Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'All Commission replies to confirmatory applications in Jan-Feb 2019'.



Document 21
Ref. Ares(2020)3092549 - 15/06/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 30.1.2019 
 C(2019) 809 final 
OUT OF SCOPE
CEO 
Rue d’Edimbourg 26 
1050 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/5806 

Dear 

I  refer  to  your  e-mail  of  27  November  2018,  registered  on  the  next  day,  in  which  you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents (hereafter 'Regulation (EC) No 1049/2001'). 
1.
SCOPE OF YOUR REQUEST
In your initial application of 6 November 2018, addressed to the Directorate-General for 
Communications  Networks,  Content  and  Technology,  you  requested  access  to  to  the 
following document:  
 Mission letter with the subject ‘Request for an interview for DIGITALEUROPE’s
Study  on  the  Digitalisation  of  Europe.[…]’  sent  as  an  annex  by
PricewaterhouseCooper  to  Roberto  Viola  on  08  August  2017  related  to  Digital
Europe – Towards an EU trusted digital framework – contribution for the first EU
digital summit – Tallinn, 29 September 2017.
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
Commission européenne, 1049 Bruxelles, BELGIQUE - Tél. +32 22991111

At the initial stage, the Directorate-General for Communications Networks, Content and 
Technology identified the document requested, originating from a third party, as falling 
under the scope of your request. 
In accordance  with  Article 4(4) of Regulation (EC) No 1049/2001,  with  regard to  third 
party  documents,  the  institution  shall  consult  the  third  party  with  a  view  to  assessing 
whether  an  exception  in  paragraph  1  or  2  is  applicable,  unless  it  is  clear  that  the 
document  shall  or  shall  not  be  disclosed.  In  accordance  with  this  provision,  the 
Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and  Technology  consulted 
the  third  party  author  of  the  document  (DIGITALEUROPE),  who  objected  to  the 
disclosure.  In its  initial  reply of 27 November 2018, taking into account  the  position of 
the  author,  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and 
Technology refused access to the documents on the basis of Article 4, paragraph 2, third 
indent of Regulation  (EC) No 1049/2001  (protection of  commercial interests, including 
intellectual property). 
 Through your confirmatory application, you request a review of this position. 
2.
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General of the European Commission 
conducts  a  fresh  review  of  the  reply  given  by  the  relevant  Directorate-General  at  the 
initial stage. 
The document identified as falling under the scope of your request originates from a third 
party, PricewaterhouseCoopers, which is not the author of the said document.  
As indicated above, the third party author objected to disclosure at the initial stage in the 
light of Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001. It indicated that disclosure could 
potentially  undermine  commercial  interests  and  intellectual  property,  more  specifically 
alleging  that  their  ‘contractor’s  (PricewaterhouseCoopers)  prime  tool  for  executing  the 
study mentioned in the letter would be exposed to public scrutiny’. 
Under the provisions of Article 4(4) of Regulation (EC) No 1049/2001 and with a view 
to  taking  into  account  the  arguments  put  forward  in  your  confirmatory  application,  a 
renewed consultation of the third party author and of the originator was initiated by the 
Secretariat-General on 4 December 2018 and 21 December 2018, respectively. 
The third party author maintained its opposition to the disclosure of the document, based 
on  the  exception  invoked  already  at  the  initial  stage,  adding  that  the  mission  letter  was 
meant  to  reach out  to  other industry leaders,  and  not  to  be sent  to  Roberto Viola. They 
also  argue  that  the  applicant  may  have  illegitimate  interests  in  using  the  information  in 
the  mission  statement  in  an  attempt  to  undermine  and  damage  DIGITALEUROPE’s 
reputation.  The  third  party  originator,  PricewaterhouseCoopers,  stated  that  ‘the 
[d]ocument  under  the  scope  of  the  [a]pplication  originated  from  and  is  signed  by
DIGITALEUROPE. Also, the [d]ocument was sent by […] firm to the [r]ecipient but on


behalf  of  DIGITALEUROPE.  […]  firm  is  therefore  not  able  to  take  position  and  to 
decide on the disclosure of the [d]ocument to a third party. The decision remains of the 
sphere of competence of DIGITALEUROPE’. 
Having carried out a detailed examination of the document requested, taking into account 
the result of the third party consultations at initial and confirmatory levels, I can inform 
you that partial access is granted to this document after the redaction of personal data, as 
explained  below.  Please  note,  however,  that  the  actual  transmission  of  the  document  is 
subject to the absence of a request by the third party originator for interim measures, as 
referred to in paragraph 4.  
3.
PROTECTION OF PRIVACY AND THE INTEGRITY OF THE INDIVIDUAL
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy  and  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’.  
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager),2  the  Court  of  Justice  ruled  that
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data3
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU)  2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC4 (hereafter ‘Regulation (EU) No 2018/1725’).
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) No 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’5.
2
Judgment  of  29  June  2010,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd,  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
3
Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  
4
Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
5
Cited above, paragraph 59. 


Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. 
The  requested  document  includes  the  name  and  surname  of  the  sender,  as  well  as  a 
handwritten  signature,  which  constitutes  biometric  data.  This  information  clearly 
constitutes personal data in the sense of Article 3(1) of Regulation (EU) No 2018/1725. 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation  (EU) No 2018/1725, ‘personal  data shall only 
be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance with the requirements of Article 5 of Regulation (EU) No 2018/1725, can the 
transmission of personal data occur. 
In  your  confirmatory  request,  you  state  that  you  do  not  need  to  have  the  personal  data 
transferred  to  you.  In  addition,  based  on  the  information  at  my  disposal,  there  is  a  risk 
that the disclosure of the handwritten signature appearing in the requested document would 
prejudice the legitimate interests of the person concerned.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
4.
DISCLOSURE AGAINST THE EXPLICIT OPINION OF THE AUTHOR
According to Article 5(5) and (6) of the detailed rules of application of Regulation (EC) 
No 1049/20016, ‘[t]he third-party author consulted shall have a deadline for reply which
shall be no shorter than five working days but must enable the Commission to abide by 
its own deadlines for reply. In the absence of an answer within the prescribed period, or 
if  the  third  party  is  untraceable  or  not  identifiable,  the  Commission  shall  decide  in 
accordance with the rules on exceptions in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001, 
taking  into  account  the  legitimate  interests  of  the  third  party  on  the  basis  of  the 
information  at  its  disposal.  If  the  Commission  intends  to  give  access  to  a  document 
against  the  explicit  opinion  of  the  author,  it  shall  inform  the  author  of  its  intention  to 
disclose the document after a ten-working day period and shall draw his attention to the 
remedies available to him to oppose disclosure.’ 
6
Commission Decision of 5 December 2001 amending its rules of procedure (notified under document 
number C(2001) 3714), Official Journal  L 345 of 29.12.2001, p. 94.  



At confirmatory level, PricewaterhouseCooper stated that ‘[t]he decision remains of the 
sphere  of  competence  of  DIGITALEUROPE’,  and  at  initial  and  confirmatory  level 
DIGITALEUROPE  objected  on  the  grounds  that  it  would  undermine  the  protection  of 
commercial interests, including intellectual property. 
Since the decision to grant partial access is taken against the objection of the third party 
author expressed at initial and confirmatory levels, the Commission will inform the third 
party  originator  and  the  author  of  its  decision  to  give  partial  access  to  the  document 
requested.  The  Commission  will  not  grant  such  partial  disclosure  until  a  period  of  ten 
working days has elapsed from the formal notification of this decision to the third party 
author, in accordance with the provisions mentioned above.  
This  time period will allow  the third party  author to  inform  the Commission  whether it 
intends  to  object  to  the  partial  disclosure  using  the  remedies  available  to  it,  i.e.  an 
application  for  annulment  and  an  application  for  interim  measures  before  the  General 
Court.  Once  this  period  has  elapsed,  and  if  the  third  party  author  has  not  signalled  its 
intention to avail itself of the remedies at its disposal, the Commission will forward the 
redacted document to you. 
5.
MEANS OF REDRESS
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General
 
Enclosures: 1