This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Post-public office employment request'.



Ref. Ares(2020)1791244 - 27/03/2020
 
 
 
 
AFFGEN.2 
 
Head of Division 
 
 
Brussels, 26 March 2020 
eeas.sg.affgen.2 (2020) 1484773 
 
 
Ms. Margarida da Silva 
     
 
 
Subject: Your request for access to documents of 16 January 2020 
Our ref: 2020/004 
 
 
Dear Ms. da Silva, 
 
Thank you for your request for access to documents, which the EEAS has examined in the 
framework of Regulation (EC) No 1049/20011.  
 
After a search in the EEAS filing systems, the document management databases and 
archives, the EEAS has identified the following documents matching your request, as 
referenced hereafter:  
1.  List of Mr. Sabathil’s job titles 
2.  Letter  from  the  Director  General  for  Budget  and  Administration  of  the  EEAS 
reminding Mr. Sabathil of his obligations after leaving the Service 
3.  Decision of the Appointing Authority granting conditional permission to Mr. Sabathil 
to  engage  in  a  post-service  occupational  activity  under  Article  16  of  the  EU  Staff 
Regulations 
4.  Application and AIPN decision under Article 12(b) of the EU Staff Regulations 
concerning an outside activity during active service 
5.  Application and AIPN decision under Article 12(b) of the EU Staff Regulations 
concerning an outside activity during active service 
6.  Note to the file Art. 16 SR application 
                                                           
1  Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council regarding public access to 
European Parliament, Council and Commission documents (hereafter the "Regulation").  
European External Action Service – B-1046 Brussels – Belgium – Tel.: (32-2) 584 11 11 
Office: EEAS PARC 06/560 – e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx 

7.  Opinion of the Joint Committee provided in accordance with Article 16 of the EU 
Staff Regulations on the proposed post-service occupational engagement of Mr. 
Sabathil 
8.  Draft contract with EUTOP Berlin Gmbh. 
9.  Revised contract with EUTOP Berlin Gmbh. - signed 
The EEAS assessed these documents and came to the conclusion that: 
  Full access can be given to documents numbered 1-6 
  Partial access can be given to document number 7 
  Access to documents 8 and 9 should be denied 
 
Certain parts of the document number 7 should be redacted in order to protect the privacy and 
integrity of Mr. Sabathil and other data subjects on the basis of the exception established in 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 1049/2001 (protection of the privacy and integrity of the 
individual).  
 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  1049/2001  provides  that  ‘the  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of (…) privacy and 
the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data’. 
Personal data concerning Mr. Sabathil, which are already in the public domain 
The  EEAS  has  already  communicated  to  the  public  certain  data  concerning  Mr.  Sabathil 
before this request for access to documents in relation to his position as Head of Delegation 
in South Korea (certain identification data, positions held in the EEAS and a short resume of 
his career). 
 
In order to ensure an adequate level of transparency, the EEAS made public statements in the 
context  of  the  media  interest  generated  by  the  ongoing  investigation  of  alleged  illegal 
activities.  These  communications  included  some  personal  data  to  the  extent,  which  was 
necessary  in  order  to  inform  the  public  about  Mr.  Sabathil’s  administrative  situation  in 
relation to the EEAS.  
 
The data which are already in the public domain are therefore not redacted from the above-
mentioned documents.  
Assessment  of  the  documents  and  the  need  to  ensure  protection  of  the  privacy  and 
integrity  

Having examined your application, I would like to inform you that full access is granted to 
documents no. 1, 2, 3, 4, 5 and 6; partial access is granted to document no. 7, subject to the 
redaction of personal data on the basis of the exception of Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
1049/2001 (protection of the privacy and integrity of the individual), for the reasons set out 
below. 
 
When assessing a request to public access of documents containing personal data, the EEAS 
is obliged to strike a balance of interests protected by both the regulation  on protection of 


personal  data  –  Regulation  (EU)  2018/17252  –  and  the  regulation  for  public  access  to 
documents – Regulation (EC) 1049/2001. 
 
The  EEAS  proceeded  to  the  analysis  of  the  documents  in  the  above-mentioned  list  and 
concluded  that  they  contain  other  personal  data  than  those  that  the  EEAS  already 
communicated to the public. Full disclosure of these documents to the general public would 
undermine  the  privacy  and  integrity  of  the  individual  regarding  the  protection  of  personal 
data.   
 
Consequently, the EEAS redacted those personal data that would undermine the privacy and 
the integrity of Mr Sabathil or other individuals concerned. These are the redacted categories 
of data:  
 
-  Personal  data  related  to  his  identification  numbers  in  the  EEAS  system  for 
management  of  human  resources  (SYSPER),  data  linked  to  Mr.  Sabathil’s 
remuneration.  
 
-  E-mail  addresses  and  hand-written  signatures  of  staff  members  intervening  in  the 
decision-making. Identification data and contact details of staff members in copy of 
the decisions. 
Application of the Regulation (EU) 2018/1725 on the protection of personal data 
In its judgment in the Bavarian Lager case3, the Court of Justice ruled that when a request is 
made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  regulation  on  personal  data4  
becomes fully applicable.  
It  follows  that  public  disclosure  of  the  redacted  parts  which  contain  personal  data  would 
constitute processing (transfer) of personal data within the meaning of Article 9 of Regulation 
(EU) 2018/1725.  According to  Article 9(1)  of that  Regulation,  personal  data shall only be 
transferred to recipients if the recipient establishes the necessity of having the data transferred 
and  if  there  is  no  reason  to  assume  that  the  data  subject's  legitimate  interests  might  be 
prejudiced. Those two conditions are cumulative.5 Only if both conditions are fulfilled,  the 
transfer constitutes lawful processing and it can take place. 
In consequence, if you wish us to transfer the data redacted from the listed documents, you 
must  provide  express  and  legitimate  justification  or  any  convincing  argument  in  order  to 
demonstrate the necessity for the personal data to be transferred in accordance with Article 
9(1) of the Regulation (EU) 2018/1725. 
                                                           
2  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, 
offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and 
Decision 1247/2002/EC, Official Journal L 295 of 21 November 2018 p. 39. 
3  Judgment of 29 June 2010, Commission/Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 63. 
4  Regulation  (EU)  2018/1725  repealed  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data 
by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1. 2001, p.1). 
5  See paragraphs 77-78 of the above mentioned judgement in case Bavarian Lager, C-28/08 P. 



Concerning  documents  number  8  and  9,  our  examination  concluded  that  the  documents 
cannot be disclosed at this stage on the basis of the exception under Article 4(4) of Regulation 
1049/2001 (third party document), for the reasons set out below. 
Article 4(4) of Regulation 1049/2001 provides that “as regards third-party documents, the 
institution  shall  consult  the  third  party  with  a  view  to  assessing  whether  an  exception  in 
paragraph  1  or  2  is  applicable,  unless  it  is  clear  that  the  document  shall  or  shall  not  be 
disclosed.” 
Both documents contains information the disclosure of which would undermine the privacy 
of Mr. Sabathil as per Article 4(1)b of the Regulation and the commercial interests of a legal 
person as per Article 4(2), first indent, of the Regulation. The EEAS is currently consulting 
the third party in question (EUTOP Berlin Gmbh) in order to assess whether the partial or full 
disclosure of these documents could be granted. You will be informed of the outcome of this 
consultation in due course. 
Conclusion: 
Having  regard  to  the  arguments  explained  above,  you  will  find  attached  to  this  letter  the 
documents to which full or partial access is granted given the redaction of personal data on 
the basis of the exception of Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 1049/2001 (protection of the 
privacy and integrity of the individual). 
 
Please  note  that  the  EEAS  does  not  assume  liability  stemming  from  any  reuse.  In  case  of 
doubt on reuse please do contact the EEAS for prior authorization. 
 
Should you wish this position to be reviewed, you may confirm  your initial request within             
15 working days. 
 
     Yours sincerely, 
      signed 
     
       Gabriele Visentin 
 
Electronically signed on 27/03/2020 07:55 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563