Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Information about We Empower Asia partnership'.



Ref. Ares(2020)6824509 - 17/11/2020
 
EUROPEAN COMMISSION 
Service for Foreign Policy Instruments 
 
 
  Director – Head of Service  
 
 
Brussels, 
ARES(2020) 
 
 

By registered letter with acknowledgment of receipt 
 
Hengeveld Maria 
King's College 
University of Cambridge  
King's Parade Cambridge 
United Kingdom 
 
Advance copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Dear Ms Hengeveld, 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2020/5287 
We refer to your e-mail dated 6 October 2020 in which you make a request for access to documents, 
registered on 7 October 2020 under the above-mentioned reference number. 
You request access to documents related to 'WeEmpower Asia' programme.  
 
Specifically, you request documents that contain information “about the multinational corporations 
involved in this project; the commitments they have made; which concrete outcomes are pursued; 
how their progress is measured and what kind of support these companies receive from the EU or 
UN  partners  in  this  project.  Documents  thus  include  terms  of  reference;  lists  of  private  sector 
partners  involved,  communication  with  private  sector  partners;  minutes  and  presentations;  and 
progress  overview  reports  submitted  by  private  sector  partners.  The  timeline  is  from  2017  until 
now.
” 
 
The following documents fall within the scope of your application:  
 
Three  relevant  annexes  to  the  bilateral  contract  between  UN  Women  and  the 
European  Commission  signed  on  06  March  2019,  reference  Ares(2019)1504853, 
namely:  
 
“Annex  I  – Description of the Action”, produced by  UN Women, reference 
 Ares(2019)1504853 (hereafter ‘document 1);  
 

 
 
 
 
“Communications  and  Visibility  Plan”,  produced  by  UN  Women,  reference 
 Ares(2019)1504853 (hereafter ‘document 1.1);  
 
“Results 
Matrix”, 
produced 
by 
UN 
Women, 
reference 
 Ares(2019)1504853 (hereafter ‘document 1.2);  
 
E-mail  communication  “Notification  of  Budget  Re-allocation”,  written  by  UN 
Women and addressed to the programme manager of the Service for Foreign Policy 
Instruments  (FPI)  on  7  August  2019,  reference  Ares(2019)5302816  (hereafter 
‘document 2); 
 
“Launching  Ceremony  Invitations”,  which  consists  of  an  email  exchange  between 
UN Women, EC and EEAS staff, and invitations to speakers created on 29 October 
2019, Ares reference del-china.006.95(2019)7463531 (hereafter ‘document 3’);  
 
“WeEmpowerAsia  -  Inception  Report”,  produced  by  UN  Women,  addressed  to  the 
FPI 
Regional 
Team 
Asia/Pacific 
on 
24 
December 
2019, 
reference 
Ares(2020)5478127 (hereafter ‘document 4’), including the following annex: 
 
“Minutes  -  First  Steering  Committee  Meeting,  WeEmpowerAsia 
Programme”,  of  21  November  2019,  produced  by  UN  Women,  reference 
Ares(2020)5663806 (hereafter ‘document 4.1); 
 
“Communications and Events Plan 2020”, produced by UN Women on 23 January 
2020, reference Ares(2020)5478269 (hereafter ‘document 5’); 
 
“COVID-19 Contingency Plan for WeEmpowerAsia”, produced by UN Women and 
approved  by  FPI  on  26  Mars  2020,  reference  Ares(2020)1776243  (hereafter 
‘document 6’); 
 
“WeEmpower Asia  -  First  annual  report to  the European Union”, produced by UN 
Women,  addressed  to  the  FPI  Regional  Team  Asia/Pacific  and  approved  on  17 
August  2020,  reference  Ares(2020)2763326,  including  the  accompanying  cover 
letter  (hereafter  ‘document  7’)  and  email  exchange  (hereafter  ‘document  7.1’), 
limited  to  the  first  interim  narrative  report  (hereafter  ‘document  7.2’)  and  the 
following annexes: 
 
“Result 
Framework”, 
produced 
by 
UN 
Women, 
reference 
Ares(2020)2763326 (hereafter ‘document 7.3’); 
 
“Results Scorecard”, produced by UN Women, reference Ares(2020)2763326  
(hereafter ‘document 7.4’); 
 
“WEA  Communication  and  Visibility  Report”,  produced  by  UN  Women, 
reference Ares(2020)2763326 (hereafter ‘document 7.5’); 
 
“COVID-19  Mitigation  Report”,  produced  by  UN  Women,  reference 
Ares(2020)2763326 (hereafter ‘document 7.6’); 
 
 
 
 


 
 
 
 
“COVID-19  Mitigation  Work  Plan  by  country”,  produced  by  UN  Women, 
reference Ares(2020)2763326 (hereafter ‘document 7.7’); 
 
“Compilation  of ToRs related to  different  processes of WEA”, produced by 
UN Women, reference Ares(2020)2763326 (hereafter ‘document 7.8’).  
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
regarding public access to documents, I have come to the conclusion that that: 

Documents 7.3 and 7.4 may be fully disclosed 

Documents 4, 4.1, 7, 7.1, 7.2 and 7.5 may be partially disclosed 

Documents 1, 1.1, 1.2, 2, 3, 5, 6, 7.6, 7.7, 7.8 may not be disclosed. 
Regarding  the  documents  that  may  be  partially  disclosed  (namely,  documents  4,  4.1,  7,  7.1,  7.2  and 
7.5), I would like to point out that some parts of the aforementioned documents have been blanked out 
as  their  disclosure is  prevented by exceptions to the right of access laid down in Article 4(1)(b)  and 
first  indent  of  Article  4(2)  of  this  Regulation.  Some  of  the  redacted  parts  of  the  documents  contain 
commercially sensitive business information concerning the implementing partner and, hence, article 
4(2) of the Regulation is applicable. Additionally, a complete disclosure of the identified documents is 
prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual 
outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain  the  following 
personal data: 

the names/initials and contact information of  Commission staff members not pertaining to the 
senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons;  

pictures of natural persons; 

other information relating to an identified or identifiable natural person. 
Regarding documents 1, 1.1, 1.2, 2, 3, 5, 6, 7.6, 7.7, 7.8, I regret to inform you that your application 
cannot be granted, as disclosure is prevented by exceptions to the right of access laid down in Article 
4(2) first indent of this Regulation. 
The annexes to the bilateral contribution agreement falling within the scope of the application, namely 
document  1  “Annex  I  –  Description  of  the  Action”,  document  1.1  “Communication  and  Visibility 
Plan” and document 1.2 “Results Matrix”, are part of the bilateral contract between UN Women and 
the European Commission and therefore, their disclosure would undermine the commercial interests of 
the implementing partner. Likewise, documents 2, 3, 5, 6 and 7.6, 7.7, and 7.8 cannot be disclosed as 
they contain sensitive business information and their disclosure would also undermine the protection of 
the commercial interests of UN Women. For these reasons, the exception laid down in Article 4(2) first 
indent of Regulation (EC) No 1049/2001 applies to these documents. 
Additionally, parts of the documents to be disclosed contain personal data that cannot be disclosed as 
the  privacy  and  integrity  of  individuals  would  be  prejudiced.  Therefore,  disclosure  is  prevented  by 
exceptions to the right, outlined in Article 4(1)(b).  
 
 
 
 


 
 
 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection Regulation1  does  not  allow  the  transmission  of  these  personal 
data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for a specific purpose 
in the public interest and where there is no reason to assume that the legitimate interests of the data 
subject might be prejudiced. In your request, you do not express any particular interest to have access 
to these personal data nor do you put forward any arguments to establish the necessity to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested  documents,  as  the  need  to  obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason to 
think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of 
the personal data concerned. 
 
I have considered whether partial access could be granted to documents 1, 1.1, 1.2, 2, 3, 5, 6, 7.6, 7.7, 
7.8.  I  concluded  that  it  is  not  possible  to  grant  partial  access  because  the  documents  are  covered 
entirely by the exceptions mentioned above.  
Concerning the parts of the documents falling under the exception of art. 4(2) first indent, I would like 
to point out that the exceptions laid down in Article 4(2) and 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 
apply  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  documents.  It  was  examined 
whether  there  could  be  an  overriding  public  interest  in  disclosure,  but  such  an  interest  could  not  be 
identified.  
Concerning document 4.1 which consist of minutes of a meeting with external parties, please note that 
this  document  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant  officials  of  the 
Service  for  Foreign  Policy  Instruments  (FPI).  It  solely  reflects  the  services’  interpretation  of  the 
interventions made and does not set out any official position of the third parties to which the document 
refers. It does not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Please note  that the  documents 4, 4.1, 7, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4,  and  7.5 originating  from third parties are 
disclosed  to  you  based  on  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  However,  this  disclosure  is  without 
prejudice to the rules on intellectual property, which may limit your right to reproduce or exploit the 
released  documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual  property 
right on them. The European Commission does not assume any responsibility from their reuse.  
I  would  like  to  take  the  opportunity  to  share  with  you  the  location  of  other  documents,  which  are 
already publicly available on the project website and may be relevant to your application:  

“Guidance  Note  for  Action:  Women  as  a  Force  for  Accelerated  and  Inclusive  Economic 
Recovery 
Post-COVID-19 
in 
Asia-Pacific”, 
which  can  be  downloaded  from 
https://asiapacific.unwomen.org/en/digital-library/publications/2020/03/wea-post-covid-19-in-
asia-pacific 
 

“Guidance  Note  for  Action:  Gender-Sensitive  Private  Sector  Response  to  COVID-19  for 
Accelerated  and  Inclusive  Economic  Recovery”,  which  can  be  downloaded  from 
                                                 
1 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and 
on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 
295, 21.11.2018, p. 39. 
 
 
 
 


 
 
 
https://asiapacific.unwomen.org/en/digital-library/publications/2020/04/guidance-for-action-
gender-sensitive-private-sector-response-to-covid-19 
 

Guidance Note for Action: Addressing the Emerging Impacts of the COVID-19 Pandemic on 
Migrant Women in Asia and the Pacific for a Gender-Responsive Recovery, which can be 
downloaded from https://asiapacific.unwomen.org/en/digital-
library/publications/2020/04/guidance-for-action-addressing-the-emerging-impacts-of-the-
covid-19-pandemicnder-responsive-recovery 
 

“Guidance Note for Action: Supporting SMEs to Ensure the Economic COVID-19 Recovery is 
Gender-Responsive and Inclusive “, which can be downloaded from 
https://asiapacific.unwomen.org/en/digital-library/publications/2020/04/guidance-note-for-
action-supporting-smes-to-ensure-the-economic-covid-19-recovery 


“Private Sector Pulse Check – The Effects of the COVID-19 Pandemic on Women and 
Businesses: A Survey of 65 CEOs and Business Leaders in Asia and Europe”, which can be 
downloaded from https://asiapacific.unwomen.org/en/digital-
library/publications/2020/07/private-sector-pulse-check---the-effects-of-the-covid-19-
pandemic-on-women-and-businesses.
 
You can also find the contact information of the UN Women project team of the  ‘WeEmpowerAsia’ 
project 
on 
the 
dedicated 
website 
under 
the 
following 
address: 
https://asiapacific.unwomen.org/en/focus-areas/women-poverty-economics/weempowerasia. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this letter 
to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
 
Hilde HARDEMAN 
 
 
 
Annexes:  
 
 
 
 



 
 
 
 
Document 4: “WeEmpowerAsia - Inception Report”, reference Ares(2020)5478127; 
 
Document  4.1:  “Minutes  -  First  Steering  Committee  Meeting,  WeEmpowerAsia 
Programme”, reference Ares(2020)5663806; 
 
Document 7: “WeEmpower Asia - First annual report to the European Union – Cover 
Letter”, reference Ares(2020)2763326;  
 
Document  7.1:  Email  exchange  accompanying  the  first  interim  report,  reference 
Ares(2020)2763326;  
 
Document 7.2: the first interim narrative report, reference Ares(2020)2763326;  
 
Document  7.3  “Result  Framework”,  produced  by  UN  Women,  reference 
Ares(2020)2763326;  
 
Document  7.4:  “Results  Scorecard”,  produced  by  UN  Women,  reference 
Ares(2020)2763326;  
 
Document  7.5:  “WEA  Communication  and  Visibility  Report”,  produced  by  UN 
Women, reference Ares(2020)2763326. 
 
 
 
 
 
 

Electronically signed on 16/11/2020 19:22 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482