This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Emergency authorisations for neonicotinoids'.




Ref. Ares(2021)1884582 - 16/03/2021
 
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
 
  
The Director-General 
               
 
Brussels, 
SANTE/E4/DI/mb(2021)1848637 
 
 
By registered letter with 
acknowledgement of receipt1 
 
Mr Tim Luimes, MrTomas Vanheste 
The Investigative Desk 
Gaasterlandstraat 3-5  
1079 RH Amsterdam 
The Netherlands 
 
 
 
 
 
 
 
 
Advance copy by email: 
ask+request-8969-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Dear Mr Luimes and Mr Vanheste, 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2021/0479 
We refer to your email dated 26 January 2021 in which you make a request for access to 
documents on the basis of Regulation (EC) No 1049/20012 (or ‘the Regulation’), registered 
on  the  same  date  under  the above-mentioned reference number. We refer also  to  our e-
mail of 16 February 2021, extending the deadline for handling the application. 
1. Scope of your request 
In your request, you ask access to:  
All emergency authorisations since 29 May 2018 for the three substances thiamethoxam, 
imidacloprid and clothianidin, of which the use was restricted by the regulations 2018/783, 
2018/784 and 2018/785 of 29 May 2018. 

What we are looking for are all the documents concerning these emergency authorisations 
that were prepared inside and/or exchanged between one of the following organisations: 

                                                 
1  
According to standard operational procedure, the reply is usually also sent to you by registered post. Please note, 
however, that due to the extraordinary health and security measures currently in force during to the COVID-19 
epidemics, which include the requirement for all Commission non-critical staff to telework, we are unfortunately 
not in a position to follow this procedure until further notice. We would therefore appreciate if you could confirm 
receipt of the present e-mail.   
2   Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  

 
* DG Health and Food Safety  
* DG Environment  
* DG Agriculture  
* DG Trade  
* The Standing Committee on Plants, Animals, Food and Feed (SCoPAFF)  
* The European Food and Safety Authority (EFSA)  
* The companies Bayer, BASF, Syngenta en Corteva that use one of the three substances in 
their plant protection products  

* Tereos, Royal Cosun, SESVanderHave and other sugarbeet companies  
*  The  European  Crop  Protection  Association  (ECPA),  COPA-COGECA  and  other  lobby 
organisations
” 
2. Assessment of the documents 
We have identified 26 documents falling under the scope of your request. 
Since  some  documents  originate  from  a  third  party  in  accordance  with  Art.  4  (4)  of 
Regulation,  the  originators  of  the  documents  have  been  consulted  in  order  to  assess 
whether an exception established in Article 4 applies to these documents. 
Having examined the document under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 
and  considered  the  opinion  of  the  third  party,  we  have  come  to  following  conclusion, 
which is further explained below: 
  full access can be given to 1 document, number 23;  
  partial  access  can  be  granted  to  17  documents  (documents  numbered  1  to  17) as 
their full disclosure is prevented by one of the exceptions to the right of access laid 
down in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001; 
  8  documents  (numbered  18-22  and  24-26)  are  publicly  available  on  the  Europa 
websites and you can access them by clicking to the following links: 

Document 18 
https://ec.europa.eu/food/sites/food/files/plant/docs/sc_phyto_20180719_ppl_su
m.pdf 


Document 19 
https://ec.europa.eu/food/sites/food/files/plant/docs/sc_phyto_20181023_ppl_su
m.pdf 
 

Document 20 
https://ec.europa.eu/food/sites/food/files/plant/docs/sc_phyto_20181212_ppl_su
m.pdf 
 

Document 21 
https://ec.europa.eu/food/sites/food/files/plant/docs/sc_phyto_20190124_ppl_su
m.pdf 
 

Document 22 
https://ec.europa.eu/food/sites/food/files/plant/docs/sc_phyto_20190124_ppl_su
m.pdf 
 

Document 24 


 
https://ec.europa.eu/food/sites/food/files/plant/docs/sc_phyto_20190520_ppl_su
m.pdf 
 

Document 25 
https://ec.europa.eu/food/sites/food/files/plant/docs/sc_phyto_20190716_ppl_su
m.pdf 
 

Document 26 
https://ec.europa.eu/food/sites/food/files/plant/docs/sc_phyto_20191021_ppl_su
m.pdf 
 
 
Some part of documents 4 and 17 have been redacted as they fall outside of scope of the 
request. 
The documents that can be fully or partially released and the list of documents containing 
the result of the assessment carried out on their content on the basis of Regulation (EC) 
No 1049/2001 are published on the following Commission webpage: 
https://webgate.ec.europa.eu/dyna/extdoc    
You  can  view  these  documents  by  entering  the  GestDem  reference  of  your  request 
("2021/0479") in the search box at the top of the page.  
Alternatively,  you  can  click  on  "view  documents  per  request"  and  search  on  the  left 
column for the GestDem reference of your request ("2021/0479"). 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission 
or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission  Decision  on  the 
reuse  of  Commission  documents.
  You  may  reuse  the  documents  disclosed  free  of  charge 
and  for  non-commercial  and  commercial  purposes  provided  that  the  source  is 
acknowledged  and  that  you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the 
documents. Please note that the Commission does not assume liability stemming from the 
reuse.  
Please  note  that  documents  originating  from  third  parties are disclosed to  you based on 
Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules 
on intellectual property, which may limit your right to reproduce or exploit the released 
documents without the agreement of the originator, who may hold an intellectual property 
right on them. The European Commission does not assume any responsibility from their 
reuse. 
3. Protection of personal data 
Protection of the privacy and integrity of the individual, in particular in accordance with 
Community  legislation  regarding  the  protection  of  personal  data  -  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 

With regard to documents No. 1 to 17, a complete disclosure is prevented by the exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 
4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain  the  following  personal 
data: 

the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;  



 

the names/initials and contact details of other natural persons;  

handwritten signatures. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation3 does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
Therefore  the  above-listed  documents  are  disclosed  redacted  of  the  parts  containing 
personal data. 
4. Means of redress 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
[e-signed] 
Sandra GALLINA 
                                                 
3   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection 
of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39.  

Electronically signed on 14/03/2021 22:47 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482