Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Commissioner Breton's contacts with interest representatives'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 21.10.2020 
C(2020) 7409 final 
 
 
 
Ms Margarida Da Silva  
Corporate Europe Observatory  
Rue d'Edimbourg 26  
1050 Bruxelles 
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2020/3792 

Dear Ms Da Silva, 
I refer to your letter of 24 July 2020, registered on 27 July 2020, by which you submitted 
a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
On 18 May 2020 you submitted an initial application, in which, I quote, ‘[you requested 
access to]:  
-  All documents - including but not limited to minutes, (hand-written) notes, audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  related  to  the  meetings  Commissioner  Breton  and  members  of  his 
Cabinet have held with interest representatives since 1 March 2020; 
 
 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 
E-mail: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 

 
-  All correspondence (i.e. any emails, correspondence, telephone call notes, and/or 
text  messages  including  WhatsApp  exchanges)  between  Commissioner  Breton 
and members of his Cabinet have held with interest representatives since 1 March 
2020. 
 
Your  application  was  attributed  to  the  Directorate-General  for  Communications 
Networks,  Content  and  Technology  (Gestdem  2020/2996).  It  informed  you  on  12  June 
2020  that  your  application  covers  a  large  number  of  documents  and  referred  to  Article 
6(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, which provides for a possibility to confer with an 
applicant  informally  with  a  view  to  finding  a  fair  solution.  Indeed,  the  Directorate-
General for Communications Networks, Content and Technology proposed that the scope 
of your initial application be reduced, so that it can be handled with in the statutory time 
limits.  
On  19  June  2020  you  agreed  that  the  scope  of  your  initial  application  is  limited  to 
documents concerning 20 meetings of your choice. In this context, you provided the list 
of  the  meetings.  The  documents  relating  to  these  meetings  are  held  by  various 
Directorates-General  of  the  European  Commission  and  therefore  your  application  was 
split  between  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content  and 
Technology (Gestdem 2020/2996), the Directorate-General for Internal Market, Industry, 
Entrepreneurship  and  SMEs  (Gestdem  2020/3792)  and  the  Directorate-General  for 
Defence  Industry  and  Space  (Gestdem  2020/3793).  Each  of  the  Directorates-General 
provided the separate reply relating to the documents in its possession.  
The  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs 
identified 38 documents falling under the scope of you initial application3 and on 15 July 
2020 provided you the reply in which it: 
-  granted  wide  partial  access  to  33  documents,  with  only  personal  data  redacted 
based  on  the  exception  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  no  1049/2001 
(protection of privacy and the integrity of the individual), 
-  granted  partial  access  to  three  documents  (documents  2,  3  and  15),  with  the 
relevant  parts  redacted  on  the  basis  of  the  exceptions  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  and  in  Article  4(2),  first  indent,  of  the  said 
regulation (protection of the commercial interests),  
-  refused  access  to  two  documents  (documents  10  and  29),  based  on  the  above-
mentioned  exception  in  Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  and  in  Article 4(3)  of the said  regulation (protection of the decision-
making process).  
 
Through  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position.  Indeed, 
you  ask  for  further  access  to  partially  disclosed  documents  2,  3  and  15  and  access  to 
documents 10 and 29 refused at the initial stage.  
                                                 
3  
The  list  of  the  documents  was  annexed  to  the  initial  reply  of  the  Directorate-General  for  Internal 
Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs. 


 
Please note that this decision concerns only the documents falling under the part of your 
application  registered  as  Gestdem  2020/3792.  Therefore,  it  covers  the  documents 
identified and to which public access was denied by the Directorate-General for Internal 
Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General or service concerned at the initial stage. 
As  a  preliminary  comment,  I  note  that  in  your  confirmatory  application,  you  point  out 
that,  I  quote,  ‘[…]  document  no.  10  is  not  listed  in  the  table  of  documents’. 
Consequently,  you  ask  if,  I  quote,  ‘[the  European  Commission]  could  […]  confirm  if 
there is an extra document that is not listed in the table or if the document is simply miss-
numbered in the table as no. 9.1’.  
Replying  to  that  question,  I  confirm  that  there  was  indeed  a  mistake  in  numbering  the 
annexes. Indeed, instead of Annex 9.1, the correct number of the annex was meant to be 
10. 
With regard to the substance, following this review I inform you that: 
-  further  partial  access  is  granted  to  document  2,  partially  disclosed  at  the  initial 
stage.  The  undisclosed  parts  of  that  document  still  require  protection  under  the 
exceptions  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  (protection  of 
privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  and  Article  4(2),  first  indent,  of  the 
said regulation (protection of the commercial interests), 
-  partial access is granted to documents 10 and 29, to which access was refused at 
the initial stage. The withheld parts of the documents are covered by the  above-
mentioned  exceptions  in  Article  4(1)(b)  and  Article  4(2),  first  indent,  of 
Regulation (EC) No 1049/2001,   
-  no further access is granted to 33 documents, to which (wide) partial access was 
granted  at  the  initial  stage.  The  undisclosed  parts  of  these  documents  require 
protection under Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
-  no  further  access  is  granted  to  documents  3  and  15,  partially  disclosed  at  the 
initial  stage.  The  underlying  exception  are  provided  for  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  and  Article  4(2),  first  indent,  of  the  said 
regulation. 
  
The detailed reasons are set out below. 
 
 


 
2.1  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘the  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and  the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)4,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  an  application  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data, 
Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18 
December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal 
data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data5 
(‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
As  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been  repealed  by 
Regulation  (EU)  No  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  23 
October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC6 (‘Regulation (EU) No 2018/1725’). 
However,  the  case-law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) No 2018/1725. 
In the above-mentioned judgment the Court stated that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’7. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’8. 
 
 
                                                 
4  
Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  
(hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’),  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5  
Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  
6  
Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
7  
European Commission v The Bavarian Lager judgment quoted above, paragraph 59. 
8  
Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  preliminary  rulings  in  proceedings  between 
Rechnungshof  and  Österreichischer  Rundfunk,  Joined  Cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 


 
The  relevant  parts  of  document  2  contain  the  name  of  staff  member  of  the  European 
Commission not holding any senior management positions. Also, documents 10, 15 and 
29  contain  the  names,  functions  and  biographic  information  (document  15)  of  the 
representatives  and  staff  members  of  the  third  parties  (economic  operators,  companies 
and industry  associations).  Documents 2  and 3 contain  also  the names  and functions of 
the  representatives  and  staff  members  of  third  parties  (economic  operators,  companies 
and  industry  associations).  I  note,  however,  that  in  the  redacted  versions  of  these 
documents disclosed at the initial stage, the functions of the individuals representing the 
third parties were not redacted. Instead, the names of the companies they represent were 
withheld. Although the names of the companies, as such, do not constitute the personal 
data,  however,  their  public  disclosure  would  allow  for  the  identification  of  the 
individuals representing them, as their functions, as mentioned above, were disclosed.   
The names9 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be deduced constitute personal data in the meaning of Article 2(a) of Regulation (EU) No 
2018/1725.  
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) No  2018/1725, ‘personal  data shall only 
be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if  ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance with the requirements of Article 5 of Regulation (EU) No 2018/1725, can the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have  to  examine  of  its  own  motion  the  existence  of  a  need  for  transferring  personal 
data10.  
This is also clear from Article 9(1)(b) of Regulation (EU) No 2018/1725, which requires 
that  the  necessity  to  have  the  personal  data  transmitted  must  be  established  by  the 
recipient. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal 
data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is 
necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest.  
 
 
                                                 
9  
European Commission v The Bavarian Lager judgment quoted above, paragraph 68. 
10   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,  
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
It  is  only in  this  case that  the European Commission  has to  examine whether there is  a 
reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in 
the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for 
that specific purpose after having demonstrably weighted the various competing interests. 
Neither  in  your  initial,  nor  in  your  confirmatory  application,  have  you  established  the 
necessity of disclosing any of the above-mentioned personal data.  
 
Consequently,  I consider that the necessity for the transfer of personal data (through its 
public  disclosure)  included  in  the  document  concerned  has  not  been  established. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected 
in the document, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure 
would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned.  
2.2  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of    commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, […] unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
The undisclosed parts of document 2, contain information concerning current volume of 
production and the details of the supply chain of certain economic operators. These parts 
also  include  the  information  regarding  the  products  on  which  these  operators  are 
currently  working.  The  information  is  put  in  the  context  of  the  planned  measures  these 
operators  intend  to  implement  in  order  to  increase  the  production,  or  in  the  context  of 
their general business plans. In certain parts of this document, the type and level of detail 
of that information  does not  allow for its  disclosure in  the anonymised  form,  with  only 
the  names  of  the  economic  operators  redacted.  Indeed,  this  information,  even  in  the 
anonymised  form,  would  allow  for  the  identification  of  the  economic  operators 
concerned.   
Document 3 contains similar information; however, its level of detail is much lower, or is 
presented as a general comment relating mainly to groups of operators, rather than to the 
individual  companies.  Consequently,  the  information  was  anonymised  by  redacting  the 
names of the economic operators concerned.  


 
The relevant undisclosed part of document 15 contains information regarding actions and 
measures taken by certain economic operators  in  order to  address the issue of access to 
the market in certain Member States, revealing their business strategies 
The  redacted  parts  of  documents  10  and  29  contain  the  information  concerning  the 
assessment  of  their  market  situation  in  the  context  of  that  situation  and  the  measures 
required, or taken in this context of the pandemic situation.  
The  information  mentioned  above  has  to  be  considered  as  commercially  sensitive 
business  information.  Moreover,  that  information,  provided  in  confidence  by  the 
economic  operators  consulted,  only  reflects  the  understanding  of  the  subject  matter  by 
the  staff  members  of  the  European  Commission  who  drafted  the  requested  internal 
documents.  
Its public disclosure would undermine the interests of the economic operators concerned, 
as it would reveal the information related to their planned business activities. In this way, 
the  competitors  would  receive  insight  into  aspects  of  the  business  strategies  of  these 
operators. Furthermore, revealing the information regarding the situation of the economic 
operators concerned would have impact on their position on the market.  
Consequently,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the  above-
mentioned  information  would  undermine  the  commercial  interests  of  the  economic 
operators concerned. I conclude, therefore, that access to the relevant undisclosed parts of 
documents  2, 3, 10, 15 and 29  must be denied based on the exception laid down in  the 
first indent of Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
3. 
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
As  a  preliminary  remark,  it  must  be  noted  that  the  General  Court  recently  confirmed 
again that the right of access to documents does not depend on the nature of the particular 
interest  that  the  applicant  for  access  may  or  may  not  have  in  obtaining  the  information 
requested11. Please also note that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 does 
not  include  the  possibility  for  the  exceptions  defined  therein  to  be  set  aside  by  an 
overriding public interest.  
In your confirmatory application, I quote, ‘[you] argue that there is an overriding public 
interest  in  accessing  information  that  relates  to  the  interactions  between  the  [European] 
Commission  and  commercial  lobbies,  especially  considering  that  these  interactions 
concerned the EU’s response to the health crisis’.  
                                                 
11   Judgment of the General Court of 27 November 2018, VG v Commission, joined Cases T-314/16 and 
T-435/16, EU:T:2018:841, paragraph 55. 



 
Consequently, the importance of the subject matter to which information included in the 
(undisclosed parts of the) documents relates (health crisis) requires, in  your view, more 
transparency and thus warrants public disclosure of the documents.  
Nonetheless, I note that these considerations are rather of a general nature and would not 
outweigh the interests protected under Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Furthermore, I would like to underline that the access was refused only to limited parts of 
five  documents  and  (wide)  partial  access  was  granted  to  the  majority  of  the  documents 
falling under the (restricted) scope of your initial application. 
Please  also  note,  that  the  Court  of  Justice,  in  the  Strack  case,  ruled  that  in  order  to 
establish the existence of an overriding public interest in transparency, it is not sufficient 
to  merely  rely  on  that  principle  and  its  importance12.  Instead,  an  applicant  has  to  show 
why  in  the  specific  situation  the  principle  of  transparency  is  in  some  sense  especially 
pressing  and  capable,  therefore,  of  prevailing  over  the  reasons  justifying  non-
disclosure13.  
4. 
PARTIAL ACCESS 
(Further) partial access  is  hereby  granted to  documents 2, 10 and 29. No further partial 
access is possible to documents 3 and 15, as their relevant undisclosed parts still require 
protection  under  the  exceptions  in  Article  4(1)(b)  and  Article  4(2),  first  indent  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 

 
Secretary-General 
 
 
 
                                                 
12   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Strack  v  Commission,  C-127/13  P, 
EU:C:2104:2250, paragraph 128 (hereafter Strack v Commission).  
13   Strack v Commission, cited above, paragraph 129. 


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