This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Authorizations Jones'.




 
Ref. Ares(2020)7543481 - 11/12/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
HUMAN RESOURCES AND SECURITY 
 
  The Director-General 
Brussels, 11 December 2020 
HR/GI 
Ms Belén BALANYÁ 
CEO 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Brussels 
By  email:  ask+request-8716-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject:  
Your application for access to documents – Ref /GestDem No 2020/6533 
Dear Ms Balanyá, 
I refer to  your e-mail, dated 29 October 2020 and registered on 30 October 2020 under 
reference number 2020/6533, in which you make a request for access to documents. 
Your  request  concerns  "[…]  am  requesting  documents  which  relate  to  any  article  16, 
article  12B  and  article  40  (staff  regulations)  applications  made  by  Christopher  Jones, 
former deputy Director General of DG Energy. In particular, I request a note of all Mr. 
Jones' job titles at the Commission including dates held; copies of any application(s) that 
he has made under article 12b, 16 and 40 to undertake a new professional activity; and 
all documents (correspondence, emails, meeting notes etc) related to the authorisation of 
the new role or roles.."
 
I have examined your request under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 of 
the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to 
European Parliament, Council and Commission documents. 
I understand that your request refers to documents relating, firstly, to the new roles and 
new  professional  activities  of  Mr  Christopher  JONES  after  leaving  the  service  in  line 
with Article 16 of the Staff Regulations1 (SR). And, secondly, I understand that you refer 
to  the requests submitted by staff members in  the context  of Article 12b  SR in  relation 
with  Article  40  SR,  that  means  a  staff  member  request  to  perform  an  outside  activity 
(Article 12b SR) while he or she is on leave on personal ground (Article 40 SR).  
In this context, the documents identified in the framework of your request are:  
                                                 
1     Consolidated text: Regulation No 31 (EEC), 11 (EAEC), laying down the Staff Regulations of Officials 
and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Economic Community and the 
European Atomic Energy Community 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: SC11 09/012 - Tel. direct line +32 229-90515 
 
 
xxxxxxx.xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
  a  document  extracted  from  the  relevant  staff  database  listing  the  job  titles  of  Mr 
Jones; 
  a first declaration form submitted by Mr Jones on 20 August 2018 in the framework 
of Article 16 SR and the related decision from the Appointing Authority; 
  a  second  declaration  form  submitted  by  Mr  Jones  on  20  August  2018  in  the 
framework of Article 16 SR and the related decision from the Appointing Authority, 
  Notes and e-mail exchanges within Commission services and between Commission 
services  and  Mr  Jones  pertaining  to  the  underlying  internal  procedures  concerning 
this type of requests for authorisation.  
In  accordance  with  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  it  is  the 
Commission's  obligation  to  ensure  that  the  privacy  and  the  integrity  of  the  EU  staff 
member  concerned,  including  in  his  professional  capacity,  are  correctly  protected.  The 
documents  you  requested  contain  personal  data  relating  to  the  past  and  present 
occupational activities of Mr Jones, the disclosure of which would entail a transmission 
of personal data falling under the provisions of Regulation (EU) 2018/17252.   
In the case EC v Bavarian Lager3, the Court of Justice ruled that when a request is made 
for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EU)  2018/1725  becomes 
fully applicable4. Pursuant to Article 9(1)(b) of that Regulation, personal data shall only be 
transferred to recipients if they established the necessity of having the data transferred to 
them  and  if  there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned might be prejudiced. 
In  your  request  you  did  not  establish  the  necessity  of  having  the  data  transferred  and  I 
consider that the legitimate interests of the individual concerned would be prejudiced by 
the disclosure of his personal data. Consequently, I consider that the exception provided 
for  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  applies  to  all  the  identified 
documents.  
As for the correspondence between the Commission services and Mr Jones, in addition to 
the  protection  of  personal  data,  the  second  subparagraph  of  Article  4(3)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  applies.  That  exception  is  related  to  the  protection  of  the 
Commission's  decision-making  process  even  after  the  decision  of  the  Appointing 
Authority  has  been  taken.  As  no  overriding  public  interest  in  disclosure  has  been 
identified in the present case, that exception to the right of access cannot be waived. 
While  I  have  also  considered  the  possibility  of  granting  partial  access  on  the  basis  of 
Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have concluded that this would equally 
undermine the protection of personal data. 
Against this background, in order to address your query to the extent possible, and after 
having  consulted  and  with  the  agreement  of  Mr  Jones,  I  can  nevertheless  provide  you 
                                                 
2   Regulation (EU) No 2018/1725 of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to 
the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement of such data (OJ L 295, 21.11.2018, p. 39). 
3   Judgment  of  29  June  2010,  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 59.  
4   This judgment specifically cited Regulation (EC) No 45/2001, which was repealed by Regulation (EU) 
2018/1725. In accordance with Article 99 of that latter Regulation, references to Regulation (EC) No 
45/2001 should be construed as references to Regulation (EU) 2018/1725.  


 
with  the  following  general  information  on  the  process  to  which  your  request  relates. 
 
On  20  August  2018,  Mr  Jones  submitted  two  declarations  to  engage  in  remunerated 
occupational activities after leaving the Commission, pursuant to Article 16 SR. One as a 
self-employed  consultant  for  the  law  firm  Baker  &  McKenzie  (Brussels,  Belgium)  and 
another one as Visiting Professor on Energy Law and Policy at the European University 
Institute (Florence, Italy). 
In his  first declaration, he requested to  perform a remunerated occupational  activity  for 
an  undetermined  period  of  time,  starting  on  1  October  2018,  as  a  self-employed 
consultant  on  all  aspects  of  EU  Law  and  Policy,  providing  services,  via  his  own 
company, exclusively to the law firm Baker & McKenzie in Brussels. 
Following  the  consultation  process  required  for  this  type  of  request,  the  Appointing 
Authority  gave  its  approval  to  carry  out  this  occupational  activity,  subject  to  strict 
compliance with certain conditions aimed at preventing any potential conflict of interest.  
The specific restrictions aiming at preventing any actual, potential or perceived conflict 
of  interests  that  may  rise  in  the  framework  of  the  authorized  activity  imposed  by  the 
Appointing Authority decision can be found in the Annual Report 2019 on occupational 
activities of senior officials after leaving the service.5 
In  his  second  declaration,  he  requested  to  perform  a  remunerated  occupational  activity 
for a period of 3 years, starting on 1 October 2018, as Visiting Professor on Energy Law 
and  Policy,  engaged  in  research,  at  the  Florence  School  of  Regulation  -  European 
University Institute in Florence. 
Following  the  consultation  process  required  for  this  type  of  request,  the  Appointing 
Authority  gave  its  approval  to  carry  out  this  occupational  activity  while  reminding  Mr 
Jones of his applicable obligations under the Staff Regulations, in particular: 
- not to engage in lobbying or advocacy, during the 12 months after leaving the service, 
vis-à-vis staff of the Commission for your business, clients or employers on matters for 
which  you  were  responsible  during  the  last  three  years  in  the  service  (according  to  the 
third paragraph of Article 16 SR); 
-  to  continue  to  refrain,  even  after  having  left  the  service,  from  any  unauthorised 
disclosure of information received in the line of duty, unless that information has already 
been  made  public  or  is  accessible  to  the  public  (as  provided  in  Article  17  SR).  This 
statutory obligation also entails refraining from exploiting insights of confidential nature 
in  policy,  strategy  or  internal  processes  that  Mr  Jones  may  had  acquired  in  the  line  of 
service  and  that  have  not  yet  been  public  or  are  not  commonly  available  in  the  public 
domain. 
-  to  make  it  clear  to  his  interlocutors  that  this  activity  is  earned  out  in  his  personal 
capacity, not representing in any way the position or interests of the Commission. 
Mr Jones was also reminded of other applicable Staff Regulations provisions. 
                                                 
5   Communication  to  the  Commission  on  the  publication  of  information  concerning  occupational 
activities  of  senior  official  after  leaving  the  service  (article  16,  fourth  paragraph  of  the  Staff 
Regulations), C(2019) 9415 final, 23 December 2019. 



 
Furthermore,  I  can  provide  you  with  the  information  on  the  last  post  held  by  Mr  Jones 
with regard to the relevant period assessed as regards any potential conflict of interest in 
the  framework  of  Article  16  of  the  Staff  Regulations.  Between  November  2014  and 
March  2018  he  had  the  position  of  Deputy  Director-General  of  DG  ENER;  while, 
between  April  2018  and  September  2018,  he  was  Hors  Class  Adviser  for  DG  ENER.  
 
I  would  like  to  remind  you  that  CEO  remains  subject  to  the  provisions  of  Regulation 
(EU)  2016/679  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of 
personal  data  and  on  the  free  movement  of  such  data  (General  Data  Protection 
Regulation6)  according  to  which  personal  data  must,  inter  alia,  be  processed  fairly  and 
lawfully and subject to the unambiguous consent of the data subject concerned. 
Finally, please be informed that a copy of this letter will be sent to the person concerned. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
 
(e-signed) 
Gertrud INGESTAD 
 
                                                 
6   Regulation  (EU)  2016/679  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  27  April  2016  on  the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement 
of  such  data,  and  repealing  Directive  95/46/EC  (General  Data  Protection  Regulation),  OJ  L  119, 
4.5.2016, p. 1. 

Electronically signed on 11/12/2020 11:07 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482