Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'PhotoDNA'.




Ref. Ares(2021)1602587 - 03/03/2021
 
 
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MIGRATION AND HOME AFFAIRS 
 
Directorate D: Law Enforcement and Security 
  Unit D.4 : Cybercrime 
Brussels  
HOME.D.4/AP 
 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2021/0614 
Dear Mr Stolton, 
We refer to your e-mail of 9 February 2021 in which you make a request for access to documents, 
registered on 10 February 2021 under the above-mentioned reference number. 
Your application concerns a very large number of documents, which need to be assessed individually. 
Additionally,  some  of  the  documents  requested  originate  from  third  parties,  which  have  to  be 
consulted. Such a detailed analysis cannot be carried out within the normal time limits set out in Article 
7 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
However,  Article  6(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  also  provides  for  a  possibility  to  confer 
with an applicant informally with a view to finding a fair solution when an application relates to a 
very long document or concerns a very large number of documents.  
 
In accordance with the case law of the EU Courts, such a solution can only concern the content or 
the number of documents requested, not the deadline for replying1. This means that the scope of the 
request must be reduced in a way that would enable its processing within the extended deadline of 
15 + 15 working days. 
Based  on  the  above-mentioned  provision,  we  would  kindly  ask  you  to  specify  the  objective  of  your 
application  and  your  specific  interest  in  the  documents  requested 2,  and  whether  you  could  narrow 
down  the  scope  of  your  application    (i.e.  the  subject  matter(s)  and/or  timeframe  covered),  so  as  to 
reduce it to a more manageable amount of documents.  
In  order  to  help  you  to  narrow  down  your  application,  please  note  that  the  following  categories  of 
documents have been identified as falling under the scope of your request. Please note that the listing 
of documents in this table does not indicate that the documents can be disclosed fully or partially, as 
the possibility to disclose any or all information contained in the relevant document still needs to be 
assessed. 
No  Category of document  Approximate contents/relevance for 
Date 
Indicative nr 
the request 
of relevant 
pages 
 
Informal exchanges of  Messages pertaining to a number of 
 
35 
                                                 

Judgment of the Court of Justice of 2 October 2014,  Strack v European Commission
C-127/13,(hereinafter referred to as the ‘Strack v Commission judgment’), EU:C:2014:2250, paragraphs 26-28. 

Strack v Commission judgment , paragraph 28; Judgment of the General Court (then 'Court of First Instance') of 
22 May 2012,  EnBW Energie Baden-Württemberg v European Commission, T-344/08, EU:T:2012:242, 
paragraph 105. 
 

 
 
 
e-mail between 
different issues: 
Commission officials. 
-  negotiations 
of 
e-Privacy 
regulation in 2019,  
-  exchanges related to Child sexual 
abuse Interim Regulation  
-  preparation  of  press  releases 
related to the work on CSA,  
-  internal 
discussion 
on 
presentation of CSA Strategy,  
-  preparation  of  the  work  on  CSA 
in  the  framework  on  the  EU 
Internet Forum 
that may include information about 
PhotoDNA or references to Photo 
DNA as an example of a technology 
used. 
 
 
Written replies to 
Information about how PhotoDNA is 
10/11/2020 
35 
follow-up questions 
used (what type of services it is used 
from the European 
in) 
Parliament on the 
Child sexual abuse 
Interim Regulation 
 
Discussion papers and  Discussion papers contain references 
March 2020 – 
25 
minutes from 
to PhotoDNA as an example of a 
July 2020 
meetings between 
technology used as part voluntary 
services and Cabinet 
measures to detect child sexual abuse 
on issues around 
material. 
fighting child sexual 
abuse 
 
Briefings prepared by 
References to PhotoDNA as an 
January 2020 – 
70 
DG HOME (HOME 
example of a technology used as part 
January 2021 
internal and for 
voluntary measures to detect child 
Cabinets) 
sexual abuse material, outline of what 
photoDNA is and how it works.  
 
Reports  and technical  Summary of exchanges in the 
15 and 28 
40 
papers for the 
Telecom Working Party 
September 2020 
Council: E-privacy 
Regulation; Child 
sexual abuse Interim 
Regulation meetings 
in the Council 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
 
 


 
 
 
 
Informal reports from 
Summary of exchanges in the trilogue,  17 December 
15  
the discussion on the 
including the discussion of error rate 
2020 
Child sexual abuse 
of PhotoDNA  
Interim Regulation 
meetings in European 
Parliament 
 
Reports from 
Meetings/exchanges related to a range  April 2020 
15 
meetings / exchanges  
of topics including fight against 
29/10/2020 
with the creators of 
disinformation, radicalisation and 
photoDNA 
child sexual abuse that may include 
e-mail 8/4/2020 
information about PhotoDNA or 
references to Photo DNA as an 
example of a technology used. 
Letters exchanged between Microsoft 
& Commissioner Johansson 
(Ares(2020)6100804, 
Ares(2020)4589540), containing a 
brief outline of history of photo DNA 
creation and use.  
 
Reports from 
This category includes meeting 
Feb 2020 - Dec 
25 
meetings with 
reports/notes, exchanges of messages 
2020 
industry 
and letters, feedback submitted to 
representatives, and 
Inception Impact Assessment  
other exchanges 
where Photo DNA 
was mentioned 
 
Background 
Reference to PhotoDNA in a footnote 
28/1/2/21 
30  
paper/discussion 
explaining hashing tools. 
papers from expert  
meetings  
 
According  to our first estimation, your request for access to documents would imply the detailed 
assessment of at least 280 pages, probably significantly more. 
 
According to our very first estimates, the handling of your request would take at least 42 working 
days3, broken down as follows: 
 
-  retrieval and establishment of a complete list of the documents identified: [5] working days; 
-  assessment  of  the  content  of  the  documents  in  light  of  the  exceptions  of  Article  4  of 
Regulation (EC) No 1049/2001: [12] working days:  
                                                 

Taking into account other applications for access to documents and other tasks that the staff concerned are likely 
to have to deal with during the same period.   
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
 
 


 
 
 
-  third party consultations: [10] working days; 
-  final assessment of the documents in light of the comments received: [5] working days; 
-  drafting of the reply: [1] working day; 
-  redaction  of  those  parts  of  the  documents  to  which  one  or  several  exceptions  apply:  [5] 
working days; 
-  internal review and approval of the draft decision: [2] working days; and 
-  preparation of the reply and the documents for dispatch (scanning of the redacted versions, 
administrative processing etc.): [2] working days. 
Therefore, in accordance with Article 7 of Regulation (EC) No 1049/2001, it is not possible to process 
and reply to your request within the prescribed time limits.  
We  would  like  to  draw  your  attention  to  the  fact  that  informal  e-mails  are  automatically  deleted 
after 6 months, therefore we are not able to retrieve exchanges older than 6 months. We would like 
to point out that the search for informal notes and communication may not be complete. References 
to PhotoDNA appear in a different contexts on a variety of topics. The workload involved in tracing 
every reference to PhotoDNA in mailboxes and files of numerous units in DG HOME is therefore 
very high. 
It is important to note that the content of exchanges, reports, discussion papers etc., refer to many 
topics,  of  which  your  request  would  only  concern  a  part.  Some  documents  include  a  reference  to 
PhotoDNA  merely  as  an  example  of  a  hashing  technology,  without  presenting  any  information 
about the technology itself. It is therefore necessary to thoroughly evaluate each document to assess 
to what extent the individual information is relevant and whether it can be made public.  
Additionally,  some  of  the  documents  requested  originate  from  third  parties,  which  have  to  be 
consulted in case the European Commission comes to the conclusion that (part of) a document can 
be released. The workload is therefore very high and cannot be dealt with within the legal deadlines. 
As a result, we have attempted to identify those documents which a priori would seem to be most 
relevant to your request as they contain the most detailed information. We would be in a position to 
assess and give you an answer to your request on the following documents: 
 
-  letters exchanged between the Commissioner and Microsoft 
-  reports from calls/meetings with the creators of PhotoDNA 
-  technical  information  provided  to  the  Council  in  2019  during  e-Privacy  Regulation 
Negotiations 
-  technical information provided to the European Parliament and the Council in 2020. 
In order to enable us to respect the time-limits of Regulation (EC) No 1049/2001, we would ask you 
for a swift reply to our invitation to propose a fair solution, within five working days at the latest: 
  by e-mail to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us: 
  by e-mail at: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
In  the  absence  of  a  reply  within  five  working  days,  we  will  unilaterally  restrict  the  scope  of  your 
application  to  those  parts  that  can  be  dealt  with  within  the  extended  deadline  of  30  working  days, 
counting from the registration of your application on 10 February 2021. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
 
 



 
 
 
Thank you in advance for your understanding.  
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Cathrin BAUER‑ BULST 
Head of Unit 
 
 
 
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
 
 

Electronically signed on 03/03/2021 09:14 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482