Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Humanitarian Aid and Civil Protection - NGO meetings on the crisis in Libya, between 20 June 2016 to 25 July 2017'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 6.8.2020 
C(2020) 5544 final 
 
Mr Erman Atak  
Faculty of Arts & Social Sciences 
Department of Political Science 
Postbus/P.O. Box 616  
6200 MD Maastricht    
The Netherlands 
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  –  GESTDEM 
2020/1632 
Dear Mr Atak,  
I  am  writing  in  reference  to  your  email  of  16  June  2020,  registered  on  17  June  2020,  by 
which  you lodge a confirmatory application in  accordance  with  Article 7(2) of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
Through  your  initial  application  of  20  March  2020,  you  requested  access  to  the  following 
documents for the period 20 June 2016 to 25 July 2017, I quote:ՙ 
-  a  list  of  all  meetings,  regarding  the  crisis  in  Libya  and  its  neighbourhood  (including  its 
migration,  humanitarian  and  Mediterranean  search  &  rescue  aspects)  held  by  the 
Humanitarian  Aid  and  Civil  Protection  with  NGOs.  The  list  should  include:  date, 
individuals attending and organisational affiliation, as well as the issues discussed;  
- all minutes and other reports of these meetings;  
-  all  correspondence,  including  attachments  (i.e.  any  emails,  correspondence  or  telephone 
call notes) regarding these encounters. An example would be the invitation to attend these 
meetings/events or any follow-up correspondence; and  
                                                 

Official Journal L 345, 29.12.2001, p. 94. 

Official Journal L145, 31.05.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
- all documents prepared for the purpose of the meeting and/or exchanged during the course 
of the meeting. An example would be the programmes for those events, lists of attendees, or 
any documents NGOs might have prepared and distributed to attendees.’ 
Your  initial  application  was  attributed  to  the  Directorate-General  for  European  Civil 
Protection and Humanitarian Aid Operations. 
As you did not receive the reply from the Directorate-General for European Civil Protection 
and  Humanitarian  Aid  Operations  within  the  statutory  time  limits,  you  submitted  a 
confirmatory application on 16 June 2020. 
Having  assessed  your  request,  I  can  inform  you  that  the  Commission  does  not  hold  any 
documents that would correspond to the description given in your application. 
The  meetings  where  the  Directorate-General  for  European  Civil  Protection  and 
Humanitarian  Aid  Operations  discusses  Libya  and  which  are  held  in  the headquarters3  are 
led by the European External Action Service, which is responsible for drafting the meeting 
minutes.  Also,  most  of  the  meetings  on  the  ground  (previously  in  Tripoli,  today  in  Tunis) 
are led by the European External Action Service or the UN Humanitarian Coordinator, who 
are responsible for drafting the meeting  minutes.  You might  consider submitting a request 
for access to documents with these institutions.  
As specified in Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of access as defined 
in that regulation applies only to existing documents in the possession of the institution.  
Given that the European Commission  does not hold  any such documents corresponding to 
the description given in your application, it is not in a position to fulfil your request. 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Even though not directly related to documents requested in your initial application, I would 
like  to  provide  you  information  concerning  the  types  of  meetings  organised  by  the 
Directorate-General  for  European  Civil  Protection  and  Humanitarian  Aid  Operations  and 
where you can find more information on them. These meetings are of triple nature: 
i. 
annual/biannual presentations of the Humanitarian Plans on Libya and their eventual 
revision/reinforcements. The Directorate-General for European Civil Protection and 
Humanitarian Aid Operations holds specific meetings with the NGOs to inform them 
about  its  financing  decisions  for  humanitarian  assistance  in  crisis  areas 
(Humanitarian Implementation Plans).  
                                                 
3   In this context, ‘headquarters’ refers to Brussels (as opposed to the meetings held on the ground in third 
countries). 



 
You can find more information on the Humanitarian Implementation Plans for Libya 
on the following link:  
https://ec.europa.eu/echo/sites/echo-site/files/hip_north_africa_2017_ 
modification_2_-_version_3.pdf 

Information  on  the  next  consultations  will  be  available  on  the  following  link:  
https://ec.europa.eu/echo/funding-evaluations/funding-for-humanitarian-
aid/consultations-partners-financing-decisions_en 

ii. 
bilateral meetings linked to the set up and management of humanitarian projects. To 
apply  for  EU  humanitarian  funding,  organisations  need  to  sign  a  partnership 
agreement with the European Commission. More information on becoming a partner 
can be found on the following link:   
https://ec.europa.eu/echo/partnerships/humanitarian-partners_en 
iii. 
meetings  linked  to  negotiation  and  information  on  humanitarian  advocacy,  access 
and  respect  of  International  Humanitarian  Law.  You  can  find  more  information  on 
the following link: 
 
 https://ec.europa.eu/echo/what/humanitarian-aid/international-humanitarian-law_en 
Furthermore, the European Commission's Directorate-General for European Civil Protection 
and  Humanitarian  Aid  Operations  works  in  close  partnership  with  a  large  number  of 
humanitarian  organisations.  With  some  of  the  biggest  partners,  it  regularly  engages  in 
'Strategic  Dialogue'  meetings.  Strategic  Dialogue  meetings  are  held  with  UN  partner 
organisations  (UN  Refugee  Agency,  World  Food  Programme,  UNICEF),  International 
organisations  (International  Committee  of  the  Red  Cross)  and  with  VOICE  (Voluntary 
Organisations  in  Cooperation  in  Emergencies).  You  can  find  more  information  on 
https://ec.europa.eu/echo/partnerships/relations/strategic-dialogues_en 
Finally, if you wish to learn more about operations in Libya led by the Directorate-General 
for  European  Civil  Protection  and  Humanitarian  Aid  Operations,  feel  free  to  contact  Ms 
Patrice  Lenormand  via  e-mail  xxxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  or  via  phone  on  +32 
229-94709.  
Yours sincerely,  
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 
Secretary-General