Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Documents related to CAESARIS'.




 
Ref. Ares(2020)5414656 - 12/10/2020
EUROPEAN COMMISSION 
RESEARCH EXECUTIVE AGENCY 
  
Legal Affairs, Internal Control and Reporting 
  Head of Sector  
 
Brussels,  
REA C0.1 
Ms Hanna Rullmann 
57 Friary Road 
SE15 1QS London, 
UK 
 
 
Sent by registered email to:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents - Ares(2020)4505068 
Dear Ms Rullmann, 
We  refer  to  your  request  for  access  to  documents  submitted  to  the  Research  Executive  Agency 
(REA) on 28 August 2020 via the website AskTheEU.org and registered on 31 August 2020 under 
reference  number  Ares(2020)4505068.  Further  to  the  acknowledgement  of  your  request,  we 
informed you on 21 September 2020 that an extension of the time limit with 15 working days was 
necessary in accordance with Article 7(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access 
to documents. 
 
A. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application you request:  
documents  which  contain  the  following  information  concerning  the  CAESARIS  project  (funded 
under FP7-SME): 

1. Any internal evaluations of the CAESARIS project that detail the reasons for its cancellation, as 
described here: https://cordis.europa.eu/project/id/605093/reporting. 

2. All deliverables produced under the CAESARIS project. 
3. Any ethical assessments of the CAESARIS proposal held by REA.” 
Agence exécutive pour la recherche, B-1049 Bruxelles / Uitvoerend Agentschap Onderzoek, B-1049 Brussel – Belgium. Telephone: 
(32-2) 299 11 11. 
Office: COV2-08/28 - Tel. direct line (32-2) 2991510  - Email: xxxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

 
This request is handled within the scope of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access 
to European Parliament, Council and Commission documents1. 
B.  
DISCLOSURE OF THE REQUESTED DOCUMENTS 
Having examined the documents requested under the provisions of Regulation (EC) N° 1049/2001 
regarding  public  access  to  documents,  we  consider  that  the  documents  listed  in  Annex  1  to  this 
letter are related to your request. In Annex 1, we mention the legal grounds under Regulation (EC) 
N° 1049/2001 applicable to each of the listed documents. 
Concerning the exceptions to the right of access laid down in Articles 4(1) (b) and 4(2) first indent 
of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  namely  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual, in particular in accordance with EU legislation regarding the protection of personal data, 
and the protection of commercial interests of a natural or legal person including intellectual property 
we recall the following: 
Protection of privacy and integrity of the individual 
Pursuant  to  Article  4(1)  (b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be 
refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and integrity of the individual, in 
particular in accordance with EU legislation regarding the protection of personal data. 
The applicable legislation in this field is Regulation (EU) No 2018/1725 of the European Parliament 
and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the 
processing of personal  data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and  on the free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC2 
(hereinafter “Regulation 2018/1725”). 
The  documents  to  which  you  requested  access,  contain  personal  data  of  individuals  such  as  the 
name, surname, email, address, telephone number, fax number, signature or other personal data of 
staff  of  the  consortium  or  of  REA  that  are  not  in  the  public  domain.  Indeed,  Article  3(1)  of 
Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information relating to an identified 
or identifiable natural person […]
’. The Court of Justice has specified that any information, which 
by  reason  of  its  content,  purpose  or  effect,  is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as 
personal data3. 
In its Judgment in case C-28/08/P (Bavaria Lager)4, the Court of Justice ruled that when a request is 
made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  protection  Regulation  becomes 
fully applicable. Pursuant Article 9 (1) (b) of Regulation (EC) 2018/1725 ‘personal data shall only 
be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies 
if  ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
                                                 
1  Regulation  (EC)  N°  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001  regarding  public  access  to 
European Parliament, Council and Commission documents, OJ L145, 31.05.2001, page 43, hereinafter “Regulation N° 1049/2001. 
 
2 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39  
3 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in case C-434/16. 
4 Judgment of 29 June 2010 in case C-28/08/P, European Commission v The Bavaria Lager Co. Ltd, EU:C2010:378, paragraph 63. 


 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data subject’s 
legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal 
data for that specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data 
occur. 
According to Article 9(1) (b) of Regulation, REA has to examine the further conditions for a lawful 
processing  of  personal  data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  has 
established  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public 
interest. It is only in this case that REA has to examine whether there is a reason to assume that the 
data  subject’s  legitimate  interest  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose.  
We consider that, in your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to 
have  the  data  transmitted.  Therefore,  REA  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interest might be prejudiced. Nevertheless, please note that 
there  are  no  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interest  of  concerned  individuals  would  not  be 
prejudiced by disclosing their personal data. In the present case, disclosure of the personal data of 
persons involved in the project in question would harm their privacy. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation 1049/2001, access cannot 
be granted to the personal data contained in the documents requested. Therefore, the personal data 
have been redacted in the documents. 
The  exception  laid  down  in  Article  4(1)  (b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  protection  of 
privacy and the integrity of the individual, is an absolute exception that does not have to be balanced 
against the public interest in disclosure. 
Protection of commercial interests of natural and legal persons 
 
The documents (nr. 3, 4 and 21 in Annex 1) contain sensitive commercial information of the entities 
that participated in the project which is not in the public domain. The mentioned documents contain, 
in  particular,  information  relating  to  commercial,  financial  and  administrative  data,  like  budget 
allocations and payments within the consortium, as well as business partners that participated into 
the implementation  of the project. The public disclosure of such information would thus seriously 
undermine  the  applicants’  commercial  interests.  Accordingly,  the  exception  in  Article  4(2)  first 
indent of Regulation (EC) No 1049/2001, has to be invoked and access to the parts of the requested 
documents containing this information has to be refused. 
Such  exception  applies,  unless  there is  an overriding public interest  in  disclosure of the requested 
documents. Such an interest must, first, be a public interest and secondly, outweigh the harm caused 
by disclosure. In your application, you did not bring forward any argument to justify the existence of 
an overriding public interest in releasing the requested documents. In this instance, we have found 
no elements that could indicate the existence of such an overriding public interest in the sense the 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  that  would  outweigh  the  need  to  protect  the  commercial  interests 
identified in this reply. 


 
Therefore,  the  exception  laid  down  in  Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
applies to some parts of the requested documents, which have been redacted. 
In accordance with  Article 7(2) of Regulation  1049/2001, you are entitled to make a confirmatory 
application requesting the Director of REA to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to Mr Marc TACHELET, Director of REA, at the following address: 
 
Research Executive Agency 
Covent Garden building 
COV2 – 08/52 
Place Charles Rogier, 16 
1210 Brussels 
 
Or by e-mail to xxxx.xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Barbara KAMPIS 
      
 



 
Enclosures:   Annex 1 
Documents: 
 
01. Review Report RP1 (Ares(2015)2522635)-Redacted 
02. Review Report RP2 (Ares(2016)7025947)-Redacted 
03. Assessment Report RP1 (Ares(2016)7025947)-Redacted 
04. Assessment Report RP2 (Ares(2017)12222)-Redacted 
05. D1.1 CAESARIS-system requirements-Redacted 
06 .D2.1. CAESARIS-specifications-Redacted 
07. D2.2. Certification plan-Redacted 
08. D2.3 Risk analysis and mitigation plan-Redacted 
09. D3.1. Settings for reconfiguration approach-Redacted 
10. D3.2. Detection and Imaging algorithms-Redacted 
11. D4.1. SAR image orthorectification and georeferencing and ROI segmentation in 
SAR-Redacted 
12. D4.2. Design and prototype for EO image orthorectification and georeferencing 
of ROI segmentation in EO-Redacted 
13. D4.3. Software module for SAR_ISAR data analysis-Redacted 
14. D4.4. Software module for EO image analysis and multisensory fusion-Redacted 
15. D4.5. Cognitive Sensing Module (CSM)-Redacted 
16. D4.6. Cognitive Multispectral Sensing module specifications-Redacted 
17. D6.1.Software module for Embedded Control and Visualization (ECVM)-
Redacted 
18. D6.2.Software module for the GSCVM API-Redacted 
19. D8.1. Project Website 
20. D8.2. Interim Plan for the Use and Dissemination of the Knowledge 
21. D9.1.Deliverable consortium agreement-Redacted 
 
Electronically signed on 12/10/2020 11:03 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482