This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Mr Timmermans cabinet and the automotive industry documents'.




 
Ref. Ares(2020)5007848 - 24/09/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
 
  Legal Affairs, Inter-Institutional  Relations & Communication 
Brussels  
 
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
receipt 

 
 
 
 
 
    
Tom Elliott  
Earthsight 
Willow House 3rd Floor,  
72-74 Paul Street,  
London EC2A 4NA 
United Kingdom 
 
Advance copy by email: ask+request-8438-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2020/4870 
Dear Mr Elliott, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  10  August  2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 17 August 2020 under the above-mentioned reference number. 
Your requested access to: 
i. 
All  documents  (including  but  not  limited  to  minutes,  participant  lists,  agenda, 
presentations) relating to meetings held between any representatives of Mr Timmermans 
cabinet and the automotive industry from January 2019-present.  

ii. 
All  documents  relating  to  any  meetings  held  between  members  of  Mr  Timmermans 
cabinet and COTANCE, IndustriALL or UNIC-Concerie Italiane from Jan 2019-present
” 
 
We  have  identified  29  documents  that  fall  under  the  scope  of  your  application.  The  list  of 
identified documents is enclosed with this letter. 
In accordance with Article 4(4) of Regulation (EC) 1049/2001, DG CLIMA has consulted those 
third parties concerning the disclosure of the requested documents emanating from them.  
Please find the identified document enclosed with this letter. However, I regret to inform you that 
I cannot give you access to some parts of documents 1-9, 11-18 and 21-29. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: BU24 01/078 - Tel. direct line +32 229-50164 
 


 
A  complete  disclosure  of  the  above-mentioned  documents  is  prevented  by  the  exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) 
of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain:  names  and  contact  information  of  
Commission staff members not pertaining to the senior management; names and contact details 
of other natural persons; other information relating to an identified. 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation  does  not  allow  the  transmission  of  these 
personal  data,  except if  you  prove  that  it is  necessary  to  have  the  data  transmitted  to  you  for  a 
specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the legitimate 
interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not  express  any 
particular interest to have access to these personal data nor do you put forward any arguments to 
establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
access cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need 
to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is 
no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of 
Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the Commission to 
review this position. 
Such  a confirmatory  application  should  be  addressed  within 15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Luca DE CARLI 
 

Electronically signed on 24/09/2020 09:47 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563