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Document 3
Ref. Ares(2020)587318 - 30/01/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 23.12.2018 
C(2018) 9222 final 
 
Sphinx sh.p.k 
Rruga Ismail Qemali 
Pallati 34/1, Kati 1/3 
Tirana  
Albania 
DECISION  OF  THE  EUROPEAN  COMMISSION  PURSUANT  TO  ARTICLE  4  OF  THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011

Subject:  Your confirmatory application for access to documents – Gestdem 2018/6110 
Dear

I refer to your email of 26 November 2018, registered on the same day, in which you lodge 
a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2
(hereafter ‘Regulation 1049/2001’). 
In your initial application of 13 November 2018, you requested a copy of the certificates of 
origin  provided  by  the  company  Infosoft  System  Sh.p.k.  following  the  implementation  of 
the supply contract awarded following the call for tenders EuropeAid/137465/IH/SUP/AL – 
IPA – Supply and installation of an audiovisual system for plenary sessions of the Albanian 
Parliament. 
By  letter  of  21  November  2018,  the  Directorate-General  for  Neighbourhood  and 
Enlargement Negotiations informed you that it was not in the possession of the documents 
falling  within  the  scope  of  your  request.  Furthermore,  it  informed  you  that  the  European 
Commission  was  not  a party to  the contract pertaining to  the tender  procedure in  question 
and  that  the  certificates  of  origin  had  been  directly  submitted  by  the  contractor,  Infosoft 
System Sh.p.k., to the contracting authority, the Central Finance and Contracting Unit of the 
Albanian Ministry of Finance and Economy, in order to process the final payment.  
In your confirmatory application you question the absence of any documents. You refer to a 
previous  reply  by  the  Directorate-General  for  Neighbourhood  and  Enlargement 
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145 of 31.05.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 91111 

Negotiations,  dated  7  May  2018,  in  response  to  an  earlier  request  from  you  regarding  the 
same documents, registered under reference number GestDem 2018/2460.  
In that reply, the Directorate-General for Neighbourhood and Enlargement Negotiations had 
granted  partial  access  to  the  declaration  of  origin  provided  by  Infosoft  System  Sh.p.k., 
which according to  your confirmatory application, contained ‘almost the same data’ as the 
certificates of origin to which you now request access.  
You  claim  that  the  European  Commission  should  be  consistent  in  its  actions  regarding 
disclosure.  You  argue  that  the  European  Commission  requested  the  declaration  of  origin 
from  the  Central  Finance  and  Contracting  Unit  of  the  Albanian  Ministry  of  Finance  and 
Economy despite the fact that the former was not a party to the contract. You allege that the 
European Commission did not have the declaration of origin at the time of your request and 
therefore had specifically asked for it.   
Regarding the declaration of origin that had been previously disclosed to you following your 
first request for access to documents GestDem 2018/2460, I would like to point out that in 
this case, and contrary to what is the case at hand, the European Commission was materially 
in  possession  of  the  above-mentioned  document.  As  the  Central  Finance  and  Contracting 
Unit of the Albanian Ministry of Finance and Economy is the holder of the declaration, and 
was  therefore  the  ‘third-party  author’  of  the  document  held  by  the  Commission  in  the 
meaning  of  Article  4(4)  of  Regulation  1049/2001,  it  was  duly  consulted  on  the  question 
whether access could be granted to this document.  
Following  its  agreement,  the  document  was  subsequently  partially  disclosed.  Therefore, 
contrary  to  what  you  argue  in  your  confirmatory  application,  I  note  that  the  procedure  for 
access  to  documents  held  by  the  European  Commission  under  Regulation  1049/2001  was 
duly respected and the actions of the European Commission are coherent with regard to both 
the  previous  request  registered  under  the  reference  number  GestDem  2018/2460  and  the 
current one.    
With  regard  to  your  confirmatory  application,  please  note  that  the  European  Commission 
has  carried  out  a  renewed,  thorough  search  for  the  documents  requested,  namely  the 
certificates of origin provided by the company Infosoft System Sh.p.k.  
As  a  preliminary  remark,  I  would  like  to  point  out  that  different  ways  exist  in  order  to 
implement the EU budget or European external aid funds, depending on the variable level of 
implication of the European Commission.  
Under  the  indirect  management  mode,  which  was  applicable  for  the  tender  procedure  in 
question,  the  European  Commission  has  the  power  to  entrust  budget  implementation  tasks, 
such as the conclusion of contracts and their operational and financial management, to different 
entities,  like  partner  countries  or  bodies  designated  by  them.  The  role  of  the  European 
Commission in this case is to either carry out ex-ante or ex-post control. Please note that the 
contract in question has already been subject to ex-ante control.  
 



As the final payment will  consequently not be subject to an additional ex-post control, the 
European  Commission  has  not  received,  and  is  not  expected  to  receive,  the  certificates  of 
origin that are the subject of your request for access to documents. Indeed, these documents 
have  been  sent  by  the  contractor,  Infosoft  System  Sh.p.k.,  directly  to  the  contracting 
authority,  which  for  this  specific  tender  procedure  is  the  Central  Finance  and  Contracting 
Unit of the Albanian Ministry of Finance and Economy. Hence, the latter is the holder of the 
documents and should normally be in possession of them. 
In its reply to your request GestDem 2018/2460 from 7 May 2018, the Directorate-General for 
Neighbourhood and Enlargement Negotiations  informed  you that ‘the certificates of origin 
will be available only after the provisional acceptance (delivery of goods), which has not yet 
occurred for this contract, as it is still under implementation’. Please note in this respect that 
this  did  not,  however,  imply  any  obligation  or  commitment  on  the  part  of  the  European 
Commission  to  provide  such  documents  and  that  another  analysis  of  the  above-mentioned 
statement  would  amount  to  a  misinterpretation.  Furthermore,  there  is  no  obligation 
incumbent  on  the  European  Commission  to  request  the  certificates  of  origin  from  the 
Central  Finance  and  Contracting  Unit  of  the  Albanian  Ministry  of  Finance  and  Economy 
solely for the purpose of replying to an application for access to documents. 
In light of the above, I confirm that the European Commission does not hold any documents 
that would correspond to the description given in your application.  
Indeed, as specified in Article 2(3) of Regulation 1049/2001, the right of access as defined 
in that regulation applies only to existing documents in the possession of the institution.  
Given  that  the  European  Commission  does  not  hold  any  such  documents,  it  is  not  in  a 
position to fulfil your request. 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in  Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely,  
     For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General