Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'The 181th-210th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2020)7713635 - 17/12/2020
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 27.9.2019 
C(2019) 7105 final 
  
,  
1000 Brussels  
Belgium 
 
 
  
New York,  
NY 10018  
United States 
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/2556 

Dear 
, dear 

I  refer  to  your  letter  of  3  July  2019,  registered  on  4  July  2019,  in  which  you  submit  a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  29  April  2019,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Agriculture  and  Rural  Development,  you  requested  access  to  ‘[a]ll  individual  payment 
records  in  Euros  paid  out  to  recipients  under  the  Common  Agricultural  Policy  and 
recorded  in  The  Clearance  of  Accounts  Audit  Trail  System  pursuant  to  Commission 
Regulation  (EC)  No  2390/1999  (as  amended)  between  January  1,  2010  and  the  present 
day.  Format:  Data  in  an  electronic  format  such  as  delimited  data  sets,  database  file, 
spreadsheet or other non-proprietary electronic format.’ 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

The European Commission did not identify any documents as falling under the scope of 
your request.  
In  its  initial  reply  of  13  June  2019,  Directorate-General  for  Agriculture  and  Rural 
Development  refused  your  request  by  stating  that  ‘the  Commission  does  not  hold  any 
documents that would correspond to the description given in your application.’  
In  your confirmatory application,  you request  a  review of this  declaration. You support 
your request with detailed arguments, which I will address in the corresponding sections 
below to the extent necessary.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following this review, I regret to inform you that I have to confirm the initial decision of 
Directorate-General  for  Agriculture  and  Rural  Development  that  the  document  you 
request cannot be considered as existing document under Regulation (EC) No 1049/2001, 
for the reasons set out below. 
Pursuant to point (a) of Article 3 of Regulation (EC) No 1049/2001, the term ‘document’ 
is defined as ‘any content whatever its medium (written on paper or stored in electronic 
form or as a sound, visual or audio-visual recording) concerning a matter relating to the 
policies, activities and decisions falling within the institution's sphere of responsibility’.  
In  accordance  with  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  ‘[t]his  Regulation 
shall apply to all documents held by an institution, that is to say, documents drawn up or 
received by it and in its possession, in all areas of activity of the European Union.’ 
Both  in  your  initial  and  confirmatory  application,  you  requested  access  to  a  document 
that is to be generated from a database maintained by the European Commission.  
As the Court of Justice confirmed, not all extractions from a database can be subject to an 
access  to  document  request:  ‘[a]dmittedly,  an  electronic  database  may  enable  the 
extraction of any information contained therein. However, the possibility that a document 
may be created from such a database does not lead to the conclusion that the document 
concerned  must  be  regarded  as  an  existing  document  for  the  purposes  of  Regulation 
No 1049/2001.’3  
When generating a document from a database, the Commission must decide, essentially, 
whether the requested extraction of data is to be considered a creation of a new document 
or not.  As the Court of Justice established, ‘…  the right  of access  to  documents of the 
institutions  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution 
concerned  and  that  Regulation  No  1049/2001  may  not  be  relied  upon  to  oblige  an 
                                                 
3   Judgment of the Court of Justice of 11 January 2017, Typke v Commission, C-491/15 P, EU:C:2017:5, 
paragraph 30.  


institution to create a document which does not exist. … It follows that … an application 
for  access  that  would  require  the  Commission  to  create  a  new  document,  even  if  that 
document were based on information already appearing in existing documents held by it, 
falls outside the framework of Regulation No 1049/2001.’4 In other words, the European 
Commission  should  decide  whether  the  requested  extraction  from  its  database  is 
considered as a creation of a new document.  
The case law of the Court of Justice established a benchmark to  this end. According to 
the Court of Justice, ‘… as far as electronic databases [such as the Clearance of Accounts 
Audit Trail System, hereafter ‘CATS’] are concerned, the distinction between an existing 
document and a new document must be made on the basis of a criterion adapted to  the 
technical  specificities  of  those  databases  and  in  line  with  the  objective  of  Regulation 
No 1049/2001,  whose purpose, as is  apparent from  recital  4 and Article  1(a) thereof, is 
‘to ensure the widest possible access to documents’.5 And while ‘[i]t is not disputed that 
the  information  contained  in  databases,  depending  on  the  structure  and  the  restrictions 
imposed by the programming of such databases, may be regrouped, linked and presented 
in different ways using programming languages, ... the programming and IT management 
of  such  databases  are  not  included  among  the  operations  carried  out  in  the  context  of 
general  use  by  final  users.  Those  users  access  information  contained  in  a  database  by 
using  pre-programmed  search  tools.  Those  tools  enable  them  to  perform  standardised 
operations  easily  in  order  to  display  the  information  which  they  usually  need.  A 
substantial investment on their part is, in general, not required in that context.’6 
Consequently,  ‘all  information  which  can  be  extracted  from  an  electronic  database  by 
general  use  through  pre-programmed  search  tools,  even  if  that  information  has  not 
previously been displayed in that form or ever been the subject matter of a search by the 
staff of the institutions, must be regarded as an existing document.’7 
This  means  that,  ‘[o]n  the  other  hand,  …  any  information  whose  extraction  from  a 
database calls for a substantial investment must be regarded as a new document and not 
as an existing document.’8 
In the present case, in order to obtain the requested extraction, the European Commission 
should develop a new ORACLE SQL script with the appropriate search parameters and 
test  for  each  request,  following  the  analysis  of  the  requirements.  The  outcome  should 
then  be  stored  in  a  text  file  and  has  to  be  analysed  with  the  software  tool  ACL  (Audit 
Command  Language).  This  analysis  and  any  related  cross-checks  have  to  be  done 
manually.  Thus,  the  requested  extraction  from  the  CATS  database  would  require 
considerable new programming.  
Such a substantial investment in order to extract the requested data would amount to the 
creation of a new document. As the Court of Justice confirmed, ‘… the operations which 
                                                 
4   Idem, paragraph 31.  
5   Idem, paragraph 35.  
6   Idem, paragraph 36.  
7   Idem, paragraph 37.  
8   Idem, paragraph 39.