Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Access to confirmatory application decisions'.



 
 
 
 
Brussels, 9 November 2015 
 
Klaus Welle 
Secretary General of the European Parliament 
By email: xxxxx.xxxxx@xx.xxxxxx.xx and xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx 
 
 
Dear Mr Welle, 
 
RE: A(2015)11910-
 Confirmatory application for reconsideration of the European Parliament’s partial 
decision  to  refuse  access  to  documents  discussed  at  the  trilogue  negotiations  regarding  the  Trade 
Secrets Directive 
  
In conformity with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the 
Council regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (hereafter 
the  "Regulation"),  ClientEarth  hereby  submits  a  confirmatory  application  with  regard  to  the  partial 
refusal to disclose the requested documents. 
 
On  28  September  2015  ClientEarth  wrote  to  the  Parliament  requesting  access  to  “the  minutes  of  the 
trilogue meetings and technical meetings taking place  between representatives of the Parliament, the 
Council  and  the  Commission  in  connection  with  the  Commission's  Proposal  for  a  Directive  on  the 
protection  of  undisclosed  know-how  and  business  information  (trade  secrets)  against  their  unlawful 
acquisition, use and disclosure [and]...the preparatory documents for the meetings, and any documents 
which were discussed within the meetings, including position papers sent by industry representatives.” 
 
The Parliament sent its response on 19 October 2015 together with a CD-ROM containing the following 
documents: 
1.  The agenda for the trilogue meeting on 7 September; 
2.  A four-column document of 7 September 2015; 
3.  A four-column document of 24 September with the fourth column entirely redacted and colour 
coding from other columns removed; 
4.  A four-column document of 28 September with the fourth column entirely redacted and colour 
coding from other columns removed. 
Apart from the first document, the rest of the information disclosed is already publicly available. All of 
the information in the four-column documents that is not publicly available was redacted or removed. It 
represents  the  comments  and  compromise  proposals  made  in  the  fourth  column  of  the  documents 
dates 24 September and 28 September (documents 3 and 4), as well as colour coding which indicates 
which recitals/articles have been agreed and which are still under discussion.  
 
The Parliament relies on the exception in Article 4(3), first paragraph, to justify its refusal to grant access 
to  the  documents  in  their  entirety,  and  concludes  that  it  is  unable  to  identify  an  overriding  general 
public interests in disclosure.  
 



 
The  requested  documents  are  legislative  documents  for  the  purpose  of  Article  12  of  Regulation 
1049/2001 
 
Regulation 1049/2001 gives a right of access to documents held by the EU institutions. This right exists 
in particular when documents are generated during a legislative procedure. Article 12 of the Regulation 
first  requires  the  institutions  to  make  documents  directly  accessible  and  second  creates  a  specific 
regime for legislative documents: 
 
"1. The institutions shall as far as possible make documents directly accessible to the public in 
electronic form or through a register in accordance with the rules of the institutions concerned. 
2.  In  particular,  legislative  documents,  that  is  to  say,  documents  drawn  up  or  received  in  the 
course  of  procedures  for  the  adoption  of acts  which  are  legally  binding  in  or  for  the Member 
States, should, subject to Articles 4 and 9, be made directly accessible." 
 
 
The processes leading to the adoption of the Trade Secrets Directive is a legislative process.  
 
In joined cases C-39/05 and C-52/05, the Court draws from recital 2 and 6 of the Regulation’s preamble 
to conclude that “openness in that respect contributes to strengthening democracy by allowing citizens 
to scrutinize all the information which has formed the basis of a legislative act. The possibility for citizens 
to find out the considerations underpinning legislative action is a precondition for the effective exercise 
of their democratic rights…It is also worth noting that, under the second subparagraph of Article 207(3) 
EC,  the  Council  is  required  to  define  the  cases  in  which  it  is  to  be  regard  as  acting  in  its  legislative 
capacity,  with a view  to allowing greater access to documents in such cases. Similarly, Article 12(2)  of 
Regulation No 1049/2001 acknowledges the specific nature of the legislative process by providing that 
documents drawn up or received in the course of procedures for the adoption of acts which are legally 
binding in or for Member States should be made directly accessible
.” This has been confirmed in case C-
280/11P. 
 
The requested documents contain the detail of the discussions between the three institutions within a 
legislative  process.  This  information  must  be  provided  while  the  process  is  ongoing  to  allow 
transparency  and  public  participation.  Disclosing  the  information  once  the  law  is  adopted  does  not 
comply with Regulation 1049/2001 as interpreted by the EU courts.  And, considering the Parliament’s 
limited role in rubber stamping the trilogue compromise, nor does disclosure following the conclusion of 
the trilogue negotiations.   
 
 
 
The trilogue procedure is not provided for by the EU Treaties. Nevertheless, it has become a standard 
step in the legislative process. Its objective is to reach a compromise first reading position which is then 
rubber stamped by the European Parliament’s vote in plenary and the Council. This makes it even more 
important that the content of trilogue discussions is disclosed – this is precisely the information that the 
public needs to have access to at a point in time when they can still participate in the process. Decisions 
reached following discussion within an exclusive and closed group cannot be considered as having been 
adopted  following  a  democratic  process.  Confidence  and  trust  among  institutions  do  not  ensure 
transparency and democracy. 
 
 
 



 
Failure of the Parliament to uphold its own Resolution on Access to Documents 
 
Point 28 of the European Parliament  resolution on access to documents calls on the Commission, the 
Council  and  Parliament  "to  ensure  the  greater  transparency  of  informal  trilogues,  by  holding  the 
meetings  in  public,  publishing  documentation  including  calendars,  agendas,  minutes,  documents 
examined, amendments, decisions taken, information on Member State delegations and their positions 
and minutes, in a standardised and easy accessible online environment, by default and without prejudice 
to the exemptions listed in Article 4(1) of Regulation (EC) No 1049/2001
". Yet the Parliament has refused 
to provide access to any detail regarding the negotiations. This unwillingness severely undermines the 
Parliament’s resolution, and indeed the status of Parliament Resolutions in general. 
 
Misapplication of Article 4(3), first paragraph, of Regulation 1049/2001 
 
Regulation  1049/2001  provides  for  some  exceptions  to  the  right  of  access  to  documents,  including 
Article 4(3). However, according to settled case-law, these exceptions must be interpreted strictly. It is 
settled  case-law  that  if  an  institution  refuses  access  it  must  explain  how  disclosure  of  the  document 
could specifically and actually undermine the interest protected by the exception. Moreover, the risk of 
that interest being undermined must be reasonably foreseeable and must not be purely hypothetical. 
 
In case C-280/11, the Court recalled that within a legislative process "public access to the entire content 
of  Council  documents  constitutes  the  principle,  or  general  rule,  and  that  that  principle  is  subject  to 
exceptions  which  must  be  interpreted  and  applied  strictly
".  The  same  reasoning  applies  to  trilogue 
documents. 
 
As justification for invoking the exception in Article 4(3), the Parliament states: “Public disclosure of the 
contents of column 4, in the case of the documents listed under 3 and 4, with the provisional compromise 
proposals,  would  reduce  the  possibility  for  the  institutions  to  reach  an  overall  agreement.  Such  a 
disclosure  would,  as  a  consequence,  seriously  undermine  the  Parliament’s  decision-making  process,  as 
well as the inter-institutional decision-making process in the context of the ongoing legislative procedure, 
as  referred  to  in  the  first  subparagraph  of  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001
.”  The  same 
justification was used for the removal of the colour coding in columns 1, 2 and 3. 
 
Contrary  to  the  Parliament's  argument,  transparency  in  the  process  could  in  fact  enhance  the 
institutions' ability to find a better compromise, one that is nourished by input from civil society.  The 
Parliament  does  not  demonstrate  how  the  process  would  be  undermined  and  how  the  chances  of 
reaching an agreement would be jeopardised. It relies on mere assertions which are unsubstantiated by 
any solid arguments and evidence.  
 
Misapplication  of  the  overriding  public  interest  test  of  Article  4(3)  first  paragraph  of  Regulation 
1049/2001 and failure to state reasons 
 
Even if the decision-making process would be undermined, there is a clear overriding public interest in 
disclosure of the documents, despite the Parliament’s claim that it could not identify one. 
 
The adoption of the Trade Secrets Directive will harmonise trade secret protection across the EU for the 
first time. As such, it will have a profound impact on the lives of EU citizens. The trilogue negotiations 
will  effectively  decide  the  extent  and  nature  of  these  impacts.  The  public  has  the  right  to  know  the 
considerations  that  influence  the  positions  taken  by  the  institutions  and  be  able  to  comment, 



 
participate, oppose or support the decisions before they are finalised. This right should be upheld by the 
institutions involved in this process.  
 
Keeping the outcome of trilogue meetings confidential prevents the organization of democratic debate 
on  the  direction  that  the  draft  is  taking.  It  also  prevents  Member  State  governments  and  MEPs  from 
being accountable to their electorate with regard to the positions they defend at EU level. We see very 
clearly that citizens all over the EU require greater transparency and more democratic behaviour from 
their  representatives,  in  order  to  maintain  confidence  in  the  EU  institutions  and  their  activities.  The 
secrecy  which  the  Parliament  maintains  with  regard  to  the  content  of  trilogue  meetings  will  only 
increase "Eurosceptic" opinion, to the detriment of the European Parliament and the EU as a whole. 
 
Failure of the Parliament to draw up and retain an adequate record of its activities 
 
The Parliament  states  that minutes were  not  drafted at the trilogue  and technical meetings that took 
place.  
 
In Case T-264/04 WWF European Policy Programme v the Council of the European Union, the Court of 
First  Instance  held  that  “it  would  be  contrary  to  the  requirement  of  transparency  which  underlies 
Regulation No 1049/2001 for institutions to rely on the fact that documents do not exist in order to avoid 
the  application  of  that  regulation.  In  order  that  the  right  of  access  to  documents  may  be  exercised 
effectively, the institutions concerned must, in so far as possible and in a non-arbitrary and predictable 
manner, draw up and retain documentation relating to their activities
.” 
 
The fact that the Parliament representatives failed to take minutes of the discussions is entirely arbitrary 
and  unpredictable  in  this  context,  particularly  given  their  duty  to  report  back  to  the  Parliament  on 
trilogue proceedings. It also goes against basic principles of good administration. 
 
In  the  WWF  case,  the  Court  of  First  Instance  held  that  it  could  not  be  concluded  that  the  Council,  in 
claiming that minutes of the first agenda item of its Article 133 Committee meeting did not exist, acted 
in  an  arbitrary  or  unpredictable  manner.  The  Court  came  to  this  conclusion  owing  to  the  “purely 
informative  nature  of  that  item  at  the  meeting  and  the  fact  that  it  did  not  call  for  any  specific 
implementing measure
”. However, the same conclusion cannot be applied to the Parliament’s failure to 
draw up and retain documentation relating to what has become a commonplace and important step in 
the legislative procedure, namely trilogue negotiations.  
 
For all these reasons, ClientEarth hereby requests that the Parliament grants full access to the requested 
documents. 
 
Yours sincerely, 
Lawyer - Environmental justice 
 

rg