This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to confirmatory application decisions'.


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Brussels, 14 December 2015
Klaus Welle
Secretary General of the European Parliament
By email: xxxxx.xxxxx@xx.xxxxxx.xx and xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxx.xx
Dear Mr Wel e,
RE: A13546/MJC/en - Confirmatory  application  for  reconsideration  of  the  European Parliament’s
response regarding the disclosure of documents discussed at the trilogue negotiations regarding the
Trade Secrets Directive
In conformity with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the
Council regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (hereafter
the "Regulation"), ClientEarth hereby submits a confirmatory application with regard to the Parliament’s
response regarding disclosure of documents discussed at the trilogue negotiations on the Trade Secrets
Directive.
On 30 October 2015 ClientEarth wrote to the Parliament requesting access to “all documents connected
to the trilogue meetings and technical meetings taking place between representatives of the Parliament,
the  Council  and  the  Commission  in  connection  with  the  Commission's  Proposal  for  a  Directive  on  the
protection  of  undisclosed  know-how  and  business  information (trade  secrets)  against  their  unlawful
acquisition, use and disclosure which have become available since our request of 28 September 2015. Such
documents include the agenda for trilogue meetings, four-column documents, minutes of the meetings,
documents used to brief the relevant parliamentary committees about the trilogue meetings, and position
papers sent by industry representatives.”
The  Parliament  sent  its  response by  email on 23  November 2015,  providing  full  access  to  the  only
document identified as coming under the request (the Agenda to the second trilogue meeting held on 27
October 2015). The email also provided the internet link to footage of the meeting of the Legal Affairs
Committee  of  12  November  2015,  at  which  the  Parliament’s  negotiating  team reported  back  on  the
trilogue meeting of 27 October 2015.
Breach  of  Article  2  of  Regulation  1049/2001/EC - Failure  to  record  the  activities  of  the  European
parliament
Given  that  only  the  agenda  for  the  meeting  was  identified  as  being  in  the  Parliament’s  possession,
ClientEarth  presumes  that  representatives  of  the  Parliament’s  secretariat  who  were  present  at  the
trilogue meeting of 27 October 2015 were not sent, and did not author, any preparatory documents ahead
of the meetings, nor were they sent or did they make any record of the discussions held at the meeting.
Such a failure to record the activities of the European Parliament is in breach of Article 2 of Regulation
1049/2001/EC. Article 2 states that “Any citizen of the Union, and any natural or legal person residing or
having its registered office in a Member State, has a right of access to documents of the institutions,


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subject to the principles, conditions and limits defined in this Regulation.” Article 3(a) of the Regulation
defines “documents” as “any content whatever its medium (written on paper or stored in electronic form
or as a sound, visual or audiovisual recording) concerning a matter relating to the policies, activities and
decisions falling within the institution's sphere of responsibility”.
In Case T-264/04 WWF European Policy Programme v the Council of the European Union, the Court of First
Instance held that “it would be contrary to the requirement of transparency which underlies Regulation
No  1049/2001  for  institutions  to  rely  on the  fact  that  documents  do  not  exist  in  order  to  avoid  the
application of that regulation. In order that the right of access to documents may be exercised effectively,
the institutions concerned must, in so far as possible and in a non-arbitrary and predictable manner, draw
up and retain documentation relating to their activities.”
In the WWF case, the Court of First Instance held that it could not be concluded that the Council, in
claiming that minutes of the first agenda item of its Article 133 Committee meeting did not exist, acted in
an arbitrary or unpredictable manner. The Court came to this conclusion owing to the “purely informative
nature of that item at the meeting and the fact that it did not call for any specific implementing measure”.
However, the  same  conclusion  cannot  be  applied  to  the  Parliament’s  failure  to  draw  up  and  retain
documentation relating to an important step in the legislative procedure, a trilogue negotiation.
Article  10(3)  and  Article  11  of  the  Treaty  on  European  Union  and  Article  15  of  the  Treaty  on  the
Functioning of the European Union, emphasise the Union's commitment to transparency and democratic
decision-making.  Article 10(3) TEU  states  that  "Every  citizen  shall  have  the  right  to  participate  in  the
democratic life of the Union. Decisions shall be taken as openly and as closely as possible to the citizen".
Article 11 TEU adds that "[t]he institutions shall, by appropriate means, give citizens and representative
associations the opportunity to make known and publicly exchange their views in all areas of Union action.
The institutions shall maintain an open, transparent and regular dialogue with representative associations
and civil society". Article 15 TFEU provides that "In order to promote good governance and ensure the
participation of civil society, the Union institutions, bodies, offices and agencies shall conduct their work
as openly as possible".
Recital 2 of Regulation No. 1049/2001 states that “[o]penness enables citizens to participate more closely
in the decision-making process” and Recital 6 very clearly states that “[w]ider access should be granted to
documents in cases where the institutions are acting in their legislative capacity, including under delegated
powers, while at the same time preserving the effectiveness of the institutions' decision-making process.
Such documents should be made directly accessible to the greatest possible extent.” The European Court
of Justice also recognises the special status of legislative documents. In case C-39/05 P and C-52/05 P
Kingdom of Sweden and Maurizio Turco v Council of the European, the Court of Justice relied on recital 6
to state that “openness in that respect contributes to strengthening democracy by allowing citizens to
scrutinize all the information which has formed the basis of a legislative act. The possibility for citizens to
find out the considerations underpinning legislative action is a precondition for the effective exercise of
their democratic rights”. The Court also referred to Article 12 of the Regulation, which recognises the
specific nature of the legislative process by providing that documents drawn up or received in the course
of procedures for the adoption of acts which are legally binding in or for the Member States should be
made directly accessible.
The European Parliament's own rules on access to documents, as well as the Parliament Resolution on
access to documents adopted in March 2014, also afford a special status to legislative documents. Article
5(2) of the Parliament’s internal rules obliges the European Parliament to make all legislative documents


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within the meaning of Article 12(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 electronically accessible through the
ERR or the Europarl internet site. Of particular relevance, Paragraphs 27-30 of the Parliament’s Resolution
on Access to Documents deal specifically with legislative documents. Among other things, it calls on the
Commission, the Council and the Parliament to publish the minutes of trilogue meetings! This, of course,
implies that minutes must be drawn up in the first place.
Given the special status afforded to “legislative documents” in the Treaties, Regulation 1049/2001, the
relevant case law, and the Parliament in its rules on access to documents and its Resolution of March
2014, the failure to take minutes of trilogue meetings is both arbitrary and unpredictable, in breach of
Article 2 of the Regulation.
ClientEarth also considers that documents in the possession of the MEPs fulfilling the official roles of
rapporteur and shadow rapporteurs for the purpose of negotiating the Trade Secrets Directive in trilogue
meetings are Parliament documents. Therefore, the documents falling under the scope of our request
which are in the possession of the rapporteur and shadow rapporteurs should be identified and disclosed.
Lack of consistency regarding the Parliament’s approach to record keeping and access to documents
requests in the context of trilogue negotiations
ClientEarth would like to point out the lack of consistency in the Parliament’s approach to record keeping
and  access  to  documuments  requests  in  the context  of  trilogue  negotiations. On  10  December 2013
ClientEarth  sent  a  request  to  the  European  Parliament  to  access  the  minutes  and  reports  following
trilogue meetings in the context of the review of the Directive on Environmental Impact Assessments
(Directive 2011/92/EU). On  10  January 2014, the  European  Parliament  provided  partial  access  to  the
documents identified as corresponding to the request. These were four feedback notes drafted after
trilogue meetings disclosing the EP statements in the negotiations on several topics. The statements made
by representatives of the Commission and the Council had been redacted on the basis that ClientEarth
had introduced similar requests to these institutions. While the Parliament’s response in 2013 does not
fully comply with its obligations under Regulation 1049/2001/EC, at the very least it shows that some
record of its activities at the trilogue negotiations was taken and disclosed upon request. Therefore, the
Parliament’s  approach  in the  context  of  the  Trade  Secrets  Directive  is  a  marked  departure  from  its
previous practice, and represents a significant reduction in transparency in the legislative process.  Such
a lack of consistency and procedure breaches basic principles of good administration and renders the
rights  of  EU  citizens’  to  transparent  decision-making  entirely  reliant  on  the  good  will  of  individual
Parliament officials.
For all these reasons, ClientEarth hereby request the Parliament to identify and grant full access to the
requested documents.
Yours sincerely,
Lawyer - Environmental justice


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