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Document 17
Ref. Ares(2020)3092549 - 15/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 22.1.2019 
C(2019) 640 final 
OUT OF SCOPE
EUobserver 
Rue Montoyer 18B 
1000 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION NO 1049/20011
Subject: 
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation No 1049/2001 - GESTDEM 2018/4613 

Dear 

I  refer  to  your  e-mail  of  30  October  2018,  registered  on  the  same  day,  in  which  you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter, Regulation No 1049/2001).
1.
SCOPE OF YOUR REQUEST
In  your  initial  application  of  29  August  2018,  registered  under  the  reference  number 
GestDem  2018/4613  and  dealt  with  by  the  Directorate-General  for  Communications 
Networks, Content and Technology, you requested access to the following documents:  
-
‘[a]ll  documents  related  to  the  meeting  [held  on  20  January  2016]  between
[C]ommissioner  Günther  Oettinger  and  the  Boston  Consulting  Group  GmbH,
including  but  not  limited  to  minutes  (hand-written)  notes,  audio  recordings,
verbatim reports, e-mails, and presentations;
-
all  documents  related  to  the  meeting  [held  on  19 October  2017]  between
and  5G  Automotive  Association,  including  but  not  limited  to
OUT OF SCOPE
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

minutes,  (hand-written)  notes,  audio  recordings,  verbatim  reports,  e-mails,  and 
presentations;  
-
all documents related to the meeting [held on 8 December 2017] between
  and  Mobivia,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-
OUT OF SCOPE
written) notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations;  
-
all  documents  related  to  the  meeting  [held  on  24  January  2018]  between
OUT OF SCOPE
  and  Scania,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-
written) notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations;  
-
all documents related to the meeting [held on 20 February 2018] between
 and Scania, including but not limited to minutes, (hand-written) 
OUT OF SCOPE
notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations;  
-
all  documents  related  to  the  meeting  [held  on  20  March  2018]  between
OUT OF SCOPE
  and  Qualcomm,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-
written) notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations.’ 
In  its  initial  reply  dated  23  October  2018,  the  Directorate-General  for  Communications 
Networks, Content and Technology identified 17 documents as falling under the scope of 
your  request.3  After  examining  these  documents  and  following  consultations  with  the
third parties concerned, it grouped them into four sections, as follows:  
-
A) documents to which full access was granted (Documents 2, 3, 9 and 10);
-
B) documents to which partial access was granted, subject only to the redaction of
personal data based on Article 4(1)(b) of Regulation No 1049/2001 (protection of
privacy and the integrity of the individual) (Documents 1, 7, 11, 12, 13 and 16);
-
C)  documents  that  were  partially  disclosed  on  the  grounds  of  Article  4(2),  first
indent,  of  Regulation  No  1049/2001  (protection  of  commercial  interests)  and
Article  4(3),  second  subparagraph,  of  the  same  Regulation  (protection  of  the
decision-making  process)  (Documents  4,  6,  14  and  17).  Certain  parts  of  these
documents were also redacted as they contained personal data.
-
D)  documents  that  were not  disclosed, pursuant  to  Article 4(1)(b) and 4(2), first
indent, of Regulation No 1049/2001 (Documents 5, 8 and 15).
In your confirmatory application, you request a review of the position of the Directorate-
General for Communications Networks, Content and Technology only with regard to the 
documents  listed  in  sections  C  and  D.  The  scope  of  this  confirmatory  decision  is 
therefore limited to documents 4 to 6, 8, 14, 15 and 17.  
3
See pages 2 and 3 of the initial decision. 


The  arguments  that  you  put  forward  in  support  of  your  request  have  been  taken  into 
account in the assessment and are addressed below.  
2.
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION NO 1049/2001
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the reply 
given by the relevant Directorate-General at the initial stage. 
During the confirmatory stage, the Secretariat-General of the European Commission re-
consulted relevant third parties on this request.  
Following  this  review  and  taking  into  account  the  outcome  of  the  consultations,  I  can 
inform you that wider partial access is granted to the following documents:  
-
Document  4  (‘Mail  dated  2/10/2017’,  reference  Ares(2017)4788484),  subject
only  to  the  redaction  of  personal  data  in  accordance  with  Article  4(1)(b)  of
Regulation No 1049/2001;
-
Document  6  (‘BTO  Meeting  the  5GAA’,  reference  Ares(2018)4604437).  The
undisclosed  parts  of  this  document  are  covered  by  the  exception  relating  to  the
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  provided  for  in  Article
4(1)(b) of Regulation No 1049/2001;
-
Document 
14 
(‘CAB  Gabriel  meeting  Scania  Board’,  reference
Ares(2018)4607322), subject only to the redaction of personal data in accordance
with Article 4(1)(b) of Regulation No 1049/2001;
-
Document  17  (‘BTO OUT OF SCOPE
  meeting  with  Qualcomm’,  reference
Ares(2018)1623567). The undisclosed parts of this document are covered by the
exceptions  protecting  commercial  interests  and  privacy  and  the  integrity  of  the
individual,  provided  for  respectively  in  the  first  indent  of  Article  4(2)  and  in
Article 4(1)(b) of Regulation No 1049/2001.
I  would like to underline that documents 6, 14 and 17 were drawn up  by the European 
Commission  services  for  internal  use  only  and  they  reflect  solely  the  interpretation  of 
their  author(s)  regarding  the  views  and  positions  expressed  during  the  meetings.  These 
documents do not therefore set out any official position of the third parties concerned.  
In  addition,  full  access  is  granted  to  document  5  (‘5GAA  Presentation’,  reference 
Ares(2018)4604307). Please note that this document was received from a third party and 
cannot be re-used without the agreement of its author.  
Please find the above-referred documents attached. 
With regard to documents 8 and 15, I wish to inform  you that  I confirm  the position of 
the Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology, for the 
reasons set out below. 


2.1.  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property,  […] 
unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
Document 17 concerns a meeting between the services of the European Commission and 
a representative of a telecommunications company, which took place on 20 March 2018. 
Parts of this document have been redacted as they contain sensitive business information 
about  a  third  party,  such  as  its  joint  commercial  strategy  with  other  private  entities,  its 
business  activity  and  information  on  competition  files.  Please  note  that  the  undisclosed 
parts  of  the  document  reflect  the  outcome  of  the  consultation  with  the  third  party  in 
question. 
If  publicly  released,  the  above-mentioned  information  would  seriously  undermine  the 
commercial  interests  of  the  private  entity  concerned,  as  it  would  place  in  the  public 
domain  sensitive  information  that  could  be  used  by  competitors,  thereby  harming  its 
position in the market. Other parties would gain access to confidential information about 
its business  and  commercial activities, thereby  gaining  an unfair competitive advantage 
that could undermine the competitiveness of this private entity.  
Therefore, there is a real and non-hypothetical risk that the public release of the relevant 
withheld  parts  of  the  above-mentioned  documents  would  undermine  the  commercial 
interests of a third party. 
Please note that, given the limited volume of the redacted parts, it is not possible to give 
more  detailed  reasons  justifying  the  need  for  confidentiality  without  disclosing  their 
content and, thereby, depriving the exception of its very purpose.4
In  light  of  the  above,  I  consider  that  the  use  of  the  exception  under  Article  4(2),  first 
indent, of Regulation No 1049/2001 on the grounds of protecting commercial interests of 
a natural or legal person is justified, and that access to the relevant undisclosed parts of 
document 17 must be refused on that basis.  
2.2.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation No 1049/2001, access to a document has to be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of 
the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the 
protection of personal data. 
4
Please  see  in  this  respect:  Judgment  of  24  May  2011,  NLG  v  Commision,  T-109/05  and  T-444/05, 
EU:T:2011:235,  paragraph  82.  See  also  Judgment  of  8  February  2018,  T-74/16,  Pagkyprios 
organismos ageladotrofon v Commission
, EU:T:2018:75, paragraph 71. 


The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC5 (hereafter, Regulation No 2018/1725).
In  your  confirmatory  application,  you  point  out  that  you  are  not  requesting  access  to 
personal  data  such  as  ‘names,  [signatures]  and  contact  details’.  However,  you  ask  the 
European Commission to review specifically the decision of the Directorate-General for 
Communications Networks, Content and Technology not to give access to documents 8 
and 15 on the grounds of Article 4(1)(b) of Regulation No 1049/2001. 
Hence,  I  understand  that  you  do  not  contest  the  decision  of  the  Directorate-General 
concerned  to  redact  the  names,  handwritten  signatures  and  contact  details  of  the 
European Commission staff or external staff in documents 4, 6, 14 and 17. With regard to 
document  17,  please  note,  however,  that  the  name  of  the  representative  of  the 
telecommunication  company  is  herewith  disclosed,  as  the  person  concerned  was 
consulted on this matter and agreed that this data be publicly released.  
I  now  address  your  arguments  regarding  the  remaining  documents  that  were  withheld 
pursuant to the above-mentioned exception, namely documents 8 and 15.  
Documents  8  and  15  are  handwritten  notes  of  meetings  held  by  the  European 
Commission  services  with  representatives  of  5GAA  and  Scania,  respectively.  Both 
documents  were  drawn  up  during  the  meetings  by  staff  members  of  the  European 
Commission  and  contain  biometric  data  of  the  persons  concerned.  They  thus  constitute 
personal data in the sense of Article 3(1) of Regulation No 2018/1725, which defines it 
as ‘any information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
Indeed,  the  Court  of  Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its 
content, purpose or effect is linked to a particular person, is to be considered as personal 
data.6
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)7,  the  Court  of  Justice  ruled  that
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data 
Protection Regulation becomes fully applicable.8
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  No  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
5
Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
6
Judgment of 20 December 2017, Peter Novak v Data Protection Commissioner, C-434/16, request for 
a preliminary ruling, EU:T:2018:560, paragraphs 33-35.    
7
Judgment of 29 June 2010, Commission v the Bavarian Lager Co. Ltd, C-28/08 P, EU:C:2010:378. 
8
Whereas this judgment specifically related to Regulation No 45/2001 of the European Parliament and 
of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation No 2018/1725.  


if    ‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  No  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation No 2018/1725, the European Commission has 
to  examine  the  further  conditions  for  the  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the 
first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  has  established  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  confirmatory  application,  you  argue  that  the  non-disclosure  of  the  handwritten 
notes  ‘can  set  a  dangerous  precedent  towards  opacity’,  as  the  European  Commission 
could  prevent  disclosure  of  other  documents  in  the  future  by  ensuring  that  they  ‘exist 
only as handwritten documents’. You also state that the risk that disclosure of the notes 
would harm the legitimate interest of the persons concerned is negligible in view of the 
large number of staff employed by the Directorate-General concerned. 
Following  an  examination  of  documents  8  and  15,  and  having  regard  to  your  above-
referred arguments,  I conclude that the need to have the personal data transferred is not 
justified in this case.  
As  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and  Technology 
outlined  in  its  initial  reply,  the  content  of  the  handwritten  notes  (documents  8  and  15) 
corresponds  to  the  content  of  the  relevant  meeting  minutes  (documents  6  and  14, 
respectively).  The  information  contained  therein  is  short-lived  and  has  a  merely 
transitory value as it is essentially reflected in the minutes that were prepared following 
the meetings.  
Moreover,  I  note  that  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content 
and Technology gave partial access to documents 6 and 14. I would like to underline that, 
in  addition,  further  partial  access  is  herewith  granted  to  these  documents,  with  only 
limited parts redacted on the grounds of the protection of privacy and the integrity of the 
individual. 
Hence,  the  content  of  the  handwritten  notes  is  reflected  in  other  (non-handwritten) 
documents to which wide (partial) access has been granted.  


In light of the above, I consider that the public release of documents 8 and 15 would go 
beyond what is necessary for attaining the objective of transparency in relations between 
interest representatives and policymakers and would therefore be disproportionate to that 
purpose. 
Since  the  conditions  laid  down  in  Article  9(1)(b)  of  Regulation  No  2018/1725  are 
cumulative, there is no need to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  if  the  personal  data  were  to  be 
disclosed.  
Nevertheless,  please  note  that  it  cannot  be  assumed  that  such  disclosure  would  not 
prejudice the legitimate rights of the persons concerned.  
Consequently,  I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation  No 1049/2001, 
access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  that  you  seek  to  obtain,  as  the  need  to 
obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been  determined and it 
cannot  be  assumed  that  the  legitimate  rights  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure. 
Consequently, access to documents 8 and 15 must be refused on this basis. 
3.
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE
The exceptions laid down in Article 4(2) must be waived if there is an overriding public 
interest in disclosure. Such an interest must, firstly, be public and, secondly, outweigh the 
harm caused by disclosure. 
In  your  confirmatory  application,  you  argue  that  the  European  Commission  should 
balance  the  interest  protected  under  the  exceptions  against  the  ‘public  interest  to  know 
how  corporate  lobbyists  attempt  to  influence  [European  Union]  legislation  and 
policymaking about connected cars and autonomous vehicles’. You also state that ‘since 
autonomous  vehicles  can  bring  both  opportunities  as  well  as  risks  for  the  health  of 
citizens, the public interest is great’.  
While I agree that there can be a public interest in knowing how interest groups and other 
stakeholders  interact  with  public  representatives,  this  public  interest  has,  in  my  view, 
been fulfilled by the wide access to the documents that is herewith granted.  
Concerning  the  undisclosed  parts  of  document  17,  I  consider  that,  in  this  case,  such  an 
interest  does  not  outweigh  the  public  interest  in  safeguarding  the  commercial  interests 
that,  as  explained  in  section  2.1,  warrant  protection  under  Article  4(2),  first  indent,  of 
Regulation No 1049/2001.  
Please  also  be  informed  that  the  applicability  of  the  exception  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  No  1049/2001  does  not  need  to  be  weighed  against  any  possible  overriding 
public interest in disclosure. 



4.
PARTIAL ACCESS
As indicated above, further partial access is herewith granted to documents 4, 6 and 14, 
with only the personal data redacted. Document 5 is herewith fully released.  
With regard to document 17, no meaningful further partial access is possible as virtually 
all parts of this document are herewith disclosed. As explained in section 2.1 above, the 
redacted  parts  are  protected  by  Article  4(2),  first  indent,  (protection  of  commercial 
interests).  
With regard to the remaining documents falling under your confirmatory request, I have 
considered  the  possibility  of  granting  partial  access  in  accordance  with  Article  4(6)  of 
Regulation No 1049/2001. As explained under section 2.2, documents 8 and 15 contain 
biometric  data  pertaining  to  staff  members  of  the  European  Commission.  Taking  into 
account  the  considerations  included  under  that  section,  no  partial  access  to  these 
documents is possible, as they are covered in their entirety by the exception laid down in 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  No  1049/2001.  Access  must  therefore  be  fully  refused  on 
this basis. 
5.
MEANS OF REDRESS
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the European Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

Enclosures: (5)