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Document 28
Ref. Ares(2020)587318 - 30/01/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 19.11.2018 
C(2018) 7761 final 
 
 
 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under Regulation 
(EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/4747 

Dear 

I  refer  to  your  email  of  8  October  2018,  registered  on  the  next  day,  in  which  you  lodge  a 
confirmatory application in accordance  with Article 7(2) of Regulation 1049/2001 regarding 
public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2  (hereafter
‘Regulation 1049/2001’). 
1.
SCOPE OF YOUR APPLICATION
In  your  initial  application  of  10  September  2018,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Environment  and  registered  under  reference  number  GESTDEM  2018/4747,  you  requested 
access to ‘all official letters sent by EU ministers to the European Commission in the past five 
years on the subject of ship recycling’.  
In  its  initial  reply  dated  8  October  2018,  the  Directorate-General  for  Environment  informed 
you that it had identified six documents as falling within the scope of your request. It granted 
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145, 31.05.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

full access to five of these documents (i.e. documents 1, 2, 4, 5 and 6 containing letters from 
ministers and state secretaries of Belgium, Denmark and the Hellenic Republic). Moreover, it 
granted full access to four replies of Commissioner Vella in this context3.  
Taking into account the opinion of the authorities of the Republic of Cyprus, which had been 
consulted pursuant  to  Article 4(4) and (5) of Regulation  1049/2001,  the Directorate-General 
for Environment refused access to document 3. The latter consists of a letter signed by Nicos 
Kouyialis, Minister for Agriculture, Rural Development and Environment of the Republic of 
Cyprus  to  Commissioner  Karmenu  Vella  of  19  August  2015  concerning  Regulation 
1257/20134.  
This  refusal  is  based  on  Article  4(1)(a),  third  indent  (protection  of  the  public  interest  as 
regards international relations) of Regulation 1049/2001.  
In  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position  and  access  to  the 
relevant document.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant  to 
Regulation 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the reply given by 
the Directorate-General concerned at the initial stage. 
In accordance with Article 4(4) of Regulation 1049/2001, ‘as regards third-party documents, 
the institution shall consult  the third party with  a view to  assessing whether an exception in 
paragraph  1  or  2  is  applicable,  unless  it  is  clear  that  the  document  shall  or  shall  not  be 
disclosed’. According to Article 4(5) of Regulation 1049/2001, ‘a Member State may request 
the institution not to disclose a document originating from that Member State without its prior 
agreement’. 
Under the provisions of Article 4(4) and (5) of Regulation 1049/2001, a renewed consultation 
of  the  authorities  of  the  Republic  of  Cyprus  was  initiated  by  the  Secretariat-General.  The 
authorities of the Republic of Cyprus did not oppose disclosure of the requested document at 
the confirmatory stage. 
Taking  account  of  the  opinion  of  the  authorities  of  the  Republic  of  Cyprus,  which  the 
Secretariat-General has sought in the framework of its confirmatory review, I can inform you 
that partial access  is  granted to  document 3, subject  to  the redaction of personal  data on the 
basis  of  the  exception  of  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual)  and  pursuant  to  Article  4(1)(a),  third  indent  (protection  of  the  public  interest  as 
regards international relations) of Regulation 1049/2001. 
 
                                                 
3   Numbered as documents 1.1, 2.1, 4.1 and 5.1 at confirmatory level. 
4   Regulation (EU) No 1257/2013 of the  European Parliament and of  the  Council of 20  November 2013 on 
ship  recycling  and  amending  Regulation  (EC)  No  1013/2006  and  Directive  2009/16/EC,  Official  Journal 
L330, 12,12,2003, p.1. 


Please note that, due to an administrative error, personal data including handwritten signatures 
contained in the other documents were disclosed at the initial stage.  
The  European  Commission  did  not  intend  to  make  public  this  data,  which  must  also  be 
protected  in  accordance  with  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual) of Regulation 1049/2001. This error is corrected in the versions of the documents 
that are again enclosed to this decision.  
I therefore ask you to disregard the documents in the versions that were provided to you at the 
initial level. 
 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual  
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 provides that the ‘institutions shall refuse access to a 
document where disclosure would undermine the protection of […] privacy and the integrity 
of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data’. 
In its judgment in the Bavarian Lager case, the Court of Justice ruled that when a request is 
made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No. 45/2001 
(hereafter ‘Data Protection Regulation’) becomes fully applicable.5 
Article  2(a)  of  the  Data  Protection  Regulation6  provides  that  personal  data  ‘shall  mean  any 
information relating to an identified or identifiable person […]; an identifiable person is one 
who  can  be  identified,  directly  or  indirectly,  in  particular  by  reference  to  an  identification 
number  or  to  one  or  more  factors  specific  to  his  or  her  physical,  physiological,  mental, 
economic, cultural or social identity’. According to the Court of Justice, there is no reason of 
principle  to  justify  excluding  activities  of  a  professional  nature  from  the  notion  of  private 
life.7 
Document  3,  which  falls  under  the  scope  of  your  confirmatory  application,  as  well  as  the 
documents disclosed at initial level, contain personal data such as the names and functions of 
individuals  who  were  not  main  representatives  of  the  respective  EU  Member  States  at  the 
moment  the  letters  concerned  were  written,  as  well  as  email  addresses  and  phone  numbers 
that are not in the public domain.  
Moreover, document 3 contains two handwritten signatures (i.e. the cover page and the letter 
itself) and a handwritten salutation (i.e. ‘Dear friend Karmenu’ in the letter). 
                                                 
5   Judgment of 29 June 2010, Commission v Bavarian Lager, C-28/08P, EU:C:2010:378, paragraph 63. 
6   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the 
protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and 
bodies and on the free movement of such data, Official Journal L 8 of 12 January 2001, page 1. 
7   Judgment  of  20  May  2003,  Rechnungshof  v  Österreichischer  Rundfunk  and  Others,  C-465/00,  
C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 


Finally, the documents disclosed at initial level also contain handwritten signatures8. 
The names9  of the persons concerned as well as other data from  which  their identity  can be 
deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  2(a)  of  the  Data 
Protection Regulation.  
It  follows  that  public  disclosure  of  the  above-mentioned  information  would  constitute 
processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  8(b)  of  Regulation 
45/2001. According to Article 8(b) of that Regulation, personal data shall only be transferred 
to recipients if the recipient establishes the necessity of having the data transferred and if there 
is no reason to assume that the data subject's legitimate interests might be prejudiced. Those 
two  conditions  are  cumulative.10  Only  if  both  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
45/2001, can the transfer of personal data occur.  
In its judgment in the ClientEarth case, the Court of Justice ruled that whoever requests such 
a  transfer  must  first  establish  that  it  is  necessary.  If  it  is  demonstrated  to  be  necessary,  it  is 
then  for  the  institution  concerned  to  determine  that  there  is  no  reason  to  assume  that  that 
transfer might prejudice the legitimate interests of the data subject. 
If  there  is  no  such  reason,  the  transfer  requested  must  be  made,  whereas,  if  there  is  such  a 
reason,  the  institution  concerned  must  weigh  the  various  competing  interests  in  order  to 
decide on the request for access.11  
I  refer  also  to  the  Strack  case,  where  the  Court  of  Justice  ruled  that  the  institution  does  not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.12 
In your confirmatory request, you do not establish the necessity of having the data in question 
transferred to you. 
Furthermore,  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals 
concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in the documents 
concerned, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would harm 
their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
As to the handwritten signatures appearing in all the documents and the handwritten salutation 
contained in  document  3,  which  constitute  biometric  data,  there  is  a  risk  that  their  disclosure 
would prejudice the legitimate interests of the persons concerned. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  access 
cannot be granted to the personal data that have been redacted from document 3 falling under 
                                                 
8   On  the  need  to  protect  signatures  as  an  element  of  personal  data:  judgment  of  19  September  2018,  Port 
autonome de Brest v Commission, T-39/17, T:2018:560, paragraph 43. 
9   Judgment in Commission v Bavarian Lager, cited above, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
10   Idem, paragraphs 77-78. 
11   Judgment of 16 July 2015, ClientEarth v EFSA, C-615/13P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 
12   Judgment of 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 106. 


the scope of your confirmatory application as well as from the documents disclosed at initial 
level, as the need to obtain access thereto has not been substantiated, and there is no reason to 
think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by 
disclosure of the personal data concerned. 
2.2.  Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a),  third  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […]  the 
public interest as regards […] international relations’. 
The  General  Court  has  acknowledged  that  ‘the  institutions  enjoy  a  wide  discretion  when 
considering  whether  access  to  a  document  may  undermine  the  public  interest  and, 
consequently,  […]  the  Courts  review  of  the  legality  of  the  institutions'  decisions  refusing 
access  to  documents on  the basis of the mandatory  exceptions relating to  the public interest 
must be limited to verifying whether the procedural  rules and the duty to  state reasons  have 
been  complied  with,  the  facts  have  been  accurately  stated,  and  whether  there  has  been  a 
manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers’ . 
Moreover, the General Court recently ruled that, as regards the interests protected by Article 
4(1)(a)  of  Regulation  No  1049/2001,  ‘it  must  be  accepted  that  the  particularly  sensitive  and 
fundamental  nature  of  those  interests,  combined  with  the  fact  that  access  must,  under  that 
provision,  be  refused  by  the  institution  if  disclosure  of  a  document  to  the  public  would 
undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which  must  thus  be  adopted  by  the 
institution  a  complexity  and  delicacy  that  call  for  the  exercise  of  particular  care.  Such  a 
decision requires, therefore, a margin of appreciation’13.  
Document 3 has been examined in light of the above-mentioned case law. The part redacted 
on page 2 of the letter of the minister of the Republic of Cyprus refers to informal discussions 
between  the  European  Commission  and  the  responsible  Turkish  authorities  on  how 
Regulation 1257/2013 would apply to Turkish facilities. The issues at stake are still relevant 
in  view  of  the  upcoming  adoption  of  the  fourth  list  of  European  ship  recycling  facilities, 
which  is  expected  to  include  for  the  first  time  Turkish  yards.  This  is  also  a  sensitive  issue 
against  the  background  of  ongoing  accession  negotiations  between  Turkey  and  the  EU14. 
Disclosure of the content of these informal discussions would therefore undermine the climate 
of  mutual  trust  that  is  necessary  for  the  ongoing  accession  negotiations  in  general  and  the 
proper implementation of Regulation 1257/2013 in particular. 
Consequently,  I  conclude  that  the  redacted  part  of  document  3  is  protected  against  public 
disclosure, pursuant to the exception provided for in Article 4(1)(a), third indent of Regulation 
1049/2001. 
                                                 
13   Judgment of 11 July 2018 in Case T-644/16, Client Earth v Commission, EU:T:2018:429, paragraph 23. 
14   https://ec.europa.eu/neighbourhood-enlargement/countries/detailed-country-information/turkey en. 
 



3. 
PARTIAL ACCESS 
As indicated above, partial access is herewith granted to document 3 falling under the scope 
of  your  confirmatory  application  pursuant  to  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the 
integrity of the  individual) and  Article 4(1)(a), third indent (protection  the public interest  as 
regards  international  relations)  as  well  as  wide  partial  access  to  the  documents  disclosed  at 
initial  level,  subject  to  the  redaction  of  personal  data  only  on  the  basis  of  Article  4(1)(b)  of 
Regulation 1049/2001.  
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please note that Article 4(1)(b) and Article 4(1)(a), third indent of Regulation 1049/2001 are 
absolute  exceptions,  which  do  not  require  the  institution  to  balance  them  against  a  possible 
public interest in disclosure. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I would like to draw your attention to the means of redress that are available against 
this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman  under  the 
conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the Functioning of 
the European Union. 
Yours sincerely, 
For the European Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 
 

 
 
 
Enclosures  (10:  1  document  falling  under  the  scope  of  your  confirmatory  application  and 
corrected versions of the 9 documents disclosed at initial level)