Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'The 151th-180th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2020)7043344 - 24/11/2020
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
Brussels, 31.7.2019 
C(2019) 5880 final 
 
 
 
 
  
1018WV Amsterdam 
Netherlands 
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/2365 

Dear 

I refer to your email of 12 July 2019, registered on the same day, in which you submit a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
On 16 April 2019, you submitted an initial application for access to ‘[f]ull version of the 
informal  meeting  minutes  of  the  Code  of  Conduct  Group  [on]  Business  Taxation 
(excl[uding] subgroups) related to 2016 (2nd half), 2017, 2018 and 2019’.  
Your request was attributed to the Directorate-General for Taxation and Customs Union 
for reply. 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 

Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 

The  European  Commission  identified  21  documents  as  falling  under  the  scope  of  your 
initial  application3.  In  its  initial  reply  of  27  June  2019,  the  Directorate-General  for 
Taxation and Customs Union granted: 
-  wide partial access to 12 documents (documents 2, 3, 6, 7, 9, 12, 14-18 and 19), 
subject to the redaction of personal data based on the exception protecting privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  provided  for  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001; 
-  partial  access  to  nine  documents  (documents  1,  4,  5,  8,  10,  11,  13,  20  and  21). 
The  partial  refusal  was  based  on  the  exceptions  protecting  the  public  interest  as 
regards  the  financial,  monetary  and  economic  policy  of  the  Community  or  a 
Member  State,  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  and  the  institution’s 
decision-making  process,  provided  for  in,  respectively,  Article  4(1)(a),  fourth 
indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  Article  4(1)(b)  of  that  regulation  and 
Article 4(3), first subparagraph, of the said regulation, 
 
On 12 July 2019, you submitted the confirmatory application.  
I note, however, that in that application you underline that it relates, I quote, ‘[…] only to 
the 2019 doc[uments] (in the [initial reply] letter, doc[uments] 19 to 21’. Consequently, 
through  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  the  position  of  the 
Directorate-General for Taxation and Customs Union, only as far as documents 19-21 are 
concerned. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following  that  review,  I  can  inform  you  that  further  partial  access  is  granted  to  the 
documents  concerned.  Indeed,  following  the  examination  of  the  contents  of  these 
documents,  the  further  access  is  granted  to  one  additional  part  of  document  19, 
previously  withheld  based  on  the  exception  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual).  Further  access  is 
also granted to the parts of documents 20 and 21, previously withheld on the basis of the 
exception  in  Article  4(3),  first  subparagraph,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
(protection of institution’s decision-making process).  
With  regard  to  the  remaining  undisclosed  parts  of  these  documents,  I  confirm  the 
position of the Directorate-General for Taxation and Customs Union.    
Indeed,  the  undisclosed  personal  data  included  in  documents  19-21,  still  requires 
protection under the exception in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 and 
                                                 
3  
The list of the documents containing their titles and reference numbers was provided in the reply of 
the Directorate-General for Taxation and Customs Union of 27 June 2019. 


the  relevant  part  of  document  21,  has  to  be  withheld  by  virtue  of  Article  4(3),  first 
subparagraph, of that regulation.  
The detailed reasons are set out below.  
I  also  note  that  the  relevant  parts  of  document  21,  as  explained  by  the  Directorate-
General for Taxation and Customs Union  in its initial reply, contain information falling 
outside  the  scope  of  your  initial  application  and  consequently,  they  were  redacted  as 
such.  The  redacted  version  of  that  document  disclosed  in  this  decision,  contains 
indication which parts were redacted as out of scope.   
2.1  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘the  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy  and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
The  Court  of  Justice  ruled  in  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager),4  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data5  (hereafter 
‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable. 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed  by  the  above-mentioned  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the  processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data.6 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) No 2018/1725. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. 
The  undisclosed  parts  of  the  requested  documents  contain  the  names  and  surnames  of 
staff  members  of  the  European  Commission  not  holding  any  senior  management 
position. This information clearly constitutes personal data in the sense of Article 3(1) of 
Regulation (EU) No 2018/1725 and in the sense of the Bavarian Lager judgment7. 
                                                 
4   Judgment  of  the  Court  of  29  June  2010,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 59 (hereafter ‘Bavarian Lager’).  
5   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  

Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 

Bavarian Lager, cited above, paragraph 70. 


Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation  (EU) No 2018/1725, ‘personal  data shall only 
be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance with the requirements of Article 5 of Regulation (EU) No 2018/1725, can the 
transmission of personal data occur. 
Furthermore, in Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution 
does not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.8 
This is also clear from Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, which requires that 
the necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case 
that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
Neither  in  your  initial,  nor  in  your  confirmatory  application,  have  you  established  the 
necessity of disclosing any of the above-mentioned personal data.  
Consequently,  I consider that the necessity for the transfer of personal data (through its 
public  disclosure)  included  in  the  documents  concerned  has  not  been  established. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected 
in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure 
would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
                                                 
8   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,          
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


2.2  Protection of the decision-making process 
Article 4(3), first subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘[a]ccess 
to a document, drawn up by an institution for internal use or received by an institution, 
which relates to a matter where the decision has not been taken by the institution, shall be 
refused  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution's 
decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
The relevant undisclosed part of document 21 contains information relating to the actions 
taken by the Member State to address the issue of compliance with the 2000 guidance on 
rollback  and  standstill.  Indeed,  the  redacted  part  contains  the  reference  to  the  internal 
discussion  with  the Member  State  concerned  concerning  the  legislative  initiatives  to  be 
undertaken  in  that  context.  These  discussions  are  still  ongoing  and  consequently,  the 
initiatives have not yet materialised as the adopted legislation.  
Public disclosure of this information would undermine, as explained in the initial reply of 
the  Directorate-General  for  Taxation  and  Customs  Union,  the  working  of  the  Code  of 
Conduct  Group  on  Business  Taxation.  Indeed,  as  the  result  of  such  disclosure,  the 
European  Commission  would  encounter  difficulties  in  receiving  such  informal  updates 
from  the  Member  States  and  the  information  received  would  be  limited  to  the  standard 
formal  exchanges.  It  needs  to  be  underline  that  the  atmosphere  of  mutual  trust  and 
confidentiality is instrumental for the proper functioning of the above-mentioned Group.  
The  disclosure  of  the  information  in  question  would  affect  that  atmosphere  and 
consequently,  the  effectiveness  of  Group’s  decision-making  would  be  seriously 
undermined.  
Therefore, the withheld part of document 21 requires protection under Article 4(3), first 
subparagraph, of Regulation (EC) No 1049/2001.  
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not  include  the 
possibility  for  the  exception  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 
The  exception  laid  down  in  Article  4(3)  of  Regulation  (EC) No 1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  refer  to  any  particular  overriding  public 
interest  that  would  warrant  public  disclosure  of  the  redacted  information  included  in 
document 21.   
Nor  have  I,  based  on  my  own  analysis,  been  able  to  identify  any  elements  capable  of 
demonstrating  the  existence  of  a  public  interest  that  would  override  the  need  to  protect 
the  decision-making  process  falling  under  the  exception  provided  for  in  the  first 
subparagraph of Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001.