Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Travel expenses of EFSA Director'.


 
HEAD OF THE LEGAL AND ASSURANCE SERVICES  
Parma, 19 August 2019 
Ref. DD/CR/mm (2019) - out-21762782 
 
Helen Darbishire 
Access Info Europe 
Calle Cava de San Miguel 8, 4C 
ES - 28005 Madrid 
Spain 
 
e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Re:  

Your request for public access to documents of 5 July 2019 
 
Ref.: PAD 2019/061 
 
Dear Ms Darbishire, 
 
I refer to your request of 5 July 2019, submitted from the website “AskTheEU.org”, by means of which 
you asked for access to “the travel expenses of EFSA's Director, for the period 1 January 2017 to 31 
December 2018 inclusive”
, with your indication that you are “looking for documents that contain, for 
each of the trips, the following information: 

-  Place of origin and destination, and the amount spent on travel or transportation; 
-  Exact dates and duration of the trip; 
-  Amount spent on accommodation; 
-  Amount spent on subsistence; 
-  Other information, such as possible miscellaneous costs. 
 
If the travel was by air taxi and a team of people were travelling, please also provide documents with 
details on the other travellers (at a minimum, names and job titles).
”  
 
Having assessed your application in accordance with Regulation (EC) No 1049/20011 on public access 
to documents (hereinafter “the PAD Regulation”), we would like to provide you with a response as 
follows: 
 
1.  Partial disclosure 
 
We  are  pleased  to  grant  you  access  to  three  documents  that  were  identified  as  containing  the 
information you wish to obtain in enclosure to this letter.  
 
In enclosures 1 & 2, you find lists of the 24 trips the EFSA Executive Director (ED) carried out during 
2017 and the 23 trips he carried out during 2018, with details on the related expenses. As you may 
note, the 2018 list (enclosure 2) includes a specific column “EFSA Staff members participating at the 
same meeting”. Please note that for the 2017 missions, this information is provided in the separate 
enclosure 3.  
 
For certain missions, the ceiling costs for accommodation provided for in the Staff Regulations2 have 
been exceeded. However, these additional costs were borne by the ED himself.  In the 2017 overview 
(enclosure 1), details on this aspect are provided in the right-hand column ‘comments’, whereas as 
 
1   Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to 
European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.5.2001, p. 43-48, applicable to EFSA. 
2   See Article 112(2) and Annex VII, Article 13 of Regulation No 31 (EEC), 11 (EAEC), laying down the Staff Regulations of 
Officials  and  the  Conditions  of  Employment  of  Other  Servants  of  the  European  Economic  Community  and  the  European 
Atomic Energy Community (OJ 45, 14.6.1962, p. 1385), as last amended.  
European Food Safety Authority 
Via Carlo Magno 1A – 43126 Parma, Italy 
Tel. +39 0521 036 111│ www.efsa.europa.eu 


 
 
concerns 2018 (enclosure 2), this information is available cross-reading the columns ‘Amount’, ‘Hotel 
bill’, ‘difference not claimed’.   
 
Finally, we can also confirm that neither in 2017 nor in 2018, air taxis have been used for the missions 
of the ED.   
 
Please note that the enclosures provide you with the names of EFSA staff members as far as they are 
in a management position (Head of Unit or above). Instead, names of other staff members who have 
accompanied the ED on his 2017 & 2018 missions are not revealed to you in accordance with Article 
4(1)(b) of the PAD Regulation. In application of this provision, personal data cannot be disclosed when 
this would undermine the privacy and integrity of the individuals concerned. In accordance with settled 
case law of the Court of Justice of the European Union3, this exception to disclosure for reasons of 
data  protection  and  privacy  is  to  be  interpreted  as  a  referral  to  Regulation  (EU)  2018/17254 
(hereinafter  ‘the  Data  Protection  Regulation’)  which  now  provides  the  regulatory  framework  in  the 
area of personal data protection applicable to the EU institutions and agencies, including EFSA, with 
continued applicability of the case law5 developed under the repealed Regulation (EC) No 1049/2001. 
In line with the settled case law of the Union Courts, EFSA will only be able to balance the interests 
at stake and to consider the disclosure of the personal data in question after you have provided an 
express and legitimate justification and convincing arguments in order to demonstrate the necessity 
of having personal data transmitted to you. 
 
2.  Confirmatory Application 
 
We hope you will find the documents useful. To exercise your right to appeal against this decision of 
partial disclosure by a confirmatory application, pursuant to Article 7(2) of the PAD Regulation, you 
may write to EFSA at the address below. You have fifteen working days from receipt of this letter to 
appeal. Beyond this deadline, your initial request will be considered as satisfied. In case you submit a 
confirmatory application, EFSA will inform you of the outcome of this re-examination of your request 
within fifteen working days of receipt, either by granting you access to the documents or by confirming 
the refusal. In the latter case, you will also be informed of any further appeal routes available. 
Yours sincerely, 
 
[Signed] 
 
Dirk Detken 
 
Encl.:  3 
Cc.: 
F. Monnart (EFSA) 
 
 
 
3   See Judgment in Case C-28/08 P, European Commission vs. Bavarian Lager Co. Ltd., EU:C:2010:378. 
4   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural 
persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the 
free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ 21.11.2018, L 
295/39. 
5   See Article 99 of Regulation (EU) 2018/1725.