Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Sustainable corporate governance'.




 
Ref. Ares(2021)1370031 - 19/02/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
Directorate C - Africa, Caribbean and Pacific, Asia (II), Trade and Sustainable Development, Green Deal 
  Multilateral Trade and Sustainable Development Policy, Green Deal, Conflict Minerals 
Brussels, 1 February 2021 
TRADE.C.4  RN-bd (2021)909421 
 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt 
 
 
Mr. Olivier Hoedeman  
Corporate Europe Observatory  
Rue d'Edimbourg 26, 
1050 Brussels, Belgium 
 
Advance copy by email: 
ask+request-8882-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem 2020/7943 
Dear Sir, 
I refer to  your application dated 22/12/2020, in which you make a request for access to 
documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (‘Regulation  1049/2001’),  registered 
GestDem 2020/7943 on the same date under the above mentioned reference number.  
 
Please accept our apologies for the delay in preparing the reply to your request, which is 
mainly  due  to  a  high  number  of  access  to  documents  requests  being  processed  at  the 
same time by DG Trade.  
 
 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your request, you asked for access: 
 
- all reports (and other notes) from meetings with representatives of companies, lobby 
groups  (such  as  BusinessEurope,  Bundesverband  der  Deutschen  Industrie,  CSR 
Europe and others), consultancies and think-tanks about the European Commission's 

                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
initiative  on  sustainable corporate  governance  and  issues  around  EU  corporate  due 
diligence legislation more generally (since May 1st 2020). 
- all correspondence (including emails and their attachments) with representatives of 
companies,  lobby  groups  ,  consultancies  and  think-tanks  about  the  European 
Commission's  initiative  on  sustainable  corporate  governance  and  issues  around  EU 
corporate due diligence legislation more generally (since May 1stl 2020). 
-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients 

and 
their 
affiliation, 
subject 
of 
meeting/correspondence). 
 
 
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. 
Such assessment is carried out in a multi-step approach:  
-  first,  the  institution  must  satisfy  itself  that  the  document  relates  to  one  of  the 
exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by that exception;  
-  second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question  pose  a  "reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical"  risk  of 
undermining the protection of the interest covered by the exception;  
-  third, if it takes the view that disclosure would undermine the protection of any of 
the interests defined under Article 4(2) and Article 4(3) of Regulation 1049/2001, 
the  institution  is  required  "to  ascertain  whether  there  is  any  overriding  public 
interest justifying disclosure
"3.   
In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public 
the widest possible right of access to documents4, ’the exceptions to that right […] must 
be interpreted and applied strictly’
5.   
In reply to your request, I can inform you that we have identified one documents that fall 
within the scope of your request. 
Having  examined  the  requested  document  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased  to  grant  you  full  access  to  “Meeting  report:  TRADE-CSR  Europe  4 
December 2020” (Ref. trade.c.4(2021)920394).
 
In  this  document  names  and  other  personal  data  have  been  redacted  pursuant  to  article 
4(1)(b) of Regulation 1049/2001 and in accordance with Regulation (EC) No 2018/1725. 
Hence, the main content of this document relevant to your request is accessible. 
Copies of the accessible document enclosed to this letter. 
                                                 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35.  
3   Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52-64. 
4   See Regulation 1049/2001, recital (4). 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 


 
The reasons  justifying the application of the  exception  concerning personal  data  are set 
out below. 
2.1 
Protection of the privacy and integrity of the individual  
 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.6  
 
The document contain personal information, such as names, e-mail addresses, telephone 
numbers  that  allow  the  identification  of  natural  persons,  as  well  as  other  personal 
information.  
 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ’means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’
.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.7  Please  note  in  this 
respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to 
staff members of an institution are to be considered personal data.8 
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)9, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable10 
 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if  ‘[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’
.  
                                                 
6   The  applicable  legislation  is  Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of 
personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such 
data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC    (‘Regulation 
2018/1725’). 
7   Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560.    
8   Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
9   Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
10   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
 
 
If  applicable  In  your  application,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to  establish the 
necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, 
the  European Commission  does  not  have  to  examine  whether there is  a  reason to  assume 
that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by  disclosure of 
the personal data concerned. 
 
 
 
*** 
This  document  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
officials  of  the  Directorate-General  for  TRADE.  It  solely  reflects  the  author's 
interpretation of the interventions made and does not set out any official position of the 
third parties to which the document refers, which was not consulted on its content. It does 
not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
 
 



 
3. 
MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
Secretary-General  
European Commission  
Transparency, Document Management & Access to Documents 
Rue de la Loi 200/Wetstraat 200  
BERL 7/76  
1049 Brussels  
Belgium 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 Yours faithfully  
  
 
 
Madelaine TUININGA 
 
Encl.:    
Document released 

Electronically signed on 19/02/2021 09:37 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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