This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Vaccine talks'.




 
Ref. Ares(2022)3014983 - 13/04/2022
EUROPEAN COMMISSION 
EUROPEAN HEALTH EMERGENCY PREPAREDNESS AND RESPONSE AUTHORITY 
 
 
  The Director-General 
 
 
 
 
 
 
 
 
HERA.03/KB/al(2022)3172491 
 
By registered letter 
with acknowledgment of receipt1 
 
Mr Alvaro Merino 
Calle Jesús Goldero 19, Planta 1 
El Orden Mundial, 
28045 Madrid, 
Spain 
Advance copy by email 
ask+request-8557-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Dear Mr Merino, 
Subject: Your application for access to documents – GESTDEMS: 2020/5416, 2020/5428, 
2020/5426 and 2020/5600 

We refer to:  
  your  e-mails  dated  14  September  2020  in  which  you  made  requests  for  access  to 
documents,  both  registered  on  15  September  2020  under  the  reference  numbers 
GESTDEM 2020/5416 and 2020/5428; 
  our letters of 2 October 2020 extending the time limit to respond to your requests 
GESTDEM 2020/5416 and 2020/5428, according to Article 7(3) of Regulation (EC) 
No 1049/2001; 
  your reply to our clarification request of 23 October 2020; 
  your  e-mails  dated  14  September  2020  in  which  you  make  requests  for  access  to 
documents,  registered  on  the  22  September  under  GESTDEM  2020/5426  and 
2020/5600; 
  our  letter  of  12  October  2020  extending  the  time  limit  to  respond  to  the  above 
mentioned  requests,  in  accordance  with  Article  7(3)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001. 
  DG  SANTE  letter  of  10  March  2021  in  which  we  provided  you  the  list  of  the 
identified  documents  falling  within  the  scope  of  your  requests  GESTDEM 
2020/5416, 2020/5428, 2020/5426 and 2020/5600. 
  DG SANTE letter of 25 June 2021 with a first batch of documents. DG SANTE 
disclosed in that batch the emails exchanged in the context of setting up the Steering 
                                                      
1 According to standard operational procedure, the reply is usually also sent to you by registered post. Please note, however, 
that  due  to  the  extraordinary  health  and  security  measures  currently  in  force  during  to  the  COVID-19  epidemics,  which 
include the requirement for all Commission non-critical staff to telework, we are unfortunately not in a position to follow this 
procedure until further notice. We would therefore appreciate if you could confirm receipt of the present e-mail. 
 

 
Board meetings and the agendas of these meetings. 
  HERA letter of 15 December 2021 with a request to consider reducing the scope of 
your request to 125 documents such as agenda, emails, minutes of the Steering Board 
meetings, and final contracts. To date, HERA has not received a disagreement to our 
fair solution proposal.  
Scope of your requests 
In your requests, on the basis of Regulation (EC) No 1049/20012, you ask access to: 
GESTDEM 2020/5416 and 5428 
a)  Meeting  records  (drafts,  memos,  invitations,  appointments,  cancellations)  involving 
AstraZeneca,  Sanofi-GSK,  Johnson  &  Johnson,  CureVac  and  Moderna  officials  and/or 
representatives. 

b)  Correspondence  exchanged  with  AstraZeneca,  Sanofi-GSK,  Johnson  &  Johnson, 
CureVac  and  Moderna  officials  and/or  representatives,  including  all  emails,  minutes, 
reports,  briefing  papers  or  any  other    document  received  or  drawn  up  before,  during  or 
after any meeting or conversation
.” 
In your reply to our clarification request, you specified: 
In  my  request  I  do  refer  to  meetings  and  correspondence  on  Covid-19  vaccines  and  both 
meetings held individually with each company and collectively with all of them
”. 
GESTDEM 2020/5426 and 5600 
Documents  in  which  the  decision  of  reaching  a  first  agreement  with  the  pharmaceutical 
company  AstraZeneca  to  purchase  a  potential  vaccine  against  COVID-19  is  based.  Also, 
documents  reflecting  the  output/conclusions  or  drawn  up  after  the  exploratory  talks  with 
Sanofi-GSK, Johnson & Johnson, CureVac and Moderna
.” 
2. The first batch of documents 
In  letter  sent  on  25  June,  DG  SANTE  proposed  to  handle  your  request  in  batches  and 
provided you with a first batch of documents. The first batch of the identified documents that 
were  initially  considered  to  fall  within  the  scope  of  your  requests  comprised  52  documents 
(including  the  published  contracts).  With  this  reply  the  Commission  provided  you  with  a 
partial  access  to  some of the agendas  of the Steering board meetings (including their emails 
and some attachments).  
3. Transfer of your file to HERA 
Since  the  beginning  of  the  Covid-19  pandemic  and  the  subsequent  adoption  of  the  EU 
Vaccines  strategy,  the  Commission  has  been  receiving  a  significant  number  of  access  to 
documents  requests,  submitted  under  the  Regulation,  related  directly  or  indirectly  to  the 
procurement  of  COVID-19  vaccines.  These  requests  often  included  a  very  large  amount  of 
sensitive  documents,  which  needed  to  be  consulted  in  accordance  with  Article  4(4)  of  the 
Regulation.  
Due  to  specificity  of  document  you  requested,  its  complexity  and  the  lengthy  ongoing 
consultations  with  numerous  third  parties,  DG  SANTE  was  not  able  to  provide  you  with  a 
                                                      
2 Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 
145, 31.5.2001, p. 43). 
 

 
response within normal time limits set out in Article 7 of Regulation (EC) No 1049/2001. We 
sincerely apologies for any inconvenience caused by this delay.  
The  Commission  has  acknowledged  that  the  high  public  interest  in  this  topic  requires  an 
adequate  level  of  transparency.  However,  I  would  like  to  note  that  the  right  of  access  to 
documents  is  not  a  general  and  absolute  right,  but  may  be  subject  to  limitations  and 
restrictions,  as  recognized  by  the  Courts.  Transparency  is  indeed  an  essential  component  of 
the  decision-making  process  of  the  EU.  I  would  like  to  underline  in  this  context  that  the 
European Commission regularly publishes information on the state of play of the negotiations 
with vaccine manufacturers and informs the public when a contract is concluded.  
Nevertheless, the Commission has to ensure that any possible disclosure would not undermine 
the interests as  laid down in  Article 4 of the Regulation.  Very importantly, the Commission 
has to make sure that the vaccine procurement and deployment process, which is an objective 
of the highest public interest, is not undermined in any manner. 
Your  application  has  now  been  assigned  to  the  newly  established  European  Health 
Emergency Preparedness and Response authority (‘HERA’). 
4. Identification and assessment of the second and third batch of documents 
The second batch of documents identified that fall within the scope of your request is made of 
106 documents. You will find attached, for your convenience, the table listing the documents 
we  are  disclosing  (“A.1  List  of  documents_second  batch”).  The  disclosed  documents  are 
attached to this correspondence. This batch consist of Steering Board minutes and documents 
exchanged  in  the  framework  of  setting  up  Steering  Board  meetings.  In  addition,  this  batch 
consist  of  reassessed  COVID-19  vaccine  contacts.  Kindly  note  that  we  are  in  a  process  of 
finalizing the consultation with third parties on the remaining documents and we will provide 
you with these documents swiftly.  
4.1. Full disclosure  
Having examined the documents under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001, we 
have come to the conclusion, which is further explained in paragraphs 4, that full access can 
be granted to the documents: No 1.2 and 1.4 
4.2. Partial disclosure 
Having examined the documents under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001, we 
have come to the conclusion, which is further explained in paragraphs 4, that: 
  partial access can be granted to the Steering Board minutes, email and agendas, and 
contracts namely documents No 02, 04, 07, 07.1, 08, 09, 9.1, 10, 12, 14, 16, 17, 18, 
20, 22, 23, 23.1, 24, 26, 27, 28, 29, 31, 31.1, 35, 35.1, 36, 37, 38, 39, 39.1, 40, 41, 42, 
44, 45, 46, 48, 50, 52, 54, 55, 57, 60, 61, 62, 64, 65, 66, 68, 69, 72, 74, 76, 78, 80, 81, 
82, 84, 85, 86, 87, 88, 90, 112, 113, 114, 174, 175, 212, 260, 366, 367, 368, 368.1, 
369, 370, 371, 371, 372, 373, 374, 375, 376, 377, 378, 379, 380, 381, 382, 383, 384, 
385 as their full disclosure is prevented by several exceptions laid down in Article 4 
of the Regulation. 
4.2.1. Wider partial disclosure to COVID-19 vaccine contracts
The European Commission had already made public the redacted versions of the majority of the 
identified contracts, available at the following link:  
 
 

 
https://ec.europa.eu/info/live-work-travel-eu/coronavirus-response/public-health/eu-vaccines-
strategy_en 
 
 
In  accordance  with  article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  European  Commission  
undertook  new  consultations  with  the  companies  concerned  on  the  (further)  disclosure  of  the 
COVID-19  vaccine  contracts.  Having  taken  the  replies  from  the  companies  and  the  European 
Commission’s own assessment into account, I am pleased to inform you that wider partial access 
can  now  be  granted  to  the  requested  documents,  compared  to  what  was  previously  disclosed. 
Partial  access  is  also  granted  to  those  contracts  which  had  not  yet  been  publicly  disclosed  in  a 
redacted form. 
 
4.2.2 Wider partial disclosure to Steering Board minutes and other documents 
 
I  am  pleased  to  inform  you  that  following  consultation  and  European  Commission’s  own 
assessment  we  decided  to  grant  a  wider  access  to  the  requested  documents  and  to  disclose  the 
parts  of  Steering  Board  minutes  that  fall  outside of  the  scope  of  your  request.  Likewise,  we  are 
disclosing additional documents, which are directly relevant to your request but fall outside of the 
period and hence scope of your request (No 366, 367, 368, 368.1, 369, 370, 371, 371, 372, 373, 
374, 375, 376, 377, 378, 379, 380, 381, 382, 383, 384, 385).  
 
4.2.3. Reasons for partial disclosure  
 
a.  Protection of the privacy and integrity of individuals- Article 4(1)(b) of Regulation 
(EC) No 1049/2001 
With  regard  to  the  documents  to  which  partial  access  may  be  granted,  a  full  disclosure  is 
prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the 
following personal data: 

other  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person,  such  as 
professional background, role, country they represent etc. 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation  does  not  allow  the  transmission  of  these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for a 
specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the legitimate 
interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not  express  any 
particular interest to have access to these personal data nor do you put forward any arguments to 
establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Consequently,  pursuant to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  cannot be 
granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to obtain access 
thereto for a purpose in the public interest has not been sufficiently substantiated and there is no 
reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced 
by disclosure of the personal data concerned. 
 
b.  Protection of the commercial interests of a legal person  - Article 4(2), first indent, 
of Regulation (EC) No 1049/2001  
Documents  containing  commercially  sensitive  information  whose  full  disclosure  would 
undermine  the  protection  of  the  legitimate  interests  of  companies  are  covered  by  the 
exception of the protection of commercial interest (Article 4(2), first indent, of Regulation 
(EC) No 1049/2001).  
Such  documents  contain  references  to  sensitive  business  information  of  the  company,  its 
 

 
subcontractors  and  affiliated  companies,  such  as  scientific  information  on  the  vaccine,  its 
price,  the  schedule  to  deploy  the  vaccine,  its  production  capacity,  its  know-how,  the 
involvement  of  experts  or  partners,  business  strategies,  and  other  information  carrying  a 
commercial value.  
The  full  disclosure  of  the  requested  documents  would  undermine  not  only  the  commercial 
interest of vaccines manufacturers, but also the decision-making process of the Commission, as 
it  would  reveal  preliminary  views  and  policy  options  related  to  the  COVID-19  vaccines’ 
strategy,  which  are  currently  under  consideration  by  the  Commission  and  the  Member  States, 
being  vaccinations’  campaign  still  ongoing.  The  exception  laid  down  in  Article  4(3)  first 
subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 applies to the documents identified above. 
6. Reuse of disclosed documents 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission or 
by public and private entities on its behalf based on the  Commission Decision on the reuse of 
Commission documents3
. You may reuse the documents disclosed free of charge and for non-
commercial and commercial purposes, provided that the source is acknowledged and that you do 
not distort the original meaning or message of the documents. Please note that the Commission 
does not assume liability stemming from the reuse. 
Please  note  that  some  of  the  documents  entail  preliminary  drafts,  which  do  not  reflect  the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Please  also  note  that  the  disclosure  is  without  prejudice  to  the  rules  on  intellectual  property, 
which may limit your right to reproduce or exploit the released documents without the agreement 
of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual  property  right  on  them.  The  European 
Commission does not assume any responsibility from their reuse. 
Finally,  please  note  that  some  of  the  documents  were  drawn  up  for  internal  use  under  the 
responsibility of the relevant services of the Directorate-General for Health and Food Safety. It 
solely  reflects  the  services’  interpretation  of  the  interventions  made  and  do  not  set  out  any 
official position of the third parties to which the documents refer, which were not consulted on 
their content. They do not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
7. Means of redress 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position,  also  in 
relation to this specific reply. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
                                                      
3 Commission Decision 2011/833/EU of 12 December 2011 on the reuse of Commission documents, OJ L 330, 14.12.2011, 
p. 39–42. 
 

 
 
 
 


 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
 
Pierre DELSAUX  
Director General  
 
 
 
Electronically signed on 12/04/2022 11:24 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121

Document Outline