Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Training policy'.

 
 
 
 
 
 
 
 
Helsinki, 
 
 
 
 
 
 
 
04/09/2009 
 
 
 
 
 
 
 
ECHA TRAINING GUIDELINES 
(Revised on the basis of the comments by the Staff Committee) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


Introduction ............................................................................................................... 3 
1. Admission to training courses................................................................................ 4 
1.1 How to apply for training .................................................................................. 4 
1.2. Criteria for assessing applications and eligibility for training courses .............. 5 
1.3 Enrolment ........................................................................................................ 6 
1.4. Appeals against rejection................................................................................ 6 
2. Classification of training......................................................................................... 7 
2.1. Mandatory and recommened training ............................................................. 7 
2.2. Language training........................................................................................... 7 
2.3. Away days and team building events.............................................................. 8 
3. Training record and certification of attendance .................................................... 10 
4. Annual Training Plan, Training Catalogue and Individual training plan ................ 11 
5. Contribution towards costs .................................................................................. 12 
5.1. Courses in the interest of the service............................................................ 12 
5.2 Training courses of shared interest between the staff member and ECHA 
attended on own initiative .................................................................................... 12 
5.3 Courses primarily in the interest of the staff member ..................................... 13 
6. Special training leave .......................................................................................... 13 
6.1 Leave to attend a course in the interest of the service ................................... 13 
6.2  Leave to attend a course of shared interest between the staff member and 
ECHA attended on own initiative ......................................................................... 14 
6.3 Courses primarily in the interest of the staff member ..................................... 15 
7. Leave for examinations ....................................................................................... 15 
8. Submission of applications and recording of special leave .................................. 16 
9. Appeals against refusal of leave.......................................................................... 16 
10. Failure to attend a course after enrolment ......................................................... 16 
11. Objectives and evaluation of courses ................................................................ 16 
        ANNEX 1: Process and work flow â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦â€¦       .18 
ANNEX 2: Proposal for away-day/team building .............................................. 19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
Introduction 
 
 
The  purpose  of  these  guidelines  is  to  consolidate  and  document  existing 
procedures  and  to  establish  new  procedures  for  planning  and  organising 
training  for  ECHA  staff.  In  addition,  the  purpose  is  to  serve  as  a  guidance 
document  for  ECHA  staff  and  for  those  involved  in  the  planning  and 
organisation of training in ECHA.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
1. Admission to training courses 
 
Only courses designed to ensure the acquisition, improvement or updating of 
competencies,  occupational skills  or to promote career  development shall  be 
considered as training courses. 
 
1.1 How to apply for training 
 
1.  Applications  for  training  courses  shall  be  made  on  the  form”  Training  â€“ 
application” which is available in the intranet.   
 
A training application is needed if the training concerns more than one unit or 
directorate.  A  training  application  needs  to  be  filled  in  by  the  participant  if  it 
concerns  external  training  organised  outside  ECHA.  A  list  of  attendance  is 
sufficient if the training concerns only one unit. 
 
2.  All  training  applications  shall  be  duly  filled  in  by  staff  member  with 
necessary  information  and  justification  to  apply  for  a  particular  training.  It  is 
important to indicate clearly in the training application if the training is related 
to competences to be developed as identified during the objective setting and 
performance appraisal and how the training is related to the current tasks.  
 
If participation  in  training  involves travel,  a  mission  order  has  to be prepared 
by the staff member and approved separately.  
 
3.  The  training  application  must  be  signed  by  the  immediate  superior  before 
submission  to  unit  R2,  Training  and  Development  Team  for  technical 
assessment  and  approval  (budgetary  and  technical  feasibility,  availability  of 
places in case the number of participants is limited, contractual requirements 
etc.). 
 
4.  Applications  must  reach  Unit  R2,  Training  and  Development  Team 
preferably 6 weeks before the final enrolment date for courses. 
 
5. The approved and signed training application submitted to the training and 
development team constitutes a commitment on the part of the staff member 
to  participate  in  the  training  concerned.  In  approving  the  training  application, 
the  immediate  supervisor  should  take  into  account  the  staff  member’s  work 
load  and  create  favourable  conditions  to  enable  them  to  participate  in  the 
training.  
 
6.  Application  for  external  courses  not  organised  by  ECHA  should  be 
accompanied  by  relevant  information,  in  particular  detailed  programme 
indicating the duration, venue and time of the course 
 
 


7.  It  should  be  noted  that  there  are  two  different  applications  for  language 
training:  
 
-  application  for  training  in  the  second  language  or  third  language  for 
promotion 
-  application for training in other languages 
1.2. Criteria for assessing applications and eligibility for 
training courses 
 
1. The basic criteria for assessing the training application are that the training 
application is duly filled in and signed by the superior and submitted on time.   
 
2.  In  addition  the  training  application  will  be  assessed  on  the  basis  of  the 
following criteria:  
 
-  priority  will  be  given  to  training  applications  which  correspond  to  the 
competences  to  be  developed  as  identified  in  the  job  objectives  or  in 
the  performance  appraisal.  This  should  be  clearly  indicated  in  the 
application. 
-  application  matches  with  the  content  of  the  staff  member’s  individual 
training plan 
-  applicant belongs to the specified target group 
-  relevance to the staff member’s job and tasks 
-  special  admission  requirements  e.g.  cost  (including  travel  and 
accommodation expenses) 
-  Eligibility by staff category: 
o  Temporary  agents,  contract  agents  may  attend  all  types  of 
training courses. 
o  Statutory staff will have priority to participate if a limited number 
of places are available. 
o  Seconded  national  experts  (SNEs)  shall  be  entitled  to  attend 
training  courses  organised  by  ECHA,  if  the  interest  of  ECHA 
warrant  it.  The  reasonable  interests  of  the  SNE  in  attending,  in 
particular  in  the  light  of  the  SNEs  professional  career  following 
secondment,  shall  be  considered  when  a  decision  is  taken  on 
whether  to  permit  attendance  (art  24  â€“  Training.  Rules  on  the 
secondment  of  national  experts  to  the  European  Chemicals 
Agency, Decision ED/15/2008) 
o  With  the  exception  of  courses  aimed  at  induction,  integration 
and  information  of  a  general  nature,  external  staff  (interims, 
consultants  and  staff  of  contractors)  and  trainees  may  only 
participate in training events:  
i.  which do not involve additional costs; 
ii.  which  are  of  specific  relevance  to  the  tasks  to  which  they 
have been assigned; 
iii.  language training is not available to these groups. 
 


 
o  Exceptions to the  above rule may  be  granted for training that is 
required to enable external staff to use equipment, applications, 
processes  or  procedures  internal  to  ECHA  or  essential  to  the 
tasks  to  which  they  have  been  assigned  and  where  ECHA  is 
unable  to  find  external  staff  with  the  necessary  prior 
qualifications.  
 
3.  If  the  course  is  fully  booked  a  staff  member  shall be placed  in  the  waiting 
list for the next course.  
 
4. Unless there are special reasons, training application may be rejected if the 
applicant has already attended an identical or equivalent course. 
 
5. Applications for external training courses (courses organised outside ECHA 
and  involving  a  mission)  may  be  rejected  if  equivalent  courses  can  be 
organised internally. 
 
1.3 Enrolment 
 
1.  For  training  courses  arranged  by  ECHA  and  published  internally  and 
targeted  to  ECHA  staff,  the  enrolment  will  be  completed  by  Training  and 
Development Team.  
 
2.  For  individual  external  training  courses,  i.e.  conference,  seminar  and 
workshop  participation,    language  courses outside  ECHA, long-term  training, 
the  application  shall  be  completed  by  Training  and  Development  Team 
(creation  of  purchase  order)  in  conjunction  with  the  staff  member  (course 
registration  after  confirmation  by  Training  and  Development  Team  that  a 
purchase order has been issued).  
 
3.  In  all  cases  enrolment  is  subject  to  Training  and  Development  Team’s 
technical  approval  (regarding  budget  availability,  consistency  of  access  to 
training) and Training and Development Team will confirm the approval to the 
staff member once the funds for the training have been reserved. 
 
1.4. Refusal and review 
 
1. Any application refused must be substantiated and the staff member must 
be informed in writing of the grounds for the refusal. 
 
2.  Where  a  request  is  refused  the  staff  member  may  request  a  review  from 
the  Executive Director  who  will take  the final  decision.  A  copy  of  the request 
must  be  sent  to  the  Head  of  Unit  and  the  Head  of  Human  Resources  and 
Facilities.  
 
3. The applicant and persons listed in the previous point shall be informed of 
the Executive Director’s decision. 
 


 
4.  This  review  is  without  prejudice  to  the  appeal  procedures  provided  for 
under the Staff Regulations of Officials and the Conditions  of Employment of 
Other Servants. 
 
2. Classification of training 
2.1. Mandatory and recommended training 
 
The following training areas will be classified as mandatory:   
1. Induction training for newcomers (including HR issues, ECHA-REACH and 
EU knowledge for those not familiar with the EU),  
 
2.  Management  training  for  newly  appointed  heads  of  units  if  their  prior 
management  training  has  not  been  not  recognized  (e.g.  First  Steps  in 
Managing People),  
 
3. Training related to specific roles (e.g. selection interviewing for members of 
selection panels or ABAC for authorising officers) 
 
4. Training related to corporate/organisational development targeted either to 
all  staff  or  to  specific  target  groups  (e.g.  SharePoint,  quality  awareness, 
security and safety training).   
 
The following training areas will be classified as recommended 
 
Operational training related job and tasks as defined in the job description and 
training  to  match  the  competences  to  be  developed  as  identified  in  the  job 
objectives  or  during  the  performance  appraisal  will  be  classified  as 
recommended training. 
 
2.2. Language training 
 
The  objective  of  language  training  is  to  enable  the  staff  to  attain  a  working 
knowledge of other EU languages. As from 01/01/2009 the level of knowledge 
considered  as  ability  to  work  in  a  given  language  is  set  at  B2,  based  on  the 
Common  European  Framework  of  Reference  for  Languages.  B2  level 
corresponds  to  the  level  6  of  the  Inter-Institutional  language  courses  offered 
by the European Commission. Starting a language course at ECHA implies a 
commitment  on  the  part  of  the  staff  member  to  continue  studying  the 
language until (s)he attains this level.  
 
The  Agency  is  obliged  to  provide  language  training  for  the  third  language 
because  sufficient  knowledge  of  the  third  language  is  a  requirement  for 
promotion. Article 45(2) of the Staff Regulations stipulates that "Officials shall 
be  required  to  demonstrate  before  their  first  promotion  after  recruitment  the 
ability to work in a third language among those referred to in Article 314 of the 
 


EC  treaty."  This  Article  applies  to  Temporary  Agents  and  Contract  Agents 
Function Group IV by analogy.  
 
The  third  language  must  be  different  from  the  two  languages  chosen  or 
identified for the competition or selection procedure on the basis of which the 
temporary  agent  was  recruited.  In  principle,  staff  members  may  choose  the 
third language from among the 23 EU official languages. Taking into account 
the  budget  and  other  available  resources,  ECHA  will  make  an  effort  to 
accommodate  as  broadly  as  possible  staff  members’  language  training 
requests for the official languages of the European Union. 
 
Staff  members  are  asked  to  consider  carefully  when  selecting  the  language 
and  the  language  course  they  want  to  attend  in  order  to  reach  a  working 
knowledge  of  that  language.  As  a  rule,  regardless  of  the  language,  once 
selected, the language should not be changed. 
 
 However, should a staff member wish to change language, she/he may do so 
before the third lesson at the latest if there are places available in an ongoing 
course at the corresponding level in the new language. From the third lesson 
onwards,  staff  members  wishing  to  change  language  will  have  wait  for  the 
next session to start.  
 
Staff members may change language only once in any 3- year period except 
where  they  start  a  new  language  after  having  attained  level  B2  in  the 
language they are studying. 
2.3. Away days and team building events 
 
Purpose 
The  overall  purpose  of  away-days  and  team  building  events  is  to  support 
organisational development and to increase  unity, cohesion  and commitment 
among  the  staff  within  Units,  Directorates  or  Management.  In  general  such 
events  can  be  classified  into  two  types:  1)  teambuilding  events:  activities  in 
which the focus is on the interaction among the members of a group with the 
aim  of  enhancing  its  ability  to  work  together  effectively  or  2)  away-days: 
activities  in  a different  setting from the usual  work  environment that focus on 
developing knowledge, skills or ideas, on improving coordination and working 
methods or on planning activities together rather than the teambuilding itself.  
 
Target groups and participation 
 
Away-days  and  team  building  events  are  available  for  the  following  target 
groups 
-  units 
-  directorates 
-  management  
 
Because of the number of teams in the Agency and for budgetary reasons the 
organisation  and  implementation  of  team  building/away-days  is  limited  to 
units,  directorates  and  management.  If  duly  justified  and  approved  thematic 
 


networks may organise an away-day directly relating to the theme, work and 
functioning of the network.  
 
Normally, all members of the target group should be included in such events. 
Where  external  staff  (interims,  consultants)  are  an  integral  part  of  the  team, 
they can also be included in the event, though their participation may need to 
be  financed  from  a  different  budget  line  than  the  training  budget  for  normal 
staff. Please consult the Training and Development team on this.   
 
Target groups are requested to take into account that there might be a  need 
to ensure the continuity of the service during the event.  
 
Frequency 
Unless  duly  justified  (e.g.  due  to  organisational  changes)  team  building  and 
away-days may  be organised once a  year  per Unit, Directorate and thematic 
network. ECHA management seminars will be organised twice a year.   
 
Costs 
The  costs  for  these  events  will  be  covered  from  training  budget  for  ECHA 
staff1.  As  a  general  rule,  the  total  costs  (i.e.  hire  of  room,  travel, 
accommodation, external facilitators and lunch and refreshments etc.) should 
not exceed 250 Euros per participants unless duly justified and approved.  
 
Overnight stay 
As  a  general  rule  away  days/team  building  events  should  not  last  for  more 
than  one  day  with  a  full  programme.  Overnight  stay  with  accommodation  is 
only  acceptable  in  duly  justified  cases  (e.g.  that  the  relevant  programme 
continues  the  next  day).  At  least  half  of  the  programme  should  be  directly 
related  to  work  (e.g.  related  to  the  planning  of  activities,  development  of 
working  methods,  organisational  changes  issues  of  quality,  standards, 
integrity etc).  
 
When  planning  the  duration  and  timing  of  the  event,  directorate/units  should 
bear in mind that some staff members may not be able to participate outside 
office  hours  (e.g.  family  reasons).  As  a  general  rule,  participation  in  the 
programme outside office hours should be voluntary.  
 
Planning and preparation
 
When  planning  the  away  day/team  building  event  the  Unit/Directorate  is 
asked  to  fill  in  the  appropriate  form  and  send  it  to  the  training  and 
development  team  (See:  Annex  Proposal  for  team  building).  The 
Unit/Directorate  should  pay  particular  attention  to  the  purpose  and  specific 
aims of the event. 
 
Good  preparation  is  fundamental  to  the  success  of  training/team-building 
actions  and  you  should  plan  at  least  6-8  weeks  ahead,  especially  if  an 
external facilitator is required. All requests for away-day/team-building actions 
                                                
1  
Except were there are a significant number of external staff (see Participants above). 
 


need  to  be  approved  by  the  Head/s  of  Unit/Director  concerned  before 
resources from the training budget can be committed.  
 
The  Training  and  Development  team  will  assist  in  the  planning  the  content, 
but  a  detailed  programme  stating  clearly  the  purpose  and  aims  of  the  event 
should  be  finalised  by  the  relevant  unit/directorate/network.  The  detailed 
programme must be annexed to the purchase order. 
 
Steps for the organisation of away days/team building event 
1.  Discuss  first  within  your  Unit/Directorate  and  define  the  purpose  and 
focus, date, the need for an external venue and external facilitator and 
the  number  of  participants.  You  may  consult  the  Training  and 
Development  Team  at  this  point  already  to  discuss  what  is  available. 
Please  inform  Training  and  Development  team  as  early  as  possible 
about  your ideas. No  contact should  be taken  with  external facilitators 
or  venue  without  prior confirmation  from the  training  and  development 
team that the necessary budget is available 
2.  Training and Development checks the budget availability.  
3.  Units/Directorate  fills  in  the  proposal  for  a  team  building  and  submits 
that to Training and Development Team with a list of participants (see 
Annex).  
4.  Training  and  Development  Team  will  assist  in  identifying  external 
venues and external facilitators (if applicable) based on the information 
provided.  
5.  Training  and  Development  Team  will  contact  the  venue  and  external 
facilitators to ask for a detailed written financial proposal. 
6.  Units/Directorates  should  draft  a  programme  for  the  away  day/team 
building.  
7.  Training  and  Development  Team  will  make  the  purchase  order  with 
relevant  documents  included  the  agenda/programme  and  list  of 
participants  provided  by  the  services  requesting  an  away-day/team 
building event. 
8.  Training  and  Development  Team  will  inform  when  the  purchase  order 
has been approved.  
 
Follow up and evaluation 
Units/Directorates  interested  in  organising  a  teambuilding  or  learning  events 
are reminded that they should have a clear idea of the objectives to fulfil, the 
outcome and/or the output of the event, the follow up, and how the impact of 
the  event  will  be  measured  (evaluation).  Team-building  is  most  useful  if  it  is 
part  of  a  process  with  structured  follow-up  after  the  event  as  well  as  good 
preparation beforehand.  
3. Training record and certification of attendance 
 
An individual training record shall be kept for each staff member. This record 
includes  all training  activities  applied  and attended. Participation in a training 
course  shall  be  noted  on  the  staff  member’s  training  record.  A  staff member 
may request a certificate gained to be filed in his/her personal file.  
 
10 

R2  Unit  and  Training  and  Development  Team  will  issue  certification  of 
attendance upon request. Certificate of attendance and participation can only 
be  issued  on  those  training  sessions  of  which  there  is  record  and  proof  and 
which  have  been  fully  completed  by  the  staff  member.  For  this  purpose  the 
staff  member  is  requested  to  sign  the  list  of  attendance  for  each  training 
session. These lists of attendances are kept in the training records managed 
by the Training and Development Team in Unit R2.  
4. Annual Training Plan, Training Catalogue and 
Individual training plan 
 
Annual training plan 
 
An annual training plan for the coming year will be developed and drafted by 
the  end  of  the  year  by  the  Training  and  Development  Team  based  on  the 
priorities set by the management and taking into account the identified needs 
and budgetary resources available 
 
Training catalogue 
 
Taking  into  account  the  needs  identified  and  priorities  defined  by  the 
management  a  specific  ECHA  training  catalogue  will  be  compiled  by  the 
Training and Development Team. This catalogue will include training sessions 
planned in the Agency by different operational units as well as training related 
to improvement of general professional skills implemented in the Agency.  
 
The catalogue  will  be  compiled through  the training correspondent’s network 
from  each  unit.  Training  correspondents  are  asked  to fill in  a  special  training 
format used for collecting information about training in throughout the Agency 
and send it to the Training and Development team.  
 
Staff  members  are  asked  to  consult  this  training  catalogue  to  identify  and 
apply for courses that match their development needs.  
 
Individual training plan 
 
Once  competences  to  be  developed  have  been  identified  and  performance 
appraisal  completed  individual  training  plans  for  each  staff  member  will  be 
developed by the Training and Development Team.  
 
Individual  training  plan  includes  the  training  courses  needed  to  meet  the 
development  objectives  as  defined  in  the  objective  setting  and  performance 
appraisal.  Individual  training  plan  will  be  prepared  and  evaluated  annually 
based  on  the  needs  identified  during  the  objective  setting  and  performance 
appraisal  
 
 
 
11 

5. Contribution towards costs 
5.1. Courses in the interest of the service 
 
ECHAs  aim  is  to  become  the  centre  of  expertise  on  issues  relating  to  the 
safety  of  industrial  chemicals  and  to  apply  most  modern  administrative 
practices  and  staff  policies.  Therefore  ECHA  needs  staff  who  is  recognized 
experts  in  different  topics  relevant  to  chemicals  safety  and  public 
administration.  
 
Courses  in  the  interest  of  the  service  applies  to  all  courses  organised  by 
ECHA,  published  in  the  ECHA  training  catalogue  or  Commission  training 
catalogue and short term courses (e.g. workshops, conferences or seminars) 
except  intensive  language  courses.  External  courses,  seminars  and 
conferences  that  are  recognised  as  contributing  to  ECHA’s  expertise 
development shall be considered to be in the interest of the service. 
 
1.  Subject  to  the  availability  of  funds,  course  enrolment,  inscription, 
registration,  travel  expenses  and  other  expenses  for  courses,  including 
examination  and  certification  fees,  shall  be  paid  if  the  training  is  in  direct 
relationship  to  the  scope  of  activities  of  the  staff  member,  it  forms  part  of 
his/her  development  objectives  or  it  is  recognised  as  contributing  to  ECHA’s 
expertise  development  at  the  time  when  the  training  request is  made.  These 
courses are paid from the ECHA training budget. This budget item covers also 
costs for training missions (travel, accommodation and per diem) for the staff 
member participating in training organised outside of ECHA.  
 
2. Applications shall be made on the form â€śTraining â€“ application” including full 
details  of  the  course/conference  programme  together  with  cost,  dates,  times 
and any possible requirements for travel. If travel is required, a mission order 
has to be prepared by the individual staff member. All travel should be made 
by the most economical means. 
 
3. ECHA will refund the costs of language test for third language for promotion 
up to 200 Euros. 
 
5.2 Training courses of shared interest between the staff 
member and ECHA attended at own initiative 
 
1. Subject to the availability of funds, ECHA may grant a contribution towards 
courses attended at own initiative that are of shared interest between the staff 
member  and  the  Agency.  All  courses  must  relate  to  the  job  that  the  staff 
member  is  occupying  at  the  time  when  the  application  is  made.  The  form 
“Training  â€“  application”  has  to  be  handed  in  before  the  beginning  of  the 
course  or  before  each  academic/calendar  year  including  full  details  of  the 
course programme together with course cost and date. The number of special 
leave days requested for the chosen period has to be indicated. 
 
 
12 

2.  The  staff  member  will  only  be  reimbursed  after  the  course  or  the 
academic/calendar  year  upon  production  of  the  passed  examinations  (or 
certificate  of  attendance  should  there  be  no  examination)  related  to  the 
relevant  year.  ECHA  pays  to  the  staff  member  a  contribution  of  60%  of 
the  course  cost up to the maximum reimbursement per  year  which is â‚¬ 
1500.
 ECHA reserves the right to revise this ceiling. 
 
3. No payment will be made towards travel or accommodation. 
 
4. The Agency’s contribution shall be paid in Euros into the same  account in 
which the staff member’s salary is paid.  
 
5. No partial refunds are made during the academic year. Reimbursement of 
the  course/academic  year  is  made  upon  evidence  of  course  payment  and 
successful  course  completion  (original  receipted  bill  or  invoice  stating  all  the 
relevant  elements  of  the  course,  confirmation  of  passed  examination).  The 
original  attendance  certificate  will  be  returned  to  the  staff  member  if  so 
requested. 
 
6. Should a university course be split into modules instead of academic years, 
the  university  has  to  provide  written  evidence  about  how  many  modules 
correspond to one academic year. The staff member can then be reimbursed 
upon production of the passed examinations of the relevant academic year. 
5.3 Courses primarily in the interest of the staff member 
 
Subject  to  the  availability  of  funds,  in  exceptional  cases  and  duly justified  by 
the Head of Unit or Director ECHA may grant a contribution towards courses 
attended at own initiatives that are primarily in the interest of the staff member 
are eligible for reimbursement of 50% up to a maximum of â‚¬ 500 per year. 
6. Special training leave 
 
Granting  a  special  leave  for  training  courses  (other  than  language  courses 
e.g.  courses  in  REACH  related  scientific  fields)  is  a  way  to  increase  and 
develop the scientific or technical capacity of staff.   
6.1 Leave to attend a course in the interest of the service  
 
Courses in the interest of the service 
Time  spent  attending  a  training  course  in  the  interest  of  the  service  shall  be 
considered working time and shall not require special leave.  
 
 
13 

Language training organised in ECHA 
Participation  in  language  courses  organised  in  ECHA  in  order  to  fulfil  the 
requirements  of  Article  45  (2)  of  the  Staff  Regulations  (third  language  for 
promotion)  will  be  considered  as  100%  working  time  and  50%  of  your 
attendance  will  be  considered  as  working  time  when  participating  in  Finnish 
lessons. This would apply also to all intensive language courses organised in 
ECHA.  Attending  language  training  for  the  second  language  or  advanced 
English language training shall be considered as working time. Participation in 
other  language  courses  not  linked  to  the  third  language  requirement  will  not 
be considered as working time. 
6.2 Leave to attend a course of shared interest between the 
staff member and ECHA attended on own initiative 
 
Courses that constitute a shared interest are  
-  A: intensive language courses organised outside of ECHA,  
-  B.  other  training  courses  or  courses  that  spread  over  one  or  more 
years  or  through  distance  learning  attended  on  own  initiative  and  not 
organised  by  ECHA  which  are  not  recognised  as  being  in  interest  of 
service or not directly contributing the expertise development.  
 
Following the Commission rules and rules adopted by other agencies (EMEA) 
if  required  the  ECHA  may  grant  a  derogation  from  the  flexitime  rules  to  be 
absent during core hours or a special leave up to 10 days per year for courses 
attended at own initiative, which constitute a shared interest between the staff 
member and the Agency. The rest is counted as annual leave.  
 
A. Intensive language courses organised outside of ECHA 
For  intensive  language  courses  organised  outside  of  ECHA  and  attended  at 
own initiative lasting not more than twenty working days, special leave of up to 
10 working days per year shall be granted on the following terms: 
-  unless  an  exception  is  made  in  duly  substantiated  cases  that  the 
training  is  in  the  interest  of  service,  courses  must  relate  to  the 
improvement  of  skills  in  the  second  language  or  third  language  for 
promotion  as  indicated  by  the  staff  member  and  support  the  reaching 
of the sufficient level (B2 or equivalent) knowledge for 3rd language for 
promotion or local languages Finnish or Swedish) or advanced English 
language courses  
-  such courses may not be attended by staff who have no knowledge of 
the language in question and the relevance of the course to the work of 
the applicant must be attested by the relevant Head of Unit or Director; 
-  courses  must  be  approved  by  Training  and  Development  Team  and 
must be at a level appropriate to the needs of the applicant to support 
the reaching of the sufficient level knowledge of the 3rd language; 
-  the courses must involve at least four hours’ of tuition per working day 
for at least five days a week and last at least two weeks 
-  unless special reasons are put forward by the Unit concerned only one 
period  of  special  training  leave  shall  be  granted  for  any  one  during  a 
staff member’s career at the ECHA . 
 
 
14 

 
B. Other training courses or courses that spread over one or more years 
or through distance learning attended at own initiative and not 
organised by ECHA which are not recognised as being in interest of 
services or which are not directly contributing the expertise 
development
 
 
Provided  that  they  meet  the  admission  and  registration  requirements,  staff 
members  attending  an  authorized  training  course  spread  over  one  or  more 
years  or  through  distance  learning,  e-learning,  or  correspondence  and 
provided  that  the  course  is  of  reasonable  relevance  to  the  staff  member’s 
current  function,  may  be  granted  special  leave  for  half  the  number  of  hours' 
tuition  up  to  a  maximum  of  10  working  days  (or  the  equivalent  number  of 
hours) per academic or calendar year. 
 
Leave for examinations (oral and written exams incl. thesis) is not included in 
the maximum of 10 days special leave per year. 
 
At  the  end  of  the  training  course/academic  year,  the  staff  member  must 
provide  Training  and  Development  Team  with  a  certificate  from  the  training 
body  concerned  confirming  the  number  of hours  of  attendance  at  the course 
as well as with a confirmation of the passed exam. 
 
For each year, a new application with confirmation of having passed the exam 
has  to  be  submitted  to  Training  and  Development  Team  at  least  one  month 
prior to the start of the course. 
 
In  exceptional  cases,  special  leave  for  study  and  exams  may  be  granted  to 
staff  attending  courses  of  shared  interest  between  the  staff  member  and  the 
ECHA  without  reimbursement  of  training  cost  by  the  ECHA.  In  this  case  a 
form 
“Staff 
training 
– 
application” 
including 
full 
details 
of 
the 
course/conference programme, course dates indicating the number of special 
leave days has to be submitted to Training and Development Team signed by 
the immediate superior  
and the Head of Unit. 
6.3 Courses primarily in the interest of the staff member 
 
Courses  that  are  primarily  in  the  interest  of  the  staff  member  shall  not  be 
considered as working time.  
7. Leave for examinations 
 
In  addition  staff  shall  be  entitled  to  special  examination  leave  of  up  to  five 
working days per year for the number of days they are required to be present 
at the examination plus any travelling time needed unless the journey can be 
undertaken at a weekend or on a public holiday. 
 
 
15 

Written proof from the university has to be submitted stating date and time of 
the exams in addition to the leave form. 
 
Special  leave  will  be  granted  to staff members  who  will  take the  official  level 
test for the third language for promotion. Special leaves will not be granted for 
level tests in other languages. 
8. Submission of applications and recording of special 
leave 
 
Applications  for  special  training  leave  to  attend  courses  or  to  sit  an 
examination  shall  be  made  on  the  usual  leave  form  accompanied  by  the 
relevant  documents,  e.g.  invitation  letter  for  the  examination,  confirmation  of 
seminars. These applications must specify the places, dates and times of the 
courses  or  examinations.  Special  leave  applications  will  be  updated  in 
Centurio  and  FlexWin  by  the  secretaries  and  HR/Individual  rights  team  will 
then  verify  and  store  the  original  special  leave  applications.  Training  and 
Development team need to be informed about the special leave request. 
 
Special  leave  shall  not  be  finally  granted  until  the  applicant  has  submitted 
within  two  months  of  the  end  of  the  course  an  original  document  or  certified 
copy  to  Training  and  Development  Team  showing  that  the  courses  have 
actually been attended and that the examinations have actually been passed. 
Failing this, the period of absence shall count as annual leave. 
9. Refusal of leave and review 
 
Should special training leave be refused, the member of staff concerned may 
have recourse to the review procedure described in chapter  
1.4.  
10. Failure to attend a course after enrolment 
 
Once  the  immediate  superior  has  approved  the  training  application, 
attendance  to  the  course  is  mandatory.  A  member  of  staff  who  has  enrolled 
for a training course but is unable to attend must immediately inform Training 
and  Development  Team.  A  staff  member  will  try  to  find  a  replacement  to 
attend the training course.  
11. Objectives and evaluation of courses 
 
In  advance  of  any  training  course,  when  filling  in  the  training  application  the 
staff  member  together  with  the  manager  shall  agree  on  the  main 
goals/expected results to be  attained from the course. These  goals/expected 
results shall be included in the training application. 
 
 
16 

After completing a training course, the staff member fills in the evaluation form 
and shall submit an evaluation form to Training and Development Team right 
after the course or at latest within a week. 
 
As a minimum the impact of training on the performance of a staff member will 
be assessed annually as part of the performance appraisal.  
 
 
 
17 

Annex 1: Process and 
workflow
General Training organised by the Agency:
Process and Workflow
Step 1 
Training need identified by manager and staff member
Step 2
Application form filled in and signed by staff member
Step 3
Application approved and signed by Head of Unit
Step 4
Application form sent to Training and Development Team 
in time
Step 5
Staff member booked for the training by Training and 
Development Team 
Step 6
Training takes place
Step 7
Staff member fills in and sends Evaluation Form to 
Training and Development Team
Step 8
Training and Development Team updates training records 
and pays training provider
 
 
18 

ANNEX 2: Proposal for away-day/team building 
 
PROPOSAL FOR AWAY-DAY / TEAM-BUILDING ACTIVITY 
 
Overall purpose 
 
Specific aims 
 
Target audience 
 
Size 
 
Venue 
 
Time 
 
Length 
 
Logistics  
 
Working methods 
 
External facilitator 
 
Dinner 
 
Plan for follow up 
 
/evaluation 
Additional 
 
comments 
 
 
 
 
19