This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'All Commission replies to confirmatory applications in 2018'.



 
Ref. Ares(2019)7908517 - 23/12/2019
EUROPEAN COMMISSION 
SECRETARIAT-GENERAL 
 
Directorate C - Transparency, Efficiency & Resources 
  SG.C.1-Transparency, Document Management & Access to Documents 
Brussels 
SG.C.1/CS/ cr - 
 
 
 
 
 
 
 
 
 By registered mail with AR 
Mr Maarten Hillebrandt 
University of Helsinki Faculty of Law 
Eric Castrén Institute 
Yliopistonkatu 3  
00101 Helsinki  
Finland 
Copy by email:  
ask+request-7498-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
ask+request-7499-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
ask+request-7500-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
ask+request-7501-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
ask+request-7502-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 

Subject: 
Your applications for access to documents – GESTDEM 2019/7132, 
2019/7134, 2019/7136, 2019/7137, 2019/7138 

Dear Mr Hillebrandt, 
 
We refer to your e-mails sent to the European Commission on 9 December 2019 in which 
you  make  five  requests  for  access  to  documents,  registered  under  the  above-mentioned 
reference numbers. 
In  your  applications,  you  request  access  to  all  decisions  on  confirmatory  applications 
adopted by the Commission in 2014,1 2015,2 2016,3 20174 and 2018.5 
                                                 
1 Registered under reference number GESTDEM 2019/7138. 
2 Registered under reference number GESTDEM 2019/7137. 
3 Registered under reference number GESTDEM 2019/7136. 
4 Registered under reference number GESTDEM 2019/7134. 
5 Registered under reference number GESTDEM 2019/7132. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
On 9 December 2019, the Commission sent you a message acknowledging receipt of your 
above-mentioned requests, by which it informed you that your applications concern a very 
large number of documents, which need to be assessed individually.  It also informed  you 
that  such  detailed  analysis  cannot  be  carried  out  within  the  normal  time  limits  set  out  in 
Article  7  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Therefore,  the  Commission  invited  you  to 
reduce the scope of your requests to a limited number of documents per year, possibly by 
including only the policy area that is of interest to you, in order to enable the treatment of 
your requests within the extended deadline of 15 + 15 working days. 
By  your  e-mail  of  13  December  2019,  you  replied  to  the Commission by  requesting  it to 
clarify the reasonable solutions that it proposes. 
As indicated in the annex to the report from the Commission on the application in 2018 of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council 
and Commission documents,6 the Commission provided the following numbers of replies to 
confirmatory requests based on Regulation (EC) No 1049/2001 in the years concerned by 
your applications: 

272 in 2014; 

230 in 2015; 

220 in 2016; 

259 in 2017; and 

288 in 2018. 
This yields a result of 1.269 decisions on confirmatory applications, enclosing their annexes, 
namely the documents forming part of these decisions and to which full or partial access is 
granted.  The  exact  number  of  annexes  cannot  be  determined  without  a  very  detailed 
assessment of all these decisions. With a view of providing you, by way of analogy, with 
an estimation  of  the  volume  of  documents,  please  note  that,  in  a  recent  case  of  an  initial 
application requiring the assessment of 8 identified decisions on confirmatory applications, 
the  resulting  number  of  documents  actually  assessed,  including  the  annexes  to  the 
confirmatory decisions, reached a total number of 73 documents.   
Due to the wide scope of  your request and the estimated  very  high number of  documents 
and pages under review, the analysis of the documents falling under your above-mentioned 
applications  cannot  be  completed  within  the  normal  time  limits  set  out  in  Article  7  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
Indeed, according to our first, preliminary estimates of the workload for the treatment of 
your  request  (review  of  at  least  1.269  decisions  on  confirmatory  applications,  each  of 
which may enclose a varying number of annexed documents), and taking into account the 
performance of other tasks by the staff concerned, the handling of 10 documents would 
take approximately 30 working days,7 covering the following steps:  
                                                 
6 COM(2019) 356 final 
7 Taking into account other applications for access to documents and other tasks that the staff concerned 
are likely to have to deal with during the same period.   


 
  Identification, gathering and quick screening of the documents falling under your 
initial requests; 
  assessment of the content of the documents; 
  performing  possible  redactions  of  the  relevant  parts  falling  under  exceptions  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  in  particular  based  on  the  exception  of  Article 
4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 (protection of privacy and the integrity 
of the individual);   
  preparation of the draft reply; 
  preparation of the e-signatory of the file; 
  formal approval of the draft decisions by the hierarchy of the Secretariat-General; 
and 
  final check of the documents to be released and dispatch of the replies. 
 
It  follows  that,  according  to  our  above  first  estimates  and  based  on  past  experience  with 
requests concerning the same type of documents, the workload for dealing with your initial 
applications would require an excessive number of working days, estimated in at least 3.800 
working days. 
In this context, I would like to stress that the corresponding resources cannot be allocated to 
handle your request, so as to safeguard the interests of good administration and to ensure the 
proper handling of applications originating from other applicants.  
Regulation (EC) No 1049/2001 provides for a possibility to confer with applicants in order 
to  find  a  fair  solution  when  an  application  relates to  a  very  long  document  or  concerns  a 
very large number of documents. Article 6(3) of this regulation provides that in the event of 
an application relating to a very long document or to very large number of documents, the 
institution concerned may confer with the applicant informally, with a view to finding a fair 
solution. 
In  accordance  with  the  case  law  of  the  EU  Courts,  such  a  solution  can  only  concern  the 
content or the number of documents applied for, not the deadline for replying.8 This means 
that the scope of the request must be reduced in a way that would enable its treatment within 
the extended deadline of 15 + 15 working days. 
Moreover, it appears that you made a very wide-scoped request (all confirmatory decisions 
for the  years 2014-2018) by introducing parts of it as seemingly separate requests. In this 
respect, Article 6(3) of Regulation (EC) Νο 1049/2001 may not be evaded by splitting an 
application into several, seemingly separate, parts.9  
 
 
                                                 
8  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13, 
EU:C;2014:2250, paragraphs 26-28. 
9  Judgment of the General Court of 10 December 2010, Ryanair v Commission, T-494/08, EU:T:2010:511, 
paragraph 34. 



 
As  stated  by  the  EU  Courts,  the  Commission  needs  to  respect  the  principle  of 
proportionality and ensure that the interest of the applicant for access is balanced against 
the  workload  resulting  from  the  processing  of  the  application  for  access  in  order  to 
safeguard the interests of good administration.10 
With a view to reaching a fair solution, in the meaning of Article 6(3) of Regulation (EC) 
No 1049/2001, concerning the handling of  your  initial requests registered under reference 
numbers GESTDEM 2019/7132, 2019/7134, 2019/7136, 2019/7137 and 2019/7138, and to 
respect the time-limits set by Regulation (EC) No 1049/2001, we consequently propose to 
deal with two documents falling within the scope of each of your requests, i.e., per year 
concerned.
 
We would therefore kindly ask you to please specify the objective of your request and your 
specific interest in the requested documents in order to identify the two documents that are 
most relevant to you. For example, you may specify your interest in receiving confirmatory 
decisions  dealing  with  a  specific  exception  of  Article  4(1)  or  (2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, or the last adopted decision(s) per year of reference.  
Alternatively,  we  could  propose  to  deal  with  an  overall  number  of  ten  documents 
falling within the scope of your request as limited to one specific year. 
For instance, you 
could indicate your interest in receiving confirmatory decisions adopted solely in the year of 
2018. In this case, we would likewise kindly ask you to indicate your specific interest in the 
requested documents in order to identify the ten documents that are most relevant to you by 
specifying,  indicatively,  your  interest  in  receiving  confirmatory  decisions  dealing  with  a 
specific  exception  of  Article  4(1)  or  (2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  or  the  last 
decisions adopted in the year concerned.   
In order to enable us to provide you with a reply as soon as possible, we would ask you 
for  a  swift  response  to  our  proposal  for  a  fair  solution  within  five  working  days  at  the 
latest, by email to xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
In  the  absence  of  a  reply  within  five  working  days,  we  we  will  unilaterally  restrict  the 
scope of your application to those parts that can be dealt with within the extended deadline 
of 30 working days, counting from the registration of your applications.11 
Thank you in advance for your cooperation. 
Yours sincerely,  
Maria OLIVAN AVILES 
Head of Unit 
                                                 
10  Judgment  of  the  Court  of  First  Instance  of  13  April  2005,  Verein  für  Konsumenteninformation  v 
Commission, T-2/03, EU:T:2005:125, paragraph 102. 
11 Guido Strack v Commission, cited above, paragraph 27. 

Electronically signed on 23/12/2019 15:14 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563