PROGRAMME D’APPUI AU FONCTIONNEMENT
DE L’ETAT CIVIL
APPUI A LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME
D’INFORMATION SECURISEE
PAECSIS
(T05-EUTF-SAH-ML-08-01)
RAPPORT SEMESTRIEL - 2
1 juillet au 31 décembre 2018
Février 2019
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TABLE DES MATIERES
SIGLES ET ABBRÉVIATIONS ............................................................................................................................... 3
I.
CONTEXTE NATIONAL.............................................................................................................................. 4
II.
INTRODUCTION ....................................................................................................................................... 5
III.
ETAT D’AVANCEMENT DES ACTIVITES DU DEUXIEME SEMESTRE ............................................................ 8
A.
EVALUATION DU CADRE NORMATIF DE L’ETAT CIVIL ............................................................................................... 8
1.
Les activités réalisées ........................................................................................................................... 8
2.
Les contraintes ................................................................................................................................... 14
B.
FINANCEMENT PERENNE DU SYSTEME D’ETAT CIVIL ............................................................................................. 14
1.
Appui à la conception et à la mise en place d’un dispositif pérenne de financement de l’état civil : . 14
2.
Divers ................................................................................................................................................. 16
C.
INFORMATISATION ET MISE A JOUR DES INFORMATIONS SUR L'ETAT CIVIL ................................................................ 16
1.
Résultats de l’évaluation du système d’informatisation de l’état civil ............................................... 16
2.
Liens entre fichier RAVEC et base de données état civil ..................................................................... 16
3.
Perspectives de l’informatisation de l’état civil et mise à jour ........................................................... 18
D.
CARTOGRAPHIE DE L'ETAT CIVIL....................................................................................................................... 19
1.
De l’usage de la cartographie ............................................................................................................ 20
2.
Retour sur l’ensemble des opérations conduites ................................................................................ 21
3.
Données collectées et données non collectées ................................................................................... 21
4.
Mise en place d’un système d’information sur les données d’état civil ............................................. 22
5.
Bilan de la cartographie ..................................................................................................................... 23
E.
PROGRAMMATION D'ETUDES SPECIFIQUES ........................................................................................................ 23
F.
APPUI INSTITUTIONNEL ET APPUI EN MATIERE D’ETAT CIVIL ................................................................................... 24
1.
Réalisation d’un diagnostic du cadre institutionnel et des pratiques d'état civil au Mali .................. 24
2.
Stratégie de sécurisation de l’approvisionnement des centres d’état civil en registres ..................... 25
3.
Participation à la production de documents pour la DNEC et aux activités transversales ................. 25
G.
ACTIVITES D’APPUI-CONSEIL DES EXPERTS AUPRES DE LEURS SERVICES D’AFFECTATION ............................................... 26
H.
PILOTAGE ET MANAGEMENT DE L’EQUIPE ET DES ACTIVITES DE CIVIPOL ................................................................... 26
1.
Réunions de planification et de coordination ..................................................................................... 26
2.
Prises de contacts avec les administrations, les acteurs institutionnels et opérationnels ................. 26
3.
Equipement ........................................................................................................................................ 27
4.
Activités en cours d’exécution ............................................................................................................ 27
5.
Tâches administratives et financières réalisées ................................................................................. 27
6.
Coordination et suivi des experts ....................................................................................................... 29
IV. PERSPECTIVES DU PROCHAIN SEMESTRE .............................................................................................. 31
A.
PROGRAMME DES ACTIVITES LIEES A LA RELECTURE DES TEXTES LEGISLATIFS ET REGLEMENTAIRES DE L’ETAT CIVIL ET A
L’APPUI-CONSEIL ................................................................................................................................................... 31
1.
Perspectives à court terme (janvier à mars 2019) .............................................................................. 31
2.
Perspectives à moyen et long termes (à partir d’Avril 2019-activité continue) ................................. 31
B.
FINANCEMENT PERENNE DU SYSTEME D’ETAT CIVIL ............................................................................................. 32
C.
MISE A JOUR DES INFORMATIONS SUR L'ETAT CIVIL ............................................................................................. 33
D.
PROGRAMME DES ACTIVITES LIEES A LA CARTOGRAPHIE DE L’ETAT CIVIL .................................................................. 33
E.
PROGRAMME DE L’APPUI EN MATIERE D’ETAT CIVIL ............................................................................................ 33
F.
PROGRAMME DES ACTIVITES DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE ............................................................... 34
V.
CONCLUSION ......................................................................................................................................... 35
VI. ANNEXES ............................................................................................................................................... 37
Rapport semestriel – S2 / 2018
2
SIGLES ET ABBRÉVIATIONS
AMM
Association des municipalités maliennes
APDP
Autorité de Protection des Données Personnelles
CPF
Code des personnes et de la famille
CTDEC
Centre de traitement des données de l’état civil
DGCT
Direction générale de l’administration territoriale
DNAJS
Direction nationale des affaires judiciaires et du sceau
DNEC
Direction nationale de l’état civil (la DNEC)
DNEC
Directeur national de l’état civil (le DNEC)
DNECA
Directeur national de l’état civil – Adjoint (le DNECA)
DUE
Délégation de l’Union européenne
INSTAT
Institut National de la Statistique
MAECI
Ministère des Affaires étrangères et de la Coopération internationale
MATD
Ministère de l’Administration territoriale et de la décentralisation
MCT
Ministère des Collectivités territoriales
NINA
Numéro d’Identification National
PAECSIS
Projet d’appui au fonctionnement de l’état civil au Mali : Appui à la mise
en place d’un système d’information sécurisé
RAVEC
Recensement A Vocation d’Etat Civil
PNFEAC
Programme National de Formation des Acteurs de l’Etat Civil
Rapport semestriel – S2 / 2018
3
I. CONTEXTE NATIONAL
Dans la phase de démarrage des activités du PAECSIS, le contexte national a été marqué par
l’aggravation de la situation sécuritaire du pays avec la multiplication de conflits
communautaires dans le centre, le nord, le nord-est et l’ouest du pays.
La tenue de l’élection présidentielle avec un premier tour en juillet et un deuxième tour en août
2018 a conduit à devoir aménager le calendrier des opérations prévues dans le cadre du
PAECSIS. Ont été concernées les activités relatives aux ateliers de concertations régionales et
celles relatives au déploiement des enquêteurs sur le terrain pour la cartographie, afin d’éviter
toute collusion avec les activités liées soient à l’inscription électorale, à l’organisation des
scrutins, à la distribution des cartes d’électeurs ou aux campagnes électorales des candidats à la
présidentielle.
L’exécution des activités a coïncidé avec une période électorale très chargée et inquiétante au
départ mais qui s’est cependant déroulée dans un climat serein, même si les tensions ont été
quelquefois vives :
. Ces
élections ont consacré la victoire de son Excellence Ibrahim Boubacar KEITA qui a prêté
serment le 4 septembre 2018. La déclaration par le Conseil des Ministres du mardi 28 août de
la date des prochaines élections législatives (fixée au 28 octobre pour le premier tour et le 18
novembre pour le second tour) présage d’une période encore chargée. Cette situation a été
encore complexifiée par la grève des préfets et des sous-préfets qui a paralysé pendant plusieurs
semaines, le département de tutelle. Finalement au cours du mois d’octobre 2018, les élections
législatives ont été reportées
sine die.
Au plan socioprofessionnel, la grève du personnel de l’administration territoriale, qui a débuté
le 25 juin 2018, a affecté la réalisation de l’atelier de planification du PAECSIS à Fana ainsi
que l'atelier de concertation régionale de Sikasso qui n’ont pu se tenir.
Concernant plus spécifiquement l’état civil, on note : (i) l’adoption par le Conseil des Ministres
du 20 juillet 2018 de la stratégie nationale de l’état civil, (ii) la prise de fonction du nouveau
Directeur National de l’Etat Civil (DNEC), le Dr Abdoulaye ALKADI
ancien gouverneur de la région de Taoudénit.
Rapport semestriel – S2 / 2018
4
II.
INTRODUCTION
Ce deuxième rapport semestriel répond à une exigence contractuelle de Civipol envers la DUE,
il fait le point des activités conduites par Civipol dans le cadre du PAECSIS du 1er juillet au 31
décembre 2018.
Cette période a été marquée par le démarrage effectif des concertations régionales inclusives
sur le cadre normatif relatif à l’état civil, le déroulement de l’enquête sur les centres principaux
et secondaires d’état civil, le diagnostic sur le cadre institutionnel et les pratiques en matière
d’état civil et un état des lieux pour assurer un financement pérenne.
Pour réaliser ces activités, il a notamment fallu régler d’importantes questions administratives :
la négociation de partenariats techniques et scientifiques
,
les démarches d’acquisition de l’acte d’exonération pour les tablettes, l’obtention de
l’autorisation de l'Autorité de Protection des Données Personnelles pour la collecte des données
sur l’état civil, le suivi des travaux de réhabilitation des bureaux des experts, la gestion
administrative et financière du bureau local de l’équipe PAECSIS de Civipol,
Pour rappel, les activités dévolues à Civipol portent sur :
- l’appropriation du Programme par les autorités maliennes,
- l’appui à la conception et à la mise en place d'un dispositif pérenne de financement de
l'état civil ;
- l’identification des besoins spécifiques liés au Programme
- la mise à jour des informations sur l'état civil ;
- le renforcement de l'archivage ;
- la mise en place d’un fichier national de l'état civil, relié à une base de données
interconnectée avec les communes et postes consulaires informatisés ;
- la mise en place d’une connexion entre la base de données état civil et la base de données
issue du RAVEC ;
- l’appui à l'organisation d'audiences foraines et opérations d’inscription à l’état civil.
L’atelier de planification opérationnelle du PAECSIS qui devait se tenir à Fana a fait l’objet
d’un report à une date ultérieure
Ce deuxième semestre a été marqué par la tenue du 1er Comité technique de suivi (CTS) du
PAECSIS, qui s’est tenu le 14 décembre 2018. Lors du CTS, plusieurs états des lieux et analyses
du système d’état civil ont été présentés
ainsi que le premier atlas national de l’état civil.
Rapport semestriel – S2 / 2018
5
En ce qui concerne l’appui et la collaboration avec la DNEC, les faits saillants sont :
En ce qui concerne les activités réalisées par les experts au sein de l’équipe Civipol,
Revue de la programmation de la cartographie ;
Revue de la planification opérationnelle du PAECSIS ;
Dans le cadre de la collaboration avec Enabel, les activités suivantes ont été réalisées :
Participation à l'atelier de formation-action sur l'étude de démarrage organisé par
Enabel ;
Rapport semestriel – S2 / 2018
6
III. ETAT D’AVANCEMENT DES ACTIVITES DU DEUXIEME
SEMESTRE
Les activités réalisées au cours du deuxième semestre sont conformes à l’approche prévue dans
les Termes de référence du PAECSIS.
Il s’agit de l’évaluation du cadre normatif de l’état civil (A), le financement pérenne de l’état
civil (B), l’informatisation et la mise à jour des informations sur l’état civil (C), la cartographie
de l’état civil (D), la réalisation d’études spécifiques (E), l’appui institutionnel et l’appui en
matière d’état civil (F), les activités d’appui-conseil auprès des institutions (G), le pilotage et le
management de l’équipe et des activités de Civipol (H).
A. Evaluation du cadre normatif de l’état civil
L’évaluation du cadre normatif est achevée, un rapport a été produit et présenté lors du Comité
technique de suivi du PAECSIS qui s’est tenu à Bamako le 14 décembre 2018, « Evaluation du
cadre normatif de l’état civil malien - Etat des lieux et recommandations »,
L’appui à la mise en place d’un dispositif de révision des textes est en cours : la rédaction de
nouveaux textes législatifs est réalisée. L’adoption des nouveaux textes demande qu’une
Commission en charge de leur relecture soit en place.
1. Les activités réalisées
Le semestre est marqué par la réalisation d’un
focus group avec les organisations de la société
civile, de cinq ateliers de concertation regroupant les acteurs des régions du Mali (Sikasso,
Kayes, District de Bamako, Koulikoro, Ségou, Mopti, Taoudénit, Tombouctou, Gao, Ménaka
et Kidal) sur le cadre normatif de l’état civil, et diverses autres activités
a) Le focus group
Un
focus group a été organisé en vue d’assurer la participation inclusive des organisations de
la société civile et des partenaires au développement, au processus d’évaluation du cadre
normatif de l’état civil.
Dans le cadre de la préparation de ce
focus group, l’identification et la sélection des participants
potentiels ont présenté des défis en raison de la non-disponibilité d'une liste des OSC actives en
matière d'état civil.
l’atelier a été organisé à l’aide d’un important
travail de préparation
Rapport semestriel – S2 / 2018
8
Le
focus group avec les OSC et des partenaires au développement s’est déroulé le 28 juin 2018
à la DNEC. Un rapport du
focus group a été élaboré en prenant en compte le rapport de 2 pages
transmis par les OSC.
b) Les concertations régionales
Une série de concertations régionales regroupant 375 acteurs autour du cadre normatif de l’état
civil et des réformes envisagées dans le cadre de la modernisation du système de l’état civil se
sont déroulés en septembre 2018 à Sikasso et Kayes, en octobre au niveau du District de
Bamako et en novembre 2018, à Ségou et Mopti.
Atelier de concertation régionale de Sikasso
Initialement planifié pour le 19, 20 et 21 juin 2018, l’activité a fait l’objet de plusieurs reports
dus notamment à :
(1) la grève des administrateurs civils ;
(2) un nouveau report en raison du risque de confusion de l’activité avec la campagne
électorale et les élections présidentielles.
Eu égard au calendrier des élections législatives, le nouveau DNEC,
a recommandé de tenir les consultations régionales dans les meilleurs délais pour s’assurer de
la disponibilité des acteurs régionaux.
Un important travail de préparation technique de l’atelier a été réalisé et deux missions ont été
exécutées à Sikasso en vue de l’organisation dudit atelier.
La préparation technique de l’atelier régional de Sikasso sur le cadre normatif de l’état
civil a été effectuée à Bamako
Une mission préparatoire de cet atelier a été effectuée à Sikasso du 5 au 7 septembre
2018
en vue de discuter de la faisabilité de l’activité,
d’arrêter des dates, de mobiliser les acteurs régionaux autour de cette activité et de
mettre en place la logistique nécessaire pour la tenue effective de la concertation
régionale. A l’issue de la mission, les dates des 13 et 14 septembre 2018 ont été arrêtées
pour la concertation régionale de Sikasso eu égard à d’autres engagements des acteurs
régionaux (préparation de la fête d’indépendance du Mali et réunion des acteurs
régionaux au Gouvernorat).
Rapport semestriel – S2 / 2018
9
Une mission
s’est rendue à Sikasso le Mercredi 12 septembre 2018 en vue de la
coordination de la logistique. L’atelier de concertation régionale de Sikasso s’est
déroulé sur deux jours (13-14 septembre 2018)
. Un rapport de l’atelier
a été rédigé avec d’importantes recommandations.
Atelier de concertation régionale de Kayes
A l’arrivée de la délégation, une réunion de coordination avec le Gouverneur et les personnes
identifiées pour fournir des services s’est tenue au Gouvernorat de Kayes.
Préalablement au déploiement de la mission à Kayes, des préparatifs pour l’atelier régional de
Kayes ont été effectués à Bamako
L’atelier s’est déroulé les 27 et 28 septembre 2018. La délégation est retournée à Bamako le
samedi 29 septembre 2018 après un débriefing avec le représentant du Gouverneur de Kayes.
. Les résultats des concertations
régionales de Sikasso et de Kayes ont enrichi les données déjà collectées et fourni des directions
à la révision de certains textes normatifs.
Atelier de concertation du District de Bamako
Au cours du mois d’octobre 2018, un atelier de concertation sur le cadre normatif de l’état civil
a été organisé pour le District de Bamako. Cela a nécessité un important travail de préparation
technique de l’atelier
Rapport semestriel – S2 / 2018
10
ainsi que la coordination de la logistique.
L’atelier de concertation du District de Bamako qui a été précédé du lancement officiel du
PAECSIS, s’est déroulé sur deux jours (18-19 octobre 2018).
Les résultats de cet atelier ont enrichi les données déjà collectées et ont été intégrés
dans le rapport d’évaluation du cadre normatif de l’état civil.
Atelier de concertation inter-régionale de Ségou et Koulikoro
L’atelier de Ségou qui a réuni les acteurs de Ségou et Koulikoro a nécessité un important travail
de préparation technique
et de support logistique.
En plus de la communication sur les textes législatifs actuels, les acquis et faiblesses à corriger,
l’experte juriste a fait une deuxième présentation le deuxième jour sur les innovations générées
par la gestion électronique de l’état civil et devant faire l’objet d’encadrement légal en vue de
faciliter les travaux de groupe du deuxième jour. Cette présentation a été complétée par une
présentation du Représentant du CTDEC sur Cityweb et de l’utilisation de l’électronique par
les acteurs de l’état civil. En outre, l’experte a assuré toute la logistique relative à la projection
des présentations des travaux des 3 groupes de travail pendant les deux jours de l’atelier, leurs
corrections séance tenante, la présentation du compte rendu des activités de la première journée
et du rapport général de l’atelier. Il en va de même de la prise de note des informations
pertinentes ressorties des différents débats ainsi que le recadrage de certains débats au sein des
groupes.
L’atelier de concertation de Ségou s’est déroulé sur deux jours (mardi 21 et mercredi 22
novembre 2018).
. Les résultats de cet atelier
ont enrichi les données déjà collectées et ont été intégrés dans le rapport final d’évaluation du
cadre normatif de l’état civil.
Atelier de concertation inter-régionale de Mopti, Tombouctou, Gao, Ménaka, Kidal et
Taoudénit
En vue du bon déroulement de l’atelier de Mopti, plus d’une centaine de fardes destinées aux
participants ont été constituées. L’actualisation des TDR a été finalisée dans la soirée du 22
novembre 2018 avec une prise en compte des faits saillants de Ségou et Koulikoro et un
ajustement des présentations.
L’atelier de concertation régionale de Mopti qui a regroupé les acteurs étatiques et non étatiques
de Mopti, Gao, Tombouctou, Kidal, Taoudénit et Ménaka s’est déroulé le samedi 24 et le
dimanche 25 novembre 2018. Il s’est distingué par le recours à quatre interprètes pour faciliter
la compréhension de tous les participants des régions du Nord à cette concertation. Ensuite, il
y a eu 3 communications : (1) la première présentée le 24 novembre par M.
a porté sur
le PAECSIS et les réformes à introduire pour une administration électronique de l’état civil
malien en appui à la DNEC (2) Dans la deuxième communication, Mme
, a rappelé la
Rapport semestriel – S2 / 2018
11
méthodologie utilisée pour la relecture des textes et l’évaluation du cadre normatif de l’état
civil, et a fourni un bref aperçu des différentes activités réalisées jusqu’à cet atelier. Elle a
ensuite présenté l’état actuel des textes qui régissent l’état civil malien, ses acquis et les
faiblesses à corriger en attirant l’attention sur certaines problématiques liées à la gestion de
l’état civil et aux statistiques vitales qui méritaient réflexion et avis des acteurs régionaux.(3)
La troisième communication présentée par M.
du CTDEC le 25 novembre 2018,
deuxième jour de l’atelier a consisté à donner un aperçu concret de la gestion électronique du
fichier unique et de ses implications en termes d’innovations en vue de faciliter les réflexions
travaux de groupe de la deuxième journée.
.
. Les résultats de cet atelier ont été intégrés dans le rapport
final d’évaluation du cadre normatif de l’état civil.
c) Appui conseil
Appui conseil à la DNAJS
L’appui-conseil à la DNAJS a consisté à participer aux sessions de la Commission permanente
législative qui se déroulent à la DNAJS pour la relecture des textes sur l’organisation judiciaire,
le casier judiciaire, le code de procédure pénale, etc., et à la réunion hebdomadaire de la DNAJS
portant sur la revue des TDR de deux ateliers de renforcement de capacités des magistrats et
greffiers. L’experte juriste a fourni un appui en termes de revue de documents officiels, y
compris des TDR d’un atelier de synthèse sur la complémentarité de la justice traditionnelle et
de la justice formelle, et donné son avis sur les propositions de relecture de textes en appui à la
DNAJS. Elle a aussi renforcé l’équipe de rapporteurs pour la rédaction des Comptes-rendus des
trois journées, du rapport oral et du rapport final de l’atelier de synthèse sur les deux formes de
justice, en prévision de la relecture de la loi sur l’organisation judiciaire.
Il en est résulté l’implication effective de la DNAJS dans les activités menées par le PAECSIS
(CTC,
Focus group et toutes les concertations régionales sur le cadre normatif). Des discussions
ponctuelles ont lieu avec le DNAJS adjoint sur la présentation dans la forme des amendements
proposés au Code des personnes et de la famille ainsi que des réunions avec le DNAJS pour un
complément d'information sur la Commission de relecture.
Rapport semestriel – S2 / 2018
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Appui conseil au CTDEC
Une troisième réunion avec la direction du CTDEC s’est tenue. En termes d’appui Conseil au
CTDEC, une revue du projet d’arrêté sur le couplage des fichiers population avec le fichier
électoral a été effectuée.
d) Elaboration des TDR de la Commission de relecture des textes législatifs et réglementaires
et d’un projet d’arrêté de création de la commission
En ce qui concerne la création de la Commission de révision des textes législatifs et
règlementaires,
.
Un projet d’arrêté
interministériel portant création de ladite commission a été élaboré
e) Autres faits saillants
Après les discussions sur la professionnalisation des agents de déclaration au sein d’un comité
de travail
ad hoc, les conclusions préliminaires ont été partagées et discutées avec le DNECA.
La teneur des discussions a été prise en compte dans le rapport d’évaluation du cadre normatif
de l’état civil.
Faisant suite à la première rencontre initiée avec l'Autorité de protection des données à caractère
personnel, nous avons organisé une deuxième séance de travail élargie à tous les membres de
Civipol et au Vice-Président de l’APDP au cours de laquelle, il a été recommandé à Civipol
d’informer l’APDP avant toute activité susceptible d’utiliser des données à caractère personnel
en remplissant les formulaires disponibles sur le site internet de l’APDP. Il s’agit de :
Une série de rapports et documents techniques ont été rédigés au cours du semestre visé. Il
s’agit notamment de :
Rapport semestriel – S2 / 2018
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D’autres activités importantes ont été réalisées au cours du deuxième semestre 2018 :
Revue documentaire complémentaire, y compris l’examen de lois d’autres pays portant
sur la modernisation de l’état civil ;
Lecture de la Stratégie nationale de l’état civil adoptée le 16 août 2018 à la lumière des
innovations à introduire par le PAECSIS pour une cohérence et une délimitation des
actions prévues par Civipol dans le cadre du projet ;
2. Les contraintes
La grève illimitée des magistrats entamée depuis le 25 juillet 2018 a impacté la délivrance des
actes d’état civil aux nouveaux nés car la cotation et le paraphe des registres n’est pas effectué
en amont. Il en va de même du contrôle juridictionnel sur les registres de l’état civil, qui en a
souffert. De plus, l’appui-conseil aux juridictions ne peut s’exécuter pendant cette grève.
B. Financement pérenne du système d’état civil
1. Appui à la conception et à la mise en place d’un dispositif pérenne de financement de
l’état civil :
a) Conduite de la réflexion pour la pérennisation du financement de l’état civil
Le travail de recherche documentaire ainsi que la tenue d’entrevues ciblées ont permis
d’identifier des pistes pour la pérennisation financière de l’état civil. Les résultats de ces travaux
ont été présentés lors du premier CTS et dans l’étude sur le financement pérenne de l’état civil
(cf. Annexe 3).
Rapport semestriel – S2 / 2018
14
Les pistes identifiées sont proposées en vue d’orienter la réflexion avec l’ensemble des acteurs
stratégiques clés. Elles n’ont bien sûr pas vocation à toutes être mises en œuvre et devront par
ailleurs être approfondies :
i.
b) Réalisation d’un premier atelier de restitution autour des pistes de pérennisation pré-
identifiées.
Une vingtaine de participants était présents à cet atelier présidé par le Directeur National de
l’Etat Civil, parmi lesquels les membres des organisations ou administrations suivantes :
La Direction Générale du Budget (DGB)
La Direction Nationale de l’Etat Civil (DNEC)
La Direction Générale des Collectivités Territoriales (DGCT)
La Direction Générale de l’Administration Territoriale (DGAT)
Rapport semestriel – S2 / 2018
15
La Direction Nationale de la Fonction Publique Territoriale (DNFPT)
La Cellule d’Appui à l’Ordonnateur National du FED (CONFED)
L’Agence belge de développement – Enabel
Outre l’analyse technique et le recueil des avis des participants sur les pistes pré-identifiées,
l’atelier avait pour objectif de contribuer à l’appropriation de la problématique du financement
de l’état civil par les acteurs stratégiques clés impliqués.
2. Divers
Appui à la Direction Générale des Collectivités Territoriales (DGCT)
Appui à la DGCT pour la mobilisation et l’information des autorités locales et régionales
dans le cadre de la réalisation de l’état des lieux des centres d’état civil.
Appui à la DGCT pour l’organisation de missions d’évaluation
ex-post des opérations de
mobilisation et d’information des autorités locales et régionales dans le cadre de l’état des lieux
des centres d’état civil
C. Informatisation et mise à jour des informations sur l'état civil
1. Résultats de l’évaluation du système d’informatisation de l’état civil
Un état des lieux sur l’informatisation de l’état civil a été réalisé et les perspectives dressées.
Le rapport sur l’informatisation de l’état civil a été présenté lors du premier Comité technique
de suivi du PAECSIS, le 14 décembre 2018 (cf. Annexe 4).
Une évaluation des informations disponibles a été menée au terme de plusieurs rencontres
d’échanges principalement avec les structures de production et/ou de gestion des informations
sur l’état civil, dont le Centre de traitement des données de l’état civil, la Cellule de Planification
et de Statistiques ainsi que la Direction Nationale de la Santé, l’Institut National de Statistiques,
une revue des dispositifs d’enregistrements mis en place par l’AIMF de 2007 à 2011, et auprès
des partenaires d’appui comme l’UNICEF.
Les résultats de cette évaluation ont conduit à :
- Formuler des recommandations pour l’harmonisation des logiciels, notamment
Cityweb, DHS-2
et le
logiciel d’état civil de l’AIMF
;
- Préconiser le renforcement du dispositif Cityweb ;
- Lister les exigences à prendre en compte par le schéma directeur informatique
2. Liens entre fichier RAVEC et base de données état civil
Le RAVEC est le fichier national de population, où est enregistré l’ensemble de la population
malienne recensée en 2009, ainsi que la population venue se faire connaitre au cours des années
suivantes. Ce fichier dispose non seulement de données d’état civil sur la population mais aussi
Rapport semestriel – S2 / 2018
16
de données biométriques (photo et empreintes digitales) pour la population âgée de 15 ans ou
plus. Il dispose aussi de l’adresse de résidence de la population au moment de son insertion
dans la base (mais sans nécessaire mise à jour de cette adresse). L’objectif premier de ce
recensement à vocation d’état civil était de constituer une base centrale d’état civil, tout en
prenant des mesures pour éviter les doubles enregistrements. Au fil du temps, ce fichier s’est
consolidé, et représente actuellement la meilleure source d’information en matière de fiabilité
et d’exhaustivité pour l’identification de la population malienne. Cependant il n’est pas devenu
une base de données état civil, mais plutôt un fichier de population soutenu par un système de
détection de double inscription à la fois à partir des données d’état civil et pas des données
biométriques.
Pour que le système soit performant, il est nécessaire qu’il s’appuie sur un enregistrement
régulier des événements d’état civil. Aussi, l’application Cityweb développée mais non
déployée dans les centres d’état civil avait pour objectif d’enregistrer puis de transmettre les
informations d’état civil de façon régulière au CTDEC.
Aussi, il est prévu que les informations enregistrées via Cityweb soient transmises au CTDEC
pour attribution d’un numéro d’identification unique pour les nouvelles naissances, ou pour
l’identification d’une personne lors d’un décès ou d’un mariage. Ainsi les échanges
d’information seront profitables aux deux bases de données dans le cadre de leur mise à jour
régulière. Ainsi, avec :
les naissances enregistrées via Cityweb, le CTDEC pourra compléter les informations
individuelles lors de la présentation de la population pour la capture de ses données
biométriques (à partir de l’âge de 15 ans).
les décès enregistrés via Cityweb, le CTDEC pourra (sous réserve d’une identification
suffisante de la personne) marquer comme décédées les personnes concernées du fichier
population (puis notamment, transmettre un fichier actualisé à la Délégation Générale
aux Elections).
En 2009, lors de l’opération de RAVEC, il était possible aux personnes ne disposant pas d’acte
de naissance d’être enregistrées, et c’était d’ailleurs bien là l’objet de ce recensement à vocation
d’état civil, c’est-à dire de résoudre la question de l’absence de pièce d’identité pour la
population malienne.
Aussi, deux grandes sous-populations constituent la base de données du RAVEC :
1. Les citoyens ayant eu un acte de naissance, établi par un centre d’état civil, et parmi
eux :
ceux dont les actes sont correctement conservés au niveau du centre d’état civil ;
ceux dont les actes n’ont pas été correctement conservés par le centre d’état civil ;
2. Les citoyens sans acte de naissance.
Ainsi, afin de garder une cohérence des données, il s’agira de prendre les précautions
nécessaires pour préserver les données existantes dans les centres d’état civil, et de définir les
mesures à prendre en fonction des différents profils de population identifiés. Une stratégie de
réconciliation des données identitaires pourra alors être construite.
L’opération RAVEC n’a pas procédé à une numérisation des actes d’état civil présentés lors de
l’enregistrement et il est possible que ces actes n’aient pas été vérifiés avec toute la vigilance
souhaitable. Aussi, il est souhaitable de procéder à la numérisation de tous les registres d’état
civil disponibles sur l’ensemble du territoire avec saisie de tout ou partie de l’information, puis
de rapprocher cette base nouvellement numérisée de la base du RAVEC. Des champs pourraient
Rapport semestriel – S2 / 2018
17
ainsi être complétés pour parvenir à un fichier d’état civil respectant les exigences du Code de
la famille.
A l’issue de ce processus de mise en cohérence des données du RAVEC avec la base de données
état civil, la base finale de l’état civil malien sera validée et pourra utilement être mise à
disposition des citoyens et des administrations.
3. Perspectives de l’informatisation de l’état civil et mise à jour
La cartographie des centres d’état civil permet de définir une feuille de route quant à
l’accompagnement nécessaire pour parvenir à l’informatisation des centres d’état civil. Certains
centres sont aptes à être informatisés, d’autres ne le sont pas encore (bâti insuffisant, instabilité
de l’alimentation électrique, etc.). Aussi une programmation par phase est nécessaire pour
proposer des solutions intermédiaires de collecte d’information, permettant de poursuivre les
objectifs globaux de construction d’une base centralisée et sécurisée de l’état civil.
La mise en œuvre de l’opération d’informatisation sur les centres éligibles nécessitera
d’élaborer un plan d’action spécifique, un véritable schéma directeur informatique, visant à les
doter en moyens
leur permettant de remplir leurs missions. Des actions
de formation seront aussi nécessaires.
Le schéma directeur proposera notamment une stratégie de déploiement s’appuyant sur des
critères de sélection tout en veillant à respecter une répartition territoriale aussi homogène que
possible, favorisant un suivi et un développement national du processus d’informatisation de
l’état civil. En effet, avec aucune région oubliée, les réussites du système pourront être connues
et reconnues et pourront faciliter un travail d’intégration nationale de la solution. S’attacher à
un déploiement cohérent et global de cette modernisation sera un des axes de sa réussite : les
communes non informatisées devenant progressivement marginales déploieront les efforts
nécessaires pour être éligibles à cet appui. Les services rendus à la population grâce à
l’informatisation seront connus et constitueront un moteur pour favoriser l’adhésion des centres
non encore informatisés.
Aussi, il s’agit :
•
La base de données état civil de la DNEC est actuellement vide (sauf pour les Maliens de
l’étranger, régulièrement inscrits dans une mission diplomatique), aussi il s’agit de constituer
une première base par récupération des données état civil de la base de données population du
CTDEC (base de données en place depuis 2009) ; puis d’alimenter et de compléter
régulièrement cette base par les événements enregistrés dans les centres d’état civil
via Cityweb.
Rapport semestriel – S2 / 2018
18
Initialement l’application Cityweb était dévolue à appuyer la mise à jour des données du
RAVEC en enregistrant informatiquement les informations individuelles état civil et données
biométriques enregistrés dans les centres d’état civil. Or il s’agit maintenant d’utiliser cet outil
déjà conçu pour enregistrer les faits d’état civil et constituer à proprement parler d’une base de
données état civil, ce qui signifie prévoir toutes les fonctionnalités liées à l’état civil et
notamment l’inscription des mentions marginales ou additionnelles sur les actes d’état civil.
La démarche retenue pour la constitution du premier noyau de la base de données état civil est
de :
•
Le Cadre juridique sur l’état civil existe, il est déterminé dans le Code des personnes et de la
famille et par la loi sur les données à caractère personnel. Ce cadre est cependant insuffisant car
il n’aborde pas l’interopérabilité entre bases de données, et le caractère spécifique de la
protection des données biométriques.
D. Cartographie de l'état civil
Dans le cadre de la mise en œuvre PAECSIS, il est prévu de réaliser un état des lieux détaillé
des centres d’état civil du Mali. Il consiste à faire une cartographie exhaustive de l’ensemble
des centres d’état civil principaux et secondaires et mettre en en place un dispositif de mise à
jour des informations.
Lors 1er CTS du PAECSIS, un état des lieux sur les premiers résultats de la cartographie a été
dressé, et présenté dans un rapport sur la cartographie des centres d’état civil (cf. Annexe 5).
L’objectif principal de cette cartographie est de :
mettre à la disposition du Ministère de l’Administration Territoriale et de la
Décentralisation (MATD), une base de données exhaustive sur les centres d’état civil, à
même de répondre aux besoins de planification rationnelle des orientations et
investissements pour accompagner la réforme de l’état civil en cours ;
constituer une source d’information sur les centres d’état civil, une situation de
référence pour documenter les indicateurs de suivi de la Stratégie Nationale de l’Etat
Civil (SNEC) et du PAECSIS.
Rapport semestriel – S2 / 2018
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1. De l’usage de la cartographie
La cartographie de l’état civil est une photographie à un moment donné de l’état du système.
Autrement dit, son objectif principal est de fournir les informations nécessaires en vue de
disposer d’un état des lieux et de quantifier les atouts et faiblesses du système.
L’outil mis en place doit être appréhendé à la lumière d’un projet global de réhabilitation de
l’état civil. Aussi, les travaux se poursuivent afin de passer d’une simple photographie de l’état
civil à un véritable système d’information pour une gestion efficiente de l’état civil.
La cartographie élaborée et le SIG développé vont permettre au MATD et à ses structures de
disposer :
d’un état des lieux sur les centres d’état civil (localisation, RH, infrastructure,
électrification, connectivité, volume d’enregistrement par type d’acte, etc.),
d’un outil d’aide à la planification à même d’apprécier les investissements nécessaires
en termes de modernisation et de renforcement de capacités.
La cartographie de l’état civil a permis de dénombrer l’ensemble des actes enregistrés au
cours des années 2012 - 2017 (mariages, naissances, décès) et d’évaluer le total des actes
produits par centre depuis leur création. La date de création du centre a été demandée.
Afin de garder toute la pertinence de l’outil, il s’agira de mettre en place les procédures
nécessaires à la mise à jour régulière des informations collectées sur le terrain et d’assurer la
formation d’agents de la DNEC et du CTDEC pour mener cette tâche.
Rapport semestriel – S2 / 2018
20
2. Retour sur l’ensemble des opérations conduites
Pour parvenir à réaliser la collecte des données devant alimenter la cartographie des centres
d’état civil du Mali, un ensemble d’opérations étaient nécessaires : préparation des outils de
collecte, mode de recrutement, formation et sélection du personnel de terrain, suivi du
déroulement de l’enquêtes, traitement des données et méthodes d’analyse.
Il s’est agi de :
3. Données collectées et données non collectées
La réalisation de cette cartographie constituait donc une phase importante d’un ambitieux
programme de modernisation (réhabilitation) de l’état civil dans lequel, le Mali s’est engagé.
Des opérations de collecte de données ont été réalisées de juillet à septembre avec l’appui de
l’Institut National de la Statistique qui a mobilisé 10 superviseurs et 60 enquêteurs pour
procéder à des enquêtes au niveau de 907 centres d’état civil (665 centres principaux sur 703 et
242 centres secondaires sur 292) et au niveau des 52 centres de l’étranger dont l’opération est
toujours en cours. Des formulaires d’enquête ont été envoyés (sous format papier ou par Email)
aux maires des différentes communes avec l’appui de la Direction Générale des Collectivités
Territoriales, afin que les officiers et agents d’état civil en prennent connaissance et les
documentent avant l’arrivée des enquêteurs.
Rapport semestriel – S2 / 2018
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Les données collectées ont notamment porté sur :
-
Les raisons pour lesquelles certains centres n’ont pu être enquêtés, sont les suivantes :
- inondations causées par les pluies en saison humide ;
- difficultés de localisation (prise de coordonnées des centres) dans des zones difficiles,
en raison de l’insécurité, ou/et de l’absence d’autorités locales ;
- destruction de certains centres secondaires pendant l’invasion du Nord par les
djihadistes, notamment dans la région de Mopti ;
- centres secondaires créés administrativement, mais n’ayant jamais eu d’existence
matérielle sur le terrain.
Concernant les centres d’état civil dans les représentations diplomatiques et consulaires, 19
fiches d’enquêtes ont été renseignées sur les 52 attendues. En rapport avec le MAECI, des
messages de rappel sont adressés aux ambassades.
4. Mise en place d’un système d’information sur les données d’état civil
Les données collectées ont été traitées et consolidées dans un système central permettant de
visualiser l’ensemble des informations relatives à la gestion du « patrimoine » état civil
(moyens, registres, ressources…) sous forme d’indicateurs (Effectif de population par centres
d'état civil, niveau de fonctionnalité, distance moyenne entre les centres, nombre et état des
registres par centre, …), de statistiques, de graphiques, et de cartes géographiques.
Les informations consolidées et vérifiées sur le Système d’information géographique (SIG) ont
permis de finaliser le dénombrement des centres enquêtés avec 665 centres principaux recensés
sur les 703 existants (soit 95% des centres principaux) et 242 centres secondaires recensés sur
292 annoncés (soit 83% des centres secondaires).
Elles ont permis de procéder à l’implémentation d’un SIG sur l’état civil afin de permettre la
visualisation, la recherche, le contrôle et le traitement des informations des centres dans un
contexte de cartographie géographique.
Rapport semestriel – S2 / 2018
22
Cet outil mis en place au CTDEC, permet de donner un accès à distance aux données, via un
simple navigateur web, aux personnes autorisées pour sélectionner, visualiser et analyser les
résultats finaux de l’enquête, et par requête spatiale ou alphanumérique de mettre en relation
entre elles diverses thématiques. De plus, le module de cartographie du SIG permet de produire
des cartes thématiques des centres d’état civil du Mali. Les principaux indicateurs d’état civil
sont présentés et la distribution cartographique des données est faite avec toutes les
fonctionnalités d’un SIG.
La mise en place de ce système a été réalisée
5. Bilan de la cartographie
La collecte des données est achevée sauf pour certains centres du Nord et pour les missions
diplomatiques n’ayant pas retourné le questionnaire d’enquête.
L’Atlas de l’état civil a été réalisé et une version provisoire avant validation de l’ensemble des
données présenté lors du CTS de décembre 2018. Sa version finale sera disponible en mars
2019, version numérique et version papier.
L’outil WEB de visualisation des centres d’état civil a été mis en ligne début février 2019 avec
présentation d’une fiche d’informations par centre d’état civil
Les personnes
autorisées disposeront d’un accès à distance à ces données et à l’outil de cartographie.
L’analyse des données de la cartographie sera finalisée fin février 2019 et présentée en mars
2019, et proposera une typologie des communes. Il s’agira de :
E. Programmation d'études spécifiques
Des études thématiques sont prévues pour une meilleure compréhension et intégration des
groupes vulnérables dans le système d’état civil.
Aussi en 2019, la réalisation d’une étude sociologique portant sur les spécificités des groupes
sociaux ayant des difficultés d’accès à l’état civil est prévue. Cette étude vise à comprendre les
Rapport semestriel – S2 / 2018
23
freins à l’enregistrement des faits d’état civil (naissance, mariage et décès) et à identifier des
solutions à apporter au regard des spécificités de groupes sociaux.
Il s’agira de déceler les conditions qui créent un environnement favorable ou défavorable à
l’enregistrement à l’état civil. Ainsi, les difficultés d’accès à l’état civil et les stratégies de
réussite pour pallier les freins seront clarifiées pour parvenir à relever les défis de
l’enregistrement à l’état civil et donc de la réforme à construire.
Sur la base d’une analyse sociologique fine, il s’agira de proposer un plan d’action opérationnel
à même d’améliorer les taux d’enregistrement des faits d’état civil des groupes sociaux
rencontrant les plus grandes difficultés d’accès à ce service public.
Les résultats attendus sont les suivants :
les différentes catégories de groupes sociaux ayant des difficultés d’accès à l’état civil
sont identifiées ;
les principaux facteurs qui limitent l’accès de ces groupes sociaux à l’état civil sont
identifiées ;
l’aspect genre est traité afin de vérifier si des spécificités liées aux femmes peuvent être
relevées et des solutions
ad hoc trouvées ;
les stratégies et actions pertinentes visant un meilleur accès de ces catégories de
personnes sont identifiées et planifiées.
L’enquête prévoira des entretiens individuels et par groupes :
L’aspect genre sera couvert lors de chaque entretien.
F. Appui institutionnel et appui en matière d’état civil
1. Réalisation d’un diagnostic du cadre institutionnel et des pratiques d'état civil au Mali
Les activités réalisées dans le cadre du diagnostic du cadre institutionnel et des pratiques, au
cours du deuxième semestre, sont les suivantes :
Finalisation du rapport provisoire ;
Présentation d’un rapport de synthèse ;
Elaboration d’une communication PowerPoint présentée à la session du Comité
technique de suivi des activités du PAECSIS ;
Finalisation du rapport adopté par le CTS en intégrant les observations (cf. Annexe 6).
Cette activité a permis de comprendre la situation du cadre institutionnel du Mali et les pratiques
en ce qui concerne le système d’état civil et par rapport aux indications de l’ONU. En effet trois
reproches principaux sont faits au système malien à l’issu du rapport d’évaluation de 2015, à
savoir que le système malien n’est pas conforme aux standards des Nations Unies, qu’il
n’intègre pas tous les principes universels de l’état civil et enfin qu’il n’y a pas d’interopérabilité
entre ses différents acteurs.
Cette étude a révélé les caractéristiques majeures du système d’état civil : un système d’état
civil centralisé, décentralisé et déconcentré, un système d’état civil soumis aux pesanteurs
religieuses et politiques et un système d’état civil implémenté dans un contexte d’insécurité.
Rapport semestriel – S2 / 2018
24
Concernant l’état de l’informatisation, l’étude a montré que tous les centres d’état civil
consulaires utilisent les nouvelles technologies de l’information et de la communication (TIC).
La situation est différente pour les centres d’état civil territoriaux car les services de l’état civil
sont souvent intégrés dans les locaux des mairies qui, selon leur statut de communes urbaines,
rurales ou de district, n’ont ni les mêmes commodités infrastructurelles ni les mêmes moyens
matériels. Mais les efforts à faire pour évoluer vers une informatisation intégrale de
l’enregistrement des faits d’état civil obligent à relever les défis de la dématérialisation et la
normalisation du cadre juridique. Des recommandations ont été faites dans le rapport intitulé
« cadre institutionnel et pratiques de l’état civil au Mali, Etude diagnostique et
recommandations ».
2. Stratégie de sécurisation de l’approvisionnement des centres d’état civil en registres
Les activités réalisées dans le cadre de cette étude
n’ont pas pu être finalisées faute de
données pertinentes et suffisantes au niveau de la DNEC. Aussi, après l’élaboration d'un projet
de termes de références contenant la méthodologie et la planification de l’étude, le cadre
d’intervention a été précisé à travers une note stratégique proposant des solutions palliatives en
attendant de disposer de la situation des ventes des registres par la DNEC et la situation
d’utilisation des registres par les communes en termes de production d’actes d’état civil. Cette
étude qui était prévue pour l’année N+1 a été programmée pour 2019.
3. Participation à la production de documents pour la DNEC et aux activités transversales
La fonction transversale de l’expert état civil a permis de participer à la production des
documents et aux activités suivantes :
Rapport semestriel – S2 / 2018
25
G. Activités d’appui-conseil des experts auprès de leurs services d’affectation
Différentes activités d’appui conseil ont été réalisées par les experts de Civipol depuis leur prise
de fonction au Mali. Il s’agit de :
H. Pilotage et management de l’équipe et des activités de Civipol
1. Réunions de planification et de coordination
2. Prises de contacts avec les administrations, les acteurs institutionnels et opérationnels
etc.,
Rapport semestriel – S2 / 2018
26
-
3. Equipement
-
4. Activités en cours d’exécution
-
5. Tâches administratives et financières réalisées
a) Production de documents techniques et financiers (rapports, notes, états financiers, etc.)
-
,
Rapport semestriel – S2 / 2018
27
-
b) Réunions et rencontres techniques
-
Rapport semestriel – S2 / 2018
28
-
c) Gestion administrative et financière :
-
d) Planification, Suivi et coordination des travaux des experts
-
6. Coordination et suivi des experts
Au cours du semestre écoulé, tous les experts ont contribué à l’élaboration du présent rapport
semestriel de Civipol et ont produit chacun, un à deux rapports trimestriels, quatre à six rapports
mensuels ainsi qu’une trentaine de rapports hebdomadaires circonstanciés.
Rapport semestriel – S2 / 2018
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Tableau récapitulatif des jours prestés par les experts principaux sur la période couverte
par le présent rapport
NOMBRE DE JOURS PRESTES
MOIS
Chef d'équipe,
Expert
TOTAL
Expert
Expert
Experte
expert
administration
état Civil
informaticien
juriste
administrateur
territoriale
Juillet
Aout
Septembre
Octobre
Novembre
Décembre
Sous total
- Le rapport semestriel pour le 1er semestre - Civipol a été validé par l’Union européenne.
- Le présent rapport est le troisième rapport contractuel.
Rapport semestriel – S2 / 2018
30
IV. PERSPECTIVES DU PROCHAIN SEMESTRE
A. Programme des activités liées à la relecture des textes législatifs et réglementaires de
l’état civil et à l’appui-conseil
1. Perspectives à court terme (janvier à mars 2019)
La transmission et validation des TDR pour la création d'une Commission de relecture
des textes législatifs et règlementaires de l’état civil, et de l’arrêté interministériel créant
ladite Commission ;
La décision de création d’une Commission de relecture du cadre normatif de l’état civil ;
Une Commission de relecture des textes sera mise sur pieds par le MATD pour un
examen approfondi des propositions faites à l’issue de la validation des données
collectées et analysées ainsi que des recommandations assorties au rapport final
d’évaluation des textes législatifs et règlementaires.
L’utilisation du rapport d’évaluation du cadre normatif de l’état civil ayant dressé les
forces et faiblesses des textes législatifs et règlementaires et formulé des propositions
de textes et des recommandations relatives aux leviers sur lesquels il faudrait agir,
comme document de travail, pour bâtir une assise légale et règlementaire de l’état civil.
L’expertise Civipol apportera un appui technique aux sessions de la Commission de
révision des textes normatifs en vue de la relecture et de l’élaboration d’avant-projet de
loi et de propositions de textes règlementaires, y compris la préparation de notes
techniques, études comparatives de législations de pays ayant introduit la modernisation
de leur système d’état civil, etc. jusqu’à la finalisation des travaux de ladite commission
L’appui à la rédaction et la validation du rapport de la commission de relecture des
textes du cadre normatif assortis de recommandations et de propositions d’avant-projet
de lois et de décrets d’application des lois ;
La participation de la Commission au Comité de pilotage du PAECSIS en qualité
d’observatrice ;
La participation aux Assises de l’état civil en mars 2019 avec un rôle à définir ;
Une revue juridique pour l’organisation des audiences foraines, et la préparation des
termes de référence d’une telle activité ainsi qu’un avant-projet de loi l’habilitant.
2. Perspectives à moyen et long termes (à partir d’Avril 2019-activité continue)
Une sensibilisation des parlementaires sur les avant-projets de loi ainsi qu’une
sensibilisation des organisations de la société civile et des médias sera réalisée dans le
cadre d’un accompagnement global du processus de relecture des textes normatifs
jusqu’à leur adoption par l’Assemblée nationale et toute autre autorité compétente ;
L’élaboration d’une Instruction générale de l’état civil-IGEC (activité qui commencera
vers la fin du mois de juin pour une première mouture de l’IGEC). Une fois adoptée,
Rapport semestriel – S2 / 2018
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ces textes seront diffusés auprès de la population et des administrations cibles.
L’élaboration d’une Instruction générale de l’état civil (IGEC) et la diffusion sur
l’ensemble du territoire des textes de référence sur l’état civil permettra l’appropriation
de ces textes par les personnes en charge de la gestion de l’état civil. Une formation on-
job des acteurs leur permettra de mieux s’approprier les nouveaux textes, l’usage des
nouvelles technologies et méthodes de travail (informatisation et archivage) ;
Une mise à jour de l’IGEC avec de nouveaux textes au fur et à mesure de leur adoption ;
L’organisation de premières audiences foraines dans des régions dont la détermination
sera faite par le PAECSIS sur la base de critères convenus. Cela nécessitera un important
travail de préparation, y compris de mobilisation des acteurs clés et de sensibilisation
des bénéficiaires ;
Appui/conseils permanent et transfert de compétences aux acteurs de l'EC : (1)
Appui à l'organisation d'audiences foraines et opérations d’établissement d’actes
de naissance en collaboration avec les autres experts de Civipol :
B. Financement pérenne du système d’état civil
Au titre de l’année 2019, les activités suivantes seront prioritairement réalisées :
Mettre en place d’un groupe de travail
ad hoc en vue d’associer les parties prenantes à
la réflexion pour la pérennisation du financement de l’état civil ;
Capitaliser les bonnes pratiques des communes en matière de financement des services
d’état civil : organisation de missions ciblées auprès de communes ;
Expérimenter des mécanismes de financement auprès de communes pilotes (recherche-
action) ;
Réalisation d’études de faisabilité en lien avec la dématérialisation du système de l’état
civil : (1) création de services en ligne payant de télé-demande de documents d’état civil
et (2) étude relative à définition d’une clé de réparation financière en lien avec la
délivrance de documents d’état civil informatisés.
Poursuivre le réseautage auprès des administrations publiques centrales.
Rapport semestriel – S2 / 2018
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C. Mise à jour des informations sur l'état civil
La mise en place d’un système d’information interconnecté et sécurisé constitue un des objectifs
majeurs pour évoluer vers une modernisation de l’état civil, et nécessite en amont une
valorisation de l’existant et l’élaboration d’un schéma directeur informatique qui définit les
objectifs stratégiques et opérationnels, l’environnement technique et informatique, les
modalités de fonctionnement, d’interconnexion et de sécurisation.
Aussi un Schéma Directeur Informatique sera réalisé au cours du premier semestre 2019, il
permettra de contribuer à la mise en place du système d’information intégré (interconnecté) et
sécurisé au niveau des centres d’état civil du Mali, et d’une base de données numérique
centralisée des faits d’état civil.
Le nouveau système informatisé de l’état civil devra intégrer :
le déploiement de Cityweb dans les centres d’état civil, dont les conditions de
déploiement selon le milieu (urbain, rural, nomade) et les possibilités de connexion /
connectivité ;
la gestion longitudinale de la vie des citoyens, avec enregistrement de tous les faits
d’état civil de la naissance au décès pour chaque citoyen auquel seront attachés tous les
faits d’état civil liés à sa personne, sa filiation, sa descendance et son ou ses mariages ;
l’intégration de numéros d’identification unique (NINA ou autre) sur les actes d’état
civil ;
la production des statistiques d’état civil ;
la capacité d’authentification, la délivrance d’extraits et la certification de conformité
des actes d’état civil ;
la gestion de l’existant des actes d’état civil, dont la numérisation, l’indexation et la
saisie des actes d’état civil.
En parallèle à ce SDI, le cahier des charges pour la mise à jour de Cityweb sera élaboré. Cityweb
étant le système de gestion informatisé des faits d’état civil officiellement choisi par l’Etat
malien, ce cahier des charges devra prévoir : la modernisation de sa pile logicielle,
l’implémentation de nouvelles fonctionnalités comme la demande d’un nouveau numéro NINA
au RAVEC pour l’affecter comme identifiant dès l’enregistrement d’un nouveau-né, vérifier
l’interopérabilité de Cityweb avec la nouvelle plateforme du RAVEC, et élaborer les différents
scénarios possibles de son déploiement sur le territoire malien en fonction des différents
contextes rencontrés : urbain, rural, nomade, et en fonction des décisions adoptées relatives au
Schéma Directeur Informatique.
D. Programme des activités liées à la cartographie de l’état civil
En 2019, les activités suivantes seront prioritairement réalisées :
- la mobilisation d’un expert démographe-statisticien pour une analyse détaillée et
exhaustive des données des centres enquêtés, grâce aux résultats produits par le SIG en
vue de la confection d’un catalogue des données d’état civil.
- l’organisation en mars 2019 d’un atelier de restitution sur les résultats de l’état des lieux
des centres d’état civil du Mali.
E. Programme de l’appui en matière d’état civil
Il s’agit de poursuivre l’exécution des activités en lien avec les missions contractuelles de
l’expert état civil et avec la mise en œuvre de la SNEC, à savoir :
Rapport semestriel – S2 / 2018
33
•
F. Programme des activités de gestion administrative et financière
• Mise en place du système d’informatisation de l’état civil : élaboration du schéma
directeur informatique, du plan d’archivage physique et électronique documents d’état
civil, réalisation des opérations de numérisation des registres d’état civil, mise en place
du système d’information sécurisé,
• Organisation de l’atelier de restitution des livrables cartographiques ;
• Appui à la révision des textes et à la réalisation d’une instruction générale de l’état civil,
• Appui au renforcement du RAVEC : actualisation de Cityweb, réalisation des audiences
foraines.
Rapport semestriel – S2 / 2018
34
V.
CONCLUSION
Au cours du 2èmesemestre du projet, des avancées notoires ont été enregistrées avec la
production des états de lieux sur le cadre normatif, institutionnel, informatique et par une
réflexion sur le financement pérenne de l’état civil. Un glissement de calendrier par rapport à
ce qui était prévu dans les TDR de Civipol est perceptible s’agissant de la révision des textes,
et de la mise à disposition des données de la cartographie.
La réalisation de l’enquête sur les centres d’état civil a nécessité une longue phase de
préparation, avant tout lancement d’opérations sur le terrain. Le recours à un enregistrement
des informations sur tablettes (et non sur questionnaire papier) a conduit à devoir procéder à
des achats spécifiques et à la mise en place d’outils technologiques (conception du système
d’information géographique et du logiciel de saisie) qui demandaient un temps de préparation
supérieur au calendrier initialement indiqué sur le document de projet.
A ce stade on peut escompter qu’à la fin du 1er trimestre 2019, les données de la cartographie
seront disponibles et accessibles à distance
via un outil de cartographie
De plus, leur
analyse permettra de disposer d’éléments de décision pour effectuer des choix en matière de
stratégie de modernisation de l’état civil et d’accompagnement des centres d’état civil.
Il a été judicieux de surseoir à la réalisation du Schéma Directeur Informatique (SDI) car l’Etat
malien a décidé courant 2018 de prendre en charge le renouvellement du plateau technique du
CTDEC (centre gérant le fichier population) et de revoir la stratégie de collecte des données.
Cela permettra au SDI et à l’application Cityweb destinée à l’enregistrement des données d’état
civil dans les centres d’état civil d’être conçus en tenant en compte des nouveaux paramètres
informatiques et organisationnels.
S’agissant du cadre normatif, ni la réflexion ni la révision des textes n’étaient engagées au Mali
avant le début du projet. Cette révision exhaustive des textes s’est accompagnée d’une réécriture
d’articles et de propositions d’introduction de nouveaux articles. Tout le travail de réécriture
est prêt afin de faciliter les travaux de la commission qui devra siéger pour faire évoluer le cadre
normatif. Aussi, les travaux réalisés jusqu’alors étaient conséquents et ont pris en charge bien
plus d’éléments que ce qui avait été initialement imaginé.
Le Code des Personnes et de la Famille traite de l’état civil mais aussi de questions plus larges
liées aux droits des personnes au Mali, aussi sa révision soulèvera l’envie de revoir aussi les
articles non liés à l’état civil. Aussi, afin de ne pas freiner la réforme de l’état civil, en
concertation avec le MATD et le Ministère de la Justice, la préparation d’une loi sur
l’informatisation et la gestion électronique de l’état civil a été choisie. Celle-ci permet
d’encadrer la modernisation du système sans remettre en cause le CPF. La Commission de
relecture des textes en cours de mise en place examinera aussi les projets de lois dérogatoires
sur les audiences foraines, la consolidation de l’identité de personnes à identités multiples et
l’inscription dans le fichier d’état civil des personnes recensées dans la base de données du
RAVEC avec des actes de naissances et la régularisation des autres personnes recensées. Cette
Commission se réunira en cas de besoin dans le futur pour d’autres textes normatifs.
La rédaction de l’Instruction générale de l’état civil (IGEC) nécessite de savoir sur quels textes
il faut s’appuyer, aussi elle est tributaire de l’adoption des nouveaux textes. Cette instruction
sera initiée courant 2019. Elle permettra de décrire la conduite à tenir par les acteurs de l’état
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civil dans ce cadre rénové et constituera un important outil de référence et un instrument de
travail et de compréhension des actions des différents acteurs pour et par l’ensemble des acteurs.
En matière d’étude sur les difficultés d’accès de la population aux services d’état civil, il s’agira
d’identifier des groupes sociaux ayant des difficultés d’accès à l’état civil, de déterminer les
facteurs limitant leur accès à l’état civil, d’explorer l’aspect genre afin de vérifier si des
spécificités liées aux femmes peuvent être relevées et des solutions ad hoc trouvées, d’identifier
des stratégies pertinentes et des actions à mettre en place pour favoriser l’accès de ces catégories
de personnes à l’état civil. Lors de cette analyse non seulement la population sera interrogée
mais aussi :
le personnel des centres d’état civil et des centres de déclaration pour analyser leur offre
de service,
les chefs traditionnels et religieux pour évaluer dans quelle mesure ils pourraient inciter
ou faciliter l’enregistrement des faits d’état civil.
En matière d’appui institutionnel et d’appui à l’état civil, les actions consistent à étudier le cadre
actuel, à vérifier les intentions des acteurs en présence, à identifier les risques, mais aussi
permettre au projet d’appuyer la réforme de l’état civil tout en restant dans le cadre institutionnel
actuel, en veillant à proposer des actions concrètes pour permettre à la population de disposer
d’un acte de naissance et d’une pièce d’identité fiable, de favoriser l’enregistrement des décès
et des mariages. Le mode d’enregistrement des décès devra être suffisamment précis pour
mettre à jour le fichier de l’état civil et celui des personnes physiques (RAVEC).
La recherche de financement pérenne de l’état civil est un long processus qui mérite
murissement et probablement un portage politique.
Point sensible : prise en charge des participants aux ateliers organisés par le PAECSIS
Le barème de la prise en charge des participants aux activités organisées par Civipol dans le
cadre du PAECSIS a fait l’objet de contestations en raison de son non-alignement sur celui du
Gouvernement malien, ni sur celui d’organisations internationales comme la MINUSMA. Il en
a résulté le retrait de participants de qualité du CTC dès qu’ils ont eu connaissance du barème
appliqué
et du
Focus group
organisé en juin 2018. L’atelier de concertation régionale de Sikasso réalisé en septembre 2018
a requis une approche diplomatique préalable auprès des pairs des participants pour éviter des
situations conflictuelles liées à la prise en charge des participants. La concertation régionale de
Ségou a failli ne pas se tenir en raison des revendications des participants qui ont requis
l’application du barème du Gouvernement. Si une attention particulière n’est pas accordée à
cette situation, elle présente le risque d’impacter négativement le niveau de présence et la
qualité de participation des personnes ressources lors des futures activités du PAECSIS.
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VI. ANNEXES
ANNEXE 1 – Rapport sur le cadre normatif de l’état civil
ANNEXE 2 - Termes de référence de la Commission de relecture des textes législatifs et
réglementaires et projet d’arrêté interministériel de création de la commission
ANNEXE 3 – Rapport sur le financement pérenne de l’état civil
ANNEXE 4 – Rapport sur l’informatisation de l’état civil
ANNEXE 5 – Rapport sur la cartographie des centres d’état civil
ANNEXE 6 – Rapport sur le cadre institutionnel et les pratiques en matière d’état civil
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