réforme de l’état civil du Niger (10
mil ions d’euros dans le cadre du
XIème FED)
Commission
Description : Rédaction du document
Consultant
2015
européenne
21 174
d'action pour la conduite d'un projet
unique
Niger
d'appui à la réforme de l'état civil du
Niger (organisation d'une mission de
formulation, rédaction du rapport et du
document final)
75
3.3 RESPONSABILITES DE CIVIPOL
La responsabilité générale de suivi et de supervision des services fournis dans le cadre du
présent contrat de services incombera à CIVIPOL Conseil en qualité de signataire du marché de
services
A ce titre, les responsabilités de CIVIPOL portent spécifiquement sur les aspects suivants :
Gestion du contrat de services (contrôle qualité des rapports contractuels, émissions
des factures client, suivi des règlements client…) ;
Liaison avec la DUE en qualité de signataire du marché de services ;
Mobilisation et recrutement du Chef d’équipe ;
Recrutement et gestion du personnel de soutien ;
Gestion du budget d’équipement et de fonctionnement nécessaire à l’équipe ;
Gestion du budget en dépenses accessoires ;
Coordination en vue de l’identification, la mobilisation et la supervision de l’expertise
non principale ;
Liaison permanente avec le Chef d’équipe et l’expert administratif et financier ;
Transfert des fonds pour le financement des équipements nécessaires à l’assistance
technique et pour les coûts de fonctionnement ;
Organisation de missions périodiques de backstopping sur le terrain ;
Préparation des marchés
Supervision du travail et coordination des services d’appui ;
Contrôle de la qualité des rapports contractuels ;
Vérification des factures ;
Paiements.
4. CADRE LOGIQUE
76