Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Missions'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 11.3.2020 
C(2020) 1671 final 
 
 
Mr David Churchill 
Rue de Laeken 59 
1000 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/5451 

Dear Mr Churchill, 
I refer to  your e-mail of 21 January 2020, registered on 22 January 2020, in which  you 
submitted a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
Please accept our apologies for the delay in the handling of your application.   
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  2  August  2019,  you  requested  access  to,  I  quote, 
‘documents/data  which  details  the  total  travel  costs,  and  also  costs  of  expenses  while 
travelling, for chief Brexit negotiator Michel Barnier in relation to all his missions so far 
for this year (2019), and for last year (2018) and 2017’. You pointed out that your request 
concerns ‘documents/data which details every single mission he has been on for the said 
years above’. In your application of 2 August 2019, you also specified that your request 
covers documents  concerning the missions of  Mr Barnier until  that date  (‘in  relation to 
all his missions so far for this year (2019)’ emphasis added). 
You requested the European Commission to ‘clearly show for each mission:  
-  where each mission was to (which country and which city); 
                                                 

OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 

OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
-  the date the mission started and finished;  
-  whether Mr Barnier took a commercial flight (if this is the case please provide the 
total  cost  of  the  ticket  and  whether  it  was  first  class,  business  class  or  standard 
class  or  any  other  class)  or  whether  he  took  an  air  taxi  (if  so  please  supply  the 
total cost of chartering each air taxi); 
-  the  name  of  the  hotel  he  stayed  in  during  each  mission  and  the  total  cost  of  the 
stay; 
-  […] all other costs incurred on each of the missions, including all food and drink 
(all subsistence and the amounts spent on this). In the event any missions involve 
costs  for  restaurants  or  bars,  please  detail  how  much  the  bill  was  in  each 
restaurant or bar and the name of the restaurant/bar’. 
The  European  Commission’s  Office  for  the  Administration  and  Payment  of  Individual 
Entitlements,  which  dealt  with  your  request  at  the  initial  level,  refused  access  to  the 
documents  falling  within  the  scope  of  your  request  based  on  the  exception  of  Article 
4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 
1049/2001.  
In your confirmatory application, you request a review of this position. You state that ‘at 
the  very  minimum,  details  of  the  number  of  missions  and  the  costs  of  those  missions 
should be shared publicly  and transferred over’.  You point out  that  you have  ‘modified 
your  request’,  which  would  be  now  circumscribed  to,  I  quote,  ‘documents  and/or  data 
which  clearly  show  the  total  mission  costs  of  Mr  Barnier,  showing  clearly  for  each 
mission: 
-  where each mission was to (which country and which city); 
-  the date the mission started and finished; 
-  whether Mr Barnier took a commercial flight, and the total cost of the ticket and 
whether  it  was  first  class,  business  class  or  standard  class  or  any  other  class,  or 
whether  he  took  an  air  taxi  and  the  total  cost  of  chartering  each  air  taxi  overall 
(not per person cost) taken by him; 
-  the total cost of hotel/accommodation costs for each mission for him; 
-  all  other  costs  incurred  on  each  of  the  missions,  including  all  food  and  drink  or 
the total amount for subsistence’. 
You clarify that, ‘[a]s in my original request, I would like to have this information on all 
Mr  Barnier’s  missions  for  the  calendar  years  2019,  2018  and  2017.  If  your  position  is 
that providing this information for three calendar years is too broad a period, please just 
provide it for the years 2019 and 2018’.  
In  view  of  this  and  considering  the  large  number  of  documents  concerned  by  your 
request, the scope of this confirmatory review is limited to the assessment of documents 
related  to  the  period  between  1  January  2018  and  2  August  2019  (date  of  your  initial 


 
request).  The  arguments  you  put  forward  in  your  confirmatory  application  have  been 
taken into account in my assessment, set out in the corresponding sections below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following this review, I can inform you that the European Commission has identified the 
following categories of documents as falling under the scope of your application: 
 
109  mission  summaries  relating  to  the  missions  of  Mr  Barnier  stated  in 
your application;  

66 supporting documents concerning accommodation; 

41 supporting documents concerning transport;  

17  supporting  documents  concerning  exchanges  with  travel 
agency;  

62 supporting documents concerning miscellaneous costs; 

26 other supporting documents.  
These  documents  pertain  to  the  categories  indicated  above  based  on  the  type  of 
information they contain. In particular, all mission summaries contain information about 
Mr Barnier, the exact dates and duration of the business trip, the destination, the amounts 
spent  on  travel,  accommodation,  subsistence  and  other  information,  such  as 
miscellaneous  costs.  The  supporting  documents  correspond  to  the  incurred  expenses  in 
each one of the respective categories of expenses.  
Following  my  assessment,  I  regret  to  inform  you  that  I  have  to  confirm  the  initial 
decision of the Office for the Administration and Payment of Individual Entitlements  to 
refuse  access  to  the  documents  based  on  the  exception  of  Article  4(1)(b)  (protection  of 
privacy and the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
The detailed reasons underpinning my assessment are detailed below.  
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 


 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)3,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data4 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC5 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’6. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’7. 
In a recent judgment, the General Court confirmed that, in addition to names, information 
concerning the professional or occupational activities of a person can also be regarded as 
personal  data  where,  first,  the  information  relates  to  the  working  conditions  of  the  said 
person and, second, the information is capable of indirectly identifying, where it can be 
related to a date or a precise calendar period, a physical person within the meaning of the 
Data Protection Regulation8. 
                                                 

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 

OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  

OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk
, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
8   Judgment of the General Court of 27 November 2018, VG v European Commission (hereafter referred 
to as ‘VG v European Commission’ judgment), Joined Cases T-314/16 and T-435/16, EU:T:2018:841, 
paragraph 64.  


 
The  requested  documents  contain  personal  data,  namely  information  relating  to  an 
identified natural person in relation to various costs incurred during his missions for the 
period between 1 January 2018 and 2 August 2019. In addition, they contain the personal 
data, such as names and surnames, of European Commission staff not holding any senior 
management position.  The names9  of the persons concerned, as  well as the information 
regarding  the  details  on  mission  costs  are  data  from  which  the  identity  of  the  persons 
concerned can be deduced. They constitute personal data in the meaning of Article 3(1) 
of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  generally  contest  that  the  documents 
pertaining to  your request contain personal data. In fact,  you  acknowledge that ‘naming 
individual hotels, restaurants or bars as part of my request may strain into the domain of 
personal data’. Nevertheless, I would like to outline, for the reasons set out below, that 
the type or types of costs related to the missions of Mr Barnier are indeed personal data, 
as this information cannot be disassociated from the natural persons it concerns.  
In  the  Nowak  judgment10,  the  Court  of  Justice  acknowledged  that  ‘[t]he  use  of  the 
expression “any information” in the definition of the concept of “personal data”, within 
Article  2(a)  of  Directive  95/46,  reflects  the  aim  of  the  EU  legislature  to  assign  a  wide 
scope  to  that  concept,  which  is  not  restricted  to  information  that  is  sensitive  or  private, 
but  potentially  encompasses  all  kinds  of  information,  not  only  objective  but  also 
subjective, in the form of opinions and assessments, provided that it “relates” to the data 
subject’  (emphasis  added).  As  regards  the  latter  condition,  it  is  satisfied  where  the 
information, by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person.’  
It is obvious that information about costs incurred by Mr Barnier during the missions in 
question  is  information  which,  by  reason  of  its  content,  is  linked  to  particular  natural 
persons. In the VG v European Commission judgment, the General Court ruled that even 
anonymised  data  should  be  considered  as  personal  data,  if  it  would  be  possible  to  link 
them  to  an  identifiable  natural  person  through  additional  information11.  In  the  present 
case,  a  clear  link  to  identified  and/or  identifiable  persons  remains,  since  your  request 
concerns  the  Head  of  Task  Force  for  Relations  with  the  United  Kingdom  and  the  costs 
related to his missions.  It is not possible to redact the names or surnames of the natural 
person concerned, and only leave the breakdown of the costs, as the whole information 
continues to relate to an identified and/or identifiable natural person.  
In other words, the information contained in the documents you seek to obtain does not 
cease to be personal data because it relates to the Head of Task Force for Relations with 
the United Kingdom. Your request does not concern a document where the name of Mr 
Barnier  is  merely  mentioned,  but  documents  containing  personal  data  which  are 
intrinsically  connected  with  this  person.  In  full  compliance  with  Regulation  (EC)  No 
                                                 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
10   Judgment of the Court of Justice of 20 December 2017, Peter Nowak v Data Protection Commissioner 
(Request for a preliminary ruling from the Supreme Court), C-434/16, EU:C:2017:994, paragraphs 34-
35. 
11   VG v European Commission judgment, cited above, paragraph 74. 


 
1049/2001,  an  individual  assessment  of  the  requested  documents  has  to  be  performed 
taking  into  account  the  data  protection  parameters  stipulated  in  Regulation  (EU) 
2018/1725.  
In the recent Psara ruling, which concerned the expenditure incurred by Members of the 
European  Parliament,  in  particular  disclosure  of  documents  showing  details  regarding 
how and when […] MEPs’ from each Member State ‘spent’, during various periods, the 
General  Court  concluded  that  ‘it  is  apparent  […]  [that]  all  the  requested  documents 
contain personal data, so that the provisions of Regulation No 45/2001 are applicable in 
their  entirety  to  the  present  case’12.  This  case  concerned  members  of  a  European 
institution  and  details  on  the  expenditure  they  incurred.  I  consider  the  findings  of  the 
General  Court  as  directly  relevant  to  the  present  case.  The  General  Court  did  not  only 
conclude  that  the  requested  documents  obviously  contained  personal  data,  but  also 
confirmed the decision of the European Parliament to refuse access to these documents. 
In  this  same  judgment,  the  General  Court  stated  that  ‘the  fact  that  data  concerning  the 
[MEPs] in question are closely linked to public data on those persons, inter alia as they 
are listed on the Parliament's internet site, and are, in particular, MEPs’ names does not 
mean  at  all  that  those  data  can  no  longer  be  characterised  as  personal  data,  within  the 
meaning of Article 2(a) of Regulation No 45/2001’13.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data14. This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725, the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
                                                 
12   Judgment  of  the  General  Court  of  25  September  2018,  Maria  Psara  and  Others  v  European 
Parliament (hereafter referred to as ‘Psara v European Parliament judgment’), Joined Cases T-639/15 
to T-666/15 and T-94/16, EU:T:2018:602, paragraph 52. 
13   Ibid.  
14  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  confirmatory  application,  you  put  forward  several  arguments  to  justify  why  a 
transmission of the personal data should take place.  
Firstly, you argue that Mr Barnier ‘is very much considered by European citizens, voters 
and politicians to be carrying out a very high-profile public duty – namely, negotiating a 
good  deal  for  the  European  Union  and  its  citizens  in  relation  to  Brexit  and  the  EU’s 
future  relationship  with  Great  Britain.  Indeed,  Mr  Barnier  often  stands  alongside 
politicians  and  public  office  holders  at  press  conferences  and  often  gives  interviews  to 
media outlets as part of his role due to its public nature’. You add that ‘[Mr Barnier] is a 
public, not a private, figure in the eyes of Europeans and therefore is expected to be open 
and  transparent  with  the  public  and  with  voters  about  his  work  and  what  it  entails. 
Indeed,  Mr  Barnier  himself  has  often  stressed  the  importance  of  “transparency”  in  and 
behind his work’.  
Secondly, you state that ‘there is in fact great public interest in knowing this information 
and  any  potential  wider  impacts  it  may  or  may  not  have  on  other  EU  policies  (for 
instance,  the  potential  conflict  between  taking  private  jets  and  EU  green  policies).  It  is 
also  in  the public interest  for European citizens to be assured that all costs relate to  the 
public duty he has been asked – and that he accepted – to carry out’. You underline that 
‘the principles of transparency  and openness  in  relation  to  administration costs and the 
carrying  out  of  public  duties  are  bigger  than  any  one  individual,  including  Mr  Barnier. 
Which is why the costs of missions undertaken by commissioners are publicly published 
on the commission website’.  
I  would  like  to  underline  that  the  European  Commission  proactively  publishes 
information  about  the  expenses  of  its  Members.  However,  no  such  rule  exists  for  the 
Head of Task Force for Relations with the United Kingdom, whose status is different to 
the  one  of  Commissioners.  As  Mr  Barnier  is  senior  official  within  the  European  public 
administration,  his  status  is  not  the  same  as  the  status  of  Commissioners  for  whom  the 
Code  of  Conduct  for  the  Members  of  the  European  Commission  applies.  Indeed,  as  a 
Commission  staff  member,  the  Head  of  Task  Force  for  Relations  with  the  United 
Kingdom is not subject to the same rules as Member of the College.  The travel costs of 
any  staff  member  of  the  European  Commission  are  regulated  by  Articles  11  -  13  of 
Annex  VII  to  the  Staff  Regulations15  and  the  Commission  Decision  on  the  general 
provisions for implementing Articles 11, 12 and 13 of Annex VII to the Staff Regulations 
of  Officials  (mission  expenses)  and  on  authorised  travel  Guide  to  missions  and 
                                                 
15    Staff  Regulations  of  Officials  and  conditions  of  employment  for  other  Servants  of  the  European 
Union. 


 
authorised travel. It has to be noted that this document, which is known as the ‘Mission 
Guide’ is publicly available16.  
Furthermore, even for public figures, such as Members of the European Parliament, the 
General Court has acknowledged that the choice of public figures to expose themselves 
to  scrutiny  by  third  parties,  particularly  the  media  and,  through  them,  by  a  lesser  or 
greater general public, ‘in no way implies that their legitimate interests must be regarded 
as never being prejudiced by a decision to transfer data relating to them17.  
Furthermore, I consider that your arguments on transparency stipulated above, which are 
general  in  nature,  do  not  establish  sufficiently  that  it  is  necessary  to  have  the  data 
transmitted  to  you  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  The  General  Court  has 
rejected  similar  arguments  put  forward  in  the  Psara  v  European  Parliament  judgment, 
where  the  applicants  stated  various  objectives  pursued  by  their  requests  for  access  to 
documents, namely, on the one hand, to enable the public to verify the appropriateness of 
the  expenses  incurred  by  Members  of  the  European  Parliament  in  the  exercise  of  their 
mandate  and,  on  the  other  hand,  to  guarantee  the  public  right  to  information  and 
transparency.  The  General  Court  stated  that  ‘because  of  their  excessively  broad  and 
general  wording,  those  objectives  cannot,  in  themselves,  establish  the  need  for  the 
transfer of the personal  data in  question’18.  It  also  concluded that  ‘the wish to  institute 
public debate cannot suffice to show the need for the transfer of personal data, since such 
an  argument  is  connected  solely  with  the  purpose  of  the  request  for  access  to  the 
documents’19.  
These findings are applicable to the case at hand, as the new Regulation (EU) 2018/1725 
puts  the  burden  of  proof  on  the  recipient  who  has  to  demonstrate  the  existence  of  the 
necessity of the transmission of the data for a specific purpose in the public interest.  
Having carefully examined the arguments you put forward in your confirmatory request, 
however,  I  must  conclude  that  they  are  not  sufficient  to  establish  that  the conditions  of 
Article  9  of  Regulation  (EU)  2018/1725  are  fulfilled.  The  above  arguments  do  not 
establish any pressing need to obtain the personal data of Mr Barnier, notably when the 
information  you  request,  including  the  breakdown  of  the  mission  expenses,  does  not 
pertain to a Member of the College. The nature and the relevance of the functions of the 
Head  of  Task  Force  for  Relations  with  the  United  Kingdom  do  not  undermine  this 
conclusion.  
As you have not demonstrated that the transfer you request can be considered as a lawful 
processing  nor  have  you  established  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest,  the  European  Commission  does  not  have  to 
                                                 
16  C(2017) 5323, available at: 
https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/?fuseaction=list&coteId=3&year=2017&number=5323&lang
uage=EN. 
 
17   Judgement  of  the  General  Court  of  15  July  2015,  Gert-Jan  Dennekamp  v  European  Parliament,        
T-115/13, EU:T:2015:497, paragraph 119.  
18   Psara v European Parliament, cited above, paragraph 74.  
19   Ibid, paragraph 90.   



 
examine whether there is a reason to  assume that the data subjects’ legitimate interests 
might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public 
disclosure would harm their privacy and integrity. 
Please note also that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 does not include 
the  possibility  for  the  exception  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting partial access to the documents requested.  
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  meaningful  partial  access  is  possible 
without undermining the interests described above. 
Consequently, I have come to the conclusion that the documents requested are covered in 
their entirety by the invoked exception to the right of public access.    
4. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 

 
Secretary-General 
 


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