This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Guidance on how to handle and process access to documents'.

Fiche 9    Third-parties' personal data (names, signatures, contact details, ...) 1 
Main issues: 
Documents fully or partially released under Regulation (EC) No 1049/2001 may contain the personal data of staff of outside 
entities2 and/or of other individuals external to the Commission.  
As regards signatures and other personal data, access is in principle denied unless specific conditions are fulfilled.  
Current administrative practice: 
  Names of outside individuals, who are not public figuresacting in their public capacity, are normally withheld
unless the following (successive) conditions are fulfilled4: 
o  the applicant substantiates a necessity for a specific purpose in the public interest5 (demonstrated 
by express and legitimate justifications or convincing arguments) to obtain access to these names;  
o  the institution considers that there is no reason to think that the transmission would prejudice the 
legitimate rights of the individuals concerned (for instance, if the data subject has unambiguously 
given his/her consent or his name is proactively published under the applicable rules6)7;  
o  or,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be 
prejudiced,  the  institution  considers  the  transmission  proportionate  for  the  specific  purpose 
brought  forward  by  the  applicant,  after  having  demonstrably  weighed  the  various  competing 
interests;  there  must  be  no  less  invasive  measures  available,  taking  into  account  the principle  of 
If these conditions are not fulfilled, services should redact the respective names with reference to Article 4(1)(b) of 
Regulation (EC) No 1049/20018. The same applies to functions to the extent that these enable the individuals to be 
  If consultations are not possible for lack of time or other practical constraints, the institution has to assess the 
possible  prejudice  and  weigh  the  various  competing  interests  based  on  the  information  available,  and  taking 
into account whether the individuals concerned have, in their personal capacity, an institutionalised role in the 
EU’s  policy-making  process9.  In  case  of  doubt,  it  is  advisable  to  err  on  the  side  of  caution,  so  as  to  avoid 
potentially  adverse  consequences  for  the  data  subject  concerned  of  which  it  has  not  been  possible  to 
substantiate  the likelihood and magnitude set off against the purpose of the transmission.  
  Hand-written signatures are withheld following a similarly restrictive approach regardless of the person's level 
of seniority. This is justified by the specific risks (forgery, identity theft) involved. 
1   As regards the names and functions of Commission staff, a specific Guidance note exists. 
2   Private company/ firm, NGO, association, other institution, body, agency, Member State, third country, international organisation.  
3   As regards the names of a public figure acting in his or her public capacity (such as President, Head of State, Minister, State Secretary,  
Ambassador,  Permanent  Representative,  head  of  the  regional  administration,  mayor, Ombudsman,  MEP,  Secretary-General,  Director-
General,  etc.),  their  names  are  in  principle  disclosed,  as  indicated  by  the  2010  opinion  of  the  European  Data  Protection  Supervisor. 
Principal Church officials such as Cardinals, the Apostolic Nuncios (Heads of the Mission of the Holy See to the European Union or to other 
countries), the Archbishop of Canterbury (who is the principal leader of the Church of England) etc. are also considered public figures; their 
names are in principle disclosed. On the contrary, the names of lower church officials should be protected. 
4   As required by Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725. 
5   As specified in Recital 28 of Regulation (EU) 2018/1725, ‘[t]he specific purpose in the public interest could relate to the transparency of 
Union institutions and bodies’. 
6   This is, for instance, the case as regards the publication of the names of self-employed individuals in the Transparency Register. 
7   If  the  applicant  has  not  established  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest,  the 
institution does not have to examine the absence of any prejudice to the person's legitimate interests. 
8   Cf.  standard  letter  “Partial  access  personal  data  redacted  EU  EEA  third  countries",  available  on  the  dedicated  website:   
9   As was the case for the expert groups to which the Borax and ClientEarth Judgments related. 

  The same applies to contact details (address, telephone number,…) and other personal data as defined in point (1) 
of Article 3 of Regulation (EU) 2018/172510. 
  Case T-121/05, Borax v Commission, judgment of 11 March 2009; 
  Case C-28/08 P, Bavarian Lager v Commission, judgment of 29 June 2010; 
  Case C-127/13, Strack v Commission, judgment of 2 October 2014;  
  Case C-615/13, ClientEarth v EFSA, judgment of 16 July 2015; 
  Case T-115/13, Gert-Jan Dennekamp v Commission, judgment of 15 July 2015; 
  Joined  Cases  T-639/15  to  T-666/15  and  T-94/16,  Psara  et  al.  v  European  Parliament,  judgment  of  25  September 
Reference documents/links: 

  Examples of confirmatory decisions and a summary of relevant case-law are available on the Commission's access-
to-documents webpages on My Intracomm11; 
   The full text of judgments of the EU Courts can be consulted on the website of the ECJ: 
Mise à jour : 30 March 2020 
10   The two last bullet points apply to information which is not yet in the public domain. If names are released, the other personal data in the 
documents requested which are already in the public domain can also be released.