This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'EASE and Artificial Intelligence Study'.




 
Ref. Ares(2020)7898951 - 23/12/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
Directorate C – Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
 
Brussels 
SG.C.1/TB/rc -  
By registered mail with AR 
Mr Peter Teffer 
Ekko Voorkamer 
Bemuurde Weerd WZ 3  
3513 BH Utrecht 
The Netherlands 
Copy by email:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2020/6149 
Dear Mr Teffer, 
I refer to your e-mail of 14 October 2020, registered on 15 October 2020, in which you 
make  a  request  for  access  to  documents,  under  the  above-mentioned  reference  number. 
Please accept our apologies for the late reply to your request. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You request access to, I quote:  
‘All e-mails, papers, proposals, and progress reports related to the ‘Electronic AccesS to 
European  Commission  Documents’  (EASE)  project,  including  but  not  limited  to  the 
'Artificial  Intelligence  Study'  ("whose  aim  is  to  identify  ‘use  cases’  where  artificial 
intelligence  techniques  could  simplify  the  handling  of  applications  for  access  to 
documents", according to the REPORT FROM THE COMMISSION on the application 
in  2019  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European 
Parliament, Council and Commission documents)’. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
The  Secretariat-General  of  the  European  Commission  has  identified  the  following 
documents as falling under the scope of your request: 
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
 
Memorandum of Understanding (MoU) on "Study on the use of Artificial 
Intelligence  techniques  for  the  electronic  access  to  Commission 
documents  (for  EASE  and  new  RegDoc  systems),  dated  27/06/2019, 
reference Ares(2019)4076912 (hereafter document 1); 
 
Addendum  to  the  Memorandum  of  Understanding  (MoU)  on  “Study  on 
the  use  of  Artificial  Intelligence  techniques  for  the  electronic  access  to 
Commission  documents  (for  EASE  and  new  RegDoc  systems)”,  dated 
09/10/2019, reference Ares(2019)6246514 (hereafter document 2); 
 
Business  Case  -  Electronic  Access  to  European  Commission  Documents 
(EASE), dated 07/02/2019 (hereafter document 3); 
 
Project Charter - Electronic Access to European Commission Documents 
(EASE), dated 04/07/2019 (hereafter document 4); 
 
Project  Status  Report,  reporting  period:  01/01/2019  to  31/01/2019 
(hereafter document 5); 
 
Project  Status  Report,  reporting  period:  01/05/2019  to  31/05/2019,  dated 
06/06/2019 (hereafter document 6); 
 
Project  Status  Report,  reporting  period:  01/09/2019  to  30/09/2019 
(hereafter document 7); 
 
Project  Status  Report,  reporting  period:  01/01/2020  to  31/01/2020,  dated 
24/03/2020 (hereafter document 8); 
 
Project  Status  Report,  reporting  period:  01/02/2020  to  29/02/2020,  dated 
24/03/2020 (hereafter document 9); 
 
Note  to  the  Legal  Service,  reference  Ares(2020)1968909,  dated 
07/04/2020 (hereafter document 10); 
 
Reply  from  the  Legal  Service,  reference  Ares(2020)2244932,  dated 
27/04/2020 (hereafter document 11); 
 
Electronic  Access  to  EC  Documents  (EASE)  Kick-off,  reference 
Ares(2018)5665150, dated 06/11/2018 (hereafter document 12); 
 
Minutes  of  Meeting,  reference  Ares(2019)661011,  dated  05/02/2019 
(hereafter document 13); 
 
Minutes  of  Meeting,  reference  Ares(2019)3561368,  dated  03/06/2019 
(hereafter document 14); 
 
Minutes  of  Meeting,  reference  Ares(2019)4984025,  dated  30/07/2019 
(hereafter document 15); 


 
 
Minutes  of  Meeting,  reference  Ares(2020)1858206,  dated  31/03/2020 
(hereafter document 16); 
 
Minutes  of  Meeting,  reference  Ares(2020)1858206,  dated  31/03/2020 
(hereafter document 17); 
 
Minutes  of  Meeting,  reference  Ares(2020)1858206,  dated  31/03/2020 
(hereafter document 18); 
 
Minutes  of  Meeting,  reference  Ares(2020)3490394,  dated  02/07/2020 
(hereafter document 19), which has the following annex: 

Project  Steering  Committee  meeting  -  presentation,  dated 
02/07/2020,  reference  Ares(2020)3490394  (hereafter  document 
19.1); 
 
Minutes  of  Meeting,  reference  Ares(2020)4881566,  dated  17/09/2020 
(hereafter document 20), which has the following annex: 

Project  Steering  Committee  meeting  -  presentation,  dated 
17/09/2020,  reference  Ares(2020)4881566  (hereafter  document 
20.1); 
 
Study  on  the  use  of  Artificial  Intelligence  techniques  for  the  electronic 
access  to  Commission  documents  (for  EASE  and  new  RegDoc  systems), 
dated 29/05/2019 (hereafter document 21); 
 
Architecture  Overview  -  Electronic  Access  to  Commission  Documents 
(EASE), dated 13/08/2020 (hereafter document 22); 
 
Article  “Almost  600  respondents  participated  in  the  consultation  on 
designing  an  online  platform  for  public  access  to  Commission 
documents”, dated 23/10/2018 (hereafter document 23); 
 
Statistics:  Public  access  to  the  documents  held  by  the  European 
Commission (hereafter document 24); and 
 
Description  of  Use  Cases  -  SG  Artificial  Intelligence  Study  (hereafter 
document 25). 
I can inform you that: 
  document 23 is publicly available under the following Internet address: 
 
https://ec.europa.eu/isa2/news/almost-600-respondents-participated-consultation-
designing-online-platform-public-access_en; 
 
  full access is granted to documents 19.1 and 24; 


 
  wide partial access is granted to the rest of the requested documents only subject to 
redactions due to the protection of personal data as per point (b) of Article 4(1) of 
Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out below. 
2.1.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)1,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data2  (hereafter 
‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC3 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.4 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.5 
                                                 

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 

OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  

OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk
, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 


 
The requested documents contain personal data such as the names, positions, email and 
office  addresses  and  telephone  numbers  of  persons  who  do  not  form  part  of  the  senior 
management of the European Commission. 
The names6 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.7 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request  for  access  to  documents,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to 
establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public 
interest. Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is 
a reason to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected in the requested documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such 
public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited  external 
contacts.  
                                                 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 



 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, access cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  point  (b)  of  Article  4(1)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  do  not 
include the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding 
public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting (further) partial access to the documents requested.  
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  wider  partial  access  is  possible  without 
undermining the interests described above. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
 
Secretariat-General 
 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
 
BERL 7/076   
B-1049 Brussels,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
Yours sincerely, 
Tatjana Verrier 
Director 
Enclosures: 26 

Electronically signed on 23/12/2020 10:42 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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