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Second wave pandemic preparedness: procurement principles 
 
Brussels, 31 July 2020 
 
Mr Jens Spahn,   
 
 
Ms Stella Kyriakides, 
Minister of Health, Germany 
 
Commissioner for Health, European Commission 
 
cc.  
 
   
 
 
  
 EMA 
 
, ECDC 
 
 
Dear EU Presidency Minister of Health, Dear Commissioner, 
Medicines for Europe and EFPIA are coordinating a project on ICU medicines for Covid-19. In that context, we 
have engaged strongly with the EU to ensure supplies during the first wave of the infection and subsequently 
assessed the risks of a second wave anticipated after the summer break.  
We appreciate that many member states are now engaged actively in planning for the risk of a second wave. We 
respect that countries may choose different policy options to plan for a second wave risk adapted to local needs 
and requirements. There are however some common challenges that we believe should be addressed to ensure 
the most secure supply for Europe. Most member states are using a combination of measures to plan for a second 
wave  including  stockpiling  requirements  and  procurement.  We  would  like  to  ensure  that  those  measures 
incentivise the industry to supply through sustainability and predictability for manufacturers. We have therefore 
drafted some  key principles that we  would kindly  request you convey to  Health Council and  the relevant  EU 
committees involved for best practice sharing. 
Firstly,  we  are  concerned by  a  lack  of  coordination among  government  agencies  in  different  member  states. 
While we acknowledge that pandemic management is a new and complex field, on numerous occasions industry 
has been confronted with different approaches within the same country. For example, regarding the EU joint 
procurement, our industry has struggled to obtain clear information from government agencies on the intention 
of the government to use this procurement process as opposed to other national contracts currently in place or 
to be launched in the near future. In some cases, relevant government agencies were not even aware of the joint 
tender to which the country had signed up to. We also note discrepancies in the guidance provided by regulatory 
agencies  responsible  for  medicine  supply  and  crisis  management  departments  responsible  for  the  overall 
pandemic response.  
Second,  we  would  like  to  request  more  transparency  on  the  available  Covid-19  ICU  medicine  stocks  that 
governments have either in state warehouses or in wholesaler warehouses for a second wave risk. We are aware 
that there are, for example, large volumes of compounded medicines with very short stability periods (likely too 
short to serve a second wave). It would be important to know if countries have sufficient (quality) medicines to 
get them through a potential second wave. This information would be useful for the industry to plan stock and 
 
 
Rue d’Arlon 50 - 1000 Brussels - Belgium 
T: 
 
www.medicinesforeurope.com 
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production levels and to ensure that products can flow to the countries of need and avoid over-supplying already 
well stocked countries.  
Third, as recommended in the latest Commission Communication, member states should share standardized and 
epidemiological data at subnational level including hospitalization data and intensive care occupancy to allow 
accurate modelling of the disease’s spread. This data should be collected by the ECDC and/or universities with 
modelling capacity and shared in a timely fashion with the medicines industry.   
Fourth, we are concerned about the propensity to increase national stockpiling requirements through threats of 
higher fines for manufacturers sometimes combined with higher stock level requirements. In general, stockpiling 
is counterproductive for industry supply chain models which are based on ensuring the rapid flow of goods to 
enable  manufacturing  and  to  supply  patient  need.  These  requirements  create  considerable  uncertainties  for 
manufacturers regarding product ownership and quality oversight that should be clarified. Moreover, hoarding 
and restrictions to the free movement of goods including medicines were a cause of shortages and potential 
harm  to  patients  across  Europe  during  the  first  Covid-19  wave.  Going  forward,  it  is  critical  that we maintain 
principles of openness and solidarity across Europe. Introducing new stockpiling requirements and higher fines 
also  alters  the  sustainability  balance  for  companies  supplying  the  market.  Europe  has  already  experienced  a 
considerable withdrawal of marketing authorisations for well-established but still essential medicines over the 
last  10  years  due  to  higher  regulatory  costs  combined  with  cost-containment  measures.  Disproportionate 
stockpiling requirements will further increase market consolidation exposing Europe to over-reliance on a limited 
number of suppliers.  
Finally, as for procurement, we are concerned that some initiatives lack firm undertaking from member state 
buyers. This can have the effect of locking in stock that may never be used for patients or may disincentivise 
companies  from  participating  in  the  market.  In  addition,  the  recently  launched  joint  procurement  of  ICU 
medicines  is,  in  some  cases,  adding  further  uncertainty  as  some  member  states  have  deliberately  chosen  to 
launch two tenders simultaneously – the joint procurement and a national procurement procedure. This creates 
confusion  for  companies  as  member  states  have  refused  to  clarify  which  procurement  initiative  and  which 
supplier(s) will be selected. This leads to a lack of transparency on real demand. In some cases, this appears to 
be a deliberate policy to increase cost pressure on the industry. We question whether this is optimal given the 
strong demand for Covid-19 medicines globally.   Our industry would advise that procurement should reward 
manufacturers  that  invest  in  resilience  with  clear  purchaser  commitments.  Positive  criteria  could  include 
sufficient  API  and  finished  product  stocks,  multiple  sources  of  API  sourcing  and  inventory  policies  or 
manufacturing sites (if produced by the medicine manufacturer), ability to deliver on reasonable lead times and 
high historic service and quality levels (ranking by service delivery levels, GMP records, etc). 
We look forward to cooperating closely with the Commission and Member States to plan for the risk of a second 
wave. 
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Medicines for Europe   
 
 
 
 
EFPIA 
 
patients • quality • value • sustainability • partnership 
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