This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents and statistics on the CompareD platform'.







Ref. Ares(2021)2801609 - 27/04/2021
Ref. Ares(2021)2867223 - 29/04/2021
Compared 
 
1st Meeting steering group  


Goal of today's meeting 
   
Scope and goal 
 
Planning 
 
Governance 
    


Agenda 
  
Tour de table 
   
Presentation of the project Compared (as submitted) 
   
Discussion 
Scope of the project 
 
Planning and timing 
 
Governance 
 
Other decisions 
 
Next steps 


 
 
Vision for Compared (as submitted) 

 
 
Provide an online platform for semantic comparison of research proposals with a corpus 
of R&I grants from EU and MS funding agencies, and other documents. 
Expected benefits 
 
  Give evaluators of R&I proposals the means to compare incoming proposals to a 
corpus of grants and other relevant documents  
 
• Decrease duplication and scientific overlap 
• Support the selection of scientific evaluators 
• More evidence for decision-making 
 
  Give grant applicants the possibility to retrieve similar funded grants 
 
• Increase quality of incoming applications 
• Decrease duplication and scientific overlap 
 
  Give non-public funding entities means to better assess the quality of submitted 
projects 


Stakeholders of Compared 
 
Core group 
- Commission DGs "Research family" 
- EU R&I funding agencies 
- Science Europe and national funding agencies of R&I 
 
Second tier 
- Applicants to R&I funding schemes 
- Private R&I funding agencies 
- Elsevier 
Synergies 
 
With DG RTD and ERC 
 
With other TM initiatives in EU institutions 
 
With Science Europe working group 











Process 
Expert evaluation 
… 
Application 
EMM or DGT   Translation 

English text in 
Semantically similar 
user interface 
Flagging of application/grant 
grants, publications… 
pair with similar applying 
Flagging above threshold 
entities 
Semantic comparison Module + Entity 
matching module 
 
Index of grants data +  
 
other relevant data 
Indexing 
 
Grants data from 
funding agencies 


1 year 
User 
requirements 
Data Issues 
Database 
Pilot platform 
Testing phase 
Final report 
1. Collect user requirements 
 
User requirements meeting at Science Europe. September? 
 
Attendance: national funding agencies (via Science Europe), steering group, EU executive 
agencies. 
 
Goal: collect user requirements to orient development.  


1 year 
User 
requirements 
Data Issues 
Database 
Pilot platform 
Testing phase 
Final report 
2. Define data format and content 
 
To be discussed during the user requirements meeting. 
 
Goal: discuss data collection and use with data providers and list technical and legal 
constraints. 


1 year 
User 
requirements 
Data Issues 
Database 
Pilot platform 
Testing phase 
Final report 
3. Build and populate database for pilot 
 
For the pilot phase: grant data from Cordis (FP5 – today); grant data from NKFIH and 
FECYT; scientific publications, patents. 
 
Database at JRC. 
 
Goal: populate database for first testing 


1 year 
User 
requirements 
Data Issues 
Database 
Pilot platform 
Testing phase 
Final report 
4. Develop pilot semantic platform 
 
By JRC 
 
Prioritisation of user requirements is needed (at user meeting). 
 
Goal: develop pilot platform with key functionalities for testing 


1 year 
User 
requirements 
Data Issues 
Database 
Pilot platform 
Testing phase 
Final report 
5. Test pilot platform 
 
By users. NKFIH, FECYT, ERC, others? 
 
What testing model?  
- Test of iterative developments?  
- Full functionality test at the end?  
 
A real test case could be defined. 
 
Goal: Validate the concept before launching a scale-up, report to the closing user 
meeting group. 


1 year 
User 
requirements 
Data Issues 
Database 
Pilot platform 
Testing phase 
Final report 
6. Closing meeting and report 
 
Report containing recommendations is prepared by JRC with the testers of the pilot 
platform.  
 
A review meeting is organised at the end of pilot phase to envisage possible scaling up. 
(steering group only or larger stakeholder audience). 
 
Goal: Validate the concept before launching a scale-up 


What is next? 
 
 
 Now: recruitment of project manager.  
 
 
 User meeting: early September?  
 
 
 
 
 
Discussion / Decisions 
 
Scope/goals/planning of the project 
 
Governance 
- reporting mechanism to steering group 
- frequency of meetings 
 
Stakeholders interaction: Pending assessment of pilot system? 
 
User meeting: September? Scope?