Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Cabinet member meetings'.



 
Ref. Ares(2020)1551131 - 13/03/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR EUROPEAN CIVIL PROTECTION AND HUMANITARIAN AID 
OPERATIONS (ECHO) 
 
  General Affairs 
Contracts and Finance 
Brussels  
ECHO.E.3/JS 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 

Mr Teffer Peter 
Ekko Voorkamer Bemuurde Weerd 
WZ 3  
3513 BH Utrecht  
The Netherlands 
e-mail: ask+request-7662-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2020/0860 
 
Dear Mr. Teffer, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  12/02/2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 13/02/2020 under the above mentioned reference number. 
In  a  letter  registered  as  Ref.  Ares(2020)939183  Secretariat  General  (SG)  informed  you 
that  the  request  has  been  divided  into  six  parts  (registered  separately  as  GestDem 
2020/0856, 2020/0858, 2020/0859, 2020/0860, 2020/0861 and 2020/0862.). The reply at 
hand  relates  only  to  the  documents  held  by  DG  for  European  Civil  Protection  and 
Humanitarian Aid Operations  (DG ECHO),  registered as Gestdem 2020/0860. You will 
receive the replies from the other respective Directorates-General in due course.  
Your  request  concerns  documents  related  to  the  Commission  cabinet  member  of 
Commissioner  Janez  Lenarčič  with  EUROGAS  asbl  on  29/01/2020.  We  identified  the 
following documents which fall under the scope of your request: 
1.  Eurogas letter – Meeting request to discuss the role of gas in the energy transition 
and  the  Green  Deal  –  addressed  to  Commissioner  Lenarčič,  dated  11/12/2019. 
Ares(2019)7688439 
2.  email  to  Eurogas,  offering  a  meeting  with  the  Deputy  Head  of  Cabinet,  dated 
20/12/2019.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: L-86 04/017 - Tel. direct line +32 229-56825 
 
xxx.xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
3.  email  by  the  Deputy  Head  of  Cabinet  to  debrief  the  meeting  with  Eurogas 
representatives on European Green Deal, dated 29/01/020 
4.  email follow up to the meeting by Eurogas to the Deputy Head of Cabinet, dated 
06/02/2019 Ares(2020)787127 
5.  email by Eurogas with one attachment (Support for a Clean Hydrogen Strategy), 
dated 03/02/2020 
 
With  regard  to  the  all  requested  documents  listed  above,  a  complete  disclosure  of  the 
identified documents is prevented by the exception concerning the protection of privacy 
and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/20011, because they contain the following personal data: 
-  the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   
-  the names/initials and contact details of other natural persons;  
-  handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons;  
-  other information relating to an identified or identifiable natural person. 
Pursuant to Article 4(1)b of Regulation (EC) 1049/2001, access to a document has to be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of 
the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the 
protection  of  personal  data.  The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU) 
2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union 
institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and 
repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC    (‘Regulation 
2018/1725’). 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  
[…]’.  The  Court  of 
Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data. Please note in 
this  respect  that  the  names,  signatures,  functions,  telephone  numbers  and/or  initials 
pertaining  to  staff  members  of  an  institution  are  to  be  considered  personal  data.  In  its 
judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager),  the  Court  of  Justice  ruled  that  when  a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if  ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for 
a specific purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests
’. 
                                                 
1 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the  Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the  Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 


 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that 
the  European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the 
data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish 
the proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after 
having  demonstrably  weighed  the  various  competing  interests.  In  your  request,  you  do 
not put forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European  Commission  does  not 
have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate 
interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that such public disclosure would harm their privacy.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
As to the blue ink signatures on one document and one attachment to a document, which 
are  biometric  data,  there  is  a  risk  that  their  disclosure  would  prejudice  the  legitimate 
interests of the persons concerned. 
Therefore, parts of the documents containing personal data were redacted as they fall under 
the exception of protection of privacy and integrity of an individual as foreseen by Article 
4(1)b of  Regulation (EC) 1049/2001.  
Moreover,  please  note  that  these  documents  were  drawn  up  for  internal  use  under  the 
responsibility  of  the  relevant  officials  of  the  DG  for  European  Civil  Protection  and 
Humanitarian  Aid  Operations.  It  solely  reflects  the  author's  interpretation  of  the 
interventions made and does not set out any official position of the third parties to which 
the  document  refers,  which  was  not  consulted  on  its  content.  It  does  not  reflect  the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Furthermore,  three  of  the  documents  stem  from  third  parties  (Eurogas).  With  regard  to 
these  documents,  the  Commission  consulted  their  author  on  the  disclosure  pursuant  to 
Article 4(4) of Regulation 1049/2001. The author agreed to their disclosure. Please find 
attached  the  redacted  documents.  Please  note  that  these  documents  do  not  reflect  the 
position  of  the  Commission  and  cannot  be  quoted  as  such.  Please  further  note  that  these 
documents were received by the Commission from Eurogas. It is disclosed for information 
only and cannot be re-used without the agreement of the originator, who holds a copyright 
on it. It does not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such.  



 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles  
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
Yours sincerely, 
Jan Sempels 
Head of Unit 

Electronically signed on 12/03/2020 19:27 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563