Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Agreements and contracts with KIC InnoEnergy SE and its subsidaries'.








 
Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
 
 
MODEL FOR THE CERTIFICATE ON THE FINANCIAL STATEMENTS 
 
 
  For  options  [in  italics  in  square  brackets]:  choose  the  applicable  option.  Options  not 
chosen should be deleted. 
  For fields in [grey in square brackets]: enter the appropriate data 
 
 
 
 
 
TABLE OF CONTENTS 
 
TERMS  OF  REFERENCE  FOR  AN  INDEPENDENT  REPORT  OF  FACTUAL FINDINGS  ON  COSTS  DECLARED  UNDER  A 
GRANT AGREEMENT FINANCED UNDER THE HORIZON 2020  RESEARCH FRAMEWORK PROGRAMME ................2 
 
INDEPENDENT REPORT OF FACTUAL FINDINGS ON COSTS DECLARED UNDER A GRANT AGREEMENT FINANCED 
UNDER THE HORIZON 2020 RESEARCH FRAMEWORK PROGRAMME    …………………………………………………………… 6 
 
 
 

 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Terms of Reference for an Independent Report of Factual Findings on costs declared under a Specific 
Agreement financed under the Horizon 2020 Research and Innovation Framework Programme 
 
This document sets out the ‘Terms of Reference (ToR)’ under which 
 
[OPTION 1: [insert name of the KIC partner] (‘the KIC Partner )]  [OPTION 2: [insert name of the linked 
third party] (‘the Linked Third Party’), third party linked to the KIC Partner [insert name of the KIC partner] 
(‘the KIC Partner)] 
 
agrees to engage  
[insert legal name of the auditor] (‘the Auditor’) 
 
to  produce  an  independent  report  of  factual  findings  (‘the  Report’)  concerning  the  Financial 
Statement(s)1  drawn  up  by  the  [KIC  Partner]  [Linked  Third  Party]  for  the  Horizon  2020  Specific 
Agreement [insert number of the specific agreement, title of the specific action, acronym and duration 
from/to] (‘the Agreement’), and  
 
to  issue  a  Certificate  on  the  Financial  Statements’  (‘CFS’)  referred  to  in  Article  16  of  the  Specific 
Agreement based on the compulsory reporting template stipulated by the Commission. 
 
The  Agreement  has  been  concluded  under  the  Horizon 2020  Research  and  Innovation  Framework 
Programme (H2020) between the KIC LE on behalf of the KIC Partner and EIT. 
 
The EIT is mentioned as a signatory of the Agreement with the KIC LE on behalf of the KIC Partner only. 
The EIT is not a party to this engagement. 
 
1.1 Subject of the engagement 
 
The KIC LE must submit to the EIT the final report within 60 days following the end of the last reporting 
period which should include, amongst other documents, a CFS for each KIC partner and for each linked 
third party that requests a total contribution of EUR 325 000 or more, as reimbursement of actual costs 
and unit costs calculated on the basis of its usual cost accounting practices (see Article 16 of the Specific 
Agreement). The CFS must cover all reporting periods of the KIC partner or linked third party indicated 
above. 
 
The KIC Partner must submit to the EIT the CFS for itself and for its linked third party(ies), if the CFS must 
be included in the final report according to Article 16 of the Specific Agreement.   
 
The CFS is composed of two separate documents: 
 

The Terms of Reference (‘the ToR’) to be signed by the [KIC Partner] [Linked Third Party] and 
the Auditor; 

The  Auditor’s  Independent  Report  of  Factual  Findings  (‘the  Report’)  to  be  issued  on  the 
Auditor’s  letterhead,  dated,  stamped  and  signed  by  the  Auditor  (or  the  competent  public 
officer) which includes the agreed‐upon procedures (‘the Procedures’) to be performed by the 
Auditor, and the standard factual findings (‘the Findings’) to be confirmed by the Auditor. 
 
                                                 
1   By which costs under the Agreement are declared (see template ‘Model Financial Statements’ in Annex 3 to 
the Specific Agreement). 

 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
If the CFS must be included in the final report according to Article 16 of the Specific Agreement, the 
request  for  payment  of  the  balance  relating  to  the  Agreement  cannot  be  made  without  the  CFS. 
However,  the  payment  for  reimbursement  of  costs  covered  by  the  CFS  does  not  preclude  the 
Commission, the EIT, the European Anti‐Fraud Office and the European Court of Auditors from carrying 
out  checks,  reviews,  audits  and  investigations  in  accordance  with  Article  28  of  the  Framework 
Partnership Agreement. 
 
1.2 Responsibilities 
 
The [KIC Partner] [Linked Third Party]: 
  must  draw  up  the  Financial  Statement(s)  for  the  action  financed  by  the  Agreement  in 
compliance  with  the  obligations  under  the  Agreement.  The  Financial  Statement(s)  must  be 
drawn up according to the [KIC Partner’s] [Linked Third Party’s] accounting and book‐keeping 
system and the underlying accounts and records; 
  must send the Financial Statement(s) to the Auditor; 
  is responsible and liable for the accuracy of the Financial Statement(s); 
  is responsible for the completeness and accuracy of the information provided to enable the 
Auditor to carry out the Procedures. It must provide the Auditor with a written representation 
letter  supporting  these  statements.  The  written  representation  letter  must  state  the  period 
covered by the statements and must be dated; 
  accepts that the Auditor cannot carry out the Procedures unless it is given full access to the [KIC 
Partner’s] [Linked Third Party’s] staff and accounting as well as any other relevant records and 
documentation. 
 
The Auditor:  
   [Option  1  by  default:  is  qualified  to  carry  out  statutory  audits  of  accounting  documents  in 
accordance with Directive 2006/43/EC of the European Parliament and of the Council of 17 May 
2006  on  statutory  audits  of  annual  accounts  and  consolidated  accounts,  amending  Council 
Directives 78/660/EEC and 83/349/EEC and repealing Council Directive 84/253/EEC or similar 
national regulations]
  [Option  2  if  the  KIC  Partner  or  Linked  Third  Party  has  an  independent  Public  Officer:  is  a 
competent  and  independent  Public  Officer  for  which  the  relevant  national  authorities  have 
established the legal capacity to audit the KIC Partner]. 
  [Option 3 if the KIC Partner or Linked Third Party is an international organisation: is an [internal] 
[external] auditor in accordance with the internal financial regulations and procedures of the 
international organisation]. 
 
The Auditor: 
  must be independent from the KIC Partner [and the Linked Third Party], in particular, it must 
not  have  been  involved  in  preparing  the  [KIC  Partner’s]  [Linked  Third  Party’s]  Financial 
Statement(s); 
  must plan work so that the Procedures may be carried out and the Findings may be assessed; 
  must adhere to the Procedures laid down and the compulsory report format; 
  must carry out the engagement in accordance with this ToR; 
  must document matters which are important to support the Report; 
  must base its Report on the evidence gathered; 
  must submit the Report to the [KIC Partner] [Linked Third Party]
The Commission sets out the Procedures to be carried out by the Auditor. The Auditor is not responsible 
for their suitability or pertinence. As this engagement is not an assurance engagement, the Auditor does 
not provide an audit opinion or a statement of assurance.  

 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
 
1.3  Applicable Standards 
 
The Auditor must comply with these Terms of Reference and with2: 
 

the International Standard on Related Services (‘ISRS’) 4400 Engagements to perform Agreed‐
upon  Procedures regarding Financial Information 
as  issued by the International Auditing and 
Assurance Standards Board (IAASB); 

the  Code  of  Ethics  for  Professional  Accountants  issued  by  the  International  Ethics  Standards 
Board  for  Accountants  (IESBA).  Although  ISRS  4400  states  that  independence  is  not  a 
requirement for engagements to carry out agreed‐upon procedures, the EIT requires that the 
Auditor also complies with the Code’s independence requirements. 
 
The Auditor’s Report must state that there is no conflict of interests in establishing this Report between 
the Auditor and the KIC Partner [and the Linked Third Party], and must specify ‐ if the service is invoiced 
‐ the total fee paid to the Auditor for providing the Report. 
 
1.4  Reporting 
 
The Report must be written in the language of the Agreement (see Article 16 SGA).  
 
Under Article 28 of the Framework Partnership Agreement, the Commission, the EIT, the European Anti‐
Fraud Office and the Court of Auditors have the right to audit any work that is carried out under the 
specific  action  and  for  which  costs  are  declared  from  EIT  budget.  This  includes  work  related  to  this 
engagement. The Auditor must provide access to all working papers (e.g. recalculation of hourly rates, 
verification of the time declared for the action) related to this assignment if the Commission, the EIT, 
Commission, the European Anti‐Fraud Office or the European Court of Auditors requests them.  
 
1.5  Timing 
 
The Report must be provided by [dd Month yyyy]
 
1.6  Other terms 
 
[The [KIC Partner] [Linked Third Party] and the Auditor can use this section to agree other specific terms, 
such as the Auditor’s fees, liability, applicable law, etc. Those specific terms must not contradict the terms 
specified above.

 
 
[legal name of the Auditor] 
[legal name of the [KIC Partner][Linked Third Party]] 
[name & function of authorised representative] [name & function of authorised representative] 
[dd Month yyyy] 
[dd Month yyyy] 
Signature of the Auditor 
Signature of the [KIC Partner][Linked Third Party] 
 
 
                                                 
2   Supreme  Audit  Institutions  applying  INTOSAI‐standards  may  carry  out  the  Procedures  according  to  the 
corresponding  International  Standards  of  Supreme  Audit  Institutions  and  code  of  ethics  issued  by  INTOSAI 
instead of the International Standard on Related Services (‘ISRS’) 4400 and the Code of Ethics for Professional 
Accountants issued by the IAASB and the IESBA.  

 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Independent Report of Factual Findings on costs declared under Horizon 2020 Research and Innovation 
Framework Programme 
 
 
(To be printed on the Auditor’s letterhead) 
 
To 
[ name of contact person(s)], [Position] 
[ [KIC Partner’s] [Linked Third Party’s] name ] 
[ Address] 
[ dd Month yyyy] 
 
Dear [Name of contact person(s)], 
 
As agreed under the terms of reference dated [dd Month yyyy]  
 
with [OPTION 1: [insert name of the KIC partner] (‘the KIC Partner’)]  [OPTION 2: [insert name of the 
linked third party] (‘the Linked Third Party’), third party linked to the KIC Partner [insert name of the KIC 
partner] (‘the KIC Partner’)], 
 
we  
[name of the auditor ] (‘the Auditor’), 
established at 
[full address/city/state/province/country]
represented by  
[name and function of an authorised representative]
 
have  carried  out  the  procedures  agreed  with  you  regarding  the  costs  declared  in  the  Financial 
Statement(s)3 of the [KIC Partner] [Linked Third Party] concerning the Specific Agreement   
[insert specific agreement reference: number, title of the action and acronym] (‘the Agreement’), 
 
with a total cost declared of    
[total amount] EUR, 
 
and a total of actual costs and ‘direct personnel costs declared as unit costs calculated in accordance 
with the [KIC Partner’s] [Linked Third Party’s] usual cost accounting practices’ declared of 
 
[sum of total actual costs and total direct personnel costs declared as unit costs calculated in 
accordance with the [KIC Partner’s] [Linked Third Party’s] usual cost accounting practices] EUR 
 
and  hereby  provide  our  Independent  Report  of  Factual  Findings  (‘the  Report’)  using  the  compulsory 
report format agreed with you. 
 
The Report 
 
Our engagement was carried out in accordance with the terms of reference (‘the ToR’) appended to 
this Report. The Report includes the agreed‐upon procedures (‘the Procedures’) carried out and the 
standard factual findings (‘the Findings’) examined.  
                                                 
3   By  which  the  KIC  Partner  declares  costs  under  the  Specific  Agreement  (see  template  ‘Model  Financial 
Statement’ in Annex 3 to the Specific Agreement). 

 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
 
The Procedures were carried out solely to assist the EIT in evaluating whether the [KIC partner’s] [Linked 
Third Party’s
] costs in the accompanying Financial Statement(s) were declared in accordance with the 
Agreement. The EIT draws its own conclusions from the Report and any additional information it may 
require. 
 
The scope of the Procedures was defined by the CommissionTherefore, the Auditor is not responsible 
for their suitability or pertinence. Since the Procedures carried out constitute neither an audit nor a 
review  made  in  accordance  with  International  Standards  on  Auditing  or  International  Standards  on 
Review Engagements, the Auditor does not give a statement of assurance on the Financial Statements.  
 
Had the Auditor carried out additional procedures or an audit of the [KIC Partner’s] [Linked Third Party’s] 
Financial Statements in accordance with International Standards on Auditing or International Standards 
on Review Engagements, other matters might have come to its attention and would have been included 
in the Report. 
 
Not applicable Findings  
 
We  examined  the  Financial  Statement(s)  stated  above  and  considered  the  following  Findings  not 
applicable:  
 
Explanation (to be removed from the Report): 
If a Finding was not applicable, it must be marked as ‘N.A.’ (‘Not applicable’) in the corresponding row 
on the right‐hand column of the table and means that the Finding did not have to be corroborated by 
the Auditor and the related Procedure(s) did not have to be carried out.  
 
The reasons of the non‐application of a certain Finding must be obvious i.e.  

 i)  if  no  cost  was  declared  under  a  certain  category  then  the  related  Finding(s)  and 
Procedure(s) are not applicable;  
ii) if the condition set to apply certain  Procedure(s) are not met the related  Finding(s)  and 
those  Procedure(s)  are  not  applicable.  For  instance,  for  KIC  Partners  with  accounts 
established  in  a  currency  other  than  euro’  the  Procedure  and  Finding  related  to  ‘KIC 
partners with accounts established in euro’ are not applicable. Similarly, if no additional 
remuneration is paid, the related Finding(s) and Procedure(s) for additional remuneration 
are not applicable.   

 
List here all Findings considered not applicable for the present engagement and explain the reasons of 
the non‐applicability.   
…. 
 
 
 
Exceptions  
Apart from the exceptions listed below, the [KIC Partner] [Linked Third Party] provided the Auditor all 
the  documentation  and  accounting  information  needed  by  the  Auditor  to  carry  out  the  requested 
Procedures and evaluate the Findings. 
 
Explanation (to be removed from the Report): 

If the Auditor was not able to successfully complete a procedure requested, it must be marked 
as ‘E’ (‘Exception’) in the corresponding row on the right‐hand column of the table. The reason 


 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
such as the inability to reconcile key information or the unavailability of data that prevents 
the Auditor from carrying out the Procedure must be indicated below.   


If  the  Auditor  cannot  corroborate  a  standard  finding  after  having  carried  out  the 
corresponding procedure, it must also be marked as ‘E’ (‘Exception’) and, where possible, the 
reasons  why  the  Finding  was  not  fulfilled  and  its  possible  impact  must  be  explained  here 
below.
  
 
List here any exceptions and add any information on the cause and possible consequences of each 
exception, if known. If the exception is quantifiable, include the corresponding amount. 
 
…. 
 
 
  
 
Example (to be removed from the Report): 
1.  The KIC Partner was unable to substantiate the Finding number 1 on … because …. 
2.  Finding number 30 was not fulfilled because the methodology used by the KIC partner to 

calculate unit costs was different from the one approved by the Commission. The 
differences were as follows: … 

3.  After carrying out the agreed procedures to confirm the Finding number 31, the Auditor 
found a difference of _____________ EUR. The difference can be explained by …  
 
Further Remarks 
 
In addition to reporting on the results of the specific procedures carried out, the Auditor would like to 
make the following general remarks: 
 
 Example (to be removed from the Report): 
1.  Regarding Finding number 8 the conditions for additional remuneration were considered 
as fulfilled because  … 
2.  In  order  to  be  able  to  confirm  the  Finding  number  15  we  carried  out  the  following 
additional procedures: ….  
Use of this Report 
 
This Report may be used only for the purpose described in the above objective. It was prepared solely 
for the confidential use of the [KIC Partner] [Linked Third Party] and the EIT, and only to be submitted 
to the EIT  in  connection with  the  requirements  set out  in Article  16  of the Specific Agreement. The 
Report may not be used by the [KIC Partner] [Linked Third Party] or by the EIT for any other purpose, 
nor may it be distributed to any other parties. The EIT may only disclose the Report to authorised parties, 
in particular to the European Anti‐Fraud Office (OLAF) and the European Court of Auditors.  
 
This Report relates only to the Financial Statement(s) submitted to the EIT by the [KIC Partner] [Linked 
Third Party]
 for the Agreement. Therefore, it does not extend to any other of the [KIC Partner’s] [Linked 
Third Party’s
] Financial Statement(s). 
 

 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
There was no conflict of interest4 between the Auditor and the KIC Partner [and Linked Third Party] in 
establishing this Report. The total fee  paid to the Auditor for providing the Report was EUR ______ 
(including EUR______ of deductible VAT). 
 
We  look  forward  to  discussing  our  Report  with  you  and  would  be  pleased  to  provide  any  further 
information or assistance. 
 
[legal name of the Auditor] 
[name and function of an authorised representative] 
[dd Month yyyy] 
Signature of the Auditor 
 
 
                                                 
4  A conflict of interest arises when the Auditor's objectivity to establish the certificate is compromised in fact or 
in appearance when the Auditor for instance:  
‐ was involved in the preparation of the Financial Statements;  
‐ stands to benefit directly should the certificate be accepted; 
‐ has a close relationship with any person representing the KIC Partner; 
‐ is a director, trustee or partner of the KIC Partner; or 
‐  is  in  any  other  situation  that  compromises  his  or  her  independence  or  ability  to  establish  the  certificate 
impartially. 

 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Agreed‐upon procedures to be performed and standard factual findings to be confirmed by the Auditor 
 
The EIT reserves the right to i) provide the auditor with additional guidance regarding the procedures to be followed or the facts to be ascertained and the way 
in which to present them (this may include sample coverage and findings) or to ii) change the procedures, by notifying the KIC Partner in writing. The procedures 
carried out by the auditor to confirm the standard factual finding are listed in the table below. 
If this certificate relates to a Linked Third Party, any reference here below to ‘the KIC Partner’ is to be considered as a reference to ‘the Linked Third Party’. 
The ‘result’ column has three different options: ‘C’, ‘E’ and ‘N.A.’: 
  ‘C’ stands for ‘confirmed’ and means that the auditor can confirm the ‘standard factual finding’ and, therefore, there is no exception to be reported. 
  ‘E’ stands for ‘exception’ and means that the Auditor carried out the procedures but cannot confirm the ‘standard factual finding’, or that the Auditor 
was not able to carry out a specific procedure (e.g. because it was impossible to reconcile key information or data were unavailable),  
  ‘N.A.’ stands for ‘not applicable’ and means that the Finding did not have to be examined by the Auditor and the related Procedure(s) did not have to 
be carried out. The reasons of the non‐application of a certain Finding must be obvious i.e. i) if no cost was declared under a certain category then the 
related Finding(s) and Procedure(s) are not applicable; ii) if the condition set to apply certain Procedure(s) are not met then the related Finding(s) and 
Procedure(s) are not applicable. For instance, for ‘KIC Partners with accounts established in a currency other than the euro’ the Procedure related to 
‘KIC partners with accounts established in euro’ is not applicable. Similarly, if no additional remuneration is paid, the related Finding(s) and Procedure(s) 
for additional remuneration are not applicable.  
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 

ACTUAL PERSONNEL COSTS AND UNIT COSTS CALCULATED BY THE KIC PARTNER IN ACCORDANCE WITH ITS USUAL COST ACCOUNTING PRACTICE 
 
The Auditor draws a sample of persons whose costs were declared in the Financial Statement(s) to 
carry out the procedures indicated in the consecutive points of this section A.  
(The sample should be selected randomly so that it is representative. Full coverage is required if 
there  are  fewer  than  10  people  (including  employees,  natural  persons  working  under  a  direct 

 
 
contract and personnel seconded by a third party), otherwise the sample should have a minimum 
of 10 people, or 10% of the total, whichever number is the highest) 

The Auditor sampled ______ people out of the total of ______ people. 

 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
A.1 
PERSONNEL COSTS 
1) The  employees    were  i)  directly 
For the persons included in the sample and working under an employment contract or equivalent 
hired  by  the  KIC  Partner  in 
act (general procedures for individual actual personnel costs and personnel costs declared as unit 
accordance  with  its  national 
costs) 
legislation,  ii)  under  the  KIC 
Partner’s 
sole 
technical 
 
To confirm standard factual findings 1‐5 listed in the next column, the Auditor reviewed following 
supervision  and  responsibility 
information/documents provided by the KIC Partner: 
and 
iii) 
remunerated 
in 
o  a  list  of  the  persons  included  in  the  sample  indicating  the  period(s)  during  which  they 
accordance with the KIC Partner’s 
worked for the action, their position (classification or category) and type of contract; 
usual practices. 
o  the payslips of the employees included in the sample; 
2) Personnel costs were recorded in 
o  reconciliation  of  the  personnel  costs  declared  in  the  Financial  Statement(s)  with  the 
the 
KIC 
Partner's 
 
accounting system (project accounting and general ledger) and payroll system; 
accounts/payroll system. 
o  information concerning the employment status and employment conditions of personnel 
included in the sample, in particular their employment contracts or equivalent; 
3) Costs were adequately supported 
o  the KIC Partner’s usual policy regarding payroll matters (e.g. salary policy, overtime policy, 
and reconciled with the accounts 
 
variable pay); 
and payroll records. 
o  applicable national law on taxes, labour and social security and 
o  any other document that supports the personnel costs declared. 
4) Personnel  costs  did  not  contain 
 
any ineligible elements. 
The Auditor also verified the eligibility of all components of the retribution (see Article 5 SGA) and 
recalculated the personnel costs for employees included in the sample. 
5) There  were  no  discrepancies 
between  the  personnel  costs 
 
charged  to  the  action  and  the 
costs recalculated by the Auditor.
Further procedures if  ‘additional remuneration’ is paid  
6) The 
KIC 
Partner 
paying 
To confirm standard factual findings 6‐9 listed in the next column, the Auditor: 
“additional remuneration” was a 
 
non‐profit legal entity. 
10 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
o  reviewed  relevant  documents  provided  by  the  KIC  Partner  (legal  form,  legal/statutory  7) The  amount  of  additional 
obligations, the KIC Partner’s usual policy on additional remuneration, criteria used for its 
remuneration paid corresponded 
calculation,  the  KIC  Partner's  usual  remuneration  practice  for  projects  funded  under 
to  the  KIC  Partner’s  usual 
national funding schemes …); 
remuneration  practices  and  was 
 
o  recalculated the amount of additional remuneration eligible for the action based on the 
consistently  paid  whenever  the 
supporting  documents  received  (full‐time  or  part‐time  work,  exclusive  or  non‐exclusive 
same  kind  of  work  or  expertise 
dedication to the action, usual remuneration paid for projects funded by national schemes) 
was required.  
to arrive at the applicable FTE/year and pro‐rata rate (see data collected in the course of 
carrying out the procedures under A.2 ‘Productive hours’ and A.4 ‘Time recording system’). 8) The criteria used to calculate the 
additional  remuneration  were 
‘ADDITIONAL REMUNERATION’ MEANS ANY PART OF THE REMUNERATION WHICH EXCEEDS WHAT THE PERSON WOULD 
objective  and  generally  applied 
 
BE PAID FOR TIME WORKED IN PROJECTS FUNDED BY NATIONAL SCHEMES. 
by  the  KIC  Partner  regardless  of 
IF ANY PART OF THE REMUNERATION PAID TO THE EMPLOYEE QUALIFIES AS "ADDITIONAL REMUNERATION" AND IS 
the source of funding used. 
ELIGIBLE UNDER THE PROVISIONS OF ARTICLE 5.2.A.1, THIS CAN BE CHARGED AS ELIGIBLE COST TO THE ACTION UP TO 
THE FOLLOWING AMOUNT: 

9) The 
amount 
of 
additional 
remuneration  included  in  the 
 (A) 
IF THE PERSON WORKS FULL TIME AND EXCLUSIVELY ON THE ACTION DURING THE FULL YEAR: UP TO EUR 8 
personnel  costs  charged  to  the 
000/YEAR; 
action was capped at EUR 8,000 
(B) 
IF THE PERSON WORKS EXCLUSIVELY ON THE ACTION BUT NOT FULL‐TIME OR NOT FOR THE FULL YEAR: UP TO 
per 
FTE/year 
(up 
to  the 
 
THE CORRESPONDING PRO‐RATA AMOUNT OF EUR 8 000, OR 
equivalent pro‐rata amount if the 
(
person did not work on the action 
C) 
IF THE PERSON DOES NOT WORK EXCLUSIVELY ON THE ACTION: UP TO A PRO‐RATA AMOUNT CALCULATED IN 
full‐time  during  the  year  or  did 
ACCORDANCE TO ARTICLE 5.2.A.1. 
not  work  exclusively  on  the 
action). 
10)  The personnel costs included in 
Additional procedures in case “unit costs calculated by the KIC Partner in accordance with its usual 
the  Financial  Statement  were 
cost accounting practices” is applied:  
 
calculated  in  accordance  with 
the  KIC  Partner's  usual  cost 
11 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
Apart from carrying out the procedures indicated above to confirm standard factual findings 1‐5 
accounting 
practice. 
This 
and, if applicable, also 6‐9, the Auditor carried out following procedures to confirm standard factual 
methodology  was  consistently 
findings 10‐13 listed in the next column: 
used in all H2020 actions. 
o  obtained a description of the KIC Partner's usual cost accounting practice to calculate unit  11)  The  employees  were  charged 
costs;. 
 
under the correct category. 
o  reviewed  whether  the  KIC  Partner's  usual  cost  accounting  practice  was  applied  for  the  12)  Total  personnel  costs  used  in 
Financial Statements subject of the present CFS; 
calculating  the  unit  costs  were 
o  verified the employees included in the sample were charged under the correct category 
consistent  with  the  expenses 
 
(in accordance with the criteria used by the KIC Partner to establish personnel categories) 
recorded  in  the  statutory 
by reviewing the contract/HR‐record or analytical accounting records; 
accounts. 
o  verified that there is no difference between the total amount of personnel costs used in  13)  Any  estimated  or  budgeted 
calculating  the  cost  per  unit  and  the  total  amount  of  personnel  costs  recorded  in  the 
element used by the KIC Partner 
statutory accounts; 
in its unit‐cost calculation were 
relevant 
for 
calculating 
 
o  verified  whether  actual  personnel  costs  were  adjusted  on  the  basis  of  budgeted  or 
personnel 
costs 
and 
estimated elements and, if so, verified whether those elements used are actually relevant 
corresponded  to  objective  and 
for the calculation, objective and supported by documents. 
verifiable information. 
14)  The  natural  persons  worked 
For natural persons included in the sample and working with the KIC Partner under a direct contract 
under  conditions  similar  to 
other than an employment contract, such as consultants (no subcontractors). 
those  of  an  employee,  in 
To confirm standard factual findings 14‐17 listed in the next column the Auditor reviewed following 
particular regarding the way the 
information/documents provided by the KIC Partner: 
 
work is organised, the tasks that 
are 
performed 
and 
the 
o  the  contracts,  especially  the  cost,  contract  duration,  work  description,  place  of  work, 
ownership of the results and reporting obligations to the KIC Partner; 
premises  where  they  are 
performed. 
12 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
o  the employment conditions of staff in the same category to compare costs and; 
o  any  other  document that  supports the  costs declared and  its  registration  (e.g.  invoices, 
 
 
accounting records, etc.). 
15)  The results of work carried out 
belong to the KIC Partner, or if 
not,  the  KIC  Partner  has 
 
obtained all necessary rights to 
fulfil  its  obligations  as  if  those 
results were generated by itself.
16)  Their 
costs 
were 
not 
significantly 
different 
from 
those  for  staff  who  performed 
 
similar 
tasks 
under 
an 
employment  contract  with  the 
KIC Partner. 
17)  The  costs  were  supported  by 
audit evidence and registered in 
 
the accounts. 
For personnel seconded by a third party and included in the sample (not subcontractors) 
18)  Seconded  personnel  reported 
to  the  KIC  Partner  and  worked 
To  confirm  standard  factual  findings  18‐21  listed  in  the  next  column,  the  Auditor  reviewed 
on  the  KIC  Partner’s  premises 
 
following information/documents provided by the KIC Partner: 
(unless  otherwise  agreed  with 
o  their secondment contract(s) notably regarding costs, duration, work description, place of 
the KIC Partner).  
work and ownership of the results; 
19)  The results of work carried out 
o  if  there  is  reimbursement  by  the  KIC  Partner  to  the  third  party  for  the  resource  made 
belong to the KIC Partner, or if 
 
available  (in‐kind  contribution  against  payment):  any  documentation  that  supports  the 
not,  the  KIC  Partner  has 
13 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
costs  declared  (e.g.  contract,  invoice,  bank  payment,  and  proof  of  registration  in  its 
obtained all necessary rights to 
accounting/payroll,  etc.)  and  reconciliation  of  the  Financial  Statement(s)  with  the 
fulfil  its  obligations  as  if  those 
accounting system (project accounting and general ledger) as well as any proof that the 
results were generated by itself.
amount invoiced by the third party did not include any profit.  
If  personnel  is  seconded  against 
o  if there is no reimbursement by the KIC Partner to the third party for the resource made  payment:  
available (in‐kind contribution free of charge): a proof of the actual cost borne by the Third  20)  The  costs  declared  were 
Party for the resource made available free of charge to the KIC Partner such as a statement 
supported with documentation 
 
of  costs  incurred  by  the  Third  Party  and  proof  of  the  registration  in  the  Third  Party's 
and  recorded  in  the  KIC 
accounting/payroll,;  
Partner’s  accounts.  The  third 
o  any other document that supports the costs declared (e.g. invoices, etc.). 
party did not include any profit. 
If  personnel  is  seconded  free  of 
charge:
  
21)  The  costs  declared  did  not 
exceed the third party's cost as 
 
recorded in the accounts of the 
third party and were supported 
with documentation. 
A.2 
PRODUCTIVE HOURS 
22)  The KIC Partner applied method 
 
[choose  one  option  and  delete 
To confirm standard factual findings 22‐27 listed in the next column, the Auditor reviewed relevant 
the others
documents, especially national legislation, labour agreements and contracts and time records of 
[A: 1720 hours] 
the persons included in the sample, to verify that: 
[B:  the  ‘total  number  of  hours 
worked’] 
14 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
o  the  annual  productive  hours  applied  were  calculated  in  accordance  with  one  of  the 
[C: ‘standard annual productive 
methods described below,  
hours’ used correspond to usual 
accounting practices] 
o  the full‐time equivalent (FTEs) ratios for employees not working full‐time were correctly 
calculated. 
23)  Productive 
hours 
were 
 
calculated annually. 
If the KIC Partner applied method B, the auditor verified that the correctness in which the total 
number  of  hours  worked  was  calculated  and  that  the  contracts  specified  the  annual  workable  24)  For employees not working full‐
hours.   
time  the  full‐time  equivalent 
 
(FTE)  ratio 
was  correctly 
If the KIC Partner applied method C, the auditor verified that the ‘annual productive hours’ applied 
applied. 
when calculating the hourly rate were equivalent to at least 90 % of the ‘standard annual workable  If the KIC Partner applied method B. 
hours’. The Auditor can only do this if the calculation of the standard annual workable hours can  25)  The calculation of the number 
be supported by records, such as national legislation, labour agreements, and contracts.  
of  ‘annual  workable  hours’, 
overtime  and  absences  was 
 KIC PARTNER'S PRODUCTIVE HOURS' FOR PERSONS WORKING FULL TIME SHALL BE ONE OF THE FOLLOWING 
verifiable 
based 
on 
the 
METHODS:  
documents provided by the KIC 
A.   1720 ANNUAL PRODUCTIVE HOURS (PRO‐RATA FOR PERSONS NOT WORKING FULL‐TIME) 
Partner.  
 
B. THE TOTAL NUMBER OF HOURS WORKED BY THE PERSON FOR THE KIC PARTNER IN THE YEAR (THIS METHOD IS  25.1) The KIC Partner calculates the 
 
ALSO REFERRED TO AS ‘TOTAL NUMBER OF HOURS WORKED’ IN THE NEXT COLUMN). THE CALCULATION OF THE 
hourly  rates  per  full  financial 
TOTAL  NUMBER  OF  HOURS  WORKED  WAS  DONE  AS  FOLLOWS:  ANNUAL  WORKABLE  HOURS  OF  THE  PERSON 
year  following  procedure  A.3 
ACCORDING  TO  THE  EMPLOYMENT  CONTRACT,  APPLICABLE  LABOUR  AGREEMENT  OR  NATIONAL  LAW  PLUS 
(method  B  is  not  allowed  for 
OVERTIME WORKED MINUS ABSENCES (SUCH AS SICK LEAVE OR SPECIAL LEAVE). 
partners  calculating  hourly 
C. THE STANDARD NUMBER OF ANNUAL HOURS GENERALLY APPLIED BY THE KIC PARTNER FOR ITS PERSONNEL IN 
rates per month). 
ACCORDANCE  WITH  ITS  USUAL  COST  ACCOUNTING  PRACTICES  (THIS  METHOD  IS  ALSO  REFERRED  TO  AS 
15 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
‘STANDARD ANNUAL PRODUCTIVE HOURS’ IN THE NEXT COLUMN). THIS NUMBER MUST BE AT LEAST 90% OF  If the KIC Partner applied method C. 
THE STANDARD ANNUAL WORKABLE HOURS. 

26)  The  calculation  of  the  number 
 
of  ‘standard  annual  workable 
 
hours’  was  verifiable  based  on 
‘ANNUAL  WORKABLE  HOURS’  MEANS  THE  PERIOD  DURING  WHICH  THE  PERSONNEL  MUST  BE  WORKING,  AT  THE 
the documents provided by the 
EMPLOYER’S  DISPOSAL  AND  CARRYING  OUT  HIS/HER  ACTIVITY  OR  DUTIES  UNDER  THE  EMPLOYMENT  CONTRACT, 
KIC Partner. 
APPLICABLE COLLECTIVE LABOUR AGREEMENT OR NATIONAL WORKING TIME LEGISLATION. 
27)  The  ‘annual  productive  hours’ 
used  for  calculating  the  hourly 
rate  were  consistent  with  the 
usual cost accounting practices 
 
of  the  KIC  Partner  and  were 
equivalent  to  at  least  90  %  of 
the ‘annual workable hours’. 
A.3 
HOURLY PERSONNEL RATES 
28)  The KIC Partner applied [choose 
one  option  and  delete  the 
I) For unit costs calculated in accordance to the KIC Partner's usual cost accounting practice (unit 
other]: 
costs):  
[Option  I:  “Unit  costs  (hourly 
If the KIC Partner has a "Certificate on Methodology to calculate unit costs " (CoMUC) approved by 
rates)  were  calculated  in 
the  Commission,  the  KIC  Partner  provides  the  Auditor  with  a  description  of  the  approved 
 
accordance 
with 
the 
KIC 
methodology and the Commission’s letter of acceptance. The Auditor verified that the KIC Partner 
Partner’s usual cost accounting 
has indeed used the methodology approved. If so, no further verification is necessary.   
practices”] 
If  the  KIC  Partner  does  not  have  a  "Certificate  on  Methodology"  (CoMUC)  approved  by  the 
[Option  II:  Individual  hourly 
Commission, or if the methodology approved was not applied, then the Auditor: 
rates were applied] 
16 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
o  reviewed the documentation provided by the KIC Partner, including manuals and internal  For  option  I  concerning  unit  costs 
guidelines that explain how to calculate hourly rates; 
and  if  the  KIC  Partner  applies  the 
methodology  approved  by  the 

o  recalculated  the  unit  costs  (hourly  rates)  of  staff  included  in  the  sample  following  the  Commission (CoMUC):  
results of the procedures carried out in A.1 and A.2. 
29)  The  KIC  Partner  used  the 
II) For individual hourly rates:  
Commission‐approved  metho‐
 
The Auditor: 
dology to calculate hourly rates. 
It 
corresponded 
to 
the 
o  reviewed the documentation provided by the KIC Partner, including manuals and internal 
guidelines that explain how to calculate hourly rates; 
organisation's 
usual 
cost 
accounting  practices  and  was 
o  recalculated  the  hourly  rates  of  staff  included  in  the  sample  (recalculation  of  all  hourly 
applied  consistently  for  all 
rates if the KIC Partner uses annual rates, recalculation of three months selected randomly 
activities  irrespective  of  the 
for every year and person if the Beneficiary uses monthly rates) following the results of the 
source of funding. 
procedures carried out in A.1 and A.2. 
o  (only  in  case  of  monthly  rates)  confirmed  that  the  time  spent  on  parental  leave  is  not  For  option  I  concerning  unit  costs 
deducted, and that, if parts of the basic remuneration are generated over a period longer  and  if  the  KIC  Partner  applies  a 
than a month, the KIC Partner has included only the share which is generated in the month. methodology  not  approved  by  the 
 
Commission: 
 
“UNIT COSTS CALCULATED BY THE KIC PARTNER IN ACCORDANCE WITH ITS USUAL COST ACCOUNTING PRACTICES”: 
30)  The  unit  costs  re‐calculated  by 
IT IS CALCULATED BY DIVIDING THE TOTAL AMOUNT OF PERSONNEL COSTS OF THE CATEGORY TO WHICH THE EMPLOYEE 
the  Auditor  were  the  same  as 
BELONGS VERIFIED IN LINE WITH PROCEDURE  A.1  BY  THE NUMBER OF FTE AND THE  ANNUAL TOTAL PRODUCTIVE 
the  rates  applied  by  the  KIC 
HOURS OF THE SAME CATEGORY CALCULATED BY THE KIC PARTNER IN ACCORDANCE WITH PROCEDURE A.2. 
Partner. 
17 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
HOURLY RATE FOR INDIVIDUAL ACTUAL PERSONAL COSTS: 
For  option  II  concerning  individual 
IT IS CALCULATED FOLLOWING ONE OF THE TWO OPTIONS BELOW: 
hourly rates: 
A) [OPTION BY DEFAULT] BY DIVIDING THE ACTUAL ANNUAL AMOUNT OF PERSONNEL COSTS OF AN EMPLOYEE VERIFIED  31)  The  individual  rates  re‐
IN LINE WITH PROCEDURE A.1 BY THE NUMBER OF ANNUAL PRODUCTIVE HOURS VERIFIED IN LINE WITH PROCEDURE 
calculated by the Auditor were 
A.2. (FULL FINANCIAL YEAR HOURLY RATE); 
the same as the rates applied by 
B)  BY  DIVIDING  THE  ACTUAL  MONTHLY  AMOUNT  OF  PERSONNEL  COSTS  OF AN  EMPLOYEE  VERIFIED  IN  LINE  WITH 
the KIC Partner.  
PROCEDURE  A.1  BY  1/12  OF  THE  NUMBER  OF  ANNUAL  PRODUCTIVE  HOURS  VERIFIED  IN  LINE  WITH  PROCEDURE 
 
A.2.(MONTHLY HOURLY RATE). 
31.1) The KIC Partner used only one 
option (per full financial year or 
per  month)  throughout  each 
financial year examined. 
31.2)  The  hourly  rates  do  not 
include 
additional 
remuneration. 
A.4 
TIME RECORDING SYSTEM 
32)  All persons recorded their time 
To verify that the time recording system ensures the fulfilment of all minimum requirements and 
dedicated  to  the  action  on  a 
that  the  hours  declared  for  the  action  were  correct,  accurate  and  properly  authorised  and 
daily/  weekly/  monthly  basis 
 
supported by documentation, the Auditor made the following checks for the persons included in 
using  a  paper/computer‐based 
the sample that declare time as worked for the action on the basis of time records: 
system.  (delete  the  answers 
that are not applicable)
 
o  description  of  the  time  recording  system  provided  by  the  KIC  Partner  (registration, 
authorisation, processing in the HR‐system); 
33)  Their 
time‐records 
were 
o  its actual implementation; 
authorised  at  least  monthly  by 
 
the  project  manager  or  other 
o  time records were signed at least monthly by the employees (on paper or electronically) 
superior. 
and authorised by the project manager or another manager; 
o  the hours declared were worked within the project period; 
34)  Hours  declared  were  worked 
 
within  the  project  period  and 
18 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
were  consistent  with  the 
o  there were no hours declared as worked for the action if HR‐records showed absence due 
presences/absences  recorded 
to holidays or sickness (further cross‐checks with travels are carried out in B.1 below) ; 
in HR‐records. 
o  the hours charged to the action matched those in the time recording system. 
 
35)  There  were  no  discrepancies 
ONLY  THE  HOURS  WORKED  ON  THE  ACTION  CAN  BE  CHARGED.  ALL  WORKING  TIME  TO  BE  CHARGED  SHOULD  BE 
between  the  number  of  hours 
 
RECORDED THROUGHOUT THE DURATION OF THE PROJECT, ADEQUATELY SUPPORTED BY EVIDENCE OF THEIR REALITY 
charged  to  the  action  and  the 
AND RELIABILITY (SEE SPECIFIC PROVISIONS BELOW FOR PERSONS WORKING EXCLUSIVELY FOR THE ACTION WITHOUT 
number of hours recorded. 
TIME RECORDS). 
If the persons are working exclusively for the action and without time records  
36)  The  exclusive  dedication  is 
supported  by  a  declaration 
For the persons selected that worked exclusively for the action without time records, the Auditor 
signed by the KIC Partner’s and 
 
verified  evidence  available demonstrating  that they  were  in  reality  exclusively  dedicated to the 
by 
any 
other 
evidence 
action and that the KIC Partner signed a declaration confirming that they have worked exclusively 
gathered.  
for the action. 

COSTS OF SUBCONTRACTING 
 
 
B.1 
The Auditor obtained the detail/breakdown of subcontracting costs and sampled ______ cost items  37)  The 
use 
of 
claimed 
selected randomly (full coverage is required if there are fewer than 10 items, otherwise the sample 
subcontracting 
costs 
was 
should have a minimum of 10 item, or 10% of the total, whichever number is highest). 
foreseen  in  Annex  1  and  costs 
 
were  declared  in  the  Financial 
To  confirm  standard  factual  findings  37‐41  listed  in  the  next  column,  the  Auditor  reviewed  the  
Statements 
under 
the 
following for the items included in the sample: 
subcontracting category. 
o  the use of subcontractors was foreseen in Annex 1; 
38)  There  were  documents  of 
o  subcontracting  costs  were  declared  in  the  subcontracting  category  of  the  Financial 
requests to different providers, 
Statement; 
different offers and assessment 
 
o  supporting documents on the selection and award procedure were followed; 
of the offers before selection of 
the provider in line with internal 
procedures  and  procurement 
19 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
o  the KIC Partner ensured best value for money (key elements to appreciate the respect of 
rules. 
Subcontracts 
were 
this principle are the award of the subcontract to the bid offering best price‐quality ratio, 
awarded in accordance with the 
under  conditions  of  transparency  and  equal  treatment.  In  case  an  existing  framework 
principle  of  best  value  for 
contract was used the KIC Partner ensured it was established on the basis of the principle 
money. 
of best value for money under conditions of transparency and equal treatment). 
(When different offers were not 
In particular, 
collected  the  Auditor  explains 
the reasons provided by the KIC 

i. 
if the KIC Partner acted as a contracting authority within the meaning of Directive 
Partner  under  the  caption 
2004/18/EC (or 2014/24/EU) or of Directive 2004/17/EC (or 2014/25/EU), the Auditor 
“Exceptions” of the Report. The 
verified that the applicable national law on public procurement was followed and that 
Commission  will  analyse  this 
the subcontracting complied with the Terms and Conditions of the Agreement. 
information 
to 
evaluate 
ii. 
if the KIC Partner did not fall under the above‐mentioned category the Auditor verified 
whether  these  costs  might  be 
that the KIC Partner followed their usual procurement rules and respected the Terms and 
accepted as eligible) 
Conditions of the Agreement.. 
For the items included in the sample the Auditor also verified that: 
39)  The  subcontracts  were  not 
awarded  to  other  KIC  Partners 
 
o  the subcontracts were not awarded to other KIC Partners in the consortium; 
of the consortium. 
o  there were signed agreements between the KIC Partner and the subcontractor; 
40)  All 
subcontracts 
were 
o  there was evidence that the services were provided by subcontractor; 
supported 
by 
signed 
 
agreements  between  the  KIC 
Partner and the subcontractor. 
41)  There  was  evidence  that  the 
services  were  provided  by  the 
 
subcontractors. 

COSTS OF PROVIDING FINANCIAL SUPPORT TO THIRD PARTIES 
 
 
20 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
C.1 
The Auditor obtained the detail/breakdown of the costs of providing financial support to third parties 
and sampled ______ cost items selected randomly (full coverage is required if there are fewer than 
10 items, otherwise the sample should have a minimum of 10 item, or 10% of the total, whichever 
number is highest
). 
 
The Auditor verified that the following minimum conditions were met: 
42)  All  minimum  conditions  were 
 
met 
a)  the maximum amount of financial support for each third party did not exceed EUR 60 000, 
unless explicitly mentioned in Annex 1; 
 
b)  the  financial  support to third  parties  was  agreed  in  Annex  1 of  the  Agreement and the 
other provisions on financial support to third parties included in Annex 1 were respected. 

OTHER ACTUAL DIRECT COSTS 
D.1 
COSTS OF TRAVEL AND RELATED SUBSISTENCE ALLOWANCES  
43)  Costs  were  incurred,  approved 
The Auditor sampled ______ cost  items  selected randomly (full  coverage  is  required  if there  are 
and reimbursed in line with the 
 
fewer than 10 items, otherwise the sample should have a minimum of 10 item, or 10% of the total, 
KIC  Partner's  usual  policy  for 
whichever number is the highest). 
travels.  
The Auditor inspected the sample and verified that: 
44)  There  was  a  link  between  the 
 
o  travel and subsistence costs were consistent with the KIC Partner 's usual policy for travel. 
trip and the action. 
In this context, the KIC Partner provided evidence of its normal policy for travel costs (e.g. 
use of first class tickets, reimbursement by the KIC Partner on the basis of actual costs, a  45)  The  supporting  documents 
lump sum or per diem) to enable the Auditor to compare the travel costs charged with this 
were  consistent  with  each 
policy; 
other  regarding  subject  of  the 
 
trip,  dates,  duration  and 
o  travel costs are correctly identified and allocated to the action (e.g. trips are directly linked 
reconciled  with  time  records 
to the action) by reviewing relevant supporting documents such as minutes of meetings, 
and accounting.  
21 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
workshops  or  conferences,  their  registration  in  the  correct  project  account,  their  46)  No ineligible costs or excessive 
consistency with time records or with the  dates/duration of the workshop/conference; 
or  reckless  expenditure  was 
 
declared.  
o  no ineligible costs or excessive or reckless expenditure was declared (see Article 5.5 SGA).
D.2 
COSTS FOR EQUIPMENT, INFRASTRUCTURE OR OTHER ASSETS 
47)  Procurement  rules,  principles 
 
and guides were followed. 
The Auditor sampled ______ cost  items  selected randomly (full  coverage  is  required  if there  are 
fewer than 10 items, otherwise the sample should have a minimum of 10 item, or 10% of the total,  
48)  There  was  a  link  between  the 
whichever number is the highest). 
grant agreement and the asset 
 
charged to the action. 
For  “equipment,  infrastructure  or  other  assets”  [from  now  on  called  “asset(s)”]  selected  in  the 
sample the Auditor verified that: 
49)  The asset charged to the action 
was traceable to the accounting 
o  the assets were acquired in conformity with the KIC Partner's internal guidelines  and 
 
procedures; 
records  and  the  underlying 
documents. 
o  they were correctly allocated to the action (with supporting documents such as delivery 
note invoice or any other proof demonstrating the link to the action)  
50)  The  depreciation  method  used 
to charge the asset to the action 
o  they were entered in the accounting system; 
was  in  line  with  the  applicable 
 
o  the extent to which the assets were used for the action (as a percentage) was supported 
rules  of  the  KIC  Partner's 
by reliable documentation (e.g. usage overview table); 
country  and  the  KIC  Partner's 
 
usual accounting policy. 
The  Auditor  recalculated  the  depreciation  costs  and  verified  that  they  were  in  line  with  the  51)  The 
amount 
charged 
applicable rules in the KIC Partner’s country and with the KIC Partner’s usual accounting policy (e.g. 
corresponded  to  the  actual 
 
depreciation calculated on the acquisition value). 
usage for the action. 
The Auditor verified that no ineligible costs such as deductible VAT, exchange rate losses, excessive 
or reckless expenditure were declared (see Article 5 SGA). 
52)  No ineligible costs or excessive 
In  case  the  option  concerning  the  declaration  of  the  cost  of  purchasing  equipment, 
or  reckless  expenditure  were 
 
infrastructure or other assets was used, the Auditor verified that the limitations set out in Article 
declared. 
5.2. Section D.2 SGA were complied with. 
22 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
 
D.3 
COSTS OF OTHER GOODS AND SERVICES 
53)  Contracts for works or services 
The Auditor sampled ______ cost  items  selected randomly (full  coverage  is  required  if there  are 
did not cover tasks described in 
fewer than 10 items, otherwise the sample should have a minimum of 10 item, or 10% of the total, 
Annex 1. 
 
whichever number is highest). 
54)  Costs  were  allocated  to  the 
For the purchase of goods, works or services included in the sample the Auditor verified that: 
correct  action  and  the  goods 
were  not  placed  in  the 
o  the contracts did not cover tasks described in Annex 1; 
inventory 
of 
durable 
 
o  they were correctly identified, allocated to the proper action, entered in the accounting 
equipment. 
system  (traceable  to  underlying  documents  such  as  purchase  orders,  invoices  and 
accounting); 
55)  The  costs  were  charged  in  line 
with 
the 
KIC 
Partner’s 
o  the goods were not placed in the inventory of durable equipment; 
accounting  policy  and  were 
 
o  the  costs  charged  to  the  action  were  accounted  in  line  with  the  KIC  Partner’s  usual 
adequately supported. 
accounting practices; 
56)  No ineligible costs or excessive 
o  no ineligible costs or excessive or reckless expenditure were declared (see Article 5 SGA). 
or  reckless  expenditure  were 
declared. 
For 
internal 
In addition, the Auditor verified that these goods and services were acquired in conformity with 
invoices/charges  only  the  cost 
 
the KIC Partner 's internal guidelines and procedures, in particular: 
element  was  charged,  without 
o  if KIC Partner acted as a contracting authority within the meaning of Directive 2004/18/EC 
any mark‐ups. 
(or 2014/24/EU) or of Directive 2004/17/EC (or 2014/25/EU), the Auditor verified that the 
applicable national law  on  public  procurement  was  followed  and  that the procurement  57)  Procurement  rules,  principles 
contract complied with the Terms and Conditions of the Agreement. 
and  guides  were  followed. 
There  were  documents  of 
o  if  the  KIC  Partner  did  not  fall  into  the  category  above,  the  Auditor  verified  that  the  KIC 
requests to different providers, 
 
Partner followed their usual procurement rules and respected the Terms and Conditions 
different offers and assessment 
of the Agreement. 
of the offers before selection of 
23 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
For the items included in the sample the Auditor also verified that: 
the provider in line with internal 
procedures  and  procurement 
o  the KIC Partner ensured best value for money (key elements to appreciate the respect of 
rules.  The  purchases  were 
this  principle  are  the  award  of  the  contract  to  the  bid  offering  best  price‐quality  ratio, 
made  in  accordance  with  the 
under  conditions  of  transparency  and  equal  treatment.  In  case  an  existing  framework 
principle  of  best  value  for 
contract was used the Auditor also verified that the KIC Partner ensured it was established 
money.  
on the basis of the principle of best value for money under conditions of transparency and 
equal treatment); 
(When different offers were not 
collected  the  Auditor  explains 

SUCH GOODS  AND  SERVICES  INCLUDE,  FOR  INSTANCE,  CONSUMABLES  AND  SUPPLIES,  DISSEMINATION  (INCLUDING 
the reasons provided by the KIC 
OPEN ACCESS), PROTECTION OF RESULTS, SPECIFIC EVALUATION OF THE ACTION IF IT IS REQUIRED BY THE AGREEMENT, 
Partner  under  the  caption 
CERTIFICATES ON THE FINANCIAL STATEMENTS IF THEY ARE REQUIRED BY THE AGREEMENT AND CERTIFICATES ON THE 
“Exceptions” of the Report. The 
METHODOLOGY, TRANSLATIONS, REPRODUCTION. 
Commission  will  analyse  this 
information 

to 
evaluate 
whether  these  costs  might  be 
accepted as eligible)
 
D.4 
AGGREGATED CAPITALISED AND OPERATING COSTS OF RESEARCH INFRASTRUCTURE 
58)  The  costs  declared  as  direct 
The Auditor ensured the existence of a positive ex‐ante assessment (issued by the EC Services) of 
costs  for  Large  Research 
the cost accounting methodology of the KIC Partner allowing it to apply the guidelines on direct 
Infrastructures 
(in 
the 
costing for large research infrastructures in Horizon 2020. 
appropriate line of the Financial 
 
Statement)  comply  with  the 
 
methodology  described  in  the 
In the cases that a positive ex‐ante assessment has been issued (see the standard factual findings 
positive  ex‐ante  assessment 
58‐59 on the next column), 
report. 
24 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
The  Auditor  ensured  that  the  KIC  Partner  has  applied  consistently  the  methodology  that  is  59)  Any  difference  between  the 
explained and approved in the positive ex ante assessment; 
methodology  applied  and  the 
 
one  positively  assessed  was 
 
In  the  cases  that  a  positive  ex‐ante  assessment  has  NOT  been  issued  (see  the  standard  factual 
extensively 
described 
and 
findings 60 on the next column), 
adjusted accordingly. 
The Auditor verified that no costs of Large Research  Infrastructure have been charged as direct 
costs in any costs category; 
 
60)  The direct costs declared  were 
In the cases that a draft ex‐ante assessment report has been issued with recommendation for further 
free  from  any  indirect  costs 
changes (see the standard factual findings 60 on the next column), 
 

items  related  to  the  Large 
  The Auditor followed the same procedure as above (when a positive ex‐ante assessment has 
Research Infrastructure. 
NOT yet been issued) and paid particular attention (testing reinforced) to the cost items for 
which  the  draft  ex‐ante  assessment  either  rejected  the  inclusion  as  direct  costs  for  Large 
Research Infrastructures or issued recommendations. 
D.5 
Costs of internally invoiced goods and services 
61)  The costs of internally invoiced 
goods and services included in 
 
the Financial Statement were 
The Auditor sampled cost items selected randomly (full coverage is required if there are fewer than 
 
calculated in accordance with 
10 items, otherwise the sample should have a minimum of 10 item, or 10% of the total, whichever 
the KIC Partner's usual cost 
number is highest).  
accounting practice. 
 
62)  The cost accounting practices 
To confirm standard factual findings 61‐65 listed in the next column, the Auditor: 
used to calculate the costs of 
internally invoiced goods and 
 
o  obtained a description of the KIC Partner's usual cost accounting practice to calculate costs 
services were applied by the 
of internally invoiced goods and services (unit costs); 
KIC Partner in a consistent 
manner based on objective 
25 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
o  reviewed  whether  the  KIC  Partner's  usual  cost  accounting  practice  was  applied  for  the 
criteria regardless of the 
Financial Statements subject of the present CFS; 
source of funding. 
o  ensured that the methodology to calculate unit costs is being used in a consistent manner, 
based on objective criteria, regardless of the source of funding; 
o  verified that any ineligible items or any costs claimed under other budget categories, in  63)  The unit cost is calculated using 
particular indirect costs, have not been taken into account when calculating the costs of 
the actual costs for the good or 
internally invoiced goods and services (see Article 5 SGA); 
service recorded in the KIC 
Partner’s accounts, excluding 
 
o  verified whether actual costs of internally invoiced goods and services were adjusted on 
any ineligible cost or costs 
the basis of budgeted or estimated elements and, if so, verified whether those elements 
included in other budget 
used are actually relevant for the calculation, objective and verifiable information. 
categories. 
o  verified  that  any  costs  of  items  which  are  not  directly  linked  to  the  production  of  the  64)  The unit cost excludes any 
invoiced  goods  or  service  (e.g.  supporting  services  like  cleaning,  general  accountancy, 
costs of items which are not 
administrative support, etc. not directly used for production of the good or service) have 
directly linked to the 
 
not been taken into account when calculating the costs of internally invoiced goods and 
production of the invoiced 
services. 
goods or service. 
o  verified that any costs of items used for calculating the costs of internally invoiced goods 
and services are supported by audit evidence and registered in the accounts. 
65)  The costs items used for 
calculating the actual costs of 
internally invoiced goods and 
services were relevant, 
 
reasonable and correspond to 
objective and verifiable 
information. 

USE OF EXCHANGE RATES 
 
 
E.1 
a) For KIC Partners with accounts established in a currency other than euros 
66)  The  exchange  rates  used  to 
 
convert  other  currencies  into 
26 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
Result 
Ref 
Procedures 
Standard factual finding 
(C / E / N.A.) 
The Auditor sampled ______ cost items selected randomly and verified that the exchange rates used 
Euros were in accordance with 
for converting other currencies into euros were in accordance with the following rules established in 
the  rules  established  of  the 
the Agreement ( full coverage is required if there are fewer than 10 items, otherwise the sample 
Specific  Agreement  and  there 
should have a minimum of 10 item, or 10% of the total, whichever number is highest)
was  no  difference  in  the  final 
figures. 
COSTS RECORDED IN THE ACCOUNTS IN A CURRENCY OTHER THAN EURO SHALL BE CONVERTED INTO EURO AT THE 
AVERAGE OF THE DAILY EXCHANGE RATES PUBLISHED IN THE C SERIES OF OFFICIAL JOURNAL OF THE EUROPEAN UNION 
(https://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html  ),  DETERMINED  OVER  THE 
CORRESPONDING REPORTING PERIOD.  

IF  NO  DAILY  EURO  EXCHANGE  RATE  IS  PUBLISHED  IN  THE  OFFICIAL  JOURNAL  OF  THE  EUROPEAN  UNION  FOR  THE 
CURRENCY  IN  QUESTION,  CONVERSION  SHALL  BE  MADE  AT  THE  AVERAGE  OF  THE  MONTHLY  ACCOUNTING  RATES 
ESTABLISHED 

BY 
THE 
COMMISSION 
AND 
PUBLISHED 
ON 
ITS 
WEBSITE 
(http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm), 
DETERMINED OVER THE CORRESPONDING REPORTING PERIOD.
 
b) For KIC Partners with accounts established in euros
The Auditor sampled ______ cost items selected randomly and verified that the exchange rates used 
for converting other currencies into euros were in accordance with the following rules established in 
the Agreement ( full coverage is required if there are fewer than 10 items, otherwise the sample  67)  The KIC Partner applied its usual 
 
should have a minimum of 10 item, or 10% of the total, whichever number is highest)
accounting practices. 
COSTS INCURRED IN ANOTHER CURRENCY SHALL BE CONVERTED INTO EURO BY APPLYING THE KIC PARTNER’S USUAL 
ACCOUNTING PRACTICES.
 
 
 
 
[legal name of the audit firm] 
[name and function of an authorised representative] 
<dd Month yyyy> 

27 
 

Annex 4 ‐ Specific Grant Agreement No. EIT/EIT InnoEnergy/SGA20XX 
 
 
 
 
<Signature of the Auditor> 
28