Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'VELA 10 and VELA 11'.






15/06/2020 
Mail -  
Re: Contract for VELA 10-11 
Ref. Ares(2020)3493534 - 02/07/2020
Ref. Ares(2020)3508895 - 03/07/2020
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Thu  19/03/20 10:06 
To xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
 Ccxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Thanks a lot!!! 
xxxxxxxxx
Sustainable Transport Unit 
Directorate for Energy, Transport and Climate 
Joint Research Centre of the European Commission 
Via E. Fermi 2749 
1-21027 Ispra (VA)
Italy
Tel. 
e-mail: 
Web site: https://ec.europa.eu/jrc
DISCLAIMER: 
This e-mail does not constitute any legal commitment on the part of the European Commission. 
Please note that the European Commission is legally bound exclusively by contracts established in writing ( order forms or 
contracts) that have been duly signed by an authorized Commission representative. 
The European Commission systematically refuses any payment or other claim for any goods, services or works which natural 
or legal persons provide or attempt to provide without valid legal basis ( order form or contract) for doing so. 
From: xxxxx
Sent: 19 March 2020 09:52 
To: xxxxxxxxxxxx
Cc: xxxxxxxxxxxx
Subject: RE: Contract for VELA 10-11 
Dear xxxxxxxx 
I confirm that your approach is perfectly correct. Also the proposal from xxxxxxx seems fine. 
Many thanks. 
Cari saluti 
xxxxxxxxx 
 
1 /3 


15/06/2020 
Mail -  
From: xxxx
Sent:  Thursday, March 19, 2020 8:43 AM 
To: xxxxxxxx
Cc: xxxxxxxx
Subject: Re: Contract for VELA 10-11 
Dear xxxxxxx . 
We spoke about this contract last week, in a first moment the direction was to suspend the contract that couldn't 
be performed but due to the fact that Control System is working on the documentation side the amendment is 
right and fine for us. I would suggest a formal amendment through an exchange of letter with both signatures if 
xxxxxxx agrees. I prepare the draft. 
Fee free to call on my mobile phone if you need ( you have the number ), also my work phone is forwarded 
A tutti una buona giomata 
xxxxxxx
Da:  xxxxxxx
Data: mercoledi 18 marzo 2020 22:14:16 
A:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Cc:  xxxxxxxxxxxxx
Oggetto: Contract for VELA 10-11 
xxxxxxxxx
I have checked wit our Director what should we do with the Vela 10-11 contract. 
He today has forwarded to me documents providing the guidelines, among others, in the case of 
contracts that cannot be executed due to the Coronavirus emergency. 
Below the extract from this document: 
"With respect to contract execution, where the execution of the contract is impeded because of COVD- 
19, authorizing officers should exercise their discretion as AOS in permitting substitute performance or 
delayed performance. Please note that any request for a delay or substitute performance, which will 
probably result in an Ref. Ares(2020)1631973 - 18/03/2020 2 amendment to the contract, needs to be 
discussed and agreed with your local financial unit in Directorate R (Rl for Seville, R2 for Petten, R6 for 
Geel, R7 for Karlsruhe, RS for Brussels HQ and lspra). No agreement on this subject should take place 
with the contractor without the prior approval of the financial person responsible for the contract. " 
I have spoken with Mr xxxxxx who of course is worried of possible penalties in case of deadline not 
respected. I reassured him that considering the situation we will not apply penalties if the delay 
is linked to the Covid emergency and that we might extend the deadline with an amendment in due 
time. He would be happy with this approach. 
However from the guidelines it is clear that the approach has to be approved by your unit. 
Please let us know what you consider the best way forward. 
Regards 
xxxxxxxxxx
\
. . . 
2/3 


15/06/2020 
Mail - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Sustainable Transport Unit 
Directorate for Energy, Transport and Climate 
Joint Research Centre of the European Commission 
Via E.  Fermi 2749 
1-21027 Ispra (VA)
Italy
Tel. 
e-mail: 
Web site: https://ec.europa.eu/jrc
DISCLAIMER: 
This e-mail does not constitute any legal commitment on the part of the European Commission. 
Please note that the European Commission is legally bound exclusively by contracts established in writing (order forms or 
contracts) that have been duly signed by an authorized Commission representative. 
The European Commission systematically refuses any payment or other claim for any goods, services or works which 
natural or legal persons provide or attempt to provide without valid legal basis (order form or contract) for doing so. 
https://priv-lu-myremote. tech.ec.europa.eu/owa/, Dana I nfo=.awfdpenrGmlJp6424qQwB,SSL +?Logon&real m=cookieauth .dll#path=/mail/ AAMkAD. . . 
3/3