Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Details of contacts with Jose Manuel Barroso'.



OCM(2019)24847 - 04/11/2019
Directorate A - Investigations I
Ms Aisha DOWN
Director
Emerika Bluma 8
Sarajevo
Bosnia and Herzegovina
E-Mail: 
ask+request-7355-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
Via e-mail and registered mail 
with AR
Brussels
olaf.c.4(2019)27831
Subject:  Your application for public access to documents
Case No OF/2012/0617
Dear Ms Down,
We refer to your e-mail dated 7 October 2019 and registered in OLAF on 14 October 2019 
under  reference  number  OCM(2019)22927,  by  which  you  submitted  an  application  for 
access  to  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  regarding  public  access  to 
European Parliament, Council and Commission documents.
You requested access to the following documents:

all  details,  meetings  and  correspondence  between  OLAF  officials  and  Jose  Manuel 
BARROSO and his staff related to OLAF's investigation into John DALLI;

all details, meetings and correspondence between OLAF officials and officials in Legal 
Services, including Catherine DAY, related to OLAFs investigation into John DALLI.
In light of Regulation No 1049/2001, we interpret you application as referring to:

all records of meetings and correspondence and documents exchanged between OLAF 
and  the  former  Commission  President  and  his  cabinet  staff  related  to  investigation 
OF/2012/0617;

all records of meetings and correspondence and documents exchanged between OLAF 
and the Commission Legal Service related to investigation OF/2012/0617;

all records of meetings and correspondence and documents exchanged between OLAF 
and  the  Commission  Secretariat  General,  including  Ms  Catherine  DAY,  the  former 
Secretary General of the Commission, related to investigation OF/2012/0617.
1
OJ L145, 31.05.2001, page 43.
OLAF  Rue Joseph II, 30  B-1049 Brussels (Belgium)  Tel: +32 (0)2 299 11 11  Web: http://ec.europa.eu/anti_fraud
Office: J-30 06/005 Tel: +32 (0)2 2965396 E-mail: xxxxxx.xxxxx@xx.xxxxxx.xx

OCM(2019)24847 - 04/11/2019
1. Preliminary remarks
OLAF wishes to clarify from the outset that OLAF is legally bound to treat all information it 
obtains  during  its  investigations  as  confidential  and  subject  to  professional  secrecy,  in 
particular  pursuant  to  Article  339  of  the  Treaty  on  the  functioning  of  the  European  Union, 
Article 10 of Regulation (EU, Euratom) No 883/2003 and Article 17 of the Staff Regulations.
However, the purpose of Regulation 1049/2001 is to give access to documents to the public 
at  large.  Any  document  disclosed  to  an  individual  under  this  Regulation  then  becomes 
automatically available to any other member of the public whenever there is a subsequent 
request. Consequently, attention is drawn to you to the fact that documents disclosed under 
this Regulation enter the public domain.
2.  Assessment  of  the  documents  under  Regulation  (EC)  1049/2001  -  relevant 
applicable exceptions
Having  carefully  considered  your  application  and  taking  into  account  the  opinion  of  the 
Commission services concerned, OLAF regrets to inform you that your application cannot 
be  granted,  as  disclosure  is  prevented  by  exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in 
Article 4 of Regulation (EC) 1049/2001 based on the following considerations.
(a)
Presumption of inaccessibility for documents in an investigation file – Article 4(2) third 
indent

Part  of  the  requested  documents,  in  particular  the  correspondence  with  the  former 
President and his staff, as well as with the former Secretary-General and the Secretariat-
General  are  part  of  OLAF's  investigation  file.  The  investigation  in  that  case  has  been 
closed and OLAF's final report has been transmitted to competent authorities accompanied 
by  recommendations  indicating  possible  further  action  in  accordance  with  Article  9  of 
Regulation 1073/2001.
The  requested  documents  are  covered  by  the  exception  under  Article  4(2)  third  indent  of 
Regulation  1049/2001  which  stipulates  that  the  institutions  shall  refuse  access  to  a 
document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  the  purpose  of  inspections, 
investigations and audits. 
The General Court recognised in recent case-law2 the existence of a general presumption 
of non-accessibility under which the disclosure to the public under Regulation 1049/2001 
of  documents  related  to  OLAF  investigations  could  fundamentally  undermine  the 
objectives of the investigative activities both now and in the future. 
The presumption is based on the consideration that, to determine the scope of Regulation 
1049/2001, account must be taken of relevant sectoral rules governing the administrative 
procedure  under  which  the  documents  requested  under  Regulation  1049/2001  were 
gathered3.  In  the  case  at  hand,  Regulation  883/2013,  which  governs  OLAF's 
administrative  activity  provides  for  the  obligation  of  confidentiality  with  regard  to  all 
information gathered during investigations.
The protection of confidentiality of information in the legal framework applicable to OLAF 
investigations  aims,  on  the  one  hand,  at  safeguarding  the  successful  conduct  of  an 
investigation in the public interest and, on the other hand, at safeguarding the legitimate 
interests  of  the  individuals,  so  that  the  information  they  provide  is  used  only  for  the 
2  Judgment  of  the  General  Court  of  26  May  2016,  IMG  v  Commission,  T-110/15,  ECLI:EU:T:2016:322, 
paragraphs 28-50.
3  Judgment  Court  of  Justice  of  28  June  2012,  Agrofert  Holding  v  Commission,  C-477/10  P,  EU:C:2012:394, 
paragraphs  50-59;  judgment  of  the  Court  of  Justice  of  29  June  2010,  Commission  v  Technische  Glaswerke 
Ilmenau
, C-139/07 P, EU:C:2010:376, paragraph 55 ff.; judgment of the General Court of 26 May 2016, IMG v 
Commission, T-110/15, ECLI:EU:T:2016:322, paragraphs 29-34. 
2

OCM(2019)24847 - 04/11/2019
purposes of the investigation. 
The protection of confidentiality extends to closed cases. In particular, it is constant that 
the protection of OLAF’s investigations extends to their follow-up, to the extent that that 
follow-up takes place within a reasonable period4. 
According  to  the  case-law,  to  grant  access  to  OLAF’s  investigation  file,  even  partially, 
could  compromise  the  effective  use  of  those  elements  by  the  national  authorities,  given 
that  the  persons  suspected  of  irregularities  could  act  in  such  a  way  as  to  prevent  the 
proper conduct of the various procedures or investigations which those authorities might 
decide to initiate.
In  addition,  having  regard  to  the  nature  of  the  information  processed  in  the  context  of 
OLAF  investigations,  the  publication  of  the  sensitive  information  contained  in  the  OLAF 
case  file  might  harm  the  protection  of  personal  data  and/or  the  integrity  of  persons 
involved  in  the  investigation,  as  sources  of  information,  witnesses,  persons  concerned, 
officials of the competent authorities and OLAF officials.
In  view  of  the  foregoing,  the  documents  in  OLAF's  investigation  files  fall  under  the 
presumption of non-accessibility as documents containing information which are collected 
during an OLAF investigation and are subject to professional secrecy. 
In accordance to the case-law, that presumption applies in full regardless of whether the 
request for access to documents concerns an on-going or a closed investigation.5 
Consequently,  the  documents  requested  are  exempt,  in  principle  and  in  full,  from 
disclosure  to  the  public,  unless  the  applicant  demonstrates  that  the  presumption  is  not 
applicable  because  an  overriding  public  interest  justifies  the  disclosure  of  the  requested 
documents.6
(b) Exception related to court proceedings and legal advice – Article 4(2) second indent
Part  of  the  requested  documents,  in  particular  exchanges  between  OLAF  and  the 
Commission  Legal  Service,  relate  to  preparation  of  the  Commission's  legal  defence  in 
proceedings  before  the  Court  of  Justice  of  the  European  Union,  in  particular  in  cases  T-
562/12,  C-394/15  P,  T-399/17  and  C-615/19  P.  Case  C-615/19  P  is  currently  pending 
before the Court of Justice.
The  documents  therefore  fall  in  the  scope  of  the  exception  provided  for  in  Article  4(2) 
second  indent  of  Regulation  1049/2001  as  documents  related  to  court  proceedings  and 
legal advice.
(c) Exception related to the protection of privacy and personal data – Article 4(1)(b)
In addition to the exceptions under (a) and (b), most of the documents contain personal 
data,  in  particular  those  of  persons  concerned,  witnesses  and  informants  who  enjoy 
particular  protection  under  Union  law.  Disclosure  of  those  documents  would  constitute 
interference  with  privacy  of  those  persons  within  the  meaning  of  Regulation  No 
2018/1725.
4  Judgment  of  the  General  Court  of  26  May  2016,  IMG  v  Commission,  T-110/15,  ECLI:EU:T:2016:322, 
paragraphs  33,  35;  judgment  of  6  July  2006  in  Franchet  and  Byk  v  Commission,  T-391/03  and  T-70/04, 
EU:T:2006:190, paragraphs 108 to 113; judgment of the General Court of 26 April 2016, Strack v Commission
T-221/08, EU:T:2016:242, paragraph 162.
5 Ibid.; 
6 Judgment of the General Court of 26 May 2016, IMG v Commission, T-110/15, ECLI:EU:T:2016:322, paragraph 
38.
3


OCM(2019)24847 - 04/11/2019
3. Partial Access
OLAF has examined the possibility of granting partial access to the requested documents 
in accordance with Article 4(6) of Regulation 1049/2001. 
Partial  access  is  not  possible,  given  that  the  information  the  documents  contain  falls 
entirely  under  the  general  presumption  of  applicability  of  Article  4(2),  third  indent  of 
Regulation 1049/2001 in the context of inspections and audits, and under the exception 
related  to  court  proceedings  and  legal  advice  –  Article  4(2)  second  indent  of  Regulation 
1049/2001.
4. Overriding public interest in disclosure
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  1049/2001  apply  unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. For such an interest 
to exist, it, firstly, has to be a public interest and, secondly, it has to outweigh the interest 
protected by the exception to the right of access. 
OLAF understands the importance of transparency of the functioning of the EU institutions 
and particularly of the European Commission. However, given the nature of the anti-fraud 
investigations  conducted  by  OLAF,  and  the  confidential  nature  of  information  collected, 
such  as  sources  of  information,  content  of  case  files  and  reputation  of  natural  persons, 
OLAF considers that you have not put forward elements that would show the existence of 
an overriding public interest in disclosing the requested documents.
In addition, the requested documents also involve the protection of privacy and integrity 
of individuals (Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001) where overriding public interest in 
disclosure is not applicable.
5. Confirmatory application
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory  application  requesting  OLAF  to  review  this  position.  Pursuant  to  Article  4  of 
Commission Decision 2001/937/EC, ECSC, Euratom, such a confirmatory application should 
be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of  this  letter  to  the  Director  General  of 
OLAF.
Any confirmatory application to OLAF should be sent to the following address:
Mr Ville ITÄLÄ
Director General OLAF
European Commission
B-1049 BRUXELLES
BELGIUM
Your attention is drawn to the privacy notice below.
Yours sincerely,
Signed Electronically
on 04/11/2019 at 18:51 by
Dominik Berto Wilhelm Schnichels [DIRECTOR]
4

OCM(2019)24847 - 04/11/2019
Privacy notice
Pursuant to Articles 15 and 16 of Regulation (EU) 2018/1725 on the protection of natural persons with regard to 
the processing of personal data by Union Institutions, bodies, offices and agencies and of the free movement of 
such data, please be informed that your personal data are stored in OLAF’s electronic and paper files concerning 
this  matter  for  the  purposes  of  ensuring  conformity  with  the  requirements  of  Regulation  1049/2001  and 
Commission Decision 2001/937/EC. 
The categories of your personal data being processed are identification and contact data and any other personal 
data  provided  by  or  to  you  in  relation  to  your  request.  Officials  within  OLAF  and  other  Commission  services 
responsible for dealing with requests for access to documents, and third parties, within the meaning of Articles 
4(4) and 3(b) of Regulation 1049/2001, and Article 5 of Commission Decision 2001/937/EC, have access to your 
personal  data.  Personal  data  that  appear  on  the  requested  document  may  only  be  disclosed  to  the  applicant 
following  an  assessment  under  Article  9(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725.  There  is  no  automated  decision 
process by OLAF concerning any data subject.
All  documentation  concerning  OLAF  investigations  are  stored  in  the  relevant  OLAF  investigation  files  and  are 
retained for a maximum of 15 years. Thus personal data contained in requests for public access to documents 
concerning OLAF investigations are retained for a maximum of 15 years.  
You have the right to request access to your personal data, rectification or erasure of the data, or restriction of 
their  processing.  Any  request  to  exercise  one  of  those  rights  should  be  directed  to  the  Controller  (OLAF-FMB-
xxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx
).  You  may  contact  the  Data  Protection  Officer  of  OLAF  (OLAF-FMB-
xxx@xx.xxxxxx.xx) 
with regard to issues related to the processing of your personal data under Regulation (EU) 
2018/1725.
You have the right to have recourse to the European Data Protection Supervisor (xxxx@xxxx.xxxxxx.xx) if you 
consider that your rights under Regulation (EU) 2018/1725 have been infringed as a result of the processing of 
your personal data by OLAF.
The complete privacy statements for this and all other OLAF personal data processing operations are available at 
http://ec.europa.eu/anti_fraud.
5