This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents and statistics on the CompareD platform'.





Ref. Ares(2021)2801609 - 27/04/2021
Ref. Ares(2021)2867223 - 29/04/2021
3.7  
COMPARED - TEXT MINING SOLUTION TO SUPPORT THE EVALUATION 
PROCESS OF RESEARCH GRANT APPLICATIONS (2018.07) 

1.1.1  IDENTIFICATION OF THE ACTION 
Service in charge 
JRC.I.3 
Associated Services 
RTD 
1.1.2  EXECUTIVE SUMMARY 
Public  funding  agencies  are  investing  billions  of  Euros  in  research  and  innovation  (R&I) 
projects every year. Funding mechanisms can be improved to reach higher funding efficiency 
e.g.  by  aiming  at  the  reduction  of  unnecessary  duplication  or  overlaps  between  research 
proposals,  increasing  the  quality  of  incoming  proposals  and  decreasing  the  number  of 
submitted  R&I  projects.  There  is  also  no  doubt  that  the  process  of  evaluating  research 
proposals  should  be  based  as  much  as  possible  on  scientific  evidence.  One  way  funding 
agencies  could  work  towards  this  is  by  facilitating  the  sharing  to  other  agencies  of  data 
related to public funding of research in Europe. But not all funding agencies have sufficient 
expertise in data analytics to act on this issue and the European context, with many funding 
mechanisms at regional, national, or European levels, does not help. This diversity of funding 
mechanisms  is  an  asset  but  also  a  burden  as  it  makes  connecting  funding  schemes  together 
difficult. 
 
Through  the  development  of  a  semantic  similarity  platform  that  would  select  documents 
relevant to the evaluation process, COMPARED aims at supporting evidence-based decision-
making  in  the  field  of  public  funding  of  R&I.  The  project  aims  to  achieve  data 
interoperability  but  not  interoperability  of  IT  systems.  Indeed,  overall  interoperability  does 
not  hinge  on  data  availability  of  funded  research  alone  and  actually  depends  on  systems 
design,  processes  and  rules,  which  are  context  specific  and  therefore  legitimately  localised. 
By giving funding agencies, applicants and other stakeholders access to a semantic platform 
for  the  assessment  of  research  proposals,  the  project  aims  to  contribute  at  reducing 
unnecessary research duplication, reducing scientific overlap between funded projects, and at 
increasing  the  quality  of  R&I  proposals  while  reducing  the  number  of  incoming  proposals. 
Recent  publications  have identified these issues  as key to  maximise the impact  of publicly-
funded  R&I1,2,3.  This  was  also  confirmed  in  a  recent  report  by  an  independent  high-level 
group  recommending  the  European  Commission  to  align  national  and  EU  R&I  investment 
schemes,  establish  synergies  with  other  funding  programmes  in  Europe,  and  increase  the 
impact of publicly-funded research in Europe4.  
                                                           
Concentrating on the Fall of Labor Share; CEP Discussion Paper No. 1476; Grell, Kevin Berg – Marom, Dan 
– Swart, Richard (2015): Crowdfunding, The Corporate Era, Elliott and Thompson, London, 218 p. 
2 Funding agencies urged to check for duplicate grants, Nature, January 2013, volume 493. 
3 The Economic Rationale for Public R&I Funding and its Impact, European Commission DG Research & 
Innovation, ISBN: 978-92-79-65270-7 
"Lab-Fab-App, investing in the European future we want", Report of the independent high level group on 
maximising the impact of EU research & innovation programmes. European Commission DG Research & 
Innovation, ISBN: 978-92-79-70069-9 


Applicants to publicly-funded research programmes could also benefit from means to verify 
how  similar  their  proposal  is  to  funded  R&I  projects  and  other  documents  (e.g.  scientific 
publications  or  patents).  This  would  help  applicants  submit  more  original  projects  or  help 
justify  why  research  has  to  be  duplicated,  and  will  contribute  to  increasing  the  quality  of 
research  proposals  entering  the  evaluation  process  at  public  funding  agencies.  Another 
benefit of giving access to grant data to applicants would be to reduce the incoming number 
of grant applications for funding agencies, as applicants would receive indications on similar 
projects  already  funded.  This  reduction  of  incoming  proposals  would  have  be  a  significant 
added  value  for  funding  agencies  as  it  could  reduce  operational  costs  related  to  grant 
evaluation.  In  addition,  as  most  of  R&I  today  is  privately  funded,  making  some  parts  of 
COMPARED  publically  accessible  would  also  allow  private  actors  of  R&I  (companies, 
investment firms) to use the platform to reduce duplication in R&I investments and overlap 
between research projects.  
 
The first phase of the project (2018-2019) delivered a pilot platform, the first version of the 
database containing grants data and a report containing a set of recommendations for possible 
further extension and full deployment of the system.  Building on this, the JRC aims now at 
extending the scope of the Compared tool by further consolidating the platform, by collecting 
data from R&D funding agencies in Member States to enrich the database of grant data and 
by  disseminating  the  tool  and  promoting  its  use  in  Member  States.  Compared  aims  at 
supporting  grant  evaluators  in  funding  agencies  throughout  all  of  Horizon  Europe,  the  new 
framework  programme  for  research  of  the  European  Commission  starting  1st  January  2021 
and  lasting  for  7  years.  A  certain  level  of  sustainability  is  therefore  expected  and  will  be 
ensured mainly through IT support (see below). 
The Joint Research Centre of the European Commission has a solid expertise in text and data 
mining in which it is active for more than 15 years5. The present project will be located in the 
Text  Mining  Competence  Centre  recently  launched  by  JRC  to  serve  the  Commission  with 
text mining solutions.  
1.1.3  OBJECTIVES 
The overall objective is to further consolidate and develop the Compared tool and promote its 
use by R&I funding national agencies.  
1.  Consolidate  and  further  develop  the  Compared  web  application  that  evaluators  of  R&I 
proposals  can  use  to  obtain  similar  documents  relevant  to  the  evaluation  process.  Among 
other things, the translation mechanism will be consolidated, etc. 
2.  Enrich  the  database  containing  the  grant  data  needed  for  the  semantic  comparison  of 
research proposals. Data will be collected  from  R&D funding agencies in Europe  (National 
funding agencies but also at European level).  
3. Reach out to users of the platform to promote its use. In addition to the benefit of using the 
platform, the creation of a community of practice will foster the exchange of best practices on 
the  use  of  modern  text  mining  and  scientometrics  techniques  to  support  evaluation  of 
research proposals. 
                                                           
Check http://emm.newsbrief.eu and http://www.timanalytics.eu for concrete examples of IT solutions. 

1.1.4  SCOPE 
This  project  aims  to  support  the  decision-making  process  in  evaluation  of  R&I  grant 
proposals  with  more  evidence  e.g.  information  about  similar  proposals  submitted  or  grant 
awarded in the past. The IT platform where users can retrieve documents semantically similar 
to the proposal they are evaluating at the time and the text mining techniques will be further 
developed.  A  community  of  practice  will  be  created  to  foster  the  use  of  text  mining  and 
scientometrics techniques in the evaluation of research proposals. It should be noted that the 
semantic similarity platform does not aim to replace IT systems used to perform evaluation of 
proposals,  neither  does  it  aim  to  harmonise  evaluation  processes  for  research  proposals 
throughout Europe or data standards. Rather, it aims at complementing processes operated in 
Member  States  by  creating  a  bridge  between  evaluation  processes  and  connecting 
stakeholders together.  
1.1.5  ACTION PRIORITY  
1.1.5.1  Contribution to the interoperability landscape 
Question 
Answer 
How does the proposal 
The project aims at data interoperability in a field where a real 
contribute to improving 
need for more cross-border collaboration exists, but for which 
interoperability among 
there are no IT solutions yet. Some initiatives like the Lead 
public administrations and 
Agency Model offer models for cross-border collaboration but 
with their citizens and 
there exists today no means to compare R&I grants at a 
European scale. The first benefit of the project will be to 
businesses across borders 
establish data interoperability between funding agencies in 
or policy sectors in 
different member states. This will be done with minimum 
Europe?  
disturbance to processes operated today by funding agencies: 
In particular, how does it 
there will be no direct impact of the COMPARED platform on 
contribute to the 
IT systems operated by public funding agencies.  
implementation of: 
The project is in line with 2 ERA priorities6 and with a recent 
report by an independent high-level group delivered to DG 
  the  new  European  Research and innovation, which encourages the European 
Commission to align national and EU R&I investment 
Interoperability 
schemes, to establish synergies with other funding 
Framework (EIF),  
programmes in Europe, and to increase the impact of publicly 
  the  Interoperability  funded research in Europe7. The project will also contribute to 
opening up access to grants data, which is common practice in 
                                                           
6 "More effective national research systems that include increased competition within national borders 
and sustained investment in research" and "Transnational cooperation and competition which define 
and implement common research agendas on challenges, raise quality through Europe-wide open 
competition, and construct and run key research infrastructures on a pan-European basis". 
7 "Lab-Fab-App, investing in the European future we want", Report of the independent high level group on 
maximising the impact of EU research & innovation programmes. European Commission, DG Research & 
Innovation, ISBN: 978-92-79-70069-9 

Question 
Answer 
Action Plan and/or  
some countries but not in all.  Dissemination and access to 
  the 
Connecting  data will be royalty-free, but restricted to non-profit activities. 
European 
Facility 
(CEF) 
Telecom 
guidelines 
  any other EU 
policy/initiative 
having 
interoperability 
requirements?  
 
Does the proposal fulfil an 
There are today no IT solutions for addressing the lack of 
interoperability need for 
informed decision-making when it comes to the evaluation of 
which no other alternative 
research project proposals. Some local solutions exist, 
action/solution is available?   however they cannot work in isolation. The real issue is 
related to the fragmentation of the funding mechanisms in 
Europe and the difficulty to gather the relevant corpus of data, 
combined to the possibility for project applicants, organised in 
consortia, to submit grant proposals across borders. An EU-
wide approach including grant data from R&D funding 
agencies in Member States, from the Framework program and 
ERC program of the EU would guarantee a meaningful 
volume of data. 
1.1.5.2  Cross-sector 
Question 
Answer 
Will the proposal, once 
Should the project be successful, it could contribute to enhanced 
completed be useful, 
evidence-based decision making and provide some elements for 
from the 
more cross-border collaborations in that field. Data 
interoperability point 
interoperability (and not system interoperability) would be 
of view and utilised in 
achieved through collecting data from the different funding 
two (2) or more EU 
mechanisms in Member States via the COMPARED platform.  
policy sectors? Detail 
Funding of research projects by public organisations is a cross-
your answer for each of  sector activity. Once implemented, the IT solution proposed here 
the concerned sectors. 
will contribute to more informed decision-to-fund in various 
policy fields like energy, environment, ICT, health, transport, and 
many more. 

1.1.5.3  Cross-border 
Question 
Answer 
Will the proposal, once 
1) Administration to Administration.  
completed, be useful 
Once completed, the platform will be used by as many funding 
from the 
agencies of Member states as possible, ideally by agencies in all 
interoperability point 
Member States, as well as in other countries. The project will 
of view and used by 
establish close interaction with National funding agencies and with 
public administrations 
Science Europe (gathering funding agencies from many Members 
of three (3) or more EU  States), with the goal to involve the final users as soon as possible 
Members States? 
in the project. We will also aim for a maximum of these funding 
Detail your answer for 
agencies to contribute to COMPARED with data about grants.  
each of the concerned 
The main advantage for funding agencies will be to obtain 
Member State. 
information about prior research projects funded in other Member 
States. Funding agencies will also gain from sharing best practices 
in the evaluation of research proposals and of their impact. 
2) Administration to citizens & administration to business. 
Whenever possible, COMPARED will be publically accessible 
allowing applicants to R&D funding to build more innovative 
proposals and investment funds or companies to better evaluate 
requests for R&I funding. 
1.1.5.4  Urgency 
Question 
Answer 
Is your action urgent?  Although there is as such no urgency, evidence-based decision-
Is its implementation 
making in the funding of R&I projects by public agencies is 
foreseen in an EU 
critically needed. Evaluators of grants have no means of knowing if 
policy as priority, or 
a particular research project has already been funded elsewhere, or 
in EU legislation?  
if the research has already been performed. Experts use their vast 
knowledge and experience to evaluate the originality of projects, but 
there are no actual systematic prior art searches being performed as 
part of the evaluation process. Knowing more about the past will 
help evaluators to assess the quality of research proposals and 
justify their decision on more factual elements. Ideally the platform 
should be fully operational for the start of FP9 in 2020. 
How does the ISA2 
 
scope and financial 
 
capacity better fit for 
 
the implementation of 
This project fits with the ISA² interoperability goals. There are no 
the proposal as 
other identified available sources of funding for this project. 
opposed to other 
identified and 
currently available 


sources? 
1.1.5.5  Reusability of action’s outputs  
Name of reusable solution 
to be produced (for new 
COMPARED platform 
proposals) or produced (for 
existing actions)  
The platform will be accessed through a web application and 
will therefore be re-usable by any additional funding agency 
Description 
or other entity wishing to use it, subject to certain limitations 
related to ownership of data. No personal data will be needed 
for the project. 
Reference 
 
Re-use is part of the project. Platform accessible and available 
Target release date / Status 
as the project evolves and on request. 
Critical part of target user 
Funding agencies. 
base   
 
Name of reusable solution 
to be produced (for new 
COMPARED data 
proposals) or produced (for 
existing actions)  
To the extent that is possible, the dataset on which the 
platform will rely will be made available to funding agencies 
Description 
and possibly other stakeholders, with the condition that the 
data can be exclusively re-used for non-profit activities. 
Reference 
 
Re-use is part of the project. Data will be made available from 
Target release date / Status 
the onset, depending on specific legal or data protection 
issues. 
Critical part of target user 
Funding agencies, scholars in the field of scientometrics, 
base   
economics, innovation and research management. 
 
Name of reusable solution 
to be produced (for new 
COMPARED code 
proposals) or produced (for 
existing actions)  
JRC code will be made available through licensing schemes 
without royalty compensations. EUPL could be envisaged but 
choosing the adequate licence scheme requires in depth 
Description 
analysis of the developed code. Should licensing be 
envisaged, JRC will follow the recommendations of the 
Central IP Service of the Commission that will run a thorough 
analysis of the software and its various components. 
Reference 
 
Re-use is part of the project. JRC code will be made available 
Target release date / Status 
as much as possible as the project evolves and on requests. 

Critical part of target user 
Developers of text mining solutions. 
base   
1.1.5.6  Level of reuse of existing solutions 
Question 
Answer 
Does the proposal intend to make use of any ISA2, ISA or 
EUPL whenever possible.  
other relevant interoperability solution(s)? Which ones? 
PM². 
Synergies with other actions 
will be actively sought.  
1.1.5.7  Interlinked 
Question 
Answer 
Does the proposal directly 
Contribution to “Boosting competitiveness through 
contribute to at least one of the 
interoperability and standardisation”. Less 
Union’s high political priorities such  duplication of research means more original research 
as the DSM? If yes, which ones? 
funded, hence some impact on competitiveness. 
What is the level of contribution? 
 
1.1.6  PROBLEM STATEMENT  
The difficulty to perform prior art search before evaluation of grant 
The problem of 
proposals 
The amount of evidence useful to assess whether a particular proposal 
affects 
should be funded or not. 
the impact of 
No evidence-based decision-to-fund. 
which is 
Provide a semantic similarity platform that will automatically deliver 
a successful 
to the evaluator a set of documents similar to the proposal under 
solution would be 
evaluation. 
  
The problem of 
Variety of local IT legacy systems. 
affects 
Technical interoperability 
the impact of 
Difficult to link systems together and exchange data 
which is 
A centralised repository for data on grants, accessible through a 
a successful 
semantic web application easy to integrate or embed in existing 
solution would be 
processes, with data exchange using RSS format and specific 
semantics and syntactic. 
 
The problem of 
Heavy workload related to processing of research projects. 
affects 
Efficiency of funding agencies. 

the impact of 
Reduced capacity for sound decisions and to accompany applicants. 
which is 
a successful 
Give access to a semantic platform to applicants may help in reducing 
solution would be 
the number of proposals for funding. 
  
Limited access of applicants to data on previously funded research 
The problem of 
projects or to other relevant scientific documents. 
affects 
The quality and novelty of research projects. 
Proposals entering the evaluation process are of lower quality and 
the impact of 
novelty than expected, which has an impact on competitiveness and 
which is 
innovation potential. 
a successful 
Give access to a semantic platform to applicants may help in 
solution would be 
increasing the quality and novelty of proposals for funding. 
 
The problem of 
High fragmentation of many funding schemes operating in Europe. 
Cross-border collaboration, which is low, and exchange of data, which 
affects 
is rare, and therefore the capacity to detect multiple funding of research 
and overlap of research grants. 
the impact of 
Lack of novelty in proposals, overlap between research grants, and 
which is 
duplication of research. 
a successful 
Give access through a semantic platform to a corpus of data on 
solution would be 
research projects funded in EU Member States, at EU level, or outside. 
1.1.7  IMPACT OF THE ACTION 
1.1.7.1  Main impact list  
By 
 
Impact 
Why will this impact occur? 
when? 
Beneficiaries 
(+) Savings in 
Detection of overlaps in research 
Q1 2020   Funding agencies 
money 
projects (scientific and financial) 
(Member States and 
and subsequent reduction in 
others) 
overlaps and research duplication. 
(+) More 
More innovative R&I projects. 
Q2 2020   Member States 
innovation 
(+) 
There is no interoperability in this 
Q4 2020   Funding agencies (MS 
Interoperability 
field. 
and others) 
(-) Integration 
Any new tool is associated to 
Q1 2020   Funding agencies (MS 
or usage cost 
some costs: training, integration in 
and others) 
IT, licensing, data exchange… 
But costs will be limited, as the 
platform will consist in a web 
application. Impact on agencies 
will be minimal, in particular 
because the use of the platform 
will have no impact on the IT 
systems in operation locally. 

By 
 
Impact 
Why will this impact occur? 
when? 
Beneficiaries 
(+) More 
Evaluators would have access to 
Q1 2020   Funding agencies (MS 
evidence-based 
prior art documents retrieved 
and others) 
funding 
through a semantic process. 
decisions 
(+) Open access  Catalyse open access to grant data 
Q4 2020  All innovation 
to data on 
and provide a central access point 
stakeholders. 
research grants 
1.1.7.2  User-centricity 
Users  are  at  the  core  of  the  project.  They  have  accompanied  the  project  since  its  inception. 
User  requirements  have  been  collected  prior  to  starting  the  development  and  will  be 
continuously collected to maximise the usefulness of the tool. A panel of experts, specialised 
in grants evaluation process accompanies the project (e.g. experts from Science Europe). The 
community  of  practice  will  ensure  that  future  developments  stay  in  line  with  user 
requirements and will help with the dissemination and use of the platform.  
1.1.8  EXPECTED MAJOR OUTPUTS  
Outputs are described in section "Reusability of action’s outputs" 
1.1.9  ORGANISATIONAL APPROACH 
1.1.9.1  Expected stakeholders and their representatives 
Stakeholders 
Representatives 
Involvement in the action 
Hungarian 
Member of the advisory board, providing 
Innovation Agency 
 
expertise in the evaluation process of research 
(NKFIH) 
proposals, test pilot platform, provide data. 
Spanish foundation 
Member of the advisory board, providing 
for science and 
 
expertise in the evaluation process of research 
technology (FECYT) 
proposals, test pilot platform, provide data. 
+ funding agencies 
Member of the advisory board, providing 
Science Europe 
 
expertise in the  evaluation process of research 
proposals 
Joint Research 
Member of the advisory board, providing IT 
 
Centre 
expertise (text mining, data, …) 
Ensure alignment to RTD grant policies + 
RTD 
 
provide data 
Member of the advisory board, providing 
ERCEA 
 
expertise in the evaluation process of research 
proposals, test pilot platform, provide data. 

1.1.9.2  Identified user groups 
Public R&I funding agencies in Member States 
Public R&I funding agencies in H2020 Associated States. 
R&I agencies at international level. 
Applicants to R&I grants. 
Private funding agencies. 
1.1.9.3  Communication and dissemination plan 
The key to  getting Compared used by  evaluators is  to  create a  community  of practice. This 
will be facilitated by the existing network of Science Europe (partner of the project), which 
brings together 40 national funding agencies from all Member States. These agencies are the 
primary users if Compared and will be approach through Science Europe. Presentation of the 
tool to the Science Europe working group on grant evaluation took place in Q4 2019 and the 
working group recommended the scaling-up and wide adoption.  
Dissemination will also be done through the ESOF conference 2020, where JRC will have a 
450m²  dedicated  to  technology  transfer  and  the  funding  of  research.  ESOF  is  a  major 
scientific  event  in  Europe  where  researchers  and  administrators  of  science  will  be  present. 
Further  dissemination  will  be  done  via  the  funding  agencies  themselves.  Simple  online 
presence will be ensured. ISA² communication channels (e.g. ISA² website, ISA² Newsletter) 
will  also  be  used  to  reach  potential  users  of  the  platform.  Corporate  dissemination  via  the 
ISA²  network  of  Member  States  coordinators  will  also  be  considered  as  a  means  to 
disseminate. 
 
1.1.9.4  Key Performance indicators 
Description of 
Expected delivery 
Target to achieve 
the KPI 
(months after k-o) 
Meetings with the 
2 meetings 
+M1, +M11 
partners 
Platform  
New developments will be added to the platform. 
+M12 
Users 
10 funding agencies using Compared in the first year 
+M12 
Community of 
1 workshop to exchange best practices 
+M12 
practice 
Data 
At least 3 new datasets of grants in the first year 
+M12 
1.1.9.5  Governance approach 
To  limit  the  cost  in  case  of  project  failure,  COMPARED  was  designed  as  a  two-phase 
project. As the pilot phase 2018-2019 was completed successfully, the project is now entering 
its  full  operation  phase.  Experts  will  be  involved  throughout  the  whole  pilot  project  by 
monitoring  and  driving  the  developments.  The  project  will  be  managed  by  JRC  which  will 
consult and rely on an advisory board composed of representatives from JRC, the Hungarian 
Innovation Agency (NKFIH),  the Spanish  foundation for science and technology (FECYT), 
and Science Europe.  Compared will be sustainable if the user requirements are continuously 

monitored and taken into account  and if  grants  data are updated regularly. This  means that, 
irrespective of where the Compared servers are hosted, there will always be a cost related to 
software  maintenance  and  data  updates.  This  cost  can  be  estimated  to  1.5  full  time 
equivalents  of  IT  experts  (~210k€/year),  for  the  whole  duration  of  the  Horizon  Europe 
programme. Needless to say, a review of the project after the 1st year of the scaling up phase 
will take place to decide on a go/no go.    
 
 
 



1.1.10  TECHNICAL APPROACH AND CURRENT STATUS 
 
 
 
The  process  for  generating  the  index 
containing  data  about  prior  art  and 
grants  and  the  process  by  which 
proposals  are  compared  to  the 
indexed data are both described here. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Process  for  generating  the 
index  containing  data  about 
prior art and grants  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Process 
comparing 
incoming 
proposal  documents  to  the  index 
containing  data  about  prior  art  and 
grants. 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
IT development for the full operation phase is scheduled to start as soon as funding is made 
available.  Some  developments  are  already  foreseen  following  recommendations  and  needs 
expressed  by  the  expert  group.  Adapting  modules  developed  in  other  JRC  projects  (TIM, 
EMM) will be considered in priority to avoid duplication of work. 
 
1. Automatic Detection of Authors, Title, etc of the Proposal 
- Develop AI module to "understand" the structure of a grant proposal and to extract authors, 
organisations, title, etc.  This will prevent manual work of the users/evaluators of the grants. A 
specific  GUI  will  be  developed  to  allow  users  to  verify  the  result  of  this  step  and  make 
corrections if needed. 
- Automatically match authors of proposals to existing companies, universities, etc to which 
they belong. 
-  Develop  algorithms  to  detect  conflict  of  interests  between  authors  of  grant  proposals  and 
evaluators. 
 
 
2. Dictionaries / Data indexing 
- Implement utilization of acronyms. 
-  Implement  utilization  of  N-words  (currently  only  one  single  word/lemma  is  used  for  TF-
IDF). 
-  Implement  utilization  of  synonyms  and  adapt  similarity  computation  to  take  into  account 
this aspect. 
- Optimization of search. Optimization in the algorithm used for similarity detection  (which 
can be slow/computationally intensive for some requests like plagiarism detection). 
-  Ability  to  easily  and  seamlessly  incorporate  other  Reference  Corpus  (such  as  additional 
database of granted research projects from different National Authorities). 
 
3. Translation 
- Implement JRC solution for translation ( EMM translation system). 
-  Flexibility  in  deployment  -  full  autonomous/on  premise  with  EMM  translation  versus 
general  deployment  with  Internet  connection  to  allow  usage  of  different  translation  tools  - 
Google, Microsoft, IBM, etc). 
 
4. Authentication / Authorization 
- Implement ECAS identification system. 
-  Flexible  Authentication/Authorization  configurable  (between  ECAS  and  own  protocol  - 
existing). 
-  Own  protocol  of  Authentication/Authorization  -  user  management  -  ability  to 
create/update/delete users - in process of being implemented. 
- Implement monitoring tool for user activities. 
 
5. Usability  

- develop features to enable centralized management of all proposals: 
- ability of a "manager" to assign grants to different evaluators 
- ability of a "manager" to audit the activity of a certain evaluator - see what similarity tests 
the  evaluator  had  performed,  what  were  the  results,  corroborate  similarity  results  with  the 
general conclusion of the evaluator (suggest to finance or not), etc. 
- asses activity of evaluators, for reference / history and subsequent activities. 
 
6. Integration with TIM environment 
-  further  developments  based  on  current  modern  microservices  architecture  and  closely 
integrate with the already existing powerful TIM search environment, such that to offer users 
an enlarged set of functionalities drawn from both programs. 
- develop a relevant GUI to offer users this united set of functionalities from one single place, 
with minimal user input/number of mouse/keyboard clicks. 
 
7. Sustainability 
Compared  aims  at  supporting  evaluators  in  funding  agencies  throughout  all  of  Horizon 
Europe,  starting  1st  January  2021.  Sustainability  of  Compared  during  this  period  will  be 
ensured by paying attention to the quality and freshness of data. Collections will be updated 
regularly (frequency will vary from funding agencies) and made readily available through the 
platform.  It  will  also  be  essential  to  regularly  collect  requirements  of  Compared  users  to 
update front-end and back-end components. Sustainability and relevance will be at that price. 
The  cost  of  this  can  be  estimated  to  1.5  FTE  IT  expert,  but  this  estimation  will  have  to  be 
reviewed Q4 2020. 
1.1.11  COSTS AND MILESTONES 
1.1.11.1 Breakdown of anticipated costs and related milestones 
Anticipated 
Description of milestones reached or to 
Budget 
Start 
End 
Phase 
Allocations 
be reached 
line 
date 
date 
(KEUR) 
10k€ IT + 
Initiation and 
ISA² - 
Jan 
Jan 
Kick off meeting 
1man month 
planning 
JRC 
2020 
2020 
JRC 
- Logistics (meetings, missions) 
- IT developments. 
- Data collection, gathering, 
270 k€ IT 
formatting, storage, integration, 
+10k€ 
indexing. 
missions-
ISA² - 
Jan 
April 
Execution 
- Setting up of the community of 
logistics 
JRC 
2020 
2021 
practice. 
+ 2 man 
- Interface with funding agencies and 
month JRC 
business analysis (IT requirements, 
 
data requirements, legal issues related 
to data access and sharing,  etc.). 
Jan 
April 
IT supervision 
IT supervision and architecture 
30k€ IT 
ISA² 
2020 
2021 
Overall 
2 man month 
Jan 
April 
Overall supervision of the project 
JRC 
supervision 
JRC 
2020 
2021 

Anticipated 
Description of milestones reached or to 
Budget 
Start 
End 
Phase 
Allocations 
be reached 
line 
date 
date 
(KEUR) 
 
Total 
320k€ 
 
 
 
1.1.11.2 Breakdown of ISA2 funding per budget year  
Budget 
Anticipated allocations 
Executed budget  
Phase 
Year 
 (in KEUR) 
(in KEUR) 
2020 
Deployment year 1 
320€ 
 
 
1.1.11.3 Historical costs and related milestones  
 Fundings by ISA² 
Budget Year 
Phase 
Past costs (in KEUR) 
2018 
Pilot phase 
250€ 
2019 
Pilot phase 
160k€ 
 
Total past costs 
Anticipated 
Start 
End 
Description of milestones reached or to be 
Budget 
Phase: 
Allocations 
date 
date 
reached 
line 
(KEUR) 
 
 
Initiation and 
- Kick off workshop 
30k€ experts 
ISA² 
April 
May 
planning 
- User requirements document 
+ 32k€ IT 
JRC 
2018 
2018 
Execution 
- Logistics (meetings, missions) 
 
 
 
 
- Platform design, customisation, testing. 
 
 
 
 
- Data collection, gathering, formatting, 
339k€ IT 
 
 
 
storage, integration, indexing. 
+10k€ 
ISA²-
April 
May 
- Setting up of a network of funding agencies 
missions-
JRC 
2018 
2019 
from Member States 
logistics 
- Setting up of network of expert evaluators  
+ 15k€ 
- Interface with funding agencies and 
hardware 
business analysis (IT requirements, data 
requirements, etc.) 
- Exploration of legal issues related to data 
access and sharing. 
- Hardware 
Septem
Novemb
IT supervision 
IT supervision and architecture 
25k€ 
JRC 
ber 2018 
er 2019 
- Testing of platform. 
Closing and Final 
30k€ experts 
ISA² - 
April 
Novemb
- Closing meeting 
decision 
+ 32k€ IT 
JRC 
2019 
er 2019 
- Final go / no-go for full deployment. 
 
Total 
513k€ 
 
 
 
 

Document Outline