This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Conference on the Future of Europe - Composition of the European Citizen Panels'.








 
Ref. Ares(2021)4385544 - 06/07/2021
Conference on the Future of Europe 
 
 
 

Design of Citizens’ Panels 
 
Work Package 2 Deliverable 
Process Design  
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 

 
 
Executive summary 
The following deliverable describes the design of the deliberative process for the Citizens’ Panels of the 
Conference on the Future of Europe to ensure a high-quality deliberative process for all Panels, following 
three core values outlined in the Joint Declaration on the CoFoE: Inclusion, Transparency and Openness. 
This document has been elaborated with regards to previous experiences of the Consortium and based on 
the requisites for a qualitative deliberative process. Far from the objective to compel or restrict, the goal of 
this document is to provide the most efficient and qualitative propositions for the design of the Panels, in 
line with the Executive Board’s decisions. 
 
Adapting the working hypothesis to the decisions of the Executive Board, WP2 has progressively provided 
a solid structure and main features that can ensure a proper implementation of the Panels, following a 
method that fits the requirements of the CoFoE’s ambition. 
 
This work package sets the conditions for the recruitment of participants (citizens), the configuration and 
setting of the deliberation process, the preparatory and intersessional work as well as the coordination of 
all facilitation and coordination teams. This work has been complemented by a statistical analysis setting 
the ground on the Panels’ distribution, the multilingualism, as well as youth representation in the Citizens’ 
Panels of the CoFoE, thus ensuring the connection of the design to the rationale that governs the CoFoE 
initiative. 
 
The logic and content of the three core sessions of the Panels and the interactions between Panels, the 
purpose and challenges of the follow-up work, as well as the status and purpose of intersessional activities 
with citizens are main components of the methodology of the Panels. The high interlinkages of the Panels 
both with Plenary and with the online Platform have also been addressed, either through recommendations 
or through direct integration of feedback mechanisms designed to ease the flow of information and the 
coherence of the overall process. 
 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
2 / 121 

link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 12 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 19 link to page 21 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 28  
 
Table of Contents 
1. Introduction 
7 
1.1 General principles 
7 
1.2 Main working hypothesis 
8 
2. Methodology 
9 
2.1 General principles to achieve a high-quality deliberative process 
9 
2.2 Multilingualism 
12 
2.3 Launching event and/or kick-off meeting 
15 
2.3.1 Principle of a launching event 
15 
2.3.2 Features for a launching event 
15 
2.3.3 Principle of a kick-off meeting 
15 
2.3.4 Features for a kick-off meeting 
16 
2.4 Logic of the three core sessions of each Panel and key issues of methodology 
16 
2.4.1 Principles 
16 
2.4.2 Main features and options 
17 
2.4.3 Panels’ inner logic for the three main sessions 
19 
2.4.5 Risks and opportunities of online sessions 
21 
2.4.6 Intersessional activities 
22 
2.5 Follow-up Session 
23 
2.5.1 Principle 
23 
2.5.2 Features and options for the follow-up session 
24 
2.6 Focus on interaction between the Panels 
24 
2.6.1 Principle 
24 
2.6.2 Interactions 
24 
2.6.3 Cross-Panel coordination 
25 
2.7 Use of the Digital Platform by the members of the Panels 
25 
2.7.1 Principle 
25 
2.7.2 Overal  goals of the Platform in the frame of the Panels 
25 
2.7.3 Different spaces for differents paths 
26 
2.7.4 Focus on the inputs from the Platform to the Panels 
26 
2.8 Focus interaction between Panels and Plenary 
27 
3. Recruitment, participant’s Secretariat and long-term citizens’ commitment 
28 
CoFoE Citizens’ Panels 
3 / 121 

link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 29 link to page 30 link to page 30 link to page 30 link to page 31 link to page 32 link to page 32 link to page 33 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 35 link to page 35 link to page 37 link to page 38 link to page 38 link to page 39 link to page 39 link to page 39 link to page 40 link to page 40 link to page 40 link to page 40 link to page 41 link to page 41 link to page 42 link to page 42 link to page 42  
 
3.1 Principles 
28 
3.2 Framing of the recruitment 
28 
3.2.1 General principles 
28 
3.2.2 Deadlines, modalities and delays for recruitment 
28 
3.2.3 Replacement and attrition 
28 
3.2.4 Compensation 
29 
3.2.5 Next steps 
30 
3.3 Recruitment strategy, to select the participants 
30 
3.3.1 General Principles 
30 
3.3.2 Defining the criteria of ideal composition of Panels 
31 
3.3.3 Preparing sortition 
32 
3.3.4 Gathering al  the documents and information needed for recruitment 
32 
3.3.5 The recruitment 
33 
3.3.6 Next steps 
34 
3.4 Contract, accompaniment and welcome package 
34 
3.4.1 General principles 
34 
3.4.2 First steps in the conference: charter, welcome package and booklets 
35 
3.4.3 Accompaniment 
35 
3.4.4 Next steps 
37 
4. Team and Facilitation team 
38 
4.1 Overview of staffing 
38 
4.2 Interpreters 
39 
4.2.1 General principles 
39 
4.2.2 Recruiting of interpreters 
39 
4.2.3 Guidelines for interpretation and multilingual working structures 
40 
4.2.4 Preparation of briefings for interpretation teams 
40 
4.3 Facilitation team 
40 
4.3.1 General principles 
40 
4.3.2 The different roles and responsibilities in the moderation team 
41 
4.3.3 The training of facilitators 
41 
4.3.4 Guiding rules for facilitators 
42 
4.4 Coordination team 
42 
4.5 Communication team (internal) 
42 
CoFoE Citizens’ Panels 
4 / 121 

link to page 42 link to page 43 link to page 43 link to page 44 link to page 44 link to page 44 link to page 44 link to page 45 link to page 47 link to page 47 link to page 47 link to page 48 link to page 48 link to page 49 link to page 49 link to page 49 link to page 49 link to page 50 link to page 50 link to page 50 link to page 51 link to page 51 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 53 link to page 53 link to page 53 link to page 55 link to page 56 link to page 56  
 
4.5.1 Communication between the staff of one Panel 
42 
4.5.2 Communication between al  facilitators of the Panels (creating a community) 
43 
4.6 Next steps 
43 
5. Organizational and technical matters & general guidelines 
44 
5.1 General principles 
44 
5.2 For on-site sessions 
44 
5.2.1 Location 
44 
5.2.2 Infrastructure 
45 
5.2.3 Next steps 
47 
5.3 For fully online sessions and for online intersessional activities 
47 
5.3.1 Principle 
47 
5.3.2 Features of the Platform used for online sessions 
48 
5.3.3 Focus on the facilitation for online sessions or on-line intersession activities 
48 
5.3.4 Guidelines for participants for digital tools, especial y for videoconference 
49 
5.4 Participants guidelines 
49 
5.4.1 Principles 
49 
5.4.2 Dedicated tools 
49 
5.4.3 Creating a sense of community 
50 
5.5 Guidelines for visitors 
50 
5.5.1 Principles 
50 
5.5.2 Who are the visitors? 
51 
5.5.3 What rules apply to them? 
51 
5.6 COVID-19 measures and sanitary precautions 
52 
5.6.1 Developing COVID-19 guidelines for Citizen Panels for any in-person meetings 
52 
5.6.2 Material to provide 
52 
5.6.3 Breaks and meals 
52 
5.6.4 The venue 
52 
5.6.5 Sensitization and prevention 
53 
5.6.6 Control procedures and evidence gathering on the application of the rules 
53 
5.7 Next steps 
53 
6. Annexes 
55 
6.1 Complementary documents 
56 
Annex 1 - Common terminology 
56 
CoFoE Citizens’ Panels 
5 / 121 

link to page 60 link to page 63 link to page 66 link to page 68 link to page 79 link to page 83 link to page 86 link to page 89 link to page 96 link to page 97 link to page 97 link to page 98 link to page 99 link to page 101 link to page 102 link to page 107 link to page 119 link to page 121  
 
Annex 2 - Selection of citizens - Simulation per country 
60 
Annex 3 - Simulation on language repartition per subgroup 
63 
Annex 4 - Compensation of citizen juries per countries 
66 
Annex 5 - Budget Narrative for the citizen’s Panels (version April 27) 
68 
Annex 6 - Biases in deliberative processes 
79 
Annex 7 – Recommendations for citizens’ panels at national level 
83 
Annex 8 - Recommendations on citizens’ participation in the Plenary 
86 
Annex 9 - Multilingual Digital Platform’s functionalities 
89 
Annex 10 - Visual representation of the Citizens’ Panels process 
96 
6.2 Draft documents for next milestones 
97 
Annex 11 - Guide for facilitation (plan) 
97 
Annex 12a - Example of the invitation letter to citizens 
98 
Annex 12b - Example of a Mission Statement 
99 
Annex 13 – Preparing a FAQ for citizens 
101 
Annex 14 - COVID-19 protocol for offline dialogues 
102 
Annex 15 - How to run a dialogue online 
107 
Annex 16 - Charter with the citizens 
119 
Annex 17 - Welcome pack 
121 
 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
6 / 121 


 
 
1. Introduction 
1.1 General principles 

 
The Joint Declaration on the CoFoE stresses 3 core values for the Citizens’ Panels: Inclusion, Transparency 
and Openness. The design of the process of the Panels is conceived to fulfill these values and ensure a high-
quality deliberation.  
Inclusion 
●  Language: no barrier of language: each participant will talk in his/her language 
●  Importance of orality 
●  Inclusion of young people 
●  Diversity of walks of life 
●  A well-intentioned accompaniment by all the staffing, especially dedicated secretariat 
●  User friendly online tools 
●  Equal opportunity for people with disabilities (and resources dedicated to them, for instance if there 
are deaf, or mute people, etc.) 
 
Transparency 
●  On the process of the Panels: composition, programs, documents given to the Panels, etc. 
●  Dissemination of the results of the Panels: Reports will be publicized  
●  Commitment of the Conference of Europe to follow-up on the outputs of the Panels and use them 
in their in decision making 
●  Presence of independent researchers and observers 
CoFoE Citizens’ Panels 
7 / 121 

link to page 8  
 
 
Openness 
●  Openness of the deliberation: all topics and issues are allowed 
●  Openness to bottom-up agendas: citizens will decide of part of the issues they want follow in the 
general topic framing, they will request for hearings and information 
●  Openness of the data: the  information material of the topics of each Panel, results of the 
questionnaires, final recommendations of the Panels. Part of deliberations should also be recorded 
or streamed, even maybe public 
●  Plenary sessions could be live-streamed, and results will be disseminated through the Multilingual 
Digital Platform 
●  Openness of the reflection of citizens of the Panels, as they will use the results of the Platform 
●  Panels are not black boxes: some parts of the sessions of the Panels could be opened to observers 
(academics, media, NGO, public, etc.), online or in real life. 
Each Panel will work during several sessions, will produce a report and will be supported by digital tools.   
Due to the uncertainty of the pandemic situation in Europe, the design of the process shall integrate different 
alternatives towards physical and digital formats. This is the reason why this note integrates different 
scenarios. 
1.2 Main working hypothesis
●  Number of Panels: 4 
●  Number of participants per Panel: 200, randomly selected, with an over representation of young 
people 
●  A launch event before the summer about the CoFoE in general and to announce the Panels 
●  An online kick-off meeting common to all the Panels in September 2021 
●  3 sessions of 2 to 3 days per Panel (minimum 2 in-person if COVID19 situation allows it) 
●  Intersessional activities 
●  A follow-up session common to all the Panels 
 
 
                                                      
 
1 As of 7 May 2021. 
CoFoE Citizens’ Panels 
8 / 121 

link to page 9  
 
2. Methodology 
2.1 General principles to achieve a high-quality deliberative process 

The quality of a deliberative process rests upon four main criteria that will guide the design of the Panels 
of CoFoE: Inclusiveness, Deliberation, Relevance and Fairness2. Any design should respect these 
criteria. We define hereafter how these criteria can be translated in the frame of the Panels. 
 
Criteria 
Subcriteria 
Example of method 
Inclusiveness 
Diversity 
Random selection of participants: To select 
participants, we suggest a sortition aspiring to provide 
equal chances in the best possible way (given practical 
constraints) by civic lottery of citizens. This is, 
however, an ideal approach, that the Design of the 
Panels will aim at, without the guarantee to achieve 
this goal. 
Stratification and quotas will provide representative 
samples through the citizens from different countries 
in each subgroup. 
Opportunity for each to 
Subgroups most of time, facilitation, written and oral 
contribute 
contributions, anonymous feedback 
Overcoming of power 
Facilitation, role playing games, rules to distribute the 
structures 
speech inside the groups 
Consideration  
Friendly and neutral moderation and facilitation, 
quality of informal moments, be considered as skilled. 
Inclusion of stakeholders  Hearings, contributions, speed dating 
                                                      
 
2  See Hans-Liudger Dienel(Hg.), Antoine Vergne(Hg.), Kerstin Franzl(Hg.), Raban D. Fuhrmann(Hg.), Hans J. 
Lietzmann(Hg.), Die Qualität von Bürgerbeteiligungsverfahren (2014), oekom verlag, München, ISBN: 
9783865816535; See also Antoine VERGNE, « Qualité de la participation », in CASILLO I. avec BARBIER R., 
BLONDIAUX L., CHATEAURAYNAUD F., FOURNIAU J-M., LEFEBVRE R., NEVEU C. et SALLES D. (dir.), 
Dictionnaire critique et interdisciplinaire de la participation, Paris, GIS Démocratie et Participation, 2013, ISSN : 
2268-5863. URL : http://www.dicopart.fr/fr/dico/qualite-de-la-participation. (visited 2021.04.10); See also annex 
7 - National Initiatives p. 63 and OECD website. 
CoFoE Citizens’ Panels 
9 / 121 

 
 
Inclusion of broader 
Contributions from the Platform, possibilities of 
public 
broadcasting, etc. 
Deliberation 
Input coming from the 
Diagnostic, discussions, testimonies: The first source 
group / the Platform 
of information are participants themselves 
Input coming from 
Presentations, movies, images, testimonies  
organized groups 
Input coming from 
Presentation from researchers 
science 
Building visions and 
Value based work on vision, utopias and dystopias 
common ground 
exercises 
Discussion on arguments  Pros and cons, role playing games, exploration of 
controversies, debate with speakers  
Building agreements and  Test proofing of propositions and recommendations, 
disagreements 
listing and articulation of arguments 
Iterative processes 
Iterative process during each Panel sessions: between 
subgroups and Plenary work 
Iterative process between the different Panels (if 
possible) 
Iterative process to produce final output: Back and 
forth with Plenary, improvement of recommendations 
between the sessions and during the sessions 
Output-oriented process  Production of actionable recommendations, definition 
of a vision 
Relevance 
Mandate by Plenary of 
Mandate letter and opening speech 
CoFoE / mandate by 
Executive Board 
CoFoE Citizens’ Panels 
10 / 121 

 
 
Articulated with Plenary  Several citizens form each Panel, randomly selected 
of CoFoE, for an 
will assist / be members of the Plenary (the citizens 
iterative dialogue in 
could change at each Plenary, in order to share this 
order to have “feedback  experience of dialogue, and make the proof of the 
loops” on the work of the  “citizen’s competence” ) 
Panels and the agenda of 
the Plenary. 
Interaction with 
Speed dating, hearings, meetings on the ground, 
stakeholders and 
intersessional work 
decision makers 
Inclusion of existing and  Exchange with decision makers and EU institutions 
upcoming measures  
Vision-based 
Vision and recommendations as two parts of the report 
recommendations to 
avoid both naivety and 
technicism   
Evaluation  
Internal and external evaluation (cf. WP 7) 
Fairness 
Time given to 
Chaperones, moderation team, time, more than one 
participants to navigate 
session 
the process 
Transparency of the 
Clear role for observers and media 
process balanced with 
trust and secure process 
for participants 
Guarantee of trust 
Mandate, published rules/ charter, guardians 
(“guarantors”) 
CoFoE Citizens’ Panels 
11 / 121 

link to page 12  
 
Human centered 
For instance, in Plenary discussions, working with 
discussions  
photo language and creative methods, self-assessment 
 
and individual work, working structures and lead 
questions for discussions, open space, informal 
discussions, get together, informal meetings during 
evenings and farewell parties, interactions with artists, 
building and site visits, etc. 
2.2 Multilingualism 
Multilingualism is an important issue for European Panels: each participant must be able to talk in his/her 
own language and must be able to exchange with other participants from other countries, in order to avoid 
a silo of language. 
In order to ensure smooth discussions between participants, with constant involvement of moderators and 
interpreters, we propose to limit the number of languages per group from 3 to 4. A relay language can be 
used when interpreting many languages (indirect interpreting into the lesser used languages). 
There are 24 official languages  in the EU, i.e. Bulgarian, Croatian, Czech, Danish, Dutch, English, 
Estonian, Finnish, French, German, Greek, Hungarian, Irish, Italian, Latvian, Lithuanian, Maltese, Polish, 
Portuguese, Romanian, Slovak, Slovenian, Spanish, Swedish3.  
Participants are gathered in Plenary (interpretation in 24 languages) or in subgroups (ideally subgroups of 
10 people), in which 3 or 4 languages are spoken — including a language among the following ones: French, 
German, English, Italian, Spanish — which requires the accompaniment of each group by 3 interpreters 
sharing the relay language. 
 
 
 
                                                      
 
3 Irish and Maltese could be considered as second languages and not to be spoken in the Panels without disadvantages 
for concerned people. In order to ease the distribution of languages throughout subgroups, an option could be to reduce 
the number of languages to 22, taking into account countries where there are different or similar languages (see 
Option 1 for the distribution of languages). 
CoFoE Citizens’ Panels 
12 / 121 

 
 
Example of language distribution in subgroups: 
Option 1: 20 tables of 10 people | 4 languages 
 

Tables 
Composition 
Table 1 
German / English / Italian / Polish 
Table 2 
German / English / Italian / Polish 
Table 3 
German / Italian / Polish / Romanian 
Table 4 
German / Hungarian / Italian / Polish 
Table 5 
German / Italian / Romanian / Spanish 
Table 6 
German / Italian / Romanian / Spanish 
Table 7 
German / Estonian / Dutch / Spanish 
Table 8 
German / Lettonian / Dutch / Spanish 
Table 9 
German / Lithuanian / Dutch / Spanish 
Table 10 
German / Portuguese / Slovenian / Spanish 
Table 11 
French / Portuguese / Slovak / Spanish 
Table 12 
Dutch / Danish / French / Spanish 
Table 13 
Dutch / French / Spanish / Swedish 
Table 14 
Bulgaria / Croatian / French / Swedish 
Table 15 
Bulgarian / Croatian / Czech / French 
Table 16 
German / Finnish / French / Italian 
Table 17 
French / Hungarian / Italian / Polish 
Table 18 
Greek / French / Italian / Polish 
Table 19 
Czech / Danish / Italian / Polish 
Table 20 
French / Greek / Italian / Polish 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
13 / 121 

 
 
Option 225 tables of 8 people | 3 languages 
 

Tables 
Composition 
Table 1 
German / Lettonian / Romanian 
Table 2 
French or Dutch / Lithuanian / Romanian 
Table 3 
German / English or Maltese / Romanian 
Table 4 
French or Dutch / Estonian / Romanian 
Table 5 
German / Greek / Slovenian 
Table 6 
French / Greek / Dutch 
Table 7 
German / Greek / English or Irish 
Table 8 
French / English or Irish / Polish 
Table 9 
German / Dutch / Slovak 
Table 10 
French / Dutch / Slovak 
Table 11 
German / Finnish / Dutch 
Table 12 
Finnish / Polish / Spanish 
Table 13 
German / Danish / Italian 
Table 14 
Danish / Finnish / Italian 
Table 15 
German / Croatian / Spanish 
Table 16 
Bulgarian / French / Italian 
Table 17 
German / Bulgarian / Spanish 
Table 18 
Greek / Czech / Italian 
Table 19 
Czech / Polish / Spanish 
Table 20 
Hungarian / Italian / Polish 
Table 21 
Hungarian / Polish / Spanish 
CoFoE Citizens’ Panels 
14 / 121 

 
 
Table 22 
French / Italian / Portuguese 
Table 23 
Italian / Portuguese / Spanish 
Table 24 
French / Italian / Swedish 
Table 25 
Polish / Spanish / Swedish 
2.3 Launching event and/or kick-off meeting 
2.3.1 Principle of a launching event  
A launching event will be organised before the start of the deliberation process. 
This launching event is above all a communication event to widely inform the European citizens about the 
goals and the process of the CoFoE. It would take the form of a short event taking place in July or early 
September 2021, with a sample of citizens (in case the recruitment is not completely achieved by then) or 
even citizens from former participatory processes. This launching event can provide substantial support to 
the overall process but it is not an essential component of the Panels’ process. 
2.3.2 Features for a launching event 
The launching event must be short and stimulating, closer to a TV show than an institutional speech in 
terms of dynamism and interaction. It could articulate different kind of testimonies: interview of the Chairs 
of the three institutions (or co-Chairs of the Executive Board), interview of different  members of the 
Plenary, interview of contributors or organisers of national/ local initiatives for the CoFoE, presentation of 
the first results of the Platform, short discussions or debates on the stakes of the different topics, and of 
course presentation of the goals and design of the Panels. 
This event, recorded and streamed, is a strong support in the recruitment process (to embed citizens selected 
by lot into a complex process and attest of the legitimacy of the process). 
It can also serve as a repetition for the real start of the event, by making the technical test and ensuring the 
coordination of all the actors. 
2.3.3 Principle of a kick-off meeting 
The kick-off meeting is the first gathering of the Panels. It is an online event in September or early October, 
organised with all 800 citizens participating in the Conference on the Future of Europe. It is a time dedicated 
to the 800 Panelists, even if it is recorded and accessible to the wider public throughout the Multilingual 
Digital Platform. 
At the end of the kick-off meeting (3 to 6 hours long), the citizens will have a good understanding of the 
general mandates, the different parts of the CoFoE process, the general logic of the Panels (timeline, 
commitments, expected outputs), the overview of the topics of the four Panels (not in detail, but to 
understand why these topics are crucial for the future of Europe). 
Also, and most importantly, this event will serve the purpose to make citizens feel included, welcomed, and 
eager to begin the core sessions on the topics. 
CoFoE Citizens’ Panels 
15 / 121 

link to page 16 link to page 16  
 
 
2.3.4 Features for a kick-off meeting 
In order to have dynamic discussions and a common understanding of the size of the event, the kick-off 
meeting will get an alternation between Plenary and breakout rooms (by mixing the Panels). 
The discussions could focus on expectations: expectations of the Executive Board towards the Panels (why 
we need the citizens’ voices on these topics for the future of Europe), the first expectations of the citizens 
towards this deliberative process, expectations about the topics, concerns and hopes, etc. 
2.4 Logic of the three core sessions of each Panel and key issues of methodology
2.4.1 Principles 
Onboarding: Participants and teams get ready for work (it 
could be a social time in the evening the day of arrival) 
A balance between Information and deliberation: Participants and teams 
different time slots 
discuss, interact, moderate, etc. 
Wrap-up: Participants and teams sum up the session and go 
home. 
The Plenary slots are useful to share general information, to 
give an intense pace to the session and to share the 
Key principles  Combination of Plenary  production of all the subgroups. However, to ensure a high 
for facilitation  exchanges and subgroup 
work 
participation of each citizen most of time in a session will be 
spent in small groups of 10 citizens with facilitators and with 
the support of interpreters. 
Priority to oral exchanges to ensure inclusion 
Orality first 
 
Citizens are the authors  The citizens write it collectively, in their own words 
of the final report 
(translated to English, then translated into the languages). 
Facilitators only support them. 
Written inputs 
During the first session: a short note on the topic, as a basic 
Inputs
 
course. 
                                                      
 
4 This section details the three core sessions of each Panel and the related methodological issues; details on the kick-
off and follow-up sessions are not included in this section. 
5 More details on the outputs are available in the WP 3 report. 
CoFoE Citizens’ Panels 
16 / 121 

link to page 17  
 
At each session: a short synthesis based on the contributions 
of the Platform (longer for the first session than the updates 
for the following session) 
 
Oral inputs 
Hearings of experts and resource persons, to provide 
balanced and various knowledge.  
 
 
After each session, some citizens will produce a short report 
based on their major impressions. It will be composed of 
Ongoing 
questions, key issues and surprises from the sessions. These 
are the intermediate outputs, delivered at the end of each 
session. 
Outputs 
At the end of the third session, each Panel will produce a set 
Final 
of policy recommendations. It is the final deliverable of the 
Panel, written by the citizens, with the support of the 
facilitation team6. 
 
2.4.2 Main features and options 
A session lasts 2 to 3 days and can take place through different formats. 
What is a face-to-face session?   
●  A face-to-face session is deployed in a physical place. 
●  Participants arrive on day 1 in the afternoon (get together and connect with others), work on day 2 
and 3 and depart on day 4 morning, for a total of 3 days and 3 nights on-site. 
●  Members of the team arrive on day 1 morning, work on day 2 and 3 and depart on day 4 evening, 
for a total of 4 days and 3 nights on-site. 
                                                      
 
6 More details on the outputs are available in the WP 4 report. 
CoFoE Citizens’ Panels 
17 / 121 


 
 
 
 
What is a short online session (Kick-off and Follow-up)? 
●  For the kick-off and Follow-up, an online session is deployed through a video-conferencing tool 
backed by a central studio.  
●  Participants join for 6 hours of online presence divided in 2 blocks: a top-down block and an 
interactive block.  
●  They need 2 hours for onboarding.   
●  Members of the team need to connect half a day before for preparation matters. They need half a 
day for debriefing.  
What is a full online session (backup plan)? 
●  An online session is deployed through a video-conferencing tool backed by a central studio. 
●  Participants join for 12 hours of work divided in 4 or 6 blocks.  
●  They need 2 hours for onboarding.   
●  Members of the team need to connect half a day before for preparation. They need half a day of 
debriefing.  
What is a hybrid session?  
●  A hybrid session is a session in which some citizens attend physically to the session in a location 
and some other citizens take part digitally, from home. 
●  We do not recommend this mixed-option, which creates asymmetry between citizens and many 
logistical constraints. 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
18 / 121 


 
 
 
 
2.4.3 Panels’ inner logic for the three main sessions 
We present here a scenario for the logic of a Panel. Of course, this logic will have to be finalized and made 
more concrete until the start of the Panels.  
We strongly recommend having 3 days of net deliberation for each session. If this is not possible, we 
recommend to ensure intersessional work online.  
 
 
Main purpose 
Logic 
Output 
o  Kick off of the Panel and group 
building; 
o  Sharing the context and objectives of    Vision 
•  Discover the 
the CoFoE and of the Panel 
 
topic 
(“mandate”); 
o  Discover the topic of the Panel, with    Agenda setting 
 
the support of the information 
on the topic 
Session 1 
•  Agenda setting 
material (kind of short basic course) 
and exchanges with a first slot of 
 
 
experts; 
  Needs of 
hearings and 
•  Build visions for  o  Discover the inputs from the Platform 
the future 
(intermediate report of the topic on 
information   
the Platform); 
o  Draft a vision (or the controversies 
 
visions, utopias and dystopias); 
o  Assess session and needs for next 
CoFoE Citizens’ Panels 
19 / 121 

 
 
sessions i.e agenda setting (hearings, 
information, etc.); 
o  Random selection of “ambassadors” 
to the Plenary 
Intersession  •  Deepen vision 
o  Work on vision 
  Updated vision 
o  Onboarding; 
o  Feedback by the ambassadors about 
the Plenary (Plenary); 
o  Exchanges with experts / resource 
persons to understand the stakes of 
the topics, and the role of the EU on 
•  Deepen 
this topic (small groups, part in 
  Sketches for 
Information 
Plenary if general experts), new 
inputs from Platform; 
recommendations 
Session 2 
 
o  Production by citizen of first ideas of   
•  Sketch first 
recommendations, new inputs 
  Q&A for Plenary 
recommendations 
exchanges between Panels; 
o  Stress test of the first ideas of 
recommendations between citizens; 
o  Collective assessment session and 
needs for next session (hearings, 
information, etc.); 
o  Random selection of “ambassadors” 
to the Plenary 
o  Go from sketch to draft 
  Improved version 
Intersession  •  Improve 
of 
recommendations 
recommendations 
o  Onboarding; 
o  Updates from Plenary by the 
“ambassadors”, last inputs form 
Platform (Plenary); 
•  Finalize 
o  Drafting of final recommendations 
  Final set of 
recommendations 
(small groups); 
recommendations 
Session 3 
o  Last exchanges with experts, 
 
stakeholders, decision makers, in 
 
•  Finalize report 
order to improve final 
  Final report 
recommendations; 
o  Finalization of the recommendations 
and approval of the final report 
(alternating small groups and 
Plenary) 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
20 / 121 

 
 
2.4.5 Risks and opportunities of online sessions 
While face-to-face sessions should remain the core principle and logic of the process, we recommend to 
consider the online work as part of the process in two major ways: 
●  Hold intersessional work to progress between the main sessions 
●  Have a fallback plan in case the pandemic situation does not improve enough to hold all main 
sessions face-to-face. 
We point below to key elements to consider for the success of online sessions: 
Impact of online 
Advantages 
Drawbacks 
Key for success 
format 
o  Possible to meet in 
o  Higher entry cost 
o  Good preparation of 
higher frequency 
for participants (to 
the various technical 
use the tools, to be 
tools for the 
sure to have a good 
implementer and the 
On preparation 
connection and right 
participants 
device) 
(licenses, manuals, 
technical support, 
etc.) 
o  Intensive technical 
training and support 
o  Multiple channels for  o  Intensity of the 
o  Divide a long session 
discussion 
face-to-face event is 
in meeting of 2 to 3 
contributions 
weaker. 
hours to avoid digital 
(addition of chat, 
o  Interpersonal, 
fatigue and loss of 
anonymous chat) 
informal, basic 
attention 
o  Possibility to enhance 
Human exchanges 
o  Alternate quickly 
the discussion by the 
are not possible 
Plenary and breakout 
use of digital tools 
o  Interpretation of 
room 
On 
(e.g., rating, vote, 
mimic and gesture 
o  Do not underestimate 
implementation 
word cloud, virtual 
suffers from the 
the staff needed for 
phase / dialogue 
post-its) 
digital format. 
facilitation and 
phase 
o  These tools can be 
o  Digital Fatigue; 
technical issues 
used to enable 
Inattention; loss of 
o  Create a “studio” for 
exchange between 
focus 
a high quality of 
the participants 
o  Accessibility is 
event 
during or in between 
lower 
sessions. 
o  More costs for 
 
o  Less costs for venue 
technical setup and 
and travel 
preparation / 
onboarding 
CoFoE Citizens’ Panels 
21 / 121 

 
 
o  High rate of 
o  Lower diversity due  o  Identify the 
participation 
to onboarding cost 
schedules relevant 
(especially during the  o  Some participants 
for most of the 
lockdown) for some 
are more at ease to 
citizens and be open 
categories of 
contribute from 
to the interruption of 
participants 
their home, but it 
daily life into the 
also can be difficult 
session! 
On participants 
to stay highly 
o  Recreate informal 
involved (children 
exchanges and joyful 
and relatives, daily 
time 
life) 
o  No informal time 
 
and social time 
which is the glue of 
group dynamics 
o  All inputs can be 
o  The participants 
 
easily streamed or 
have no real 
uploaded on 
meeting with 
platforms such as 
observers and can 
YouTube 
feel as “guinea 
On transparency  o  All results of the 
pigs”. 
agenda setting 
o  If the online format 
process are online 
is only 
o  Constant observation 
videoconference, 
through evaluation 
the quality of 
images is poor 
o  Less travel, 
o  Less Human 
o  Combinate online 
conference facilities 
experience 
format and face to 
Other 
and less lodging 
o  Less quality 
face format 
means 
o  Less empathy 
o  Less Co2 emissions 
o  Less interaction 
 
 

2.4.6 Intersessional activities 
Principles 
The members of each Panel will take part in intersessional activities. It is a complementary involvement to 
the sessions. These intersessional activities aim at: 
●  Give more time to the Panels, in a lighter format;  
●  Enrich the citizens’ experience by other formats, less impressive than a Panel of 200 members; 
●  Solve a part of the written document translation issues. 
CoFoE Citizens’ Panels 
22 / 121 

 
 
Specifications 
 

WHY?  
WHAT?   
HOW?  
WHEN?   
To keep in touch 
A virtual coffee break between 
Voluntary 
Each 2 weeks, a 
citizens of a Panel (or citizens from 
slot of 2 hours 
a country) 
To explore the 
Free citizens enquiries, in their 
Voluntary 
Between the 
topics 
daily life and region (observation, 
sessions 
interview, free reading) 
To inform on the 
“Homework” with short documents  Strongly 
Between the 
topics / to become 
to read or audio to listen, in the 
recommended 
sessions 
aware of the 
language of participants 
intermediate 
production of the 
Panel 
To exchange 
An online meeting of a half day 
Compulsory if 
Between session 2 
between the Panels  between the Panels (2 to 4 Panels, 
this option is 
and session 3  
to identify common  depending on the global pace of the  confirmed 
ground / common 
Panels). 
transversal 
recommendations   
To exchange with 
An online meeting of 2 hours 
Compulsory if 
Between the 
citizens of the same  (maximum) in one language each. 
this option is 
sessions 
country or 
confirmed 
language to cross 
 
the ideas / opinions 
between the Panel 
2.5 Follow-up Session 
2.5.1 Principle 
An inter-Panel final feedback session will take place after the end of the whole deliberative process of the 
citizens’ Panels. 
The purpose is to symbolically close the work of the Panels by a final joint report, made by the participants 
thanks to their common experiences. We propose that this event should combine decentralised events in 
Member States (gathering for the first time participants from one country in one room) and online features 
(to connect the national decentralised events). 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
23 / 121 

 
 
2.5.2 Features and options for the follow-up session 
This event will be decentralised and will take place in local European Commission’s offices in the 27 
Member States. Nationals from the Member States that have been selected as members of the Panels will 
be present in their respective countries. These decentralised events will happen simultaneously in all 
member states and all European Commission’s offices will be connected in video-conference. An 
alternative solution is a fully online event. The components of the follow-up session depend on the precise 
expectation of the final deliverable, and will consist of (at least): 
●  Onboarding time / social time;  
●  Combination of Plenary and subgroups; 
●  Time dedicated to the collective production of core messages (including loops between the citizens 
to improve them and approve them, with time to translate them into 24 languages); 
●  Festive time / closure ceremony. 
The follow-up session will specifically focus on the production of core messages: 
●  Focus on the evaluation of the experience by the citizens: open discussion, reactions to evaluation 
made by internal (and maybe external) evaluation; 
●  Focus on the use of the outputs of the four Panels: current use (especially in the final declaration 
of the Plenary), and potential and foreseen use (by European institutions, by stakeholders, for the 
European people); 
●  Focus on recommendations for future European Panels or future participatory approaches; 
●  Focus on dissemination of the recommendations of citizens: workshops with stakeholders. 
2.6 Focus on interaction between the Panels 
2.6.1 Principle 
The Panels work separately, but in the same logic and with a similar design. The expectation is to have 
similar structures for the outputs in order to have valuable and comparable results and ensure prompt follow-
up.  
The relative autonomy of the Panels does not mean impervious silos. Some bridges must be built between 
the Panels: by cross-meeting between the Panels and thanks to a heavy work of coordination to ensure a 
common quality of the process of the Panels. However, Panels keep the same composition all along the 
conference. 
2.6.2 Interactions 
The main interactions between the Panels take place during the kick-off meeting and the follow-up session: 
these 2 online sessions are common to all Panels. 
To complement this, we suggest to organise intersessional video-conferences between 2 or more Panels 
(depending on the pace of the Panels), for a cross-Panels review of the recommendations to stress or to 
improve them or to identify common values. 
CoFoE Citizens’ Panels 
24 / 121 

link to page 25  
 
2.6.3 Cross-Panel coordination 
Following each Panel session, a 3-hour review meeting will be organised to share learnings, dos and don’ts, 
along with Panels’ organisers (of all four Panels) and the designated reviewers of the session.  
2.7 Use of the Digital Platform by the members of the Panels 
2.7.1 Principle 
The Multilingual Digital Platform is a central point for the CoFoE, acting as a bridge between participants 
of the Panels and the wide public and serving to take into account the results and to share widely the inputs 
and the outputs of the Panels, to organise interactions between Panels and the wider public (if this option is 
confirmed). Accordingly, the use of the Platform by the Panelists will be encouraged between the sessions, 
and if necessary during the sessions. In any case, the multilingualism of the Platform, and especially the 
automatic translation of writing, will support the Panels’ process. 
The Multilingual Digital Platform could provide different access modes: 
●  for all EU citizens; 
●  for Panelists; 
●  for facilitators; 
●  for experts; 
●  for researchers. 
These different access modes will each be connected with different functionalities7
2.7.2 Overall goals of the Platform in the frame of the Panels 
Visibility 
●  Public page allowing for a (public) presentation of the Panels, which will facilitate the recruitment 
process and will provide visibility on the Panels’ activities (e.g., programmes, videos of the 
sessions, short articles); 
●  Dissemination of some resources and insights on the Panels discussions and results to the wider 
EU public; 
Resources and interaction between Panelists  
●  Online space to share resources, information material, intermediate reports, as “memory” of the 
works; 
●  Enable online space for interaction among Panels’ participants. 
Link between mini-public and maxi-public of the CoFoE 
●  Integration of contents from the Platform into the Panels, based on regular short synthesis; 
                                                      
 
7 For more details on the different access modes and the related functionalities, please refer to annex 9. 
CoFoE Citizens’ Panels 
25 / 121 

 
 
●  Provide an interaction between Panels’ participants and the wider EU public, thus creating a sense 
of proximity between the citizens and the participants and avoiding criticism on the selection of 
participants. 
 
2.7.3 Different spaces for differents paths 
The Panelists’ journey of the Digital Platform could relate to three different paths, depending on the public 
or private visibility of the online space and the management of contents. 
 
Private/internal space (among 
Public space 
Public space administered 
Panelists) 
administered by Panels’ 
by Panelists 
facilitators 
Panelists can access a dedicated area  The facilitation Team will  Panelists can access the 
on the Platform (secure access) 
collect some main 
Platform as any EU citizen, 
giving them access to: 
insights that the Panelists  and publish ideas, interact on 
●  for each Panel 
wish to disseminate to the  the Platform through its main 
-  Private chat room for their 
wider EU community: 
functionalities. 
Panel; 
-  Question(s) for pan-
Options: 
-  resources and information of the 
European polling 
-  Panelists are ‘unflagged’: 
Panel (put by the facilitation 
coming from 
they appear as random 
team): programme, practical 
Panelists; 
citizens; 
details, links to 
-  Question(s) to the 
-  Panelists are ‘flagged’: 
videoconference, information 
governance 
upon identification (login), 
documents, pictures, etc. 
committee of the 
their profile is flagged and 
-  Possibility of voting, ranking, 
CoFoE. 
through their interaction 
co-writing text..  
they can be on the 
●  Cross-Panel space 
spotlight allowing other 
-  Private global chat room (all 
EU citizens to identify 
Panels); 
them as their 
-  shared information material. 
‘ambassadors’. 
-  A forum where all participants 
are present and where they can 
make proposal to all, with the 
possibility for other to 
upvote/downvote and to make 
comments 
2.7.4 Focus on the inputs from the Platform to the Panels 
It is currently undecided what kind and what amount of input from the Platform can be delivered to the 
Panel members. It is equally undecided when in the Panel process it should be provided. 
From the Consortium’s point of view, input to the Panels from the Platform should be restricted to issues 
that fall within the subject(s) for discussion by a given Panel. Such inputs should be delivered for Sessions 
1 and 2 only: 
CoFoE Citizens’ Panels 
26 / 121 

link to page 27  
 
●  For Session 1: a 5 pages (max.) overview of inputs to the Platform, will focus on the kind of issues 
raised and the recommendations given, with an equal focus on who has provided the input (citizens, 
industry, NGO, etc..). The overview should be edited by a science journalist, translated and sent to 
Panel members before Session 1. 
●  For Session 2: a 2-3 pages overview of issues raised and recommendations given, which fall within 
the scope of the 5 subtopics chosen by the Panel members. The overview should be edited by a 
science journalist, translated and sent to Panel members before Session 2. 
2.8 Focus interaction between Panels and Plenary  
The past experiences of interaction between citizens Panels and decision makers have proven to be more 
fruitful when they enter into interactions following an iterative process. Citizens Panels can not be limited 
to a “silo”, whose results are just presented to the decision makers. Interactions between citizens and 
decision makers (in this case Plenary members) will increase the added value, as it will allow to clarify the 
propositions, and to organise a good “transfer” from the citizens to the decision makers and vice-versa. This 
requires creating opportunities for those interactions. 
Concretely we propose that for each session 5 to 8 citizens of each Panel will be randomly selected to attend 
the Plenary: they will be trained to present “intermediate” output to the Plenary and they will make a 
feedback at the beginning of the following session to other citizens8
 
 
                                                      
 
8 For more details: see annex 8. 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
27 / 121 

 
 
3. Recruitment, participant’s Secretariat and long-term citizens’ commitment 
3.1 Principles 

The recruitment strategy is divided in three stages where three actors are involved and during which a good 
coordination will be needed, to ensure the participants a smooth entry into the deliberation stage. The 
management of the participants and their well-being will be a key element of how the citizens lived and felt 
the event. A mishandled recruitment and management of citizens could have a disastrous impact on the 
deliberation and on the outreach of the Conference. 
The three stages are: 
●  Framing of the recruitment and of the secretariat, before the recruitment campaign starts; 
●  The recruitment process itself, until the citizens are selected; 
●  Follow up of the citizens, once the participants are selected and once the first Panel starts. 
The three actors are: 
●  The Panel’s organiser is in charge of supervising and coordinating the framing the design in 
collaboration with Consortium partners; 
●  Kantar is in charge of the recruitment process as recruitment organisation; 
●  The Secretariat is in charge of the follow-up of the citizens. 
3.2 Framing of the recruitment 
3.2.1 General principles 
To achieve inclusion and transparency for the citizens, the key points of a successful recruitment will be 
anticipation (of the steps, of the needs) and clarity (information, rules, practical requirements). The framing 
must be determined before launching the recruitment, allowing Kantar to adapt and prepare its strategy. 
3.2.2 Deadlines, modalities and delays for recruitment 
For the recruitment process, the delay to gather all citizens is estimated to be 2 months. The dates of the 
Panels should be fixed in advance to ensure the recruitment’s organization can lead a valuable recruitment 
campaign.  
The question of the attrition will also have an impact on the deadlines and the modalities: if the recruitment’s 
organisation needs to replace participants between Panels, they need to be aware of the deadlines.  
3.2.3 Replacement and attrition 
In order to ensure citizens’ participation along the whole process and to make sure that the deliberation is 
and remains representative and valid, it is needed to develop means to avoid attrition before the process 
starts. 
Replacement represents a risk for the deliberative process as it could create different levels of knowledge, 
understanding and involvement between the newcomers and the original participants. A maximum rate of 
CoFoE Citizens’ Panels 
28 / 121 

 
 
attrition could be a signal for the organizers and will help to anticipate some decisions. Four positions are 
possible in the event of massive attrition: 
●  Option 1: There is no complementary recruitment foreseen, we accept the defection and we support 
at best less involved and less committed participants. 
●  Option 2: A new round of recruitment is set, targeting 10% of each Panels following the same 
diversity. 
●  Option 3: During the first round of recruitment, a global “reserve” of 200 people is foreseen (like 
an additional -ghost- Panel). 
●  Option 4: During the first round of recruitment, a bigger sample of participants (10% of each Panel) 
is made, taking into account that the sample will decrease along the sessions. 
Missions Publiques and the Consortium, thanks to their experience in deliberative processes, strongly 
recommend not to integrate participants after the second session to avoid attrition and defection. 
In case replacement is proceeded, some catch-up mechanisms must be developed to ensure there is no gap 
between the newcomers and the original participants: 
●  Replacement procedure is easy to set and flexible 
●  Short recap-session with moderators 
●  Documents with minutes from the previous sessions should be provided and translated 
●  Put the newcomer in touch with a fellow attending since the first session 
 
3.2.4 Compensation 
A fair compensation is necessary to ensure diversity, inclusion and motivate citizens to participate in the 
long term. In order to establish the recruitment criteria and launch the process, an eventuality is to propose 
to index compensation based on European juries (see annex 4). A choice must be made between having a 
common compensation for all the participants or if the compensation differs depending on where 
participants come from. 
Compensation must take into account: the loss of daywork, the transportation, the meals and the stay costs. 
It can take the form of a unique sum or a rate per category. 
Compensation could be made before the session, after the session or at the end of the whole process (or in 
mid-term). This last option could be used as an incentive for participants. 
Compensation management will be settled by the Secretariat. 
To be able to confirm their involvement, citizens must know: the dates of the sessions, the location, the fees 
and compensation. To know clearly the use of the results, the commitment of the CoFoE towards the Panels 
and the topics of each Panel will be a huge support. 
CoFoE Citizens’ Panels 
29 / 121 

 
 
 
3.2.5 Next steps 
Task 
Contributor(s) 
Dissemination 
Deadline / Minimum 
time required 
Create the compensation protocol  General secretariat 
General 
Depends on when 
secretariat 
participants are getting 
compensated 
Get the timeline of the whole 
Consortium + EB 
All 
Before sending the 
process 
invitation later and as 
soon as possible 
Get the replacement protocol 
Consortium + EB 
Kantar 
1 month before first 
session, in order to let 
Kantar adapt its strategy 
3.3 Recruitment strategy, to select the participants 
3.3.1 General Principles 
The recruitment is a key element of the quality and legitimacy of the Panels. This is why it needs particular 
care and must be sustained by robust scrutiny.  
The objective is to constitute 4 Panels of 200 citizens each, with a third of citizens under 25 years old. This 
overrepresentation of youth and the number of citizens of each country will need a public justification.  
To select participants, we suggest a sortition aspiring to provide equal chances in the best possible way 
(given practical constraints) by civic lottery of citizens. This is, however, an ideal approach, that the Design 
of the Panels will aim at, without the guarantee to achieve this goal. 
The sortition has a high democratic value: it gives an equal chance to each citizen of the European Union 
to take part in the Panels, regardless their level of education, of revenue, and their opinion about Europe. 
In order to launch the recruitment process and to succeed to achieve a qualitative deliberative process, it is 
needed to refer to the core values of the Joint Declaration. Inclusion, Transparency and Openness lead to 
the elaboration of several criteria that must be taken into consideration for the sortition of participants.  
Once citizens corresponding to the quota have given their approval, we advise to randomly select the topics 
that will be affected, in order not to break diversity and inclusion. 
To analyse and build a profile of refusers, the idea of making a specific analysis of refusals can be discussed. 
CoFoE Citizens’ Panels 
30 / 121 

 
 
3.3.2 Defining the criteria of ideal composition of Panels 
The  following criteria are key elements for a random selection which is representative of the EU 
sociological diversity 
 
Following the European Parliament’s distribution 
Random selection is based on the proportion of distribution of EU seats at 
the EU Parliament.  
 
PROPORTIONAL 
This scenario gives more chances to inhabitants from smaller countries that 
REPRESENTATION  may be less powerful than bigger countries.  
 
On the other side this distribution is based on the logic of Nation states which 
is not automatically the logic of citizens living in the countries. 
Extension of youth representation 
33%: proportion of youth (16-25 years old) leading to an over-representation 
of youth into the Panels 
 
This gives the opportunity to Youth to have a stronger voice in the 
discussion. This is important because there is a structural disadvantage of 
Youth in the decision-making structure that makes it crucial to balance in a 
AGE 
deliberative exercise. They also have a stronger stake at the Future as they 
will bear the consequences of decisions longer.  
 
On the other side, overrepresenting youth is breaching inclusion and equality 
of chances. Why would youth people be more legitimate to speak than elderly 
people that have a wealth of experience? Why wouldn’t we then 
overrepresent all other structurally underrepresented groups of citizens: 
Women, minorities, disabled persons, etc.? 
From the European Institute for Gender Equality: “Gender refers to the 
social attributes and opportunities associated with being male and female 
and the relationships between women and men and girls and boys, as well as 
the relations between women and those between men. These attributes, 
opportunities and relationships are socially constructed and are learned 
GENDER 
through socialization processes.  They are context/ time-specific and 
changeable. Gender determines what is expected, allowed and valued in a 
woman or a man in a given context. In most societies there are differences 
and inequalities between women and men in responsibilities assigned, 
activities undertaken, access to and control over resources, as well as 
decision-making opportunities. Gender is part of the broader socio-cultural 
context.” 
CoFoE Citizens’ Panels 
31 / 121 

 
 
The level of income, for example, is a socio-economic criterion that is very 
SOCIO-ECONOMIC  important and has a high weight in the other interconnected criteria. 
BACKGROUND 
In the European Union, approximately 74% of the population lives in Urban 
RURAL / URBAN 
areas (World Bank Data 2019). Sortition must be elaborated taking into 
BACKGROUND 
account this criterion to make sure that the rural inhabitants of the EU are not 
under-represented in the process. 
CITIZENSHIP 
The inclusion of Non-EU Citizens living in the EU is also an approach that 
needs to be integrated to the recruitment of participants. 
Beyond core demographic criteria, it is important to secure a diverse group 
of citizens in terms of attitudes. To achieve this, it will be critical to include 
ATTITUDINAL 
a set of questions on attitudes. These questions could be based on the 
CRITERIA 
Eurobarometer questions on trust in institutions, cores values, etc. (see for 
example 
https://ec.europa.eu/commfrontoffice/publicopinion/archives/eb/eb69/eb69
_values_en.pdf 
3.3.3 Preparing sortition 
Based on the set of criteria, the organization in charge of recruitment will be able to choose an adapted 
methodology of sortition depending on the country.  
We list here different methods that have been used in the past. 
●  France’s Citizen Convention on Climate: Automatic generation of 300.000 phone numbers then 
calls and stratification of the Panels a posteriori following 5 criterias (gender, level of education, 
type of jobs, geographical area, rural or urban) 
●  Madrid City Council: civic lottery used to select 30.000 addresses from the register of 
inhabitants (“padrón”) and stratification a posteriori using 3 criterias (gender, age, 
neighborhood).  Also used in the UK, Poland, Canada and Australia.  
●  Germany: Picking districts to represent diversity of districts (rural/urban; 
North/South/East/West; etc.), have sortition on criteria on the Melderegister (Register of 
Inhabitants).  
3.3.4 Gathering all the documents and information needed for recruitment 
●  Information to give to selected people: Goals and overview of the Panels in the context of the 
CoFoE, dates and location of the Panels, compensation and fees. 
●  Documents to involve citizens: 
○  A mandate letter to inform citizens on the purpose of the Conference and what is expected 
from them based on the Joint Declaration and signed by the Co-Chairs  
CoFoE Citizens’ Panels 
32 / 121 

 
 
○  A charter / convention 
○  FAQ/frequently asked questions: logistics and practicalities, contacts in their own 
language, etc. 
●  A hotline (by mail and/or by phone) set up by the secretariat so that citizens can have direct contact 
and ask questions they have on the process 
Minor participants 
In each Panel, it is estimated that 13 participants will be adolescent minors (aged 16-17). 
They will have to receive their parents’ authorization including for travelling and the agreement on the 
Panels rules and framework, while they will also require dedicated assistance during the sessions, as well 
as during spare moments. 
We intend to call an organisation in each host country, with the legal authorisation to act with teenagers. 
The language question will have to be addressed depending on the language skills of the participants. They 
will be contacted before the first session, by one facilitator from their country. 
Participants with special needs 
In each Panel, it is estimated that some participants will have special needs ranging from mobility and 
accessibility issues up to food regime. 
This will have an impact in terms of budget (need to find a special room accessible, special food, etc.). 
 
3.3.5 The recruitment 
In order to prepare the selection a first step is to identify the database and do a first sortition of items of that 
database (by numbers of phones or addresses) 
After that, two options are available: 
●  For those selected in the sortition (e)mailing or official letter or phone calls for people showing 
interest or for people whose profiles are needed for the quota.  
●  With all positive contacts (that have accepted to participate) do a demographic stratification (ideally 
with a second sortition process) to fit proportions required. That will create the final list of 
participants. 
Once the participants are selected, it is of importance to set up assistance’s team for participants and second 
confirmation with all of them via phone. 
Finally, a confirmation and engagement by official letter will be sent to the participants (only if an official 
letter has not been sent in step 2), together with the information booklet and/or the goodies (which may be 
given on the first onsite session). 
CoFoE Citizens’ Panels 
33 / 121 

 
 
At any of these steps, it will be essential to have good communication with the wider public, so that they 
understand the legitimacy of the process and the choice of going through sortition. For more details, please 
refer to work package 5 on Impact and work package 6 on outreach. 
3.3.6 Next steps 
Task 
Contributor(s) 
Dissemination 
Deadline / 
Minimum time 
required 
Launch of the recruitment process and  Kantar + Consortium 
Secretariat of the  2 month before the 
follow up 
Executive Board  first session and/or 
one month before 
the kick-off 
session 
Prepare an official invitation letter 
Executive Board 
 
1 month before the 
first session 
Prepare the Mandate Letter, the FAQ  Consortium + executive   
2 weeks before the 
and the citizen’s charter 
Board 
first session 
3.4 Contract, accompaniment and welcome package 
3.4.1 General principles 
The main goal of this task is to ensure the long-term involvement of the participants, once they are part of 
the process. We ask the participants an effort which is strong and quite long (about 6 months). The 
accompaniment is necessary to help them to feel welcomed and to make the logistical questions as light 
and easier as possible. 
This long-term involvement will be ensured if the participants live and feel a nice and amazing experience. 
We must show them that participating in a European Panel is a unique experience and will bring them 
feelings and memories they cannot live outside deliberation processes. Social time, side events in the 
location of the Panels will contribute to make it a wonderful civic experience for citizens. 
We must adopt a participants-friendly approach, showing them we are at their service. Any documents and 
accompaniments are above all focus citizen designed. The language will be easy, lively, and inspiring, not 
too formal or institutional. 
CoFoE Citizens’ Panels 
34 / 121 

link to page 35 link to page 35 link to page 35  
 
3.4.2 First steps in the conference: charter, welcome package and booklets 
Once involved, all selected participants will receive a participant’s charter and sign a contract describing 
the project, their rights, their obligations9.The contract could be signed before the first session or at the first 
session (with all the group or individually). 
When reaching Panels’ location, all citizens will receive a welcome package containing: 
●  European bags10
●  One information booklet under the form of “journey log” that they receive one time at the first 
session and that they are invited to bring at each session11. 
●  A session booklet before each session with the framing of the topic (updated with the requests from 
the participants) , the objectives of the sessions, the recap of the last session and white pages for 
note taking. 
 
3.4.3 Accompaniment 
The General Secretariat of the Conference on the Future of Europe will be in charge of the accompaniment 
of participants after the recruitment process. They will take the lead for the management of the participants 
after receiving all the information from the recruitment company. The Secretariat’s team will welcome 
citizens and accompany them before, through and after the deliberative process with digital, logistical, 
special and personal support to make sure that the facilitation team can contribute to citizen’s participation 
in optimal conditions. We imagine the secretariat as a two layers entity, with one general secretariat which 
is the first contact for participants and the relay between them, and secondly the different supporting teams, 
speaking both the 24 languages of the European Union. The idea is to have a unique entry-point for citizens 
so that they don’t have to get in touch with too many different people. The structure could be the following: 
 
General secretariat 
Lead Facilitator 
Before the session 
After the session 
During the session 
Provide administrative, logistical and digital support to 
Members of the Panels 
Observers from the Plenary (with an option for other observers) 
                                                      
 
9 See Annex 16. 
10 See Annex 17. 
11 See Annex 17 
CoFoE Citizens’ Panels 
35 / 121 

 
 
CoFoE Secretariat team 
Facilitation and evaluation team 
Research team (independent researchers) 
Interpretation team 
Media 
Experts and speakers  
Technical team 
People in charge of output production (filmmakers, photographers, painters, and other creative artists) 
 
Functions are detailed here: 
 
●  General secretariat 
○  First entry point for citizens, with one contact email-address/number by country. 
Communication could be done by mail or WhatsApp for fast information 
○  Holding all the data/information from the citizens and ask their personal needs 
○  In charge of the compensation 
○  1 to 3 referents (depending on the size of the country) 
○  This secretariat will also support the following groups who will take part to the Panels: 
■  Observers from the Plenary (with an option for other observers) 
■  CoFoE Secretariat team 
■  Facilitation and evaluation team 
■  Research team (independent researchers) 
■  Interpretation team 
■  Media 
■  Experts and speakers  
■  Technical team 
■  people in charge of output production (filmmakers, photographers, painters, and 
other creative artists) 
●  Digital support:  
○  For connection and access to online tools 
■  Training before the event 
■  Assistance to connect to the first online Panel 
■  Assistance during the deliberation + hotline to discuss anything related to 
technical, logistical issues or the process 
■  Production of a guide to help them (how to use online video conference tool, 
where to find information material, reports and synthesis of the Panel meetings 
CoFoE Citizens’ Panels 
36 / 121 

 
 
○  Equipment to provide (to budgetize) and to send to participants 
○  Training and assistance made by moderators 
○   1 to 5 national referents (depending on the size of the country) + 1 coordinator 
 
●  Logistical support: 
○  For booking travel and stay (only administrative tasks) 
○  1 to 5 decentralized national referents (depending the side of the country) + 1 coordinator 
+ 1 national referents on the place of the deliberation  
 
●  Special and personal support: on case-by-case basis 
○  Vulnerable people: people with disabilities, disadvantaged people, elderly people; 
○  For translation, for personal assistance translation, printing service; 
○  1 to 3 on-the-ground national referents and 1 to 3 in the country of origins (depending on 
the needs) 
 
 
The participants’ secretariat will communicate in only 4 to 5 languages, with the support of identified 
facilitators and/or trainees in order to cover the 24 languages. The amount of support expected from the 
facilitators and the workflow between them and the secretariat is still to assess. 
 
3.4.4 Next steps 
Task 
Contributor(s) 
Dissemination  Deadline / Minimum time 
required 
Setup of participants' secretariat  Consortium 
General 
2 month before the session, at 
secretariat 
the same moment as the 
launching of the recruitment 
CoFoE Citizens’ Panels 
37 / 121 

 
 
4. Team and Facilitation team 
4.1 Overview of staffing 

Role 
Role and responsibilities 
Number needed and time effort 
Coordination 
Coordinate the interpanel work, ensure 
quality of whole process 
3 persons full time equivalent 
Main 
Moderate the Plenary sessions of the  3 per Panel, From MP, DBT, IFOK, 
Moderators 
Panels, master of time. 
Deliberativa 
One facilitator for 10 citizens (3 to 6  20 + 8 per Panel: For each group of 10 plus 
Facilitators 
languages per group) 
8 as reserve and “flying team” 
 
Practitioners from EU countries, 3 days before each session, 2 days sessions, 
trained by organisation team 
3 days after all sessions to make the 
synthesis 
Option A: If 3 languages are spoken per 
subgroup, 2 to 3 interpreters per group  For 200 citizens and tables of 8 or 10 (See 
are needed at one point in time. 
annex 3). Per Panel: 
Option B: If 4 languages are spoken, 3 
-  Option 1: 40 to 60 interpreters at 
to 4 interpreters per group are needed 
one point in time (so 80 to 120 in 
at one point in time. 
total) 
Interpretation 
Professional interpreters. 
-  Option 2: 60 to 80 interpreters at 
one point in time (so 120 to 160 in 
For each table, interpreters work as a 
total) 
team (so the real number of persons is 
double the number of interpreters at 
-  8 to 10 interpreters outside the 
one point in time as they switch every 
groups are required (meals, off 
30 minutes). 
moments). 
8 people that will advise participants 
Advisory Group  and Panel organisers on the kind of 
knowledge  to be provided, who can  4 Coordinators, 4 other members per Panel 
 
help deliver it, and in what shape 
exactly 
A fact-checker team will be present in 
Fact-Checkers 
each Panel to answer questions from  3 to 5 people per Panel 
 
participants and bring the necessary 
information to the participants 
CoFoE Citizens’ Panels 
38 / 121 

 
 
Secretariat 
Secretariat for participants 
1 focal point per country, hence 27 persons 
per Panel 
Logistics and 
Event management / organisation 
technics 
management 
10 persons per Panel 
3 persons from Panels’ organising team plus 
Public relation 
staff from DG Comm and Comm from EP 
and 
Public relations 
and Council 
Communication 
1 movie team for two Panels 
Management of observers (media, 
researchers, etc.) 
1 coordinator to manage interface with 
Research and 
researchers 
observers  
Researchers and observers are 
coordinated  by the facilitation team  120 Researchers, 30 per Panel 
(for more details, please see WP7) 
4.2 Interpreters 
4.2.1 General principles 
Translation will happen simultaneously thanks to live interpreters, both during the Plenary and during the 
subgroups. 
Participants are gathered in Plenary (interpretation in 24 languages) or in subgroups (ideally subgroups of 
10 people), in which 3 or 4 languages are spoken — including a language among the following ones: French, 
German, English, Italian, Spanish — which requires the accompaniment of each group by 3 interpreters 
sharing the relay language. 
For each table, interpreters work as a team (so the real number of persons is double the number of 
interpreters at one point in time as they switch every 30 minutes). 
4.2.2 Recruiting of interpreters 
If sessions are happening inside EU institutions, institutional translation teams might be mobilized 
If sessions are happening fully online, there is a need to provide a Platform to translate into 24 languages 
(eventually through zoom canal). 
Recruitment needs to happen ideally 2 months previous to the sessions (and at least 1 month before) in order 
to prepare interpretation teams to the modality of the event. 
CoFoE Citizens’ Panels 
39 / 121 

 
 
4.2.3 Guidelines for interpretation and multilingual working structures 
Each citizen is expected to speak in its own language and be heard by all other citizens in their respective 
languages. 
If sessions happen onsite, interpretation is live streamed via microphone and audio system for each 
participant. 
During small groups sessions, animators will divide participants in groups of up to 25 citizens speaking a 
maximum of 3 languages. 
4.2.4 Preparation of briefings for interpretation teams 
Previous to the sessions, briefing meetings will be organized to prepare interpretation teams. Two (2) 
leading animators will remain outside small groups sessions to supervise the whole group of participants 
and lead discussions on the steering committee. 
4.3 Facilitation team 
4.3.1 General principles 
The facilitation teams are here to make sure the citizen feels welcomed, free to speak and to make the Panels 
a fluid organization. In order to be efficient and to coordinate effectively, all staff needs to be large but 
functioning as a unique team. This is the reason why the Facilitation’s Charter (see annex 11) gathers all 
facilitation staff around common rules and guidelines, always with respect to the core values of the 
Conference on the Future of Europe: Inclusion, Transparency and Openness. 
The facilitation team is made up of facilitators from EU countries (objective: each language is spoken by at 
least one facilitator). Facilitators will take charge of liaising with citizens during intersessional time (except 
on logistical aspects), in particular to ensure the relationship in the 24 languages. 
We do not recommend switching to larger groups, 15 people per group means significantly lowering each 
person's speaking time: 
●  It is considered that in such a group, 20% of the time is non-productive time because busy with 
translations, 100 minutes becomes 80 minutes useful. 
●  If 10 people share this time, it's 8 minutes per person. 
●  If 15 people share it, that's 5.3 minutes, or 34% less speaking time. 
●  One option is to have subgroups of 8 people: this solution improves the speaking time and the 
quality of discussion, but increases the team: 25 groups require 25 facilitators (+ 5) and about  + 15 
to 20 interpreters 
Additionally, we estimate the need to facilitate the inter-sessional time of each session (mails to the citizens, 
encouragement and help to use the Platform) to 30 days per Panel (for the duration of the Panels). 
There will be approximately 28 facilitators per Panel, with a workload of 8 days per session: 
●  One day for distance training, to the particular protocol of the session and knowledge of the issues 
per session, 
●  One day before for a general training on facilitation and CoFoE stakes,  
CoFoE Citizens’ Panels 
40 / 121 

link to page 41 link to page 41  
 
●  The day of arrival,  
●  Two days of facilitation,  
●  Three days after to debrief and produce the report 
4.3.2 The different roles and responsibilities in the moderation team 
During a deliberative process, there are multiple actors: 
The main moderators (3 per Panel): he/she is the contact point of the sessions and ensures the good work of 
the dialogue by managing his/her team of facilitators (including their training. His/her role is also to be the 
interface with the evaluation team, the media and the “embedded” researchers.  He/she is also in charge of 
the organisation question and the timekeeper. He will also be guiding through the Plenary sessions 
(especially the Panels’ representatives). During the intersession, the main facilitators will organise the work 
of the facilitators and the feedbacks and produce the detailed roll-out of the session. The main facilitators 
will also be in charge of leading the knowledge management and validating the synthesis to be shared with 
the participants, the CoFoE Plenary and the public at large. 
The facilitation team (20+8 per Panel): moderators are there to facilitate the dialogue and ensure that all 
participants are feeling well and have the opportunity to talk and to be heard. Each subgroup is led by a 
facilitator, who takes notes and produces a synthesis of his subgroup each evening in a shared document 
(e.g., Google Drive folder), in English. Each facilitator is trained ahead of the session. Some of the 
facilitation team could have the role of notetakers: they assist the group by taking notes of the discussions, 
letting the moderator only focus on the moderation and the good flow of conversations. He/she is also in 
charge of the chat in online dialogues. A WhatsApp thread brings together all facilitators during the 
sessions.  
The technical staff (could be considered as part of secretariat or part of the facilitation team ) 
●  In  offline dialogues, he/she is in charge of the good working of the materials such as screen, 
headphones, audio. It is also the persons on site who can help you if you’re looking for a room or 
you have a question on the site 
●  In online dialogues, a dedicated team is in charge of the technical problems occurring on Visio-
Platform, to support participants who face difficulties to connect, to mute/unmute, to activate 
cameras and so on. A hotline may be good to ensure the good work of the techs. 
Evaluation team: the evaluation team is composed of internal and external stakeholders that are trained the 
weeks before the process, jointly with facilitators12.  
4.3.3 The training of facilitators13 
Facilitation is a key to ensure inclusion, deliberation, and quality of the output. To achieve it, the facilitation 
team must be trained, coordinated, agile, and reflexive. 
                                                      
 
12 See more details in the deliverable of WP7. 
13 Also followed by the evaluation team. 
CoFoE Citizens’ Panels 
41 / 121 

 
 
In order to do that, main moderators (between them) and moderators (trained by the main moderators) will 
follow a training session before the Panels start and obey to guiding rules. A guide for facilitation will be 
provided to them (see in annex 11). 
Training consists of: 
●  Some facilitation briefings by zoom to help facilitators to appropriate themselves the guide of 
facilitation: 
●  A MOOC: some videos to share the principles of moderation. The MOOC is especially useful if 
the sessions are simultaneous: We cannot train all the facilitators at the same time. 
●  A training session/ a pilot: make the facilitators « play » the first session (3 to 6 hours) 
4.3.4 Guiding rules for facilitators 
The facilitators will have to sign a charter, where they accept to work under those 6 principles. 
●  Neutrality on the topics and equivalence of treatment of all the people (citizen, experts, 
stakeholders) 
●  Capacity to listen 
●  Awareness (of their potential authority on groups, of cognitive bias, etc.) 
●  Clarity 
●  Inclusiveness 
●  Politeness 
4.4 Coordination team 
A team will be dedicated to keep the integrity of the process and the coherence between the Panels, the 
interface Panels – Plenary, the follow up of the evaluation, and the decisions to improve the process (within 
a session when necessary, between the sessions, and make sure each Panel benefit from the experience of 
the others). Also, this team will take charge of the organisation of workshops between the sessions including 
evaluators and main facilitators, the coordination with the knowledge management, the interaction with the 
CoFoE secretariat. 
This process will mobilize 3 persons at full time equivalent. 
4.5 Communication team (internal) 
4.5.1 Communication between the staff of one Panel 
●  Have a loop of discussion by mail and by Telegram 
●  Have a drive to share documents or a special space on the Platform 
●  Have common preparation meeting: one per week during the 3 weeks before each session 
●  Have short meeting to debrief at the end of each session 
CoFoE Citizens’ Panels 
42 / 121 

 
 
4.5.2 Communication between all facilitators of the Panels (creating a community) 
Have briefings inter-Panels: 
●  Before the first Panel 
●  In the middle of a Panel (or more Panels if simultaneous) 
●  At the end of a Panel (capitalization / assessment for the next one on facilitation, language and 
logistics issues) 
4.6 Next steps 
Task 
Contributor(s) 
Dissemination 
Deadline / 
Minimum time 
required 
Production / dissemination of 
Consortium 
facilitators 
Once facilitators 
facilitation Charter 
are recruited 
Setup of Facilitation team (following  Consortium 
Secretariat of the  2 months before 
guidelines design phase I) 
Executive Board  first session 
Create and schedule training session  Consortium 
Facilitators 
1 month before the 
for facilitators and evaluators 
first session 
Identification of staff, according to the  Consortium 
All staff 
1 month before the 
staffing roles distribution previously 
first session 
established (incl. interpretation, 
technical assistance, etc.) 
Consortium 
facilitators 
During the 
Production / dissemination of 
training of 
Facilitation guidelines 
facilitators 
Dissemination of communication 
Consortium 
Secretariat of the  1 month before the 
framework 
Executive Board  first session 
Consortium 
Secretariat of the  2-3 months before 
Recruitment of interpreters 
Executive Board  the first session 
Production of guidelines for 
Consortium 
interpreters 
2 months before 
interpretation and multilingual 
the first session 
working structures 
Consortium 
interpreters 
1 month before the 
first session and 
just before first 
Briefing of interpretation team 
session 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
43 / 121 

 
 
5. Organizational and technical matters & general guidelines 
5.1 General principles 

Most of the time, the Panels will take place in real life: if the kick-off meeting and the feedback session are 
designed to be held on-line, the favorite scenario is the on-site deployment of the working sessions. This 
on-site scenario will be filled with short on-line intersession activities. However, if the sanitarian context 
does not allow us to gather people from all the European countries, online sessions will be implemented. 
The organizational and technical matters for these 2 scenarios are developed in this part. 
5.2 For on-site sessions 
5.2.1 Location 
Options 
Advantages 
Disadvantages 
All in Brussels 
●  Easier for logistics in one place 
●  “Brussels bubble”. 
●  We know the places (contact,  ●  Too linked to institutions 
security, interpretation, 
transports…) 
●  No cost for transport 
People will feel more at ease 
because they get used to the place 
●  Closer contact and possible 
involvement from EU 
institutions 
●  Multilingual city 
All in Brussels and 
●  Symbolic 
●  EU institution bubble 
Strasbourg 
●  We know the places 
●  Too West Europa centric 
●  Closer contact and possible  ●  Considered as a request from 
involvement from EU  President Macron 
institutions 
●  Easier for media and impact 
A mix of EU capitals 
●  Deployment in Europe, nearer to  ●  More logistics 
and Member States’ 
the citizens, possibility to engage  ●  Participants can get lost between 
capitals (e.g.: launch 
MS and local authorities, 
the sessions 
in Brussels or 
synergy, better common ground  ●  Capacity of venues and 
Strasbourg for all 
building, citizens can be host of 
allocation of venues 
Panels and then 15 
other participants, 
●  Decentralized teams 
EU capitals (3x5)) 
●  Possibility of different scale 
CoFoE Citizens’ Panels 
44 / 121 

link to page 45  
 
Thematic capitals 
●  Deployment in Europe, nearer to  ●  More logistics 
(e.g., Capitals of 
the citizens, 
●  Participants can get lost between 
Culture; Green 
●  possibility to engage MS and 
the sessions 
Capitals; Youth 
local authorities, 
●  Capacity of venues and 
Capital; capitals of 
●  synergy, better common ground 
allocation of venues 
democracy; EU 
building, 
●  Decentralized teams 
capital of smart 
●  citizens can be host of other 
tourism…) 
participants, 
 
5.2.2 Infrastructure 
SPACE 1 
Option n°1 - One room in which all discussions happen: Shared space, adaptable with 
specific furniture and architectural elements in order to fulfil the functions of Plenary 
room as well as group sessions’ room. Participants would be around tables of 10 
including one facilitator but not interpretation (for some session interpretation would be 
given by interpreters at the table14
→ For 200 citizens per Panel: full room capacity is up to 250 
Option n°2 - One room for the Plenary with separate tables: 
○  One Plenary room: 20 presenters and 20 other people (external) 
→ For 200 citizens per Panel: full room capacity is up to 250 
○  Additional spaces (for subgroup discussions): smaller rooms, with 2 to 
3 presenters and 20 other people (external) 
→ For 200 citizens per Panel: 
-  Groups of 10: 20 rooms with capacity up to 25 people 
SPACE 2 
One room fitting all people present seated for break and restauration (between 250 and 
300) 
SPACE 3 
One room for technical and administration teams (50 to 70 people) 
SPACE 4 
Outside desks: partly covered (if possible) 
(OUTDOOR) 
SPACE 5 
Information room 
                                                      
 
14 Option 1: 3 languages per table | option 2: 4 languages per table (see above under “Interpretation”). 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
45 / 121 

 
 
SPACE 6 
Dedicated spaces for advertising material related to the event 
 
Services 
●  Outside Desks: 
○  Several  outside of the room desks to inform / welcome / indicate participants and 
externals during and between sessions 
○  Each desk needs electric and internet connection 
○  Each desk is equipped with a computer and place strategically close to entrances and 
exits of the rooms / venue  
●  Information room: 
○  There should be a room where participants can meet persons with documents, 
explanations on the topic and on Europe 
●  Catering: 
○  Cold and / or hot drinks available close by Spaces 1 and 2 all day 
○  Buffet and coffee breaks organized in Space 2 between sessions 
○  Relaxation areas accessible and provided with hot and / or cold drinks 
○  Restauration area (integrated to Spaces 2 or 4) provided with self-service buffet - hot and 
cold drinks - small meals 
●  Advertising:  
○  Existing digital material should be used previous to and during the event to promote it 
○  Dedicated spaces attributed to visual and paper document promoting event (before and 
during) 
●  To take in account: 
○  Access for people with disabilities 
○  Have more space for Covid 19 protocol 
●  Bonus: 
○  Access to outside places/garden 
○  Near participant’s hotel 
 
 
Technical set-up and digital needs for onsite sessions 
●  Microphone and audio system 
○  For 200 citizens per Panel: Approximately 250 equipment 
○  There should be a possibility for having a system where each headphone can have 
different channels with a visual signal (light with different color) showing for instance 
the language spoken with the color,  
●  Video Projector(s) for Space 1 
●  Connectivity materials for each space 
●  Internet Connection to interact with online Platform (one per group) 
●  Space for observers 
●  Space for cameras (if sessions are live streamed) 
CoFoE Citizens’ Panels 
46 / 121 

 
 
●  Space for interpretation 
●  Easy/fast access to toilets 
●  Natural light is better 
●  Windows that can open 
 
In any option, logistical aspects must consider accessibility for disabled people as well as social distancing 
and sanitary protocol due to Covid-19.  
It would be better to have all these rooms and spaces gathered in one limited location, in order to avoid loss 
of time during travers between places and to avoid confusing participants. 
Color path (colored line on the ground that you can follow and that leads to the place you are looking for, 
one color meaning one place) can be imagined on the ground to indicate the different rooms to the 
participants and staff.  
5.2.3 Next steps 
Task 
Contributor(s) 
Dissemination  Deadline / Minimum 
time required 
Technical setup according to what has  Consortium 
Secretariat of the 
2 weeks before the 
been planned in design phase I 
Executive Board 
first session 
5.3 For fully online sessions and for online intersessional activities 
5.3.1 Principle 
The online Platform needs to be adapted to support fully online sessions. The digital equipment has to be 
qualitative and be accessible for every citizen, in every country and in every language. 
The presentation will be in English with live written translation for the whole assembly. For group sessions, 
the Plenary will be divided into subgroups of 10 with translation into 3 to 6 languages for each group. 
For an optimal user experience for all Panelists and moderators, it is necessary to have a user-friendly 
Platform in the 24 languages spoken by the citizens.  
Everyone needs to be appropriately equipped in order to be able to participate in full capacity in the online 
sessions. 
These equipments need to be accessible in every country and should not request too much internet. 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
47 / 121 

 
 
5.3.2 Features of the Platform used for online sessions 
 
Mandatory elements 
●  Breakout rooms 
○  Possibility for participants to choose a breakout room 
○  Possibility to name the rooms 
○  Possibility to go back to Plenary/to move from one breakout room to the other 
●  Chat interaction 
●  Different statute among attendees (host/co-host/Panelist, participants) 
●  Screen sharing 
●  Possibility to have full settings for the host (to cut microphones, to accept/ reject someone...) 
●  Possible to have multiple translation channels  
●  Possibility to have 150 -750 people simultaneous (at least 300) 
●  Possibility to connect with other livestream channels (Zoom can be linked with YouTube or 
Facebook) 
Optional elements 
●  Webinar mode for interactions with experts 
In terms of logistics, the following elements need supervision 
●  Protocol for access to the online tools (made by the moderation team) 
●  Training for participants before the first session (made by the moderation team) 
●  Assistance team (for helping participants once they are on the Platform + hotline (made by 
Secretariat) 
●  Equipment for some participants: headphones, computer, data-key, venues? 
5.3.3 Focus on the facilitation for online sessions or on-line intersession activities 
A good coordination between all the members is needed to ensure a good process. The team is composed 
of: 
●  The main moderator is in charge of guiding the group during the Plenary. The facilitators follow 
the instructions given by the main moderator in Plenary and reformulate them in the breakout 
rooms. 
●  The host is the “master” of the session. He/she can send participants to breakout rooms, rename of 
participants, etc. This person cannot be the main moderator or a facilitator, as he/she will be leading 
the logistics of Zoom and has to stay in Plenary during the deliberation in breakout rooms. When 
participants are in a breakout room, they can call (thanks to a specific button) the main moderator 
to come to their breakout room if they need help. 
●  The facilitators have to be granted/nominated co-host by the main moderator to gain control-settings 
(as mute/unmute participants, rename them, change of breakout rooms…). They are in charge of 
the facilitation in breakout rooms and have limited controls to ensure this (share screen, chat, etc.). 
We strongly advise you to have two facilitators for each breakout room. 
CoFoE Citizens’ Panels 
48 / 121 

link to page 49  
 
●  Support team. 3 persons that also have to be nominated co-host. Their role is to help participants to 
manage the Zoom Platform and ensure that the dialogue can go on in the best way (unmute/mute 
people, use of private conversation for technical problems, rename people). You can also ask this 
team to fulfill different tasks: Responsible for technical issues, Follow-up of the chat, … We advise 
you to share these people’s phone numbers in Plenary so that participants can call them if needed. 
The use of an informal backup channel like Telegram or WhatsApp only for the 
moderators/facilitators/support team is a great help to ensure a quick exchange of information and questions 
and to coordinate. 
5.3.4 Guidelines for participants for digital tools, especially for videoconference15 
Many citizens, far from the digital world, do not know how to use this type of tool or are not familiar. When 
recruiting participants, it is important to identify these persons (by asking: Do you have a computer or a 
smartphone? Have you ever participated in online meetings? Do you have an Internet connection? etc.) For 
those who don’t have these tools, it’s important to provide them one before the first online meeting. 
It will be necessary to send to the participants a guide explaining how to connect and the different 
functionalities of the tool (mute/unmute, open/close camera, raise the hand, chat, etc). Then, the team in 
charge of the participants needs to make sure that each participant is comfortable with the digital tool so 
that everything goes well on the D-day. They call the persons identified during the recruitment and test the 
tool with them. 
The virtual room needs to be opened 30 minutes before starting. It will allow participants to get used to the 
system. 
5.4 Participants guidelines 
5.4.1 Principles 
Participants will arrive in a process they don’t know and which can be very disturbing or fastly become a 
mental burden. The aim is always having the best participant-experience for all of them. On the one hand, 
there is a need to have clear rules at the beginning of the process to prevent any overflows and any 
breakdown during the exchanges and other activities. The charter, the rules of conduct and the media 
communication of citizens are settled as prevention tools. On the other hand, we also want to let the 
participants create and build their own experiences, by giving them some autonomy (and accordingly 
responsibility). Informal communication channels and dedicated Platforms for them will give them the 
opportunity to discuss and interact with other participants, creating a sense of community. 
5.4.2 Dedicated tools 
●  The Charter: the charter is a document that every participant must sign (can be done before or at 
the first session) in order to be part of the whole process. It concerns not only the discussions, but 
also the intersessions, the relations with the staff, with the media. It gives explanation on the process 
and on the role, the rights and obligations participants have as participants, but also as 
representatives of all the Europeans. An example of Charter is to be found in annex 16. 
                                                      
 
15 Online session or online intersessional activities. 
CoFoE Citizens’ Panels 
49 / 121 

 
 
●  Rules of conduct: rules of conduct are the rules the participants are expected to follow during the 
discussions, in order to have constructive and good quality deliberation. The rules could be updated 
or discussed by all the participants at the first session, to let them the feeling of “we create our own 
rules”. We could also imagine having those rules attached and put in the room where sessions will 
take place. Those rules are to be found in WP5. 
●  Media communication:  As  we learn from experience that participants will be subject to a 
tremendous amount of journalist’s or media’s sollicitation, we think it could be valuable to have 
some guidelines on the way participants will interact with them. A lot of citizens are not used to 
such an exercise and some journalists may try to provoke  or trap some citizens. Between the 
sessions, when participants return home, they may become public personalities. That is why we 
propose to have some tools they can use such a (more details in work packages 5 and 6): 
○  FAQ about what to do or not do about communication 
○  Dedicated # and rules to use it 
○  Media training (optional on-line training) 
○  Dedicated-to-media animators to ensure support 
5.4.3 Creating a sense of community 
Different scaled possibilities could be envisaged here, depending on the means we put herein and the 
interaction we want between participants. 
The minimum requirement and easiest possibility are to have a descending communication channel with 
citizens in order to have a quick communication access with them 
●  Mailing list, hold by secretariat, who is also in charge of the translation 
●  WhatsApp loop per country, with one to 5 focal point/referents per country, under the coordination 
of the secretariat 
●  Have a shared file where we put all the documents that could be useful for the participants. We 
could imagine give the possibility for participants to put some documents on the shared file 
But we can imagine having a specific place on the Platform for the participants, where citizens can discuss, 
interact and share between themselves, creating a community with which the secretariat can also 
communicate. It can be very useful for intersession work (see 2.7.3 for further details about this space on 
the Platform). 
5.5 Guidelines for visitors  
5.5.1 Principles 
Openness and transparency imply that the Panels must be observable by a lot of people, directly on site or 
by a broadcast. 
The Panels are not “black boxes”, they are a living place of democracy and thus be open to observers. But 
at the same time, the citizens of the Panels must discuss in a quiet atmosphere and should not be under 
pressure or under influence. There is a fair balance to find between the protection of the participants and 
openness.  
The following rules aim at that. 
CoFoE Citizens’ Panels 
50 / 121 

link to page 51 link to page 51  
 
5.5.2 Who are the visitors? 
●  Researchers: it will be experts of deliberative processes who want to watch the whole process of 
the conference in order to evaluate it16.  
●  Observers from the Observation Mission, which is a group composed of members of the Plenary17.  
●  Individual observers: 
○  All politicians from the European or national level will be invited to watch and observe.  
○  The question of the attendance of other citizens, NGOs, stakeholders must be asked. 
=> Maybe a system of quota can be settled to ensure not only one group can attend to the sessions 
●  Experts and resource persons will be invited to come to the Panels and be questioned by the citizens 
during the dedicated session and depending on the format and the topic of the Panels. They can be 
researchers, academics, associations, high-level servants, members of international organizations, 
involved citizens...Experts will be selected in coordination with the European institutions while 
representing the diversity of the opinion around a topic 
●  (Accredited) media from local, national, European and international levels (a quota could be useful 
here also). All accredited media will have the opportunity to interview the participants and the staff 
5.5.3 What rules apply to them? 
Visitors are expected to present themselves to the facilitation team from their first visit and will be 
announced and presented to citizens at the beginning of each session. In order to understand the process and 
organization of the event, visitors will be invited to attend animators’ presentations that will be held at the 
beginning of each session (or the day before). They will receive information sheets on session’s thematic 
and agendas. 
 
Total number of visitors allowed to participate in the session (or per day) could be limited (e.g., to 20 people) 
depending on attendance, with quotas for each kind of visitor.  
In order not to disrupt citizen’s deliberations, only one visitor per table/ per group will be allowed to assist 
discussions. If they want to record an audio of discussions, they must ask citizen’s permission previous to 
the discussion. Visitors will be allowed to submit anonymous questionnaires to citizens. In order not to 
overload citizens with too much information between sessions and to preserve animations’ timeline, visitors 
and researchers shall prepare only two questionnaires for each session, one submitted at the beginning and 
one at the end. Citizens should answer voluntarily. All results will be accessible by visitors and researchers 
wishing to use it.  Citizen’s personal data shall be collected at their discretion, only at the end of the last 
session and only in order to plan eventual interviews after the last session. Citizens should express their 
agreement by a written statement. All results will be accessible for study and research 
                                                      
 
16 For more information, please refer to WP7. 
17 For more information, please refer to WP7. 
CoFoE Citizens’ Panels 
51 / 121 

 
 
 
Visitors shall respect the table's dynamics and not interfere in any way into citizen’s discussions during the 
whole deliberation time. They should adopt a neutral position during all interactions they might have with 
participants towards the thematic or the sessions in order not to create biases. Visitors and researchers can 
interact freely with citizens during breaks and meal times but keeping always in mind their neutral position 
and avoiding keeping them apart from crucial collective informal interactions with other participants. 
Visitors can interact with the media if they are solicited but only outside session rooms and time frames in 
order not to disrupt the overall process. They must preserve neutrality towards the sessions and thematic 
during their interactions with the media. They could receive support from animators dedicated to the media 
in order to be sure guidelines and information are integrated. 
5.6 COVID-19 measures and sanitary precautions 
Setting up of COVID-19 task force and regular update measures on current Covid situation in the EU / all 
Member States (together with EU Commission). 
5.6.1 Developing COVID-19 guidelines for Citizen Panels for any in-person meetings 
If the event is held face-to-face, it will be necessary to apply a strict sanitary protocol, validated by the local 
health authorities in which the session is held (see annex 14). 
5.6.2 Material to provide 
●  hydro-alcoholic gel (at the entrance, several other points in the venue and at each discussion table) 
●  surgical masks (change is required every 4 hours) 
●  disinfectant wipes to clean the tables. 
●  Disposable tissues 
●  Personal package for each participant (individual pen, personal post-it, personal notebook, 
documents required).  The participants keep this personal package during the whole session. No 
exchange of equipment will be allowed. 
5.6.3 Breaks and meals 
During breaks, coffee and beverages should be served by protocol staff wearing gloves, in a catering area 
with floor markings to ensure physical distancing in the line. Snacks and beverages need to be individually 
packaged. 
Meals need to be offered in the form of individual trays. Each participant takes his/her tray in the catering 
zone, following the one-way traffic direction. Meal trays should be prepared according to the adapted 
hygiene measures. 
5.6.4 The venue 
The venue capacity should be divided by 2. For example, in the case of 150 participants per meeting (+ 50 
staff and observers), the room capacity needs to be 400 persons. There should be windows in order to 
ventilate during breaks, approximately every 3 hours, at least 15 minutes. A one-way traffic direction is 
CoFoE Citizens’ Panels 
52 / 121 

 
 
possible by tracing the ground and information signs to limit crossings, inbound, outbound, and towards the 
toilets. We must take care to install people on disinfected chairs with 1.5 meters of distance. 
 
5.6.5 Sensitization and prevention 
Before the session, a COVID-19 protocol needs to be defined and sent to participants. During the session’s 
day, messages reminding the participants of the barrier gestures and the main sanitary precautions are 
regularly announced by the facilitators, while posters reminding recommendations and barrier gestures are 
displayed in the venue 
The contact information of the COVID-19 referent is communicated to all participants and members of the 
organization. This person will ensure that all measures necessary for the proper application of this protocol 
are implemented. 
If a participant shows symptoms: each participant is invited to check his/her body temperature every 
morning. If the temperature is higher than 38°C, the participant must inform the organizer and refrain from 
coming during the half-day. If someone in the participant's household is infected with the virus, the 
participant should stay home and notify the organizer. If the participant develops symptoms during the day 
of the meeting (fever, dry cough, fatigue), he or she will be isolated and cared for by security personnel, 
who will apply the procedures. The participant must notify the organization in case of a positive test for 
COVID-19. 
 
5.6.6 Control procedures and evidence gathering on the application of the rules 
Moderators should take a photograph of each discussion table to keep track of the seating arrangement of 
the participants around the table. 
 
5.7 Next steps 
Task 
Contributor(s) 
Dissemination 
Deadline / 
Minimum time 
required 
Consortium 
Visitors 
As soon as the 
public 
Production/adaptation of guidelines for 
communication on 
visitors and researchers 
Panels begin 
Consortium 
Media 
As soon as the 
public 
Production/adaptation of guidelines for 
communication on 
the media 
Panels begin 
CoFoE Citizens’ Panels 
53 / 121 

 
 
Production of updated COVID-19 
Consortium 
One month before 
guidelines for citizens 
citizens 
the Panels 
Consortium 
Secretariat of the  As soon as the 
Executive Board  dates of the Panels 
and location are 
known.  
Preparation of Covid-19 task force 
At least 1 month 
(updates on measures/situation 
before the first 
monitoring) 
session. 
Preparation of evaluation and reporting Consortium 
Secretariat of the  Ideally before the 
framework for each session 
Executive Board  summer. 
 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
54 / 121 

 
 
6. Annexes 
The annexes are divided in two parts: 
●  Complementary documents: specific short notes already done during the first phase of the design 
●  Draft documents for next milestones:  drafts of operational  documents to finalise in the next 
coming weeks, after key decisions on methodology by the Executive Board. 
CoFoE Citizens’ Panels 
55 / 121 

 
 
6.1 Complementary documents 
Annex 1 - Common terminology 
COMMON TERMINOLOGY 
Main proposal 
2nd choice 
Concept 
Equivalent in the 
Equivalent in the notes 
Joint Declaration  drafted by the European 
Commission 
N/A 
The contractor delivering Panels 
N/A 
External service provider 
Panel organisers 
External Evaluator 
N/A 
The contractor delivering external 
N/A 
N/A 
evaluation from May onwards 
Session 
N/A 
A weekend meeting of 2 days. (or 2,5 
N/A 
Deliberative session 
days) 
N/A 
(Random selection if Kantar is not doing  Diversity 
Random selection of citizens 
Random selection 
proper civic lottery) 
Resource-persons 
Practitioners; 
Different kinds of resource-persons 
N/A 
Experts and stakeholders 
(different kinds of 
witnesses; 
(practitioners; stakeholders; witnesses). 
experts, stakeholders  stakeholders; 
and professionals) 
professionals 
Panel members 
Panelists 
Instead of participants in the Panel. 
Citizens 
Citizens 
Lead facilitation / 
N/A 
N/A 
N/A 
Facilitators 
facilitators 
Group facilitation / 
N/A 
N/A 
N/A 
N/A 
facilitators 
CoFoE Citizens’ Panels 
56 / 121 

 
 
N/A 
Language used as relay when interpreting  N/A 
N/A 
Relay language 
several languages (indirect interpreting into 
the less used languages). 
Independent 
N/A 
External researchers doing their own 
N/A 
N/A 
researchers 
research. 
N/A 
Permanent resource-group; members of the  N/A 
N/A 
staff dedicated to check information upon 
Fact checkers 
request or to search factual information in 
response at the requests of citizens, during 
a session (or in the intersession). 
Advisory Group 
N/A 
For each Panel. Provides advice on all 
N/A 
N/A 
parts. 
Reference group 
N/A 
For each subtopic. 
N/A 
N/A 
N/A 
Outputs are anything that is produced by  N/A 
Outcome of their discussions 
the Panelists during their deliberations with 
Output 
the intent of distribution towards actors 
within the CoFoE framework or beyond. 
The Panel outputs serve as objectives and 
milestones of the deliberative process. 
N/A 
Outputs can come in different forms – be it  N/A 
N/A 
Output form 
written text, visualizations, or even 
audiovisual material. 
N/A 
Outputs vary by their type and we 
N/A 
N/A 
differentiate between an agenda, a vision, 
Output type 
and political recommendations. Each 
output type has different characteristics 
and a different purpose. 
N/A 
An agenda is an organized set or list of 
N/A 
N/A 
Agenda 
topics, issues, or questions that will be 
addressed and debated during the Panel 
sessions. 
CoFoE Citizens’ Panels 
57 / 121 

 
 
N/A 
vision is a preferred, idealized situation  N/A 
N/A 
or final state in the future. Its long-term 
Vision 
nature leaves room for imagination and 
sets no limits regarding its features. A 
vision can serve as a point of reference for 
drafting political recommendations. 
N/A 
political recommendation is an output  N/A 
Panels’ recommendations, 
type that is expressed in a short statement 
final recommendations 
demanding political action and has a clear 
“target subject”, i.e. an actor or entity that 
is addressed. Political recommendations 
Political 
can be broad (“The EU should provide 
recommendation 
more opportunities for citizen 
participation”) or specific (“The EU should 
institutionalize an annual citizen assembly 
with changing topics that is composed of 
randomly selected citizens from all EU 
member states”). 
N/A 
An output document is a compilation of  N/A 
N/A 
different outputs in an edited and printed 
(or digital) format. The outputs of the 
Output document 
Citizens Panels are enclosed in different 
documents: Intermediate Panel reports, 
final Panel reports and the joint final report 
that contains all four citizen Panels. 
N/A 
An intermediate Panel report is an output  N/A 
N/A 
document that is compiled after each 
Intermediate Panel 
session of a Panel. It summarizes the state 
report 
of deliberations and the progress made 
during a session. The intermediate Panel 
reports are published shortly after the 
respective session. 
CoFoE Citizens’ Panels 
58 / 121 

 
 
N/A 
The final Panel report is an output 
N/A 
N/A 
document that contains all outputs of one 
citizen Panel, especially the political 
Final Panel report 
recommendations (but can also comprise 
other output types like the agenda and 
vision). It will be published shortly after 
the last Panel session and presented in the 
following Plenary session. 
N/A 
The joint final report of the European 
N/A 
The Panels will lead to a 
Citizens’ Panel is the ultimate and most 
specific analysis/report 
central output document. It represents more 
based on the original citizens’ 
than just the sum of the final Panel reports, 
ideas as expressed during the 
as it is a comprehensive report on all four 
Panels. It will contain the 
citizens Panels. As such, it comprises all 
final recommendations but 
outputs, a detailed account of the 
also a detailed account of the 
Joint final report 
methodology, parts of the evaluation, and 
content of the Panels’ 
graphic elements. 
discussions. This will include 
the argumentations and 
debates as well as the 
different deliberative steps 
that led to these. 
Members of Plenary 
N/A 
(relevance of this suggestion to discuss) 
N/A 
N/A 
Recruitment's 
Kantar 
N/A 
N/A 
Kantar 
organizer 
Visitors 
N/A 
N/A 
N/A 
N/A 
CoFoE Citizens’ Panels 
59 / 121 

 
 
Annex 2 - Selection of citizens - Simulation per country 
200 Citizens based on EU Parliament's seats distribution per country 
The following table explains the procedure of calculations for citizens' selection per country for the 
Conference on the Future of Europe. This scenario shows the selection of 200 citizens following the 
distribution of EU Parliament's seats with an over-representation of young people (under 25 years old) 
estimated at 33% (1/3). 
Numbers in column B have been found on the EU parliament's website and integrate the new distribution 
of seats after Brexit (https://europa.eu/european-union/about-eu/institutions-bodies/european-
parliament_en).  
Numbers in column C are the ratio of the number of seats per country to the total number of seats (705). 
E.g. Austria: 19 seats / 705 seats = 2.70%
Numbers in column D represent the gross number of citizens per country when the ratio of EU 
parliament's seats per country is applied to the total number of citizens per Panel (200). E.g. Greece: 
2.98% of EU Parliament's seats * 200 = 5.96 citizens. 
Numbers in column E are the same numbers as column D but rounded to the closest unit (as it is not 
possible to have 1.5 citizens). E.g. Croatia: 3.40 citizens = 3 citizens & Spain: 16.74 citizens = 17 
citizens. 
Numbers in column F represent the number of young people (under 25 years old) over-represented at 1/3 
of the total selected population. For calculations, numbers in column E are multiplied by 0.33 (33% = 
1/3). E.g. Hungary: 6*0.33 = 2 citizens under 25 years old. 
Numbers in column G are the number of citizens over the age of 25 years old. They represent how many 
citizens "left" when column F is subtracted from column E. E.g. Portugal: 6 citizens in total - 2 citizens 
under 25 years old = 4 citizens over 25 years old. PS: another way for calculation is to multiply column 
E by 0.66 (1-0.33 = 66% or 2/3). 
CoFoE Citizens’ Panels 
60 / 121 

 
 
The following color distribution helps to 
visualize even/odd numbers. This will be 
useful when it will be necessary to set the 
Even number   
Odd numbers   
number of female/male citizens per country. 







Number of 
Number of 
Number of 
Adjusted  citizens under  Number of 
Country 
seats at EU  Percentage of  citizens per 
number of  the age of 25  citizens 
Parliament per  distribution 
country 
citizens 
(over-
over the age 
country 
(Gross) 
(Round) 
represented - 
of 25  
33%) 
Austria 
19 
2.70% 
5.39 



Belgium 
21 
2.98% 
5.96 



Bulgaria 
17 
2.41% 
4.82 



Croatia 
12 
1.70% 
3.40 



Cyprus 

0.85% 
1.70 



Czech Republic 
21 
2.98% 
5.96 



Denmark 
14 
1.99% 
3.97 



Estonia 

0.99% 
1.99 



Finland 
14 
1.99% 
3.97 



France 
79 
11.21% 
22.41 
22 

15 
Germany 
96 
13.62% 
27.23 
27 

18 
Greece 
21 
2.98% 
5.96 



Hungary 
21 
2.98% 
5.96 



Ireland 
13 
1.84% 
3.69 



Italy 
76 
10.78% 
21.56 
22 

15 
CoFoE Citizens’ Panels 
61 / 121 

 
 
Latvia 

1.13% 
2.27 



Lithuania 
11 
1.56% 
3.12 



Luxembourg 

0.85% 
1.70 



Malta 

0.85% 
1.70 



Netherlands 
29 
4.11% 
8.23 



Poland 
52 
7.38% 
14.75 
15 

10 
Portugal 
21 
2.98% 
5.96 



Romania 
33 
4.68% 
9.36 



Slovakia 
14 
1.99% 
3.97 



Slovenia 

1.13% 
2.27 



Spain 
59 
8.37% 
16.74 
17 

11 
Sweden 
21 
2.98% 
5.96 



Total number 
of seats 
705 
100.00% 
200 
200 
66 
134 
CoFoE Citizens’ Panels 
62 / 121 

 
 
Annex 3 - Simulation on language repartition per subgroup 
Option 1: (Random configuration) 20 groups of 10 / 4 languages per table / No min-max same language 
Tables 
GER 
FR/GER 
FR/DU 
BUL 
CRO 
GRE 
CZ 
DAN 
EST 
FIN 
FR 
HUN  ENG/IRL 
IT 
LET 
LIT  ENG/MAL 
DU 
POL 
POR 
RO 
SLK 
SLV 
SPA 
SWE 
Total 


























10 


























10 


























10 


























10 


























10 


























10 


























10 


























10 


























10 
10 

























10 
11 

























10 
12 

























10 
13 

























10 
14 

























10 
15 

























10 
16 

























10 
17 

























10 
CoFoE Citizens’ Panels 
63 / 121 

 
 
18 

























10 
19 

























10 
20 

























10 
Total 
32 









22 


22 




15 




17 

200 
 
Option 2: (Random configuration) 25 groups of 8 / 3 languages per table / min 2 - max 4 same language per table 
Tables 
GER 
FR/GER 
FR/DU 
BUL 
CRO 
GRE 
CZ 
DAN 
EST 
FIN 
FR 
HUN  ENG/IRL 
IT 
LET 
LIT  ENG/MAL 
DU 
POL 
POR 
RO 
SLK 
SLV 
SPA 
SWE 
Total 



















































































































































































































































10 


























11 


























12 


























13 


























14 


























CoFoE Citizens’ Panels 
64 / 121 

 
 
15 


























16 


























17 


























18 


























19 


























20 


























21 


























22 


























23 


























24 


























25 


























Total 
32 









22 


22 




15 




17 

200 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
65 / 121 

 
 
Annex 4 - Compensation of citizen juries per countries 
Disclaimer: The following tab is just an illustration of the different options and rates that exist among 
European countries.  
They is a list of selected countries, as a lot of EU countries do not have any form of jury , others do not 
have automatic jury (but semi-professional jury or jury not for the full process,…) and for those which have 
jury, there are a lot of variations (in Belgium, all jury cases take place in Brussel, while in Germany, they 
depend on the region and it has an impact of travel and stay compensation). 
 
 
Per diem (in €) 
Transport (in €)  Stay (in €) 
Launch (in €) 
Comments 
Spain 
67/day 
0,19 /km 
65,97 
18,7 
 
(with 
breakfast) 
France 
88/day 
0,3-0,4/km 
70-110 
17,50 
 
(depending on  (depending 
the vehicle) 
on the 
city) 
Belgium 
42,51/day 
0,5/km 


 
Ireland 
Possibility to be paid by 


Provided 
 
employer while being on 
jury service. 
Germany 
Depends on the region: 
0,3/km 


 
6€/hour (possible up to 
24eu/hour) 
= 48€ for 8 hours work 
Portugal 
102/day 



Jury duty is 
applicable only in 
the area of residence 
Slovenia 
21 per diem + 8,5/hour 
0,1/km 


 
(salary compensation) + 
2€/30 min of presence at the 
court 
CoFoE Citizens’ Panels 
66 / 121 

 
 
Austria 
Depends on the region: 
Paid 


 
6euro/hour (possible 
24€/hour) + loss of salary 
48€ for 8 hours work 
Denmark 
148 
6,5/day 
§ 

 
Italy (non 
50/60 
Paid 
 
 
Amount used by 
official) 
partners in 
deliberative 
processes 
Poland 
 
75 € 
50 
10 
Amount used by 
(non 
partners in 
official) 
deliberative 
processes 
Average 
60-65 
0,4/km 
70 
15 
 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
67 / 121 

 
 
Annex 5 - Budget Narrative for the citizen’s Panels (version April 27) 
1.  Definitions 
1.1 Sessions 
What is a session? 
A session has three blocks: 
1. Preparation and onboarding: Participants and teams get ready for work. 
2. Deliberation: Participants and teams discuss, interact, moderate, etc. 
3. Wrap-up: Participants and teams sum up the session and go home. 
What is a face-to-face session? 
•  A face-to-face session is deployed in a physical place. 
•  Participants arrive on day 1, afternoon (get together and reconnect with others), work on day 2 
and 3 and depart on day 4 morning, for a total of 3 days and 3 nights on-site. 
•  Members of the team arrive on day 1 morning, work on day 2 and 3 and depart on day 4 evening, 
for a total of 4 days and 3 nights on-site. 
What is a short online session (Kickoff and Fol ow-up)? 
•  For kickoff and Follow-up An online session is deployed through a videoconferencing tool backed 
by a central studio. 
•  Participants join for 6 hours of online presence divided in 2 blocks: One top-down block and one 
interactive block. 
•  They need 2 hours for onboarding.  
•  Members of the team need to connect half a day before for preparation. They need half a day of 
debriefing. 
What is a ful  online session (backup plan)? 
•  An online session is deployed through a videoconferencing tool backed by a central studio. 
•  Participants join for 12 hours of work divided in 4 or 6 blocks. 
•  They need 2 hours for onboarding.  
•  Members of the team need to connect half a day before for preparation. They need half a day of 
debriefing. 
What is a hybrid session? 
CoFoE Citizens’ Panels 
68 / 121 

 
 
•  A hybrid session mixes online and face-to-face formats. This format is not an option now but 
could be developed at a later stage. 
1.2 Panelists 
Citizens, Participants, Panelists 
•  People from all over Europe coming from all walks of life that will gather to discuss, learn, 
propose, envision, dream, realize. They will embark on a unique journey for them and for Europe. 
Citizens are the reason why we all put the process in motion. 
Minor participants 
•  In each Panel, it is estimated that 13 participants will be adolescent minors (aged 16-17). 
•  They will have to receive their parents’ authorization including for travelling and the agreement 
on the Panel’s rules and framework, while they will also require dedicated assistance during the 
sessions, as well as during spare moments. 
•  We intend to involve an organization in each host country, with the legal authorization to act with 
teenagers. The language question will have to be addressed depending on the language skills of 
the participants. They will be contacted before the first session, by one facilitator from their 
country. 
•  Participants with special needs 
•  In each Panel, it is estimated that some participants will have special needs ranging from mobility 
and accessibility issues up to food regime. 
•  This will have an impact in terms of budget (need to find a special room accessible, special food, 
etc.). 
2.  Assumptions and disclaimer 
For this budget narrative we have taken following assumptions into account: 
●  200 citizens / Panels 
●  4 Panels 
●  Process for 1 Panel: 
○  1 online Kick-off 1 day with 800 participants (estimate based on 40 sub-group with 4 
languages) 
○  3 face-to-face sessions: 0,5 day arriving, 2 days of work, 0,5 day leaving 
○  1 online follow-up session 1 day with 800 participants (estimate based on 40 sub-group 
with 4 languages) 
●  10 citizens / subgroup, so 20 subgroups, 1 facilitator per group 
●  4 languages / subgroup so 8 interprets / subgroup 
 
Please note that all IT/technical approach and budget are only valid with freelance interpreters. The 
suggested interpretation system will not fit with SCIC requirements. 
CoFoE Citizens’ Panels 
69 / 121 

 
 
This budget is a pre-study of the costs of the process as a whole, it does necessarily reflect the budget that 
is directly to be subcontracted to the implementation team. Some parts of the costs can be 
supported/activated through other partners and institutions. 
This budget is a rough estimate. We consider that there is a 15% margin of error for each category listed 
below. A detailed budget will most probably lead to some costs being lower or higher than expected and 
other expenses might appear at a later stage. 
We consider this note as a basis for discussion and collective brainstorming as implementation engineering 
and risk management should be further assessed. 
We are fully conscious that the budget may appear important. We would like to remind the current budget 
of the European Parliament which costs ca €2.000.000.000 a year (2018) for around 705 participants. The 
process here has a 80 times lower cost for ca 100 more participants. 
Some costs are transversal costs which should not be considered per session or Panel. We have shared these 
costs among the different sessions based on the above assumptions to create a mean value for those costs. 
These are mostly Delivery costs. 
 
3.  Delivery 
3.1 Coordination 
Team in charge of the coherence of the production of inter-Panel work, the production of the 4 Panels: 
Coordination of the process (methodology) and quality management of Panels. 
A team will be dedicated to keep the integrity of the process and the coherence between the Panels, the 
interface Panels – Plenary, the follow up of the evaluation, and the decisions to improve the process (within 
a session when necessary, between the sessions, and make sure each Panel benefit from the experience of 
the others). Also, this team will take charge of the organization of workshops between the sessions including 
evaluators and main facilitators, the coordination with the knowledge management, the interaction with the 
CoFoE secretariat. 
This process represents the equivalent of 450 days. 
3.2 Training of teams 
The teams of facilitators and secretariat need to be trained to ensure the quality of the Panelists’ experience 
and the quality of the deliberation. 
This represents an effort for 4 senior and 4 junior team members from September until February. 
3.3 Branding 
Visual identity of Panels 
4.  Knowledge Production, Provision and Management 
CoFoE Citizens’ Panels 
70 / 121 

 
 
Providing citizens with a measured amount of knowledge is key to good deliberation. The effort for these 
tasks is approx. 450 days of work. 
4.1 Advisory Group 
For each Panel, an Advisory Group will be formed with up to 8 people that will advise the Panel responsible 
contractor on the kind of knowledge to be provided, who can help deliver it, and in what shape exactly. 
Each Advisory Group will have a coordinator in charge of coordinating the input, feedback, reviews etc. 
from the Advisory Group members. 
4.2 Information briefing for Panelists 
Before session 1, the following will be produced: a 5-10 pages introduction to the subject(s) to be discussed 
by the Panel and 5-10 fact sheets of no more than a page each. Subcontracting will be made for a science 
journalist who will also be responsible for editing abstracts for witness/expert presentations at the various 
sessions to be sent by surface mail to Panel members ahead of each session. The introduction document 
will frame the deliberation of the Panel members and will be produced in close coordination with the 
Advisory Group and consultation with a wider group of experts and stakeholders. 
At session 1, up to 5 witnesses/experts with alternative visions of the future of Europe, seen from the 
perspective of the subject(s) discussed by the Panel, will give presentations. Costs: fees and travels. 
Advisory Board members and science journalists will also be present and answer factual questions from 
Panel members. 
Between Session 1 and 2, reference groups for each of the subtopics selected by the Panel members will 
be identified and recruited. Some of them will be available for answering questions from Panel members 
on the Platform before session 2 and between session 2 and 3. Some of them will also be invited to speak 
at Session 2. Abstracts will be collected, edited, translated, and sent to Panel members before Session 2 (if 
logistics and time schedule allows). Anticipating 5 subtopics, 5 reference groups with 4-5 experts in each, 
up to 25 experts will be identified in collaboration with the Advisory Group. Each reference group member 
would be available for answering questions from citizens before and at sessions 2 and 3, approximately 6 
days each. 
At Session 2, three presentations will be made for each of the five subtopics. 
Between Session 2 and 3, Reference Group members will answer questions from citizens and 
approximately 15 witnesses/experts will be identified for Session 3 in collaboration with the Advisory 
Group and based on the wishes of citizens, identified at Session 2. 
At Session 3, 15 witnesses/experts will give presentations (3 for each of the 5 subtopics) 
 
4.2 Platform input 
CoFoE Citizens’ Panels 
71 / 121 

 
 
It is currently undecided what kind and amount of input from the Platform can be delivered to the Panel 
members. It is equally undecided when in the Panel process it should be provided. 
Our suggestions: Input to the Panels from the Platform should be restricted to issues that fall within the 
subject(s) for discussion by a given Panel. 
Input should be delivered for Sessions 1 and 2 only. 
o  For Session 1: A (max) 5-page overview of inputs to the Platform: focus on the kind of issues raised 
and recommendations given, with an equal focus on who has provided the input (citizens, industry, 
NGO, etc..). The overview should be edited by a science journalist, translated and sent to Panel 
members before Session 1 
o  For Session 2: A 2-3 page overview of issues raised and recommendations given which fall within 
the scope of the 5 subtopics chosen by the Panel members. The overviews should be edited by a 
science journalist, translated and sent to Panel members before Session 2. 
4.3 Video editing 
All presentations made in session plenaries will be edited and published on the public part of the Platform. 
4.4 Cross-Panel coordination 
Following each Panel session, a 3-hour review meeting will be organized to share learnings, dos and don’ts, 
including Panel organizers for all four Panels and the designated reviewers of the session. 
4.5 Fact-checkers 
A fact-checker team — 3 to 5 people — will be present in each Panel to answer questions from participants 
and bring the necessary information to the participants. A room will be provided to that team, in conjunction 
with an “information room”[1]  available to the participants with existing documents. 
This role can be offered for instance to Bachelor students in European and thematic studies in relation with 
the Panel topic. 
5.  Logistics and Technical Setting 
5.1 Face-to-face session 
Infrastructure 
●  Internet capacity (for the interpretation and possible use of the CoFoE Platform). 
CoFoE Citizens’ Panels 
72 / 121 

 
 
●  Video projection system and multiple screens should be set-up in the main hall. 
●   Sound system equipment + Interpretation equipment depending on selected system. 
●  Classic infrared systems for Plenary sessions will require the set-up of 24 translation booths which 
affects the required room size and the budget. 
●  Radio systems for sub-group sessions can be arranged if interpreters are seated at each table. 
●  In addition to the secretariat, a team must be present to host citizens and observers (6 persons for 
the welcoming, 6 for security, 2 to 4 for the control, 1 electrician and 1 computer technician. 
●  If the interpreters are remote during on site sessions, participants can follow the interpretation from 
their smartphone (protocol to be assessed). 
●  Laptops for facilitators 
Venue 
Stage design of the Plenary —  branding of the event (if media present, it may be necessary); stage 
background to install, interview corner with a background, roll-ups, ... (transportable from place to place). 
The venue choice will depend on various parameters: 
●  Ideally a large flat room, to be equipped with table, chairs, technical facilities, .. ), so that Plenary 
sessions and subgroups take place in the same place, without wasting the time of transfers to 
breakout rooms. 
●  The choice of venue needs to give credibility to the process, with media access 
●  Public venue can contribute to reduce the budget impact 
Catering 
The number of on-site participation is still to be confirmed:[2] 
●  Up to 400 people per day, if we consider all coordination, staff, facilitators, experts, CoFoE 
representatives, journalists, interpreters. 
●  A social event on Friday evening is to be confirmed and estimated, evening venue as well. 
●  The other dinner venues (Saturday/Sunday) are also to be confirmed. 
Hotels and Trips 
These will have to be covered for all Panelists, for the team as well as for experts and witnesses. 
5.2 Online session 
Software 
Video-conferencing software with multilingual capacity (based on Zoom/Olyusei/CPSL) 
Hardware 
CoFoE Citizens’ Panels 
73 / 121 

 
 
Tablets for 15% of participants that will have no device at home 
Studio 
An online session demands for a symbolic and physical place for main moderation, high level experts and 
decision makers, cultural events online, etc. 
5.3 Common 
Interface with CoFoE Platform 
The online Platform with the specific “assemblies” function, per Panel, will ease the exchanges between 
participants, without going public, to share arguments, to formulate propositions. It will be used as a 
practical tool for documents sharing, before, during and after the sessions (content, access, Plenary feed 
backs). 
Streaming of the sessions 
The opening and closing plenaries of each session will be streamed (twice two hours). Some of the speakers 
will also be streamed, live or with some delay. All language channels will have to be recorded for a 24 
languages streaming. 
6.  Panelists’ Journey 
6.1 Secretariat 
A team - hereafter the Panelists’ secretariat - supports the 800 Panelists and allows for an ideal journey. 
This secretariat will support the participants’ travel reservations and support, consider specific needs (food, 
special support, etc.), follow-up in real time (delays, contact, support, specific problem, insurance). This 
support will be given as soon as the participants are confirmed by the recruiter. It will be provided before 
the sessions, during the sessions, during the return and before next session. 
The participants’ secretariat[3] [4]  will work in max. 4/5 languages, with the support of identified 
facilitators and/or trainees to cover the 24 languages. The amount of support expected from the facilitators 
and the workflow between them and the secretariat is still to assess. This support and the training phase 
were not included in the first budget version. 
This secretariat will also support the following groups who will take part to the Panels: 
CoFoE Citizens’ Panels 
74 / 121 

 
 
●  Observers from the Plenary (with an option for other observers) 
●  CoFoE Secretariat team 
●  Facilitation and evaluation team 
●  Research team (independent researchers) 
●  Interpretation team 
●  Media 
●  Experts and speakers 
●  Technical team 
●  People in charge of output production (filmmakers, photographers, painters, and other creative 
artists) 
It will organize the administrative follow-up of the participants (list of attendance per half days), and the 
administrative follow-up of the payment/reimbursement of costs and per diem. 
It will organize all logistics for the events and coordinate with the lead facilitators and the CoFoE secretariat. 
6.2 Equipment 
Hardware and access 
Those participants[5]  that will need to receive an equipment (this may include a connection to the web) to 
follow the online sessions and have access to the Platform will receive special assistance from the 
participant secretariat (at least half a day of support for 15% of the participants). 
Welcome kit 
Each participant receives a kit upon arriving: hydro alcoholic gel, Covid rules, notepad, tote bag, personal 
headset for the interpretation device and online sessions. 
Per Diem 
As acknowledgement of their participation and engagement participants receive a per diem. This per diem 
is based on the mean of the per diem paid to jury members in the countries of the European Union. We 
estimate this to be 70€ / day. 
Certificate 
We will have to produce a proper certificate of participation for participants. 
7.  Facilitation 
7.1 Facilitation team 
The facilitation team is made up of facilitators from EU countries (objective: each language is spoken by 
at least one facilitator). Facilitators will take charge of liaising with citizens during intersessional time 
(except on logistical aspects) 
CoFoE Citizens’ Panels 
75 / 121 

 
 
Participants are gathered in Plenary (interpretation in 24 languages) or in subgroups (ideally subgroups of 
10 people, in which 3 or 4 languages are spoken — including a language among the following ones: French, 
German, English, Italian, Spanish — which requires the accompaniment of each group by 8 interpreters 
sharing the relay language. 
We do not recommend switching to larger groups (15 people per group means significantly lowering each 
person's speaking time: 
●  It is considered that in such a group, 20% of the time is non-productive time because busy with 
translations, 100 minutes becomes 80 minutes useful. 
●  If 10 people share this time, it is 8 minutes per person. 
●  If 15 people share it, that's 5.3 minutes, or 34% less speaking time. 
Each subgroup is led by a facilitator, who takes notes and produces a synthesis of his subgroup each evening 
in a shared document (e.g., Google Drive folder), in English. Each facilitator is trained ahead of the session 
(provided one day for distance training, to the particular protocol of the session and knowledge of the issues 
per session and two day before for a general training on facilitation and CoFoE stakes, plus the day of 
arrival, the four days of facilitation, and two days thereafter to bring his evaluation and finalize his 
contributions. A WhatsApp thread could bring together all facilitators during the sessions. An additional 
option is to have a dedicated writer at each table (instead of the facilitator - trained interns, freely). 
→ It means 20 facilitators per Panel, with a workload of 8 days per session. 
We estimate the need to facilitate the intersessional time of each session (mails to the citizens, 
encouragement and help to use the Platform) to 30 days per Panel (for the duration of the Panels). 
One option is to have subgroups of 8 people: this solution improves the speaking time and the quality of 
discussion but increases the team. 
7.2 Moderation 
A team of 3 main moderators will lead each Panel. They will 
●  Guide through the Plenary sessions 
●  Support the facilitators (including their training). 
●  Support the eight Panels members interacting with the CoFoE Plenary. 
●  Be the interface with the evaluation team and the “embedded” researchers. 
●  Validate the synthesis to be shared with the participants, the CoFoE Plenary and the public at large. 
●  Be the focal point for the media. 
●  During the intersession, the main facilitators will organise the work of the facilitators and the 
feedbacks and produce the detailed roll-out of the session. The main facilitators will also be in 
charge of leading the knowledge management. 
 
8.  Interpretation 
CoFoE Citizens’ Panels 
76 / 121 

link to page 77  
 
If four languages are spoken in each sub-group, this will represent 3 active interpreters during the sessions. 
This represents 60 interpreters (or 120 if they need to work in pairs). Those interpreters will also cover the 
plenaries. 
If SCIC interpreters, the interpretation system and set-up will have to be adapted/changed. 
9.  Evaluation and Research 
9.1 External evaluation 
An independent evaluation will be carried out by different experts which should not be subcontracted within 
the consortium delivering the Panels. Those experts will conduct an evaluation of the impact and outreach 
of the recommendations and the process as well as an assessment of the deliberative quality of the Panels.  
At least 4 experts in total18 . This represents an average of 200 days of delivery per expert which could be 
spread over time for up to 2 years. 
9.2 Internal evaluation 
This team evaluates each Panel and links its evaluation to the on-board research teams and external 
evaluators The team will be composed of two sub teams that can work in parallel. This is essential as there 
are always two Panels that overlap in time. Each sub team is composed of two evaluators and a junior 
assistant per Panel, 3 persons per subteam and 6 persons in total. who will: coordinate the dataset flow 
including the deployment of surveys for participants and staff, prepare each session evaluation process, 
follow it, participate in a debriefing meeting each evening, coordinate participants evaluation meetings, and 
provide a follow-up report within three days[6]  of a session and then a Panel-by-Panel evaluation report. 
This represents an average of 20 days of delivery per Panel session (including reporting). 
A participants evaluation team of 10 people for each Panel. One extra online meeting of 2 hours after each 
session. / Plan B. A final workshop at the end of each Panel with 10 randomly selected participants. One 
online meeting. 4 hours. 
9.3 Independent researchers 
It is proposed that research teams dedicated to the topic and to the process could follow the Panels and 
create a new corpus of knowledge. The objective is to reinforce the credibility of the process, and to 
recognize the importance of research in deliberation and in European politics, at the initiative of institutions. 
Those teams will have to be invited, selected and supported.[7] [8] We are thinking in 120 independent 
researchers in total, some 30 per Panel (although they would not necessarily be distributed that way). 
It should be at least 1 person full time during 8 months from June to February coordinating the independent 
researchers in all the Panels. The data collection will be coordinated with the internal evaluation team (w1 
person half time in each Panel during 8 months from June to February). The independent researchers should 
have a referent in the CoFoE until 2 years after it happens so the researchers that want to do a follow-up 
have a contact person that continues supporting them and their contacts with institutions / politicians / 
officials / stakeholders, etc. 
                                                      
 
18  Considering the design as of 28 April with two concurrent Panels. 
CoFoE Citizens’ Panels 
77 / 121 

 
 
Scholarships should be made available for independent researchers for travelling and accommodation to 
ensure there is equal access to all the teams from all over Europe. 
10. Output 
10.1 Synthesis of each session 
Two persons will be present in each session to prepare an 8 pages synthesis (3300 words each). This 
production based on a pre-approved format will be produced in 24 languages. 
14 days per session plus the time for the production of the document in a “citizens oriented” format. 
10.2 Video of each session 
Each session will be covered by a video team (director, assistant and video/sound technician). This team 
will cover the session, interview participants from the 27 countries and speakers. A video for each Panel 
will be produced (in 24 languages), and 1 video will present the interaction with the Plenary (5-10 min 
films will be produced). Film budget is still to assess. 
10.3 Final reporting and follow-up 
From February until the end of the Conference there will be a need to produce final deliverables, support 
citizens, create the link with the Plenary, and prepare the next phase of participation.
CoFoE Citizens’ Panels 
78 / 121 

 
 
Annex 6 - Biases in deliberative processes 
 
1.  Types of biases in correlation with deliberative processes 
From design to implementation of deliberative processes, biases can intervene and have consequences on 
the configuration, the processes, the results of the deliberative processes and also in the assessment of these 
results: their impact can be mitigated if they are properly identified and anticipated. Biases are usually 
mainly associated with data and less with cognitive biases, which relate to how we notice, interpret and 
analyse evidence, and how we make conclusions and decisions based on previous analysis. 
The following synthesis presents some main biases, in relation to deliberative processes. 
Overall, biases will be here categorised as: 
 
1.  biases of organisers (governing 
2.  biases of citizens 
institutions; facilitators and experts; 
(cognitive biases of citizens that affect their 
evaluators): 
involvement and contribution to the 
-  biases in the selection process 
deliberative process) 
-  biases in the facilitation process 
-  biases in the evaluation process 
 
The first category refers to biases in the selection of participants, biases in facilitation processes, and biases 
that can occur during and after the deliberative events, through evaluation schemes. The second category is 
mostly dependent on the way citizens handle the available information that is exchanged, the interaction 
with their counterparts, as well as according to their own perception of the deliberative process. 
 
1.1 Selection of participants 
[CoFoE: for the design of recruitment process (in the Handbook)
In the design of deliberative processes, the selection of participants can be affected by several biases. 
List of (some) potential biases: 
●  sampling biases (when some members of a population are more likely to be selected than others); 
●  time interval (early termination); 
●  data management (cherry picking); 
●  self-selection (volunteer bias); 
●  undercoverage; 
●  non-response (of affected groups). 
 
Solutions to avoid these biases: 
➢  Get and anticipate a strategy to reach vulnerable publics with different communication means about 
the process and about the recruitment. The criteria used for the recruitment and the selection need 
to be defined; 
CoFoE Citizens’ Panels 
79 / 121 

 
 
➢  Have local actors and relay that can help you make the link between the vulnerable publics and the 
process; 
➢  Get incentives and monetary compensation to allow everyone to participate; 
➢  Individualize the participants: do not let them think they are just part of a group, but show them 
that they all have legitimacy to participate; 
➢  Make a mindmap of the reasons why people refuse to participate. Thanks to this mindmap we could 
adapt the strategy. 
 
 
1.2 Facilitation of deliberative processes 
[CoFoE: for the facilitation guide (in the Handbook)] 
During the implementation of deliberative processes, biases can interfere with the facilitation process, and 
therefore have an impact on the decision-making process. 
List of (some) potential biases: 
●  Preconceptions/framing effect/Halo effect (selective perception in the framing of issues): based on 
the way participants act/speak/behave, one may have a wrong interpretation of understanding of 
participants say or represent; 
●  Over-immersion in specific social values or perceptions; 
●  Political sponsorship; 
●  Organisational biases; 
●  False consensus: overestimating the proportion of people who agree with an idea, because there is 
no conflict opposition (groupthink) or because feedback has not been received from all participants; 
●  Curse of knowledge: Once we know something, we assume everyone else knows it too. 
 
Solutions to avoid these biases: 
➢  Here there is a difficult balance to reach between having one moderator for the same group during 
the whole process or alternate moderators (facilitators). On one hand it can create a particular link 
between the moderator and the participants, on the other hand it can ensure that moderators, always 
facing new participants, do not have a wrong interpretation; 
➢  Thanks to the diversity of approaches (e.g. world café, discussions, moving debate, “picturisation”) 
everyone can find his or her way to express himself or herself at best and break the barriers. Friendly 
moments, outside deliberation can be helpful here; 
➢  Moderators should always keep an eye on the minority voices, ensuring they are heard but also 
confronted with the evolution of the discussions. On the one hand, it ensures no one is left alone in 
his “minority bubble” and on the second hand it keeps the debate alive by constantly putting the 
majority voice in questions. 
➢  Break and off moments and exchanges moments for citizens and for facilitators could also be a 
good way to let people think on their own and then restart the session/the day by coming back on 
what has been said before and to re-settling the basis for discussions; 
➢  The training for moderators will be decisive here. A detailed guide with launchers, re-launchers, 
and mitigation processes will help them achieve their tasks. Participating in a “fake deliberation” 
CoFoE Citizens’ Panels 
80 / 121 

 
 
process, with people playing a specific character, could help facilitators react and adapt themselves 
to various situations. 
➢  Reformulate is key to the deliberation: it helps to know if a moderator understands what the citizens 
are saying, it helps other participants to understand what one of their fellow is saying if they did 
not understand, and it can bring nuances and act as a re-launcher. It also allows to keep a good 
rhythm during the deliberation, while the reformulation can lead to validation from participants. 
 
1.3 Evaluation of deliberative processes 
[CoFoE: for the Evaluation Framework
In evaluation procedures, several types of biases can interfere and create a systematic deviation of results 
from what they should be: such biases can be of empirical nature (forms of cognitive biases), research-
related (e.g. allegiance biases, standpoint biases), of methodological nature (e.g. neutrality from what is 
being evaluated, diplomatic biases), or even contextual (e.g. pro-project bias). 
 
List of (some) potential biases: 
●  Confirmation bias; 
●  Media bias and coverage bias (selection of perspectives covered in the media); 
●  Funding bias; 
●  Belief bias: we judge an argument’s strength not by how strongly it supports the conclusion but 
how plausible the conclusion is in our own minds; 
●  Concision bias and framing effect; 
●  Optimism effect & Zeigarnik effect (better recollection of a task when it has been interrupted): we 
sometimes overestimate the likelihood of bad outcomes; or we sometimes are over-optimistic about 
good outcomes; 
●  mistaking correlation for causation; 
●  distortion of data by media; 
●  homogenization of data sources; 
●  shortcuts in primary research; 
●  confusing desirability with probability; 
●  favoring change or patterns. 
 
 
Solutions to avoid these biases: 
➢  What is being said is important, but what is not discussed is also relevant for the evaluation; 
➢  Let some room to the minority voices and take them into account (do not try to merge them into 
the majority); 
➢  Take a step back to analyse the link between the different Panels, the different sessions, the different 
circumstances. Deliberations are evolutive and moving, it is important to avoid thinking in silos; 
➢  Analyse individual and collective contributions hand in hand; 
➢  Do not exclude any hypothesis or any recommendations but understand where they come from. 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
81 / 121 

 
 
2. Citizens’ (participants’) biases 
[CoFoE: for the citizens’ guide/information material] 
 
Since citizens participate in deliberative processes with their own cognitive biases, the quality of their 
interaction and commitment may be affected. 
List of (some) potential biases: 
Group biases 
●  Authority biases & Halo effect; 
●  Impostor syndrome; 
●  Availability cascade: an idea accumulates more credibility as it spreads; 
●  In group favoritism: we favor people who are in our in-group as opposed to an out-group; 
●  Illusory truth: we tend to more easily trust an idea that we have heard/read about several times; 
Individual biases 
●  Confirmation bias; 
●  Declinism: we romanticize the past and believe that society and institutions are in decline; 
●  Dunning Kruger biases (overconfidence of less qualified people); 
●  Curse of knowledge: once we know something, we assume everyone else knows it too; 
●  Backfire effect: disproving evidence sometimes has the unwarranted effect of confirming our 
beliefs; 
●  Belief bias: we judge an argument’s strength not by how strongly it supports the conclusion but 
how plausible the conclusion is in our own minds. 
 
Solutions to avoid these biases: 
➢  Get reflexion from the point of view of someone who is not you, from something you heard, you 
have read or something you think you are an expert of; 
➢  Start from a white page: ask people to express themselves based on their own experiences or with 
their own words, not on what they heard or what they have seen; 
➢  Reversely, you ask them to think through the position of others (putting oneself in the position of 
another person, by creating a fake character — “persona”), so that they have to take the viewpoint 
of another individual; 
➢  Show the citizens that everyone’s assessment has a value and the same value as others’ ones; 
➢  Having a break can be a good way to let people think on their own and then restart the session/the 
day by coming back on what was said before; 
➢  On the same dynamic, the alternation between collective and individual moments will help the 
participants to make some distance between what was said in the group and what they really think 
individually and make them understand how they feel towards the group’s discussion; 
➢  Always link the discussions in the context of the deliberation process so that participants can take 
some steps back, without being focused on one issue or one obstacle. 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
82 / 121 

 
 
Annex 7 – Recommendations for citizens’ panels at national level 
The  Joint Declaration  for the Conference on the Future of Europe foresees the Conference to be 
accompanied by European citizens’ Panels. Also, each Member State can “make further contributions to 
the Conference, such as national citizens’ Panels”. For such national events in the framework of the 
Conference, the Joint Declaration states that they “will be organised along a set of principles and minimum 
criteria reflecting EU values to be defined by the Conference structures”. 
This document serves to give recommendations on such principles and minimum criteria, which will be 
implemented with the European citizens’ Panels and should be taken into account for national citizens’ 
Panels. 
Guidelines for a good deliberation 
These guidelines are inspired by the principles of good deliberation, defined by the OECD and should be 
taken into account when organizing citizens’ Panels on national and regional level. 
1)  Purpose 
The Panels must have a clear purpose and goal as “the objective should be outlined as a clear task 
and is linked to a defined public issue. It is phrased neutrally as a question in plain language”. The role of 
the citizens and their amount of influence must be clear. Reference should be made to the overal  process 
of the Conference on the Future of Europe. Citizens’ Panels should focus on an adequate number of topics. 
The recommendations will be very concrete when the citizens discuss only a few topics. The depth of the 
discussions decreases with the number of topics addressed. The Platform of the Conference on the Future 
of Europe offers topic suggestions, but of course the Member States are free to set their own priorities and 
choose every other topic related to the European Union. Concretely, the purpose of the Panels is to provide 
collective recommendations for the future of Europe. 
 
2)  Responsiveness 
There should be influence on public decisions”. The three European institutions committed to 
respond to participants’ recommendations in the Joint Declaration.  In this perspective, national 
dissemination and coordination measures that could ensure the uptake and visibility of (national) results 
towards the online Platform will contribute to enhance the responsiveness and the embeddedness of the 
local/national actions into the wider process of the CoFoE. This holds true especially given the potential 
overlap of similar discussions unfolding on the one side at local/national level, and on the other side at EU 
level.   
3)  Transparency 
The deliberative process should be announced publicly before it begins. The process design and 
all materials [...] should be available to the public in a timely manner. [...] The funding source should be 
disclosed”. The Platform of the CoFoE is the central point to ensure this transparency. All contributions 
can and should be published on the digital Platform https://futureu.europa.eu/ which gathers all input for 
the European citizens’ Panels and the Plenary of the Conference. The national citizens’ Panels give input 
into the debate with suggestions for topics and questions for the European citizens’ Panels and the Plenary, 
and can give national notions and recommendations, which will lead into European recommendations. 
Through an ongoing mapping of topics and suggestions on the digital Platform, the participants can follow-
CoFoE Citizens’ Panels 
83 / 121 


 
 
up on their inputs at all times. In addition to the Platform, the national states should use existing 
institutionalized structures to send the results of the citizens' Panels directly to the European institutions. 
 
4)  Inclusiveness 
Inclusion should be achieved by considering how to involve under-represented groups”, especially 
if they are specifically affected by recommendations. “Participation should also be encouraged and 
supported through remuneration, expenses and/or providing or paying for childcare and eldercare” as well 
as providing necessary support and assistance. This applies to both, face-to-face events and online events. 
According to the european citizens’ Panels, an over-representation of young people or other kinds of public 
could be searched. A particular attention will be given to have an empathic facilitation of the Panels, with 
skilled facilitators. 
 
 
 
 
 
5)  Representativeness 
The participants should be a microcosm of the general public. This is achieved through random 
sampling” representing different geographic origins, gender, age, socioeconomic backgrounds and levels 
of education in the respective country / region, as also stated in the Joint Declaration as objective for the 
national citizens’ Panels. “Everyone should have an equal opportunity to be selected as participants”. The 
number of the participants should be between 50 and 200 citizens, depending on the number of inhabitants 
of the country or region. Efforts should be made to especially reach those, who normally do not take part 
in public debates or political discussions, e.g. by choosing settings and places with easy access. 
CoFoE Citizens’ Panels 
84 / 121 

 
 
The added-value of national initiatives is undoubtedly to be found in the organisation of on-site 
citizens Panels, when possible. In online debates the need for more breaks (every 1 ½ -2 hours) should be 
taken into account. Online sessions can be split up into multiple sessions, e.g. four hours each on different 
days.  
 
6)  Information 
The participants must receive comprehensive and balanced information on the fundamentals of the 
topic to be discussed in order to enable collective reflection. There should be clear procedures in place to 
ensure that the knowledge provided to citizens is adequate and balanced. The principle of expertise and 
counter-expertise should be applied. According to this, citizens should have the opportunity to choose what 
specific topics they want to focus on. 
 
7)  Group deliberation 
“Participants should be able to find common ground to underpin their collective recommendations 
to the public authority. This entails careful and active listening, weighing and considering multiple 
perspectives, every participant having an opportunity to speak, a mix of formats that alternate between 
small group and Plenary discussions and activities, and skilled facilitation”. Organizers should plan to 
have facilitated discussions in plenum and in smaller subgroups with a maximum of 10 persons per table. 
The subgroups discuss and formulate recommendations that are later voted on by the Plenary assembly. 
The facilitation must be neutral and skil ed. 
 
8)  Time 
Deliberation requires adequate time for participants to learn, weigh the evidence, and develop 
informed recommendations, due to the complexity of most policy problems”. At least 4 to 6 meeting days 
(e.g. three weekends) should be planned, when addressing complex topics in one nationwide deliberation 
process. Alternatively, several decentralised citizens' Panels can take place across the country, using the 
same method, so that the results can be compared and merged.  
 
9)  Integrity 
The process should be run by an arm's length co-ordinating team different from the commissioning 
public authority. The final call regarding process decisions should be with the arm's length co-ordinators 
rather than the commissioning authorities. Depending on the context, there should be oversight by an 
advisory or monitoring board with representatives of different viewpoints”. 
 
10) Privacy 
It must be ensured that the discussions take place in a protected atmosphere and that only agreed 
information is published. “There should be respect for participants’ privacy to protect them from undesired 
media attention and harassment, as well as to preserve participants’ independence, ensuring they are not 
bribed or lobbied by interest groups or activists”. 
 
11) Evaluation 
There should be an anonymous evaluation by the participants to assess the process based on 
objective criteria (e.g. on quantity and diversity of information provided, amount of time devoted to 
learning, independence of facilitation). 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
85 / 121 

 
 
Annex 8 - Recommendations on citizens’ participation in the Plenary 
Official framing 
The Joint Declaration mentions: 
-  The presence of citizens as a main component of the Plenary: 
“The Conference Plenary will meet at least every six months and be composed of 
representatives from the European Parliament, the Council and the European Commission, 
as well as representatives from all national Parliaments, on an equal footing and citizens. The 
Committee of the Regions and the Economic and Social Committee, the social partners, and 
civil society will also be represented”. 
-  The Panels will provide input to the Plenary formulating recommendations: 
“The Panels should take on board contributions gathered in the framework of the Conference 
providing input to the Conference Plenary by formulating a set of recommendations for the 
Union to follow-up on”. 
-  The Plenary will debate the recommendations from the Panels: 
“A Conference Plenary will ensure that the recommendations from the national and European 
citizens’ Panels, grouped by themes, are debated without a predetermined outcome and 
without limiting the scope to predefined policy areas”. 
 
Maximising Panels / Plenary interactions 
Past experiences of interaction between citizens’ Panels and decision makers have proven to be fruitful 
when they enter into interactions and an iterative process. Such a process will benefit the decision makers, 
who will find a way to integrate the dialogue with citizens into their own process, as well to the citizens 
who will realise the complexity of the decision making. 
Citizens’ Panels cannot work in silos: interactions between citizens and decision makers (in this case other 
Plenary members) will increase the added value of the Panels, as it will allow to clarify the propositions, 
and to organise a good “transfer” from the citizens to the decision makers and vice-versa. This requires 
creating opportunities for those interactions. 
In each session, 8 (or 12) citizens of each Panel will be randomly selected amongst volunteers to attend the 
Plenary. Four (4) drawings will be organised (W-M under 25 y.o. W-M above 25 y.o.). They will receive 
specific support to present “intermediate” outputs to the Plenary and they will make a feedback from their 
experience in the Plenary at the beginning of the next session of the Panel to  other citizens. 
One transmission session will be organised between the 8 “past” citizens and the 8 “next” citizens during 
each session. 
CoFoE Citizens’ Panels 
86 / 121 

 
 
The rotation of citizens will avoid to give a premium to the few citizens that could be fully available for 
extra session because of their social status (retired persons, wealthy persons); it will support the inclusivity 
of the process, allowing citizens to be part of the Plenary (even if they have limited time to engage in the 
Plenary). It will also increase the number of citizens having had that experience, and this will avoid having 
a “starification” process of some happy few that would implicitly become the representative of the others 
(while there is no democratic process for that kind of role). 
Before the Plenary participation, we propose that the citizens coming from the 4 Panels will meet to prepare 
their interaction with the Plenary. A debriefing session will be organised as well. A Support Team will 
provide support to the citizens so that they feel welcome and at ease in the Plenary. A few rules will be 
proposed in order to frame their interactions with the Plenary, to make them feel comfortable in being the 
special envoys from their Panels. 
A continuous interaction of the Panels with the Plenary is recommended, as well as the commitment of 
Plenary members towards the Panels, in order to fuel the Panels with direct feedback. The final session 
where the final propositions of the Plenary will have a specific role, to allow citizens’ Panel to express their 
reaction on the propositions as they will be conveyed to the institutions by the executive board. 
Citizens’ role in the Plenary 

Position 
The weight of the citizens’ views in the process of the Plenary is a component of the extent to which a 
common ground can be reached between the five/six components of the Plenary, in the spirit of the Joint 
Declaration. 
A weak position given to the citizens may create important gaps between the decisions taken in the Panels 
and those taken in the Plenary  and would also be a signal contradicting the orientation of the joint 
agreement. 
The citizens’ presence in the Plenary can be complemented by a citizens’ Panel intersessional work that 
will result in the gathering of all results from national Panels’ and the online Platform to guarantee the 
convergence of the citizens contributions, and when there will be divergence, it will be properly 
documented and commented: contributions from the Platform and from Panels do not have the same value. 
Mandate 
The citizens who will be present in the Plenary will receive a mandate, of the same nature of the mandate 
given to the other members of the Plenary, with the specificities linked to their status.  
Agenda setting and shared evolution 
One option that we recommend consist of batches of the 4 Panels sessions with results shared with the 
Plenary, before having the next batch fed by the feedback of the Plenary. This process will have the 
following benefits: 
-  The Panels will benefit from feedbacks from the Plenary at the following session; 
-  The Plenary will evolve in parallel with the citizens’ Panels: the first batch will share visions on 
the future of Europe, the next one will generate the fields for changes, and the last one, practical 
recommendations. Following the four Panels, will allow the Plenary to define its agenda in full 
CoFoE Citizens’ Panels 
87 / 121 

 
 
cohesion with the production of the Panels; this would generate the alignment proposed in the Joint 
Declaration; 
-  The time given to each Panel would be de facto extended, this would have two immediate benefits: 
on the one side, it would allow the citizens to have more time to prepare their position during 
intersessional time, interacting with their local environment; on the other side, this would guarantee 
that the content of the Platform including the feedback from self-organised events will be taken 
into account by the Panels during the whole period of activity of the CoFoE.  
-  This organisation would avoid giving  a fragmented vision of the citizens’ propositions, which 
would de facto reduce the power of the citizens’ propositions into the Plenary and increase 
considerably the room for manoeuvre inside the Plenary: fragmentation will increase the option in 
the menu, and at the same time will reduce the consideration given to the deep deliberation process 
done by the four citizens’ Panels. 
Members of the Plenary in the Panels 
We propose that a limited number of participants to the Plenary attend each session of the Panels, in a 
position of observer. It will allow them to have a good understanding of the process of deliberation, and to 
report to their peers the result of their experience with the citizens. 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
88 / 121 


 
 
Annex 9 - Multilingual Digital Platform’s functionalities 
1.  Access modes to the Platform 
 
 

 
 
 
 

CoFoE Citizens’ Panels 
89 / 121 


 
 
2.  Citizen’s path through the Platform 
 
 
 
 

CoFoE Citizens’ Panels 
90 / 121 


 
 
3.  Panelists’ path through the Platform 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
91 / 121 


 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
92 / 121 


 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
93 / 121 



 
 
4.  Facilitator’s path through the Platform 
 
5.  Expert’s path through the Platform 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
94 / 121 


 
 
6.  Researcher’s path through the Platform 
CoFoE Citizens’ Panels 
95 / 121 



 
 
Annex 10 - Visual representation of the Citizens’ Panels process 
 
 
 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
96 / 121 

 
 
6.2 Draft documents for next milestones 
Annex 11 - Guide for facilitation (plan) 
We will provide a guide for facilitation in 2 parts 
A common part to all the Panels 
a-  Presentation of the citizens Panels of the CoFoE:  general presentation of the CoFoE, 
objectives of the Panels, timeline, topics, key principles, recruitment and composition 
b-  Who’s who of the Panels (organigram, contacts, etc.) 
c-  Description of the general design of the Panels: sessions, intersessions, subgroups multi-
languages, 
d-  Role of the facilitator and attitude to keep during the discussions 
e-  Guide of conduct or charter 
f-  Tips: how to be a good facilitator 
g-  Focus on the impacts of multi-languages and multicultural contexts on the facilitation 
h-  Focus on one-line deliberation / focus on off-line deliberation 
i-  Tools and additional resources: links to the Mook, loop mail and Telegram, links to Drive, 
etc. 
 
A specific part, different for each Panel 
a)  The topic of the Panel: stakes, questions asked to citizens, information materials 
b)  The roll out of the sessions (more or less detailed), at least the roll-out of the first session 
c)  The contacts of the staff of the Panel 
d)  Organizational information 
 
Nota bene: the detailed roll out of each session can’t be made at this stage. The logical of the session will 
be define (cf. WP 2.2), but the final roll-out must be adapted following the “real life” of the precedent 
session. 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
97 / 121 

 
 
Annex 12a - Example of the invitation letter to citizens 
 
Dear European Citizen, 
You have accepted to take part in the Citizens’ Panel of the Conference on the future of Europe, thus 
agreeing to take part in the building of a more resilient Europe in the years to come. 
We warmly thank you for joining us on this new journey and we hope to meet you soon, hopefully face-
to-face. 
The current crisis which we are living in, as the present challenges that we faced in the past and we will 
in the future have shown us the importance of having a global and by-all-accepted response. 
The Conference on the future of Europe launched jointly on a common understanding by the three 
institutions of the European Union will aim at rethinking the Europe we want in the world we live in. It 
will open a new space for debate with citizens from all the 27 countries to address Europe’s challenges 
and priorities.  
On [dates], we invite you in [place] to deliberate and to give recommendations for the future of Europe. 
As part of a cohort of 800 European citizens chosen by sortition, you will bring the voice of the 450 
millions of Europeans, being the relay between them and the institutions.  
What interests us is your experience as citizens, your opinions, no matter whether they are against or in 
favor of the EU, with the conditions they are augmented and let the other people react. 
Just as the founders of the European Union aimed for a peaceful Europe in the aftermath of the Second 
World War, it is now a matter of clarifying which major challenges the European project must respond 
to today, and which decisions to take that will be remembered by future generations. 
With the time you will devote to this citizens' conference, you are helping to shape the future of the 
European Union. 
We hereby jointly commit to listen to Europeans and to follow up on the recommendations made by this 
Conference, in full respect of our competences and the subsidiarity and proportionality principles 
enshrined in the European Treaties. 
Signature of the 3 presidents of the institutions: 
For the European Parliament            For the Council                    For the European Commission  
          David Sassoli                           António Costa                            Ursula von der Leyen 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
98 / 121 

 
 
Annex 12b - Example of a Mission Statement 
 
Facing the tensions of democratic governance, the geopolitical instabilities, and the socioeconomic 
turmoil of the health crisis brought by the COVID-19 pandemic, the Europe of today and tomorrow is 
more than ever in need for a collective response and path. If Europe’s foundations were laid with the 
objective to secure peace and prosperity in the post-war era, the current crises call for a comprehensive 
response that addresses environmental concerns, inequalities and solidarity, sustainable innovation and 
economy, and the fostering of democratic principles in Europe and in the world. If the context prompts 
to engage citizens in the democratic process of European actions, this is also rooted in the firm belief that 
the cornerstones of the European democratic governance and its resilience are to be found in enhanced 
and genuine dialogue, inviting European citizens in the shaping of the future of European policies and 
actions. 
 
The European governance has taken stock of the promising turn that past citizens consultations on Europe 
have shown. Launching discussions that are relevant to citizens and allowing them to make their voice 
heard cannot be achieved solely by polls and distant consultations yielding binary reflections that can 
easily derive from the ethical mandate of citizens’ consultations. The need for more dialogue and debate 
is to be achieved through direct participation, in adapted formats for debate, where citizens are invited to 
develop their viewpoints and recommendations, to interact with their counterparts and give their consent 
on fully developed arguments, in an open and inclusive space of direct dialogue. The Conference on the 
Future of Europe bears the promises of this renewed approach inviting citizens to express themselves 
both on Europe’s challenges and priorities, opening up the representative decision-making process to 
direct contributions reflecting the diversity of European citizenship. This responsibility is fully endorsed 
by the governing bodies that will provide the space for dialogue and allow European citizens, in their 
socio-demographic diversity, and diversity of opinions to engage in a dialogue that will be anchored in 
the reflection on disagreement, obstacles, and mutual understanding, avoiding fast agreement or 
consensual positions. 
 
The Conference on the Future of Europe will be centered around citizens’ Panels, which will be the 
cornerstone of this interaction, the place where citizens will have the opportunity to fully develop their 
views, in a bottom-up exercise that reflects all principles and shared values that Europe embraces in terms 
of diversity, ensuring a space for sound debate in a transparent and responsive process. These European 
citizens’ Panels are a unique democratic experiment in scale and method, and seek to collect diverse 
inputs, in order to come closer to the principles of participatory democracy. European citizens across the 
EU-27 member states will be randomly selected in a fully transparent way and in accordance with 
diversified socio-demographic and opinion criteria  and will be invited to take part to this  unique 
opportunity to make their voice be heard, around five Panels, each on a key topic shaping the future of 
European policies and actions. Selected citizens will be invited to participate in five separate dialogue 
sessions during a six-months period, for a few hours of constructive interactions with other citizens and 
in small groups, around a table of open and respectful dialogue. Considered as the most promising form 
of democratic participation, dialogue will be the pillar of the Conference on the Future of Europe, 
materialized with these citizens Panels that will seek commonalities but also and foremost disagreement 
and options, as the prerequisite of an ethical and responsible approach to citizens’ involvement. 
 
Further to this, half of these citizens will be invited to participate in the Plenary of the Conference on the 
Future of Europe, which will form the echo of these deliberative moments. The direct representation of 
CoFoE Citizens’ Panels 
99 / 121 

 
 
the citizens’ Panels into the Plenary will ensure the transparent political endorsement and use of the 
citizens’ participation in the Plenary’ discussions, thus ensuring the effective pivotal role of citizens’ 
contributions to the European decision-making process, as the anteroom of negotiations. Having the 
citizens’ Panels at the core of the political process of the Conference on the Future of Europe is not only 
a democratic innovation but also and foremost the safeguard of the added value of this initiative and the 
promise for a new momentum in the aspiration to strengthen the legitimacy of the European institutions. 
In addition to the Plenary of the Conference on the Future of Europe, a second echo of the citizens’ Panels 
will be achieved thanks to a multilingual online Platform serving to provide wide dissemination and 
expand the participation of selected citizens with those of potentially every citizen of the European Union. 
 
In this Conference, the space of citizen’s dialogue will receive the legitimacy and attention that many 
participatory processes fail to address, and this will be ensured, on the one side, by the direct and open 
connection to the political process of consensus-forming and translation into policymaking and, on the 
other side, through the online public Platform embracing all 448 million people. In this ethical mandate 
towards a constructive dialogue with citizens, the overall process will rely on active multipliers of the 
deliberative moments, thus securing citizens’ voice is reflected up to the political translation of these 
contributions.   
 
In line with the very foundations of the European Union over seventy years ago, the contemporary 
challenges of the EU require a renewed democratic pact that necessarily tends towards genuine dialogue, 
by, with and for citizens. With a view to honoring the historic legacy of ancient Athenian democracy and 
strengthening the historic core values of the European Union, the Conference on the Future of Europe 
brings long-awaited responses to the acute longing for openness and dialogue with citizens at the core of 
the process, bringing their involvement closer to the decision-making process. Mechanisms and resources 
have been carefully implemented to offer this chance for an unmatched level of citizens’ dialogue in the 
most promising manner, inviting every European citizen to have a say on all topics and key areas of 
action, where citizens are not only participants but the first and final actor of the governing process. 
Addressing modern challenges and the future of Europe can be achieved in a responsible and responsive 
dialogue, at the service of the European population in its formidable diversity and creativity that has so 
far led our continent to worldwide positive influence and inspiration. 
 
Signature of the 3 presidents of the institutions: 
For the European Parliament            For the Council                    For the European Commission  
          David Sassoli                           António Costa                            Ursula von der Leyen 
 
 
 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
100 / 121 

 
 
Annex 13 – Preparing a FAQ for citizens 
Example of a FAQ list about the conference: 
-  What is the Conference on the Future of Europe? 
-  Why does it start now? 
-  Who launched it?  
-  Which topic will be discussed? 
-  How long will it last? 
-  What will be the outcome of this process? 
-  Who are the different actors and what is their role? 
-  How are the participants selected? 
-  How to ensure the whole process is independent and valuable?  
 
Example of a FAQ list about the Panels: 
-  Why am I selected? (How are the participants selected?) 
-  What is my role as participants? 
-  How much time will it take? 
-  Am I obliged to attend all the sessions? 
-  Do I get paid for attending? 
-  How can I explain this to my employers/family? 
-  Where will I stay during the Panels? 
-  What are the rules to be applicable regarding COVID-19? 
-  Do I need to work between the sessions? 
-  How can I participate if I don't speak English? 
-  I don’t know anything about Europe or about the topic? How could I help here?  
 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
101 / 121 

 
 
Annex 14 - COVID-19 protocol for offline dialogues 
1.  First observations: 
The level of virus circulation differs from one region to another, so each situation is different and has to 
be dealt with accordingly. We need to be pragmatic. Distancing is the key point. When it cannot be 
achieved, additional measures are required to reduce the risk of contamination. 
To ensure that the protective response is proportionate to a given situation, apply the general guideline 
that when protective measures are in place, the situation should present no greater risk than that in 
a public transport or school setting
This crisis provides the opportunity to test out new tools to reach a more diverse audience and to enable 
different means of expression. In participatory approaches, one main goal is to re-establish equality 
between decision-makers and the public – whoever they are – in terms of information and participation. 
The current context is marked by the economic and social impacts of the crisis, compounding the 
vulnerability of the people furthest removed from decision-making processes. These impacts require 
us to further strengthen the procedures for mobilizing and including the most vulnerable groups 
and those furthest removed from public decision-making. 
2.  Core principles 
 
Information
-  Post  safety instructions and information on social distancing and preventive measures at 
strategic points so that they can be seen by everyone involved. 
-  Remind the participants about the safety and social distancing measures orally on a regular 
basis (each time they return to the room, for example). 
-  Inform participants about safety advice such as hand-washing: hand sanitizers are not a 
substitute for washing with soap and water when hands have been potentially soiled by 
biological fluids. Forced-air hand dryers and fabric hand towels are not recommended. 
-  Provide  information on and clearly organize the entrance and exit of the venue in 
compliance with the rules on social distancing (floor markings, Plexiglas between participants 
and technical staff, staggering of entry and exit times, etc.). 
-  It is essential to provide participants and professionals with al  the information they need 
beforehand so that they are aware of the measures applied to welcome them in completely 
safe health conditions. A ‘Good Practice Guide’ can be produced, then shared and signed. 
-  Inform people that the list of attendees may be used to contact people at the meeting later 
on if we find out that a participant has tested positive to the virus within 14 days of the event; 
ask for their agreement when they sign the list (a box to be ticked next to their signature:  ‘I 
agree to receive information subsequent to the meeting’ and another ‘I agree to receive 
CoFoE Citizens’ Panels 
102 / 121 

 
 
information on other initiatives related to the subject and purpose of this meeting’). 
 
Distancing
-  Physical distancing between participants (1-1.5 meters distance depending on lockdown 
levels), except for people who live together. We therefore need to allow 4m² per person. Avoid 
seating people face-to-face or otherwise use a Plexiglas partition. 
-  Respect the rules of physical distancing when fil ing and vacating the venue (row by row, 
table by table, numbers from 1 to 10, etc.) and establish a path to prevent people from 
intersecting when they move around. Wherever possible, stagger the participants’ arrival. 
-  Physical distance between participants and facilitators, by adapting layout appropriately 
(space between the stage and the rest of the room/use of video and screen/use of a sound 
system – one microphone for one person – to be heard from afar, etc.). 
-  In small spaces (bathrooms, for example), the number of people must be restricted to the 
number of stalls/urinals. Close every other urinal if there is less than one meter between them. 
Participants are asked to take it in turns to go the bathroom wherever possible. 
 
Protection
-  Only admit healthy people (anyone with potential symptoms must be refused access). 
Depending on the level of the virus outbreak, more systematic measures may be taken (taking 
people’s temperature, etc.). 
-  Wearing of masks: depending on the level of the virus outbreak, it may or may not be 
compulsory for participants aged over 12 to wear masks. Paper or fabric masks must be 
available for each participant. Alternatively, the participation may be notified to come with 
their own mask. Facilitators will always wear a mask. 
-  Ventilation: allow time to air the room between sessions (naturally if possible, otherwise 
using a ventilation system with the filters changed regularly); air the room every three hours 
if the meeting lasts longer than that. 
-  Several times a day, disinfect any surfaces that are frequently touched: the handles of 
doors that cannot be left open (fire doors, toilets, etc.), stair rails, elevator buttons, hand 
sanitizer dispensers, toilet flushes, etc. 
-  Hand hygiene: everyone should be able to wash their hand (water, liquid soap, disposable 
paper) at least on arrival in the building, before the start and at the end of the session, before 
and at the end of each meal, and whenever hands may have been soiled by biological fluids. 
-  Safely manage the regular disposal of waste (single-use tissues, disposable masks, and 
paper towels). A dedicated waste container should be provided. 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
103 / 121 


 
 
-  Hand sanitizer: this must be available at all entrances to the premises and at strategic points 
(corridors, toilets, etc.). 
-  Clean all shared equipment each day, before and after each use. As far as possible, provide 
new equipment for each person for all sessions (one or two pencils per person, their own 
post-it notes, individual work materials, etc.). Whenever possible, ask each participant to 
come with their own small supplies. 
 
 
credits: Jess Grinneiser 
Organization
-  Train staff on the new health rules. 
-  As far as possible, avoid the collective use of smal  equipment (Post-it notes, sheets of paper, 
etc.) and prefer surfaces that can be cleaned regularly (whiteboard cleaned regularly with a 
cleaning solution). 
-  Designate a single person to complete the documents for a group of people (e.g. facilitators 
could be the only ones to touch the group work materials; a facilitator could be the only one to 
be able to write up the feedback on a flipchart). Individual notes may be taken and may be 
collected as long as they are not passed around by several participants. 
CoFoE Citizens’ Panels 
104 / 121 

 
 
-  Organize space to prevent people from different households from coming together: 
o  No intermission/break unless specially adapted (e.g. breaks held in several places, at 
different times depending on the tables, fixed break with rules for access to the bar, 
individualized  catering  service – one  plate  per  person,  prepared  by  a 
caterer/service/restaurant applying the appropriate hygiene rules. Wherever possible, 
use disposable cutlery, one bottle of water per person and a – disposable – individual 
glass, etc.). 
o  Removal of cloakrooms and open barsDistribution of products and food packaged 
by one or two people wearing gloves (not by the participants themselves). 
o  Floor marking at strategic points (queue at the entrance, toilets, etc.) to visualize the 
distance. 
o  Organize space and give entry/exit instructions to make sure people do not intersect 
(create a path from the entrance into the meeting space and to the exit, orderly exit at 
the end of the meeting by table or by row, for example). 
-  It is recommended that as many doors as possible are kept open to avoid people touching 
the handles. 
-  Whenever possible, choose a space with parking nearby so that participants can reach the 
venue by car, and do not need to use public transport. 
 
Involvement
-  Do not cut down participation time. The timetables for participatory processes must account 
for the organizational constraints and difficulties caused by the COVID-19 epidemic. If 
timetables are shortened too much or if there are constraints on participation, especially in the 
current context, it could be that the public are not informed or able to participate properly. 
-  Be extra careful about inclusion in the consultation processes. 
-  Allow for good-quality discussion periods using new forms of physical and non-physical 
dialogue. The CNDP (national commission for public debate) expressly recommends the 
following arrangements when holding public debates: 
-  Use video conferencing tools to hold online conversations (Teams, Skype, Zoom, etc.) when 
face-to-face gatherings are not possible: these tools can be used to bring together several hundred 
people and recreate debate conditions using virtual rooms. 
o  N.B. using online consultations marginalizes people living in ‘white areas’ with poor 
internet coverage and those unused to participatory Platforms. They should be used 
discerningly. 
o  Allow time during which participants can express themselves and react to the ideas 
shared: using virtual rooms of fewer than eight people or using the ‘chat’ function in 
these tools, for example. 
CoFoE Citizens’ Panels 
105 / 121 

link to page 106  
 
o  Preparation is even more important to make sure the event runs smoothly and 
everyone can take part: adapted questions, information prior to or during the event with 
screen sharing, a sufficient number of facilitators, etc. The online conversation space 
can also be used to express ideas in writing, or even to speak to your virtual neighbor. 
o  In the event of recording or subsequent use of the video from these video conferences, 
image rights forms must be signed by all participants, in accordance with 
GDPR regulations19
o  Access to these meetings must be restricted: whenever possible, it is recommended to 
request a password for access to a meeting or to set up a waiting room system, or entry 
questionnaire, etc. 
-  Reflect on, adapt and adjust mobilization tools
o  Make more use of local stakeholders, especially associations, to reach out to people 
who would not have access to information or could be in a vulnerable health or social 
situation. 
 
 
                                                      
 
19https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-data-protection/guide-to-the-general-data-protection-regulation-
gdpr/ 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
106 / 121 

 
 
Annex 15 - How to run a dialogue online 
 
How to run a dialogue online 
1. Adapting the Design to an online format 
This note provides some insights on how to adapt the format WHILE respecting some minimal standards. 
The suggested method is to take the perspective of a participant and then of a group and to go through the 
following checklist. This procedure guarantees that a sound online dialogue can be set up, while respecting 
some basic standards. The following table provides a few examples, while leaving room for adaptation. 
 
Questions / Items 
Comments 
Check 
As a participant I interact with 
 
at least 5 other participants 
 
during the process 
As a participant I have 
 
discussions in a breakout room   
with a facilitator 
As participants I am not online 
more than 4,5 hours in one go 
 
 
We need every participant to go through   
As a participant I go through  
all these sessions because they are the 
key: Onboard them in the process (1&2), 
SESSION 1 AND 2 AND 8 
allow them to address the broader picture 
AND 9 
(8) and measure the deliberation effect of 
the process (9).   
If you are worried that all sessions for all   
As a participant I go through 
participants are too demanding, you can 
SESSION 3 AND/OR 4/5 
split the group for the topical sessions. 
AND/OR 6A/7 AND/OR 6B 
Each participant then only goes through 
one or two topical sessions. 
As a group we have at least 50  This is key to ensure enough quantity of   
participants in each session (so  quantitative AND qualitative data.  
at least 50 individual 
CoFoE Citizens’ Panels 
107 / 121 

 
 
questionnaires and 8-10 group 
 
worksheets) 
This means that if you split the group and 
participants go through only one or two 
topic sessions, you need more 
participants in the whole group.  
Many scenarios and designs are possible, respecting those minimum standards. Here are a few examples of 
design and formats, according to the respective constraints: 
Two days, two topics sessions, with two different groups (50 each) 
Design 
Timing 
Data 
Duration 
Two days 
 
 
Two sessions each day with lunch 
break of one hour 
Participants 
Two groups of 50 participants 
 
100 participants 
Different on Day one and two 
Program Day 
Session 1 / Session 2  
80’ 
50 questionnaires 
one 
Break 10 minutes 
90’ 
 
Session 3  
180’ 
50 questionnaires 
Lunch break 
----- 
 
Session 4 / 5 
45’ 
50 questionnaires 
Break 10 minutes 
95’ 
 
Session 8 
145’ 
50 questionnaires 
Session 9 
165’ 
50 questionnaires 
Program Day 
Session 1 / Session 2  
80’ 
+50 questionnaires = 100 
two 
Break 10 minutes 
90’ 
 
Session 6A 
115’ 
50 questionnaires 
Lunch break 
----- 
 
Session 7 
60’ 
50 questionnaires 
Break 10 minutes 
70’ 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
108 / 121 

 
 
Session 8 
120’ 
+50 questionnaires = 100 
Session 9 
140’ 
+50 questionnaires = 100 
 
One shorter day, 3 different groups (50 each) 
Design 
Timing 
Data 
Duration 
One day 
 
 
Participants 
One group of 150 participants 
 
150 participants 
Common sessions 1, 2, 8, 9 
Split for topic sessions 
Program group  Session 1 / Session 2  
80’ 
50 questionnaires 
1  
Break 10 minutes 
90’ 
 
Session 3 
185’ 
50 questionnaires 
Lunch break 
----- 
 
Session 8 
50’ 
50 questionnaires 
Session 9 
20’ 
50 questionnaires 
Program group  Session 1 / Session 2  
80’ 
+50 questionnaires (100) 
2  
Break 10 minutes 
90’ 
 
Session 4/5 
185’ 
50 questionnaires 
Lunch break 
----- 
 
Session 8 
50’ 
+50 questionnaires (100) 
Session 9 
20’ 
+50 questionnaires (100) 
Program group  Session 1 / Session 2  
80’ 
+50 questionnaires (150) 
3  
Break 10 minutes 
90’ 
 
Session 6A/7 or 6B 
185’ 
50 questionnaires 
Lunch break 
----- 
 
Session 8 
50’ 
+50 questionnaires (150) 
CoFoE Citizens’ Panels 
109 / 121 

 
 
Session 9 
20’ 
+50 questionnaires (150) 
One day, two topic sessions, 3 different groups (50 each) 
Design 
Timing 
Data 
Duration 
One day 
 
 
Participants 
One group of 100 participants 
 
100 participants 
Common sessions 1, 2, 3, 8, 9  
Split for topic sessions ⅘ and 6A/7 
or 6B 
Program group  Session 1 / Session 2  
80’ 
50 questionnaires 

Break 10 minutes 
90’ 
 
Session 3 
185’ 
50 questionnaires 
Lunch break 
----- 
 
Session ⅘  
95’ 
50 questionnaires 
Session 8 
145’ 
50 questionnaires 
Session 9 
165’ 
50 questionnaires 
Program group  Session 1 / Session 2  
80’ 
+50 questionnaires (100) 
2  
Break 10 minutes 
90’ 
 
Session 3 
185’ 
+50 questionnaires (100) 
Lunch break 
----- 
 
Session 6A/7 or 6B 
95’ 
50 questionnaires 
Session 8 
145’ 
+50 questionnaires (100) 
Session 9 
165’ 
+50 questionnaires (100) 
Program group  Session 1 / Session 2  
80’ 
+50 questionnaires (150) 
3  
Break 10 minutes 
90’ 
 
Session ⅘ 
185’ 
50 questionnaires 
Lunch break 
----- 
 
Session 6A/7 or 6B 
50’ 
+50 questionnaires (150) 
CoFoE Citizens’ Panels 
110 / 121 

 
 
Session 8 
20’ 
+50 questionnaires (150) 
Session 9 
In any case, please drop us a line when you have chosen a format so we can give feedback. 
 
2. Choosing a tool 
 
There are alternatives to Zoom if your prefer another tool, for instance: 
●  GoogleMeet 
●  Skype Business 
●  Teams 
●  BlueJeans 
●  Big blue button 
3. Setting up the meeting 
Mobile or computer? 

We heavily advise the participants to use a computer rather than the mobile to interact on zoom. The chat, 
raise-a-hand function and shared screen are indeed only available from a computer and it is easier to get 
interaction with other participants and the animation team. 
Make a test before the official session starts 
To be sure that people understand how Zoom is working and to avoid wasting time on the dialogue day, 
don’t hesitate to organize a test beforehand to let the participants try the technicalities and functionalities 
of the Platform (mute/unmute, open/close camera,…). 
Also open the room 30 minutes before starting. It will allow participants to get used to the system.  
4. Before the session: Make everyone aware of its role 
For the citizens 

Send the participants an email a few days before the session to inform them about the procedure and the 
use of Zoom. The email explains how to get access to the Platform (mobile and computer) and shows with 
screenshots the basic controls of zoom participants need: How to mute/unmute, activate/deactivate the 
camera, raise a hand to speak and how to speak on the chat. It is also a first way to explain to the participants 
how you want them to participate in the respect of the other participants. 
CoFoE Citizens’ Panels 
111 / 121 

 
 
There is also an option to deliver a password for the participants to enter the meeting, to enhance security. 
For the Moderation and facilitation team 
A good coordination between all the members is needed to ensure a good process. The team is composed 
of: 
-    The main moderator is in charge of guiding the group during the deliberation in Plenary. He/she 
presents the session, launches the movie, goes forward with the slides of the storyboard, etc. The 
facilitators follow the instructions given by the main moderator in Plenary and reformulate them in the 
breakout rooms. We advise the main moderator to check the breakout rooms when the deliberation is 
going on. 
-  The host is the “master” of the session. He/she can send participants to breakout rooms, change the 
names of participants, etc. This person cannot be the main moderator or a facilitator, as he/she will be 
leading the logistics of Zoom and has to stay in Plenary during the deliberation in breakout rooms. 
When participants are in a breakout room, they can call (thanks to a specific button) the main moderator 
to come to their breakout room if they need help. 
-   The facilitators have to be granted/nominated co-host by the main moderator to gain control-settings 
(as mute/unmute participants, rename them, change of breakout rooms,…). They are in charge of the 
facilitation when in breakout rooms and have limited controls to ensure this (share screen, chat, etc.). 
We strongly advise you to have two facilitators for each breakout room. 
-    Support team. Two people that also have to be nominated co-host. Their role is to help participants 
to manage the Zoom Platform and ensure that the dialogue can go on in the best way (unmute/mute 
people, use of private conversation for technical problems, rename people). You can also ask this team 
to fulfill different tasks: Responsible for technical issues, Follow-up of the chat, … We advise you to 
share these people’s phone numbers in Plenary so that participants can call them if needed. 
The use of an informal backup channel like Telegram or WhatsApp only for the 
moderators/facilitators/support team is a GREAT help to ensure a quick exchange of information and 
questions and to coordinate. 
In any case, the rules for facilitation should be clear within the moderation team and between this team 
and the participants. 
You can for instance fix the rules on who can take the floor: 
-        Ask the participants to only use the “raise a hand option” 
-        Ask the participants to first express their idea in the chat 
-       Having one moderator in vocal and one moderator in the chat that work hand in hand between the 
two channels 
CoFoE Citizens’ Panels 
112 / 121 

 
 
 
5. When the session starts: ensure that everyone has access and is identified 
The participants are welcomed by the facilitators once they enter the Platform. You can also use the waiting 
room option to “filter” all the participants and ensure they are correctly named or identified. Otherwise, 
they will arrive on the Plenary. 
As for a face-to-face dialogue, it is important to know who is who and to put a correct name to everyone. 
But not everyone feels comfortable using Zoom and some of them don’t know how to change the name. 
Here the moderators have to identify the participants and rename them to ensure everyone gets a name and 
can be recognized by all. It is important to note that people using a computer can rename themselves, but 
not the people using a phone. In any case –for the people using a computer- it is possible to communicate 
with them thanks to the private conversation chat. 
hotline (phone number is the most efficient) can also be made available for the participants who do not 
succeed to enter the Platform. 
As the online dialogue is gathering facilitators, citizens, researchers, press and steering committee, it is 
possible to use a specific nomination code so that everyone is aware of who is present and in which 
capacity. For instance, you can have: 
-        For citizens: Name + first letter of surname 
-        facilitators: Name + ANIM 
-        Press: Name + MED (for Media) 
For the Group discussions, the facilitator can easily share his/her screen and put up the slides from the 
Storyboard for every participant to see. The note-taker (in case you do not have 2 people, then the facilitator 
or someone from the group you appoint beforehand) writes down the key aspects and results of the 
discussion on the slide.  
6. Using breakout rooms 
For moderation team 

Zoom gives the possibility to have a full-session (‘Plenary’) and breakout rooms (‘sub-session’). The host 
is the only one able to send the participants to the breakouts rooms and to bring them back. He/she 
has to prepare the breakout rooms in advance (by noticing who is going to which rooms), during the Plenary 
presentation. 
The host has the ability to send messages to all the participants during the sub-sessions. She/he also 
has the ability to close the breakout rooms and bring everyone back to the full-session room (can be done 
immediately or with a 60 second countdown). 
CoFoE Citizens’ Panels 
113 / 121 

 
 
As co-host, facilitators are free to change to one breakout room to another without being specifically 
granted to do so. A good solution is to assign them in advance to the breakout room, based on the preparation 
you did before the sessions. The settings of repartition in breakout rooms are registered once you modify 
them: so you can settle them at the start of Plenary and when you want to go into break rooms, your 
assignments are already there! 
Another good idea is to name the breakout rooms. Because once a participant disconnects and then 
reconnects, he/she comes back in the main session, not his/her previous breakout rooms. By naming the 
room, the participant knows where he was and it is easier to send him back to the breakout room he was in. 
Breakout rooms can have a fixed time so that after x minutes, participants will return automatically to the 
main session. It is not always desirable and can be very frustrating: facilitators should take care of the time 
and come to an end at the right moment. 
For practical reasons, it is important to have 2 facilitators (ideally one facilitator and one note taker) for a 
breakout room composed of 5-8 people. The exchanges are then richer and the conversation is fluid while 
everyone can be heard and notes could be taken. 
During an online dialogue, facilitators have to be particularly proactive and must not hesitate to be directive. 
You’ll find below tips for facilitation in breakout rooms. 
For participants 
The full-session still exists next to the breakout rooms. People who connect to the link zoom after the 
creation of the breakout rooms will not arrive in one of these but in the full-session room. It is thus needed 
that the host stays in the full-session to dispatch the newcomers into the occurring breakout-rooms The 
central moderator can use another device to still go through the breakout rooms while staying present on 
the main session. 
Note that once you create the breakout rooms in the breakout rooms’ launcher, the composition of the 
breakout rooms stay registered and unchanged until the end (even if you quit the breakout launcher). It 
can be very helpful when you want to have an alternation between a Plenary session and breakout rooms 
while keeping the same groups. In any case, you can re-divide the breakout room with another composition 
7. Showing videos 
Downloading the videos 
playing with VLC + subtitles file 
8. Using the storyboard 
Print out Storyboard (facilitator have it in front of them during the online dialogue) 

CoFoE Citizens’ Panels 
114 / 121 

 
 
Print out the storyboard and flip through each slide. Facilitators can take notes directly on the printed out 
group worksheets. It allows you to focus on the group dynamic and not be typing all the time.  
Storyboard Online 
If the dialogue is online, share the link to the storyboard with your participants (decide ahead whether 
participants should be able to edit the slides or only view/ comment). We advise the facilitator to take notes 
in the storyboard in order for participants so see the progress and the result of their discussions. 
Additionally, the facilitator can take notes on a sheet of paper. 
NOTE: In either case, the one storyboard document should be provided to one facilitator, otherwise multiple 
facilitators will work in one document. This means, per country there should be as many storyboard 
documents as participant groups. 
Miro Board 
We have heard from some national partners that they will use the tool Miro (miro.com) as a digital tool to 
collaboratively work on the tasks. We would like to present this option to all partners and recommend it to 
those who are looking for an online collaborative tool. Miro can be compared to a big piece of paper, where 
everyone with access can write, draw, etc. 
We will provide a simple Miro template on Friday, where we will insert images of the storyboard 
presentation. This way, no text has to be copy and pasted, only images of the final translated storyboard 
have to be inserted. We estimate this requires 45 minutes of your time. We will provide a brief tutorial. For 
this option, creating one Miro account per country under the Free Plan is sufficient. 
If the dialogue is face to face, position the screen in order for everyone to be able to see the Miro board. 
We advise facilitators to take notes directly in the Miro board or on printed out worksheets from the 
storyboard. Additionally, the facilitator can take notes on a sheet of paper. 
If the dialogue is online, share the link to the Miro board with your participants (on the Free Plan, everyone 
with access will be able to edit). We advise the facilitator to take notes in the storyboard in order for 
participants to see the progress and the result of their discussions. Additionally, the facilitator can take notes 
on a sheet of paper. 
NOTE: All participant groups of one country work in the same Miro board in different parts of the board, 
more precisely, on their dedicated slide decks. This means, in the one and only Miro board per country, 
there are as many copies of the slide deck as participant groups. 
 
Regarding the Miro board, everything will get clearer by Friday with the template we provide. 
9. General recommendations 
Do not disconnect:
 To avoid wasting time in renaming and to avoid technical issues, participants are asked 
to not leave the Platform and to stay connected during the whole session, even during the breaks. 
CoFoE Citizens’ Panels 
115 / 121 

 
 
Attention! As a co-host, you can disconnect participants to make them leave the session. Be aware that if 
you use that function (for instance for a participant to restart Zoom), the participant will be excluded from 
the zoom call and won’t be able to come back to the session. 
Recording: Every host or co-host can record the session in the Plenary session. For the breakout-rooms, it 
has to be done by the facilitator that is present during the whole sub-session! The recording depends on the 
view of the facilitator, so if a facilitator is changing sub-groups, the recording will follow her/his view and 
not the previous sub-group anymore. Note: there is no signal when the recording stops, so you have to be 
aware of it and stop manually. Recording may stop due to a technical issue (disconnection or cloud memory 
is full). 
There is also the possibility to record the chat. The comments on the chat are valuable and an important 
supplement to the video recording.  
Reporting:  It is possible to have reports of the meeting you had on your Zoom Profile (Account 
Management > Reports). Reports give you information about the number of participants, the duration of 
the session, the poll reports, and it can help you to get feedback from the session. 
Manage your time: Going through an online Platform creates a lot of inconsistency in the dialogue, with 
technical issues (with people arriving/leaving, problems with microphone, transition between different 
rooms) but also with human bias (peoples do not follow instructions such as the “raise a hand” function, 
people take a lot of time to present themselves/their advice) and the interaction can be less fluid. 
Keep the energy: As the online dialogue could be energy-consuming and the attention can decrease during 
the session, don’t hesitate to be creative to keep the attention vivid by putting music during the breaks, use 
the poll, share the screen, use another Platform and so on (see below). We advise you to alternate Plenary 
and breakout rooms and mix the groups once during the day. 
10. How to keep attention alive: tools 
Speaking rounds: 
as it is easier to have a passive behaviour during an online dialogue, we strongly advise 
you to be very proactive and organise speaking rounds in your subgroup. You can do that by asking each 
participant to comment. 
Be inclusive: you might have participants on the phone. Try not to put them all in the same room. To make 
sure they follow the deliberation, do not hesitate to read out loud the material you show, the notes you are 
taking on the board, etc.  
Poll:  Zoom offers the possibility to  make polls on its Platform. The poll has to be made in advance. 
Unfortunately, the controls/ settings for the poll are limited and some issues may appear: all the co-hosts 
can control the poll, when you leave the zoom-window, you can’t see the poll and as the central host, you 
can’t “reactivate it”. Poll for now can be used as an ice-breaker but not as a decisive part of the process 
(prefer other devices, e.g., mobile, specialized software). 
CoFoE Citizens’ Panels 
116 / 121 


 
 
Body language: Don’t hesitate to ask the participants to share their thoughts or answer to a question by 
using body language rather than expressing themselves by words. You need for that to ask participants to 
activate their camera. Again, do not hesitate to be direct, and explain why it is important that they see each 
other. 
To ensure the efficacy of the process, you need to have the participants with their camera on. It will create 
a funny interactive time and let participants enjoy a moment without being surrounded by the sounds of 
microphones. 
Examples: do a yoga training or a physical warm up before starting the dialogue day or a session 
Examples: ask the participants what is their feelings about a topic, about a sentence, about a 
question by leveling their arms in front of the camera (arms/hands up means you’re 
confident/ready/happy and arms/hands down means you’re fearing/not ready/not concerned 
Examples: Ask the participants to rate something by giving a result with their fingers: 5 fingers if 
you find something super great -0 if you find something bad 
It can also be done by using a sheet of paper and a pen! Summarize your day in one word that you write on 
a sheet of paper 
Localization: To see where people come from (especially for cross-border dialogues or in a big country), 
you can usPadlet . It is a link that you need to share in the chat, people have to register and the website 
will give you the places where the people are coming from. Don’t hesitate to share the map on your screen 
so that everyone sees it. It can be used to show the diversity of the Panel. 
 
 
Instant cloud of words of other graphics: You can usMenti to generate clouds of words. You share a 
link where a question from your choice is asked and the answers of the participants will be generated in a 
cloud of words. The website can be used to generate other graphics. 
CoFoE Citizens’ Panels 
117 / 121 




 
 
 
3 words to qualify the start of the week    
                        
 
How old are you? 
 
 
Online post-it and mindmap: you can also usPadlet to substitute the classic post-it with an electronic 
post-it so as to be able to create a mind map. 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
118 / 121 


 
 
To get the pros/contra within a debate: If you want to get an overview of the pros and contras of a 
discussed topic, you can usKialo. 
 
Annex 16 - Charter with the citizens 
The charter will specify the following points, written with daily words, translated in each language of the 
European citizen. 
 
 About the process 
-  Context of the CoFoE 
-  Why now? 
-  Why through public consultations? 
-  Objectives of the CoFoE 
-  Overall structures and articulation between different stages 
-  Expected outputs 
-  Missions of the citizens/mandate 
-  Duration of the mission + timeline 
-  Different actors involved 
-  Governance 
-  Joint presidency 
-  Executive board 
-  Plenary 
-  A team at your disposal: secretariat, team facilitation, interpreters, staff, fact-checkers 
-  Experts 
-  Researchers and observers  
-  Media 
 
About the participation 
-  Composition of the Panels and conditions to participate 
-  Procedure of recruitment 
-  Procedure of selection 
-  Recruitment and substitution in case of problem 
CoFoE Citizens’ Panels 
119 / 121 

 
 
-  Short description of the method and rules for a good dialogue 
-  Guarantees/transparency 
-  Allowance / compensation 
-  COVID-19 provisions 
 
About your rights as participants 
 
-  RGPD 
-  Right to balanced information materials 
-  Right to compensation and assistance before and during the deliberation 
-  Right to your image 
-  Right to communicate to media 
 
About your obligations as participants 
 
-  Obligation to behave well during deliberations sanction in case of non-respect (to detail) 
-  Obligation to communicate properly to media 
 
 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
120 / 121 

 
 
Annex 17 - Welcome pack 
 
European bag will include: 
Information Booklet will include: 
 
●  Fabric bag 
Logistical information: 
●  Miniguide on practical information on the CoFoE 
●  Contact of the  secretariat for the participants 
●  Notebook or white paper file to take note + pens 
with the different contact point they have 
●  Miniguide about the city where the Panels take 
●  Organizational timeline of the session and 
place 
deadline for providing information (for travels, 
●  Miniguide about extra activities which happens 
stay, certificates) 
during the CoFoE, aside the Panels 
●  Procedure for booking and information they 
●  Mini Guides on anecdotes/explanation about the 
need to deliver to secretariat 
EU (personality, people, history, places) 
●  Procedure for travel and information they need 
●  Mini dictionary with few words in English so that 
to deliver to secretariat 
they can communicate with fellow participants 
●  Guide on access to online deliberation 
●  Water flask with logo 
●  Compensation and reimbursement 
●  Stickers 
●  Covid 19 protocol 
●  Map of Europe 
●  Plan of the venues and information on the city 
=> To avoid criticism, all those goodies must be “made in 
where Panels will take place 
Europe” and ecological materials. The bag must not be to  Process information: 
filled with too much goodies 
●  Objectives and purpose of the conference 
●  Program of the conference and the sessions 
●  The different actors involved 
●  Summary of the charter 
Open space: 
●  Some white pages to take notes 
●  Some network/contact pages where participants 
can note the contacts of their fellows 
 
CoFoE Citizens’ Panels 
121 / 121 

Document Outline