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Ref. Ares(2020)7898951 - 23/12/2020



Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
1.8 
05/02/2019 
 
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Date: 07/02/2019  
 3 / 29 
Doc. Version: 1.9 

Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
TABLE OF CONTENTS 
 
1  PROJECT INITIATION REQUEST INFORMATION ................................................................................. 5 
2  CONTEXT ......................................................................................................................................... 6 
2.1  Situation Description and Urgency ................................................................................................... 6 
2.2  Situation Impact ................................................................................................................................ 7 
2.3  Interrelations and Interdependencies ............................................................................................ 13 
3  EXPECTED OUTCOMES ....................................................................................................................14 
4  POSSIBLE ALTERNATIVES ................................................................................................................15 
4.1  Alternative A: Do Nothing ............................................................................................................... 15 
4.2  Alternative B: Using the Alaveteli solution ..................................................................................... 17 
4.3  Alternative C: Using CASE@EC ........................................................................................................ 18 
4.4  Alternative D: Develop a Building Blocks Based Solution ............................................................... 20 
4.5  Conclusion ...................................................................................................................................... 20 
5  SOLUTION DESCRIPTION .................................................................................................................22 
5.1  Legal Basis ....................................................................................................................................... 22 
5.2  Benefits ........................................................................................................................................... 22 
5.3  Success Criteria ............................................................................................................................... 22 
5.4  Scope .............................................................................................................................................. 23 
5.5  Solution Impact ............................................................................................................................... 23 
5.6  Deliverables .................................................................................................................................... 24 
5.7  Assumptions ................................................................................................................................... 24 
5.8  Constraints ...................................................................................................................................... 25 
5.9  Risks ................................................................................................................................................ 25 
5.10  Costs, Effort and Funding Source .................................................................................................... 26 
5.11  Roadmap ......................................................................................................................................... 27 
5.12  Synergies and Interdependencies ................................................................................................... 27 
6  GOVERNANCE .................................................................................................................................28 
6.1  Project Owner (PO) ......................................................................................................................... 28 
6.2  Solution Provider (SP) ..................................................................................................................... 28 
6.3  Approving Authority ....................................................................................................................... 28 
APPENDIX 1: REFERENCES AND RELATED DOCUMENTS .........................................................................29 
 
 
 
Date: 07/02/2019  
 4 / 29 
Doc. Version: 1.9 



Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
2  CONTEXT 
2.1  Situation Description and Urgency 
The  current  landscape  of  tools  supporting  the  submission  and  handling  of  applications  to 
access  to  Commission  documents  under  Regulation  1049/2001  is  fragmented  and  outdated. 
There  is  very  little  automation  as  there  are  various  channels  for  the  submission  of  the 
applications, consultation of the Member States and third parties and communication with the 
applicants. 
Moreover,  the  current  system  (GestDem)  is  cumbersome,  not  user-friendly  enough  and 
sustained by a technology (ColdFusion) which will no longer be supported by  DIGIT after the 
end  of  2020.  Applicants  have  very  limited  possibilities  to  search  and  retrieve  documents 
already partially or fully disclosed under Regulation 1049/2001 as such documents are not fully 
published. The applicants also do not have an overview or traceability of their requests while 
the Member States have no overview of the documents on which they have been consulted. 
On the side of Commission services who are responsible for replying to initial applications for 
access,  and  the  Secretariat-General,  which  is  responsible  for  confirmatory  applications1,  the 
current system does not provide  an all-in-one case-management system. It does not provide 
an overview of the workflow or the generation of the relevant statistics about the respect of 
deadlines, the types of replies given and the types of documents released. 
In  order  to  analyse  how  to  improve  the  business  processes  and  the  supporting  IT  tools  for 
submitting and handling requests for public access to documents, a comprehensive study was 
conducted  in  2018  in  the  context  of  the  ISA²  action  2018.05  ‘Electronic  access  to  European 
Commission documents - Study’. The outcomes of the study are: 
1.  ‘AS  IS’  analysis  [4]  -  The  project  team  analysed  the  IT  tools  and  business  processes 
currently  in  place  (‘AS  IS’)  for  handling  applications  for  public  access  to  documents, 
from  the  submission  of  the  applicant’s  request  up  until  the  final  answer  of  the 
Commission. 
2.  Stakeholder consultations [8] - A wide range of consultations was carried out in 2018 
in  order  to  gather  the  stakeholders’  views  and  suggestions  and  assess  the  business 
needs for the future IT system. 
3.  ‘TO  BE’  analysis  [5]  -  Based  on  the  results  of  the  consultations,  the  ‘TO  BE’  business 
process workflows were designed, covering both initial and confirmatory applications.  
The  overall  processes  cover  the  attribution  and  assessment  of  the  requests  for 
documents,  the  third-party  (including  Member  State)  consultations,  as  well  as  the 
dispatch of the reply to the applicant. 
Moreover, during the study, we have explored solutions to provide applicants, Member States, 
other EU institutions and third parties with a user-friendly interface to European Commission, 
and  to  enable  Commission  services  to  deal  with  these  stakeholders  in  an  efficient  and 
coherent manner. 
 
Volume of requests to be processed 
Annually,  the  European  Commission  receives  approximately  6000  initial  applications  and 
around 
300 
confirmatory 
applications 
to 
access 
to 
documents. 
Of these requests, about 77% come through the online form, 23% come through other means 
(e.g.  paper,  e-mail).  The  ‘AS  IS’  analysis  has  revealed  weaknesses  of  the  current  system:  too 
                                                            
1 In case of a partial or full refusal of the access to the documents at the initial stage, the applicant can 
file a confirmatory application in which the Secretariat-General conducts a fresh review of the case. 
Date: 07/02/2019  
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Doc. Version: 1.9 

Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
many manual processes; a lack of tools to ensure that citizens' applications are dealt with in a 
coherent and consistent manner. 
 
Objective and urgency 
The objective of the EASE (Electronic Access to European Commission Documents) project is to 
ensure  the  Commission  will  be  equipped  with  modern,  electronic  and  integrated  IT  tools 
allowing  the  submission  and  handling  of  the  requests  for  public  access  to  documents.  The 
solution  will  cover  the  public  interface  for  communicating  with  applicants,  the  internal 
workflows  within  the  European  Commission,  and  the  consultations  of  other  EU  Institutions, 
Member States and third parties, from the first request of the applicant to the final decision of 
the  Commission.  The  ultimate  goal  is  to  bring  the  EU  decision-making  process  closer  to  its 
citizens. 
The  urgency  of  the  project  is  also  justified  by  the  fact  that  the  current  tools  supporting  the 
public  access  to  documents  process  are  fragmented  and  are  sustained  by  a  technology 
(ColdFusion) which will no longer be supported by DIGIT as from 2021.  
Moreover, the current system, based on delivery by registered mail or by an  express courier 
service, has triggered criticism2 by the European Ombudsman and civil society, who consider it 
cumbersome  and  not  citizen-friendly  enough.  Therefore,  the  future  ‘access  to  documents’ 
process needs to become more efficient and more user friendly for the citizen so as to make 
the EU decision-making process more transparent in line with the Juncker Commission priority 
of ‘Democratic Change’. 
The  aim  of  the  future  IT  system  is  to  be  generic,  reusable  by  any  transnational,  national  or 
subnational administration managing requests from the public for access to documents.  
 
2.2  Situation Impact 
2.2.1  Impact on Processes and the Organisation 
The  main  objective  of  the  project  is  to  provide  an  information  system  that  enables 
streamlining of the access to European Commission documents processes across the different 
stakeholders.  
The  future  system  will  improve  the  workflows  linked  to  the  submission,  processing  and 
preparation of replies to requests for access to European Commission documents. It also aims 
to rationalise internal workflows and enhance consistency between replies.  
2.2.1.1  Impacts on the organisation's strategy 
The  Commission  services  spend  significant  resources  in  processing  requests  to  access  to 
documents. The current IT configuration provides limited support. Obtaining statistics and Key 
Performance Indicators is difficult and incomplete due to the absence of any categorisation of 
documents requested and released.  
The new IT system will enable the Commission services to have a better overview of the types 
of  documents  requested  and  released,  and  of  the  exceptions  invoked.  It  will  also  ensure 
increased  coherence  in  the  access  granted  to  the  same  or  similar  documents  requested  at 
different points in time, or by different Directorates-General or services. 
The new system will also provide for the systematic identification of personal data dealt with 
in  the  process  of  handing  applications  for  access  to  documents,  and  their  easy  retrieval  or 
                                                            
2 See decision in case 682/2014/JF 
Date: 07/02/2019  
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Doc. Version: 1.9 

Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
deletion at a later stage. It will thereby ensure compliance with the requirement, laid down by 
the new Data Protection Regulation 2018/1725, of ‘data protection by design’3. 
 
2.2.1.2  Impacts on the IT landscape 
The current landscape of tools supporting the public access to documents in possession of the 
European Commission is fragmented and many exchanges are not electronic:  
1.  The European Commission provides, as part of the Register of Commission Documents 
(‘RegDoc’), a web form allowing EU citizens and other beneficiaries to request access 
to the documents in possession of the European Commission.   
2.  The  NGO  Access  Info  Europe,  established  in  Madrid  in  2006,  provides  a 
separate/private  website,  AsktheEU,  in  which  access  to  information  and  access  to 
document requests  forwarded  by  e-mail  to  the  European  Commission  are  published. 
This  website  uses  the  Alaveteli  platform.  Documents  to  which  access  is  given  under 
Regulation 1049/2001, requests and the answers to the requests are made public on 
that website. The main disadvantages are that:  
a.  the  personal  data  contained  in  the  communication  between  the  European 
Commission and the applicant are published automatically, and 
b.  the system does not generate acknowledgments of receipt of the answers and 
the  documents,  which  are  critical  to  judge  whether  the  confirmatory 
application was submitted within the legal deadlines. 
3.  Today,  applicants  have  no  electronic  means  at  their  disposal  to  file  confirmatory 
applications (’appeals’ when an initial application is rejected or partially rejected).   
4.  Whereas  consultations  concerning  documents  originating  from  other  institutions  are 
conducted  via  e-mail  only,  consultations  of  Member  States  and  third-parties  are  not 
fully electronic:  
a.  Consultations  concerning  documents  originating  from  third  parties  are 
conducted  via  registered  mail  /  express  courier  delivery  (an  informal  copy  is 
provided by e-mail); 
b.  Consultations  concerning  documents  originating  from  Member  States  are 
delivered by hand and by e-mail.  
5.  All  written  exchanges  with  applicants,  Member  States,  third  parties  and  other  EU 
institutions are manually encoded afterwards in a different information system, which 
is called GestDem.  
6.  All (partially) negative initial replies are delivered by registered mail and by e-mail and 
all confirmatory decisions are notified to applicants via DHL by the Secretariat-General 
and by e-mail. 
7.  Notification/Consultation via registered mail or express courier delivery is required in 
order  to  ensure  the  traceability  of  communication  with  the  applicants,  third  parties 
and Member States. 
8.   The  Commission  extracts  statistics  from  GestDem,  but  these  are  incomplete,  as  the 
system does not allow for a systematic encoding of the types of documents requested, 
their subject matter, and the type of access granted. As a result, the Commission does 
not  have  an  overview  of  the  types  of  documents  to  which  access  if  most  often 
requested  and  the  type  of  access  that  is  generally  granted  to  specific  types  of 
documents. 
                                                            
3 The Commission’s Data protection Officer has proposed using the new system of a best practice 
example in this respect. 
Date: 07/02/2019  
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Doc. Version: 1.9 

Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
9.  Because  of  the  limited  document  categorisation  and  identification  functionalities  in 
Ares/GestDem, it can happen that access to a document partially released in the past 
is fully refused at a later stage, with negative consequences for the coherence of the 
Commission’s policy, its image and its position in legal proceedings. 
10. Units dealing with the treatment of initial and confirmatory applications for access to 
documents have in some cases set up tailor-made delay monitoring systems. There is 
no  central  overview  of  the  respect  of  the  deadlines  under  Regulation  1049/2001  at 
initial  and  confirmatory  level  and  the  time  taken  for  the  successive  steps  in  the 
process; 
11. If  applicants  asking  for  their  personal  data  processed  in  the  framework  of  the 
treatment of an application for access to documents, the Commission has to search for 
these data in various systems (email boxes, Ares/GestDem); 
12. Templates  and  guidance  on  the  use  of  the  various  exceptions  and  the  Commission’s 
administrative practice in this respect are available on MyIntracomm; 
13. There  is  no  corporate  tool  available  to  search  previous  decisions  and  documents 
released according to words appearing in the text; 
14. Adobe Acrobat Professional is currently used in order to redact selected parts of text 
falling under one or several exceptions of Regulation 1049/2001; 
15. The  Commission’s  electronic  translation  tools,  developed  by  the  Directorate-General 
for Translation, are used case-by-case in order to understand the scope of applications 
submitted in a language other than the languages mastered by the unit.   
This project aims to eliminate this fragmentation and implement a fully electronic, holistic 
solution for: 

filing initial and confirmatory applications;  

communicating with applicants throughout the application process;  

consulting Member States, other EU institutions and third-parties;    

replying to requests; 

making documents released under Regulation 1049/2001 available to the wider public; 

Identifying  documents  fully  or  partially  released  under  Regulation  1049/2001  and 
classifying  them  according  to  the  document  type  and  policy  area  concerned  (e.g. 
‘briefing’ related to ‘infringements’); 

Identifying, extracting and deleting (after expiry of the retention period) personal data 
processed when handling applications for access. 

a corporate delay monitoring system enabling to monitor the respect of the deadlines 
under Regulation 1049/2001; 

integrating reply templates into the system for handling applications; 

facilitating full-text search of previous decisions; 

incorporating  secure  text  redaction  tools,  with  automatic  full-text  search  capabilities 
for specific types of data (e.g. names; Member States’ acronyms); 

incorporating automatic text translation tools in order to enable a first assessment to 
be  made  of  the  scope  (e.g.  falling  under  Regulation  1049/2001  or  not)  of  new 
applications.. 
 
 
 
Date: 07/02/2019  
 9 / 29 
Doc. Version: 1.9 









Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
In  order  to  handle  applications  for  public  access  to  European  Commission  documents, 
Commission  staff  needs  to  exchange  information  with  applicants,  Directorates-General, 
Member States and other third parties. 
 
3  EXPECTED OUTCOMES 
The  main  objective  of  the  EASE  project  is  to  implement  a  one-stop-shop  for  submitting  and 
handling the applications for access to Commission documents under Regulation 1049/2001. . 
It  is  designed  to  tackle  the  issues  outlined  in  the  analysis  of  the  surveys  conducted  amongst 
Commission staff, the general public (including applicants), Member States and the unit in the 
European Parliament dealing with access to documents. 
The  solution  aims  to  provide  the  Commission  with  an  end-to-end  electronic  system  that 
supports  the  business  process  for  handling  initial  and  confirmatory  applications,  including 
better delay monitoring and more informative statistics. 
The  system  will  provide  applicants  with  a  streamlined  interface,  more  transparency  through 
e.g.  status  updates  and  more  powerful  tools  for  searching  and  accessing  exiting  documents, 
including those disclosed in previous applications for access to documents. 
Public administrations and European institutions will be able to make use of the functionalities 
developed for the new information system for their secure electronic exchange of information 
with the  Commission,  other institutions  and  Member  States,  thereby  facilitating  cooperation 
and reducing handling times. 
The  solution  will  leverage  synergies  with  existing  and  future  corporate  solutions  like 
Hermes/Ares/Nomcom  (HAN),  the  public  Register  of  Commission  Documents,  EULogin, 
eSignature, eSeal, eConfidentiality, Poetry, Secunda/MAUS. 
 
 
Date: 07/02/2019  
 14 / 29 
Doc. Version: 1.9 



Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
  The paper-based communication of replies 
(by  registered  mail  and  express  courier 
service)  has  been  criticised  by  the 
European  Ombudsman  and  civil  society, 
affecting  negatively  the  Commission’s 
pursued  image  as  a  ‘modern’  and 
‘transparent’ administration. 
 
4.1.3  Qualitative Assessment 
This alternative would maintain the current status quo, with the severe limitations in term of 
transparency, quality and high workload for all users. 
This alternative provides a limited set of features for all users. It supports a limited subset of 
the requested features. Notably, it does not cover the confirmatory request workflow and has 
limited support for the internal workflows in the Commission. 
DIGIT will cease support to ColdFusion in 2021.  
Factoring in all considerations, we conclude that this is not a viable alternative. 
 
 
 
 
Date: 07/02/2019  
 16 / 29 
Doc. Version: 1.9 





Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
  Trained  resources  pose  a  retention  risk 
due  to  financial  constraints  and  market 
demand. 
4.3.3  Qualitative Assessment 
This tool is a corporate case management product initiated by DG COMP. The purpose of this 
product  is  to  evolve  in  the  coming  years  to  become  a  standard  tool  for  the  Directorates-
General. 
The  tool  uses  a  fee-based  approach  and  an  inherent  dependence  on  IBM’s  pricing  and 
assistance policy.  
A  solution  based  on  CASE@EC  could  cover  an  important  part  of  the  workflows  employed  by 
the European Commission. The features used by applicants or by other external stakeholders 
require complementary implementations. 
CASE@EC team aims to deliver to production in 2022, giving priority to  Directorates-General 
members of the Inter-service Working Group6. This approach, coupled with the specific skillset 
required  to  deliver  a  solution,  implies  a  realistic  delivery  for  Unit  SG.C.1  –  Transparency, 
Document Management & Access to Documents around 2022. This schedule is not in line with 
the time constraints of the EASE project to be delivered partially in 2019 and in full in 2020. 
The primary  weakness  of CASE@EC  is  its  incompatibility  with the  business  processes  used  in 
the handling of applications to access to documents. The handling of such applications requires 
a  workflow  based  on  well-defined  and  pre-established  steps.  In  contrast,  CASE@EC  is  case-
based.  
Taking into account all above factors, we conclude that CASE@EC is not a viable alternative. 
 
 
 
                                                            
6 Inter-service Working Group is composed of: DG COMP (chair), OLAF, DG AGRI, DG MARE, DG TRADE, 
DG BUDGET 
Date: 07/02/2019  
 19 / 29 
Doc. Version: 1.9 





Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
5  SOLUTION DESCRIPTION 
5.1  Legal Basis 
  Article 15(3) TFEU,  
  Regulation 1049/2001,  
  Regulation 1367/2006,  
  Regulation 1725/2018,  
  Commission Decision 2001/937/EC. 
 
5.2  Benefits 
The following benefits have been identified: 
  The  solution  will  offer  a  new  set  of  features,  such  as  workflow  management  with 
regard  to  initial  and  confirmatory  requests  and  data  protection  by  design.  It  will 
improve  existing  workflows  (e.g.  search  facilities,  interactions  with  third  parties  and 
applicants,  elaboration  of  informative  statistics).  It  will  help  the  Commission  to 
increase its productivity (do more with same amount of resources). 
  Implementing  features  requested  by  stakeholders  such  as  search  and  retrieval  of 
previous  replies  and  previously  released  documents,  automated  communications  via 
templates, would contribute to reducing the response times. 
  Enhanced  feedback  to  applicants  and  easier  access  to  already  available  documents 
would lead to enhanced transparency. 
  Improved  reporting  and  feedback  to  users  will  help  increase  the  quality  of  service. 
Business-driven  built-in  reporting  capabilities  for  key  indicators  will  facilitate  the 
monitoring of the quality of replies and the respect of the legal deadlines. 
  Implementing an end-to-end electronic workflow will decrease operational expenses 
(e.g.  postage)  Using  state-of  the  art  technologies  will  also  contribute  to  lowering 
system  maintenance  costs,  and  reinforce  the  Commission’s  image  as  a  modern  and 
transparent public administration. 
  The proposed solution seeks to leverage synergies with corporate solutions. We have 
identified  potential  interactions  with  ARES  and  public  registers  of  Commission 
documents) 
 
5.3  Success Criteria 
The project will be considered a success if the IT solution will cover the ‘TO-BE’ workflows in an 
efficient  manner.  Success  criteria  are  defined  for  the  project,  independent  on  the  selected 
solution.  The  Project  Steering  Committee  will  use  following  Key  Performance  Indicators  to 
measure its success: 
  Wide uptake and positive evaluation of the new IT system by Commission staff (75 % 
satisfied or very satisfied); 
  Wide  uptake  by  citizens  of  the  new  means  of  communicating  with  Commission 
services  on  applications  for  access,  resulting  in  only  5%  of  requests  lodged  by  non-
electronic means; 
  20 % reduction in the time needed for the administrative handling of applications for 
access; 
Date: 07/02/2019  
 22 / 29 
Doc. Version: 1.9 









Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
5.11  Roadmap 
This project will follow agile principles for building the IT solution. Agile sprints will be of 2-4 
weeks. 
Initiating Phase:  
 
Definition of the context, impact and outcomes of the  envisaged solution       
2018 
Business Case approved  
Q1 2019 
Project  Charter  approved  by  the  Information  Technology  and 
April 2019 
Cybersecurity Board    
Planning Phase:  
 
Project planning artefacts approved     
April 2019 
Security Plan 
2020 
Executing Phase:  
 
Request for new Website to DG COMM  
June 2019 
Architecture Overview 
June 2019 
Public Portal and Requests Management system (Version 1) 
Q4 2019 
Public Portal and Requests Management system (Version 2) 
Q4 2020 
Closing Phase:  
 
Project completed       
Q4 2020 
 
5.12  Synergies and Interdependencies 
The Project Support Team has identified an array of components for the proposed solution: 
  The system will use HAN to reference relevant documents 
  EU Login facilitate users' access to a wide range of Commission information systems 
  Compass  Corporate  provides  multiple  features  e.g.  workflow  engine,  document 
management 
  EU Send  will help the system with secure data delivery in order to integrate with other 
stakeholders’ systems 
  eSignature/eSeal provide mechanisms for creating and verifying electronic signatures 
  eTranslation provides machine translation capabilities to help stakeholders exchange 
information across language barriers  
  Secunda/EU Access provides user authorisation management 
  Corporate Search for the search of documents 
The landscape of corporate solutions is evolving continuously. Thus, Project Support Team will 
monitor for relevant components and propose them to the Project Steering Committee as they 
become available.  
The  solutions  developed  in  this  project  will  be  shared  with  other  Directorates-General  or 
external stakeholders that may be interested in extending the system with new features or in 
integrating components in their own workflows. 
 
 
 
Date: 07/02/2019  
 27 / 29 
Doc. Version: 1.9 

Electronic Access to European Commission Documents (EASE) Business Case 
6  GOVERNANCE 
6.1  Project Owner (PO) 
The Project Owner is 

 SG.C.1 - Transparency, Document 
Management & Access to Documents. 
 
6.2  Solution Provider (SP) 
The Solution Provider is 

 SG.C.5 - Digital Solutions & Process 
Efficiency. 
 
6.3  Approving Authority 
The Approving Authority is the IT and Cybersecurity Board. 
 
Signature of the approving authority …………………………… Date ………………………… 
Date: 07/02/2019  
 28 / 29 
Doc. Version: 1.9