Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Validation of PIC number 953115696 in the Participant Portal'.




 
EUROPEAN COMMISSION 
RESEARCH EXECUTIVE AGENCY 
  
Legal Affairs, Internal Control and Reporting 
1. 
 
Head of Sector  
 
Brussels,  
REA C0.1 
Dr Manuela Troschke 
xxxxxxxxxxxxxxxxx 
D – 83646 Bad Tölz 
Germany 
 
Sent by registered email to:  
                                                                                  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents - Ares(2020)7406624 
Dear Dr Troschke, 
We  refer  to  your  request  for  access  to  documents  submitted  to  the  Research  Executive  Agency 
(REA)  on  2  December  2020  and  registered  on  7  December  2020  under  reference  number 
Ares(2020)7406624. On 5 January 2021, REA extended the time-limit to deal with your request by 
15 working days.1 
 
A. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  application,  you  request  “…access  to  the  validation  FORM  the  LEAR  of  the  entity 
STIFTUNG ZUR ERFORSCHUNG VON OST- UND SUDOSTEUROPA’ has sent to REA.” 
This request is handled within the scope of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access 
to European Parliament, Council and Commission documents2. 
B.  
DISCLOSURE OF THE REQUESTED DOCUMENTS 
As a preliminary point, let me give you some clarifications on the information that you claim to 
have received from REA concerning the legal form of the above-mentioned entity (PIC number 
953115696). 
                                                 
1 Ares(2021)67299 
2 Regulation (EC) N° 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access 
to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L145, 31.05.2001, page 43, hereinafter “Regulation 
N° 1049/2001. 
 
Agence exécutive pour la recherche, B-1049 Bruxelles / Uitvoerend Agentschap Onderzoek, B-1049 Brussel – Belgium. Telephone: 
(32-2) 299 11 11. 
Office: COV2-08/28 - Tel. direct line (32-2) 2991510  - Email: xxxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

 
In  your  message  of  2  December  2020,  you  stated  that  “on  October  13th,  2020…  rea.acces  to 
documtens  wrote  "dass  die  Organisation  mit  dem  PIC  953115696  Stiftung  zur  Erforschung  von 
Ost-und Südosteuropa heißt und eine Stiftung Bürgerlichen Rechts ist." They provided me with the 
link 

https://urldefense.com/v3/__https://stiftungen-
bayern.de/stiftung/19....where__;!!DOxrgLBm!TLAjWsrr1Aock4PRUmq8PbnRSPu812RgOCrAO4
50JAXP8Uyv7OjbnXLGXcgc2PDb9A0_$  
  this  information  is  given  that  the  entitiy  is  a  Stiftung 
Bürgerlichen  Rechts  (Private  Law  Body).  In  contrast,  REA  legal  informs  me  that  the  entitiy  is  a 
"Stiftung Öffentlichen Rechts" (Public Law Body) and is as such validated in the participant portal 
although the Statutes submitted to me by you name a "Stiftung Bürgerlichen Rechts" (Private Law 
Body).” 
 
On 22 October 2020, REA replied to your request of 14 October 20203 transmitted by the European 
Commission  (DG  RTD).  REA  suggested  you  that,  for  any  official  documents  attesting  the  legal 
status of the entuty, you should contact the relevant German authorities that issued such document. 
 
On 26 October 2020, you replied and insisted on receiving from REA an official document proving 
the existence of the entity from REA.  
 
REA  treated  the  latter  request  as  an  application  for  access  to  documents  falling  under  Regulation 
(EC)  No  1049/2001.  REA  identified  the  Statutes  of  the  entity  and  the  VAT  extract  as  documents 
under the scope of your request.  
 
On  24  November  2020,  REA  replied  and  provided  you  with  the  mentioned  documents4.  The  first 
document  (i.e.  Statutes  respective  Terms  of  Reference  for  Stiftung  zur  Erforschung  von  Ost-  und 
Südosteuropaforschung) was disclosed to you with the redaction of personal data in accordance with 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, whereas the second (i.e. the VAT document) was 
fully disclosed. The entity in question was validated as public law entity by REA in the participant 
register.  
 
On 26 November 2020, you asked if REA was in the possession of any documents supporting that 
the entity is a private law foundation. Since REA had no such documents, we informed you of it.  
 
Following your request of 2 December 2020 mentioned above under “scope”, we have identified the 
following document as related to your request: 
 
- Legal Entity Form (LEF) 
 
The REA Validation Services, which are responsible for validating the legal status of the entities in 
the participant register, consulted the entity in question on the disclosure as the LEF is a third-party 
document, in accordance with Article 4(4) of Regulation 1049/2001. 
 
Following this  consultation, on 29 December 2020, the entity stated that the LEF in possession of 
REA stating their public status was no longer valid and sent a new LEF stating their private status. 
 
                                                 
3 Ares(2020)5765863 
4 Ares(2020)7051031 


The reason why REA was not aware of the change of the legal status of the entity is that the Legal 
Entity Appointed Representative (LEAR) of the entity did not communicate such a change to REA. 
It  is  a  LEAR’s  obligation  to  inform  REA  of  any  changes  concerning  the  entity  and  to  send  the 
supporting documents via the Funding and Tender Opportunities Portal. 
 
Please be informed that the LEAR has now submitted the new documents (e.g. Statutes, VAT, etc.) 
and requested a change of status from ‘public’ to ‘private’. Once the new status is confirmed,  the 
change will be validated on the Funding and Tender Opportunities Portal. 
 
Having  examined  the  document  requested  under  the  provisions of Regulation  (EC) N° 1049/2001 
regarding  public  access  to  documents,  we  consider  that  the  LEF  can  be  disclosed  to  you  with  the 
redaction of personal data in accordance with Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
In accordance  with  Article 7(2) of Regulation  1049/2001, you are entitled to make a confirmatory 
application requesting the Director of REA to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to Mr Marc TACHELET, Director of REA, at the following address: 
Research Executive Agency 
Covent Garden building 
COV2 – 08/52 
Place Charles Rogier, 16 
1210 Brussels 
 
Or by e-mail to xxxx.xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
(Signed with  
Qualified Electronic Signature) 
Barbara KAMPIS 
      
Enclosure:   
 
- Legal Entity Form