Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'All Commission replies to confirmatory applications in Jan-Feb 2019'.



Document 5
Ref. Ares(2020)3092549 - 15/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 10.1.2019 
C(2019) 178 final 
OUT OF SCOPE
France 
DECISION  OF  THE  EUROPEAN  COMMISSION  PURSUANT  TO  ARTICLE  4  OF  THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011

Subject:  Your confirmatory application for access to documents – Gestdem 2018/4739 
Dear 

I  refer  to  your  email  of  27  October  2018,  registered  on  29  October  2018,  by  which  you 
lodge  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2  (hereafter  ‘Regulation  1049/2001’).  Please  accept  our  apologies  for  this  late
reply. 
In  your  initial  application  of  7  September  2018,  you  requested,  with  regard  to  ‘the 
Commission  decision  of  April  1,  1992  (ref.  IV  /  32.450  —  Comités  armatoriaux  franco-
ouest-africains3)’,  access  to  ‘all  of  the  exchanges  (i.e.  emails,  letters,  memos,  faxes  and
meeting  notes)  between  the  Directorate-General  for  Competition  and  all  of  the  other 
Directorates-General involved relating to the decision – schedule of all external meetings of 
the  Commission  regarding  the  decision  -  Minutes  of  all  external  meetings  regarding  the 
decision (including with Bolloré) - documents listed in ANNEX IV of the decision.’ 
By letter of 18 October 2018, the Directorate-General for Competition informed you that it 
was not able to identify any documents as falling within the scope of your request. 
In  your  confirmatory  application  you  question  the  absence  of  any  documents,  especially 
regarding the documents listed in Annex IV of the above-mentioned decision
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145 of 31.05.2001, p. 43. 
3
   In English: ‘Franco-West African ship-owners' committees’. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 91111 

Against  this  background,  the  European  Commission  has  carried  out  a  renewed,  thorough 
search for the documents requested. 
 Following this renewed search, I confirm that the European Commission does not hold any 
documents that would correspond to the description given in your application. 
Indeed, as specified in Article 2(3) of Regulation 1049/2001, the right of access as defined 
in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution.  I 
would  like  to  refer  in  this  respect  to  the  judgment  of  the  Court  in  Case  C-127/13  P, 
according  to  which  ‘[n]either  Article 11  of  Regulation  1049/2001  nor  the  obligation  of 
assistance in Article 6(2) thereof, can oblige an institution to create a document for which it 
has been asked to grant access but which does not exist’.4 The above-mentioned conclusion 
has been confirmed by the Court of Justice in Case C-491/15 P.5  
Please  be  assured  that  during  the  assessment  of  your  request,  a  thorough  search  for  the 
documents  was  conducted.  The  European  Commission  attaches  great  importance  to  good 
document management in all its aspects. In 2002, the European Commission undertook the 
process  of  modernising  its  document  management  system.  To  this  end,  it  adopted  two 
decisions6  and  their  implementing  rules  that  cover  the  whole  life  cycle  of  a  document. 
Indeed,  each  Directorate-General  or  equivalent  department  assumes  responsibility  for 
ensuring the physical  protection of  files which fall within its sphere of responsibility until 
these  responsibilities  are  transferred  to  the  European  Commission’s  historical  archives 
service. For your specific case, the chef de file or lead department which is responsible for 
the file is the Directorate-General for Competition. 
For  the  purpose  of  assessing  your  request  for  documents,  a  search  for  the  documents  was 
not only conducted in the archives of Directorate-General for Competition but also in those 
of  other Directorates-General. Please note that documents which are older than 25 years are 
transferred  to  the  historical  archives  of  the  European  Commission  for  the  purposes  of 
guaranteeing their long-term preservation. Therefore, a thorough search was conducted in the 
historical archives as well. 
Following this renewed search and taking into account that the requested documents pertain 
to a decision which is nearly 27 years old, I confirm that they are no longer retrievable from 
the archives of the European Commission. 
Furthermore,  the  European  Commission  has  specifically  examined  the  part  of  your  request 
where  you  refer  to  the  content  of  Annex  IV  ‘Accords  armatoriaux  ou  documents  tenant  lieu 
d'accords armatoriaux’ of the above-mentioned decision. Please note in this respect that, whilst 
Annex  IV  lists  ship-owners'  agreements  or  equivalent  documents  (‘accords  armatoriaux  ou 
documents  tenant  lieu  d’accords  armatoriaux’),  the  European  Commission  does  not  hold  a 
copy of the documents listed.  
                                                 
4   Judgment  of  the  Court    of    2  October  2014,  in  Case  C-127/13  P,    Strack  v  Commission
(EU:C:2014:2250), paragraph 46. 
5   Judgment  of  the  Court  of  11  January  2017,  in  Case  C-491/15  P,  Typke  v  Commission,  (EU:C:2017:5), 
paragraph 31. 
6      Commission decision on Document management 2002/47/EC, ECSC, Euratom of 23 January 2002  and 
Commission decision on Electronic and digitised documents 2004/563/EC, Euratom of 7 July 2004. 



 
Indeed, the fact that the documents to which you refer are listed in an Annex which forms part 
of a European Commission decision, does not imply automatically that the latter has them at its 
disposal.  Furthermore,  these  documents  pertain  to  agreements  or  equivalent  documents, 
concluded  between  France  and  various  African  countries.  Therefore,  for  the  part  of  your 
request pertaining to the documents in Annex IV, I recommend that you address yourself to the 
respective authorities.    
Given  that  the  European  Commission  does  not  hold  any  documents  corresponding  to  the 
description given in your application, it is not in a position to fulfil your request. 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in  Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely,  
For the European Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General