This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The 151th-180th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2020)7043344 - 24/11/2020
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 31.7.2019 
C(2019) 5893 final 
Corporate Europe Observatory 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Bruxelles 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/0939 

Dear 
 
I refer to your letter of 17 May 2019, registered on the same day, in which you submit a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation (EC) No 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial application of 14 February 2019, addressed to the Directorate-General for 
Environment,  you  requested  access  to  ‘a  list  of  all  lobby  meetings  held  by  DG 
Environment  since  31  May  2018  where  single-use  plastics  were  discussed.  The  list 
should  include  the  names  of  the  individuals  and  organisations  attending;  the  date;  and 
any  minutes  /  notes  produced.  I  would  additionally  like  to  receive  any  emails  or  other 
correspondence related to these meetings’. 
The  European  Commission  has  identified  a  list  of  meetings  and  several  documents 
related to these meetings.  
In its initial reply of 15 May 2019, the Directorate-General for Environment granted full 
access  to  the  list  and  wide  partial  access  to  21  documents  subject  to  the  redaction  of 
personal  data  based  on  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  mentioned 
above.  
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
However, access was refused to the following two documents based on the exception of 
the  first  indent  of  Article  4(2)  (protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal 
person, including intellectual property) of Regulation (EC) No 1049/2001: 
–  List item no. 18: a document prepared by PricewaterhouseCoopers and submitted to 
the  meeting  of  Unit  B.1  of  Directorate-General  for  Environment  with  Coca-Cola 
European  Partners  on  23  November  2018,  reference  Ares(2018)6211158  (hereafter 
‘document 1’); and 
–  List  item  no.  22:  a  document  prepared  by  TetraPak  for  its  meeting  of 
 
 and Unit B.1 of Directorate-General for Environment on 30 November 
2018,  reference  Ares(2018)6236948  (hereafter  ‘document  2’,  document  1  and 
document 2 hereafter together ‘requested documents’ ).  
In  your confirmatory application,  you request a review of the initial decision in relation 
to  these  two  documents  only.  You  do  not  contest  the  redaction  of  personal  data. 
Therefore, the scope of the confirmatory review is limited to the requested documents.  
You  support  your  request  with  detailed  arguments,  which  I  will  address  to  the  extent 
necessary in the corresponding sections below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Please  note  that  as  the  requested  documents  originated  from  third  parties,  the 
Commission had to consult, in line with Article 4(4) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
these third parties as originators of the requested documents.  
Following this review, I can inform you that: 
–  full access is granted to document 1; and 
–  wide  partial  access  is  granted  to  document  2  subject  to  redactions  based  on  the 
exception of the first indent of Article 4(2) (protection of commercial interests of a 
natural  or  legal  person,  including  intellectual  property)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, for the reasons set out below.  
The  first  indent  of  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property’. 
 
 


 
The redacted data in document 2 outline the breakdown of investment that an individual 
company  foresees  in  order  to  achieve  compliance  with  new  regulations.  Disclosing 
information on the expected compliance cost of a single market player would affect the 
competitive position of that company vis-á-vis its competitors, as it would reveal details 
of its financial planning in the context of its compliance strategy. In particular, it would 
reveal  the  breakdown  of  its  development  spending,  capital  investment  and  human 
resources devoted to compliance in each of the different phases of the production: project 
and  concept  definition,  prototype  development,  product  validation  and  global 
deployment. Such disclosure might have significant effects in relation to the competitive 
position of the company.  
As  the  Court  of  Justice  established,  ‘information  may  be  considered  to  be  sensitive 
commercial information the disclosure of which would be likely to harm the commercial 
interests of the undertakings operating such facilities, since such data is significant of the 
costs borne by the undertakings concerned and, by therefore, their competitive position’.3 
Thus, the case-law confirms that certain parts of document 2 cannot be disclosed without 
undermining the protection of the commercial interests of the company concerned.  
Therefore, I  conclude that partial access  can be granted to document 2 by redacting the 
data that form part of the predicted compliance cost analysis of the company concerned.  
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exceptions  laid  down  in  the  first  indent  of  Article  4(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 must be waived if there is an overriding public interest in disclosure. Such 
an  interest  must,  firstly,  be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by 
disclosure. 
In  your  confirmatory  application,  you  argue  that  ‘[t]he  issues  relating  to  tethered  caps, 
packaging sizes,  and which products  were to  be  regulated, were very significant  during 
the negotiations on the Commission’s single use plastics proposal, and we are aware that 
substantial lobbying went on, demonstrating that there is a strong public interest for such 
information to be in the public domain.’ 
The  above  considerations  do  not  prove  that  the  disclosure  of  the  withheld  parts  of 
document  2  constitute  an  overriding  public  interest  that  outweighs  the  interest  of  the 
company concerned to protect its commercially sensitive data, which, if disclosed, would 
actually and non-hypothetically risk to cause damages to the company concerned.  
4. 
PARTIAL ACCESS 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  partial  access  has 
been granted to document 2.  
                                                 
3   Judgment  of  the  General  Court  of  11  July  2018,  Rogesa  v  Commission,  T-643/13,  EU:T:2018:423, 
paragraph 77.