Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Vaccine talks'.



 
 
18.06.2020 
Ref. Ares(2020)7283086 - 02/12/2020
Draft rules of procedure of the Steering Board  
under the joint EU approach to COVID-19 vaccines procurement 
 
 
Article 1  
Representation in the Steering Board and co-chairs 
The representative of the European Commission shall act as co-chair of the Steering Board. 
In  addition,  each  Participating  Member  State  shall  appoint  one  representative  to  the 
Steering Board, one of which is chosen as co-chair of the Steering Board. 
Each member of the Steering Board may appoint  an alternate member to replace the main 
representative in case of absence. 
All  members  of  the  Steering  Board  will  obtain  the  status  of  experts  associated  to  the 
procurement process as provided for in the Financial Regulation. 
 
Article 2  
Convening a meeting 
A meeting of the Steering Board shall be convened by the co-chairs. Meetings can be held 
physically or virtually. 
 
Article 3 
Agenda 
The co-chairs shall draw up the agenda and submit it to the Steering Board.  
 
Article 4 
Documentation to be sent to members of the Steering Board 
The  invitation  to  the  meeting,  the  draft  agenda,  and  the  meeting  documents  shall  be 
submitted as early as possible in advance of the meeting, taking into account the urgency of 
the matter.  
 
Article 5 
Launching  negotiations  with  manufacturers  and  advice  on  concluding  Advance 
Purchasing Agreements 

In order to launch negotiations with a specific manufacturer, there needs to be support from 
at least four Participating Member States, as expressed in the Steering Board.  
Similarly,  the  Commission  will  only  consider  those  Advance  Purchasing  Agreements  for 
financing where at least four Participating Member States have expressed their agreement in 
the Steering Board. 
 

 

 
 
18.06.2020 
Article 6  
Joint negotiation team and relations with the Steering Board 
The  co-chairs  of  the  Steering  Board  propose  a  team  of  a  limited  number  of  experts  with 
relevant  experience  for  the  ongoing  negotiations  with  vaccines  manufacturers  from  six 
Participating Member States with production capacities for vaccines. The proposed team is 
approved by the  Steering  Board by simple majority  of its component  members. They will 
join the European Commission in a negotiation team (“joint negotiation team”), which will 
work on a continuous basis as one unit.  
The joint negotiation team will report back to the Steering Board on a regular basis on the 
progress made in negotiating with individual companies. 
 
Article 7 
Opinions of the Steering Board 
The Steering Board may adopt written opinions to assist and advise the Commission and the 
joint  negotiation  team  on  any  matter  relevant  for  the  negotiations  with  vaccine 
manufacturers. Opinions shall be adopted by simple majority of its component members. 
The  Commission  and  the  joint  negotiation  team  will  make  their  best  effort  to  take  the 
advice of the Steering Board into account in the negotiations. 
 
Article 8  
Secretarial support 
The  Steering  Board  is  supported  by  a  secretariat  in  the  European  Commission.  The 
secretariat  shall  assist  in  the  preparation  and  execution  of  the  meetings  of  the  Steering 
Board,  including  by  providing  administrative  and  logistical  support  to  the  Steering  Board 
under the direction of the co-chairs. 
 
Article 9  
Attendance list and minutes of Steering Board meetings  
At  each  meeting,  the  co-chairs  shall  draw  up  an  attendance  list.  The  minutes  of  each 
meeting shall be drawn up by the secretariat under the responsibility of the  co-chairs. The 
co-chairs shall send the minutes to the Steering Board members without delay.  
 
Article 10  
Access to documents and confidentiality  
Requests for  access  to  the Steering  Board documents shall be handled in accordance  with 
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council.  
The Steering Board’s discussions shall be confidential.  
Documents  submitted  to  members  of  the  Steering  Board  shall  be  treated  as  confidential, 
unless access is granted to those documents pursuant to the first sentence of this Article or 
they are otherwise made public by the Commission.  
The members of the Steering Board, as well as its secretariat, and the joint negotiation team 

 

 
 
18.06.2020 
shall  be  required  to  sign  strict  confidentiality  declarations  and  respect  the  confidentiality 
obligations set out in this Article.  
 
Article 11 
Conflicts of interest 
Given  their  access  to  highly  sensitive  business  information,  all  members  of  the  Steering 
Board  and  the  joint  negotiation  team  will  be  required  to  sign  no-conflict-of-interest 
declarations. 
At the beginning of  each  Steering Board meeting,  any person  participating  in  the meeting 
shall inform the co-chairs of any conflict of interest with regard to a particular item on the 
agenda. In the event of such a conflict of interest, the person concerned shall, at the request 
of  the  co-chairs,  withdraw  from  the  meeting  whilst  the  relevant  items  of  the  agenda  are 
being dealt with. 
 
Article 12 
Protection of personal data  
The  Steering  Board  may  process  personal  data  necessary  for  the  purposes  of  concluding 
Advance Purchase Agreements. The Commission shall be regarded as controller in relation 
of the personal data processed by the Steering Board.