Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Microsoft meetings'.



Ref. Ares(2020)1467582 - 10/03/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR COMMUNICATIONS NETWORKS, CONTENT AND TECHNOLOGY 
 
 
The Director- General 
 
 
Brussels,  
DG CONNECT/R4 
Mr Samuel Stolton 
EURACTIV Brussels 
International Press Centre  
Boulevard Charlemagne 1 
1041 Brussels 
                                                                                     Belgium 
 
                                                                                     Advance copy via email:  
 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
REGISTERED LETTER WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
Subject:  
Your applications for access to documents- GestDem 2020/0502 and 
2020/0504 

 
Dear Mr Stolton,  
We  refer  to  your  emails,  dated  21  January  2020  wherein  you  make  two  requests  for  access  to 
documents,  pursuant  to  Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council  of  30  May  2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission  documents  (hereinafter  ‘Regulation  1049/2001’),  registered  under  the 
abovementioned  reference  numbers.  We  also  refer  to  our  holding  replies,  dated  11  February 
2020, our references Ares(2020)871077 and Ares(2020)871228, whereby we informed you that 
the time limit for handling your application was extended by 15 working days pursuant to Article 
7(3) of Regulation 1049/2001. 
 
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATIONS 
By way of your application GestDem 2020/0502, you requested access to the following: 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

-  Detailed  minutes  of  the  meeting  held  on  January  20th  2020  between  Google's  Sundar 
Pichai and Commission Vice-President Vestager. You also requested a list of the individuals 
present, as well as a breakdown of the issues discussed. 
-  Detailed  minutes  of  the  meeting  held  on  January  20th  2020  between  Google's  Sundar 
Pichai  and  Commission  Vice-President  Timmermans.  You  also  requested  a  list  of  the 
individuals present, as well as a breakdown of the issues discussed. 
- Detailed minutes of any meeting held in the month of January 2020 between any officials 
from Google and any representatives of the European Commission. 
-  All  correspondence  (i.e.  any  emails,  correspondence,  telephone  call  notes,  and/or  text 
messages  including  WhatsApp  exchanges)  between  any  Commission  officials  or 
representatives and Mr. Pichai or a representative of his, over the past year. 
By way of your application GestDem 2020/0504, you requested access to the following: 
-  Detailed  minutes  of  the  meeting  held  on  January  20th  2020  between  Microsoft's  Brad 
Smith and Commission Vice-President Vestager. You also requested a list of the individuals 
present, as well as a breakdown of the issues discussed. 
-  Detailed  minutes  of  the  meeting  held  on  January  20th  2020  between  Microsoft's  Brad 
Smith and Commission Vice-President Jourova. You also requested a list of the individuals 
present, as well as a breakdown of the issues discussed. 
-  Detailed  minutes  of  the  meeting  held  on  January  20th  2020  between  Microsoft's  Brad 
Smith and Commissioner Reynders. You also requested  a list of the individuals present, as 
well as a breakdown of the issues discussed. 
- Detailed minutes of any meeting held in the month of January 2020 between any officials 
from Microsoft and any representatives of the European Commission. 
-  All  correspondence  (i.e.  any  emails,  correspondence,  telephone  call  notes,  and/or  text 
messages  including  WhatsApp  exchanges)  between  any  Commission  officials  or 
representatives and Mr. Smith or a representative of his, over the past year. 
As  you  have  been  informed,  both  requests  were  split  between  Secretariat–General  (SG)  and 
Directorate–General  for  Communications  Networks,  Content  and  Technology  (DG 
CONNECT)1. This reply relates only to the documents held by DG CONNECT. You will receive 
the reply from the Secretariat-General in due course.  
Please note that with regard to the last two points of both requests we consider them to cover the 
period up to the date of your applications, i.e. 21 January 2020. In particular, we understand that 
they  concern  meetings  with  Google  and  Microsoft  held  between  1-21  January  2020  and 
correspondence between 21 January 2019 and 21 January 2020. 
                                                 
1 GestDem 2020/414 and GestDem 2020/0415- SG, GestDem 2020/0502 and GestDem 2020/0504- DG CONNECT. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

2. 
DOCUMENTS FALLING WITHIN THE SCOPE OF THE REQUESTS 
We have identified the following documents as falling within the scope of the requests: 
A.  GestDem 2020/0502 
Back to Office Report (BTO) of a meeting held between DG CONNECT and Google on 16 
January 2020 (Document 1) 
- Letter to Google dated 11 March 2019 (Document 2) 
- Email exchanges between 15 November 2019 and 11 December 2019 concerning a request 
for a meeting between Commissioner Breton and Google (Document 3) 
- Email exchanges between 15 November 2019 and 15 January 2020 concerning the request 
for a meeting between Commissioner Breton and Google (Document 4) 
Google’s Letter to Commissioner Breton dated 19 December 2019 (Document 5) 
- Google’s email dated 14 January 2020 (Document 6) 
Please note that the meeting with Commissioner Bretton to which Documents 3-5 refer did not 
take place. 
B.  GestDem 2020/0504 
-Microsoft’s  email  dated  6  December  2019  concerning  a  request  for  a  meeting  with 
Commissioner Breton (Document 7) 
Please note that the meeting to which Document 7 refers did not take place. 
 
3. 
ASSESSMENT UNDER REGULATION 1049/2001 
Following  an  examination  of  the  identified  documents  under  the  provisions  of  Regulation 
1049/2001 regarding public access to documents and taking into account the opinion of the third 
parties, we have arrived at the conclusion that they may be partially disclosed. Some parts of the 
documents  have been blanked out  as their disclosure is  prevented by  exceptions to  the right  of 
access  laid  down  in  Article  4  of  this  Regulation.  Some  parts  of  the  documents  have  been  also 
blanked out as these parts are outside the scope of your request. 
(i) Protection of privacy and integrity of individuals 
A  full  disclosure  of  the  identified  documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection  of  privacy  and  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  Regulation 
1049/2001, because they contain the following personal data: 
-the  names,  functions  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not  pertaining  to 
the senior management 
-the names, functions and contact details of other natural persons. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

- handwritten signatures of natural persons; 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation2 does  not  allow  the  transmission  of  these 
personal  data, except  if  you prove that it is  necessary to  have the data transmitted to  you for a 
specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the legitimate 
interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not  express  any 
particular interest to have access to these personal data nor do you put forward any arguments to 
establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) Regulation 1049/2001, access cannot 
be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested  documents,  as  the  need  to  obtain 
access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced 
by disclosure of the personal data concerned. 
(ii) Protection of commercial interests 
Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 provides that the institutions shall refuse access 
to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  commercial  interests  of  a 
natural  or  legal  person,  including  intellectual  property,  unless  there  is  an  overriding  public 
interest in disclosure. 
This provision must be interpreted in light of Article 339 of the Treaty of the Functioning of the 
European  Union  (TFEU),  which  requires  staff  members  of  the  EU  institutions  to  refrain  from 
disclosing information of the kind covered by the obligation of professional secrecy, in particular 
information about undertakings, their business relations or their cost components. 
Part  of  Document  1  contains  sensitive  information  relating  to  the  third  party’s  activities  and 
positions.  Disclosure  of  this  part  of  the  document  would  seriously  undermine  the  third  party’s 
commercial interests. 
Consequently, the above-mentioned part of Document 1 has been blanked out. 
 
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  of  Regulation  1049/2001  apply,  unless  there  is  an 
overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  documents.  Such  an  interest  must,  firstly,  be  a 
public  interest  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by  disclosure.  We  have  examined 
whether there could be an overriding public interest in the disclosure of the aforementioned part 
of Document 1 but we have not been able to identify such an interest. 
                                                 
2Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, 
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 


5. 
REUSE OF DOCUMENTS  
Document 1 was drawn up for internal use under the responsibility of the relevant service of DG 
CONNECT. It solely reflects the author’s interpretation of the interventions made and do not set 
out  any  official  position  of  the  third  parties  to  which  the  document  refers,  which  were  not 
consulted on the content. It does not reflect the position of the European Commission and cannot 
be quoted as such. 
Document 5-7 and parts of Documents 3 and 4  originate from third parties. They are disclosed 
for information only and cannot be re-used without the agreement of the originators, who hold a 
copyright on them. These documents do not reflect the position of the European Commission and 
cannot be quoted as such. 
You may reuse Documents 1, 2 and the parts of the Documents 3 and 4 which originate from the 
Commission  free  of  charge  for  non-commercial  and  commercial  purposes  provided  that  the 
source  is  acknowledged,  that  you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the 
documents. Please note that the Commission does not assume liability stemming from the re-use. 
 
6. 
CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
 
 
 
   (e-Signed) 
Roberto Viola 
 
 
Enclosures: (7) 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Electronically signed on 09/03/2020 17:39 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

Document Outline